ANALISIS MANAJEMEN RISIKO DI UNIT SIRKULASI PERPUSTAKAAN FAKULTAS X

Volume 3. Nomor 1. Januari– Juni 2015

ANALISIS MANAJEMEN RISIKO DI UNIT SIRKULASI PERPUSTAKAAN FAKULTAS X Ratih Surtikanti Laboratorium Manajemen Informasi dan Dokumen, Program Vokasi Universitas Indonesia, [email protected]

Diterima : 12 Desember 2014 Layak Terbit : 3 Januari 2015 Abstrak Peran manajemen rekod seringkali baru disadari oleh sebuah organisasi atau seseorang ketika terjadi masalah atau kesulitan yang hanya dapat diatasi jika ada dokumen yang berisi informasi yang diperlukan. analisa manajemen rekod yang efektif maka organisasi dapat membenahi sistem manajemen rekod yang ada sesuai dengan bidang prioritas yang paling penting bagi organisasi. Dengan adanya pembenahan sistem manajemen rekod dalam organisasi diharapkan pada masa yang akan datang tidak akan menghadapi masalah baik dalam bidang hukum, keuangan, sejarah maupun admistratif. Kata Kunci: manajemen rekod,manajemen risiko,tata kelola perpustakaan Abstract The role of records management is often only realized by an organization or a person when there are problems or difficulties that can only be overcome if there is a document that contains the necessary information. analysis of effective record management so organizations can reorganize the existing record management system in accordance with the most important priority for the organization. With the improvement in the organization's records management system is expected in the foreseeable future will not encounter any problems either in the fields of law, finance, as well as the administrative history. Keywords:. Record management, risk management, library governance keputusan untuk membuat dan menyimpan rekod-rekod tertentu. Rekod-rekod tersebut

PENDAHULUAN 1. Latar Belakang

dibuat

untuk

memenuhi

Manajemen resiko adalah bagian integral dari

akuntabilitas,

sebuah proses manajemen. Manajemen resiko

pendukung dalam menjalankan kegiatan.

pembuktian,

dan

kebutuhan informasi

adalah istilah yang diterapkan pada metode

Sebagai bagian dari sebuah proses

yang logis dan sistematis dari identifikasi,

manajemen maka manajemen risiko dapat

analisa, penilaian, perlakuan, pengawasan dan

diterapkan pada sebuah organisasi, unit

resiko komunikasi yang berhubungan dengan

kegiatan atau pun sebuah program.

sejumlah kegiatan, fungsi atau proses dalam

Proses penereapan manajemen resiko

cara yang memungkinkan organisasi untuk

terdiri dari beberapa tahap. Dua tahap elemen

memperkecil

kerugian

utama proses manajemen resiko adalah (The

kesempatan

(The

dan

Institute

memperbesar of

Risk

Institute of Risk Management :2002): (a)

Management : 2002).

Membangun konteks. Tahap ini membangun

Dalam kaitannya dengan manajemen rekod,

konteks strategis, organisasi dan manajemen

maka penerapan manajemen resiko mengarah

resiko di mana sisa proses akan berlangsung.

pada pengurangan resiko dengan mengambil

Kriteria terhadap di mana resiko akan dinilai

ANALISIS MANAJEMEN RISIKO DI UNIT SIRKULASI PERPUSTAKAAN FAKULTAS X Ratih Surtikanti Volume 3 Nomor 1 ,pp 92-98

mulai

dibangun

dan

struktur

analisa

penunjang pelaksanaan misi Fakultas dengan

ditetapkan. (b)Mengenali resiko. Mengenali

penekanan pada kegiatan pengadaan dan

apa, mengapa dan bagaimana sesuatu dapat

pelayanan bahan pustaka dan informasi yang

terjadi adalah lanjutan dari analisa.

diperlukan dalam pencapaian misi Tri Darma Perguruan Tinggi.

METODE

Kedudukan Unit Sirkulasi dalam organisasi

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian

Perpustakaan Fakultas X dapat dilihat dalam

ini adalah pendekatan kualitatif. Kajian ini

bagan struktur di bawah ini.

menekankan pada studi kasus dalam upaya memahami risiko yang Data primer diperoleh

Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan

peneliti melalui observasi dan wawancara

Fakultas X

terhadap informan seperti staf perpustakaan

Unit

tentang pekerjaan. Sedangkan Data sekunder

perpustakaan

dalam

Pengguna.

penelitian

ini

diperoleh

melalui

ini

melakukan berupa

fungsi Fungsi

primer Pelayanan

kegiatan studi pustaka, berupa penelusuran

Dalam rangka menjalankan fungsinya, Unit

dokumen yang memuat fakta-fakta, artikel

ini melakukan kegiatan sebagai berikut:

atau referensi, serta bahan-bahan lain yang berhubungan

dengan

kegiatan

di



unit

kegiatan pendaftaran anggota, yang terdiri dari pendaftaran anggota baru

sirkulasi Perpustakaan X.

dan perpanjangan keanggotaan, serta pembuatan surat keterangan bebas

HASIL DAN PEMBAHASAN

pinjam untuk mahasiswa yang akan mengambil ijazah.

Membangun Konteks



penyediaan sarana sirkulasi,

Dalam pembahasan berikut ini akan diuraikan



kegiatan peminjaman,

bagaimana kedua tahapan di atas diterapkan



kegiatan layanan baca,



kegiatan foto kopi,



kontrol sirkulasi,



layanan referensi

pada Unit Kegiatan Sirkulasi di Perpustakaan Fakultas X. Unit Kegiatan Sirkulasi di Perpustakaan Fakultas X merupakan bagian dari organisasi

Kebijakan

perpustakaan fakultas yang mempunyai visi Misi

Perpustakaan

memberikan

adalah

koleksi

mendukung misi Fakultas sebagai salah satu unsur

pelaksana

kegiatan

Tri

dan

pengabdian

Unit

dan

akses seluas-luasnya kepada informasi

yang

dimiliki

Perpustakaan di samping memastikan bahwa

Darma

keselamatan dan keberadaan koleksi dapat

Perguruan Tinggi, dalam bidang pendidikan, penelitian

diterapkan

Sirkulasi dalam menjalankan fungsinya adalah

dan misi yang sejalan dengan visi dan misi Perpustakaan.

yang

dijaga. Aturan dan program dibuat mengaju

masyarakat.

pada pelaksanaan misi perguruan tinggi, yaitu

Perpustakaan merupakan salah satu sarana

93


pendidikan,

penelitian,

dan

pengabdian

secara baik dengan pemakai layanan. Secara

masyarakat dengan mempertimbangkan aspek

umum

keselamatan

koleksi.

mahasiswa, dosen, staf umum, dan masyarakat

Keberhasilan luaran dari kegiatan Unit ini

umum. Disamping itu juga kualitas Unit

dilihat

Sirkulasi

dari

dan

keberadaan

banyaknya

mahasiswa

dan

pemakai

layanan

ditentukan

pemakai lain yang memanfaatkan layanan

lingkungan

perpustakaan dengan melihat data statistik

Sirkulasi.

oleh

internal

dan

terdiri

dari

tingkah

laku

ekstertal

Unit

yang dibuat.

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas X Sumber : Survey, diolah oleh penulis ,2015

Data statistik ini meliputi: Data pengunjung

Beberapa hal di antaranya adalah bagaimana

perpustakaan per bulan; Data peminjaman

staf Unit lain bekerja, bagaimana pelaksanaan

koleksi per bulan; Data pengunjung luar per

kebijakan organisasi terhadap aturan yang

bulan; Data permintaan fotokopi per bulan.

sudah dibuat, disamping seberapa besar

Sebagaimana umumnya sebuah fungsi layanan

dukungan dari Dekanat dalam menjalankan

maka kekuatan dan kelemahan Unit Sirkulasi

program-program

berkisar antara kualitas staf sebagai ujung

Perpustakaan Unit ini.

yang

dibuat

oleh

tombak layanan, kualitas sumber daya koleksi, dan kualitas sistem layanan yang mudah dan

Tabel Identifikasi Risiko

cepat.

Berdasarkan konteks organisasi Unit Sirkulasi

Keseluruhan kualitas itu sangat menentukan

Perpustakaan Fakultas X maka berikut ini

bagaimana Unit Sirkulasi dapat berinteraksi

akan dicoba dibuatkan satu tabel Identifikasi

94


Risiko. Tabel ini adalah suatu metode cara

impak yang mempengaruhi pembentukan

meringkas resiko yang muncul di organisasi

citra lembaga di dalam komunitas yang

dengan menggunakan template identifikasi

dilayaninya.

resiko. Tabel 1 Identifikasi Risiko Bidang Dampak Sumber-sumber

Aset

Citra

Biaya

Jadual/

Resiko

Kinerja

Komunitas

Tingkahlaku

waktu

Hubungan

√

organisasi √

komersial & legal Ekonomi

√

√

Tingkahlaku

√

√

√

√

manusia Bencana alam Situasi politik

√

Teknologi/isu –isu

√

√

√

√

teknis Aktivitas & kontrol

√

manajemen Aktifitas individu Sumber : Institute of risk management, diadaptasi oleh penulis 2015

Tujuan dari kegiatan ini adalah mengenali

Hubungan komersial & legal terhadap

apa, mengapa dan bagaimana sesuatu dapat

Citra organisasi

terjadi yang dapat menimbulkan risiko bagi

Salah satu kegiatan Unit Sirkulasi adalah

organisasi. Tabel ini akan menggambarkan

memberikan Surat Bebas Pinjam kepada

bagaimana sumber-sumber risiko tertentu

mahasiswa yang akan mengambil ijazah. Surat

mempengaruhi

ini

dalam

sebuah

satu atau beberapa bidang unit

bukti

bahwa

mahasiswa

organisasi.

tersebut telah menyelesaikan kewajibannya di

Pembahasan di bawah ini akan memberikan

perpustakaan. Untuk melakukan kegiatan ini

penjelasan bagaimana tiap sumber resiko

Unit harus memiliki data peminjaman dari

mempengaruhi

tertentu.

mahasiswa

yang

Sebagai sebuah unit yang berhubungan

lingkungan

fakultas

langsung dengan pemakai maka hal paling

Ketidakmampuan Unit melakukan kegiatan

menonjol yang dapat dikenali adalah bidang

ini secara baik akan merugikan citra lembaga

bidang

atau

merupakan

impak

95

bersangkutan, maupun

baik

di

universitas.


di dalam komunitas pemakainya karena

Berkurangnya alokasi dana pada kegiatan

dianggap mempersulit proses pengurusan

sirkulasi akan mempengaruhi jenis koleksi

kelulusan mereka. Di samping itu juga

yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan

kegagalan Unit, dalam bentuk pemberian

pelayanan.

Surat tersebut pada mahasiswa yang belum

pemakai yang rendah dan harga koleksi buku

menyelesaikan kewajibannya di universitas,

yang mahal juga turut meningkatkan jumlah

dapat

kehilangan

merugikan

lingkungannya.

citra

lembaga

di

Kondisi

dan

ekonomi

komunitas

pengrusakan

koleksi.

Perpustakaan dapat dinilai

Keberadaan data mengenai tingkat kehilangan

tidak cakap dalam melaksanakan kewajiban

buku atau format usulan yang dibuat oleh

bersama.

pemakai

dapat

digunakan

Unit

untuk

mengajukan program yang akan menjelaskan Hubungan komersial & legal terhadap

kondisi

asset

yang

mereka

miliki

dan

Kinerja

memperkuat usulan perbaikan yang diajukan.

Deskripsi kerja dan aturan yang berlaku di sebuah Unit kerja akan menjadi dasar dalam

Ekonomi

melakukan interaksi dengan bagian lain dalam

organisasi

lingkungan

eksternalnya.

Kemampuan lembaga dalam beroperasi dan

Kepastian hak dan kewajiban diantara pihak

melaksanakan berbagai kegiatan jelas sangat

yang

sangat

dipengaruhi oleh kondisi ekonomi berupa

mempengaruhi kinerja sebuah unit. Salah satu

kebijakan pengalokasian dana pada kegiatan

contoh klasik di perpustakaan perguruan

perpustakaan.

tinggi adalah tidak jelasnya aturan sirkulasi

pendanaan pernah dilakukan dan ternyata

terhadap staf pengajar. Tidak ada aturan atau

mengalami banyak hambatan menyebabkan

sanksi yang jelas yang diberikan pada staf

organisasi harus merubah beberapa kebijakan

pengajar yang tidak mengembalikan atau

pengadaan sumber dananya. Dalam beberapa

menghilangkan

unit

hal ketika organisasi merubah pola kebijakan

keberadaan

dalam rangka menyelesaikan masalah yang

seringkali

dihadapinya, maka organisasi sering harus

saling

mempunyai koleksi

internal

dan

berinteraksi

koleksi,

catatan

tersebut.

akan

meskipun

tentang

Kondisi

ini

terhadap

Tingkah

Kebijakan

penolakan

laku

sentralisasi

menimbulkan rasa tidak puas staf Unit

mengalami

dari

lingkungan

perpustakaan yang bertugas.

ekternal yang mempengaruhinya. Keberadaan laporan keuangan yang dibuat oleh Unit atau tingkat kebutuhan yang tinggi dari pemakai

Ekonomi terhadap Aset Secara

umum

mempengaruhi

kondisi hampir

ekonomi seluruh

dapat

akan

digunakan

sebagai

bukti

dan

pembenaran terhadap beberapa kebijakan

bidang

kehidupan. Jika diperkecil lingkupnya pada

yang

Unit Sirkulasi maka kondisi ekonomi akan

beradaptasi dengan kondisi ekonomi yang

mempengaruhi

terjadi

asset

yang

dimiliki.

96

diambil

lembaga

dalam

rangka


Situasi politik terhadap Tingkah laku

Teknologi/isu

organisasi

Kinerja

Pergantian

pimpinan

teknis

terhadap

pada tingkat

Salah satu hal yang ditawarkan oleh teknologi

internal, maupun pada lingkungan fakultas

adalah penyelesaian pekerjaan dengan lebih

dan dekanat sangat mempengaruhi tingkah

cepat dan tepat. Sebagai sebuah unit yang

laku

berfungsi primer memberikan layanan maka

organisasi.

baik

–isu

Seringkali

pergantian

pimpinan menyebabkan pergantian kebijakan.

penerapan

Misalnya

keanggotaan

mempengaruhi kinerja dari Unit ini. Apakah

dalam

hal

akan menjadi lebih baik atau tidak sangat

pendanaan anggota akan mempengaruhi jenis

bergantung pada pemilihan jenis teknologi

program yang dapat diberikan. Catatan atau

yang akan diambil.

dalam

perpustakaan,

laporan

hal

perubahan

tingkat

perpustakaan sebagai

dapat

dasar

penggunaan

layanan

digunakan

lembaga

pemikiran

dalam

teknologi

akan

sangat

Aktivitas & kontrol manajemen terhadap

rangka

Citra organisasi

beradaptasi dengan kebijakan baru yang

Sebagai Unit yang langsung berhubungan

berlaku.

dengan komunitas pemakai maka penerapan standar perilaku dan aturan yang dijalankan

Teknologi/isu –isu teknis terhadap Citra

sangat

organisasi

Apakah tiap kelompok pemakai mendapatkan

Sebagai ujung tombak pelayanan, maka luaran

hak dan kewajiban yang sama. Apakah setiap

yang cepat dan nyaman merupakan hal yang

pengunjung mendapatkan perlakuan yang

sangat diinginkan oleh komunitas pemakai.

sama baiknya. Lemahnya kontrol manajemen

Salah

untuk

terhadap hal tersebut jelas akan merugikan

memberikan layanan yang cepat dan nyaman

citra organisasi. Perlu ada dokumen yang

adalah dengan menerapkan teknologi sebagai

memuat

alat bantu. Disamping itu teknologi tidak

komunitas pemakai secara jelas, agar dapat

dapat dipungkiri juga sering kali dapat

dilakukan kontrol yang adil dan berimbang

meningkatkan citra sebuah lembaga. Pada

terhadap layanan yang diberikan.

satu

cara

yang

ditempuh

mempengaruhi

hak

dan

citra

kewajiban

organisasi.

staf

dan

Unit Sirkulasi dengan adanya teknologi yang akan mempercepat layanan akan langsung

Aktivitas & kontrol manajemen terhadap

dirasakan oleh pemakai. Oleh karena itu

Kinerja

penerapan teknologi yang tepat sasaran dapat

Kinerja staf layanan sangat penting dalam

mempengaruhi citra organisasi. Salah satu

menjalankan fungsi layanan di perpustakaan.

rekod yang dapat digunakan dalam rangka

Sebuah unit yang ujung tombaknya berupa

penerapan teknologi di unit layanan adalah

layanan antar personal sangat membutuhkan

dengan melihat beban kerja berdasarkan data

kontrol

statistik yang dibuat.

kualitasnya. Keberadaan data statistik yang

97

manajemen

untuk

menjaga


dihasilkan oleh unit ini dapat digunakan

hanya dapat diatasi jika ada dokumen yang

untuk menilai kinerja oleh pihak manajemen.

berisi informasi yang diperlukan. Demikian

Untuk melakukan ini juga perlu ada dokumen

juga apabila ada masalah yang muncul akibat

yang memuat hak dan kewajiban staf dan

kegiatan

komunitas pemakai secara jelas, agar dapat

didokumentasikan dengan benar.

dilakukan kontrol yang adil dan berimbang

Keperluan ini bisa sifatnya hukum, keuangan,

terhadap layanan yang diberikan.

sejarah, atau administratif. Dengan menyadari

organisasi

yang

tidak

bahwa manajemen rekod yang baik dalam Aktivitas & kontrol manajemen terhadap

sebuah organisasi merupakan prasyarat untuk

Tingkah laku organisasi

mencapai akuntabilitas melalui analisa risiko

Keberadaan dokumen yang memuat kebijakan

yang harus dihadapi oleh organisasi. Melalui

layanan organisasi juga sangat dibutuhkan

analisa manajemen rekod yang efektif maka

dalam mengurangi risiko konflik antara

organisasi

kontrol

laku

manajemen rekod yang ada sesuai dengan

organisasi. Kejelasan kebijakan akan sangat

bidang prioritas yang paling penting bagi

memudahkan

organisasi.

manajemen

dan

kedua

tingkah

pihak

mengambil

dapat

Dengan

membenahi

adanya

sistem

pembenahan

sistem manajemen rekod dalam organisasi

keputusan dan melakukan penilaian.

diharapkan pada masa yang akan datang tidak akan menghadapi masalah baik dalam bidang

PENUTUP

hukum,

keuangan,

sejarah

maupun

administratif.

Simpulan Peran manajemen rekod seringkali baru disadari oleh sebuah organisasi atau seseorang ketika terjadi masalah atau kesulitan yang

DAFTAR PUSTAKA McKemmish,

Sue.

The

Smoking

Gun:

Recordkeeping

and

Accountability.

http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/.html. Diakses tgl 19 Oktober 2002 ---------------------. Yesterday, Today and Tomorrow: A Continuum of Responsibility http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/recordscontinuum/smckp2.html. Diakses tgl 19 Oktober 2002 Iacovino, Livia. The Nature of the Nexus Between Recordkeeping and the Law. http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/.html. Diakses tgl 19 Oktober 2002 The

Institute

of

Risk

Management.

A

Risk

Management

Standard.

London.

2002.

www.theirm.org/knowledge-and-resources/risk-management-standards.asp. Diakses tgl 19 Oktober 2002

98

ANALISIS MANAJEMEN RISIKO DI UNIT SIRKULASI PERPUSTAKAAN FAKULTAS X

Recommend Documents