Analisis dan Perancangan Sistem Perpustakaan Berbasis Web pada Sekolah Stella Maris Hendry Theo Indra Putra Rudy
Abstrak
Masalah yang sering dihadapi oleh perpustakaan adalah minat pembaca yang kecil sehingga tidak jarang perpustakaan sepi pembaca. Tujuan penelitian, ialah menganalisis sistem dalam Perpustakaan Stella Maris yang berhubungan dengan proses peminjaman dan pengembalian dan merancang sebuah program untuk membantu pustakawan sehingga pelayanan perpustakaan menjadi lebih baik. Metodologi penulisan, metode analisa yang digunakan adalah metode Object Oriented Analysis & Design yaitu metode analisa dan metode perancangan. Metode analisa yang digunakan adalah membuat business model, membuat user requirements dalam bentuk use case diagram dan activity diagram. Metode perancangan yang digunakan di antaranya design support service architecture and development environment, design software architecture, design usecase realization yang terdiri dari multilayer sequence, update design class diagram, communication diagram, package diagram, design database, design user interface dan design system security and control. Hasil yang dicapai, memudahkan akses informasi perpustakaan Stella Maris yang akan diterima oleh peminjam buku. Simpulan, sistem diharapkan dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada peminjam perpustakaan dalam proses pencarian, peminjaman dan pengembalian yang tidak hanya terbatas di tempat. Kata Kunci: Analisa, perancangan, sistem informasi, perpustakaan
56
57 Abstract
The problem often faced by the library is small so that the reader's interest is not uncommon reader deserted library. The purpose of the research, is to analyze the system in Stella Maris Library associated with borrowing and repayment process and design a program to help the librarian that the library service for the better . Methodology writing, analytical method used is the method of Object Oriented Analysis & Design is the method of analysis and design method. The analytical methods used is to make the business model, creating user requirements in the form of use case diagrams and activity diagrams. Design methods used in the design of which support service architecture and development environment, the design of software architecture, design usecase realization consisting of a multilayer sequence, update the design class diagrams, communication diagrams, package diagrams, database design, user interface design and security system design and control . The results achieved, facilitate access to library information Stella Maris to be received by the borrower of books. Conclusion, the system is expected to provide better service to the borrower in the library search process , borrowing and repayment are not only limited in places. Key Word : Analyze, Designing, System Information, Library
58
PENDAHULUAN Memasuki digital saat ini, dunia mengalami perkembangan yang begitu pesat, dimana ilmu pengetahuan dan teknologi memberikan pengaruh yang begitu besar dalam berbagai aspek kehidupan, hal ini sangat terlihat dan sangat mempengaruhi berjalannya suatu proses bisnis yang sedang berjalan dalam sebagaian besar perusahaan, organisasi, maupun industri. Kemampuan untuk penyimpan, penggunaan dan pengembangan kedua hal tersebut merupakan hal yang menjadi faktor daya saing sangat penting saat ini. Perusahaan atau organisasi yang mulai berkembang menyadari bahwa pentingnya pemanfaatan pengetahuan harus diolah dengan baik dan tepat, agar perusahaan ataupun organisasi dapat berkembang dan serta tetap berdiri dalam persaingan bisnis di era digital saat ini. Pengetahuan yang berarti dan dimanfaatkan serta diharapkan dapat menjadi suatu dukungan yang cukup handal dalam peningkatkan efesiensi untuk tetap berkembang sehingga tidak terpaku dalam satu tempat di waktu yang lama. STELLA MARIS merupakan sebuah organisasi atau lembaga bergerak di bidang pendidikan yang telah melihat bahwa pengetahuan merupakan aset penting dalam pengembangan lembaga sekolah. Masalah yang sering muncul dalam perpustakaan adalah pencatatan peminjaman dan pengembalian yang masih bersifat manual sehingga banyak terjadi kesalahan dalam pembuatan ataupun penyimpanan data dan hal ini membuat pelayanan dalam perpustakaan menjadi lambat. Kurangnya fasilitas dalam pemberian informasi mengenai buku dan DVD, hal ini membuat orang tua tidak bisa memberikan rekomendasi mana buku yang cocok untuk anaknya. Selain masalah pemberian informasi, banyak pembaca merasa kesulitan dalam mencari buku yang baik untuk dibaca atau sering membuang waktu hanya untuk melihat buku. Tujuan penulisan ini adalah untuk menganalisa sistem dalam Perpustakaan Stella Maris yang berhubungan dengan proses peminjaman dan pengembalian buku, serta merancang sebuah aplikasi berbasis web yang dapat membantu pelayanan perpustakaan dan menjembatani Perpustakaan dengan orang tua siswa.
METODE PENELITIAN Metode penilitian yang digunakan dalam mengumpulkan data-data yang berguna dalam penulisan ini adalah Studi Pustaka untuk mencari teori-teori yang bisa dijadikan dasar dalam penulisan dan Studi Lapangan untuk melihat proses bisnis yang berjalan serta untuk mengetahui masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Metode Analisis dan Perancangan yang memiliki 2 tahapan yaitu : Tahapan Analisis Sistem yang berhubungan dengan pengumpulan informasi yang berguna serta kebutuhan client dan Tahapan Desain Sistem berhubungan dengan pembuatan database dan pembuatan rancangan user interface.
59
Dalam mengumpulkan data, kami melakukan pengamatan proses bisnis dan wawancara diperpustakaan Stella Maris untuk mengetahui masalah yang sering timbul dan menjadi penghambat dalam pelayanan Perpustakaan. Setelah masalah operasional sudah diketahui, maka kami mulai mencari nilai-nilai strategis yang bisa digabungkan untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan serta kualitas Sekolah. Masalah operasional dan nilai strategis diketahui, maka kami mulai menganalisa kebutuhan client untuk meningkatkan pelayanan, lalu mulai merancang sistem untuk digunakan dalam Perpustakaan, dimulai dari pembuatan class diagram yang merupakan rancangan database hingga membuat rancangan user interface untuk dilihat oleh client. Pembuatan program menggunakan program PHP yang merupakan kependekan dari Hypertext Preprocessor, dengan menggunakan :localhost sebagai domain dalam perancangan dan prototype-nya.
HASIL DAN BAHASAN Dari masalah-masalah yang ditemukan dalam Perpustakaan Stella Maris, kami membuat sebuah program dengan basis web. Hal ini dilakukan dengan alas an agar orang tua murid bisa mengajarkan penggunaan web untuk anaknya (bagi murid SD) dan orang tua juga bisa memberi rekomendasi buku atau DVD yang baik untuk dipinjam oleh anaknya. Dalam Website yang dirancang, terdapat beberapa menu seperti Contact Us, Greetings, Site Map. Dalam Contact Us, peminjam bisa mengetahui nomor telepon atau email pustakawan. Dalam Greetings, peminjam bisa melihat sejarah berdirinya Sekolah Stella Maris Dalam Site map, peminjam bisa melihat lokasi Sekolah Stella Maris Untuk lebih mempermudah dalam pencarian buku, di dalam website juga disediakan menu search untuk melakukan pencarian langsung tanpa melihat-lihat. Gambar Menu Home
60
Dalam Web yang telah dirancang, user yaitu peminjam dapat melihat-lihat buku atau DVD yang ingin di booking untuk diambil keesokan harinya. Apabila peminjam salah atau ingin membatalkan booking, peminjam bisa menekan tombol cancel pada sisi kanan atas dan memasukan kode booking yang diberikan saat melakukan booking. Dengan bisa melihat buku secara online selain peminjam tidak perlu bersusah payah datang ke perpustakaan untuk mencari, Gambar View Book orang tua siswa bisa ikut mengambil bagian dalam meminjam dengan memberikan rekomendasi pada anaknya buku yang pantas dan baik untuk dibaca. Selain memudahkan peminjam dalam masalah pencarian buku, dengan web yang dirancang peminjam bisa juga melihat buku yang paling banyak dipinjam dan juga yang paling populer. Peminjam juga bisa melakukan vote untuk meningkatkan popularitas suatu Buku atau DVD yang menjadi rekomendasi dasar bagi peminjam lain yang melihatnya.
Gambar Most Popular
Selain Front end, kami juga membuat sistem back end yang berhubungan dengan peminjaman, pengembalian dan pembuatan laporan untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan dan membuat pencatatan menjadi lebih cepat dan mudah
Gambar Borrow
Gambar Return
61
Pembuatan laporan akan berguna untuk mengambil kebijakan yang bersangkutan dengan Perpustakaan seperti penambahan atau pengurangan jumlah buku, acaraacara yang bersangkutan dengan Perpustakaan untuk menambah jumlah peminjam.
SIMPULAN DAN SARAN Sebagaimana yang telah dijelaskan sedikit dalam pendahuluan, salah satu masalah adalah kurangnya pemberian informasi, dalam Web yang telah dirancang dapat membantu peminjam untuk mengetahui perihal buku atau DVD baru yang termasuk dalam koleksi perpustakaan dengan fasilitas ini orang tua bisa ikut dalam memberi rekomendasi kepada anaknya selain itu sistem yang baru bisa digunakan peminjam untuk melihat ketersediaan buku atau DVD yang ingin dipinjam dari rumah dan dapat melakukan booking sehingga tidak membuang waktu untuk mencari buku yang baik. Sistem yang baru dapat mempermudah pustakawan dalam memasukan data registrasi, buku atau DVD baru dan pembuatan laporan yang akan berhubungan dengan pelayanan perpustakaan yang menjadi lebih cepat dan efektif sehingga peminjam juga lebih merasa senang dalam meminjam buku dan DVD.
Saran Perpustakaan Stella Maris dapat menggunakan dan memelihara sistem yang dibuat secara terkomputerisasi sehingga informasi yang di dapat lebih akurat, terpecaya, dan realtime.
Pelatihan staff perpustakaan sehingga terbiasa dengan
penggunaan sistem sehingga tidak terjadi kesalahan dalam memasukan data. Mengembangkan sistem sehingga sistem bisa berjalan lebih baik lagi sehingga kualitas pelayanan perpustakaan bisa terus meningkat.
REFERENSI Abdul Kadir. 2009. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta. Ali Hasan. (2009). Marketing Edisi Baru. Yogyakarta: Media Pressindo.
62
Bennet, Simon., McRobb, Steve., Farmer, Ray, (2006), Object-Oriented Systems Analysis And Design, Edisi ke-3 McGraw-Hill, New York. Bentley & Whitten (2007), System Analysis & Design for the Global Enterprise. International Edition. Seventh Edition. McGraw-Hill Companies, Inc. Madcoms. (2008), Panduan Lengkap Adobe Dreamweaver CS3, Andi Publisher, Madiun. Connolly, Thomas M. & Begg, Carolyn E. (2005), Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Adison Wesley, England Edition, Thomson. Efraim, Turban., dan Volonino, Linda. (2010). Information Technology for Management :Transforming Organization in the Digital Economy. (7th edition). Hoboken: Wiley Hermawan, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika Kepustakawanan: Suatu Pendekatan Terhadap Profesi dan Kode Etik Pustakawan Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. John W. Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd (2005), Object Oriented Analysis and Design with the Unified Process, USA. Kotler, Philip dan Gary Armstrong.(2010). Principles of Marketing. 13th Edition.Prentice-Hall, Inc. New Jersey. Levine, John R., Young, Margaret Levine. (2010). Internet for Dummies. Twelfth edition. Wiley Publishing, New Jersey. McLeod Jr, Raymond dan George P.Schell.2007.Sistem Informasi Manajemen. Indonesia : PT Indeks. Mcleod, Raymond. (2005). Management Information System 10th Edition/ International edition, Prentice Hall, New Jersey. O’brien, A James., Marakas, George M. (2006). Management Information System. (7th edition). Mcgraw Hill, New York. O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010). Management Information System. (10th edition). New York:McGraw-Hill. O’Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Edisi Keduabelas. Diterjemahkan oleh Dewi Fitrisari dan Deny Arnos Kwary. Mcgraw-Hill. Peranginangin. 2006. Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Edisi ke-1. Yogyakarta: Andi. Ralph Stair, George Reynolds (2006), Fundamentals of Information Systems, 3rd/4th
63
Rama, Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi I, Salemba Empat, Jakarta. Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John, 2006, Accounting Information System, Edisi Ke Sembilan, Salemba Empat, Jakarta. Satzinger, J.W. et al, Systems Analysis and Design in a Changing World (2009), Edition 5th, Cengage. Turban, E. (2006). Electronic Commerce : A Managerial Perspective 2006. Prentice Hall, New Jersey.
RIWAYAT PENULIS Theo Indra Putra lahir di kota Tangerang pada 15 Oktober 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2014. Hendry lahir di kota Tangerang pada 24 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2014.
