ANALISIS KELAYAKAN INVESTASI APLIKASI SISTEM INFORMASI FINANSIAL MENGGUNAKAN METODE INFORMATION ECONOMICS (IE) PADA CV. RINJANI AGRO SENTOSA Briyanseta Puspanendra 5207100008 Dosen Pembimbing Ir. A. Holil Noor Ali M.Kom Sholiq,ST, M.Kom, M.SA
Abstrak • Investasi Teknologi Informasi (TI) seringkali hanya dipandang sebagai suatu biaya yang harus dikeluarkan tanpa tahu manfaat apa yang akan diperoleh. Akan tetapi investasi terhadap suatu sistem aplikasi terus dilakukan karena perusahaan melihat bahwa ada hubungan antara biaya TI dengan performa ekonomi dari perusahaan • Salah satu metode untuk melakukan penilaian terhadap kelayakan proyek adalah Information Economics (IE), • Studi analisis ini menghasilkan sebuah justifikasi apakah investasi ini layak untuk diimplementasikan atau tidak
Latar Belakang • CV Rinjani Agro Sentosa merupakan sebuah perusahaan agrobisnis yang sedang mengembangkan usahanya diseluruh Indonesia. • Perusahaan ini memutuskan untuk melakukan investasi di bidang IT, yaitu dengan rencana pengaplikasian software sistem informasi finansial, dengan tujuan awal untuk mempermudah pengintegrasian finansial antara kantor cabang satu dengan kantor cabang yang lain.
Perumusan Masalah • Permasalahan yang akan terselesaikan dalam tugas akhir ini adalah: ▫ Bagaimana membuat sebuah studi kelayakan yang menghasilkan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. ▫ Bagaimana menghasilkan sebuah justifikasi yang dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan terhadap investasi Sistem Informasi Finansial
Batasan Masalah Batasan pemasalahan dalam tugas akhir ini adalah: • Studi kelayakan yang dilakukan hanya dalam lingkup pengimplementasian software system informasi finansial pada CV Rinjani Agro Sentosa. • Studi kelayakan ini hanya membahas pada aplikasi sistem informasi financial ini saja, tidak membahas masalah jaringan. • Studi kelayakan ini hanya menghasilkan bahan pertimbangan, bukan sebuah keputusan mutlak. • Studi kelayakan ini dilakukan untuk jangka waktu 5 tahun. • Studi kelayakan ini hanya dilakukan dengan metodologi Information Economics.
Tujuan • Tujuan dari tugas akhir ini adalah: ▫ Membuat studi kelayakan yang menghasilkan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. ▫ Menghasilkan sebuah justifikasi yang dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan pada perusahaan terkait
Metode Penelitian ▫ Studi Pendahuluan dan Literatur Studi literatur yang dilakukan dalam pembuatan tugas akhir ini adalah pembelajaran dan pemahaman literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. Beberapa yang akan dipelajari seperti cara melakukan studi kelayakan dengan menggunakan metodologi Information Economics dan memanfaatkannya untuk membuat justifikasi terkait. ▫ Pengambilan data Pengambilan data juga akan mengambil data tentang bagaimana proses bisnis pada CV Rinjani Agro Sentosa. Data yang diambil antara lain sebagai berikut : ▫ IT Strategic Goal ▫ IT Key Performance Indikator ▫ Proses Bisnis Inti Pengambilan data ini dimaksudkan untuk mengetahui keadaan di perusahaan, dan beberapa rencana perusahaan terkait dengan implementasi IT.Hasil dari pengambilan data ini kemudian akan menjadi bahan pertimbangan apakah rencana investasi yang dilakukan telah sesuai dengan tujuan perusahaan.
Metode Pengumpulan Data • Wawancara • Pengamatan Dokumen ▫ Pengamatan deskriptif yang dilaksanakan pada eksplorasi secara umum;
▫ Pengamatan terfokus yaitu pengamatan yang lebih fokus terhadap detail suatu domain; ▫ Pengamatan terseleksi yaitu untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam analisis komponensial. • Penyebaran Angket Penyebaran angket dimaksudkan untuk mendapatkan masukan persepsi karyawan yang terlibat langsung tentang aspek-aspek intangibilitas yang tidak mempunyai data-data histori. • Pembuatan Studi Kelayakan Pada tahap ini dilakukan pembuatan studi kelayakan untuk nantinya digunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Pembuatan studi kelayakan dilakukan dengan menggunakan metodologi Information Economics.
▫ Pembuatan Studi Kelayakan Pada tahap ini dilakukan pembuatan studi kelayakan untuk nantinya digunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Pembuatan studi kelayakan dilakukan dengan menggunakan metodologi Information Economics. ▫ Pembuatan Laporan Pembuatan laporan disini ditujukan agar seluruh langkahlangkah yang telah dilakukan didokumentasikan dengan lengkap sehingga dapat memberikan informasi yang berguna bagi yang membacanya. Kesimpulan dari tugas akhir ini juga dicantumkan dalam laporan.
ANALISIS KONDISI INTERNAL DAN ANALISIS DATA Gambaran Umum • Background and history • CV. Rinjani Agro Sentosa adalah sebuah perusahaan agro bisnis terutama dibidang kemitraan perternakan ayam. Perusahaan ini, baru didirikan pada tahun 2008 yang berpusat di kota Surabaya dan merupakan grup dari PT. Kartika Eka Yudha Maritim. • Saat ini, perusahaan CV. Rinjani Agro Sentosa telah memiliki 8 cabang kantor yang tersebar diseluruh daerah Indonesia yaitu Surabaya, Menado, Palangkaraya, Batam, Denpasar, Mataram, Kendari dan Makasar.
IT Strategic Goal • • • •
IT Strategic Goal pada CV Rinjani Agro Sentosa ini meliputi : Integrasi IT pada seluruh cabang perusahaan Menerapkan sistem peramalan Membangun Portal Perusahaan Menerapkan Information Resource management
Key Performance Indikator 1. Integrasi IT pada seluruh cabang perusahaan • Mengintegrasikan Seluruh Cabang ke Pusat. • Melakukan integrasi data antara cabang dengan pusat perusahaan. Integrasi meliputi data Financial, Operational, SDM dan kemitraan. Melakukan integrasi data antar cabang. Integrasi meliputi data Financial, Operational, SDM dan kemitraan. 2. Membentuk Divisi IT • Membentuk suatu divisi yang bertanggung jawab mengelola integrasi IT di seluruh perusahaan. Membentuk sub divisi IT yang mengelola IT di masing masing cabang. 3. Meningkatkan Kinerja Operational Perusahaan • Mengurangi biaya operational dengan memperpendek jarak dan waktu setelah adanya IT yang terintegrasi.
Strategi Bisnis Vission • Menjadi perusahaan Agro Bisnis kemitraan terbesar di Indonesia Mission • Membangun kerjasama kemitraan unggas saling menguntungkan. • Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. • Mengutamakan kesetiaan dan kejujuran dalam melakukan usaha kemitraan unggas. • Mengembangkan jaringan kemitraan unggas di seluruh wilayah indonesia. • Mencapai kesejahteraan bersama melalui usaha kemitraan unggas. Tujuan • Memperoleh laba dan peningkatan penjualan untuk pertumbuhan perusahaan. • Menyajikan produk ayam potong dengan kualitas terbaik dan dengan harga yag terjangkau.
Proses Bisnis Umum Sistem Yang Ada Saat Ini • Pembuatan laporan keuangan dilakukan secara manual oleh masing masing cabang. Setiap bulannya, pada tanggal yang telah ditentukan, masing-masing cabang mengirimkan laporan keuangan nya. • Pengiriman laporan keuangan ini dilakukan melalui email, sedangkan bukti-bukti dokumen fisik dikirimkan menyusul melalui fax. • Perjalanan dinas dilakukan satu bulan sekali, untuk memantau cabang-cabang yang tersebar di Indonesia. Dinas dilakukan untuk memantau kinerja tiap cabang, dan juga untuk mengawasi setiap cabang.
Implementasi Sistem Informasi Finansial Modul keuangan yang ingin diimplementasikan terdiri dari : Modul Pembelian
Purchasing Invoice Payment Purchase Return
Modul Penjualan
Sales Order Sales Invoice Sales Return Sales Receipt
Modul Pengeluaran
Penggajian Biaya Dinas
Modul Buku Besar
Laporan keuangan
ANALISIS DATA • Pengklasifikasian Manfaat Yang Diperoleh Adapun hasil dari analisis manfaat yang didapat setelah dilakukan wawancara dengan pimpinan CV Rinjani Agro Sentosa dapat dilihat pada tabel berikut :
Klasifikasi Aspek Manfaat
Domain
Value
Metode Pengukuran
Pengurangan karyawan di kantor Tangible pusat
bisnis
Finansial
Cost - Benefit
Pengurangan jumlah Tangible rapat tahunan
Bisnis
Finansial
Cost Benefit
Kontrol terhadap Quasi cabang lebih mudah Tangible
Bisnis
Finansial
Value Acceleration
Penghilangan akurasi data
Bisnis
Finansial
Value Linking
Intangible
Bisnis
Non Finansial
Kuisioner Domain
Quasi Tangible
Bisnis
Finansial
Value Restructuring
Intangible
Teknologi
Non Finansial
Kuisioner Domain
Potensi Manfaat
waktu Quasi Tangible
Membantu pencapaian strategi perusahaan Peningkatan produktivitas kerja staff Peningkatan keamanan informasi perusahaan
Pembobotan : Pembobotat didasarkan kepada beberapa faktor, antara lain kesesuaian masing-masing poin dengan kondisi nyata yang ada di perusahaan. Pemberian bobot pada Business Domain adalah sebagai berikut : • Faktor ROI memperoleh nilai tinggi dengan bobot penilaian = 5. Penilaian ini didasarkan pada kenyataan bahwa investasi IT memang diperlukan untuk mempertahankan daya saing perusahaan, akan tetapi pengembalian investasi menjadi hal yang penting dan harus diperhitungkan dengan cermat agar tidak mengganggu keuangan perusahaan. • Faktor Strategic Match memperoleh nilai tinggi dengan bobot penilaian = 5 didasarkan pada kenyataan bahwa pihak manajemen berharap untuk dapat mencapai tujuan strategisnya. • Faktor Competitive Advantage memperoleh nilai rendah dengan bobot = 1, karena investasi ini sendiri tidak menyediakan hubungan antar organisasi.
• Faktor Management Information memperoleh nilai tinggi dengan bobot = 5, karena ketersediaan informasi yang cepat akan menunjang proses pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. • Faktor Competitive Response memperoleh nilai rendah dengan bobot = 1, karena penundaan suatu proyek IT tidak mengakibatkan kerugian akibat hilangnya kesempatan pencapaian keunggulan kompetitif. • Faktor Project or Organization Risk memperoleh nilai rendah dengan bobot = 0 karena telah adanya rencana dan persiapan yang matang dalam pengembangan IT di perusahaan terkait.
Faktor Technology Domain : • Faktor Definitional Uncertainty memperoleh nilai rendah dengan bobot = 1, karena spesifikasi aplikasi sudah cukup jelas dan kemungkinan terjadinya perubahan kecil. • Faktor Technical Uncertainty memperoleh nilai sedang dengan bobot = 2, dikarenakan kesiapan tenaga ahli, hardware, dan sumberdaya lainnya belum siap untuk melaksanakan proyek tersebut. • Faktor Strategic IS Architechture memperoleh nilai tinggi dengan bobot = 4, didasarkan pada kesiapan tenaga IT yang sudah memiliki rencana dan strategi dalam pengembangan IT. Rencana dan strategi tersebut dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan dan system informasi perusahaan, yang mana dapat mendukung rencana strategis perusahaan untuk bersaing. • Faktor IS Infrastructure memperoleh nilai rendah dengan bobot = 2, dikarenakan proyek IT ini memanfaatkan infrastruktur yang sudah ada dengan penambahan fasilitas lainnya sehingga ada antisipasi terhadap biaya.
Tabel Bobot Likely Value Skala
Bobot
Max
Business Domain A. ROI B. Strategic Match C. Competitive Advantage D. Management Information E. Competitive Response F. Project Organization Risk
tinggi tinggi rendah sedang rendah rendah
0-5 0-5 0-5 0-5 0-5 0-5
5 5 1 5 1 0
25 25 5 25 5 0
Technology Domain A. Definitional Uncertainty B. Technical Uncertainty C. Strategic IS Architechture D. IS Infrastructure Risk
rendah rendah sedang sedang
0-5 0-5 0-5 0-5
-1 -2 3 -2
-5 -10 15 -10
20 -5
100 -25
Total Score Total Risk
Kuadran Line of Business
• Kuadran A: Investment Menggambarkan perusahaan yang memiliki LOB kuat, tetapi memiliki dukungan TI yang lemah. Hal ini umumnya akan mengakibatkan keterlambatan kontribusi strategis bagi perusahaan mendatang. • Kuadran B: Strategic Menggambarkan perusahaan memiliki LOB yang kuat dan didukung TI yang juga kuat. Hal ini sangat mempengaruhi kontribusi dukungan TI terhadap perusahaan untuk periode mendatang. • Kuadran C : Infrastructure Menggambarkan perusahaan memiliki LOB dan dukungan TI yang lemah, hal ini akan berdampak terhadap keberlangsungan perusahaan tersebut. Organisasi memerlukan investasi yang besar untuk pengembangan TI, sehingga risiko yang akan dihasilkan juga memiliki risiko besar bagi organisasi. • Kuadran D : Breakthru Management Menggambarkan perusahaan yang memiliki LOB lemah tetapi dukungan TI yang kuat. Hal ini dapat menyebabkan obyektifitas bisnis tetap bertahan, dan dengan dukungan TI yang tetap kuat dapat memugkinkan memperkuat potensi bisnis.
Dari hasil pengamatan dan wawancara, CV Rinjani Agro Sentosa termasuk pada kuadran A yaitu Investment, dikarenakan dukungan TI yang dimiliki oleh perusahaan masih lemah.
Biaya Software Modul Pembelian
Purchasing Invoice Payment Purchase Return sub total :
Modul Penjualan
10,000,000
Sales Order Sales Invoice Sales Return Sales Receipt sub total :
Modul Pengeluaran
10,000,000
Penggajian Biaya Dinas sub total :
Modul Buku Besar
6,000,000
Laporan keuangan sub total :
6,000,000
total (SI Finansial) :
32,000,000
INTEGRASI
8,000,000 Total :
40,000,000
Lembar Kerja Pengembangan Proyek TAHUN 1 A. Biaya Pembangunan 1. Sistem dan Programming
40,000,000 -
2. Staff dan Support B. Perangkat Keras Baru Harga Satuan
Nama Barang
Unit
Hardisk Internal
8
500,000
4,000,000
VGA
8
1,000,000
8,000,000
RAM
8
200,000
1,600,000
Casing
8
150,000
1,200,000
Prosesor
8
1,500,000
12,000,000
UPS
8
450,000
3,600,000
Monitor
8
750,000
6,000,000
Mouse
8
50,000
400,000
Printer
8
400,000
3,200,000
Total Biaya
Total Harga
40,000,000
Lembar Kerja Pengembangan Proyek (lanjutan) C. Perangkat Jaringan Nama Barang Kabel Lan Router RB750UP SW Hub Server
Unit 8 8 8 1
Harga Satuan 100,000 450,000 300,000 10,000,000
Total Harga 800,000 3,600,000 2,400,000 10,000,000
Total Biaya
16,800,000
D. Software Lain (jika ada) -
1. Software Aplikasi 2. Lain-Lain E. Training Jenis Pengeluaran Konsumsi Penginapan Transportasi Total Biaya E. Lain-Lain 1. Testing
TOTAL :
Total Harga 100,000 8,000,000 16,000,000 24,100,000
8,000,000
128,900,000
Lembar Kerja Biaya Berjalan Biaya Berjalan A. Pemeliharaan Aplikasi Penyempurnaan Sistem sub total :
TAHUN 1
TAHUN 2
TAHUN 3
TAHUN 4
TAHUN 5
5,000,000 5,000,000
5,000,000 5,000,000
5,000,000 5,000,000
3,000,000 3,000,000
3,000,000 3,000,000
Peningkatan Memory Server
0
0
12,000,000
0
12,000,000
Peningkatan Harddisk Server
0
0
15,000,000
0
17,000,000
Pembelian Tinta Printer sub total :
9,600,000 9,600,000
9,600,000 9,600,000
9,600,000 36,600,000
9,600,000 9,600,000
9,600,000 38,600,000
14,600,000
14,600,000
41,600,000
12,600,000
41,600,000
B. Pemeliharaan Hardware • •
•
Total Biaya Berjalan :
Identifikasi Manfaat Langsung Aspek
Asumsi Umum
Sistem Lama Pengurangan staf di Untuk melakukan 6 Orang kantor pusat. analisis data, dan konsolidasi data, diperlukan beberapa staf.
Pengurangan jumlah Setiap tahun diadakan 4x rapat tahunan 2x rapat, pada tahun pertengahan dan akhir tahun. Rapat pertengahan tahun dilakukan untuk proses analisis akurasi data, dan pengontrolan masing-masing cabang.
Alasan dan peritungan Sistem Baru 3 Orang
per 2x tahun
Untuk melakukan analisis data yang dikirim setiap bulan oleh masing-masing cabang, diperlukan 2 orang asisten manajer untuk membantu kinerja manajer yang bersangkutan. Dengan adanya system sistem informasi finansial, jumlah karyawan dapat dipangkas separuhnya menjadi 1 orang untuk tiap-tiap manajer. per Jumlah rapat tahunan dapat dikurangi menjadi satu tahun sekali, dikarenakan data tiap-tiap cabang yang diperoleh melalui sistem informasi finansial bersifat real time.
Pengurangan karyawan • Pengurangan karyawan Adapun biaya penggajian staff sebelum diterapkannya aplikasi sistem informasi finansial ini adalah Rp. 144.000.000 per tahun. Analisis penghematan tangible menghasilkan penghematan sebesar : 3x (gaji karyawan x 12bulan)
= 3 x (Rp. 2.000.000 x 12) = 3 x Rp. 24.000.000 = Rp. 72.000.000 Jadi, dapat dihasilkan manfaat dari pengurangan karyawan adalah sebesar : Rp. 144.000.000 - Rp. 72.000.000 = Rp. 72.000.000
Pengurangan jumlah rapat tahunan • Pengurangan jumlah rapat tahunan. Sebelum adanya diimplementasikannya software sistem informasi finansial ini, rapat tahunan dilakukan 4 kali dalam satu tahun. pengeluaran CV. Rinjani Agro Sentosa untuk biaya rapat adalah sebagai berikut : ▫ Adapun biaya untuk melakukan satu kali rapat adalah sebesar Rp. 16.000.000 untuk 3 hari ▫ Biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mengakomodasi tiap tiap kepala cabang adalah sebagai berikut rincian nya :
Biaya Akomodasi Nama Transportasi Penginapan
Jumlah 1,000,000
8
8,000,000
1,500,000
8
12,000,000
150,000
8
1,200,000
1,000,000
8
8,000,000
1
1,500,000
Konsumsi Gaji Luar Dinas
1,500,000 Total :
total
30,700,000
Dari table diatas, dapat diketahui biaya untuk mengakomodasi seluruh cabang per 1x rapat adalah : Rp. 30.700.000. Dengan demikian, total nya sebesar : Rp. 16.000.000 + Rp. 30.700.000 = Rp. 46.700.000 / rapat, sehingga didapat Rp. 186.800.000/tahun. Jadi, dapat dihasilkan manfaat dari pengurangan jumlah rapat tahunan sebesar : Rp. 186.800.000 – 2x (Rp. 46.700.000) = Rp. 93.400.000
• Total manfaat yang didapat dari manfaat langsung sebesar : Rp. 72.000.000 + Rp. 93.400.000 = Rp. 165.400.000. • Biaya tersebut dapat dimasukkan ke Lembar Kerja ROI, dengan hasil sebagai berikut : A. Biaya Awal :
128,900,000
B. Yearly Cash Flow tahun 1 Nett Economic Benefit pengurangan biaya langsung biaya berjalan nett cash flow :
tahun 2
tahun 3
tahun 4
tahun 5
0
0
0
0
0
165,400,000 14,600,000 150,800,000
165,400,000 14,600,000 150,800,000
165,400,000 39,600,000 125,800,000
165,400,000 12,600,000 152,800,000
165,400,000 41,600,000 123,800,000
704,000,000
5
128,900,000
704,000,000
C. Simple ROI : (B/tahun/A)x100% D. Scoring :
109.23%
109.23% Score 0 1
1% to
299%
2
300% to
499%
3
500% to
699%
4 5
700% to 900% over
899%
Score Simple ROI : 1
Analisis Value Linking Manfaat lain yang didapat dari diimplementasikannya software Sistem Informasi Finansial ini adalah dapat memangkas tahapan akurasi data yang dilakukan pada rapat tengah tahun. Dengan terpotongnya tahapan ini, maka jumlah rapat tahunan yang dilakukan oleh perusahaan dapat dikurangi menjadi satu tahun sekali. • Sebelum adanya aplikasi Sistem Informasi Finansial, analisis akurasi data laporan keuangan dilakukan dengan cara mengadakan rapat di kantor pusat, yang mana memakan banyak waktu dan biaya untuk mendatangkan tiap-tiap kepala cabang ke kantor pusat. • Selain itu juga dibutuhkan biaya pencetakan laporan keuangan, biaya untuk membeli alat tulis, dan membayar biaya lembur per karyawan yang memvalidasi data. Rapat ini dilakukan selama 2 hari, sedangkan jumlah karyawan yang memvalidasi data ini berjumlah 3 orang. • Setelah adanya software Sistem Informasi Finansial, rapat cukup dilakukan sekali per tahun, karena data keuangan yang didapat dari output software Sistem Informasi Finansial ini bersifat real time. Tidak lagi diperlukan validasi data yang dilakukan melalui rapat tahunan tersebut.
Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan akurasi data setiap rapat tahunan adalah sebagai berikut : Pengeluaran
Biaya
Sub Total
Pencetakan laporan keuangan :
Rp. 500.000
Rp.500.000
Biaya alat tulis :
Rp. 100.000
Rp.100.000
Rp. 500.000/hari/karyawan
Rp. 3.000.000
TOTAL :
Rp. 3.600.000
Biaya lembur karyawan :
Tabel ROI Value Linking A. Biaya Awal :
128,900,000
B. Yearly Cash Flow tahun 1 Nett Economic Benefit pengurangan biaya langsung pre-tax income biaya berjalan nett cash flow :
tahun 2
tahun 3
tahun 4
tahun 5
3,600,000
3,600,000
3,600,000
3,600,000
3,600,000
165,400,000 169,000,000 14,600,000 154,400,000
165,400,000 169,000,000 14,600,000 154,400,000
165,400,000 169,000,000 39,600,000 129,400,000
165,400,000 169,000,000 12,600,000 156,400,000
165,400,000 169,000,000 41,600,000 127,400,000
722,000,000
5
128,900,000
722,000,000
C. Simple ROI : (B/tahun/A)x100% D. Scoring :
112.02%
112.02% Score 0 1
1% to
299%
2
300% to
499%
3
500% to
699%
4 5
700% to 900% over
899%
Score Simple ROI : 1
Analisis Value Acceleration (VA) • Percepatan Waktu Kunjungan Dinas. Sebelum adanya software sistem informasi finansial, setiap bulan dilakukan kunjungan dinas ke tiap-tiap cabang yang memakan waktu 7 hari per kunjungan yang dilakukan setiap satu bulan sekali. Dengan adanya aplikasi sistem informasi finansial, akan terjadi percepatan waktu kunjungan dinas ke tiap-tiap cabang. Waktu kunjungan ke masing-masing cabang dapat dipersingkat menjadi 2 hari saja. • Apabila setiap bulan sebelum adanya software sistem informasi finansial ini dikeluarkan uang sejumlah rp. 29.600.000 untuk 8 cabang dengan waktu 7 hari, untuk 2 hari biaya yang dikeluarkan adalah : • (Rp. 29.600.000/7hari) x 2hari = Rp. 8.457.143, maka penghematan yang didapat sebesar : • Rp. 29.600.000 – Rp. 8.457.143 = Rp. 21.142.857/bulan, maka penghematan yang dihasilkan setiap tahunnya adalah : • Rp. 21.142.857 x 12 bulan = Rp. 253.714.284 ,
Biaya per Tahun VA • Asumsikan suku bunga per tahun sebesar 6,5%, maka biaya per tahun dapat dilihat sebagai berikut : Biaya per tahun : tahun 1
253,714,284
tahun 2
270,205,712
tahun 3
287,769,083
tahun 4
306,474,074
tahun 5
326,394,888
Tabel biaya VA A. Biaya Awal :
128,900,000
B. Yearly Cash Flow tahun 1
tahun 2
tahun 3
tahun 4
tahun 5
Nett Economic Benefit pengurangan biaya langsung
253,714,284
270,205,712
287,769,083
306,474,074
326,394,888
165,400,000
165,400,000
165,400,000
165,400,000
165,400,000
pre-tax income
419,114,284
435,605,712
453,169,083
471,874,074
491,794,888
biaya berjalan
14,600,000
14,600,000
39,600,000
12,600,000
41,600,000
nett cash flow :
404,514,284
421,005,712
413,569,083
459,274,074
450,194,888
2,148,558,041
5
128,900,000
2,148,558,041
C. Simple ROI : (B/tahun/A)x100% D. Scoring :
333.37%
333.37% Score 0 1
1% to
299%
2
300% to
499%
3
500% to
699%
4
700% to
899%
5
900% over
Score Simple ROI :2
Analisis Value Restructuring • Peningkatan Produktivitas Kerja • Implementasi aplikasi Sistem Informasi Finansial ini mengakibatkan pengurangan karyawan di kantor pusat. Sebelumnya, untuk melakukan analisis data yang dikirim setiap bulan oleh masing-masing cabang, diperlukan 2 orang asisten manajer untuk membantu kinerja manajer yang bersangkutan. • Dengan adanya system Sistem Informasi Finansial, jumlah staff dapat dipangkas separuhnya menjadi 1 orang untuk tiap-tiap manajer. Hal ini adalah akibat dari pekerjaan manajer yang menjadi semakin cepat, karena laporan keuangan dapat disusun dengan menggunakan data-data dari tiap-tiap cabang yang dapat diakses oleh aplikasi Sistem Informasi Finansial tersebut. Untuk melakukan analisis data, diperlukan waktu 4 hari.
• Dengan demikian, disamping terjadi pengurangan tenaga kerja, juga terjadi peningkatan produktifitas, karena dengan jumlah staff yang berkurang akan mengakibatkan adanya restrukturisasi pekerjaan, yang selama ini banyak waktu tidak produktif. • Gaji staff adalah sebesar rp. 2.000.000/bulan. • Dengan asumsi hari aktif selama 24 hari/bulan, maka didapat gaji staff per hari adalah sebesar : rp 2.000.000 ÷ 24 = rp. 83.333,3. • Dan dengan asumsi jam kerja per hari 9 jam, maka gaji karyawan per jam adalah : rp. 83.333,3 ÷ 9 = Rp. 9259,25 • Dengan asumsi bahwa 1 tahun berisi 288 hari kerja, maka dapat dihitung prosentase hari yang terbuang untuk melakukan analisis data adalah : • ((4 x 12 bulan) / 288 hari) x 100% = 16,7%. • Dengan data tersebut, maka produktifitas staff sebelum adanya implementasi software sistem informasi finansial sebesar : 100% - 16,7% = 83,3%
• Maka, produktifitas karyawan sebelum proyek sebagai berikut : Jumlah
Staff Tidak Produktif Rp 24.000.000/org/thn Presentase Rp Presentase Rp 83,3% 19,992,000 16,7%
3 TOTAL Waktu tidak produktif :
TOTAL Rp 72.000.000/thn Presentase Rp 100% 59,976,000 59,976,000 12,024,000
Setelah adanya Sistem Informasi Finansial, staff tidak perlu melakukan analisis data selama 4 hari, melainkan hanya menyalin data yang telah ada kemudian mengolahnya untuk dijadikan input kepada manager untuk menyusun laporan keuangan. Waktu yang diperlukan hanya selama 2 hari. Dengan asumsi yang sama, maka dapat dihitung prosentase hari yang digunakan untuk menyalin data adalah : ((2 x 12 bulan) / 288 hari) x 100% = 8,3%. Dengan data tersebut, maka produktifitas karyawan setelah adanya ERP sebesar : 100% - 8,3% = 91,7%.
Produktivitas Karyawan Sesudah Proyek Jumlah
Staff Tidak Produktif Rp 24.000.000/org/thn Presentase Rp Presentase Rp 91,7% 22,008,000 8,3%
3 TOTAL Waktu tidak produktif :
TOTAL Rp 72.000.000/thn Presentase Rp 100% 66,024,000 66,024,000 5,976,000
• Dengan demikian, peningkatan manfaat nya dapat dihitung dengan menghitung selisih antara produktivitas sesudah dan sebelum proyek pada tabel peningkatan sebagai berikut : Sesudah adanya ERP :
66,024,000
Sebelum adanya ERP :
59,976,000
Total Peningkatan :
6,048,000
Tabel dampak manfaat untuk VA dan VR A. Biaya Awal :
128,900,000
B. Yearly Cash Flow tahun 1
tahun 2
tahun 3
tahun 4
tahun 5
Nett Economic Benefit pengurangan biaya langsung
259,762,284
276,253,712
293,817,083
312,522,074
332,442,888
165,400,000
165,400,000
165,400,000
165,400,000
165,400,000
pre-tax income
425,162,284
441,653,712
459,217,083
477,922,074
497,842,888
biaya berjalan
14,600,000
14,600,000
39,600,000
12,600,000
41,600,000
nett cash flow :
410,562,284
427,053,712
419,617,083
465,322,074
456,242,888
2,178,798,041
C. Simple ROI : (B/tahun/A)x100% D. Scoring :
2,178,798,041 5 tahun
128,900,000
338.06%
338.06% Score 0 1
1% to
299%
2
300% to
499%
3
500% to
699%
4
700% to
899%
5
900% over
Score Simple ROI : 2
Skor Simple ROI • Setelah didapat hasil amalisis dari masing-masing value, lalu ditambahkan dengan nilai dari value linking sebesar Rp. 3.600.000, sehingga didapat hasil perhitungan simple ROI total untuk seluruh value sebagai berikut : A. Biaya Awal :
128,900,000
B. Yearly Cash Flow tahun 1 Nett Economic Benefit pengurangan biaya langsung pre-tax income biaya berjalan nett cash flow :
tahun 2
tahun 3
tahun 4
tahun 5
263,362,284
279,853,712
297,417,083
316,122,074
336,042,888
165,400,000 428,762,284 14,600,000 414,162,284
165,400,000 445,253,712 14,600,000 430,653,712
165,400,000 462,817,083 39,600,000 423,217,083
165,400,000 481,522,074 12,600,000 468,922,074
165,400,000 501,442,888 41,600,000 459,842,888
2,196,798,041
C. Simple ROI : (B/tahun/A)x100% D. Scoring :
2,196,798,041 5 tahun
128,900,000
340.85%
340.85% Score 0 1
1% to
299%
2
300% to
499%
3
500% to
699%
4 5
700% to 900% over
899%
Score Simple ROI : 2
ROI dengan NPV • Net present value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV dirumuskan sebagai berikut :
Dengan asumsi yang telah ditentukan di awal, suku bunga ditetapkan sebesar 6,5%, variable dalam perhitungan NPV adalah sebagai berikut : • i = 6,5% = 0,65 • n = (1 – 5) • Nilai Proyek = Rp. 128.900.000 • Cash Inflow 1 = Rp. 414.162.284 • Cash Inflow 2 = Rp. 430.653.712 • Cash Inflow 3 = Rp. 423.217.083 • Cash Inflow 4 = Rp. 468.922.074 • Cash Inflow 5 = Rp. 459.842.888
• Lalu, masukkan semua variable kedalam rumus Net Present Value,
• Dari perhitungan NPV diatas, dapat diketahui bahwa manfaat ekonomis masing-masing tahun adalah sebagai berikut : Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
388,884,773 379,689,843 350,359,878 364,503,956 335,630,512
• Setelah diketahui manfaat ekonomis masing – masing tahun, maka dapat dilihat untuk skor dari ROI total setelah dilakukan NPV adalah : A. Biaya Awal :
128,900,000
B. Yearly Cash Flow tahun 1 tahun 2 tahun 3 tahun 4 tahun 5 Nett Economic Benefit 263,362,284 279,853,712 297,417,083 316,122,074 336,042,888 pengurangan biaya langsung 165,400,000 165,400,000 165,400,000 165,400,000 165,400,000 pre-tax income 428,762,284 445,253,712 462,817,083 481,522,074 501,442,888 biaya berjalan 14,600,000 14,600,000 39,600,000 12,600,000 41,600,000 nett cash flow : 414,162,284 430,653,712 423,217,083 468,922,074 459,842,888 Kalkulasi Manfaat Dengan 388,884,773 379,689,843 350,359,878 364,503,956 335,630,512 Menggunakan NPV : C. Simple ROI : 1,819,068,9 (B/tahun/A)x100% 625 tahun 128,900,000 D. Scoring :
282.24% Score 0 1 2 3 4 5
1%to 300%to 500%to 700%to 900%over
299% 499% 699% 899%
2,196,798,041 1,819,068,962
282.24%
Score Simple ROI : 1
Manfaat Intangible • Analisis Manfaat Intangible dilakukan dengan memberikan kuisioner kepada karyawan yang berhubungan langsung dengan software ini nantinya. Daftar pertanyaan dapat dilihat pada bagian lampiran. • Hasil Kuisioner : FAKTOR SM CA 1 CA 2 CA 3 MI 1 MI 2 CR 1 CR 2 SA 1 SA 2 DU TU 1.1 TU 1.2 TU 2.1 TU 2.2 TU 3 TU 4 IS
Res 1 3 3 1 0 4 4 0 0 4 0 1 3 4 3 4 1 4 3
Res 2 4 3 1 1 3 4 0 0 5 1 2 3 4 3 5 1 5 4
Res 3 4 4 2 1 3 3 1 0 5 2 0 2 4 4 4 3 4 3
Res 4 4 4 2 2 2 4 1 1 5 2 2 3 4 4 5 3 4 5
Res 5 4 4 2 2 2 3 0 1 4 2 2 2 4 3 4 1 4 3
Res 6 5 5 3 2 3 4 2 0 5 1 1 3 5 4 5 2 5 4
Res 7 5 5 3 3 4 4 1 0 5 0 3 3 4 3 5 1 5 5
R es 8 5 5 3 3 3 4 0 0 5 1 3 3 4 4 5 1 4 3
Res 9 5 5 3 3 2 3 1 1 5 2 2 3 5 3 4 1 5 3
Res 10 5 5 4 3 2 4 0 0 5 2 1 3 4 3 5 3 4 4
Uji Reliabilitas Kuisioner Uji reliabilitas kuisioner dilakukan dengan cara menghitung nilai Cronbach’s Alpha dengan menggunakan software SPSS. Setelah nilai dari masing-masing pertanyaan dimasukkan ke dalam table data, lalu lakukan analisis untuk mendapatkan nilai Cronbach’s Alpha. Apabila nilai Cronbach’s Alpha > 0.5 , maka hasil kuisioner ini dapat dikatakan reliable. •Analisis Data Hasil Kuisioner :
Variabel menunjukkan pertanyaan yang diajukan kepada Responden
•
Setelah didapat hasil dari kuisioner, langkah selanjutnya adalah menghitung nilai rata-rata per pertanyaan. Jumlah dari jawaban seluruh responden dibagi dengan jumlah responden yakni 10 orang.
•
Selanjutnya, nilai dari masing-masing pertanyaan dijumlahkan lalu dihitung nilai rata-rata berdasarkan faktor. Misalnya, untuk faktor Competitive Advantage memiliki 3 pertanyaan. Setelah dihitung nilai rata-rata per pertanyaan, lalu kita tinggal menghitung rata-rata faktor Competitive Advantage dengan cara :
•
Nilai Rata-Rata Competitive Advantage = (Hasil per Pertanyaan 1+2+3) / jumlah pertanyaan
•
Lakukan cara yang sama pada semua faktor yang di analisis. Hasil dari penyebaran angket / kuisioner yang diberikan kepada 10 orang karyawan CV. Rinjani Agro Sentosa adalah sebagai berikut Faktor Business Domain Strategic Match Competitive Advantage Management Information Competitive Response Project/Organizational Risk
Nilai 4,4 2,8 3,3 0,45 0,82
Domain Teknologi Strategic Information System Architechture Definitional Uncertainty Technical Uncertainty Informational Infrastructure Risk
3,05 1,7 3,4 3,7
• Setelah didapat skor dari masing-masing penilaian, selanjutnya adalah memasukkan nilai-nilai tersebut kedalam IE Scorecard seperti berikut : Evaluator RoI + Weight
5
The Information Economics Scorecard Business Domain Technology Domain SM CA MI CR OR SA DU TU IS + + + + + 5 1 3 1 -1 3 -2 0
Assesment Score Project Score RoI Simple RoI score Business Domain Factors SM Strategic Match CA Competitive Advantage MI Management Information Support of Core Activities CR Competitive Response OR Project or Organizational Risk Technology Domain Factors SA Strategic IS Archictecture DU Definitional Uncertainty TU Technical Uncertainty IS
IS Infrastructure Risk
Total
-3
Hasil IE Scorecard The Information Economics Scorecard Evaluator
Business Domain RoI +
SM +
CA +
Technology Domain
Weight
5
5
1
5
1
0
3
DU -1
Assesment Score
1
4.4
2.8
3.3
0.45
0.82
3.05
1.7
3.4
3.7
Project Score 5 22 2.8 16.5 0.45 RoI Simple RoI score Business Domain Factors SM Strategic Match CA Competitive Advantage Management Information Support of Core Activities MI CR Competitive Response OR Project or Organizational Risk
0
9.15
-1.7
-6.8
-7.4
Technology Domain Factors SA Strategic IS Archictecture DU Definitional Uncertainty TU Technical Uncertainty IS IS Infrastructure Risk
MI +
CR +
OR -
SA +
TU -2
Total
IS -2
40
• Dapat dilihat, project score yang memiliki nilai kecil adalah Competitive Advantage dan Competitive Response, yang mana berarti bahwa investasi yang dilakukan ini memberi keuntungan kompetitif yang kecil terhadap perusahaan. • Sedangkan Competitive Response yang rendah menunjukkan bahwa investasi system informasi financial ini kurang berpengaruh terhadap perubahan kompetitor yang terjadi, yang mana perubahan ini ditentukan pula oleh penundaan investasi system informasi financial ini. • Sedangkan perhitungan kelayakan investasi dengan menggunakan NPV menghasilkan nilai sebesar Rp. 1.947,968,962 yang lebih besar dari 0. Karena hasil yang didapat lebih besar dari 0, maka investasi ini dapat dikatakan layak.
Kesimpulan • Dari perhitungan ROI didapat hasil 118,23%, setelah dilakukan pengkajian IE dengan memperhitungkan Net Present Value (NPV), dihasilkan ROI 282,24%. Berarti, dalam proyek Sistem Informasi Finansial ini, kontribusi intangible benefit yang tidak dapat dilakukan dengan metode cost benefit tradisional ternyata cukup besar. • Dengan skor maksimal 100, proyek ini mendapat nilai 40. Nilai 40 ini menandakan bahwa faktor penunjang untuk pengaplikasian system informasi financial ini masih perlu perbaikan. • Faktor yang mendapat nilai rendah adalah Competitive Advantage dan Competitive Response, yang mana menandakan bahwa investasi ini memiliki pengaruh yang rendah terhadap daya saing perusahaan terhadap pesaing. • Hasil akhir menunjukkan resiko dari investasi yang dilakukan ini cukup rendah. • Setelah dilakukan analisis menggunakan NPV, didapat skor NPV > 1, yang mana menandakan bahwa proyek ini layak untuk diaplikasikan.
Saran • Untuk proses pembobotan, hendaknya dilakukan dengan sangat teliti, karena akan sangat mempengaruhi skor akhir dari proyek. Pembobotan senantiasa perlu pengkajian ulang untuk menjaga akurasinya apabila nantinya terjadi penundaan proyek, karena di masa mendatang mungkin terjadi perubahan kondisi ekonomi. • Metode perhitungan ROI dapat ditambahkan lagi, misalnya dengan menggunakan Internal Rate Return (IRR), untuk mengetahui tingkat suku bunga yang tepat untuk melakukan investasi. • Wawancara dan pengisian kuisioner hendaknya didampingi oleh penulis, untuk menjawab pertanyaan yang mungkin diajukan oleh para responden.
Daftar Pustaka • • • • • • • • • • • •
Parker, Marilyn, Robert J. Benson, H.E. Trainor. 1988. Information Economics: Linking Business Performance to Information Technology. New Jersey: Prentice Hall. Basrowi dan Suwandi. (2008). Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta. King, J., & Schrems, E. (1978). Cost Benefit Analysis in IS Development and Operation. Computing Surveys . Ranti, B. (2005). A Review Of Information Technology Investment Evaluation Methodologies: The Need For Appropriate Evaluation Methods. Sylla, & Wen. (2002). A Conceptual Framework for Evaluation of Information Economics. International Journal of Technology Management volume 24 , number 2-3. Yulia. (2005). Kajian Kelayakan Investasi Proyek Teknologi Informasi Dengan Menggunakan Metode Information Economics. . Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra . Yanviery, F. (17 April 2008). Knowledge SPACE - Menghitung ROI terhadap Investasi Sistem ERP di Perusahaan. http://www.midas-solusi.com diakses tanggal 14 Juni 2011 Arikunto, S. (1998). Prosedur Penelitian. Edisi Revisi IV. Jakarta: Rineka Cipta. O’Leary, Daniel E. (2004). Enterprise Resource Planning (ERP) Systems : An Empirical Analysis of Benefits, California, 2004 : 63-72. Murphy, Kenneth E., and Simon, Steven John. (2002). Intangible Benefits Valuation in ERP Projects, Info Systems J, Florida, 2002 : (12), 301-320. Andhi Djaja, Goeroeh. (1999). Penerapan Metodologi Information Economics Untuk Mengukur Nilai Ekonomis Implementasi Proyek Centralized Operation Perbankan, Fasilkom Universitas Indonesia. Novita Sari, Alip. (2010). Penilaian Investasi Sistem Informasi Monitoring Perkuliahan Di Jurusan Sistem Informasi ITS Dengan Kerangka Kerja Val It. Laporan Tugas Akhir. Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya.
