ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PASIEN PADA PUSKESMAS PAKEM YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Angga Supraba 09.12.4283
kepada SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN PATIENT REGISTRATION INFORMATION SYSTEM THE HEALTH PAKEM YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PASIEN PADA PUSKESMAS PAKEM YOGYAKARTA Angga Supraba Ema Utami Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In this era of globalization, many people around the world use computers for a variety of rapid technological advances. For any company or agency that is always using a computer to facilitate and speed in completing their work. So every company is always using a computerized system. The system was developed using Visual Basic software Micrososft 6.0 and MySql database. System development method based DFD (Data Flow Diagram). The system includes a data input modules related to the health center members list, personal data of patients, the data group pain complaints. Patient Registration Information System is intended to simplify the process of patient enrollment in the clinic, because there are so many health centers especially those in areas still using manual systems that would make a mistake in the registration when the input of new and existing patients in the registration process and the system also simplifies the terms of making a statement. Keywords: Information Systems, Information Systems Health Center
1.
Pendahuluan Pusat
Kesehatan
Masyarakat
disingkat Puskesmas,
adalah
Organisasi
fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu, merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat, dengan peran serta aktif masyarakat. Berdasarkan pengertian Puskesmas tersebut terlihat bahwa Puskesmas mempunyai peran yang sangat bermanfaat untuk masyarakat sekitar karena fungsinya yang yang disamping melayani pengobatan juga menyiadakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat sekitar Untuk menjamin akuntabilitas pelayanan, Puskesmas wajib melaksanakan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). Melalui SP2TP, Puskesmas diwajibkan mengumpulkan data transaksi pelayanan baik pelayanan UKP maupun UKM secara rutin. Melalui berbagai program yang terselenggara, mereka diwajibkan membuat laporan bulanan ke dinas kesehatan melalui format LB1 (lapo ran bulanan 1) yang berisi data-data pasien selama sebulan dan pencatatan penyakit selama sebulan yang tentunya dalam pembuatan laporan tersebut banyak ditemui kendala seperti kesalahan pencatatan, pencatatan yang ganda sehingga menyebabkan tidak pasti hasil dari laporan tersebut. Banyak keluhan dari masyarakat yang mengatakan bahwa pelayanan pada saat pendaftaran pengobatan di Puskesmas cukup lama dikarenakan masih menggunakan cara manual yang tentunya membuat antrian panjang dan lama. Sistem seperti ini seharusnya sudah ditutupi dengan kemajuan jaman Teknologi yang cukup pesat, namun ini tidak bisa dipungkiri Puskesmas yang masih berada pada daerah Pelosok belum terjangkau teknologi. Para pekerja di Puskesmas juga dipusingkan dengan pembuatan laporan dari laporan pasien, Laporan obat sampai dengan laporan kinerja para dokter yang bekerja di situ dalam kurun waktu 1 bulan sekali. Pembuatan laporan tersebut juga tidak lepas dalam kesalahan pencatatan ataupun kesalahan dalam pembuatannya. Hal seperti ini yang harus dihindari dan harus diperbaiki agar hasil laporan harian, mingguan sampai dengan laporan tahunan lebih bermanfaat dan bernilai agar laporan tersebut akurat dan pasti. Dengan Latar Belakang diatas penulis ingin melihat apakah pelayanan pada Puskesmas yang sudah memiliki sistem informasi akan menghasilkan pelayanan yang memuaskan dengan Puskesmas yang masih menggunakan cara manual dalam hal pendaftaran dan pembuatan laporan.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Teori
2.1.1
Pengertian Sistem Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar
relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 2.1.2
Karakteristik Sistem
2.2
Konsep Dasar Informasi informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si
penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian atau peristiwa merupakan himpunan bagian dari ruang sampel. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. 2.2.2
Siklus Informasi
2.2.3 Kualitas Informasi 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem didalam suatu system suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005, h.11). Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 2.5
Konsep Basis Data
2.5.1
Pengertian Basis Data Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti
manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau
kombinasinya. Sistem Informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja mengolah data menjadi informasi (Fathansyah, 2007). Basis Data adalah adalah sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu. 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.2.1
Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan hal pertama yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Permasalahan yang ditemukan harus ditindak lanjuti untuk menemukan pemecahannya sebagai suatu alternative agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang
diharapkan
dan
tujuan
dari
sistem
itu
sendiri
tercapai.
Diagram Konteks Kepala Puskesmas/ Dokter
Input Data Pasien Input Data Obat Input Data Poli Input Data Penyakit Input Data Desa Input Data Pendaftaran Input Data Pemeriksaan Input Data Dokter Input Data Agama Input Data Petugas Input Data Pekerjaan
Laporan Rekapitulasi Registrasi Laporan data pendaftaran pasien Laporan data Pemeriksaan Laporan data pasien Laporan data Petugas Laporan data Obat Laporan data Dokter Laporan Pendaftaran per Poli
Sistem Informasi Puskesmas Pakem
Kartu Pasien Pasien
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Admin
Informasi Data Pasien Informasi Data Obat Informasi Data Poli Informasi Data Penyakit Informasi Data Desa Informasi Data Pendaftaran Informasi Data Pemeriksaan Informasi Data Dokter Informasi Data Agama Informasi Data Petugas Informasi Data Pekerjaan
b) Logical Model (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (Jogiyanto, HM, 2005 :700).
Gambar 3.3 DFD level 1
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.10 Relasi Antar Tabel 4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi
4.1.2
Manual Program
1. Form Login
Gambar 4.11 Form Login
Pada menu Login, pengguna harus memilih pilihan level yang berisikan “Petugas” dan “Admin” jika user name dan Password salah maka akan keluar informasi yang menunjukan bahwa pengguna salah dalam memasukkan user name dan Password.
Gambar 4.12 Kesalahan dalam memasukkan Username dan Password 2. Tampilan Menu Utama
Gambar 4.13 Tampilan Menu Utama Pada menu Form Utama terdapat menu-menu seperti Data Petugas, Data Obat, Data Pasien, Data Pendaftaran, dll yang bisa diakses dan digunakan oleh pengguna. 3. Tampilan Form Pasien
Pada Form ini pengguna dapat melakukan pengolahan data pasien mulai dari menambah data pasien, mengedit, menyimpan, menghapus sampai dengan mencari pasien. Cara untuk menambah data pasien yaitu dengan mengklik tombol „Tambah‟ kembudian dilanjutkan dengan user mengisikan data dari pasien tersebut dan diakhiri dengan mengklik tombol „Selesai‟ jika data tidak terisi dengan lengkap maka akan muncul suatu peringatan bahwa data harus diisi dan tidak boleh kosong. Untuk mengedit data, user cukup sorot atau klik datagrid petugas kemudian klik tombol „Edit‟ dan maka secara otomatis data pasien tersebut akan terisi kembali di kotak pengisian masingmasing, dan tinggal user untuk melakukan pengeditan, setelah selesai mengedit cukup klik tombol „Simpan‟ maka secara otomatis data pasien sudah berubah. Untuk menghapus data, user cukup sorot datagrid atau klik data mana yang akan dihapus kemudian klik tombol hapus maka akan ada peringatan untuk memilih menghapus atau tidak, pilih „ya‟ dan data akan terhapus secara otomatis. Untuk melakukan pencarian pasien, cukup memilih akan mencari berdasarkan kode atau nama pasien kemudian tuliskan kedalam kolom yang sudah disediakan, tekan „Enter‟ dan data yang dicari akan muncul.
Gambar 4.14 Form data Pasien 4. Tampilan Form Petugas Form ini memiliki tombol yang sama dengan form sebelumnya yang dapat melakukan pengolahan data meliputi, tambah petugas, edit sampai dengan hapus. Form ini bertujuan untuk melakukan penyimpanan data petugas pasien yang bekerja di puskesmas.
Gambar 4.15 Form Data Petugas 5. Tampilan Form Poli Form Poli berfungsi untuk menyimpan data poli yang dimiliki oleh puskesmas seperti poli Bp.Umum, Poli Gigi dll. Tombol didalam form ini juga tidak berbeda dengan form dari pasien dan petugas.
Gambar 4.16 Form Data Poli
6. Tampilan Form Penyakit Form yang berfungsi untuk menyimpan data macam penyakit sehingga mempermudah petugas maupun dokter untuk mengetahui nama-nama penyakit, serta form ini terdapat menu cari, sehingga mempermudah dan mempercepat dalam proses pencarian, sedangkan untuk menu seperti tambah, edit, hapus sama seperti dengan menu sebelumnya.
Gambar 4.17 Form Data Penyakit 7. Tampilan Form Agama Form Agama yang berfungsi untuk menyimpan data agama yang nantinya dapat digunakan sewaktu-waktu dalam pengisian data seperti pasien.
Gambar 4.18 Form Data Agama
8. Tampilan Form Desa Form desa ini berfungsi dalam penyimpanan data desa sehingga pasien yang mendaftar dapat diketahui dan dicatat data dirinya seperti berasal dari desa mana. Untuk tombol sendiri sama dengan form lain, dapat melakukan penyimpanan, edit dan hapus.
Gambar 4.19 Form Data Desa 9. Tampilan Form Dokter Form dokter digunakan dalam menyimpan data dokter yang berkerja di puskesmas tersebut, dan dapat juga digunakan untuk kepentingan input pendaftaran pasien.
Gambar 4.20 Form Data Dokter 10. Tampilan Form Obat
Penyimpanan data obat akan disimpan di form ini serta pengolahan dapat dilakukan dengan tombol-tombol yang sudah disediakan. Disediakan menu filter obat dimana data dapat diurutkan berdasarkan nama atau Kode.
Gambar 4.21 Form Data Obat 12. Tampilan Form Pendaftaran Pada form ini sedikit berbeda dengan cara input form lain, pada tampilan form pendaftaran tersebut terlihat ada 5 datagrid atau table yang berfungsi sebagai input data, sebagai contoh: user ingin melakukan input data petugas dan disebelah kanan terdapat table petugas, jika user ingin melakukan input data hal pertama yang dilakukan adalah klik tombol tambah agar form aktif, selanjutnya double klik baris dari table petugas tersebut, maka secara otomatis data yang tersorot ketika klik table akan terisi di kolom kode petugas. Begitu juga dengan table yang lain, cara seperti ini sangat efektif apabila user pada saat akan melakukan input data mengalami lupa dengan data yang ingin disimpan maka disediakan table tersebut.
Gambar 4.22 Form Data Pendaftaran Pada bagian atas dari setiap table juga terdapat kolom cari untuk mencari data yang diinginkan user agar ketika ingin mencari data yang begitu banyak tidak akan memperlambat waktu dan efisien, terdapat juga icon edit disetiap table, icon ini terletak diatas disetiap table, fungsi dari icon ini adalah untuk melakukan edit table yang dimaksud dengan cepat, sehingga user tidak perlu repot-repot untuk menutup form terlebih dahulu. 13. Tampilan Form Pemeriksaan Tombol menuju form pemeriksaan hanya berada didalam form pendaftaran, jadi apabila ada seorang pasien yang sudah mendaftar maka user cukup sorot kolom pasien tersebut yang berada didalam table kemudian klik tombol „Periksa‟ maka secara otomatis pada form pemeriksaan kode pendaftaran dari pasien tersebut akan langsung terisi dan user cukup melanjutkan mengisi kolom yang disediakan.
Gambar 4.23 Form Data Pemeriksaan Form pemeriksaan berfungsi untuk melakukan penginputan lanjutan dalam pendaftaran yang berisi keluhan sakit dari pasien meliputi input penyakit, input obat, dosis dan catatan. Dalam kolom catatan difungsikan untuk mencatat obat tambahan yang perlu pasien konsumsi atau bisa untuk melakukan pencatatan gejala sakit pasien. 14. Tampilan Form Laporan Per Tanggal Form ini digunakan untuk mencetak laporan dari pendaftaran pasien dimana user akan mengisi tanggal awal dari pendaftaran pasien sampai dengan tanggal akhir, dan ketika tombol „preview’ maka akan tercetak laporan seperti gambar dibawah ini
Gambar 4.24 Form Laporan pe Tanggal Dan apabila user mengklik tombol „Print Semua‟ maka seluruh input pendaftaran dari awal sampai dengan akhir akan dicetak.
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan perancangan yang telah penulis kerjakan dan
mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sebuah aplikasi yang dapat membantu mengelola data pasien dan proses pendaftaran pasien sehingga memberikan kemudahan bagi pengguna dalam melakukan pendataan secara cepat dan tepat serta kemudahan pembuatan laporan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu : 1. Sistem yang digunakan di Puskesmas ini masih menggunakan sistem manual, yaitu melakukan pencatatan dengan menggunakan media ballpoint dan kertas, dari pencatatan transaksi pasien hingga laporan bulanan. Karena sistemnya yang masih manual, sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi dan kemungkinan terjadinya kesalahan pengolahan data cukup besar. 2. Sistem ini dapat mendukung kinerja proses pengolahan data Pasien pada Puskesmas tersebut menjadi lebih efisien, seperti pencarian, pencatatan dan pembuatan laporan. Sistem Informasi Puskesmas ini dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan terhadap konsumen terutama dalam proses transaksi Pendaftaran Pasien. 3. Pada mekanisme testing terhadap aplikasi ini, telah dibuat sesederhana mungkin sehingga dalam proses pengoprasiannya, user tidak akan mengalami kesulitan yang mengakibatkan kesalahan pengoprasian.
5.2
Saran Pengolahan data yang dilakukan menggunakan sarana komputer sebagai alat
bantu dalam sistem pencatatan pasien, maka agar program ini dapat selalu berjalan dengan baik maka saran yang perlu diperhatikan dalam penggunaan sarana komputer sebagai berikut : 1. Diperlukan kedisiplinan untuk menjalankan sistem yang telah dibuat dengan lebih teliti dalam penginputan dan pemahaman data sehingga sistem dapat berjalan dengan baik tanpa ada kesalahan. 2. Melakukan pemeliharaan terhadap Hardware dan Software secara berkala dan benar agar terhindar dari kerusakan yang nanti akan berdampak pada kinerja sistem. 3. Dalam sistem Informasi Puskesmas ini masih terdapat kekurangan seperti pembuatan laporan berupa Grafik yang belum dapat dilakukan. Hal ini dapat diperbaiki maupun dilengkapi untuk pengembangam selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta,Hanif.2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : ANDI Offset Jogiyanto, HM, 2005 :700 Data Flow Diagram Jogiyanto H.M.2005.Sistem Teknologi Informasi Edisi II, Yogyakarta : ANDI Offset Sunyoto,Andi.2007.Pemrograman
Database
SQL.Yogyakarta : ANDI Offset
dengan
Visual
Basic
dan
Microsoft
