Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pelaporan Keuangan Berbasis Teknologi Informasi (Studi Pada Koperasi Mahasiswa Universitas Islam Bandung)

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pelaporan Keuangan Berbasis Teknologi Informasi (Studi Pada Koperasi Mahasiswa Universitas Islam Bandung)

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pelaporan Keuangan Berbasis Teknologi Informasi (Studi pada Koperasi Mahasiswa Universitas Islam Bandung) Oleh : M. Anggionaldi [email protected] Abstrak Penelitian ini berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pelaporan Keuangan Berbasis Teknologi Informasi yang bertujuan untuk mengetahui sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan yang diterapkan di KOPMA UNISBA, apa saja kelemahan yang terdapat pada sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan di KOPMA UNISBA, bagaimana metodologi analisis dan perancangan sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan yang digunakan dan untuk mengetahui bagaimana bentuk spesifikasi sistem informasi akuntansi General Ledger, baik desain umum maupun desain rinci yang sesuai dengan proses bisnis kegiatan pelaporan keuangan pada KOPMA UNISBA. Metode yang digunakan adalah metode analisis dan perancangan. Metode analisis terdiri dari beberapa fase yaitu fase survei dan perencanaan, fase studi dan menganalisis sistem yang ada, dan fase definisi kebutuhan sistem dan prioritas perbaikan sistem yang baru. Sementara itu metode desain terdiri dari dua fase yaitu fase konfigurasi dan fase desain dan integrasi. Hasil yang didapatkan setelah melakukan analisis dan desain yaitu sebuah program sistem informasi akuntansi yang mampu menunjang kebutuhan sistem informasi akuntansi pelaporan keuangan KOPMA UNISBA. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Analisis, dan Perancangan Abstact The study entitled Analysis and Design of Information Systems Information Technology Based Financial Reporting which aims to determine the reporting of financial accounting information system is applied in KOPMA UNISBA, what are the weaknesses contained in the reporting of financial accounting information systems in KOPMA UNISBA, how the methodology analysis and design of information systems reporting and financial accounting is used to determine how to form specifications general Ledger accounting information systems design both general and detailed design in accordance with the business processes of financial reporting activities on KOPMA UNISBA . The method used is the method of analysis and design. Analysis method consists of several phases which survey and planning phase of the study and analyze the existing system, and the system requirements definition phase of system improvements and new priorities. While the design method consists of two phases which configuration and design and integration phase .

31

Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 31 -52

The results obtained after the analysis and design of information systems is an accounting program that is able to support the needs of financial reporting accounting information systems KOPMA UNISBA. Key word : Accounting Information System, Analysis, and Design. 1.

Pendahuluan

1.1

Latar Belakang Dalam menyambut era Globalisasi dan berubah-ubah sekarang ini, sebuah perusahaan harus mampu untuk mengikuti perubahan yang terjadi, baik di dalam maupun di luar perusahaan. Tentu untuk mengikuti perubahan-perubahan yang terjadi tersebut tidak mudah. Perusahaan yang cenderung berpikiran tradisional dan tidak mengharapkan adanya perubahan akan menemui banyak kesulitan dalam menghadapi kegiatan operasionalnya. Kopma Unisba merupakan salah satu Lembaga Kegiatan Kemahasiswaan (LKK) di Universitas Islam Bandung. Melalui pembinaan intensif dan pola pengkaderan kewirausahaan Kopma Unisba membentuk orientasi kegiatan sosio-ekonomi yang efisien dan efektif, sehingga diperlukan teknologi informasi untuk menangani kegiatan pencatatan akuntansinya. Kopma Unisba sudah mulai berkembang dalam melakukan kegiatan bisnisnya dengan melihat pada tahun 2004 dengan omzet hingga mencapai 3,4 Milyar rupiah dan total asset berkisar 700 juta rupiah, dengan mengelola 267 anggota yang merupakan mahasiswa Unisba. Namun, Kopma Unisba dalam mengolah asset, keanggotaan dan data transaksi hingga kini masih belum memiliki software khusus yang menangani kegiatan akuntansinya. Dikarenakan Kopma Unisba tidak memiliki software khusus yang menangani masalah akuntansi tersebut, akibatnya manajemen kopma tidak dapat menerima laporan keuangan dengan tepat waktu dan akurat untuk mengambil suatu keputusan yang menyangkut masalah keuangan khususnya. Berdasarkan kondisi tersebut maka penulis selaku analis sistem bidang akuntansi mencoba menganalisis permasalahan tersebut dan mendesain sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan software akuntansi yang dapat membantu mengolah data transaksi pembuatan laporan keuangan Kopma Unisba. Agar dapat menghasilkan data yang lebih efektif dan efisien, baik dari segi waktu maupun dari segi biaya, termasuk dapat menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu dan akurat. 1.2 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan menjelaskan sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan yang diterapkan di KOPMA UNISBA, kelemahan yang terdapat pada sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan di KOPMA UNISBA dan metodologi analisis dan perancangan sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan. 1.3

Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat membantu pihak yang menjadi objek penelitian yakni KOPMA UNISBA dalam meningkatkan penerapan sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan sehingga dapat memajukan proses bisnis KOPMA UNISBA itu sendiri. 32


2.

Landasan Teori dan Hipotesis

2.1

Sistem Informasi Sistem merupakan konsep proses dimana perpaduan berbagai elemen untuk mencapai suatu tujuan atau hasil yang dapat terdiri dari input, proses, dan output. Pengertian sistem menurut West Chruchman dalam bukunya yang berjudul The System Approach dalam Krismiaji (2005:1) bahwa sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sebuah sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu: (1) komponen, atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan; (2) proses,yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yangterlibat dalam sebuah sistem; dan (3) tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. 2.2

Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam Jogiyanto (1989:17) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengkalisifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Sedangkan menurut Robert G. Murdick, Thomas C. Fuller dan Joel E.Ross dalam Jogiyanto (1989:17) SIA adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya. 2.3

Tahap Analisis Sistem Analisis sistem menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain (1989:129) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis sistem merupakan tahap awal dari kegiatan analisis dan desain sistem. Tahap analisis terdiri dari tiga kegiatan. Menurut Jeffry Whitten (2004:121) yang menjelaskan bahwa Systems analysis is (1) the survey and planning of the system and project, (2) the study and analysis of the existing business and information system, and (3) the definition of business requirements and priorities for a new or improved system. 2.4

Tahap Desain Sistem Jogiyanto (1989:195) berpendapat bahwa desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum dan desain sistem secara terinci. Desain sistem secara umum disebut juga dengan desain konseptual atau desain logikal atau desain secara makro. Desain sistem terinci disebut juga desain sistem fisik atau desain internal.

33


Robert J. Verzello/John Reuter III dalam Jogiyanto (1989:196) bahwa desain sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. 3. 3.1

Metodologi Analisis dan Perancangan Objek Analisis dan Perancangan Analisis dan perancangan dilakukan di sebuah perusahaan yang berbadan hukum koperasi, yaitu Koperasi Mahasiswa Universitas Islam Bandung (Kopma Unisba) yang berlokasi di Jl. Tamansari No.1 Bandung. Objek analisis dan perancangan adalah sistem informasi pelaporan akuntansi keuangan (General Ledger System). . 3.2 Metode Analisis Sistem 3.2.1 Melakukan survei dan perencanaan pengembangan sistem Aktifitas ini merupakan aktifitas awal atau siklus awal dari siklus analisis sistem dengan adanya permintaan oleh anggota atau pengurus atau manajemen Kopma Unisba untuk mengembangkan sistem informasi akuntansi kepada analis dan desainer sistem. Maka langkah ini ditindaklanjuti oleh analis sistem dalam langkah-langkah berikut ini: 1. Analis mengadakan pertemuan dengan orang-orang yang berperan seperti pengurus yang bertindak sebagai manajer pengguna (user manager) dan karyawan yang bertindak sebagai pengguna akhir (end user) untuk mendapatkan informasi mengenai sistem bisnis dan sistem informasi yang dijalankan. 2. Analis sistem melakukan survei untuk mengumpulkan dan mengamati dokumentasi yang menggambarkan jalannya sistem bisnis dan sistem informasi Kopma unisba. 3. Analis sistem menghasilkan hasil analisis berupa permasalahan, peluang, dan batasan yang ada dalam pengembangan sistem yang akan dijalankan.. 3.2.2 Mempelajari dan menganalisis sistem bisnis dan sistem informasi dijalankan a. Membuat pemodelan sistem yang ada Untuk mempelajari sistem bisnis dan sistem informasi yang dijalankan, maka harus dibuat terlebih dahulu pemodelan sistem yang dijalankan. Untuk melakukan ini, analis memerlukan peranan pengurus dan karyawan khususnya bagian administrasi dan keuangan. Peranan pengurus dan karyawan untuk memudahkan analis dalam mengumpulkan informasi dan dokumentasi mengenai sistem yang dijalankan di Kopma Unisba. Aktifitas ini dapat dilakukan setelah adanya persetujuan dari pengurus dan pengawas supaya proyek ini dilanjutkan oleh analis sistem. Input untuk melakukan kegiatan ini adalah scope statement. Adapun langkah-langkah analis dalam membuat pemodelan sistem yang ada: 1. Mengamati scope statement yang telah dihasilkan. 2. Mengumpulkan fakta dan informasi tentang sistem yang ada. 3. Menggambarkan model sistem yang ada dalam bentuk flowchart, data flow diagram (DFD) dan bentuk model sistem lainnya.

34


b. Menganalisis proses bisnis Sama halnya dengan ketika menganalisis sistem untuk dibuatkan model sistemnya, menganalisis proses bisnis pun memerlukan peranan karyawan dan pengurus untuk memudahkan analis dalam memperoleh informasi sistem bisnis yang dijalankan. Aktifitas ini dilakukan dengan memperoleh pemodelan sistem yang telah dihasilkan oleh tahap sebelumnya. Untuk menganalisis proses bisnis, analis melakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Menyaring model proses yang ada, untuk mengambil proses bisnis yang dilakukan dalam pengembangan sistem. 2. Melakukan analisis alur dan waktu respon. 3. Melakukan analisis biaya dan tambahan nilai. c. Menganalisis permasalahan dan peluang Aktifitas ini dimulai setelah penyelesaian fase survei dan dengan adanya persetujuan dari pengurus dan pengawas untuk melanjutkan proyek. Input untuk aktifitas ini yaitu problem statement. Langkah-langkah yang dilakukan analis untuk melakukan aktifitas ini: 1. Mengamati problem statement 2. Mengumpulkan fakta dan informasi tentang permasalahan dan peluang dalam sistem yang ada. 3. Melakukan analisis dan mendokumentasikan setiap permasalahan dan peluang dimana hasilnya yaitu analisis sebab akibat. d. Mendirikan tujuan dan batasan pengembangan sistem Input untuk aktifitas ini adalah model sistem dan analisis sebab akibat. Langkahlangkah yang dilakukan analis dalam tahap ini: 1. Mengamati hasil analisis lingkup dan permasalahan dari aktifitas utama. 2. Menegosiasikan tujuan berorientasi-bisnis untuk memecahkan tiap permasalahan dan memanfaatkan tiap peluang. 3. Memecahkan batasan-batasan yang mungkin membatasi kemampuan untuk secara penuh mencapai tujuan. Dengan menggunakan empat kategori (waktu, biaya, teknologi, dan kebijakan) untuk melakukan diskusi. e. Menentukan kebutuhan dan prioritas bisnis Aktifitas ini dimulai dengan adanya persetujuan dari pengurus dan pengawas untuk melanjutkan proyek ke dalam fase definisi. Input kuncinya yaitu tujuan perbaikan sistem dari fase studi. Seluruh informasi yang relevan dari fase studi harus tersedia untuk referensi yang dibutuhkan. Dalam aktifitas ini hanya menghasilkan sebuah skema requirements statement. Langkah-langkah yang dilakukan dalam aktifitas ini: 1. Memeriksa dan menyaring tujuan perbaikan sistem 2. Untuk tiap tujuan : - Mengidentifikasi dan mendokumentasi kejadian bisnis atau input dimana sistem harus merespon. Singkatnya menetapkan tiap kejadian atau input, tetapi jangan tetapkan ini sebagai data yang spesifik dari input apapun.

35


-

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebijakan bisnis khusus, pemrosesan, atau keputusan apapun yang harus dibuat untuk merespons dengan cukup untuk tiap kejadian dan input. - Mengidentifikasi dan mendokumentasikan output bisnis normal atau respon kepada kejadian atau input bisnis yang disebut tadi diatas. - Mengidentifikasi dan mendokumentasikan informasi apapun yang harus dihasilkan atau dibuat. 3. Membandingkan tujuan perbaikan sistem dan kebutuhan terhadap problem statement yang asli dari fase studi. f. Pemodelan kebutuhan sistem bisnis Aktifitas ini biasanya dimulai dengan adanya penyelesaian dari skema requirements statement. Langkah-langkah berikut ini dilakukan untuk menyelesaikan aktifitas ini : 1. Memeriksa tujuan perbaikan sistem dan skema requirements statement. 2. Mengumpulkan atau dapatkan model sistem apapun yang mungkin telah dikembangkan dalam proyek utama. 3. Jika teknologi CASE yang layak tersedia, mempertimbangkan keahlian tehnik berkebalikan database yang ada atau aplikasi ke dalam model sistem fisik. Kemudian mewujudkan model fisik tersebut ke dalam model sistem logikal yang bersahabat dangan bisnis. 4. Menggambarkan model antarmuka. Model antarmuka membangun ruang lingkup dan batasan untuk keseluruhan proyek. 5. Mempraktekkan analisis terstruktur: - membangun dan periksa model proses - membangun dan periksa model data - mengsinkronisasikan model proses dan data. Sinkronisasi itu memastikan bahwa model tersebut konsisten dan cocok dengan yang lain. - membangun dan memeriksa model distribusi. 6. Mempraktekkan keahlian tehnik informasi: - membangun dan memeriksa model data. - membangun, memeriksa, dan mengsinkronisasikan model proses - membangun dan memeriksa model distribusi. 7. Mempraktekkan analisis berorientasikan objek: - mengidentifikasi penggunaan CASES. Penggunaan CASES metode objek yang menghubungkan objek dengan kejadian bisnis yang sudah lazim. - membangun dan memeriksa beberapa standar model objek yang ada 3.3

Metode Perancangan Sistem a. Menentukan solusi kandidat Aktifitas ini dimulai dengan adanya persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek ke desain sistem. Input kuncinya yaitu skema kebutuhan bisnis yang ditentukan selama analisis sistem, spesifikasi hardware dan software dari beragam

36


sumber seperti pemasok dan penyerahan pelanggan, dan arsitektur teknologi yang disetujui. Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan aktifitas ini: 1. Mengamati skema kebutuhan bisnis dalam fase definisi dari analisis sistem. 2. Mengamati arsitektur teknologi untuk menentukan standar hardware dan software yang diperlukan untuk tiap solusi kandidat. 3. Memikirkan solusi alternatif yang memenuhi kebutuhan bisnis. Kemudian identifikasi solusi yang utama disarankan untuk fase desain. 4. Melakukan penelitian spesfikasi tehnikal yang memperinci karakteristik tiap solusi kandidat. b. Analisis kelayakan dari solusi alternatif Aktifitas ini dimulai dengan adanya penentuan dari satu atau lebih solusi kandidat. Untuk mengadakan analisis kelayakan, biaya hardware dan software yang berasal dari referensi pelanggan dibutuhkan. Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan aktifitas ini 1. Memperoleh seluruh informasi biaya untuk tiap produk. 2. Mendiskusikan solusi kandidat dengan pengurus dan karyawan pengguna sistem untuk memperoleh perasaan bagaimana menerima dengan baik solusi dari perspektif mereka. 3. Memperoleh umpan balik dari pelanggan yang memiliki atau telah menggunakan produk hardware dan software. 4. Menentukan apakah ukuran ekonomi yang digunakan untuk melakukan analisis kelayakan biaya-manfaat. 5. Mengevaluasi tiap solusi kandidat secara independen untuk kelayakan operasional, teknikal, ekonomi, dan penjadwalan. Mendokumentasikan analisis untuk tiap solusi kandidat. c. Merekomendasikan sebuah solusi sistem Aktifitas ini dimulai dengan adanya penyelesaian analisis kelayakan atas semua solusi kandidat. Input kunci untuk aktifitas ini termasuk rencana proyek, estimasi ukuran, solusi kandidat, dan penyelesaian analisis kelayakan Langkah-langkah dalam aktifitas ini: 1. Mendirikan “penimbangan” untuk diberikan kepada tiap kriteria kelayakan. 2. Mengurutkan kandidat dan tentukan kandidat dengan urutan kriteria kelayakan keseluruhan yang terbaik. 3. Mempersiapkan sebuah proposal sistem tertulis formal yang berisikan analisis dan rekomendasi. 4. Mempersiapkan dan mempresentasikan sebuah rekomendasi secara oral kepada pengurus dan pengawas d. Meneliti Kriteria dan Pilihan Teknikal Aktifitas ini dimulai dengan adanya persetujuan pemilik sistem atas proposal sistem yang membutuhkan software dan hardware yang baru. Input kunci dari aktifitas ini adalah kebutuhan hardware dan software yang dibangun dalam fase konfigurasi.

37


Analis juga akan memeperoleh fakta produk dan pemasok tambahan dari bermacam sumber. Langkah-langkah yang dilakukan dalam aktifitas ini: 1. Melakukan penelitian untuk mendapatkan fakta yang penting mengenai produk dan pemasok hardware dan software. Dengan hati-hati menyaring bermacam sumber yang mungkin digunakan. 2. Menentukan pemasok potensial dari dimana produk mungkin diperoleh. Langkah ini mungkin menjadi pilihan jika perusahaan memiliki komitmen atau kontrak untuk memperoleh produk yang dapat dipercaya dari sumber yang khusus. 3. Memeriksa penemuan produk, penjual dan pemasok. e. Membentuk Kebutuhan Integrasi Input dari aktifitas ini adalah spesifikasi hardware dan software dari produk pemasok. Langkah-langkah berikut ini dilakukan untuk menyelesaikan aktifitas ini: 1. Mengumpulkan dan mengamati spesifikasi hardware dan software produk pemasok. 2. Mengamati model data dan proses sistem yang baru untuk menemukan bagaimana produk pemasok akan bekerja dengan baik ke dalam skema keseluruhan dari sistem yang baru. 3. Meninjau kembali model data dan proses untuk menggambarkan integrasi atau dampak dari produk yang baru. f. Analisis dan Distribusi Data Input kunci dari aktifitas ini adalah model data yang ada dari analisis sistem. Langkah dalam aktifitas ini yaitu: 1. Mengumpulkan model data dan proses yang ada yang telah dikonstruksi selama analisis sistem. 2. Melakukan analisis dan normalisasi data atas model data. 3. Menentukan bagaimana data akan didistribusikan melalui lokasi jika sistem memiliki lokasi yang berbeda. 4. Melakukan analisis kejadian atas tiap item data atas model data. 5. Memperbaiki model yang berdampak untuk menggambarkan kejadian dan kondisi bisnis yang baru jika model proses diselesaikan sebelumnya. g. Analisis dan Distribusi Proses Input kunci dari aktifitas ini meliputi diagram model data yang ada, detail mengenai solusi target, dan model proses. Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan aktifitas ini : 1. Mengumpulkan dan mengamati model data dan proses yang ada. 2. Menentukan proses penting yang mana yang akan diimplementasikan dalam proses komputer dan mana yang manual. 3. Mendirikan proses komputer kumpulan versus on-line berdasarkan atas kebutuhan waktu respon,. 4. Menguraikan sistem yang baru ke dalam unti desain yang terpisah. 38


5. Mengembangkan diagram topologi jaringan untuk mendokumentasikan lokasi atau geografi sistem. 6. Mendistribusikan data dan proses ke lokasi tersebut. Dokumentasikan keputusan ini dalam diagram arus data unit desain. 7. Menggunakan teknologi untuk unit desain. menggunakan teknologi yang disetujui dalam fase desain, gunakan teknologi yang pantas untuk unit desain yang berbeda. h. Desain Database Input kunci dari aktivitas ini adalah unit desain database. Langkah-langkah berikut ini dilakukan untuk menyelesaikan aktifitas ini. 1. Mengumpulkan dan mengamati kebutuhan untuk unit desain database 2. Mendesain skema logikal untuk database. Sebuah skema adalah model struktural untuk database. Ini merupakan gambar atau peta dokumen dan relasi untuk diimplementasikan oleh database. 3. Membuat prototipe database (jika dibutuhkan). Prototipe database seharusnya dengan cepat dibuat, diisi dengan data tes dan dites. i. Desain Output dan Input Komputer. Input kunci untuk aktifitas ini adalah kebutuhan desain input dan output yang ditetapkan selama analisis sistem. Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan dalam aktifitas ini : 1. Mengumpulkan dan mengamati kebutuhan desain input dan output. 2. Menentukan metode dan medium untuk tiap input dan output. 3. Membuat prototipe input dan output. Dengan bebas, dan meskipun tidak umum, mendokumentasikan kertas tradisional dapat mengganti atau melengkapi prototipe. j. Desain Antarmuka Pengguna Langsung Input kunci untuk aktifitas ini adalah kebutuhan desain antarmuka yang ditentukan selama analisis sistem. Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan aktifitas ini: 1. Mengumpulkan dan mengamati spesifikasi desain input dan output. 2. Mempelajari karakteristik kebiasaan karyawan pengguna sistem. 3. Memeriksa standar desain antarmuka jika ada. 4. Membuat prototipe antarmuka pengguna – pastikan untuk melibatkan karyawan pengguna sistem 4. Hasil Analisis dan Perancangan Sistem 4.1. Hasil Tahap Analisis Sistem a. Survey permasalahan Permasalahan umum yang ada: 1. Pelaksanaan sistem informasi akuntansi yang masih manual (tidak terintegrasi). 2. SIA yang dijalankan tidak berjalan secara efektif dan efisien. 3. Akurasi data yang dihasilkan sangatlah minim. 39


4. Waktu yang digunakan untuk menyelesakan laporan keuangan sangatlah lama. 5. Tingkat kesalahan dalam pengerjaan laporan keuangan sangatlah tinggi. 6. Tidak adanya proteksi untuk masuk ke dalam sistem, sehingga orang yang tidak bertanggungjwab dapat masuk ke dalam sistem dan melakukan tindakan-tindakan yang tidak diinginkan b. Pemodelan Sistem yang Ada Analisis Model Input Sistem

Analisis Permasalahan: 1. Ketika melakukan pengentrian jurnal, user harus mengentri antara kode ref dan nama jurnal. Hal ini meningkatkan risiko kesalahan ketika mengentri jurnal dan tidak efisien dalam hal waktu. 2. Secara kontrol sangat berisiko tinggi, karena jumlah debet dan kredit tidak ada tampilan secara khusus apakah saldo jurnal antara debet dan kredit telah dalam kondisi balance (seimbang).

40


Analisis Model Proses Sistem:

Analisis Permasalahan : - Buku besar merupakan data yang harus dientri kembali oleh user setelah mengentri jurnal yang disebut masih menggunakan proses manual. Hal ini tidaklah efektif dan efisien dalam operasional karena mengakibatkan kesalahan laporan dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan. Analisis Model Output Sistem

Analisis Permasalahan : 1. Laporan yang ditampilkan di laporan laba rugi tersebut sangat kurang informatif bagi pembaca laporan keuangan, karena minimnya sistematika 41


tampilan laporan yang dapat membantu pembaca untuk menganalisis lebih dalam laporan laba rugi tersebut. 2. Angka yang ditampilkan di laporan ini merupakan hasil dari pengentrian ulang user setelah melakukan pengentrian jurnal dan buku besar. Hal ini berakibat tidak akuratnya data yang dihasilkan. 3. Minimnya bentuk laporan laba rugi, sehingga kurang dapat menggambarkan kondisi riil operasional. 4. Laporan laba rugi ini tidak menampilkan form khusus untuk koreksi fiksal yang nantinya akan digunakan untuk penghitungan PPh. c. Analisis Proses Bisnis Proses Penjualan : Bagian yang terlibat Divisi Usaha dan Adm. & Keuangan File-file yang digunakan Print Out Cash Register (POCR), Bukti Kas Masuk (BKM), dan Buku Besar Penjualan (BBP) Narasi: Divisi Usaha: 1. Setiap divisi usaha pada jam penyetoran menyiapkan Print Out Cash Register beserta uang pendapatan per shift-nya. Adm & Keuangan: 1. Karyawan adm. & keuangan melakukan penagihan ke setiap divisi dengan meminta bukti pendapatan per shift berupa Print Out cash register (untuk mini market, mini café, dan toserba) atau rekapitulasi pendapatan (untuk wartel) yang dihitung kembali dengan uang pendapatan yang akan disetorkan. 2. Uang yang disetorkan disimpan di kantor adm. dan disiapkan Bukti Kas Masuk (BKM) 3 rangkap untuk dijurnal sebagai pendapatan dan diposting ke Buku Besar Pendapatan. 3. BKM diarsipkan di adm. dan 1lembar lainya diarsipkan ke setiap divisi. Berikut ini gambar flowchart yang mengambarkan alur dokumen mulai dari transaksi hingga pembuatan jurnal penjualan : Divisi Usaha

Adm & Keuangan

START

1

POCR

1

2

POCR BKM 1

2

3

1

BKM 2

42

3

2

2 L/K

FINISH


KETERANGAN: 1. Karyawan divisi mempersiapkan dan mencocokkan uang setoran sesuai dengan POCR untuk disetorkan ke karyawan Adm. & Keuangan. 2. Karyawan Adm. & Keuangan membuat Bukti Kas Masuk. 3. Karyawan Adm. & Keuangan menjurnal untuk Laporan Keuangan Proses Pembelian: Bagian yang terlibat: 1. Divisi usaha 2. Adm & keuangan File-file yang dibutuhkan: 1. Order Pembelian (OP) 2. Anggaran pembelian (AP) 3. Bukti Kas Keluar (BKK)/ Voucher Jurnal 4. Faktur pembelian (FaP) 5. Buku Besar Pembelian (BBP) Narasi: Divisi Usaha: 1. Dalam menyiapkan pembelian atau belanja kadiv usaha menyiapkan Order pembelian. Untuk pembelian dibawah sejuta rupiah kadiv menyiapkan order pembelian untuk diserahkan kepada supplier (pemasok), untuk pembelian diatas sejuta rupiah kadiv menyiapkan anggaran pembelian untuk diserahkan ke adm. untuk diotorisasi pihak yang berhak (Rp.1.000.000-Rp..5.000.000 Manajer Usaha; Rp.5.000.000-Rp.10.000.000 Manajer Keuangan; > Rp.10.000.000 Direktur). Adm & Keuangan: 1. Anggaran pembelian yang diserahkan oleh kadiv wartel diproses oleh karyawan Adm. untuk diotorisasi. 2. Setelah disetujui dan diotorisasi oleh manajemen sesuai kebijakan otorisasi, angaran pembelian beserta uang diberikan ke kadiv. Divisi Usaha: 1. Setelah mendapatkan persetujuan dan uang, kadiv membuat order pembelian untuk memesan barang yang dibutuhkan ke pihak supplier (pemasok). 2. Setelah mendapatkan barang disertai Faktur Pembelian, barang yang diterima diperiksa kembali sesuai dengan Order Pembelian, kemudian Faktur Pembelian diserahkan ke Adm. Adm & Keuangan: 1. Faktur belanja yang diterima dari kadiv usaha disiapkan untuk membuat Bukti Kas Keluar (BKK) 3 rangkap untuk mencatat jurnal pembelian dan diposting ke Buku Besar Pembelian, dimana 1 rangkap diberikan ke divisi usaha untuk diarsip dan 2 rangkap lainnya diarsipkan di Adm. Gambar berikut ini untuk menggambarkan alur dokumen proses pembelian di KOPMA UNISBA mulai dari transaksi hingga ke pencatatan jurnal pembelian : 43


Divisi Usaha

Administrasi dan Keuangan 1

START

AP

1

2

< Rp.1.000.000

AP √

> Rp.1.000.000 AP AP √

1

2 FaP

3

2

4

3 BKK 1

OP

3

2

4

PEMASOK 5 BARAN G

FaP

BKK 2

3

4

L/K

Finish

Keterangan: 1. Kadiv mempersiapkan Order Pembelian di berikan otorisasi sesuai jumlah pembelian (< Rp.1.000.000 kadiv;Rp.1.000.000-Rp10.000.000 oleh Direktur) 2. Karyawan Adm. Mempersiapkan Form Pembelian untuk diisi sesuai permintaan pembelian dan diotorisasi sesuai jumlah pembelian serta mempersiapkan uang. 3. Kadiv menyiapkan Order Pembelian

44


4. 5.

Karyawan Adm. menerima faktur pembelian untuk dijurnal ke dalam Laporan Keuangan Karyawan Adm. mencatat jurnal umum.

4.1.3 Analisis permasalahan dan peluang Permasalahan : - Melihat dari proses bisnis, KOPMA UNISBA memiliki core bisnis bertipe retail (barang eceran) dan juga memiliki sistem keuangan yang terpusat dimana semua uang yang masuk dan keluar ke dan dari KOPMA melalui bagian administrasi dan keuangan. Maka, berdasarkan analisis permasalahan sebelumnya yaitu pembukuan yang dijalankan bagian administrasi dan keuangan masih bersifat manual atau data yang dikelola tidak bersifat terintegrasi. Peluang - Harus diciptakan sistem infomasi yang mampu menunjang hal tersebut, yairu sistem informasi akuntansi yang dapat mengerjakan laporan keuangan divisi dan pusat (total) dengan menggunakan teknologi informasi yang dapat dijalnkan dengan efektif dan efisien 4.2.

Hasil Tahap Desain Sistem a. Analisis dan Distribusi Data Untuk menggambarkan data-data apa saja yang digunakan, dan baagaimana hubungannya dengan data yang lain, maka dapat dijelaskan melalui gambar berikut ini : Jurnal Umum Nomor transaksi (primary key) Tanggal transaksi Nomor akun debet (foreign key) Debet Nomor akun kredit (foreign key) Kredit

Bagan Perkiraan Nomor Akun (primary key) Kelompok Akun Nama akun

Buku Besar Nomor Akun (primary key) Nomor transaksi Tanggal transaksi Keterangan Mutasi Mutasi Debet Mutasi Kredit

menghasilkan

Neraca Saldo Nomor Akun (Primary Key) Jenis Akun Nama Akun Saldo Awal Mutasi periode berjalan Saldo Akhir

menghasilkan

Perhitungan Hasil Usaha Nomor Akun (Primary Key) Jenis Akun Nama Akun Mutasi periode berjalan

45


b. Analisis dan Distribusi Proses Sebelum bisa masuk ke dalam sistem, user harus memasukkan nama, jabatan, dan password sesuai dengan otorisasi masing-masing. Hal ini untuk memberikan proteksi terhadap sistem dan data. Berikut ini gambar menggambarkan desain login utama ketika user masuk ke dalam sistem:

Gambar berikut ini menggambarkan desain proses ketika user telah masuk ke dalam sistem setelah melakukan login:

46


c. Desain Input dan Output Desain Input Login Utama: Tampilan desain login utama yang digambarkan pada gambar muncul ketika user ingin masuk ke dalam sistem. User harus memasukkan nama, jabatan, dan password sehingga user bisa masuk ke dalam sistem. NAMA

:

JABATAN

:

PASSWORD

:

MASUK

BATAL

Desain Login Karyawan Administrasi dan Keuangan JURNAL UMUM

KEMBALI

BUKU BESAR

LAPORAN KEUANGAN

Desain Login Manajer Administrasi dan Keuangan AKUN REFERENSI

KEMBALI

BUKU BESAR

LAPORAN KEUANGAN

47


Desain Login Staff Administrasi dan Keuangan BUKU BESAR

KEMBALI

LAPORAN KEUANGAN

Desain Login Pengawas KOPMA UNISBA LAPORAN KEUANGAN

KEMBALI

Keunggulan dibandingkan sistem yang lama : 1. Sistem ini mampu melakukan proteksi atau perlindungan terhadap sistem atau data yang tersimpan dalam sistem, karena untuk memasuki sistem pengguna harus memasukkan data nama, jabatan, dan password terlebih dahulu. Jika tidak memiliki wewenang dalam menjalankan sistem maka orang yang tidak berkepentingan tidak bisa masuk ke dalam sistem. 2. Secara tampilan lebih memudahkan pengguna untuk memilih fungsi yang akan digunakan, karena didesain dengan tombol menu pilihan untuk memilih fungsi yang akan dimasuki Desain Input Bagan Perkiraan : Gambar berikut menggambarkan desain input bagan perkiraan. Dalam tampilan ini user dapat memasukkan akun baru, mengedit akun, dan menghapus akun.

Keunggulan dibandingkan sistem lama: 1. Input bagan perkiraan tidak terdapat pada sistem yang lama, sehingga untuk sistem yang baru dapat memasukkan, mengedit, dan menghapus akun secara terintegrasi. 2. Dengan adanya fungsi ini, maka untuk penggunaan akun di dalam sistem akan bersumber dari input ini.

48


Desain Input Jurnal Umum: Gambar berikut menggambarkan tampilan desain input jurnal umum. Tampilan tersebut dapat berfungsi membuat jurnal, mengedit, dan melakukan preview terhadap jurnal-jurnal harian yang telah masuk. Nomor transaksi

:

Tanggal

:

Nomor ref. Akun (D)

:

Debet

:

Nomor ref. Akun (K)

:

Kredit

:

Keterangan

:

Transaksi Baru

EDIT

PREVIEW

TUTUP

Jika jurnal yang dimasukkan salah seperti nomor transaksi yang berulang, nomor referensi yang salah, atau jumlah angka pada kolom debet dan kredit yang dimasukkan tidak balance maka tampilan gambar di bawah akan muncul. Maka user harus memperbaiki jurnal atau batal membuat jurnal. Nomor transaksi

:

Tanggal

:

Nomor ref. Akun (D)

:

Debet

:

Periksa lagi....!!!

Jurnal yang anda masukkan salah.....!!!! BATAL Nomor ref. Akun (K) COBA : LAGI Kredit

:

Keterangan

:

Transaksi Baru

EDIT

PREVIEW

TUTUP 49


Keunggulan dibandingkan sistem yang lama: 1. Tampilan dalam sistem ini memudahkan pengguna untuk mengentri data, karena sistem ini melakukan entri data ke dalam border khusus pengentrian data. Tidak seperti sistem yang lama, pengguna harus memasukkan jurnal ke dalam tabel. 2. Secara kontrol sistem ini membantu dalam mengurangi kesalahan dalam pengentrian jurnal, karena ketika ada data yang salah dimasukkan seperti yang diuraikan di atas maka sistem akan menolak memasukkan data dan meminta pengguna untuk mengulang memasukkan jurnal. 3. Sistem ini juga mempermudah pengguna untuk masuk ke sistem lain dengan meng-klik tombol yang ada apakah mau masuk ke preview jurnal atau pindah ke fungsi lain dengan menutup interface jurnal umum. Desain Output Desain Output Neraca Gambar berikut menggambarkan desain Laporan Neraca. Dalam tampilan ini pengguna dapat membaca informasi neraca yang dapat dibandingkan antara saldo awal, mutasi, dan saldo akhir. Pengguna bisa melakukan print dengan meng-klik tombol print.

Keunggulan dibandingkan sistem lama: 1. Neraca yang ditampilkan informatif, karena neraca yang ditampilkan memiliki neraca pembanding, yakni neraca saldo tahun kemarin (saldo awal) dan saldo akhir beserta mutasinya. 2. Angka yang ditampilkan di neraca melalui proses integrasi data, jadi data yang ditampilkan bukanlah hasil pengentrian ulang oleh pengguna seperti ketika menggunakan sistem yang lama. Gambar di bawah menggambarkan laporan laba rugi divisi. Secara optional juga dapat ditampilkan laba rugi total (seluruh divisi).

50


5. Simpulan dan Saran 5.1. Simpulan Hasil yang didapatkan setelah melakukan analisis dan desain yaitu sebuah program sistem informasi akuntansi yang mampu menunjang kebutuhan sistem informasi akuntansi pelaporan keuangan KOPMA UNISBA. Adapun kelebihan atau keunggulan sistem yang dihasilkan dibandingkan dengan sistem yang lama yaitu : 1. Proteksi dan perlindungan terhadap sistem dan data menjadi lebih terjamin dan aman karena untuk masuk ke dalam sistem terdapat proteksi login. 2. Proses input jurnal hingga menjadi laporan keuangan tidak memakan waktu yang lama karena input jurnal langsung secara komputerisasi menjasi laporan keuangan. 3. Data laporan keuangan yang dihasilkan memiliki tingkat akurasi yang baik jika dibandingkan dengan sistem yang lama. 5.2.

Saran dan Keterbatasan Untuk dapat menjalankan hasil desain sistem yang baru tersebut, maka yang perlu dilakukan oleh pihak KOPMA UNISBA yaitu : 1. Pelatihan terhadap karyawan, pengurus serta pengawas keuangan mengenai sistem yang baru. Sehingga dapat membantu dalam operasional pelaksanaan sistem yang baru. 2. Perlu penyesuaian perangkat hardware komputer untuk menunjang sistem aplikasi yang baru dengan spesifikasi minimal sebagai berikut : 51


a. b. c. d. e.

Pentium III Ruang harddisk kosong 1 giga byte RAM minimal 256 MB Sistem operasi menggunakan windows XP Software pendukung : Microsoft Excel 2007 dan Microsoft Acces 2007

Daftar Pustaka Boockhold. J.L, David.1995. Accounting Information System, Revised Edition. London: Prentice Hall Hall, James A. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Revisi. Jakarta: Mitra Kencana Media Ikatan Akuntan Indonesia. 2004. Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta : Salemba Empat. Jogiyanto. 2007. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Revisi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Hartanto. 2002. Akuntansi Keuangan Menengah. Buku I. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Ikatan Akuntan Indonesia. 1995. Standar Akuntansi Keuangan, Volume I. Jakarta: Salemba Empat. Krismiaji.2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kedua. Jakarta : UPP AMP YKPN Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi.Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Susanto, Azhar.2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Perdana. Bandung: Lingga Jaya Biodata Penulis : Muhammad Anggionaldi., SE. adalah, Dosen Tetap Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Unjani

52


Biodata Nama Lengkap Nama Panggilan Tempat, Tanggal Lahir Alamat

: : : :

Agama Jenis Kelamin Nama Ayah Nama Ibu Alamat Orang Tua Status Hobi Golongan Darah Riwayat Pendidikan

: : : : : : : : :

Riwayat Organisasi

:

Muhammad Anggionaldi Anggi Palembang, 05 Desembar 1986 Jl. Cemara H-21 Komplek Bumi Adipura Gedebage Bandung Islam Laki-laki Suliadi Mardiyanti Jl. Baung 1 No. 5 Blok E Sako Pusri Palembang Belum Kawin Bermain Sepak Bola O 1. TK YSP Pusri di Palembang, Lulus Tahun 1992 2. SD 1 YSP PUSRI di Palembang, Lulus Tahun 1998 3. SLTP YSP PUSRI di Palembang, Lulus Tahun 2001 4. SMU Negeri 5 di Palembang, Lulus Tahun 2004 5. Program Studi Akuntansi, Masuk Tahun 2004 1. Panitia Pendidikan dan Latihan Dasar Koperasi (Diklatsarkop) XVI Koperasi 53


2. 3. 4. 5.

54

Mahasiswa Universitas Islam Bandung, 2005. Panitia PPMB, 2005, Anggota Sekre. Pengurus Kopma Unisba 2006-2007, Staff Keuangan. Pengawas Kopma Unisba 2007-2008, Anggota. Pengurus Kopma Unisba 2008-2009, Manajer Administrasi dan Keuangan.

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pelaporan Keuangan Berbasis Teknologi Informasi (Studi Pada Koperasi Mahasiswa Universitas Islam Bandung)

Recommend Documents