ANALISIS DAN PERANCANGAN SPESIFIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA KIOS BAITUL MAAL
BMT AL FALAH CIREBON
ANALYSIS AND DESIGN IN CASH ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS
AT KIOS BAITUL MAAL BMT AL FALAH
CIREBON
LAPORAN TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi
Oleh: Rizki Amelia 08601029
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
ABSTRAK
BMT Al Falah Cirebon adalah sebuah lembaga mikro yang berupaya mengembangkan usaha-usaha produktif dan investasi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi pengusaha kecil dan menengah bawah berdasarkan prinsip syariah dan prinsip koperasi. Baitul Maal adalah bagian dari BMT Al Falah yang bergerak dalam bidang amal dan sosial dan merupakan sebuah bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan 'social reponsibility' KJKS (Koperasi Jasa Keuangan Syari’ah) BMT Al Falah Cirebon. Kegiatan Baitul Maal adalah menghimpun dana Zakat, Infaq, Shodaqoh (ZIS) serta mengelola dana sosial dan menyalurkan seluruh dana yang terkumpul melalui program-program yang telah ditetapkan, baik program rutin maupun insidental. Baitul Maal memiliki bentuk usaha riil berupa Kios, yakni sebuah usaha dagang yang didanai oleh dana sosial yang dikelola Baitul Maal. Kios ini diberi nama Kios Baitul Maal. Penulis melakukan penelitian terhadap sistem informasi akuntansi pada Kios Baitul Maal BMT Al Falah Cirebon dengan tujuan dapat mengetahui sistem informasi akuntansi yang diterapkan dan mengembangkan sistem informasi akuntansi yang diterapkan Kios Baitul Maal BMT Al Falah dengan merancang spesifikasi sistem informasi akuntansi yang mengarah kepada sistem terkomputerisasi. Sistem informasi akuntansi di Baitul Maal BMT Al Falah masih menggunakan sistem akuntansi manual dalam pengolahan data. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam sistem informasi akuntansi ini antara lain adanya penginputan data menggunakan sistem manual yang memakan waktu cukup lama sehingga kurang efektif dan efisien. Kelemahan lain ada di pengendalian internalnya, yaitu kurangnya distribusi dokumen terhadap unit organisasi yang terkait, deskripsi jabatan yang kurang tegas mengatur fungsi, tugas dan wewenang sehingga masih terjadinya perangkapan tugas oleh satu unit organisasi. Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut penulis melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pada Kios Baitul Maal, khususnya pada sistem informasi kas. Dengan adanya sistem yang baik diharapkan dapat menunjang kegiatan operasi lembaga atau instansi dalam hal ini BMT Al Falah Cirebon khususnya pada pengelolaan Kios Baitul Maal.
Kata kunci :
Sistem Informasi Akuntansi, Analisis Sistem, Perancangan Sistem.
ABSTRACT
Al Falah Cirebon BMT is an institution that seeks to develop micro enterprises and productive investment in improving the economic activity of small and medium entrepreneurs under sharia principles and the principle of cooperation. Baitul Maal is part of the BMT Al Falah which is engaged in charitable and social development and is an integral part of the activities of 'social reponsibility' KJKS (Cooperative Financial Services Sharia) BMT Al Falah Cirebon. Baitul Maal activities is to collect Zakat funds, Infaq, shodaqoh (ZIS) and manages the social fund and distribute all funds collected through the programs that have been established, both routine and incidental program. Baitul Maal has a real business form a Kios, which is a commercial venture which is funded by the social fund which is managed Baitul Maal. The Kios is named Baitul Maal. The author conducted a study of accounting information systems at Kiosk Baitul Maal BMT Al Falah Cirebon in order to find the accounting information system is applied and the accounting information system applied Kios Baitul Maal BMT BMT Al Falah with accounting information system design specifications that lead to the computerized system. Accounting information systems at the Baitul Maal Al Falah is still using a manual accounting system in data processing. Found weaknesses in accounting information systems, among others, the inputting of data using a manual system that takes a long time making it less effective and efficient. Another weakness in internal control, namely the lack of distribution of documents related to the organizational unit, job descriptions that are less strict in regulating the functions, duties and authority that is still the perangkapan task by one organizational unit. To overcome these weaknesses the authors performed the analysis and design of accounting information systems at Kiosk Baitul Maal, especially in the information system of cash. With a good system is expected to support the operations of the institution or agency in this case BMT Al Falah Cirebon, especially in the management of Baitul Maal Kiosk.
Key words: Accounting Information Systems, Systems Analysis, Design System.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas kebaikan dan keridhoanNya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini dengan baik da tepat waktu. Usulan Tugas Akhir yang berjudul “Analisis Dan
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat untuk melaksanakan penelitian di Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi Diploma 3, Politeknik Negeri Bandung. Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis juga mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Dadang Hermawan, SE., M.Si, Ketua Jurusan Akuntansi atas arahan dan dukungannya. 2. Bapak Arry Irawan, SE., M.Si, Ketua Program Studi Akuntansi atas arahan dan dukungannya. 3. Bapak Iyeh Supriatna, SE., M.Si., AK., Dosen Pembimbing
yang telah
mengarahkan penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 4. Keluarga besar penulis yang telah mencurahkan kasih sayang dan perhatiannya kepada penulis. 5. Rekan-rekan angkatan 2008 yang masih bersama berjuang hingga Tugas Akhir ini selesai maupun yang telah lebih dulu lulus menjemput kesuksesannya, atas kebersamaan dan dukungannya selama penulis menyelesaikan Tugas Akhir.
i
6. Kepada teman seperjuangan, seUkhuwah Islamiyah di KAMMI (Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia), khususnya angkatan 2008, Rani Ratnasari,
Sekti Kunthi Wulandari, dkk, LDK ASSALAM (Asosiasi Mahasiswa Islam)
Polban, serta saudara dan saudari penulis di Asrama Politeknik Negeri
Bandung (DORMITORY POLBAN), khususnya angkatan 2008, Lisnawati Nurkholis, Winda Dwiastikasari Choirul, Fastaqimah Fii Amrillah dan teman teman lainnya yang tidak bisa disebutkan satu per satu, ceria dan canda tawa
kalian merupakan suplemen semangat terbesar penulis untuk terus berjuang hingga akhir. 7. Teh Ida, Teh Aini, Teh Yayi, guru sekaligus wali dari orang tua penulis serta ukhti-ukhti di Lingkaran Ukhuwah, Rani Fitriani, Rani Ratnasari, Rina Aryanti, Mekkah Ratu Balqis, Isti Wulandari, Sarah Aina Ahadian atas segala saran dan nasihat dan kasih sayangnya. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini jauh dari sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran agar penulis dapat melakukan perbaikan terhadap laporan Tugas Akhir yang disusun ini. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat. Amiin.
Bandung, Juli 2012
Penulis
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAAN KETUA PROGRAM STUDI
HALAMAN ABSTRAK
KATA PENGANTAR ....................................................................................... i
DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii DAFTAR TABEL.............................................................................................. vii DAFTAR GAMBAR .........................................................................................viii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1 1.2 Identifikasi Masalah .............................................................................. 5 1.3 Pembatasan Masalah ............................................................................ 5 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................................... 6 1.4.1
Tujuan Penelitian ........................................................................ 6
1.4.2
Manfaat Penelitian ...................................................................... 6
1.5 Pendekatan Masalah ............................................................................. 7 1.6 Metodologi Tugas Akhir ....................................................................... 8 1.6.1
Metode Tugas Akhir .................................................................... 8
1.6.2
Data Tugas Akhir ........................................................................ 8 1.6.2.1 Jenis Data ...................................................................... 8 1.6.2.2 Sumber Data .................................................................. 9
iii
1.6.2.3 Teknik Pengumpulan Data ........................................... 9
1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................... 10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi .........................................11
2.1.1 Sistem .............................................................................................11
2.1.2 Informasi ........................................................................................11
2.1.3 Akuntansi .......................................................................................11 2.1.4 Sistem Informasi Akuntansi ...........................................................12 2.1.5 Tujuan dan Komponen Sistem Informasi Akuntans ......................14 2.1.5.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ..................................14 2.1.5.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ............................15 2.1.6 Proses dan Siklus Akuntansi ..........................................................22 2.1.7 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi .....................................23
2.2 Metode Pengolahan Data Komputer ....................................................24 2.3 Sub-Sistem Sistem Informasi Akuntansi ..............................................27 2.4 Pengendalian Internal ............................................................................31 2.4.1 Pengertian dan Tujuan Pengendalian Internal ................................31 2.4.2 Unsur Sistem Informasi Akuntansi ................................................33 2.4.3 Pengendalian Internal Berbasis Komputer .....................................36 2.5 Manajemen Database .............................................................................40 2.5.1 Pengertian dan Kegunaan ...............................................................40 2.5.2 Perancangan Basis Data .................................................................42 2.6 Metodologi Pengembangan Sistem .......................................................43
iv
2.6.1 Tujuan Pengembangan Sistem .......................................................43
2.6.3 Diagram Arus Data .........................................................................46 2.6.4 Flowchart ........................................................................................51
2.6.2 Tahapan Pengembangan Sistem .....................................................43
BAB III HASIL PENELITIAN Gambaran Umum .................................................................................54 3.1
3.1.1 Visi Dan Misi BMT AL FALAH Cirebon .....................................54 3.1.2 Budaya Kerja ..................................................................................55 3.1.3 Lokasi .............................................................................................55 3.1.4 Struktur Organisasi .........................................................................56 3.1.5 Kegiatan BMT AL FALAH Cirebon .............................................57 3.1.6 Keadaan Personalia ........................................................................58 3.1.7 Produk Layanan BMT AL FALAH ...............................................60
3.2 Pembahasan ...........................................................................................62 3.2.1 Profil Baitul Maal ...........................................................................62 3.2.2 Kebijakan Akuntansi Baitul Maal ..................................................62 3.3 Sistem Informasi Akuntansi Pada Kios Baitul Maal ..........................68 3.3.1 Fungsi Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Kios Baitul Maal ....................................................................................69 3.3.2 Dokumen dan Catatan yang Digunakan .........................................70 3.3.3 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi yang Diterapkan ................71 3.4 Analisis Permasalahan Sistem Informasi Akuntansi Pada Kios Baitul Maal BMT AL FALAH Cirebon .....................................79
v
3.4.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi .............................................80
3.4.2 Analisis Fungsi Organisasi Terkait ................................................80 3.4.3 Analisis Dokumen, Catatan, dan Laporan .....................................81
3.5 Perancangan Spesifikasi Sistem ............................................................81
3.5.1 Perancangan Spesifikasi Sistem Secara Umum .............................82
a. Spesifikasi DFD dan Flowchart Usulan Sistem Informasi
Akuntansi Penerimaan Kios Baitul Maal .................................82 b. Spesifikasi DFD dan Flowchart Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios Baitul Maal ..................................86 3.5.2 Perancangan Spesifikafi Sistem Secara Rinci ................................89
BAB IVKESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ............................................................................................103 4.2 Saran .......................................................................................................104 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1
Tabel Transaksi, Dokumen Sumber, dan Dokumen Pendukung yang bersangkutan ......................................................18
Tabel 1.2
Tabel 1.3
Tabel Daftar Simbol Flowchart .....................................................52 Tabel Entitas dan Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Kios Baitul Maal .................................................72
Tabel 1.4
Tabel Entitas dan Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Kios Baitul Maal .................................................76
Tabel 1.5
Tabel Entitas dan Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Usulan Kios Baitul Maal ....................................82
Tabel 1.6
Tabel Entitas dan Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Usulan Kios Baitul Maal....................................86
Tabel 1.7
Struktur Tabel Pelanggan ...............................................................98
Tabel 1.8
Struktur Tabel Pemasok .................................................................98
Tabel 1.9
Struktur Tabel Penerimaan Kas .....................................................99
Tabel 1.10
Struktur Tabel Pengeluaran Kas ....................................................99
Tabel 1.11
Struktur Tabel Penjualan Barang Dagang .....................................100
Tabel 1.12
Struktur Tabel Pembelian Barang Dagang ....................................101
Tabel 1.13
Struktur Tabel Peersediaan Barang Dagang ..................................101
Tabel 1.14
Struktur Tabel Pegawai ..................................................................102
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Diagram Konteks Siklus Pendapatan ........................................28
Gambar 2.2
Diagram Arus Data Tingkat 0 Siklus Pendapatan ....................29
Gambar 2.3
Diagram Konteks Siklus Pendapatan ........................................30
Gambar 2.4
Diagram Arus Data Tingkat 0 Siklus Pengeluaran ...................31
Gambar 2.5
Struktur Organisasi KJKS BMT AL FALAH ..........................57
Gambar 2.6
Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios
Baitul Maal BMT AL FALAH Cirebon....................................73 Gambar 2.7
DFD Contect Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios Baitul MaaL ......................................................................74
Gambar 2.8
DFD Physic Level 0 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios Baitul MaaL ..................................................74
Gambar 2.9
DFD Logic Level 0 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios Baitul Maal ...................................................75
Gambar 2.10
Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kios Baitul Maal BMT AL FALAH Cirebon ...........................77
Gambar 2.11
DFD Contect Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kios Baitul Maal BMT AL FALAH Cirebon ....................78
Gambar 2.12
DFD Physic Level 0 Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kios Baitul Maal BMT AL FALAH .............78
Gambar 2.13
DFD Logic Level 0 Sistem Informasi Akuntaksi Pengeluaran Kas Kios Baitul Maal ..........................................79
viii
Gambar 2.14
Gambar 2.15
Usulan
Sistem
Informasi
Akuntansi
Penerimaan Kas Kios Baitul Maal ............................................83 DFD Contect Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Kios Baitul Maal ............................................84
Flowchart
Gambar 2.16 Gambar 2.17
DFD Logic Level 0 Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios Baitul Maal ...................................................84 DFD Logic Level 1 Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios Baitul Maal ...................................................85
Gambar 2.18
DFD Physic Level 0 Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kios Baitul Maal ...................................................85
Gambar 2.19
DFD Contect Usulan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kios Baitul Maal ..................................................87
Gambar 2.20
DFD DFD Logic Level 0 Usulan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kios Baitul Maal .................................87
Gambar 2.21
DFD Logic Level 1 Usulan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kios Baitul Maal ..................................................88
Gambar 2.22
DFD Physic Level 0 Usulan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kios Baitul Maal ..................................................88
Gambar 2.23
Flowchart
Usulan
Sistem
Informasi
Akuntansi
Pengeluaran Kas Kios Baitul Maal ...........................................89
Gambar 3.1
Perancangan Objek Report Bukti Penerimaan Kas ...................90
Gambar 3.2
Perancangan Objek Report Bukti Pengeluaran Kas ..................91
Gambar 3.3
Perancangan Objek Report Penerimaan Kas...........................91
ix
Gambar 3.4
Perancangan Objek Report Pengeluaran Kas .........................92
Gambar 3.5
Perancangan Form Pelanggan ..................................................93
Gambar 3.6
Perancangan Form Pemasok ....................................................93
Gambar 3.7
Perancangan Form Penjualan...................................................94
Gambar 3.8
Perancangan Form Pembelian..................................................95
Gambar 3.9
Perancangan Form Penerimaan Kas ........................................95
Gambar 3.10
Perancangan Form Pengeluaran Kas .......................................96
Gambar 3.11
ERD Sistem Informasi Akuntansi Kios Baitul Maal.................97
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran-1
Jurnal Harian Kios Baitul Maal.................................................L-1
Lampiran-2
Buku Besar Persediaan Kios Baitul Maal .................................L-2
Lampiran-3
Buku Besar Kas Kios Baitul Maal ............................................L-3
Lampiran-4
Laporan Laba Kios Baitul Maal ................................................L-4
Lampiran-5
Kartu Bimbingan .......................................................................L-5
xi
DAFTAR PUSTAKA
Aktas, Ziya A. 1987. Structured Analysis and Design of Information Systems.
New Jersey: Prentice-Hall
Baridwan, Zaki. 2005. Intermediet Accounting. Jakarta : Salemba Empat. Bodnar, George H. & William S. Hopwood. 2000. Accounting Information System, Fifth Editon.
Chushing, Barry E. 1992. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan Edisi 3(diterjemahkan oleh Ruchyat Kosasih). Jakarta: Erlangga. Connolly, Thomas M. (2002). Database System: A Practical Approach to Design,Implemetaion and Management. New York: Pearson Education Inc. De Marco, Tom and Gane & Sarson. 1978. Structured Analysis And System Specificatio. New Jersey: Prentice Hall. Fatansyah. 1999. Basis Data. Bandung: CV Informatika Gelinas, Jr Ulric dan Steve J Sutton. 2005. Accounting Information System. Sixth Edition. Ohio: Bentley College, South Western College Publishing. Gondodiyoto. 2007. Audit Sistem Informasi. Jakarta: Mitra Wacana Media. Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Hariwijaya, M. dan P.B. Triton. 2008. Pedoman Penulisan Ilmiah Proposal dan Skripsi. Yogyakarta: Tugu Publisher. Indrajit, Richardus Eko. 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi. Jakarta : Elex Media Komputindo Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Ketiga. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
Mursyidi, Drs. B. Sc., SE. 2010. Akuntansi Zakat Kontemporer. Bandung: Rosda. Rama, Dasaratha V. dan Jones, Frederick L. 2009. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Dua Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi Buku Dua. Alih Bahasa: Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2009. Accounting Information Systems 11th. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi: Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer. Bandung: Lingga Jaya.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga. Wilkinson, Joseph W et.al. 2000. Accounting Information System : essential concepts and applications (4th Edition). New Jersey : John Wiley & Sons Inc. http://hamidzic.wordpress.com/2011/02/07/bab-1-pengertian-sistem-manajemenbasis-data/ http://elista.akprind.ac.id/staff/catur/Sistem-Informasi-Akuntansi/01a SIA%20dan%20teknologi%20informasi.pdf.
RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI Nama
: Rizki Amelia
Tempat / tanggal lahir
: Cirebon, 3 Mei 1990
Alamat
: Jalan RA. Kartini Ds. Jatipancur Kec. Greged Kab. Cirebon 45175
Telepon
: 087829946912
Jenis Kelamin
: Perempuan
Agama
: Islam
Kebangsaan
: Indonesia
Hobi
: Mendengarkan Musik dan Menulis
E-mail
:
[email protected]
PENDIDIKAN FORMAL
1995– 1996
: TK Al-Washliyah Perbutulan Cirebon
1996 - 2002
: SD Negeri 2 Pasalakan Cirebon
2002 - 2005
: SMP Negeri 2 Weru Cirebon
2005 - 2008
: SMA Negeri 1 Kedawung Cirebon
2008 - 2012
: Politeknik Negeri Bandung
PENGALAMAN ORGANISASI
2007-2008
Kedawung Cirebon
2009 – 2010
Kedawung Cirebon Ketua PMR (Palang Merah Remaja) SMK N 1
: Ketua dan anggota Koperasi Siswa (KOPSIS) SMK N 1
Bendahara OSIS SMK N 1 Kedawung Cirebon : Staff Divisi Ukhuwah Asrama POLBAN Staff Departemen Keputrian LDK Assalam POLBAN Staff Kaderisasi KAMMI POLBAN
