PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO

PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk M e menuhi Salah Satu Persyaratan Dalam M e mperoleh elar Vokasi Ahli M G a dya (A.M d.) Dalam Bidang Perpustakaan

Oleh MEY TRI HANDAYANI D1809038

PROGRAM STUDI DIPLOMA III ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

commit to user


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN TugasAkhirberjudul: PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN

PERPUSTAKAAN

(SENAYAN)

DI

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA Karya: Nama

: Mey Tri Handayani

NIM

: D1809038

Konsentrasi

: Perpustakaan

TelahdisetujuiolehDosenPembimbinguntukdipertahankan hadapanDewanPengujiTugasAkhir

Program

di Diploma

PerpustakaanFakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret Surakarta. Hari

: Jumat

Tanggal

: 25 Mei 2012

Surakarta, 15 Mei 2012 Pembimbing

Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si NIP. 19500926 198503 1 001

commit to user ii

III


digilib.uns.ac.id

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Sayamahasiswa

Program

Studi

Diploma

III

PerpustakaanFakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret Surakarta yang bertandatangandibawahini, NAMA

: Mey Tri Handayani

NIM

: D1809038

MenyatakandengansesungguhnyabahwaTugasAkhir JUDUL

: PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA

SOFTWARE

PERPUSTAKAAN

MANAJEMEN

(SENAYAN)

DI

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS

SARJANAWIYATA

TAMANSISWA

YOGYAKARTA PEMBIMBING

: Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si

TANGGAL DIUJI : 25 Mei 2012 MenyatakanbahwaTugasAkhir

(TA)

yang

sayasusunadalahbenar-

benarkaryasayasendiri.Apabilakemudianterbuktibahwasayaternyatamelakukantind akanmenyalinataumenirutulisan orang lainseolah-olahhasilpemikiransayasendiri, sayabersediamenerimasanksisesuaiperaturan

yang

berlaku

di

Fakultastermasukpencabutangelarvokasi yang telahsayaperoleh. Demikiansuratpernyataaninisayabuatdengansebenarbenarnyadanapabiladikemudianhariterbuktimelakukankebohonganmakasayasangg upmenanggungsegalakonsekuensinya. Surakarta, 25 Mei 2012

Mey Tri Handayani NIM. D1809038

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS SebagaiSivitasAkademikUniversitasSebelasMaret bertandatangandibawahini : NAMA

: Mey Tri Handayani

NIM

: D1809038

Program Studi

: Perpustakaan

Fakultas

: IlmuSosialdanIlmuPolitik

JenisKarya

: TugasAkhir

Surakarta,

Saya

yang

Demi pengembanganilmupengetahuan, menyetujuiuntukmemberikankepadaUniversitasSebelasMaret Surakarta HakBebasRoyaltiNoneksklusif (N on -ekslusive Royalty Free Right) atasTugasAkhirsaya yang berjudul: PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jikaada ). Berhakmenyimpan, mengalihbentuk, mengalihmediakan, mengeloladalambentukpangkalan data (data base), merawatsertamempublikasikanTugasAkhirsayaselamatetapmencantumkannamasa yasebagaipenulis (Author) danPembimbingsebagaico AuthorataupenciptadanjugasebagaipemilikHakCipta. Demikianpernyataaninisayabuatdengansesungguhnyasecarasadartanpapaksaandari pihakmanapun.

Dibuat di

: Surakarta

PadaTanggal : 25 Mei 2012

Yang membuatpernyataan

Mey Tri Handayani

commit to user iv

NIM. D1809038


digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN TelahdipertahankandihadapanDewanPengujiTugasAkhir Program Diploma III PerpustakaanFakultasIlmuSosial

Dan

IlmuPolitikUniversitasSebelasMaret

Surakarta danditerimauntukmemenuhipersyaratandalammemperolehsebutanvokasiAhliMad ya (A.Md), pada : Hari

: Jumat

Tanggal

: 25 Mei 2012

DewanPenguji Penguji I

Penguji II

Endang Martini, S.Pd., M.Si NIDN. 001110735

Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si NIP. 19500926 198503 1 001

Surakarta, 25 Mei 2012

Mengesahkan FakultasIlmuSosialdanIlmuPolitik UniversitasSebelasMaret Surakarta

Dekan

commit to user v Prof. Drs. Pawito, Ph. D NIP. 195408051985031002


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Kesalahanadalahpengalamanhidup, belajarlahdarinya, Janganmencobatukmenjadisempurna, Cobalahmenjaditeladanbagisesama.

Ambilpelajarandarimasalalu, tinggalkansisanya.Janganbiarkanbelenggukesedihanmenutupjalanmumenujumasa depan.

Sahabatadalahmerekaygtahuketikakamubersedihatauterluka, bahkanjikakamumenyembunyikansemua di baliksebuahsenyuman.

Sahabatslaluadauntukmu, ketikakamupunyamasalah.Bahkanterkadangmemberi saran yang bodohhanyatuklihatkamutertawa.

Tiada doa yg lebih indah, selain doa agar TA ini cepat selesai

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

KupersembahkanTugasAkhiriniuntuk : BapakdanIbutercinta yang selalu member ikan motivasi, uang saku, kasih sayang, perhatian serta doa. Beliau adalah The power of love in my life Kakak-kakakku (mas purwadi, mbak santi, mas agus, mbak ning)

danadik-adikku

(Disha,

Detra,

Ella)

yang

selalumemberidukungan dan kasih sayang untukku. Sahabat-sahabatku (Aditt kecil, Agetha, Atin, penyu, , Katul) Terimakasih

buat

persahabatan

Terimakasih

selalu ada

untuk

yang ku,

kalian

berikan,

Terimakasih

buat

motivasinya berkat kalian TA ku jadi. Teman-teman D3 Perpustakaanangkatan 2009 Almamaterku tercinta Keluarga besar UST Yogyakarta terimakasih untuk dukungan dan bimbingannya Semuapihak

yang

telahmembantudalampenyusunanTugasAkhiriniyang

tidak

bisa penulissebutkansatu per satu

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Pujisyukurpenulispanjatkankehadirat

Allah

SWT

atassegalarahmatdanhidayah-Nya, sehinggapenulisdapatmenyelesaikanTugasAkhirinidengansegenapkemampuan yang penulismiliki, sehinggadapatselesaisampaibataswaktu yang telahditentukan. PenulisanTugasAkhirinidisusunsebagaisalahsatusyaratuntukmenyelesaikans tudipada

Program

Studi

Diploma

III

Perpustakaan.Penulismenyadaritanpaadanyabantuandariberbagaipihak, penulisanTugasAkhirinitidakdapatterselesaikan.AtastersusunnyaTugasAkhirinitid aklupapenulismengucapkanterimakasihkepada: 1.

Allah

SWT,

yang

telahmemberikanrahmatdanhidayahselamapenulismengerjakanTugasAkhir. 2.

BapakProf.

Drs.

Pawito,

Ph.

D.,

selakuDekanFakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret Surakarta. 3.

BapakDrs. Haryanto, M. Lib.,

selakuKetua Program Diploma III

FakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret Surakarta. 4.

BapakDrs.

SurisnoSatriyoUtomo,

selakupembimbingdalampenulisanTugasAkhir 5.

Ibu Endang Martini, S.Pd., M.Si., selakupengujiTugasAkhir.

6.

BapakDaryono, S.Sosselakupembimbingakademik.

commit to user viii

M.Si.,


7.

digilib.uns.ac.id

BapakdanIbuDosenjurusan

DIII

UniversitasSebelasMaret

IlmuPerpustakaan Surakarta

FISIP yang

telahmemberikanbanyakilmudanpengetahuankepadapenulis. 8.

IbuDra. V.Rubiyah.selakuPimpinanPerpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta

yang

telahmemberikanijinkepadapenulisuntukmelakukanPraktekKerjaPUSDOKI NFO. 9.

SeluruhstafdankaryawanPerpustakaan

Universitas

Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta. 10.

Semuapihak

yang

tidakdapatpenulissebutsatupersatu,

baiksecaralangsungmaupuntidaklangsung

yang

telahmembantupenulismenyelesaikantugasakhirini. Selainitusegalakritikdan

saran

yang

sifatnyapositifterhadapTugasAkhiriniakansayaterimadengansenanghati. Akhir

kata,

PenulisberharapTugasAkhirinidapatbermanfaaatbagisemuapihakkhususnyauntukp erkembanganIlmuPengetahuan di duniaPerpustakaan WassalamualaikumWr. Wb. Surakarta,

2012

Penulis

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................

ii

HALAMAN PERNYATAAN.......................................................................

iii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................................................

iv

HALAMAN PENGESAHAN ..................... ....................................................

v

MOTTO........................................................................................................

vi

PERSEMBAHAN .........................................................................................

vii

KATA PENGANTAR ..................................................................................

viii

DAFTAR ISI ...............................................................................................

x

DAFTAR TABEL ........................................................... ...............................

xii

DAFTAR BAGAN...........................................................................................

xiii

DAFTAR GAMBAR.......................................................................................

xiv

DAFTAR LAMPIRAN....................................................................................

xv

BAB I

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah.................................................................

1

1.2

RumusanMasalah ...........................................................................

5

1.3

Tujuan ...........................................................................................

5

1.4

Pelaksanaan ...................................................................................

6

1.5

Metode Pengumpulan Data ............................................................

7

commit to user x


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1

Perpustakaan .................................................................................

8

2.2

Perpustakaan Perguruan Tinggi .....................................................

13

2.3

Pengertian Sirkulasi ......................................................................

16

2.4

Fungsi Sirkulasi ............................................................................

17

2.5

Tujuan Sirkulasi ............................................................................

18

2.6

Syarat Sirkulasi .............................................................................

19

2.7

Sistem Peminjaman .......................................................................

19

2.8

Sistem Peminjaman (Charging System).........................................

22

2.9

Senayan Library Management System ... .........................................

25

2.10 Open Source Software......................................................................

30

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA 3.1

SejarahSingkat ..............................................................................

31

3.2

Perubahan Penempatan Ruang ......................................................

32

3.3

Visi, Misi, Tujuan .........................................................................

34

3.4

Jaringan Kerjasama Perpustakaan .................................................

36

3.5

Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan .......................................

37

3.6

Letak Geografi Perpustakaan ........................................................

37

3.7

Estafet Kepemimpinan ..................................................................

38

3.8

Pengelolaan dan Kepemimpinan ...................................................

39

3.9

Luas Gedung Perpustakaan ...........................................................

41

3.10 Susunan Organisasi......................................................................... .

42

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

3.11 Rencana Strategi Perpustakaan....................................................... .

43

3.12 Peraturan Perpustakaan................................................................... .

44

3.13 Keanggotaan.....................................................................................

45

3.14 Layanan............................................................................................

47

3.15 Sangsi...............................................................................................

51

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1

AnalisaMasalah.............................................................................

52

4.2

Hambatan..................................................................................... ....

63

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ....................................................................................

65

5.2 Saran .............................................................................................

66

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Pelayanan Perpustakaan Terhadap Seluruh Civitas Akademika, Jumlah Fakultas dan Program Studi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. ..........................................................

33

Tabel 2 Pembagian Ruang. ...................................................................

34

Tabel 3 Koleksi di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta ...............................................................................

39

Tabel 4 Kepemilikan Data Inventarisasi. ..............................................

40

Tabel 5 Tenaga Pustakawan. ................................................................

41

Tabel 6 Jam Kunjungan........................................................................

44

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Bagan 1StrukturOrganisasiPerpustakaanUniversitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. .......................................................

commit to user xiv

42


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.Menu OPAC ........................................................................

54

Gambar 2.Login Senayan .....................................................................

55

Gambar 3.Start Transaction ..................................................................

55

Gambar 4.Menu ID Anggota ................................................................

56

Gambar 5.Menu Selesai Transaksi .......................................................

57

Gambar 6.Menu Start Transaction ........................................................

58

Gambar 7.Menu Pengembalian ............................................................

59

Gambar 8.Finish Transaction ...............................................................

59

Gambar 9.Menu Penagihan Denda .......................................................

60

Gambar 10.Menu ID Anggota ..............................................................

61

commit to user xv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

SuratTugas

Lampiran 2

SuratKeterangan

Lampiran 3

Form PenilaianKuliahKerjaMagang Perpustakaan Mitra

Lampiran 4

Laporan Periodik

Lampiran 5

Sertivikat

Lampiran 6

Formulir Pemesanan Fotokopi

Lampiran 7

Kartu Rekomendasi

Lampiran 8

Kartu Kritik dan Saran

Lampiran 9

Kartu Anggota Perpustakaan

Lampiran 10

Form Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Lampiran 11

Surat Keterangan Bebas Pinjam

Lampiran 12

LaporanPortofolio

commit to user xvi


digilib.uns.ac.id

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Peran perpustakaan semakin hari semakin penting, terutama dengan adanya abad 21 atau yang lebih dikenal dengan sebutan

teknologi informasi (TI). Ledakan informasi semakin membuat perpustakaan harus memasang strategi yang tepat guna untuk menjadi penyedia informasi yang tidak ditinggalkan pengguna. Kondisi kehadiran dan perkembangan teknologi informasi yang

menjadikan

masyarakat

informasi,

cenderung

menuntut

perpustakaan untuk siap menerima dengan segala kemampuan yang ada. Dengan demikian transparannya batas antara negara dan wilayah, maka siap atau tidak siap, perpustakaan harus bisa menerima perkembangan teknologi informasi ini dengan segala implementasinya dari rembesan teknologi informasi, pemahaman penuh tentang perkembangan teknologi informasi dan aplikasinya di dalam layanan perpustakaan. Perpustakaan menerima teknologi informasi dengan alasan : tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan di perpustakaan, pengguna perpustakaan tidak hanya tercukupi dengan layanan baca dan

commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

peminjaman buku, tetapi membutuhkan jenis layanan lain misal OPAC (Online Public Acces Catalog), CD-ROM, kliping artikel, dan lain-lain. Kebutuhan efektif akan sumber daya manusia : dengan adanya komputer di perpustakaan berbagai macam pekerjaan dapat diselesaikan secara maksimal, Efisiensi waktu : pengguna berharap layanan yang diterima tidak lama. Keragaman informasi yang dikelola, Keragaman informasi yang dikelola sangat membantu pengguna di dalam mencari sumber informasi yang dibutuhkan. Ketetapan layanan informasi, dengan bantuan komputer ketepatan dalam pencarian informasi bisa dilakukan dengan cepat dan akurat. Kehadirannya di perpustakaan tidak bisa ditawar lagi. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sumber informasi atau sumber ilmu yang sangat bermanfaat bagi seluruh sivitas akademika di universitas. Pada suatu peguruan tinggi, perpustakaan merupakan sarana yang penting sebagai pusat belajar dan mengajar, pusat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Pada perpustakaan perguruan tinggi terdapat beberapa kegiatan yang sangat penting yang dapat mempengaruhi perkembangan dan kemajuan suatu perpustakaan. Beberapa kegiatan itu antara lain pengembangan koleksi, pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, perawatan bahan pustaka, evaluasi koleksi dan berbagai jenis pelayanan.

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan, tempat rujukan bagi para pencari ilmu, dan pengembangan karya-karya ilmiah. Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang memberikan kemudahan bagi para pengguna dalam mencari informasi dan mendapatkan bahan pustaka yang diinginkan. Kelengkapan bahan pustaka, penataan buku yang benar, pelayanan sirkulasi yang baik akan menjadikan kegiatan diperpustakaan berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan perpustakaan secara garis besar dibagi menjadi tiga yaitu: pengadaan, pengolahan dan pelayanan. Semua kegiatan tersebut bertujuan

untuk

melaksanakan

fungsi

perpustakaan

dalam

menyediakan dan menyampaikan informasi. Pelayanan

sirkulasi

merupakan

salah

satu

pelayanan

perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pemakai. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan. Baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Perpustakaan Yogyakarta

Universitas

sebagai

perpustakaan

Sarjanawiyata universitas

Tamansiswa dapat

menjadi

pendukung yang secara langsung membantu dalam proses belajar mengajar sesuai dengan bidang-bidang yang ada.

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

Layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta telah menggunakan sistem komputerisasi yang menggunakan software senayan, dengan adanya software senayan di dalam pelayanan sirkulasi memberikan kemudahan kepada petugas dan pengunjung perpustakaan. Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk

memenuhi

kebutuhan

automasi

perpustakaan

(library

automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang lengkap, Senayan sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun internet. Open source software adalah istilah yang digunakan untuk software yang membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada software tersebut. Berdasarkan Latar Belakang yang telah penulis paparkan diatas. Penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai layanan sirkulasi khususnya di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta dan menuangkannya dalam laporan Tugas Akhir dengan judul

OPEN

SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

(SENAYAN)

DI

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa rumusan masalah mengenai layanan sirkulasi via open sourch software senayan di Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. 1. Bagaimana Langkah-langkah pelayanan sirkulasi via open source pada

software

manajemen

perpustakaan

(senayan)

di

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta? 2. Hambatan apa saja yang dihadapi dalam penerapan pelayanan sirkulasi via open source pada software manajemen perpustakaan (senayan) di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta?

1.3 Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis : 1. Untuk mengetahui langkah-langkah pelayanan sirkulasi via open source pada software manajemen perpustakaan (senayan) di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. 2. Untuk

mengetahui

hambatan-hambatan

yang

dihadap i

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta

commit to user


digilib.uns.ac.id 6

dalam pelayanan sirkulasi via open source pada software manajemen perpustakaan (senayan). 3. Menambah wawasan baik secara teori maupun dalam praktek kerja lapangan. 4. Memenuhi tugas akhir sebagai syarat kelulusan dalam menempuh pendidikan Program Studi D III Perpustakaan di Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta.

1.4 Pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM) dilakukan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa (UST), yang berada di Jl. Batikan Tempel Wirogunan UH. 111/No. 2 Umbulharjo Yogyakarta. Nomor telepon. (0274) 387841, 550570, 551387. Alamat web : http://pustakaustjogja.ac.id. Adapun KKM dilaksanakan selama 9 minggu dari hari senin sampai jumat dilaksanakan pada : Tanggal : 13 Februari s/d 13 April 2012 Tempat : Unit 1 Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa Waktu : Pukul 08.00

15.30 WIB

1.5 Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang penulis gunakan adalah sebagai berikut : 1. Metode Observasi

commit to user


digilib.uns.ac.id 7

Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu objek yang akan diteliti (Arikunto, 1996 : 27). Penulis melakukan pengamatan langsung yang terjadi dilapangan dan ikut bekerja membantu staf Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa. 2. Metode Studi Pustaka Studi pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat kepustakaan serta mengolah bahan penelitian (Zed, 2004 : 3). Penulis mencari bahan bacaan yang sesuai dengan pokok bahasan yang dibuat, sehingga dapat digunakan sebagai landasan teori. 3. Metode Dokumentasi Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, legger, agenda, dan sebagainya (Arikunto, 1996 : 234). Penulis menggunakan metode dokumentasi agar memperoleh data dokumentasi seperti struktur organisasi, profil perpustakaan dan lain sebagainya.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan 2.1.1. Pengertian Perpustakaan Sulistyo-Basuki

(1993:3)

menyatakan

bahwa,

Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku serta terbitan lain dan biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukanny Syihabuddin

Qalyubi

(2003:4)

menyatakan

bahwa,

bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem ter Rahayuningsih (2007:1) menyatakan bahwa : Perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan koleksi, bagian pelayanan pengguna, dan bagian pemeliharaan sarana prasarana Menurut

Milburga

(1992:18)

menyatakan

bahwa,

perpustakaan memberi tempat untuk mengumpulkan , menyimpan serta memelihara koleksi bahan pustaka yaitu sebagai berikut : 1. Tempat mengumpulkan dalam arti yang aktif, maksudnya adalah ditempat tersebut ada usaha terus menerus untuk

commit to user 8


digilib.uns.ac.id 9

mengumpulkan sebanyak mungkin bahan

bahan untuk

koleksi. 2. Tempat menyimpan dan memelihara, artinya bahwa ada suatu kegiatan mengatur, mengelola, dengan memakai suatu sistem. 3. Memberi pelayanan bagi para pemakai. Dengan sistem yang diadakan dimaksudkan agar dapat memberikan pelayanan yang memadai bagi pemakai perpustakaan. 4. Membangun bank ilmu pengetahuan. Dengan berbagai macam-macam buku- buku ilmu pengetahuan, perpustakaan siap sedia setiap saat untuk dimanfaatkan, digali dan menyumbangkan informasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata, akan tetapi secara sederhana dapat dinyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruangan khusus, tempat menyimpan dan memelihara koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya serta memberikan pelayanan kepada pemakai yang membutuhkan informasi.

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

2.1.2. Tujuan Perpustakaan Soetminah

(1992:60)

menyatakan

bahwa

perpustakaan

mempunyai tujuan pokok yaitu memberikan layanan informasi literer kepada masyarakat, maka tugas pokoknya adalah : 1. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan non buku sebagai sumber informasi, dapat dilakukan dengan membeli, meminta/menerima sebagai hadiah, tukar menukar, atau titipan. 2. Mengolah dan merawat pustaka yang meliputi tugas-tugas : mencatat pustaka buku-buku induk, mengklasifikasi pustaka, membuat katalog atau alat telusur, membeli label buku sebagai sandi tempat, menyimpannya, mengatur buku di rak/lemari, menyusun kartu-kartu katalog, merawat buku agar tidak mudah rusak atau hilang. 3. Menyediakan koleksi pustaka yang sudah selesai diolah dan memberi

pelayanan

kepada

masyarakat

yang

akan

memanfaatkannya. Sutarno

NS

(2003:7)

menyatakan

bahwa

tujuan

dari

perpustakaan adalah : 1. Tempat

mengumpulkan

dalam

arti

aktif,

maksudnya

perpustakaan tersebut mempunyai kegiatan yang terus menerus untuk menghimpun sebanyak mungkin sumber informasi untuk dikoleksi.

commit to user



2. Tempat mengolah atau memproses semua bahan pustaka, dengan

metode

klasifikasi,

atau

system

tertentu

baik

secara

katalogisasi,

menggunakan

sarana

teknologi

seperti

registrasi,

manual

informasi,

maupun pembuatan

perlengkapan lain agar semua koleksi mudah digunakan. 3. Tempat menyimpan dan memelihara. Artinya ada kegiatan mengatur, menyusun, menata, memlihara, merawat, agar koleksi rapi, bersih, utuh, awet, lengkap, mudah diakses, tidak mudah rusak, hilang, dan berkurang. 4. Sebagai salah satu pusat informasi, sumber belajar, penelitian, dan

rekreasi,

preservasi

serta

kegiatan

ilmiah

lainnya.

Memberikan layanan kepada pemakai, seperti membaca, meminjam, meneliti, dengan cara cepat, tepat mudah dan murah. 5.

up to date bagi pengembangan pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill), dan perilaku / sikap (attitude).

6. Merupakan agen perubahan dan agen kebudayaan dari masa lalu, sekarang dan masa depan.

commit to user



2.1.3. Fungsi Perpustakaan Fungsi perpustakaan sangatlah vital, semakin banyaknya pengguna, mengindikasikan bahwa perpustakaan dapat memenuhi peran dan fungsinya. Menurut Abdul Rahman Saleh ( 2009:1.12 1.13 ), fungsi perpustakaan adalah : 1. Fungsi Edukatif Perpustakaan berfungsi

sebagai tempat

untuk

belajar secara mandiri. Di perpustakaan pengguna dapat mencari bahan

bahan yang dibutuhkan untuk menambah

ilmu dan wawasan. 2. Fungsi Informatif Artinya bahwa informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dicari di perpustakaan. 3. Fungsi Penelitian Artinya bahwa sumber

sumber informasi yang ada

di dalam perpustakaan tersebut dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk melakukan penelitian. 4. Fungsi Kultural Perpustakaan memiliki dan menyediakan bahan pustaka baik tercetak maupun elektronik yang menyajikan kebudayaan.

commit to user



5. Fungsi Rekreasi Artinya bahwa di dalam perpustakaan, pengguna dapat mencari koleksi yang bersifat popular dan menghibur.

2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Syihabuddin Qalyubi (2003:4) menyatakan bahwa: perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada

Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan. Yang disebut dengan perguruan tinggi ialah meliputi universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat.

2.2.2. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Tujuan

dari

perpustakaan

perguruan

tinggi

adalah

membantu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

commit to user



Menurut Syihabuddin Qalyubi dkk (2003:11), tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah : 1. Memenuhi keperluan informasi pengajar dan mahasiswa 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis 3. Menyediakan ruangan untuk pemakai 4. Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai Sulistyo Basuki (1993:52)

tujuan dari perpustakaan

perguruan tinggi adalah : 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Mencakup pula tenaga administrasi Perguruan Tinggi. 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar. 3. Menyediakan

ruangan

belajar

untuk

pemakai

perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.

commit to user



5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. 2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Keberadaan

perpustakaan

perguruan

tinggi

bersifat

fungsional. Maksudnya, keberadaannya di suatu perguruan tinggi memiliki sejumlah fungsi. Fungsi tersebut mengarah kepada tanggung jawab, kewajiban, dan tugas yang diemban para pustakawan dan staf pendukung yang bekerja di perpustakaan perguruan tinggi. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi terdiri dari fungsi umum dan fungsi khusus. Fungsi umum mencangkup fungsi-fungsi yang pada dasarnya dimiliki sebuah perpustakaan yaitu fungsi pelestarian, pelayanan informasi, pendidikan, penelitian dan pembudayaan. Fungsi khusus perpustakaan perguruan tinggi terkait dengan

konsekuensi

keberadaannya

sebagai

penunjang

penyelenggaraan pendidikan di kampus. Fungsi khusus ini pengarah pada tujuan perpustakaan perguruan tinggi secara rinci, yakni memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis, menyediakan ruangan belajar untuk pemakainya, menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai, dan

commit to user



menyediakan jasa informasi aktif yang tidak terbatas lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. 2.3. Pengertian Sirkulasi circulation

Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman. Namun dengan demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencangkup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs, 1995 : 1). Dengan pengertian tersebut dapat dipahami bahwa bagian ini merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian. Kegiatan ini antara lain meliputi : syarat keanggotaan, peraturan, prosedur, prosedur peminjaman dan pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan maupun statistik pengunjung. Syihabuddin Qalyubi dkk,

(2003:221)

menyatakan

bahwa,

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan

commit to user



2.4. Fungsi Sirkulasi Menurut Syihabuddin Qalyubi dkk (2003:11), fungsi sirkulasi adalah: 1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan. 2. Pendaftaran

anggota,

perpanjangan

keanggotaan,

dan

pengunduran diri anggota perpustakaan. 3. Peminjaman,

pengembalian,

dan

perpanjangan

waktu

peminjaman. 4. Pengurusan

keterlambatan

pengembalian

koleksi

yang

yang

belum

dipinjam, seperti denda. 5. Pengeluaran

surat

peringatan

bagi

buku

dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka. 6. Penugasan

yang

berkaitan

dengan

peminjaman

buku,

khususnya buku hilang atau rusak. 7. Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman. 8. Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang memperbarui keanggotaannya, anggota baru, anggota yang mengundurkan

diri,

pengunjung

perpustakaan,

statistik

peminjaman, statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tandon. 9. Peminjaman antar perpustakaan.

commit to user



10. Pengawasan urusan penitipan tas, jas, atau mantel milik pengunjung perpustakaan. 11. Penugasan

lainnya,

terutama

yang

berkaitan

dengan

peminjaman.

2.5. Tujuan Sirkulasi Menurut Lasa Hs (1995 : 1-2), tujuan sirkulasi adalah : 1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. 2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koeleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian. 3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka terjaga. 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

commit to user



2.6. Syarat Sirkulasi Menurut Lasa Hs (1995 : 1-2), syarat sirkulasi adalah : 1. Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur. Sebab keteraturan ini akan sangat membantu kelancaran tugas-tugas kepustakawanan. 2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah. 3. Pekerjaan-pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Sebab peminjam akan lebih senang apabila dapat segera dilayani dalam waktu yang singkat. 4. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan bahan pustaka lain berisi rekaman hasil pemikiran manusia yang harus dijaga kelestarian dan keamanannya.

2.7. Sistem Peminjaman Menurut Syihabuddin Qalyubi dkk (2003 : 11), sistem peminjaman sirkulasi adalah : 1. Sistem Pelayanan Pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem, yaitu sebagai berikut : a. Sistem Terbuka/Open Access Sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan dijajarkan. Mereka dapat melakukan browsing atau

commit to user



membuka-buka, melihat-lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tersebut tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda. 1) Keuntungan sistem terbuka : a) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam) b) Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak 2) Kelemahan sistem terbuka : a) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk b) Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak c) Kehilangan koleksi relatif besar.

b. Sistem Tertutup/Closed Access Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenakan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para pengunjung. 1) Kelebihan Sistem Tertutup : a) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya b) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan

commit to user



2) Kelemahan Sistem Terbuka : a) Banyak

waktu

yang

diperlukan

untuk

memberikan

pelayanan b) Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan-bahan pustaka c) Pemakai tidak dapat browsing.

2. Pemungutan Denda Pemungutan denda merupakan sanksi atas kelalaian atau ketidakdisiplinan pemakai yang dapat merugikan pembaca lainnya. Penggunaan sistem denda pada dasarnya merupakan pekerjaan yang meropotkan dan dapat mengakibatkan merenggangnya hubungan (ketidakharmonisan) antara petugas perpustakaan dengan pemakainya. Namun, sistem denda dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pemakai dan petugas perpustakaan sehingga peredaran koleksi dapat dilaksanakan seadil-adilnya di antara para pemakai, terutama pada perpustakaan yang koleksinya sedikit.

3. Pengawasan Buku Tandon Buku yang hanya boleh dibaca ditempat karena jumlah eksemplarnya sedikit (mungkin hanya satu eksemplar) atau merupakan buku wajib untuk mata pelajaran tertentu. Sementara itu, banyak pemakai yang membutuhkan buku tersebut. Buku tandon hanya boleh

commit to user



dipinjam biasanya dalam jangka waktu, misalnya 2 jam atau 24 jam pada waktu hari libur. Buku-buku tersebut diletakkan diruangan tersendiri yang mudah dijangkau oleh pemakai perpustakaan. Untuk buku tandon yang akan dipinjam oleh pemakai, petugas perpustakaan harus menyediakan blangko pemesanan yang berisi data-data nama pengarang, judul buku, pemesan, alamat, tanggal pesan, tanggal pemanggilan, tanggal diberikan, tanggal kembali, dan paraf. Untuk perpustakaan, koleksi buku tandon masih belum merupakan prioritas utama dalam memberikan layanan kepada para pemakai perpustakaan. Karena koleksi yang ada di perpustakaan sebagian besar adalah koleksi buku-buku mata pelajaran yang jumlah eksemplarnya banyak, koleksi buku tandon belum diperlukan.

2.8. Sistem Peminjaman (Charging System) Peminjaman merupakan salah satu dari berbagai kegiatan pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pemakai. Di dalam peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pemakai ko leksi mudah diketahui, dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi. Sistem peminjaman koleksi tidak dapat lepas dari sistem pelayanan perpustakaan. Dua sistem pelayanan perpustakaan (terbuka dan tertutup) ada hubungannya dengan bagaimana cara perpustakaan memberikan kesempatan kepada pemakai untuk meminjam koleksi. Di

commit to user



dalam sistem pelayanan tertutup, petugas akan mengambilkan buku di rak dan pembaca mengisi sebuah slip atau formulir untuk menuliskan judul buku, pengarang, dan nomor panggil buku yang dipinjam. Di dalam sistem pelayanan terbuka, peminjaman dapat dilakukan dengan berbagai macam cara sesuai dengan kebutuhan yang ada di perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1995 : 1-2), dalam sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Tugas-tugas itu antara lain : 1.

Peminjaman Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi misalnya: a. Jangka lama: setahun, semester, sekuartal, sebulan. b. Jangka menengah: setengah bulan, sepuluh hari, seminggu. c. Jangka waktu pendek: tiga hari, dua hari, sehari. d. Jangka waktu singkat: semalam, sesiang, sejam.

2.

Pengembalian Pada

perpustakaan

kecil,

bagian

pengembalian

sering

dijadikan satu dengan bagian peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri. Petugas dibagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi pelanggaran

misalnya:

keterlambatan

commit to user

dalam

pengembalian,



penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembali. 3.

Penagihan Jika terjadi keterlambatan pengambalian yang melebihi batas kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. Sering terjadi pada kelompok masyarakat tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi.

4.

Sanksi Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun sanksi administrasi.

5.

Bebas pinjam Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.

commit to user



6.

Statistik Dengan perkembangan

adanya

statistik

perpustakan.

yang

Statistik

ini

baik

dapat

dapat

diketahui

dibuat

untuk

mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca ditempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).

2.9. Senayan Library Management System Senayan, atau nama lengkapnya Senayan Library Management System (SLIMS), adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL. v3. Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang lengkap, Senayan sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun internet. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari pusat informasi dan humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git. Senayan berukuran kecil dan sangat mudah dipasang dikomputer,

seluruh file program, termasuk progr menurut Ari saat menjaga gerai senayan di pameran Global Conference on

commit to user



Open Source. Meski dibangun di atas platform GNU/Linux, Senayan bisa berjalan hampir di semua sistem operasi komputer, termasuk Windows dan Unix. Untuk memudahkan interaktivitas pengguna, aplikasi ini juga memakai teknologi AJAX (Asynchronous JavaScrip and XML) untuk tampilannya diperamban. Beberapa software bersumber terbuka lain juga dipasang di senayan untuk memperkaya fiturnya, seperti genbarcode untuk pembuatan barcode, PhpThump untuk menampilkan gambar, dan tinyMCE untuk penyuntingan teks berbasis web. Yang terpenting Senayan dirancang sesuai dengan standar pengelolaan koleksi perpustakaan, misalnya standar pengkatalogan yang memenuhi syarat Anglo-American Cataloging Rules. Standar ini umum

pustakawan, kami berani menjamin bahwa aplikasi ini sesuai dengan standar yang dibutuhkan pu

Hendro.

(http://kamerad69.blogspot.com/2012/17/04senayan-library-managementsystem-slims.html) Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini

mungkin

dilakukan dengan menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Berikut ini menu-menu yang disediakan Senayan, lengkap dengan dari fungsi yang dimiliki setiap menu :

commit to user

penjelasan



1. Online Public Access Catalog(OPAC) Ketika membuka atau mengoperasikan perangkat lunak ini, maka

pertama kali pengguna akan

perangkat

dibawa

ke

halaman

depan

lunak yang berfungsi sebagai OPAC (Online Public

Access

Catalog). OPAC merupakan menu atau fasilitas yang

disediakan untuk pengguna atau pengunjung perpustakaan. OPAC berfungsi sebagai alat bantu bagi pengguna perpustakaan untuk menulusur koleksi yang dimiliki perpustakaan. OPAC sama maknanya dengan katalog online. 2. Bibliography Bibliografi merupakan menu yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengelolahan koleksi

perpustakaan.

Melalui

menu

ini,

pustakawan dapat melakukan kegiatan memasukkan data bibliografi koleksi,

memasukkan

nomor

barcode

koleksi,

editing data

bibliografi koleksi, cetak label koleksi, cetak barcode koleksi dan fasilitas impor dan ekspor data yang sangat bermanfaat dalam kegiatan backup dan migrasi data. 3. Circulation Circulation merupakan menu yang digunakan untuk melakukan kegiatan

layanan

sirkulasi

seperti

peminjaman,

perpanjangan dan memesan koleksi yang sedang penguna lain. Selain itu melalui menu

commit to user

pengembalian,

dipinjaman

oleh

ini pustakawan juga



dapat

menetapkan

aturan peminjaman, sejarah peminjaman dan

daftar

anggota

yang terlambat mengembalikan koleksi yang

dipinjam. 4. Membership Membership

merupakan

menu

yang

digunakan

untuk

melakukan manajemen anggota perpustakaan. Melalui menu itu pustakawan dapat melakukan input data

anggota, mengatur tipe

anggota, cetak kartu anggota perpustakaan serta ekspor dan impor data anggota perpsutakaan. 5. Master File Master

File

merupakan

menu

yang

digunakan

untuk

manajamen data master seperti data penerbit, pengarang, kota terbit dan subject. Apabila pengguna

Senayan telah mengisi data

pengarang, penerbit, kota terbit dan subject maka ketika pengguna tersebut memasukkan data bibliografi koleksi melalui bibliografi, pengguna tersebut tidak perlu mengetikan nama pengarang, subject, penerbit dan kota terbit. Pengguna tersebut cukup memilih nama pengarang, penerbit, kota terbit atau subject. 6. Stock Take Stock take merupakan menu yang digunakan untuk melakukan kegiatan stock opname. Dengan menggunakan menu ini pengelola

commit to user



perpustakaan berusaha untuk mencocokkan data koleksi yang ada di dalam database Senayan dengan kondisi riil koleksi di rak. 7. System Menu

system

merupakan

pengembangan Senayan

menu

yang

disediakan

oleh

untuk melakukan kegiatan mengaturan

terhadap perangkat lunak secara umum. Dengan memanfaatkan menu ini

penggunakan

dapat

membubuhkan

identitas

perpustakaan,

mengatur bahasa pengantar dan melakukan backup database Senayan. 8. Reporting Reporting merupakan menu yang menyediakan berbagai laporan terkait dengan aktivitas perpustakaan dalam memanfaatkan Senayan sebagai perangkat lunak otomasi. Berbagai laporan yang disajikan dalam menu reporting antara lain adalah

laporan jumlah

koleksi yang dimiliki perpustakaan, laporan transaksi peminjaman, laporan anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku dan laporan pengunjung perpustakaan. 9. Serial Control Serial Control merupakan menu yang disediakan untuk melakukan kegiatan pengelolaan koleksi terbitan berkala. 10. Union Catalog Server

commit to user



Union Catalog Server merupakan fasilitas atau menu yang disediakan

Senayan untuk membangun katalog induk antar

pengguna Senayan. 11. Counter Visitor Counter Visitor merupakan menu atau fasilitas yang fungsinya sama dengan presensi. Dengan menu atau fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat

memantau jumlah pengunjung yang masuk ke

dalam perpustakaan. Fasilitas menu Counter Visitor yang disediakan Senayan ini sangat membantu dalam manajemen perpstakaan. data jumlah pengunjungyang mengunjungi perpustakaan dapat tercatat atau terdeteksi di dalam menu Contunter Visitor, sehingga menu ini sangat berperan penting di dalam kebutuhan informasi mengenai pengunjung perpustakaan. Sebagai perangkat lunak yang termasuk dalam kategori free open source software. 2.10. Pengertian Open Source Software Open source software adalah istilah yang digunakan untuk software yang membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada software tersebut. Dan yang menarik dan salah satu keunggulannya adalah bahwa Open source software dapat diperoleh dan digunakan secara gratis tanpa perlu membayar lisensi. Biasanya orang mendapatkan software ini dari internet.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

3.1. Sejarah

Berdirinya

Perpustakaan

Universitas

Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa berdiri sejak tahun 1956 seiring dengan berdirinya Perguruan Tinggi Tamansiswa yang semula bernama Taman Prasarjana yang didirikan oleh Ki Hajar Dewantara. Semula perpustakaan bernaung dibawah urusan Bagian Pendidikan Majelis Luhur persatuan Tamansiswa yang pengelolanya saat itu masih bersamaan dengan perpustakaan Dewantara Kirti griya yang sekarang menjadi Museum Pribadi Ki Hajar Dewantara Kirti Griya. Seiring dengan berkembangnya fakultas dan program studi Taman Prasarjana tersebut maka perpustakaan kemudian dipisahkan menjadi dua yaitu Perpustakaan Dewantara Kirti Griya yang berlokasi di Jalan Tamansiswa 121 di komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah utara dan yang satu masih bernama Taman Pustaka Prasarjana yang berlokasi di komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah selatan yang pada jaman dahulu masih bersebelahan dan berdekatan dengan sekolahan Fakultas Hukum dan Sejarah Taman Prasarjana yang dalam perkembangannya menjadi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.

commit to user 31



Dari awal berdirinya Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa hingga saat ini tahun 2012 telah mengalami perubahan dan perkembangan

sangat

pesat

seiring

dengan

berkembangnya dan

bertambahnya program studi yang ada. Dalam melayani pengguna atau pencari Informasi kini telah menggunakan aplikasi Teknologi Informasi yaitu dengan menggunakan program aplikasi software open sourse berbasis web sehingga akan mempermudah dalam penelusuran dan pelayanan

informasi.

Dengan

penggunaan

program

yang

akan

dikembangkan melalui jaringan antar unit maka mahasiswa dapat mencari informasi tanpa harus mengunjungi perpustakaan dari unit satu ke unit yang lain, sedangkan informasi yang berkaitan dengan laporan-laporan pun menjadi lebih mudah dipantau oleh pimpinan yang berwenang sebagai yang memiliki hak acsses di perpustakaan.

3.2. Perubahan Penempatan Ruang Perpustakaan UST : 1. Dari awal th. 1956 -... di jalan Tamansiswa 121 sebelah selatan Pendopo Agung Tamansiswa 2. Tahun 1976

1990 menempati gedung baru lantai 2 sebelah selatan

Pendopo Agung Tamansiswa 3. Tahun 1990

2000 menempati ruang kuliah lantai 1 di kompleks

kampus FKIP Tuntungan 4. Tahun 2000

sekarang menempati ruang kuliah lantai 1 dan 2 di

komplek kampus Tempel Wirogunan.

commit to user



Tabel 1 Pelayanan Perpustakaan terhadap Seluruh Civitas Akademika, Jumlah Fakultas dan Program Studi UniversitasSarjanawiyataTamansiswaTahun 2012 Fakultas Program Studi Unit/Ruang Alamat FKIP 1. Program Studi Unit I UPT Perpustakaan Pendidikan Bahasa Lantai I : 5 Pusat Unit I Indonesia orang Jl. Batikan No. 2 2. Pendidikan Bahasa Lantai II : 2 Tempel Wirogunan, Inggris orang Umbulharjo 3. Pendidikan Seni Yogyakarta Rupa Nomor Telepon : 4. Pendidikan 0274-387841 Matematika 5. Pendidikan Fisika 6. Pendidikan Teknik Mesin 7. Pendidikan PKK 8. Pendidikan IPA 9. Pendidikan PGSD Fakultas 10. Manajemen Unit II UPT Perpustakaan Ekonomi Ekonomi Lantai I : 1 Unit II 11. Akuntansi orang Jl. Kusumanegara 121 12. Magister Yogyakarta Management Nomor Telepon : 0274-550570 Fakultas Pertanian

13. Agroteknologi 14. Agrobisnis

Fakultas Teknik

15. Teknik Industri 16. Teknik Sipil

Fakultas Psikologi

17. Psikologi

Unit III Lantai III : 1 orang

commit to user

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 yogyakarta Nomor Telepon : 0271553187



Pasca Sarjana

18. Magister Bahasa Unit III Inggris Lantai III : 1 19. Magister Pendidikan orang 20. Magister Evaluasi Penelitian

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 Yogyakarta Nomor Telepon : 0274553187

Sumber : Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Tabel 2 Pembagian Ruang No Keterangan Unit 1 1. Ruang Sirkulasi 2. Ruang Ketamansiswaan 3. Ruang Kepala 4. Ruang Pengolahan 5. Ruang Gudang 6. Ruang Referensi 7. Ruang Skripsi Unit II 1. Ruang Sikulasi 2. Ruang Skripsi 3. Ruang Gudang Unit III 1. Ruang Sirkulasi 2. Ruang Skripsi Jumlah Sumber : Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Jumlah Petugas 2 1 2 2 1 1 1 10

3.3. Visi, Misi, Tujuan Agar langkah-langkah kegiatan yang dilaksanakan dapat terarah maka perpustakaan menggunakan arah kebijakan yang telah ditentukan dengan mempunyai Visi dan Misi perpustakaan, sebagai berikut :

commit to user



1.

Visi : Mewujudkan Tamansiswa

sebagai

Perpustakaan sumber

Universitas

Infomasi

Sarjanawiyata

Berbasis

Teknologi,

Pengembangan Ilmu Pengetahuan, dan melestarikan terhadap ajaran hidup Tamansiswa. 2.

Misi : a. Menyediakan berbagai informasi yang lengkap, uptudate, akurat dan terpercaya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan membangun manusia berjiwa Tamansiswa sesuai dengan AzasTamansiswa. b. Meningkatkan minat akses mahasiswa, dosen dan masyarakat luas terhadap koleksi dan informasi Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa. c. Selalu berusaha meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia Perpustakaan.

3.

Tujuan : Guna mengimplementasikan visi dan misi, Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa memiliki tujuan Sbb. : a. Meningkatkan sumber daya informasi perpustakaan yaitu bukubuku teks, buku-buku referensi dan ketamansiswaan dan sumber-sumber

informasi

lain

sebagai

rujukan

mengembangkan ilmu pengetahuan 3% pertahun.

commit to user

untuk



b. Meningkatkan Pertumbuhan anggota pertahun sebesar 10 % pertahun dan peningkatan akses anggota sebesar 2 % perbulan. c. Menyediakan fasilitas sarana dan prasaana serta perangkat komputer untuk menunjang informasi berbasis teknologi. d. Tersedianya tenaga pustakawan profesional, dan trampil dibidangnya untuk melaksanakan tugas kepustakawanan.

3.4. Jaringan Kerjasama Perpustakaan Jaringan kerja sama yang telah ada di UST adalah : 1.

Jaringan Kerjasama : a. Jogja library for all alamat Web http://jogjalib.ac.id (sebagai anggota) b. Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Propinsi DIY

2.

Alamat : Web side perpustakaan UST : http://pustakaustjogja.ac.id

3.

Alamat akses jurnal elektronik oleh dosen dan mahasiswa : a. Proquest (religion, agronomi, sosiologi, biologi, art), Username: 08WBPRQ2HK, password: pqdikti b. Gale-Cengange (Mipa, Humaniora, dan Pendidikan), Username : kpt05002, password: advance c. EBSO (seluruh bidang ilmu, ekonomi, bisnis dan kedokteran/midline) username: ns003859, password.

commit to user



3.5. Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan : 1. Mengikut sertakan kegiatan pada seminar-seminar baik yang di dalam kota maupun diluar kota. 2. Mengadakan

kegiatan pelatihan-pelatihan teknologi informasi

dengan aplikasi TI software open source senayan pada bulan Maret 2011 diikuti oleh seluruh pustakawan, pelatihan bersama dengan komunitas SLIMS (Software Library Information Manajemen System) dan akan dilaksanakan pelatihan penyegaran kembali pada bulan April 2012 yang akan datang. 3. Kerjasama dengan yayasan Damandiri dengan alamat web : http://damandiri.ac.id 4. Tahun 2008

2012 sebagai pengurus aktif dalam Forum

Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) Propinsi DIY alamat webhttp://fpptidiy.ac.id

3.6. Letak Geografi Perpustakaan Dikarenakan lokasi kampus yang tidak terpadu maka dalam perkembangannya perpustakaan di kembangkan menjadi unit atau tiga lokasi yang terpisah dengan koleksi menyesuaikan dengan program studi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan karena untuk memberikan kemudahan bagi para mahasiswa yang mencari informasi guna kebutuhan studinya, tiga unit tersebut adalah sebagai berikut :

commit to user



1. Perpustakaan unit 1 (sebagai unit pusat) berlokasi di Jl. Batikan No. 2 Tempel Wirogunan, Umbulharjo Yogyakarta (berdekatan dengan kampus FKIP dengan 9 program studi) 2. Perpustakaan unit 2 berlokasi dikomplek kampus 2 Jl. Kusumanegara 121 melayani fakultas ekonomi 2 program studi dan fakultas pertanian 2 program studi dan program pasca sarjana Magister Manajemen dengan 1 program studi 3. Perpustakaan unit 3 di komplek kampus pusat Jl. Kusumanegara 157 menempati lantai 3 melayani fakultas teknik dengan 2 program studi, fakultas psikologi 1 program studi dan pasca sarjana magister pendidikan 3 program studi.

3.7. Estafet Kepemimpinan : 1. Tahun 1956 - ... Nyi Hajar Dewantara 2. Tahun 1975

1979 Ki Djunari (Tenaga dari Staf Majelis Luhur

Persatuan Tamansiswa) 3. Tahun 1980

1990 Nyi Sutarti, BA.

4. Tahun 1991

1993 Nyi Da. Sukarni

5. Tahun 1994

2008 Nyi Dra. V. Rubiyah

6. Tahun 2008

2011 Nyi Mintarsih, S.Pd.

7. Tahun 2011

sekarang Dra. V. Rubiyah

commit to user



3.8. PengelolaanDan Kepemilikan 1.

Pengelolaan Perkembangan penggunaan aplikasi program teknologi informasi perpustakaan : a. Awal

1978 pelayanan manual

b. Tahun 1979

2006 penggunaan manual dengan mengacu

aturan klasifikasi ilmu perpustakaan DDC (Decimal Dewey Clasification) dari edisi 20 ke edisi 21. c. Tahun 2007

2011 (bulan maret) menggunakan program

CDS/ISIS (Winisis Under Window) d. Tahun 2011 (bulan april

sekarang) menggunakan Software

Opensourse Senayan berbasis web. 2.

Kepemilikan a. Kepemilikan Data Koleksi

No.

Tabel 3. Koleksi di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta Eksemplar Jenis Judul

1.

Buku Teks wajib

7.216

9.833

2.

Buku Teks anjuran

10.824

14.824

3.

Jurnal Nasional

52

102

4.

Jurnal Internasional

21

74

5.

Terbitan pemerintah

115

115

6.

Majalah dan surat kabar

11

14

commit to user



7.

Skripsi S1

16.843

16.843

8.

Sarjana Muda

1001

1001

9.

Thesis

31

31

10.

Penelitian

50

50

11.

Karya mahasiswa

158

158

28

29

12.

Buku-buku Ketamansiswaan


Tabel 4. Kepemilikan data inventarisasi No Jenis Jumlah 1 Speedy 3 2 Komputer (CPU monitor, 8 kibord) 3 Printer 6 4 Scanner 1 5 Laptop (thosiba) 2 6 Handycam 1 7 TV 2 8 DVD 1 9 Rak buku kayu 88 10 Rak buku dari besi 12 11 Meja kantor 14 12 Meja kursi tamu 1 13 Almari kaca untuk display 4 14 Kursi kayu 73 15 Kursi putar 4 16 Kursi dari besi 16 17 Meja baca portable 45 18 Meja kayu panjang 41 19 Filling kabinet 1 20 Almari kaca 17 Sumber : UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

commit to user



3.9. Luas Gedung Perpustakaan 1. Unit 1 : 698,5 m2 2. Unit 3 : 70 m2 3. Unit 3 : 68,5 m2 Tabel.5 TenagaPustakawan 2012 No

Nama/NIY

Pangkat/Golong an Penata / III b

1

Dra. V. Rubiyah NIY : 5878019

2

Sudarwanto NIY :

Pengatur Tk.I/Iid

3

Dwi Retno Marheni

Pengatur Tk. I/Iid

4

Joko Yuwono

Penata/IIIa

5

Dori Ambogo

Pengatur Muda/Iib

6

Herlan

7

Rudi Istanta

Pengatur Muda/Iic Pengatur Tk. I/Iid

Pendidikan Studi S2 Perpustaka an

Lama Tugas di Tempat Perpustakaan Bertugas 13 tahun Pusat/Ketua UPT.Perpustaka an

SLTA + Kursus D1 Perpustaka an Sarjana Muda Administra si SLTA

17 tahun

Tenaga Teknis (Unit 1)

18 tahun

Pelayanan Referensi (Unit 1)

15 tahun

D3 Perpustaka an SLTA

3 tahun

Pelayanan Skripsi (Unit 1) Sirkulasi (Unit 1)

SLTA

1 tahun

8

Dwi Nur Penata/IIIa SLTA Tantri 9 Enik Pengatur Tk.I/Iid SLTA Setyowati 10 Mintarsih Penata/IIIa SarjanaEko Dewarini nomi Apriati Sumber : Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

commit to user

25 tahun

3 tahun 25 tahun 3 tahun

Sirkulasi dan Umum (Unit 1) Bidang Administrasi Umum (Unit 1) Sirkulasi (Unit 3) Sirkulasi (Unit 2) Refeensi (Unit 1)



3.10. SusunanOrganisasi Bagan 1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. REKTOR PR I Kepala UPT Perpustakaan Sekretaris Pelaksana

Bendahara Bidang Pengadaan

Bidang Pengolahan

Bidang PelayananSirkulasi Administrasi & Dokumen Layanan Umum Jaringan Sistem

sumber : Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

commit to user



3.11. Rencana

Strategi

Perpustakaan

UniversitasSarjanawiyataTamansiswa 5 Ttahun 1.

Tahun 2012

2013 (2 Tahun Pertama)

a. Peningkatan koleksi, SDM, dan kerja sama b. Menambah dan melengkapi sarana dan prasarana c. Melaksanakan promosi keluar dan kedalam d. Menambah tenaga SDM Perpustakaan/TenagaKontrak e. Melakukan evaluasi secara bertahap/periodik 2.

Tahun 2014

2015 Menuju Perpustakaan Digital

a. Perencanaanperpustakaan digital b. Peningkatankoleksisumberinformasi digital c. Peningkatankompetensikepustakawanan d. Melakukanevaluasisecarabertahap/periodik 3.

Tahun 2016 Menuju Perpustakaan Yang Mandiri a. Meningkatkan jaringan kerjasama b. Mewujudkan SDM yang handal c. Peningkatkan koleksi aumber daya informasi d. Melakukan evaluasi secara bertahap/periodik

commit to user



3.12. Peraturan

Perpustakaan

UniversitasSarjanawiyataTamansiswa

Yogyakarta NO. 20/UST/PERP/III/2012 Tabel.6 Jam Kunjungan2012 Perpustakaan Unit

Unit I

Unit II

Layanan Kunjungan Biasa

Layanan Kunjungan Piket

1. Senin : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib 2. Selasa : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib 3. Rabu : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib 4. Kamis : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib 5. Jumat : 08.00 11.30 wib 13.00 15.30 wib ( 12.00 13.00 wib : istirahat)

1. Sabtu : 08.00 15.00 wib 2. Minggu : 11.00 15.00 wib


1. Senin : 18.00 21.00 wib 2. Selasa : 18.00 21.00 wib 3. Rabu : 18.00 21.00 wib 4. Kamis : 18.00 21.00 wib 5. Jumat : 15.30 19.00 wib 6. Sabtu : 14.00 19.00 wib 7. Minggu : 09.00 14.00 wib

commit to user




Unit III

1. Senin : 16.00 20.00 wib 2. Selasa : 16.00 20.00 wib 3. Rabu : 16.00 20.00 wib 4. Kamis : 16.00 20.00 wib 5. Jumat : 16.00 20.00 wib 6. Sabtu : 12.00 18.00 wib 7. Minggu : 11.00 15.00 wib


3.13. Keanggotaan 1.

Anggota Biasa : Mahasiswa UST, Dosen, dan Karyawan a. Bagi anggota baru, mengisi formulir anggota biasa dan menyerahkan pas foto warna ukuran 3x4 cm sebanyak 2 lembar dan membayar biaya kartu anggota Rp.10.000,(sepuluh ribu rupiah). b. Masa keanggotaan untuk mahasiswa adalah jangka waktu satu semester yang bersangkutan telah tercatat secara resmi sebagai mahasiswa UST, dan melakukan heregistrasi kembali setiap semester dengan membayar Rp.5.000,-.

commit to user



c. Masa keanggotaan untuk dosen dan karyawan tetap adalah jangka waktu dosen dan karyawan tersebut menjadi pegawai tetap UST. d. Program

program khusus yang diselenggarakan oleh UST

membayar kartu anggota biasa perpustakaan sebesar Rp. 15.000,- dengan menunjukan kartu mahasiswa, mengisi formulir aktif anggota biasa, menyerahkan pas foto warna ukuran 3x4 cm sebanyak 2 lembar. 2.

Anggota Alumni: Mahasiswa yang telah lulus. a. Alumni mengisi formulir aktivasi anggota baca. b. Menyerahkan fotokopi kartu alumni UST. c. Kartu alumni berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan.

3.

Anggota Baca a. Menyerahkan fotocopy kartu mahasiswa atau identitas lain yang masih berlaku sebanyak 1 lembar. b. Menyerahkan pas foto berwarna terbaru ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar. c. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 20.000,00 dengan masa keanggotaan 1 semester. d. Anggota baca dibuatkan kartu anggota perpustakaan, dan selanjutnya disebut sebagai kartu anggota baca.

commit to user



3.14. Layanan : 1. Ketentuan Umum a. Pengunjung yang dapat masuk ke perpustakaan adalah anggota biasa, anggota alumni dan anggota baca. b. Sebelum masuk ke perpustakaan pengunjung wajib menitipkan tas termasuk tas laptop, jaket, topi, dan sweater di rak tas yang telah disediakan kecuali laptop, alat tulis dan barang

barang

berharga. c. Pengunjung wajib berpakaian rapi, tidak boleh memakai kaos oblong, celana pendek dan sandal jepit. d. Pengunjung wajib memperlihatkan kartu anggota biasa, kartu alumni atau kartu anggota baca yang berlaku. e. Kartu anggota biasa, kartu alumni dan kartu anggota baca tidak dapat dipergunakan oleh orang lain. f.

Pengunjung diwajibkan memindai kartu anggota biasa, anggota alumni, dan anggota baca pada alat yang disediakan di pelayanan pintu pengunjung (mengisi presensi).

g. Pengunjung diizinkan membawa masuk buku

buku cetak,

fotokopian, atau bahan bacaan lainnya milik sendiri dengan melaporkan kepada petugas. h. Pengunjung dimohon menjaga kerapian, keutuhan koleksi, menjaga ketenangan dan ketertiban.

commit to user



i.

Pengunjung tidak diperbolehkan merokok, membawa alat pemotong, makan dan minum selama di perpustakaan.

j.

Pengunjung dimohon mematikan dering handphone selama di perpustakaan.

2. Layanan Sirkulasi Koleksi sirkulasi adalah koleksi bahan pustaka buku yang diberikan kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran koleksi, peminjaman dan pengembalian. a.

Ketentuan Peminjaman : 1) Buku yang dipinjam adalah buku koleksi sirkulasi. 2) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 3 eksemplar untuk mahasiswa dan 6 eksemplar untuk dosen dan karyawan dengan judul yang berbeda. 3) Jangka

waktu

mahasiswa

dan

peminjaman dapat

selama

diperpanjang

1

minggu satu

kali

untuk masa

peminjaman, 2 minggu untuk dosen dan karyawan, dan dapat diperpanjang 1 kali masa peminjamannya. 4) Peminjaman buku menggunakan kartu anggota perpustakaan b.

Ketentuan Perpanjangan dan Pengembalian 1) Peminjaman yang akan memperpanjang masa pinjamannya harus membawa buku dan kartu anggota biasa.

commit to user



2) Peminjaman atau perpanjangan koleksi tidak dilayani apabila pengguna belum mengembalikan koleksi yang terlambat dan belum membayar denda. 3) Buku

buku yang telah habis masa peminjamannya harus

segera dikembalikan. c.

Layanan Referensi dan Skripsi. 1) Kolekesi Ruang Referensi : a) Koleksi cadangan. b) Koleksi jurnal. c) Koleksi referensi. 2) Koleksi terbitan berkala. a) Skripsi. b) Thesis. c) Penelitian

d.

penelitian dosen.

Ketentuan Pelayanan Koleksi Referensi dan Skripsi. 1) Koleksi referensi hanya dapat dibaca di tempat dan yang boleh difotocopy hanya koleksi buku teks saja dengan membayar biaya perawatan per buku Rp. 3000,- dan biaya fotocopy Rp. 200 rupiah perlembar. 2) Koleksi yang selesai dibaca diletakkan di rak transit. 3) Koleksi skripsi, thesis dan penelitian hanya diperbolehkan dibaca ditempat dan tidak diperbolehkan difotocopy.

commit to user



e.

Layanan Komputer dan Multimedia. 1) Pelayanan Komputer dan Multimedia Pelayanan

komputer

dan

multimedia

berupa

penyediaan fasilitas komputer, TV dan DVD yang dapat digunakan untuk mengakses koleksi CD yang disediakan oleh perpustakaan. 2) Ketentuan Pelayanan Komputer dan Multimedia. a) Pemakai komputer dan multimedia adalah anggota perpustakaan. b) Pemakai dapat menggunakan komputer dan multimedia maksimal selama 2 jam dan dapat diperpanjang jika tidak ada pengguna berikutnya. f.

Layanan Khusus Ketamansiswaan. 1) Pelayanan khusus ketamansiswaan adalah berupa ruang yang berupa ruangan yang menggunakan tempat duduk karpet dan disediakan meja

meja kecil untuk menulis.

2) Ketentuan pelayanan khusus koleksi ketamansiswaan. a) Pemakai adalah anggota biasa dan alumni serta anggota baca yang dapat digunakan untuk kegiatan rapat diskusi dan sarasehan tentang ketamansiswaan dll. b) Pengguna ruang ketamansiswaan untuk keperluan kegiatan anggota tidak dikenakan biaya, diharapkan

menjaga

commit to user

tata

tertib

dan

hanya

peraturan



perpustakaan, dan ketentuan hari dan waktu diharap memberitahukan terlebih dahulu kepada petugas. c) UPT. Perpustakaan menerima sumbangan koleksi untuk pengembangan ketamansiswaan.

3.15. Sangsi 1. Dikenakan denda buku atas keterlambatan pengembalian buku per hari Rp. 300,-/ buku. 2. Peminjaman yang menghilangkan buku yang dipinjam diharuskan mengganti buku yang sama atau memfotocopy buku teks rangkap 2. 3. Bila buku pinjaman robek sampul atau hilang halamannya atau kotor, peminjam diharuskan memperbaiki seperti semula atau mengganti buku yang sama. 4. Pelanggaran pada koleksi skripsi dan penelitian berupa memotret, mengkopy atau merobek dikenakan proses dan sanksi akademis.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Analisa Masalah Adanya tuntutan masyarakat yang semakin meningkat dalam hal pola perolehan informasi disatu sisi, arus globalisasi yang menyebabkan melimpahnya informasi dalam perbagai jenis maupun bentuk media, serta tersedianya perangkat yang mampu menunjang kegiatan yang sulit dilakukan di masa-masa lalu, mau tak mau memberikan peluang besar bagi perpustakaan untuk melakukan perubahan dalam pola layanan maupun peranan yang diberikan, antara lain sebagai mediator informasi, penunjuk jalan, fasiliator, pendamping pendidik dan sebagainya. Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu pelayanan perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pemakai. Kegitan sirkulasi ini sering dianggap sebagai ujung tombak perpust akaan, karena bagian ini yang paling sering dimanfaatkan oleh pemakai. Dengan demikian baik tidaknya suatu perpustakaan sering ditentukan oleh bagaimana dengan pelayanan sirkulasi yang diberikan. Dalam pelayanan sirkulasi, kegiatan yang dilakukan antara lain peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, perpanjang kartu anggota, pembuatan kartu anggota, bebas pustaka dan statistik sirkulasi. Kegiatan di pelayanan sirkulasi bersifat rutin dan membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan layanan.

commit to user 52



Pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

telah

menggunakan

sistem

komputerisasi

dengan

menggunakan software senayan. Senayan merupakan program aplikasi untuk pengolahan antara lain perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Pengguna perpustakaan yang berstatus mahasiswa, dosen dan karyawan yang telah mendaftar menjadi anggota perpustakaan, secara otomatis sudah menjadi anggota perpustakaan namun jika kartu perpustakaan belum jadi maka pengguna perpustakaan hanya boleh membaca ditempat. Dalam peminjaman terdapat fasilitas untuk mendefinisikan aturan peminjaman yang didasarkan pada member type, colection type dan GMD. Peraturan yang dditetapkan dalam fasilitas ini adalah batas jumlah peminjaman (loan limit), periode peminjaman (loan period), batas perpanjangan (reborrow limit), denda per hari (fine each day) dan toleransi keterlambatan (overdue grace periode). Ada tiga tipe peminjaman yaitu dosen, karyawan, mahasiswa. Dalam peminjaman memiliki perbedaan jumlah ko leksi yang dipinjam dan periode peminjaman. Ketentuan aturan peminjaman sebagai berikut : a. Jumlah pinjaman untuk dosen sebanyak 3 buku dalam jangka waktu pengembalian satu minggu. b. Jumlah pinjaman untuk karyawan sebanyak 3 buku dalam jangka waktu pengembalian satu minggu. c. Jumlah pinjaman untuk mahasiswa sebanyak 2 buku dalam jangka waktu pengembalian satu minggu.

commit to user



Jika terjadi keterlambatan untuk mahasiswa dikenakan sanksi berupa denda setiap satu buku untuk perhari dikenakan denda Rp. 300, bisa perpanjang satu kali perpanjangan. Untuk dosen dan karyawan jika terjadi keterlambatan dikenakan sanksi berupa denda setiap satu buku untuk perhari dikenakan denda Rp.500, bisa perpanjang dua kali. Untuk pendaftaran anggota perpustakaan dikenakan biaya Rp.5000.

4.1.1. Langkah-langkah Prosedur peminjaman 1. Langkah pertama adalah menelusuri koleksi yang akan dipinjam melalui OPAC. Gambar 1 Menu OPAC

Sumber: Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 20012

2. Langkah kedua adalah peminjaman mencatat nomor klasifikasi buku yang diinginkan. 3. Langkah ketiga adalah peminjaman membawa buku yang telah ditemukan ke bagian sirkulasi.

commit to user



4. Langkah selanjutnya adalah buku yang telah ditemukan diserahkan ke petugas dengan menunjukan Kartu Anggota Perpustakaan untuk diproses. Untuk melakukan prosedur peminjaman ini, dalam program senayan terdapat beberapa langkah: a. Login ke program senayan Gambar 2 Login Senayan

Sumber: Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

b. Memilih menu sirkulasi Gambar 3 Start Transaction

Sumber:Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

c. Setelah

muncul

menu

start

transaction

petugas

memasukkan nomor ID anggota dengan menyorot nomor barcode anggota. Setelah memasukkan nomor barcode

commit to user



anggota ke dalam sistem, kemudian akan muncul data anggota peminjam. Gambar 4 Menu ID Anggota

Sumber: Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

d. Kemudian muncul data peminjaman, pilih menu loan untuk selanjutnya memasukan barcode buku yang akan dipinjam. e. Setelah memasukkan kode barcode buku yang akan di pinjam maka secara otomatis data buku yang dipinjam akan masuk kedalam sistem peminjaman pada nama anggota peminjam.

commit to user



Gambar 5 Menu selesai transaksi

Sumber:Perpustakaan Unniversitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

f. Untuk mengakhiri proses peminjaman klik menu finish transaction g. Kemudian diberi cap tanggal kembalian pada kartu buku. Selain menggunakan komputer pada pelayanan sirkulasi juga menggunakan peminjaman secara manual. Peminjaman secara manual hanya dilakukan bila terjadi mati lampu. Adapun langkah-langkah peminjaman secara manual sebagai berikut : a. Peminjaman menyerahkan buku buku yang akan dipinjam beserta kartu anggota perpustakaan kepada petugas. b. Kemudian petugas memberi cap tanggal kembalian pada kartu buku dan date due slip. c. Setelah itu petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota perpustakaan peminjam.

commit to user



4.1.2. Langkah-langkah prosedur pengembalian 1. Langkah pertama, peminjam menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas dan menyebutkan nama serta jurusannya. 2. Langkah kedua, pilih menu sirkulasi Gambar 6 Menu Start Transaction

Sumber: Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

3. Kemudian petugas memasukkan nomor ID anggota dengan menyorot nomor barcode pada kartu anggota perpustakaan. 4. Setelah memasukkan kode barcode anggota kedalam sistem, kemudian muncul data anggota peminjam beserta data buku yang dipinjam. 5. Kemudian klik tanda panah kebawah untuk proses pengembalian buku.

commit to user



Gambar 7 Menu Pengembalian


6. Untuk

mengakhiri

proses

pengembalian

klik

finish

transaction. Gambar 8 Finish Transaction


4.1.3. Penagihan Denda Dalam program senayan, layanan penagihan denda dapat dilakukan

pada

saat

pengembalian

dengan

keterangan

keterlambatan yang tertera pada daftar pinjaman koleksi yang terlambat, tepatnya dibawah judul buku yang dipinjam. Denda keterlambatan akan secara otomatis muncul jika peminjam terlambat mengembalikan pinjaman.

commit to user



Fasilitas untuk mengetahui anggota-anggota dengan status terlambat. Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah member ID, member name, title, lama keterlambatan, loan date, due date. Dengan menu ini pula kita dapat melakukan pencetakan dan pencarian data keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori member ID/member name, loan date from, loan date until. Gambar 9 Menu Penagihan Denda

Sumber : Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Pada gambar diatas terdapat tulisan berwarna merah (Overdued for 1 days(s) with fines value 300) terlihat bahwa peminjam terlambat dalam mengembalikan buku dengan jumlah dua buku dan lama keterlambatan selama satu hari dengan denda Rp. 600 dengan ketentuan denda sebesar Rp. 300. Kemudian setelah

petugas

memberitahukan

kepada

peminjam

bahwa

terlambat dalam pengembalian maka peminjam harus mencatat Nama,

Member

ID,

jumlah

buku

yang

dipinjam,

lama

keterlambatan, besar denda yang harus dibayar pada buku denda

commit to user



yang sudah tersedia. Selanjutnya petugas melakukan proses pengembalian. 4.1.4. Perpanjangan Kartu Anggota Kartu anggota Perpustakaan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta masa berlakunya hanya 1 semester bila masa berlakunya sudah habis kartu anggota harus diperpanjang. Gambar 10 Menu ID Anggota


Dalam gambar diatas tulisan Membership Already Expired yang berwarna merah menunjukkan bahwa kartu anggota tersebut masa berlakunya sudah habis. Kartu anggota yang masa berlakunya sudah habis tidak bisa meminjam buku jika ingin meminjam harus memperpanjang kartu anggota terlebih dulu dengan membayar Rp. 5000.

commit to user



4.1.5. Manfaat Menggunakan Senayan. 1. Praktis dan Cepat Senayan dapat mempercepat proses sirkulasi, pencarian dan peminjaman, penelusuran serta pemasukan dan penyunting data

koleksi,

penelusur

dengan

menggunakan

kunci

penelusuran. 2. Fleksibel Senayan memberikan fleksibilitas dibidang aplikasi dan pemilihan

hardware.

Senayan

dapat

dioperasikan

menyesuaikan dengan kemampuan perpustakaan dan dapat mengembangkan secara bertahap. 3. Fungsional dan Akurat Tampilan data Senayan sangat akurat dalam menunjang pengelolaan perpustakaan terutama di bagian sirkulasi dan penelusuran 4. Terpadu dan Akurat Senayan dirancang dengan menggunakan dua bahasa yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, memberikan daftar menu pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan program. 5. Pengguna akan mendapatkan peluang lebih banyak untuk menelusuri dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada.

commit to user



4.2. Hambatan Yang Dihadapi Dalam Penerapan Pelayanan Sirkulasi Via Open

Source Software

Senayan di Perpustakaan

Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. 4.2.1. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam layanan sirkulasi via open source software senayan adalah : 1. Ketika aliran listrik terputus maka kegiatan peminjaman dan pengembalian tidak bisa berjalan. 2. Ketika server jaringan internet terputus maka kegiatan secara otomatis juga tidak bisa berjalan. 3. Dengan menggunakan sistem layanan terbuka sehingga sering kali koleksi buku yang terdapat pada rak-rak sering berantakan kurang tertata dengan baik. 4. Bila

membutuhkan

data

riwayat

peminjaman

dan

pengembalian belum bisa langsung print karena formatnya hanya bisa excel, belum bisa langsung word 4.2.2. Pemecahan Masalah Dengan adanya hambatan-hambatan tersebut banyak upaya yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta antara lain, sebagai berikut : 1. Untuk mengatasi permasalahan aliran listrik dan server jaringan yang terputus, perlu disediakan genset untuk menambah daya listrik, sehingga saat listrik mati pelayanan

commit to user



masih tetap berjalan, namun di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa belum memiliki genset, sehingga bila terjadi aliran listrik maupun server jaringan terputus proses pelayanan dilakukan secara manual. 2. Untuk mengatasi permasalahan koleksi buku yang berantakan diadakan shelving, sebelum perpustakaan dibuka petugas perpustakaan hendaknya melakukan reshelving dengan tujuan supaya buku tetap tertata rapi sebelum pengunjung masuk keperpustakaan. 3. Untuk mengatasi permasalahan bila membutuhkan data riwayat peminjaman dan pengembalian belum bisa langsung print karena formatnya hanya bisa excel, belum bisa langsung word untuk mengatasi permasalahan tersebut hendaknya dilakukan pengeditan terlebih dahulu dari excel ke microsoft word.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada bab IV,

maka

penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1.

Langkah-langkah pelayanan sirkulasi via open source software senayan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. Langkah-langkah peminjaman yaitu : pertama login ke program senayan, setelah itu muncul menu sirkulasi kemudian klik icon start transaction (masukkan nomor ID anggota dengan menyorot nomor barcode anggota). Setelah muncul data peminjaman, pilih menu loan (pinjam) kemudian masukan barcode buku yang akan dipinjam setelah itu klik menu finish transaction, lalu diberi cap tanggal kembalian pada kartu buku. Langkah-langkah pengembalian yaitu : peminjam menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas (menyebutkan nama jurusan), petugas memilih menu sirkulasi lalu memasukkan nomor ID anggota, kemudian muncul data anggota peminjam beserta data buku yang dipinjam, setelah itu klik tanda panah kebawah untuk proses pengembalian buku lalu klik finish transaction untuk mengakhiri proses pengembalian.

commit to user 65



Dalam program senayan, layanan penagihan denda dapat dilakukan pada saat pengembalian dengan keterangan keterlambatan yang tertera pada daftar pinjaman koleksi yang terlambat, tepatnya dibawah judul buku yang dipinjam. Denda keterlambatan akan secara otomatis muncul jika peminjam terlambat mengembalikan pinjaman. Anggota perpustakaan dapat melakukan perpanjangan kartu anggota apabila masa berlakunya sudah habis. 2.

Hambatan yang dihadapi dalam penerapan pelayanan sirkulasi via open source software senayan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta. Hambatan yang dihadapi dalam penerapan pelayanan sirkulasi via open source software senayan yaitu : ketika aliran listrik terputus maka kegiatan peminjaman dan pengembalian tidak bisa berjalan, ketika server jaringan internet terputus maka kegiatan secara otomatis juga tidak bisa berjalan, dengan menggunakan sistem layanan terbuka sehingga sering kali koleksi buku yang terdapat pada rak-rak sering berantakan kurang tertata dengan baik, bila membutuhkan data riwayat peminjaman dan pengembalian belum bisa langsung print karena formatnya hanya bisa excel, belum bisa langsung word.

5.2. Saran 1. Untuk kegiatan shelving perlu diperhatikan karena banyak buku yang terletak tidak pada rak nomor klasifikasinya, oleh karena itu hendaknya petugas lebih teliti lagi dalam kegiatan shelving.

commit to user



2. Untuk segi kebersihan bahan pustaka lebih diperhatiakan karena banyak buku yang berdebu. 3. Perlu adanya tenaga listrik cadangan atau genset agar sewaktu-waktu terjadi pemadaman listrik tidak mengganggu proses pelayanan sirkulasi.

commit to user

PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

Recommend Documents