ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYELESAIAN PROYEK BERSKALA KECIL DI PT HBL

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXV Program Studi MMT-ITS, Surabaya, 30 Juli 2016

ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYELESAIAN PROYEK BERSKALA KECIL DI PT HBL Ari Yunianto 1) dan Imam Baihaqi 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi – Manajemen Proyek Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya, Indonesia e-mail: [email protected] 2) Jurusan Manajemen Bisnis Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya, Indonesia e-mail: [email protected]

1)

ABSTRAK Dari hasil pemeriksaaan yang dilakukan oleh Kantor Pusat PT HBL pada tahun 2014 untuk proyek-proyek berskala kecil (
PENDAHULUAN PT HBL adalah salah satu perusahaan penghasil minyak dan gas bumi terbesar di Indonesia yang secara berkesinambungan menjalankan proyek-proyek berskala kecil dengan tujuan untuk meningkatkan keamanan, kehandalan dan efisiensi dari fasilitas permukaan dan mempertahankan serta meningkatkan produksi minyak dan gas bumi. Salah satu fokus PT. HBL dalam menjalankan proyek-proyek tersebut adalah dengan melibatkan semua tim terkait baik dari tim operasi, tim pemeliharaan, tim rekayasa fasilitas (facilities engineering), tim ISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-1


keselamatan (health, environment dan safety), tim pembelian (procurement) dan tim penghubung dengan pemerintah (government relations) melalui proses manajemen proyek untuk menghasilkan perencanaan dan penjadwalan dengan target penyelesaian yang telah ditentukan di awal dengan harapan proyek-proyek tersebut bisa diselesaikan sesuai jadwal. Dari hasil pemeriksaaan yang dilakukan oleh Kantor Pusat PT HBL pada tahun 2014 untuk proyek proyek kapital berskala kecil (

merupakan sampel sebuah populasi pegawai PT. HBL yang menangani bidang proyek-proyek berskala kecil di daerah operasi Kalimantan, dengan kriteria berpengalaman minimal 7 (tujuh) tahun di bidang proyek pengembangan fasilitas permukaan. Hasil dari survey pendahuluan ini adalah kuesioner utama yang akan disebarkan kepada para responden. Setelah didapatkan faktor-faktor penyebab keterlambatan yang merupakan hasil seleksi dan evaluasi para responden, maka langkah selanjutnya adalah pemberian nilai tingkat kepentingan terhadap faktor-faktor keterlambatan dan pemberian nilai terhadap tingkat kejadian faktor keterlambatan tersebut melalui sistem kuesioner yang didistribusikan kepada responden yang merupakan pegawai PT. HBL yang menangani bidang proyek di daerah operasi minyak dan gas bumi Kalimantan, dengan kriteria berpengalaman minimal dua (2) tahun di bidang proyek-proyek pengembangan fasilitas permukaan berskala kecil. Skor penilaian faktor-faktor penyebab keterlambatan dari tingkat kepentingan dan tingkat kejadiannya menggunakan Skala Likert. Untuk penelitian ini agar hasilnya lebih sesuai dengan kondisi yang ada di PT HBL, faktor-faktor dominan penyebab keterlambatan akan dilihat dari skor hasil penentuan tingkat kepentingan dan tingkat kejadian faktor-faktor penyebab keterlambatan yang diberikan oleh responden. Hasil kuesioner digunakan untuk mengukur nilai Relative Importance Index dari masing-masing faktor penyebab keterlambatan. Perhitungan yang akan dilakukan untuk penelitian ini adalah dengan menggunakan RII-adjusted yang dapat dilihat pada Persamaan 1. RII=(∑W+ ∑k)/((A+B)× N)

(1)

Dimana: RII = Relative Importance Index W = skor nilai Pentingnya suatu faktor keterlambatan k = skor nilai kemungkinan terjadinya suatu faktor keterlambatan A = skala nilai tertinggi untuk pentingnya suatu faktor keterlambatan B = skala nilai tertinggi untuk kemungkinan suatu faktor keterlambatan N = jumlah responden Rentang nilai RII yang dihasilkan adalah antara 0 dan 1. Analisa RII bertujuan untuk mengetahui berbagai faktor-faktor penyebab keterlambatan proyek di PT HBL. Adapun hasil dari perhitungan analisa ini menunjukkan peringkat dari keseluruhan variabel dan selanjutnya ditentukan seberapa dominan atau pentingnya pengaruh dari setiap variabel tersebut. Hasil perhitungan akan divalidasi dengan menggunakan focus group discussion untuk menentukan faktor-faktor dominan penyebab keterlambatan yang akan ditindak lanjuti ketahap analisa akar masalah (Root Cause Analysis). Dalam penelitian ini metode RCA 5 Whys akan digunakan untuk mengetahui akar permasalahan dari faktor-faktor penyebab keterlambatan yang dominan di PT HBL. Metode RCA 5 Whys ini dilakukan melalui focus group discussion yang terdiri dari responden yang merupakan sampel populasi pegawai PT. HBL yang menangani bidang proyek-proyek berskala kecil di daerah operasi Kalimantan, dengan kriteria berpengalaman minimal 7 (tujuh) tahun di bidang proyek pengembangan fasilitas permukaan. Dari akar masalah yang ada penelitian ini akan merekomendasikan cara penanganan atau langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mencegah akar masalah ini muncul kembali. HASIL DAN PEMBAHASAN Survei pendahuluan dilakukan untuk melihat keterkaitan antara faktor-faktor penyebab keterlambatan yang ditemukan pada penelitian/studi terdahulu dengan proyekISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-3


proyek berskala kecil yang dilakukan di PT HBL. Survei pendahuluan ini dilakukan melalui focus group discussion 1 yang terdiri dari responden yang menangani bidang proyek-proyek berskala kecil di daerah operasi Kalimantan dengan kriteria berpengalaman minimal 7 (tujuh) tahun di bidang proyek pengembangan fasilitas permukaan. Dari enam (6) kategori penyebab keterlambatan dengan lima puluh delapan (58) faktor yang didapatkan dari studi terdahulu setelah melalui focus group discussion (FGD) 1 didapatkan sebanyak tiga puluh satu (31) faktor-faktor penyebab keterlambatan. Setelah didapatkan faktor-faktor penyebab keterlambatan yang merupakan hasil seleksi dan evaluasi para responden pada survei pendahuluan maka tahap selanjutnya dalam proses pengumpulan data adalah survei utama. Dalam tahap ini dilakukan penyebaran kuesioner kepada responden yang merupakan pegawai PT. HBL yang menangani bidang proyek di daerah operasi minyak dan gas bumi Kalimantan, dengan kriteria berpengalaman minimal dua (2) tahun di bidang proyek-proyek pengembangan fasilitas permukaan berskala kecil. Dari kuesioner yang disebarkan berjumlah 46 kuesioner, kuesioner yang dikembalikan kepada peneliti berjumlah 41 kuesioner. Adapun profil responden dikelompokkan berdasarkan pengalaman kerja dan jabatan dalam pekerjaan/proyek dapat dilihat pada Tabel 1.

No 1

2

Tabel 1. Pengelompokan Responden Pengelompokan Responden Pengalaman Kerja < 5 Tahun > 5 Tahun 8 Orang (20%) 33 Orang (80%) Jabatan dalam Proyek Project Project Construction Support Manager Engineer Engineer Engineer 6 Orang (14%) 27 Orang (66%) 4 Orang (10%) 4 Orang (10%)

Hasil kuesioner dari survei utama digunakan untuk mengukur nilai Relative Importance Index dari masing-masing faktor penyebab keterlambatan. Perhitungan yang dilakukan untuk penelitian ini adalah dengan menggunakan RII-adjusted untuk menunjukkan peringkat dari keseluruhan variabel dan selanjutnya ditentukan seberapa dominan atau pentingnya pengaruh dari setiap variabel tersebut. Adapun hasil uji RII dengan 41 responden dan 31 variabel dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Hasil Uji RII (Relative Importance Index)

ISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-4


Setelah dilakukan analisa data dengan uji RII didapatkan 6 faktor dominan penyebab keterlambatan pelaksanaan proyek berskala kecil di PT HBL yaitu: 1) Lambatnya pengadaan/pembelian material konstruksi, 2) Keterlambatan dalam pemberian ijin dan persetujuan dari pemerintah, 3) Tidak realistisnya durasi jadwal asli pelaksanaan proyek, 4) Buruknya manajemen dan pengawasan Lapangan 5) Perubahan desain oleh pemilik proyek selama konstruksi dan 6) Keterlambatan dalam pembuatan dokumen desain. Langkah selanjutnya untuk menjawab tujuan penelitian ketiga yaitu didapatkannya langkah-langkah untuk mengurangi penyebab keterlambatan penyelesaian proyek di PT HBL adalah survei akhir melalui focus group discussion 2 yang terdiri dari responden yang merupakan sampel populasi pegawai PT. HBL yang menangani bidang proyek-proyek berskala kecil di daerah operasi Kalimantan, dengan kriteria berpengalaman minimal 7 (tujuh) tahun di bidang proyek pengembangan fasilitas permukaan. Dalam penelitian ini, focus group discussion 2 akan menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA) 5 Whys untuk mengetahui akar permasalahan dari faktor-faktor penyebab keterlambatan yang dominan di PT HBL. Berikut hasil pembahasan dari focus group discussion 2: 1. Lambatnya pengadaan/pembelian material konstruksi Akar permasalahannya adalah karena PT HBL menggunakan Standar Engineering Perusahaan yaitu CES (Chevron engineering Standard) yang mempunyai spesifikasi dan persyaratan yang lebih tinggi dan ketat dari standar engineering yang ada di Indonesia. Hal ini menyebabkan banyak peserta pengadaan/supplier mendapatkan kesulitan untuk proses pengadaannya karena kebanyakan barang-barang ini diproduksi di luar negeri. ISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-5


2.

3.

4.

Ataupun kalau ada perusahan dalam negeri yang bisa memproduksi jumlahnya terbatas. Akibatnya untuk pengadaan suatu barang prosesnya menjadi lama karena peserta tidak memenuhi kuorum dan proses pengadaannya harus dilakukan berulang kali. Untuk mengatasi hal di atas ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang perekayasa proyek atau project engineer sebagai berikut: (a) Setelah proses desain dan daftar material yang dibutuhkan untuk suatu proyek sudah selesai dibuat, perekayasa proyek harus melakukan identifikasi/pengenalan terhadap material yang tidak di produksi dalam negeri dan membuat justifikasi agar pengadaan dilakukan melalui proses seleksi langsung/Direct Selection atau penunjukan langsung/Direct Appointment atau melalui proses pemesanan dimuka/Blanket Purchase Order agar proses pengadaan tender yang berulang yang menyebabkan keterlambatan material bisa diatasi. (b) Selain itu yang bisa dilakukan oleh perekayasa proyek adalah untuk melakukan analisa dan tinjauan engineering mengenai spesifikasi yang fit-for-purpose untuk suatu proyek. Setelah analisa selesai perlu dibuat proses waiver/surat pernyataan untuk mendapatkan persetujuan apabila spesifikasi yang diusulkan tidak sesuai dengan standar engineering perusahaan. Keterlambatan dalam pemberian ijin dan persetujuan dari pemerintah Akar permasalahannya adalah karena kurangnya komunikasi yang dilakukan oleh PT HBL bagian Operation Support terkait dengan status persetujuan proyek di SKKMigas. Hal ini menyebabkan status persetujuan proyek tidak diketahui dan tidak bisa dibuat internal tracking system yang akan membantu perekayasa proyek untuk melakukan atau memberikan penjelasan mengenai suatu masalah yang menyebabkan suatu dinas di SKKMigas tidak memberikan persetujuan. Untuk mengatasinya ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh PT HBL sebagai berikut (a) Meningkatkan komunikasi yang dilakukan oleh PT HBL bidang Operation Support dengan bagian SKKMigas terkait dengan status persetujuan proyek (b) Membuat internal tracking system untuk memonitor status dari persetujuan oleh SKKMigas. (c) Melakukan pertemuan secara berkala untuk membahas status dari persetujuan dan melakukan klarifikasi segera apabila ada data yang dibutuhkan oleh SKKMigas. Tidak realistisnya durasi jadwal asli pelaksanaan proyek Akar permasalahannya adalah karena tidak semua proyek melakukan risk assessment/ pengkajian resiko terhadap jadwal pelaksanaan dan pembiayaan proyek. Hal ini disebabkan karena kurangnya jumlah perekayasa proyek atau project Engineer yang mampu melakukan Cost and Schedule Risk Assessment (CSRA) dan Estimate and Schedule Assurance Review (ESAR). Dari perekayasa proyek/project engineer di PT HBL yang berjumlah 12 orang hanya ada 1 orang yang mampu melakukan CSRA dan ESAR. Hal ini disebabkan karena kurangnya pelatihan untuk CSRA dan ESAR. Pelatihan ini dibutuhkan oleh perekayasa proyek agar mampu untuk membuat biaya dan jadwal pelaksanaan proyek yang lebih realistik. Untuk mengatasi hal di atas ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh sebagai berikut: (a) PT HBL harus membuat rencana pelatihan CSRA dan ESAR untuk risk assessment/kajian resiko terhadap pembiayaan dan jadwal proyek. Semua perekayasa proyek diwajibkan untuk mengikuti pelatihan ini. (b) Melakukan kajian terhadap kebutuhan dari risk assessment pada masing – masing kategori proyek. Buruknya manajemen dan pengawasan Lapangan Akar permasalahannya adalah strategi perusahaan untuk optimisasi resource yang tidak disertai dengan prioritisasi proyek-proyek yang ada. Hal ini mengakibatkan jumlah proyek yang membutuhkan manajemen dan pengawasan lapangan lebih banyak dari jumlah pengawas lapangan yang ada sehingga ada beberapa proyek yang tidak

ISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-6


5.

6.

mendapatkan waktu pengawasan yang memadai yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan jadwal pelaksanaan proyek. Untuk mengatasi hal di atas ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh sebagai berikut: (a) PT HBL harus melakukan prioritisasi proyek-proyek yang akan dilakukan yang disesuaikan dengan jumlah pengawas lapangan. Untuk bisa melakukan ini PT. HBL harus membuat kriteria untuk prioritisasi seperti terkait dengan keselamatan, ketaatan pada peraturan/compliance harus lebih tinggi prioritasinya dibandingkan dengan proyek yang menambah produksi atau meningkatkan kehandalan fasilitas (generating revenue project). Untuk proyek-proyek yang termasuk generating revenue harus dilihat dari sisi keekonomian untuk menentukan prioritasnya. (b) Setelah prioritisasi selesai, melakukan kajian akan kebutuhan pengawas lapangan dan jadwal eksekusi pekerjaan, perekayasa proyek/project engineer harus menyiapkan justifikasi jika diperlukan penambahan resource untuk membantu tugas pengawas lapangan agar lebih efektif. Perubahan desain oleh pemilik proyek selama konstruksi Akar permasalahannya adalah belum terlaksananya program PT HBL untuk memperbaharui/mengupdate gambar di lapangan yang terkait dengan inisiatif process safety information. Karena kurangnya proses verifikasi dan pembaharuan terhadap dokumen lapangan/as built mengakibatkan banyak gambar yang tersimpan didalam data base yang tidak sesuai dengan kondisi lapangan yang sebenarnya. Hal ini menyebabkan desain proyek yang berdasarkan gambar yang ada di database menjadi tidak sesuai pada saat tahap konstruksi yang mengakibatkan gambar desain harus diubah yang pada akhirnya menyebabkan jadwal pelaksanaan suatu proyek menjadi terlambat. Untuk mengatasi hal di atas ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh sebagai berikut: (a) PT HBL harus melakukan kajian terhadap kebutuhan pelaksanaan program pembaharuan/update Process Safety Information termasuk lingkup prioritasnya. (b) Meningkatkan kualitas dari hasil verifikasi dokumen kunjungan lapangan/site visit terhadap gambar lapangan/as-built yang ada. (c) Apabila diperlukan suatu proyek harus melakukan verifikasi terhadap gambar lapangan yang terkait dengan proyek tersebut. Keterlambatan dalam pembuatan dokumen desain Akar permasalahannya adalah karena terlalu banyaknya EWR yang disebut kritikal yang harus dikerjakan oleh seorang design engineer. Hal ini disebabkan karena belum adanya standarisasi proses prioritisasi untuk pematangan peluang/maturasi dan proyek. Hal ini mengakibatkan semua perintah kerja ke tim perekayasa desain/design engineering dianggap kritikal dan harus diselesaikan pada saat yang bersamaan yang pada akhirnya berakibat kepada terlambatnya jadwal pelaksanaan proyek karena desain dari suatu proyek tidak kunjung selesai. Untuk mengatasi hal di atas ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh sebagai berikut: (a) Membuat standar proses prioritisasi termasuk matriks untuk melakukan assessment dari suatu peluang/opportunity dan proyek perusahaan. (b) Menggunakan prioritasi yang dibuat di atas untuk melakukan penyaringan/screening terhadap perintah kerja yang masuk ke tim perekayasa desain. (c) Melakukan kajian kebutuhan tenaga kerja/resource dan mengoptimalkan kontrak engineering yang ada serta strategi dalam utilisasinya.

KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisa data dan hasil pembahasan yang telah dilakukan dalam penelitian ini didapatkan kesimpulan sebagai berikut: • Didapatkan 6 faktor dominan penyebab keterlambatan pelaksanaan proyek berskala kecil di PT HBL yaitu: 1) Lambatnya pengadaan/pembelian material konstruksi, ISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-7


•

2) Keterlambatan dalam pemberian ijin dan persetujuan dari pemerintah, 3) Tidak realistisnya durasi jadwal asli pelaksanaan proyek, 4) Buruknya manajemen dan pengawasan Lapangan 5) Perubahan desain oleh pemilik proyek selama konstruksi dan 6) Keterlambatan dalam pembuatan dokumen desain. Dari hasil diskusi melalui focus group discussion didapatkan akar permasalahanya adalah kemampuan vendor/bidder untuk menyediakan material sesuai dengan spesifikasi dari PT HBL yang menggunakan Standar Engineering Perusahan yaitu CES (Chevron engineering Standard), kurangnya komunikasi yang dilakukan oleh PT HBL bagian Operation Support terkait dengan status persetujuan proyek di SKK Migas, kekurangan tenaga ahli yang bisa melakukan Cost and Schedule Risk Assessment (CSRA) dan Estimate and Schedule Assurance Review (ESAR), resource competition untuk bisa melakukan semua proyek-proyek yang ada yang menyebabkan seorang pengawas lapangan harus mengawasi eksekusi pekerjaan beberapa proyek yang berlangsung secara bersamaan dengan tipe proyek dan lokasi yang berbeda, kualitas gambar yang dipakai untuk membuat desain tidak sesuai dengan kondisi yang ada dilapangan yang menyebabkan desain tersebut dan banyaknya proyek yang harus dilakukan oleh seorang design engineer secara bersamaan.

Adapun Saran yang dapat diberikan untuk penelitian lebih lanjut dapat diuraikan sebagai berikut: • Penelitian berikutnya dapat dilakukan dengan wilayah penelitian pada proyek-proyek fasilitas minyak dan gas di wilayah onshore daerah operasi Sumatera atau yang berskala besar. • Penelitian dapat dikembangkan dengan area penelitian pada perusahaan minyak dan gas milik swasta nasional maupun multinasional lainnya ataupun pada perusahaan minyak dan gas milik negara. DAFTAR PUSTAKA A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fifth Edition. (2013). Pennsylvania: PMI Inc. Assaf S.A., Al-Hejji S. (2006). Causes of Delay in large construction projects. International Journal of Project Management 24, 349-357. Culfik M.S., SArikaya O., Altun H. (2014). Causes of Delays in Construction Projects in Turkey. 11th International Congress on Advances in Civil Engineering 21-25 October 2014, Istanbul Technical University, Istanbul, Turkey. Hamzah N., Khoiry M.A., Arshad I., Tawil N.M., Che Ani A.I. (2011). Cause of Construction Delay-Theoritical Framework. Procedia Engineering 20, 490-495. Kikwasi G.J. (2012). Causes and Effects of delays and disruptions in construction projects in Tanzania. Australasian Journal of Construction Economics and Building, Conference Series 1, 52-59. Mansfield N.R, Ugwu O.O., Doran T. (1994). Causes of Delay and Cost Overruns in Nigerian Construction Projects. International Journal of Project Management 12, 254-260. Owolabi J.D. , Lekan A., Tunji-Olayeni O.O., OwolabiDele P.J. (2014). Causes and Effect of Delay on Project Construction Delivery Time. International Journal of Education and Research Vol. 2, 197-207.

ISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-8


Sambasivan M., Soon Y.W. (2007). Cause and Effects of delays in Malaysian Construction industry. International Journal of Project Management 25, 517-526. Shebob A., Dawood N., Shah R.K. (2012). Development of a methodology for analysing and quantifying the impact of delay factors affecting construction projects. KICEM Journal of Construction Engineering and Project Management Vol.2, No 3/Sep 2012, 17-29.

ISBN: 978-602-70604-4-9 B-2-9

ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYELESAIAN PROYEK BERSKALA KECIL DI PT HBL

Recommend Documents