ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENGOLAHAN DATA PASIEN PADA RUMAH SAKIT UMUM (RSU) PKU MUHAMMADIYAH NANGGULAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Elin Marlina 11.12.6101
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENGOLAHAN DATA PASIEN PADA RUMAH SAKIT UMUM (RSU) PKU MUHAMMADIYAH NANGGULAN
Elin Marlina1), Rum Muhamad Andri KR2), 1,2)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
[email protected])
Abstract – Outpatien services is one unit of work in a hospital that serves outpatient treatment and not more than 24 hours of service. Medical Record (RM) is a file that contains records and documents about the identity of the patient, examination, treatment, action, and other services to patients in health care facilities. RM includes hospital admission of patients to reporting. Based on a preliminary study of the RM data management activities are currently running there are still some problems, namely in the input data ( patient data written by the officer outpatient reception is not complete ). Process ( data management is still done manually and not use database ) , and reports / information produced only a retio of old and new patient visits . This research has the goal of generating the system ambulatory medical ricord information thatcan be used to support the evaluation of services in public hospitals ( RSU ) PKU Muhammadiyah Nanggulan. The system was developed using Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000. Systems development methodology used is based on a review Field ( Field Research ) and Overview of Decision ( Library Research ). The system includes a data input forms related to patient data that will make registration. The main objective of this system is to perform registration, prepared a report for easier and faster.
merupakan bahan dasar bagi para dokter, staff perawat poliklinik dalam menilai efektifitas dan efisiensi diagnosis dan pengobatan pada pasien yang dapat dijadikan informasi dalam menentukan tindakan, diagnosis dan pengobatan yang tepat pada pasien yang berkunjung ulang. Sehingga data tersebut harus dapat dengan mudah diakses dan ditampilkan dalam kesinambungan pelayanan medis yang tepat dan handal saat ini dan masa yang akan datang dengan sistem informasi yang terencana dengan baik. Dengan hal yang seperti ini, maka penulis terdorong untuk membangun suatu sistem pengolahan data pasien pada Rumah Sakit Umum (RSU) PKU Muhammadiyah Nanggulan yang berbasis komputer, yang berguna untuk melakukan proses-proses pendaftaran pelayanan medis bagi pasien, serta untuk membantu dalam pembuatan laporan management data yang digunakan untuk menghasilkan suatu informasi secara cepat, tepat, dan akurat yang akan diserahkan kepada pasien jika sewaktu-waktu laporan pemeriksaan diperlukan.
Keywords - Information systems, Data Processing, Medical Record, (RSU) PKU Muhammadiyah Nanggulan
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Adapun maksud dari penelitian ini adalah Sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan strata 1 Jurusan Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer “AMIKOM” Yogyakarta. Sedangkan tujuan penelitian ini adalah :
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Rumah sakit merupakan tempat dimana orang sakit mencari dan menerima perawatan, rumah sakit berperan sebagai tempat pemberi pelayanan dalam bidang kesehatan. Di rumah sakit terdapat tempat-tempat atau unit istalasi pelayanan kesehatan antara lain, Unit Gawat Darurat, Unit Rawat Inap, Unit Penunjang Medis, dan Unit pelayanan lain termasuk poliklinik.. Poliklinik merupakan salah satu instalasi kesehatan penanganan langsung kepada pasien, informasi medis hasil anamnesa, riwayat penyakit, pemeriksaan fisik, diagnosa, terapi, dan tindakan poliklinik mulai diperoleh. Catatan-catatan tersebut direkam ddalam dokumen yang disebut Rekam Medis (RM) pasien. Data klinis pada poliklinik yang diabstraksikan dari rekam medis
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dijabarkan diatas, dapat ditarik suatu rumusan masalah yaitu, “Bagaimana merancang sistem informasi pendaftaran dan pengolahan data pasien pada Rumah Sakit Umum (RSU) PKU Muhammadiyah Nanggulan?”
1. 2. 3.
4.
1
Sebagai tugas dari matakuliah Metode Penelitian. Menerapkan ilmu yang telah dipelajari dari jurusan Sistem Informasi. Membuat sistem Pendaftaran dan pengolahan data pasien di RSU PKU Muhammadiyah Nanggulan. Membantu efisiensi dan efektifitas pengolahan data pasien pada RSU PKU Muhammadiyah Nanggulan
Informasi harus benar-benar bebas dari kesalahan-kesalahan data yang dihasilkan, agar penerima tidak merasa rugi. 2. Relevan (Relevances) Informasi dikatakan berkualitas apabila yang dibutuhkan bermanfaat bagi penerima. 3. Tepat waktu (Time Lines) Informasi yang dihasilkan suatu proses pengolahan datangnya tidak terlambat dan harus tepat waktu dalam penyampaiannya.
1.4 Tinjauan Pustaka Nurul Bahiyah (2010), dari Fakultas Sains dan Teknologi Universitas islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, pada skripsinya yang berjudul Sistem Informasi Rekam Medis Rumah Sakit KIA PKU Muhammadiyah Kotagede. Aplikasi ini secara garis besar penulis mencoba mengembangkan sistem informasi rekam medis mandiri yang lebih detail, artinya ketika pasien terdaftar, diasumsikan sudah lolos administrasi dan pembelian obat, sehingga pencatatan rekam medis dapat berjalan dengan lancer. Lidya Andriani (2009), dari fakultas Kesehatan masyarakat Universitas Sumatera Utara, pada sekripsinya yang berjudul “Sistem Informasi Pendaftaran Pasien Rawat jalan di Rumah Sakit Dengan menggunakan Program Komputer”. Secara garis besar penulis membuat suatu sistem informasi pendaftaran pasien rawat jalan di rumah sakit dengan menggunakan program computer agar dengan data yang ada dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Jamilah Karaman (2012), dari Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Pada skripsinya yang berjudul “Perancangan Database Pendataan Pasien Pada Bidan Praktek Swasta NY “K” di Desa Wringin Anom Kecamatan Sambit Kabupaten Ponorogo”. Secara garis besar penulis membuat perancangan sistem Database pendataan pasien ke dalam bahasa Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. Sehingga mempermudah proses kerja bidan maupun asisten bidan dalam melakukan pendataan pasien dan membuat laporan hasil pelayanan asuhan kebidanan. Pengumpulan Data
1.5.4
Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 1.5.5 Elemen-elemen Sistem Informasi Manajemen Menurut pendapat Davis (1995), sistem informasi manajemen terdiri dari elemen-elemen berikut (Jomes O.Hicks,1986) [2] : 1. Perangkat keras computer (hardware) 2. Perangkat lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan, dan program aplikasi. 3. Database. 4. Prosedur. 5. Petugas Operasional. 1.5.6 Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya : Batasan (boundary), Lingkungan (environment), Masukan (input), Keluaran (output), Komponen (component), Penghubung (interface), Penyimpanan (storage)(Hanif Al Fatta,2007)[3].
1.5 Konsep Dasar Sistem 1.5.1 Definisi Sistem Untuk mengawali pembahasan tentang anaslisis dan perancangan sistem informasi, pemahaman akan sistem terlebih dahuluh harus ditekankan. Definisi sitem berkembang sesuai dengan dengan konteks di mana sistem itu digunakan. Berikut akan diberikn beberapa definisi sistem secara umum (Hanif Al Fatta,2007) [1], yaitu: 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. 2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
1.6 Definisi Pasien Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan, baik secara langsung maupun tidak langsung di Rumah Sakit (Pasal 1 angka 4 UU No. 44 2009 tentang Rumah Sakit) Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter atau dokter gigi (Pasal 1 angka 10 UU No. 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. Pasien = Konsumen. Konsumen : Setiap orang pemakai barang dan /atau jasa yang tersedia dalam masyarakat, baik bagi kepentingan diri sendirim keluarga, orang lain maupun makhluk hidup lain dan tidak untuk diperdagangkan (Pasal 1 angka 2 UU No. 8 tahun 1999 tentan Perlindungan Konsumen). Pasien adalah Konsumen Jasa Pelayanan Medis (Dokter, Rumah Sakit, Sarana Kesehatan)(Farid Mu’adz,dkk,2015).
1.5.2
Pengertian Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting sebagai pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 1.5,3 Kualitas Informasi Ada tiga hal yang mempengaruhi kualitas informasi1 : 1. Akurat (Accurate)
2
kantor seperti kertas dan pena, maka ada pemborosan dalam menggunakan alat tulis kantor. 4. Analisis Pengendalian (Control) a) Keamanan Data Data-data yang tersimpan dalam bentuk arsip kertas sangat rentan terhadap kerusakan dan kehilangan. b) Keamanan Hak Akses Walaupun yang sering mengoperasikan atau menggunakan data adalah petugas admin, namun data dapat dibuka oleh setiap pegawai tanpa batasan karena memang tidak ada batasan hak akses . 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) a) Manusia Memerlukan rata-rata 3 petugas yang terlibat untuk melakukan pelayanan. b) Informasi Kurang konsisten dalam mengolah input dan output sehingga informasi yang dihasilkan tidak efisien c) Waktu Banyak waktu yang terbuang pada aktvitas antar petugas. d) Peralatan RSU PKU Muhammadiyah memiliki peralatan lebih dari satu komputer, namun beberapa jarang difungsikan. 6. Analisis Pelayanan (Service) a) Kepuasan Proses pelayanan seperti pendataan, perubahan, dan pencarian data yang masih memerlukan waktu yang panjang karena banyak arsip pasien sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk membuat sebuah laporan yang berdampak pada pelayanan yang kurang memuaskan. 2.2 Perancangan 2.2.1 Diagram Konteks
1.7
Database atau Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau symbol)(Kusrini, M.Kom,2007)[5]. 1.8
Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar(Andi sunyoto,2007)[6].
2 Pembahasan 2.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. 1. Analisis Kinerja (Performance) a) Jumlah layanan (Throughput) Dalam waktu 1 jam proses pelayanan bagian pendaftaran pasien. Untuk menginputkan data-data pasien secara manual dibutuhkan rata-rata 5 menit bagi pasien yang pernah berkunjung, 7 menit bagi pasien yang baru mendaftar. Jadi sekitar 12 atau 8 pasien yang dapat ditangani oleh bagian admin dalam waktu 1 jam. b) Waktu tanggap (Response Time) Jika terjadi kesalahan dibutuhkan waktu rata-rata 10 hingga 12 menit untuk memperbaiki data, karena proses pelayanan yang masih manual. 2. Analisis Informasi (Information) a) Akurasi Informasi mengenai pasien sebagian masih ada yang belum akuarat, disebabkan karena perubahan data pasien tidak langsung bisa di update atau diperbarui saat itu juga. Harus melakukan pencarian data pasien terlebih dahulu ke arsip manual setelah itu baru merubah data dibagian exel. b) Relevan Dalam laporan yang diterima oleh bagian admin, sebagian data bagian arsip masih blm rapi. Hal ini menyulitkan bagianadmin dalam proses menginputkan data ke exel.Ketepatan waktu c) Ketepatan waktu Informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data exel, saat ini berjalan cukup baik dalam ketepatan waktu. Hanya saja melalui beberapa proses dan itu membuang waktu yang seharusnya bisa dimanfaatkan untuk penanganan lain. 3. Analisis Ekonomi (Economy) a) Operasional Karena proses pendataan yang masih menggunakan sistem manual dan memerlukan banyak alat tulis
Gambar 1. DFD Konteks
3
2.2.2
Tabel 1. Pengujian Sistem Form Login
ERD
Data Masuka n Username dan Password jika benar
Username dan Password jika salah
Gambar 2. ERD 2.2.3 Uji Coba Sistem 2.2.3.1 White-box Testing White-box Testing merupakan pengujian yang dilakukan untuk menguji prosedur-prosedur yang ada. Alur logika yang dilakukan oleh setiap bagian prosedur diuji dengan memberikan kondisi yang spesifik. Salah satu contohnya adalah pada saat pengguna melakukan login sistem, jika diinputkan tidak sesuai dengan kondisi didalam program yang menentukan layak atau tidaknya validasi data pada kolom input.
Yang diharapka n Menampilkan menu form pengolahan data RSU PKU Muhammad iyah Nanggulan Menampilkan pesan kesalahan
Pengamatan
Form Data RSU PKU Muhammad iyah Nanggulan berhasil
Jalan
Pesan kesalahan berhasil tampil
Jalan
2.2.4 Interface 1. Tampilan Form Login
2.
Gambar 4. Tampilan Form Login Tampilan Menu Utama
Gambar 3. White-box Testing 2.2.3.2 Black-Box Testing Black-Box Testing yaitu pengujian fungsional sitem, ketika system dijalankan, terkadang pengguna tidak tahu bahwa ada persyaratan kondisi tertentu agar data dapat diproses, oleh karena itu sebaiknya programmer sudah mengantisipasinya agar tidak terjadi run time error.
Gambar 5. Tampilan Menu Utama
4
Kesimpu lan
3.
Tampilan Form Admin/Pengguna
Daftar Pustaka [1] Hanif Al Fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset [2] Jomes O.Hicks, Jr, Wayne E. Leineger (1986:26) dikutip dari Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA,Akt Analisis dan Desain, Hal 10 [3] Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. [4] Farid Mu’adz Basakran, S.H dan Perhiasan Ginting, S.H. Perlindungan Hukum Terhadap Pasien. http://www.slideshare.net/advokat-muadz/perlindunganhukum-pasien-17212305. tanggal 25 Febuari 2015 pukul 22.37, slide 2,3,5,6, dan 7. [5] Kusrini, M. Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. [6]Andi Sunyoto. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset.
Gambar 6. Tampilan Form Admin/Pengguna
3. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis system, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat mengambil kesimpulan : 1. Tingkat Kinerja RSU PKU Muhammadiyah Nanggulan dalam melaksanakan fungsi berada dalam taraf berkinerja sedang. 2. Efisiensi organisasi RSU PKU Muhammadiyah Nanggulan dalam mencapai fungsi pengelolaan data pasien berada dalam taraf baik atau sedang. Dilihat dari indikator waktu yang digunakan dalam pelaksanaan pelayanan dalam bidang kesehatan. Dilihat dari indikator biaya yang dipakai yang tergolong masih rendah dibanding dengan kebutuhan yang ada. Demikian pula pegawai yang dipakai untuk pelaksanakan pelayanan kesehatan kurang memadai dibandingkan dengan kebutuhan yang diperlukan.
Biodata Penulis Elin Marlina, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Rum Muhamad Andri KR, memperoleh gelar S1Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Matematika. S2 IPA Universitas Gadjahmada Yogyakarta. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta
4. Saran Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya ini bermanfaat bagi RSU PKU Muhammadiyah Nanggulan dalam pengolahan data pasien. Beberapa hal yang dapat disarankan sebagai berikut : 1
2
3
4
dengan sistem informasi yang baru, disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat dikembangkan kedepannya menjadi sistem yang lebih baik dan optimal. untuk mengoptimalkan penggunaan c omputer, dianjurkan untuk melatih dan membimbing user atau admin sebagai operator computer. Pembuatan terhadap Backup File-file yang penting bagi RSU PKU Muhammadiyah Nanggulan sebaiknya dilakukan setiap akhir bulan. Sistem informasi ini baru sebatas pengolahan data pasien, diharapkan penelitian kedepannya akan lebih berkembang dengan inovasi yang lebih baik lagi.
5
