ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJADWALAN KENDARAAN OPERASIONAL STMIK AMIKOM YOGYAKARTA MENGGUNAKAN SMS GATEWAY Sarjiyono Program Studi Teknik Informatika STMIK El Rahma Jl. Sisingamangaraja no. 76 Yogyakarta
Abstract Rapid technological advances that result in all transactions that are manually both financial and non-financial is becoming obsolete in the business environment. Due to the many conveniences they could not get in the manual system, make people move to digital technology. Keywords: Scheduling, Mobile Operations
INTISARI Kemajuan teknologi yang sangat pesat mengakibatkan semua transaksi yang bersifat manual baik finansial maupun non finansial mulai ditinggalkan di lingkungan bisnis. Karena dengan banyaknya kemudahan yang tidak bisa mereka dapatkan di sistem manual, mengakibatkan banyak orang berpindah kepada teknologi digital. Kata kunci : Penjadwalan, Mobil Operasional
PENDAHULUAN Saat ini peminjaman kendaraan operasional terletak di Kampus STMIK AMIKOM Yogyakarta. Sebagai kendaraan operasinal dapat memenuhi kebutuhan, tetapi terkadang peminjaman tersebut tidak dapat dipenuhi karena padatnya peminjaman dari Lembaga. banyaknya kebutuhan kendaraan yang tidak dapat dipenuhi membuat harus dilakukan penyewaan kendaraan dari luar atau
menggunakan Jasa Travel. Hal ini membuat adanya pengeluaran biaya yang cukup besar. Dari survey yang dilakukan pada STMIK AMIKOM Condong Catur Depok Sleman Yogyakarta, proses Penjadwalan mobil oprasional masih dilakukan dengan cara pencatatan secara manual. Dari hasil survey tersebut maka terbuka peluang untuk sebuah aplikasi komputer yang berupa sistem penjadwalan mobil oprasional melalui teknologi yang sedang populer sekarang, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas SMS (Short Message Service) untuk peminjaman mobil oprasional. Dengan memanfaatkan fasilitas SMS yang digunakan sebagai alat bantu pemesanan jarak jauh yang bisa dimanfaatkan oleh Karyawan maupun Mahasiswa, memudahkan semua pihak untuk melakukan pemesanan peminjaman tanpa harus datang ke Kabag Kerumah Tanggaan secara langsung. Diharapkan aplikasi ini nantinya dapat menjadi salah satu sumber dan layanan yang dapat digunakan oleh Ketua, Karyawan, Setaf, Dosen dan Mahasiswa, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan agar lebih mudah dan informative untuk semuanya.
1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dikemukakan, maka dapat ditemukan permasalahan sebagai berikut; 1. Mengapa sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan SMS gateway perlu dibangun? 2. Informasi apa saja yang dapat diolah dalam sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan SMS gateway? 3. Mengapa menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7.0 dalam pembuatan sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan SMS gateway?
1.2 Batasan Masalah Dalam penulisan laporan ini penulis membatasi pembahasan masalah yang ada yaitu: 1. Penyajian data pada sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan SMS gateway meliputi data peminjam, data kendaraan dan data peminjaman. 2. Sistem ini akan dibangun menggunakan Borland Delphi 7.0 dan MySQL sebagai basis datanya. Dan nantinya aplikasi ini akan berjalan sebagai program untuk desktop komputer dengan bantuan XAMPP for windows sebagai control panel untuk koneksi ke database. 3. Admin sepenuhnya memiliki hak akses melihat, mengedit dan menghapus data. 4. User hanya dapat melakukan input data peminjaman melalui SMS dan melihat data melalui SMS.
1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan, maka dapat ditentukan tujuan sebagai berikut; 1. Membangun sistem pemesanan jadwal mobil oprasional untuk karyawan menggunakan SMS gateway. 2. Membuat sistem yang menarik dan user friendly sehingga mudah diakses dan dimengerti oleh karyawan.
1.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan SMS gateway ini adalah sebagai berikut: 1. Mampu mengoptimalkan sebuah teknologi yang dituangkan melalui
sebuah
sistem manajemen yang membantu kinerja bagian kerumahtanggaan STMIK AMIKOM YOGYAKARTA dalam peminjaman kendaraan yang semula dengan cara manual. 2. Mampu mengatasi kerangkapan data.
3. Mempermudah dan mempercepat bagian kerumahtanggaan STMIK AMIKOM YOGYAKARTA untuk mengambil atau melihat data peminjaman kendaraan. 4. Apabila ada masalah dalam proses pengolahan data dapat segera teratasi.
1.5 Tinjauan Pustaka Banyak kasus yang berkaitan dengan permasalahan perancangan sistem penjadwalan kendaraan operasional berbasis SMS gateway, dari hasil kajian pustaka yang dilakukan, banyak ditemukan skripsi, paper, artikel maupun jurnal ilmiah yang membahas tentang penjadwalan kendaraaan operasional. Beberapa penelitian dalam sistem informasi penjadwalan kendaraan operasional yang telah dilakukan antara lain, penelitian yang dilakukan oleh Andreas Handojo, Rolly Intan dan Wiwie Yoanna (2005) yaitu menangani proses-proses peminjaman yang salah satunya terdapat peminjaman kendaraan. Metode lain diterapkan Anton Agustiawan (2012) dimana penelitiannya menangani pengolahan data peminjaman kendaraan rental berbasis web , Berbeda dengan penelitian diatas, Doniawan Opi Nursidiq (2013) pada penelitiannya tidak berhubungan dengan pengolahan penjadwalan kendaraan operasional melainkan pada manajemen bimbingan konseling. Namun yang menjadi perhatian adalah terdapat proses menggunakan SMS gateway.
1.6 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikannya
dan
mengevaluasi
permasalahan
–
permasalahan,
kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.
1.7.1. Identifikasi Masalah Pencatatan dan pengolahan data pada Kerumah Tanggan masih dilakukan secara manual. Data–data yang meliputi data karyawan, data transaksi pemesanan, masing – masing transaksi ditulis secara manual kedalam buku oleh kerumah Tanggan Dari hasil penelitian peminjaman kendaraan operasional pada STMIK AMIKOM Yogyakarta dapat di identifikasikan berbagai permasalahan yang terjadi, sebagai berikut : 1.
Proses melihat jadwal yang masih kosong kurang cepat Hal ini terjadi karena untuk melihat jadwal peminjaman yang masih tersedia petugas harus mencari secara manual pada buku booking. Secara otomatis untuk mendapatkan data yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama.
2.
Proses pengajuan peminjaman kendaraan yang mendadak Hal ini terjadi karena setiap karyawan maupun UKM yang booking kendaraan yang mendadak pada saat itu juga jadi tidak selalu terpenuhi. Laporan dibuat berdasarkan data-data yang ada, karena data masih berupa arsip yang tidak tersusun, penyusunan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama dan apabila terjadi kesalahan harus mengulang dari awal. Sehingga pada saat Kabag Kerumah Tanggan membutuhkan informasi secara cepat, petugas tidak bisa memenuhinya.
1.7.2. Analisis PIECES Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem yang akan dibangun adalah metode PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini, maka akan diperoleh beberapa
masalah yang akhirnya dapat diketahui masalah utamanya dengan jelas dan lebih spesifik, sehingga dapat
disimpulkan
beberapa usulan yang akan
membantu dalam perancangan sistem baru yang lebih baik. 1.7.2.1. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Masalah
kinerja
dapat
terjadi
ketika
tugas-tugas
operasional
diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Performance dapat diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari sistem.
Tabel 1.1 Hasil Analisis Kinerja Parameter
Hasil Analisis
Kinerja
Pencarian dan pencatatan data peminjaman kendaraan membutuhkan waktu 4-5 menit setiap transaksi dan apabila terjadi kesalahan pencatatan, petugas akan membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk melakukan koreksi
data
sehingga
akan
terjadi
pelayanan terhadap karyawan berikutnya.
penundaan
1.7.2.2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan sesuatu yang tidak kalah
penting bagi
perkembangan sebuah Perguruan tinggi. Karena informasi tersebut yang akan dijadikan landasan bagi manajemen Perguruan tinggi dalam pengambilan keputusan untuk menentukan rencana berikutnya. Tabel 1.2 Hasil Analisis Informasi Parameter 1. Akurat
Hasil Analisis Informasi yang dihasilkan belum akurat karena masih sering terjadi kesalahan dalam penginputan data peminjaman kendaraan
2. Tepat Waktu
Informasi yang dihasilkan belum bisa tepat pada waktunya, petugas tidak dapat melakukan laporan transaksi peminjaman pada bulan tertentu secara cepat
apabila
sewaktu
–
waktu
pimpinan
membutuhkan laporan, informasi yang sudah usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. 3. Relevan
Informasi
yang
dihasilkan
belum
mempunyai
manfaat yang berbeda, antara pengguna satu dengan yang lain misalnya seorang Petugas / Front Office bisa mengetahui semua transaksi dan informasi yang dihasilkan oleh sistem dalam arti tidak ada batasan. Sehingga informasi yang dihasilkan menjadi tidak
relevan atau sesuai dengan yang dibutuhkan.
1.7.2.3. Analisis Ekonomi (Economy) Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan keuntungan, dengan
adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama maka
mungkin terjadi penambahan biaya yang tidak dapat diramal. Tabel 1.3 Hasil Analisis Ekonomi Parameter
Hasil Analisis
Ekonomi
1) Pencatatan masih menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang rusak dan perlu diganti akan menambah biaya operasional.
1.7.2.4 . Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian
diterapkan
untuk
meningkatkan
kinerja
sistem,
mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Tabel 1.4 Hasil Analisis Pengendalian Parameter Keakuratan
Hasil Analisis 1) Sistem penjadwalan kendaraan operasional secara
manual akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan sehingga sangat
data
dilakukan
kemungkinan besar.
oleh
terjadinya
Misalnya
manusia kesalahan
kesalahan
dalam
memasukan jumlah kendaraan, penamaan, dll.
1.7.2.5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Efisiensi dari sistem yang dibangun adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi manusia, informasi, waktu, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data. Kelemahan : 1) Sistem transaksi Penjadwalan kendaraan secara manual tidak efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual yang memerlukan ketelitian sehingga belum bisa menekan pemborosan sumber daya, waktu, dan penggunaan kertas.
1.7.2.6. Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan merupakan analisis yang bertujuan mengoreksi atau memperbaiki pelayanan kepada karyawan maupun mahasiswa. Dengan adanya analisis ini diharapkan bisa meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh sistem. Kelemahan :
1) Pelayanan kepada Karyawan maupun UKM akan membutuhkan banyak waktu karena harus menunggu pemrosesan data ketika karyawan melakukan booking kendaraan. Pencatatan data STMIK AMIKOM Yogyakarta masih dilakukan secara manual akan membutuhkan waktu lebih lama, di mana sistem manual masih mengandalkan pelaksanaan pencatatan yang lebih mengutamakan ketelitian dan pengamatan yang tepat. Dengan demikian, apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu titik saja maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidak efektifan dalam pelaksanaan kerja. Beberapa kesalahan dalam perhitungan akan menuntut petugas untuk melakukan koreksi data dari awal untuk memastikan tidak adanya kesalahan lagi. Hal ini dapat mengakibatkan penambahan waktu sehingga mengurangi pelayanan kepada karyawan maupun UKM dan mengulur waktu pembuatan laporan. Melihat masalah diatas tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat yang dapat membantu pencatatan data sehingga bisa meningkatkan pelayanan kepada karyawan maupun UKM. Dalam hal ini sistem yang diusulkan adalah sistem yang sudah terkomputerisasi yang bisa mengatasi masalah ini. Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang sudah berbasis komputer, pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih baik sehingga pemborosan bisa ditekan seminimalis mungkin. 1.7.3. Analisis Kebutuhan Sistem 1.7.3.1. Kebutuhan fungsional Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan perkembangan diwaktu yang akan datang, STMIK AMIKOM Yogyakarta memerlukan peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan
datanya. Informasi sangatlah penting untuk kelangsungan
hidup sebuah
organisasi. Saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai sarana informasi merupakan
cara yang sangat efektif dalam proses penanganan data.
Peminjaman kendaraan oprasional membutuhkan sistem baru untuk membantu kegiatan pelayanan transaksi yang handal, cepat dan akurat. Yang dibutuhkan ini adalah sistem pengolahan data yang sudah terkomputerisasi. Dengan ini dapat diusulkan rancangan sistem baru yang diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi serta bisa meningkatkan pelayanan dan produktifitas
kerja STMIK AMIKOM
Yogyakarta untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut : a.
Proses pencarian, pencatatan dan pemrosesan data menjadi lebih cepat dan apabila terjadi kesalahan pengoreksiannya lebih mudah.
b.
Proses pembuatan laporan yang cepat, sehingga bila pihak yang bersangkutan menginginkan informasi mengenai data yang pernah dilakukan dapat segera diketahui.
c.
Mencetak laporan jumlah peminjam, kendaraan, data, dan pemesanan melalui SMS Gateway.
d.
Keamanan data terjamin.
1.7.3.2. Kebutuhan non fungsional Kebutuhan
non
fungsional
meliputi
kebutuhan
–
kebutuhan
pendukung untuk menjalankan aplikasi tersebut, diantaranya : - Digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows XP SP 2, Windows 7 - Seperangkat komputer dengan kebutuhan spesifikasi minimum pentium III - Kebutuhan RAM minimum 512 MB - Printer untuk mencetak laporan
1.7.4. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas tentang faktor – faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan tujuan yang diinginkan. Analisis kelayakan bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai penerapan sistem data baik manual maupun melalui SMS Gateway yang sudah terkomputerisasi dianggap layak atau tidak.
1.8. Tampilan Antar Muka (interface) Merancang interface merupakan proses yang sangat penting karena begitu aplikasi tersebut dijalankan tampilan pertamalah yang akan pertama kali dilihat oleh pengguna, untuk itu merancang interface yang semenarik mungkin adalah hal yang sangat diperlukan untuk dapat menarik minat pengguna dalam menggunakan aplikasi tersebut. Dalam merancang interface hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain: warna latar belakang (background) yang dipakai dalam aplikasi tersebut dan tentunya penempatan gambar-gambar yang sesuai dengan tema aplikasi tersebut.
1.8.1. Tampilan Login Ketika aplikasi dijalankan pertama kali maka akan muncul halaman login. Masukkan username dan password kemudian tekan tombol OK. Jika username dan password benar maka akan ditampilkan halaman selanjutnya.
Gambar 1.1 Tampilan halaman login
1.8.2. Tampilan Menu Utama Apabila proses login berhasil maka halaman selanjutnya yang ditampilkan adalah halaman menu utama. Halaman ini adalah halaman induk karena di halaman inilah terdapat navigasi untuk membuka halaman – halaman lainnya.
Gambar 1.2 Tampilan halaman menu utama
1.8.3 Tampilan Form Peminjam Form peminjam disini berfungsi sebagai pengolah data peminjam. Admin dapat menambah, mengedit maupun menghapus data peminjam.
Gambar 1.3 Tampilan halaman peminjam
1.8.4 Tampilan Form Kendaraan Form kendaraan disini berfungsi sebagai pengolah data kendaraan. Admin dapat menambah, mengedit maupun menghapus data kendaraan.
Gambar 1.4 Tampilan halaman kendaraan
1.8.5 Tampilan Form Peminjaman Form peminjaman disini berfungsi sebagai input data peminjaman secara manual.
Gambar 1.5 Tampilan halaman peminjaman
1.8.6 Tampilan Form Konfirmasi Peminjaman Form konfirmasi peminjaman disini berfungsi sebagai persetujuan dari proses peminjaman sebelumnya.
Gambar 1.6 Tampilan halaman konfirmasi peminjaman
1.8.7 Tampilan Form Pengembalian Form pengembalian disini berfungsi sebagai input data pengembalian kendaraan yang telah dipinjam.
Gambar 1.7 Tampilan halaman pengembalian
1.8.8 Tampilan SMS Gateway Untuk aplikasi SMS Gateway dibuat terpisah sehingga aplikasi SMS Gateway bisa memantau setiap saat SMS yang masuk.
Gambar 1.8 Tampilan halaman utama SMS Gateway
1.8.9 Tampilan Konfigurasi SMS Gateway Sebelum mengaktifkan SMS Gateway terlebih dahulu kita konfigurasi. Beberapa inputan yang dibutuhkan yang berhubungan dengan koneksi dengan database dan koneksi dengan modem.
Gambar 1.9 Tampilan halaman konfigurasi SMS Gateway
1.9. Implementasi dan Kegiatan Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya sistem siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Menerapkan rencana implementasi 2. Melakukan kegiatan implementasi 3. Tindak lanjut implementasi
1.9.1. Kegiatan Implementasi Dalam kegiatan implementasi dilakukan dengan cara 5 tahap yaitu : 1. Test Sistem. 2. Konversi Sistem. 3. Pelatihan Personil.
1.9.1.1. Test Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa hal yang dilakukan dalam pengetesan sistem antara lain: 1. Uji kemampuan sistem dalam mengakses kebutuhan informasi Mekanisme pengujian: Pengujian ini dilakukan pada item pencarian data dan layout yang ditampilkan termasuk informasi jika data yang dicari tidak ditemukan. Hasil yang didapat : Dalam mengakses kebutuhan informasi, sistem usulan telah berjalan dengan baik sesuai dengan harapan. 2. Uji kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu Mekanisme Pengujian :
Pada pengujian terhadap kemampuan sistem dilakukan secara bertahap dengan memperhatikan keberhasilan atau kegagalan seluruh proses yang ada. Hasil yang didapat : Sistem usulan dibuat dan dirancang untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu. Dalam hal ini kemampuan sistem yang diusulkan belum dapat memberikan jawaban yang pasti, sebab untuk membuktikan apakah informasi yang dihasilkan oleh sistem usulan diyakini sudah tepat waktu untuk membutuhkan beberapa pembuktian. Hal tersebut membutuhkan waktu dan kejadaian yang dapat membuktikan bahwa sistem usulan ini memang sudah tepat waktu.
