Analisis Internal Pengelolaan Pegawai LAN *) Agustinus Sulistyo, SE., MSi (Peneliti Muda) Abstraksi There was no denying that the employee becomes a very valuable asset for National Institute of Public Administration (NIPA) in carrying out its duties and functions. But in the other side, if not properly managed, these assets will precisely be a problem to the institution. The personnel management has always been an interesting issue for discussion. Each stage in the management of store employees are all interrelated issues and between one to another stage. Solutions are taken to be covering all stages from planning to retire in a grand design in a systematic management of NIPA’s employee, comprehensive and integrated. It is also necessary to the fulfilment of the preconditions that must be met and the commitment and shared understanding among the officials and employees. Keywords : Lembaga Administrasi Negara, pengelolaan pegawai, kinerja. *) Tulisan ini pernah dipublikasi dalam Bunga Rampai A. Pendahuluan
Sejak diproklamasikannya kemerdekaan Negara Kesatuan Republik Indonesia pada tahun 1945, dan pada tahun 2011 ini artinya Pemerintahan Indonesia sudah memasuki usia yang ke-66 tahun. Usia yang bisa dikatakan sudah cukup matang dalam penyelenggaraan pemerintahan. Pada masa awal kemerdekaan disepakati bahwa dasar negara adalah Pancasila dan UUD 1945, dan menetapkan Ir. Soekarno sebagai Presiden RI dan dr. M. Hatta sebagai Wakil Presiden RI. Ini adalah masa awal Pemerintahan Indonesia untuk mengelola bangsa dan negaranya secara mandiri tanpa campur tangan penjajah bangsa lain. Semua syarat untuk mewujudkan satu negara yang berdaulat telah dipenuhi pada masa itu, yaitu : adanya rakyat yang berdaulat, adanya wilayah negara, adanya kedaulatan negara, adanya pemerintahan, adanya tujuan negara dan adanya bentuk negara. Pada saat awal diproklamasikan, pegawai negeri sebagai penyelenggara pemerintahan terdiri dari para pegawai yang dahulu bekerja pada pemerintahan Belanda. Mereka secara otomatis menjadi pegawai negeri Republik Indonesia karena sudah berpengalaman dalam melaksanakan pemerintahan. Selain itu dilakukan pula rekrutmen pegawai baru untuk menambah kekuatan karena jumlahnya yang masih sangat terbatas. Setelah sekian puluh tahun, jumlah pegawai negeri sipil (PNS) di Indonesia per Mei 2010 adalah sebanyak 4.732.472 orang (Media Indonesia, edisi 1 Oktober 2010). Secara lengkap data PNS di Indonesia menurut kelompok umur disajikan dalam Tabel berikut ini.
1
Jumlah PNS di Indonesia menurut Kelompok Umur (Mei 2010) 600.000 500.000 400.000
300.000 200.000
Pria Wanita
100.000
-
Sumber : Media Indonesia, 1 Oktober 2010
Sementara itu data yang dipublikasikan oleh Kompas menyebutkan bahwa jumlah PNS per bulan Juni 2006 ada sebanyak 3.633.261 orang (Kompas, edisi 12 Januari 2007). Apabila dibandingkan antara jumlah PNS pada tahun 2006 dan tahun 2010 tersebut terlihat ada penambahan sebanyak 1.099.211 orang selama kurun waktu 4 tahun. Dengan kata lain rata-rata setiap tahunnya pemerintah menambah sebanyak 274.802 orang PNS baru. Dilihat dari jumlahnya, ini merupakan jumlah yang sangat besar. Apakah memang sebanyak itu kebutuhan PNS di Indonesia? Atau mungkin karena distribusinya yang kurang merata? Karena ada daerah yang hanya mempunyai PNS sebanyak 2000-an orang saja dan mampu menjalankan pemerintahan dan pelayanan dengan baik. Akan tetapi ada juga daerah yang mempunyai PNS sebanyak 10.000-an orang dan mereka terus merekrut PNS baru. Mencermati kondisi ini tentunya perlu dilakukan kajian yang mendalam sehingga kebutuhan untuk menambah jumlah PNS sesuai dengan beban kerja yang dibutuhkan oleh unit organisasi. Terlepas dari jumlah PNS yang semakin meningkat jumlahnya dari tahun ke tahun, kedepan PNS menghadapi tantangan yang semakin berat. Sebagaimana diketahui dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025 dibagi dalam empat tahapan, yaitu Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Tahap I (20052009), RPJM Tahap II (2010-2014), RPJM Tahap III (2015-2019) dan RPJM Tahap IV (20202024). Masing-masing tahapan dalam RPJM mempunyai fokus kegiatan yang berbedabeda. Berikut disampaikan fokus masing-masing tahapan RPJM sebagaimana disampaikan oleh Prof. Dr. Sofian Effendi dalam rapat dengar pendapat dengan DPR di Jakarta. RPJM Tahap I fokus pada penataan kembali NKRI, membangun Indonesia yang aman dan damai, yang adil dan demokratis dengan tingkat kesejahteraan yang lebih baik. RPJM Tahap II fokus pada pemantapan dan penataan kembali NKRI, meningkatkan kualitas SDM, membangun kemampuan iptek, memperkuat daya saing perekonomian. RPJM Tahap III fokus pada memantapkan pembangunan secara menyeluruh dengan menekankan pembangunan keunggulan kompetitif perekonomian yang berbasis SDA yang tersedia, SDM yang berkualitas serta kemampuan iptek. Dan RPJM Tahap IV fokus pada mewujudkan masyarakat Indonesia yang mandiri, maju, adil dan makmur melalui percepatan pembangunan di segala bidang dengan struktur perekonomian yang 2
berlandaskan keunggulan kompetitif. Fokus kegiatan dari masing-masing tahapan tersebut tentunya membutuhkan dukungan sumber daya manusia (PNS) yang profesional. Tanpa PNS yang profesional niscaya tujuan-tujuan tersebut dapat diwujudkan. Prof. Dr. Sofian Effendi juga menyebutkan adanya beberapa lingkungan strategis yang berpengaruh dan menjadi tantangan bagi PNS Indonesia khususnya untuk kurun waktu 2010-2024. Beberapa lingkungan strategis tersebut adalah : 1. Keberhasilan pembangunan politik Indonesia yang menjadikan Indonesia menjadi negara demokratis terbesar ketiga setelah India dan Amerika; 2. Model pemerintahan koalisi (adanya separation power) memperlemah efektivitas pemerintahan. Untuk ini maka diperlukan sosok PNS yang profesional, mandiri, dan bebas dari intervensi politik; 3. Meningkatnya tuntutan masyarakat akan pelayanan prima; 4. Peningkatan kualitas pelayanan khususnya dibidang perijinan, lisensi, dan sertifikasi dalam kaitannya dengan persaingan global dibidang ekonomi; 5. Jaringan pemerintahan yang semakin kompleks mencakup 35 kementerian, 85 lembaga/komisi independen, 33 propinsi dan 497 kabupaten/kota; 6. Ledakan pensiun PNS sebagai dampak pengangkatan pegawai honorer menjadi PNS. Diperkirakan pada tahun 2015 akan terjadi pensiun sebanyak 4,7 - 4,9 juta orang yang membutuhkan dana sebesar Rp 54 trilyun; 7. Disparitas gaji antar instansi dan antar daerah karena adanya remunerasi dan tunjangan kinerja daerah berdampak negatif pada kesatuan dan produktivitas PNS. Kondisi tersebut mengerucut pada wujud profil PNS yang kurang begitu bagus sebagaimana digambarkan oleh Prof. Dr. Sofian Effendi dimana saat ini profil SDM Aparatur Negara (PNS) belum sesuai dengan beban tugas, berkualitas rendah, tidak netral intervensi politik, belum bersih praktek KKN, belum profesional dalam menyelenggarakan pelayanan publik bermutu dan dalam melaksanakan kebijakan publik, serta belum memiliki kesejahteraan yang memadai. Kedepan profil tersebut harus bisa diubah menjadi SDM Aparatur Negara (PNS) yang sesuai dengan beban tugas, berkualitas tinggi, profesional, netral dari pengaruh politik, bersih dari praktek KKN, sejahtera material dan spiritual, berkemampuan menyelenggarakan pelayanan publik setara dengan negara tetangga. Gambaran sebagaimana dijelaskan diatas adalah gambaran dari tantangan yang dihadapi oleh PNS secara nasional. Bagaimana dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN)? Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005, LAN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas LAN tersebut selanjutnya lebih dipertegas dalam Surat Keputusan Kepala LAN Nomor 4 Tahun 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja LAN. Di Pasal 2 disebutkan bahwa LAN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selanjutnya untuk melaksanakan tugas tersebut LAN menyelenggarakan fungsi : 1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional tertentu di bidang administrasi negara; 2. Pengkajian kinerja kelembagaan dan sumber daya aparatur dalam rangka 3
pembangunan administrasi negara dan peningkatan kualitas sumber daya aparatur; 3. Pengkajian dan pengembangan manajemen kebijakan dan pelayanan di bidang pembangunan administrasi negara; 4. Penelitian dan pengembangan administrasi pembangunan dan otomasi administrasi negara; 5. Pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur negara; 6. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LAN; 7. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang administrasi negara; 8. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga. Sementara kewenangan yang dimiliki oleh LAN adalah : a. Penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya; b. Perumusan kebijakan di bidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro; c. Penetapan sistem informasi di bidangnya; d. Kewenangan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu : 1) Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang administrasi negara; 2) Penyusunan standar dan pedoman penyelenggaraan dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan fungsional dan penjenjangan tertentu serta pemberian akreditasi dan sertifikasi di bidangnya. Dari uraian tugas, fungsi dan kewennagan yang dimiliki oleh LAN tersebut dapat dipahami bahwa LAN mempunyai posisi yang sangat strategis dalam pembentukan sosok PNS yang profesional sebagaimana dijelaskan di depan. Wujud PNS yang sesuai dengan beban tugas, berkualitas tinggi, profesional, netral dari pengaruh politik, bersih dari praktek KKN, sejahtera material dan spiritual, berkemampuan menyelenggarakan pelayanan publik setara dengan negara tetangga sebagaimana diharapkan oleh Prof., Dr., Sofian Effendi seharusnya bisa dibentuk atau diwujudkan oleh LAN sebagai lembaga negara yang diberi kewenangan dalam pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur negara. Selain itu juga mempunyai kewenangan dalam pengkajian kinerja kelembagaan dan sumber daya aparatur dalam rangka pembangunan administrasi negara dan peningkatan kualitas sumber daya aparatur. Ini adalah peran yang sangat strategis yang diberikan oleh pemerintah untuk dilaksanakan oleh LAN. Mampukah LAN melaksanakan amanat ini? B. Kondisi Existing SDM LAN Sebagaimana dijelaskan di depan, LAN sebagai lembaga yang diberikan mandat dalam pengembangan sistem administrasi negara, ternyata masih menghadapi permasalahan yang menyebabkan kinerjanya belum optimal. Dalam dokumen Renstra LAN 2010-2014 dimana dilakukan analisis SWOT untuk mengetahui kekuatan (strenghts), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities) dan ancaman (treaths) yang dihadapi oleh LAN. Kekuatan (strenghts) dan kelemahan (weaknesses) dilihat dari faktor internal yang ada di LAN. Sementara peluang (opportunities) dan ancaman (treaths) dilihat dari faktor eksternal yang ada di LAN. Berikut ini disajikan hasil analisis SWOT di LAN.
4
Analisis SWOT terhadap Faktor Internal dan Faktor Eksternal di LAN FAKTOR INTERNAL Kekuatan (Strengths)
Kelemahan (Weaknesses)
Kejelasan status, kedudukan, serta Tupoksi LAN sebagaimana ditetapkan dengan peraturan perundangan; Networking; Tingkat memadai;
pendidikan
SDM
Sarana dan prasarana memadai.
Manajemen SDM; Sistem kelembagaan; Sistem ketatalaksanaan; Diseminasi dan publikasi yang kurang terintegrasi; Budaya kerja belum berorientasi pada kualitas.
FAKTOR EKSTERNAL Peluang (Opportunities)
Ancaman (Threats)
Tuntutan reformasi administrasi negara;
Mekanisme subordinasi MenPAN yang menghambat aktualisasi;
Tuntutan demokratisasi desentralisasi;
Disharmoni kebijakan;
dan
Tuntutan akuntabilitas publik; Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi administrasi; Tuntutan profesionalisme penyelenggaraan diklat aparatur nasional.
Muncul dan berkembangnya organisasi sejenis (PemerintahSwasta); Intervensi lembaga internasional/ donor/negara maju terhadap penyelenggaraan pemerintahan.
Sumber : Dokumen Renstra LAN 2010-2014
Dari hasil analisis SWOT terhadap kekuatan (strenghts), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities) dan ancaman (treaths) yang dihadapi oleh LAN tersebut, yang sangat menarik untuk dibahas adalah analisis faktor internal dari kondisi SDM atau pegawai LAN. Disatu sisi pegawai menjadi unsur kekuatan (strenghts), tetapi dilain sisi pegawai juga menjadi unsur kelemahan (weaknesses). Pegawai LAN menjadi unsur kekuatan karena mempunyai tingkat pendidikan yang tinggi (mayoritas adalah sarjana strata S1, S2 dan S3), tetapi juga menjadi unsur kelemahan karena belum ada sistem pengelolaan pegawai yang baik sejak tahap perencanaan sampai pensiun. Kondisi ini tentunya perlu dicarikan jalan keluar supaya potensi yang dimiliki oleh pegawai LAN bisa maksimal dimanfaatkan, untuk itu perlu ada sistem pengelolaan pegawai yang baik. Jumlah total pegawai LAN per April 2011 adalah sebanyak 788 orang. Dari keseluruhan pegawai tersebut, sebanyak 474 orang (60,15%) berjenis kelamin pria dan sisanya sebanyak 314 orang (39,85%) berjenis kelamin wanita. Jadi pegawai yang bekerja di LAN masih didominasi oleh pegawai pria. Sementara itu apabila dilihat dari tingkat pendidikannya, mayoritas pegawai LAN mempunyai pendidikan tinggi. Berikut disajikan data pegawai LAN menurut tingkat pendidikan per April 2011. 5
Data Pegawai LAN menurut Tingkat Pendidikan 250 200 150 Tingkat Pendidikan
100
50 0 S3
S2
S1
DIII
SMA
SMP
SD
Sumber : Bagian Kepegawaian per April 2011 Dilihat dari data tersebut terlihat bahwa mayoritas pegawai di LAN mempunyai pendidikan tinggi (S1, S2 dan S3), yaitu sebanyak 490 orang atau kurang lebih sebesar 62,18%. Ini artinya hampir separuh lebih pegawai LAN mempunyai pendidikan tinggi. Dari data pendidikan tinggi tersebut, mayoritas adalah pendidikan S2, yaitu sebanyak 29,57%, S1 sebanyak 27,92% dan S3 sebanyak 4,69%. Kondisi ini menunjukkan bahwa dari sisi kualitas (dilihat dari tingkat pendidikannya), pegawai LAN mempunyai kualitas yang tinggi dan mempunyai kompetensi yang tinggi pula sehingga diharapkan mampu berkinerja secara maksimal. Maka tidak salah apabila dilihat dari tingkat pendidikannya pegawai LAN menjadi kekuatan untuk mengembangkan LAN. Kondisi ini didukung dengan sistem rekrutmen pegawai LAN yang sangat selektif dan ketat. Sejak dari seleksi administrasi sudah diterapkan sistem gugur dengan kualifikasi yang tinggi. Minimal standar nilai IP yang ditetapkan adalah sebesar 3,00 untuk lulusan universitas swasta dan 2,75 untuk lulusan universitas negeri. Selain itu juga harus disertakan berbagai surat referensi (berupa sertifikat, surat keterangan atau lainnya) yang menunjukkan keterampilan yang dimiliki oleh calon pelamar. Dalam seleksi administrasi ini ditetapkan dengan sistem kuota terbatas terhadap nilai terbaik. Misalnya satu formasi diperebutkan oleh 50 orang pelamar dan untuk formasi tersebut ditetapkan hanya untuk 25 pelamar (karena alasan keterbatasan anggaran) maka yang dipanggil untuk mengikuti tes tahap awal (tes potensi akademik/TPA) hanya 25 pelamar yang mempunyai nilai tertinggi. Selanjutnya apabila lolos maka akan dipanggil untuk tes tahap berikutnya, yaitu psikotest dan wawancara. Dengan sistem ini maka calon-calon yang diperoleh adalah calon terbaik dari yang baik. Dan rekrutment pegawai LAN saat ini difokuskan untuk merekrut calon-calon dengan pendidikan S1 dan S2 dengan harapan mempunyai kemampuan yang bagus dan siap untuk dikembangkan di LAN. Dari 788 orang pegawai LAN tersebut, 151 orang (19,16%) diantaranya dipercaya menduduki jabatan struktural yang tersebar baik di LAN Pusat, PKP2A dan STIA (Jakarta, Bandung, Makassar). Kemudian 215 orang (27,28%) diantaranya menjabat sebagai 6
pejabat fungsional tertentu yang terdiri dari 11 (sebelas) kelompok jabatan fungsional, yaitu : analisis kepegawaian, arsiparis, auditor, dokter, dosen, peneliti, perawat, perencana, pranata humas, pustakawan dan widyaiswara. Sisanya sebanyak 422 orang (53,55%) adalah staf pelaksana. Potret ini tentunya belum memberikan gambaran ideal karena lebih dari separuh pegawai LAN (53,55%) adalah staf pelaksana sementara yang menjabat fungsional tertentu hanya sebesar 27,28% saja. Untuk pengembangan kedepan staf pelaksana harus diarahkan untuk menjadi pejabat fungsional tertentu supaya pengembangan kariernya lebih jelas. Disamping itu, pejabat fungsional tertentu akan memperoleh tunjangan jabatan yang lebih besar daripada tunjangan fungsional umum. Berikut disajikan Pie Chart Data Pegawai LAN menurut Jabatan.
Data Pegawai LAN menurut Jabatan
19% JS
54%
27%
JF
Staf
Sumber : Bagian Kepegawaian per April 2011 Sedangkan apabila dilihat dari golongannya, mayoritas pegawai LAN yang berjumlah 788 orang tersebut masuk golongan III (51,65%). Kondisi ini bisa dipahami karena mayoritas pegawai LAN direkrut dari calon dengan pendidikan sarjana sehingga begitu masuk menjadi pegawai akan masuk di golongan III. Selanjutnya golongan terbesar berikutnya adalah pegawai golongan IV, yaitu sebanyak 23,73%, dan berikutnya adalah pegawai golongan II sebanyak 22,97% dan yang paling sedikit adalah pegawai golongan I sebanyak 1,65%. Berikut disajikan Pie Chart Data Pegawai LAN menurut Golongan.
7
Data Pegawai LAN menurut Golongan 1% 24%
23%
Gol IV Gol III
Gol II Gol I
52%
Sumber : Bagian Kepegawaian per April 2011 Sebagaimana dijelaskan didepan bahwa dari 788 orang pegawai LAN tersebut, 151 diantaranya dipercaya menduduki jabatan struktural. Dari 151 orang tersebut apabila dilihat dari kelompok umurnya, mayoritas berusia 41-50 tahun, yaitu sebanyak 57,62%. Kondisi ini tentunya sangat menguntungkan bagi LAN karena pejabat strukturalnya masih berada di usia yang sangat produktif. Pejabat yang berada di kelompok usia ini mayoritas adalah pejabat struktural yang berada di level middle manager, yaitu eselon III dan II. Posisi ini adalah posisi-posisi yang sangat strategis baik sebagai pengambil kebijakan maupun teknisnya. Sementara itu, pejabat struktural yang berusia antara 51-60 tahun ada sebanyak 39 orang (25,83%). Pejabat struktural di level ini mayoritas adalah pejabat-pejabat yang ada di level eselon II dan I. Pejabat-pejabat struktural di level ini harus segera dipersiapkan kader-kader penggantinya karena segera memasuki batas usia pensiun (BUP). Sementara pejabat struktural di kelompok usia 3140 tahun ada sebanyak 23 orang (15,23%) dan yang berusia 21-30 tahun hanya ada satu orang. Berikut disampaikan Pie Chart Data Pejabat Struktural LAN menurut Usia.
Data Pejabat Struktural LAN menurut Usia 1%1% 26%
15% 21-30 31-40 41-50 57%
51-60 >60
8
Sumber : Bagian Kepegawaian per April 2011 Uraian tersebut mempertegas bahwa SDM LAN memang pantas menjadi kekuatan (strenghts) bagi LAN dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Akan tetapi ternyata potensi yang dimiliki oleh SDM LAN juga menjadi unsur kelemahan (weaknesses) dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Berikut ini diuraikan berbagai permasalahan yang diidentifikasi dalam pengelolaan pegawai LAN. C. Permasalahan dalam Pengelolaan SDM LAN Dari diskusi internal dalam acara konsolidasi kepegawaian LAN yang diselenggarakan di Balikpapan, Kalimantan Timur dapat diketahui bahwa permasalahan dalam pengelolaan kepegawaian LAN sangatlah komplek. Permasalahan muncul sejak dari tahapan perencanaan sampai pensiun. Setiap tahapan menyimpan permasalahan sendiri dan saling terkait dengan tahapan lainnya. Dan dari analisis yang dilakukan terlihat bahwa apabila tahapan manajemen pengelolaan kepegawaian LAN sudah diperbaiki, maka masih diperlukan adanya prasyarat yang harus dipenuhi. Prasyarat tersebut antara lain adalah adanya instrument untuk melakukan penilaian kinerja, dilakukannya analisis jabatan dan analisis beban kerja, disusunnya job description semua pejabat dan pegawai, disusunnya standar kompetensi jabatan bagi semua jabatan yang ada dan lain sebagainya. Permasalahan-permasalahan tersebut harus bisa dipecahkan dan prasyarat-prasyaratnya harus dipenuhi apabila mengharapkan SDM LAN bisa menjadi kekuatan dalam memajukan LAN kedepan. Tahap awal dalam manajemen kepegawaian adalah pada saat melakukan perencanaan kebutuhan pegawai atau menyusun formasi. Pada tahapan ini merupakan tahapan yang paling penting karena berpa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan bagaimana kualifikasinya harus bisa dipetakan dengan jelas dan tepat. Tetapi pada kenyataannya LAN belum mampu memotret kebutuhan nyata pegawainya karena melakukan pemetaan pegawai secara menyeluruh. Penyusunan formasi masih dilakukan secara manual, yaitu dengan meminta masukan dari unit-unit kerja terkait berapa kebutuhan pegawai dan bagaimana kualifikasinya. Padahal menurut penjelasan dari Bagian Kepegawaian, dalam penyusunan formasi tidak hanya sekedar memetakan kebutuhan pegawai baru tetapi juga menata pegawai yang lama. Sehingga promosi, mutasi, pensiun harus dipetakan dahulu selanjutnya unit melakukan analisis beban kerja untuk mengetahui kebutuhan tambahan pegawai baru. Akan tetapi pada praktiknya ini tidak dilakukan. Dalam tahap perencanaan ini juga tidak dijelaskan secara terperinci terkait lowongan formasi yang ada. Sehingga calon pelamar tidak mengetahui seperti apa karakteristik jabatan yang akan dilamarnya. Apalagi untuk jabatan-jabatan yang sangat spesifik, seperti widyaiswara, banyak calon pelamar yang belum mengetahui secara pasti apa itu widyaiswara. Selanjutnya di tahapan seleksi atau rekrutmen teridentifikasi bahwa dalam pelaksanaannya belum based on competency. Tes seleksi yang dilakukan juga dinyatakan hanya difokuskan pada knowledge saja belum menyentuh pada skill dan attitude, meskipun sudah ada psikotest. Selain itu materi tes belum diarahkan untuk satu formasi tertentu, atau materi tes masih bersifat umum. Kondisi ini berdampak masing-masing formasi jabatan tidak bisa diisi dengan calon yang spesifik dengan kemampuan yang spesifik.
9
Pada tahap berikutnya, yaitu penempatan masih juga teridentifikasi adanya masalah. Masalah dalam tahap ini terkait dengan kesesuaian latar belakang pendidikan peagwai dengan tugas di unit kerjanya. Kondisi ini berdampak pegawai tidak bisa maksimal dalam mengeksplorasi kemampuannya bahkan salah-salah peagwai malah menjadi trouble maker di unitnya. Penempatan pegawai juga terkait dengan kegiatan pengembangan pegawai. Di LAN seringkali pengiriman pegawai untuk mengikuti diklat teknis/fungsional atau tugas/ijin belajar tidak diikuti dengan penempatan yang sesuai dengan ilmu atau materi yang diperoleh dalam kegiatan tersebut. Dalam penempatan pegawai diharapkan bisa memenuhi prinsip right man on the right place, artinya ada kesesuaian antara kompetensi yang dimiliki dengan tuntutan tugas di unit kerja. Pada tahap pengembangan pegawai sebagaimana dijelaskan didepan, penempatan setelah mengikuti diklat atau belajar tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Hal ini karena belum ada analisis kebutuhan diklat (training need assessment) yang dilakukan. Kegiatan pengembangan menjadi kegiatan rutin yang sekedar diselenggarakan tetapi tidak mencerminkan kebutuhan nyata dari unit organisasi. Sementara diklat yang sangat diperlukan justeru tidak bisa dilaksanakan, misalnya diklat fungsional peneliti. Lagi-lagi masalah yang menghadang adalah kendala anggaran. Masalah lain dalam kegiatan pengembangan adalah belum adanya kejelasan dalam penentuan jurusan untuk pegawai yang tugas belajar (khususnya bagi pegawai yang memperoleh beasiswa dari luar negeri). Ada pegawai yang memperoleh beasiswa dari luar negeri tetapi jurusannya tidak sesuai dengan kebutuhan unit organisasi (misalnya jurusan geografi). Penjelasan dari Bagian Kepegawaian menyebutkan bahwa hal ini bisa terjadi karena anggaran berasal dari luar negeri dan adanya kemauan dari pegawai untuk berkembang. Akan tetapi kondisi ini tentu tidak tepat karena setelah selesai, ilmu yang diperoleh tidak sesuai dengan tugas dan fungsi LAN di bidang administrasi negara sehingga akan menyulitkan pegawai dalam menerapkan ilmunya. Untuk itu kedepan pengembangan karier harus diikuti dengan adanya penempatan dan pola karier yang jelas. Dengan kata lain formasi yang dilamar harus sejalur dengan pengembangan kemampuannya dan tidak menutup kemungkinan apabila memang ada potensi lain yang bisa dikembangkan maka bisa pindah jalur. Untuk ini diperlukan adanya pola karier pegawai yang jelas. Pola karier pegawai yang jelas dan tegas juga belum dimiliki oleh LAN. Kondisi ini berdampak ada pegawai yang seringkali dipindah tetapi ada juga pegawai yang tidak pernah dipindah sampai lebih dari 5 tahun bahkan 10 tahun. Perpindahan antara pejabat fungsional dan struktural juga belum diikat dalam pola karier sehingga seringkali berpindah tanpa pola yang jelas. Assessment center yang sudah dibangun di Jatinangor (PKP2A Jawa Barat) belum dimanfaatkan secara maksimal. Pola karier yang belum jelas juga berdampak pegawai-pegawai yang relatif muda/junior tidak termanfaatkan secara maksimal, terutama di jabatan struktural. Karena pola di jabatan struktural yang mengutamakan pangkat, golongan, ruang bukan pada kompetensi. Pola karier juga bisa bertindak sebagai pedoman dalam pengembangan pegawai, supaya pegawai tidak lepas semaunya dalam menuntut ilmu. Pola karier juga bisa menjadi pedoman dalam melakukan mutasi dan promosi pegawai. Mutasi pegawai baik antar unit (di LAN pusat, PKP2A maupun STIA) maupun antar pusat dengan daerah harus mengikuti pola karier yang jelas, linier sesuai clusternya. Dalam hal mutasi ini juga perlu diperhatikan adanya pegawai LAN yang minta pindah ke instansi lain diluar LAN, padahal dia sudah disekolahkan oleh LAN (meskipun statusnya 10
memperoleh beasiswa dari luar negeri). Dalam hal ini, LAN perlu tegas untuk menolak terutama bagi pegawai yang belum lama mengabdi di LAN. pegawai harus mendedikasikan dulu ilmunya di LAN untuk jangka waktu tertentu (misalnya dengan rumus 2n+1). Sehingga pegawai tidak mudah minta pindah dengan alasan kepentingan keluarga sekalipun. Karena dengan pindahnya pegawai keluar instansi tentu menjadi suatu kerugian bagi LAN karena kehilangan assetnya. Hal yang perlu diperhatikan lainnya adalah terkait perpindahan antar jabatan, yaitu antara jabatan struktural dan fungsional. Kasus yang sering terjadi adalah perpindahan dari jabatan struktural ke jabatan fungsional sekedar untuk memperpanjang usia pensiun. jabatan fungsional yang diinginkan adalah dosen karena persyaratan untuk menjadi dosen bisa dikatakan mudah. Kondisi ini tentu saja tidak baik bagi perkembangan LAN kedepan. Selain itu saat ini STIA LAN sudah mengalami titik jenuh terkait dengan perbandingan jumlah dosen dan mahasiswa. Dosen yang notabene adalah mantan pejabat-pejabat tinggi harus diakomodasi jam mengajarnya sementara jumlah mahasiswa terbatas (rasio saat kurang lebih 1 : 11). Hal ini tentu saja merugikan dosendosen tetap STIA yang mesti mempunyai jam mengajar untuk tetap bisa berkarier sebagai dosen. Dilain pihak seringkali dosen-dosen senior ini kemampuan transfer knowledge-nya terbatas karena terbiasa sebagai policy taker dan policy maker. Promosi dalam jabatan juga perlu mendapat perhatian, karena belum menggunakan sistem fit and proper test secara maksimal. Selain itu assessment center yang sudah dibangun juga belum dimanfaatkan secara maksimal. Promosi dalam jabatan struktural lebih banyak merupakan kewenangan dari Baperjakat. Data-data pegawai yang memenuhi persyaratan administrasi diajukan oleh Bagian Kepegawaian ke Baperjakat. Dan pemilihan pegawai yang akan dipromosi tergantung pada pilihan Baperjakat. Dalam hal seringkali banyak pertanyaan yang muncul mengapa si A yang diangkat kok bukan si B? Apa kelebihan si A? Pertanyaan-pertanyaan ini tentu tidak akan muncul apabila sistem fit and proper test sudah dilakukan dan assessment center dimanfaatkan. Apalagi kalau didukung dengan promosi sistem terbuka open promotion, dimana pegawai yang memenuhi syarat bebas mendaftarkan diri untuk di-fit and proper test dan di-assess di assessment center. Kondisi ini tentu akan lebih menguntungkan LAN karena pegawai yang mendaftar dan bersedia dipromosi akan lebih termotivasi karena merupakan keinginannya, berbeda apabila dipromosi tetapi sebenarnya dia tidak menghendaki tentu akan kurang termovitasi. Promosi dalam jabatan struktural juga harus mempertimbangkan pada karakteristik masing-masing jabatan. Pejabat eselon I dan II sebagai pengambil kebijakan (policy taker) harus mempunyai wawasan yang luas sehingga harus pernah menjabat di tiga kompartemen yang ada di LAN (sekretariat, kajian dan diklat). Kemampuan manajerial yang dikuasai harus benar-benar mumpuni sementara kemampuan teknis tidak terlalu diperlukan karena sudah level top manager. Sementara untuk pejabat eselon III dan IV harus mumpuni dibidang teknis sesuai bidang tugasnya, dan kemampuan manajerial tetap harus dikuasai meskipun pada level yang lebih rendah. Hal ini sesuai dengan konsep yang dikembangkan oleh FX Soejadi sebagaimana dikutip oleh Sulistyo (2008). Dengan penguasaan kompetensi manajerial dan kompetensi teknis secara berjenjang sebagaimana disajikan dalam gambar dibawah maka pelaksanaan tugas dan fungsi bisa lebih maksimal.
11
Penguasaan Kompetensi per Eselon
Eselon I
Kompetensi Manajerial/ Leadership
Eselon II
Eselon III
Eselon IV
Kompetensi Teknis
Sumber : Analisis Manajemen Modern (FX. Soejadi : 1997)
Kondisi yang perlu diperhatikan lainnya adalah terkait dengan penilaian kinerja pegawai. Sampai saat ini di LAN belum ada instrumen untuk melakukan penilaian kinerja pegawai. Instrumen yang digunakan masih menggunakan DP3 (daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan PNS). Padahal sebagaimana diketahui bahwa DP3 tidak mampu memotret kinerja nyata pegawai, karena prosedur dalam penilaiannya tidak sesuai dengan petunjuknya. Sehingga penilaian DP3 seringkali sangat subjektif dan mengandung bias recently effect. Penilaian kinerja pegawai menjadi sangat tergantung pada atasan, kalau dekat dengan atasan maka kinerja bisa tinggi tetapi kalau sedang bermasalah dengan pimpinan bisa dinilai rendah, meskipun kinerja nyatanya tinggi. Selanjutnya karena penilaian dilakukan pada akhir tahun (bulan Desember), kinerja yang dinilai hanya pada bulan-bulan akhir saja (Oktober, Nopember, Desember) sementara kinerja pada bulan Januari sampai September tidak terpotret. Pada kondisi ini maka diperlukan satu instrumen penilaian kinerja yang mampu memotret kinerja pegawai dari awal tahun sampai akhir tahun sekaligus meminimalisir subjektivitas pimpinan sebagai penilai kinerja. Permasalahan juga muncul di kedisiplinan pegawai LAN. meskipun saat ini absensi sudah dilakukan dengan finger print ternyata masih ada pegawai yang tidka disiplin. Fenomena 8-0-4 masih terjadi, artinya pegawai masuk kerja tepat jam 08.00 setelah itu pergi entah kemana dan kembali lagi absen pulang di jam 16.00. Sehingga apabila dicek di print out absensi tidak ada masalah tetapi pegawai yang bersangkutan tidak ada di ruangan. Padahal hasil print out ini menjadi dasar dalam pemberian uang makan pegawai sehingga muncul pertanyaan mengapa peagwai yang tidak pernah ada di kantor tetapi uang makannya lengkap tidak ada potongan. Untuk mengatasi kondisi ini maka diperlukan pengawasan melekat (waskat) dari pimpinan. Pimpinan wajib menegur dan melaporkan anak buahnya yang tidak disiplin dalam bekerja. Masalah berikutnya adalah dalam pensiun dimana pegawai yang akan pensiun serasa diabaikan. Tidak ada perlakuan yang istimewa sebagai penghargaan atas pengabdian pegawai selama sekian puluh tahun mengabdi. Kondisi ini terutama terjadi pada pegawai-pegawai golongan bawah (golongan I, II dan III). Bahkan ada pegawai yang sampai pensiun belum pernah naik pesawat hanya sempat mengantar saja sampai 12
bandara. Ada pemikiran untuk menghargai pengabdian pegawai-pegawai ini maka ada anggaran untuk pulang kampung dengan naik pesawat atau paling tidak dengan kereta api eksekutif. Selain itu tentu saja dengan melakukan pengurusan hak-hak pensiun secara tepat waktu. D. Penutup Uraian diatas menunjukkan bahwa permasalahan dalam pengelolaan kepegawaian di LAN harus diselesaikan secara sistematis, menyeluruh dan terintegrasi, tidak bisa diselesaikan secara parsial. Kunci dari permasalahan pengelolaan pegawai LAN adalah belum adanya grand design pengelolaan pegawai LAN. Grand design pengelolaan pegawai LAN harus mencakup semua tahapan manajemen SDM, yaitu sejak perencaaan, seleksi, rekrutmen, penempatan, pengembangan, promosi, mutasi, pola karier, penilaian kinerja, reward and punishment, disiplin dan pensiun. Dengan adanya grand design yang disusun secara sistematis, menyeluruh dan terintegrasi ini diharapkan setiap kegiatan bisa memberikan hasil yang maksimal. Selain itu pemenuhan terhadap prasyarat-prasyarat yang diperlukan untuk mengefektifkan penerapan grand design pengelolaan pegawai LAN, mencakup penyusunan standar kompetensi jabatan, job description pegawai, instrumen penilaian kinerja, pelaksanaan analisis jabatan, analisis beban kerja, training need assessment, dan yang paling utama adalah adanya komitment yang tinggi serta persepsi yang sama diantara semua pejabat dan pegawai LAN. Tanpa pemenuhan terhadap prasyarat ini, maka grand design pengelolaan pegawai LAN hanya akan berhenti sebagai dokumen saja tanpa bisa memberikan manfaat yang berarti. Daftar Pustaka Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005; Lembaga Administrasi Negara (2011), notulen hasil kegiatan konsolidasi kepegawaian, Balikpapan, Kalimantan Timur; Lembaga Administrasi Negara, dokumen Renstra Lembaga Administrasi Negara 2010-2014; Sofian Effendi, Prof., Dr., (2010) RUU tentang Pokok-Pokok Kepegawaian: Perubahan Kedua atau Pergantian?, bahan Rapat Dengar Pendapat dengan DPR, tidak dipublikasikan, Jakarta; Sulistyo, Agustinus (2008), Pengelolaan Kepegawaian sebagai Key Leverage Reformasi Birokrasi, makalah disajikan dalam Seminar Dies Natalis MAP UGM Jogjakarta; Surat Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 4 Tahun 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi Negara.
---©---
13
