TI – 3241 ANALISIS PERANCANGAN & SISTEM INFORMASI
Laboraturium Sistem Informasi & Keputusan Departemen Teknik Industri Institut teknologi bandung
LATAR BELAKANG TUGAS PARA EXECUTIVE - strategic planning (FAYOL) - berpikir agar segalanya berjalan & memecahkan masalah (ISENBERG)
MINTZBERG : schedule meeting (60%) unschedule meeting (10%) desk work (22%) another activities (8%)
TO OTHER EXECUTIVE WS
EXEC. DATA BASE
INT. REQUES
PC EXEC. WORKSTAT
INT. DISPLAY TO OTHER EXECUTIVE WS
TO OTHER EXECUTIVE WS
DATABASE
MAKE INT. AVAILABL E
E-MAIL SOFTWARE LIB
CENTRAL MAIN FRAME
Mengapa EIS diperlukan? pada tahun 1454, informasi yang diterima per 2 minggu tidak semua bernilai
Definisi EIS: sistem yang menyediakan informasi bagi para executive tentang keseluruhan performansi perusahaan serta memberikan pula fasilitas untuk retrieval pada setiap level yang lebih detail.
PERKEMBANGAN
Tahun Tahun Tahun Tahun
1950 1970 1980 1985
EDP/ SPD SIM, SOP SPK SP
SISTEM PENGELOLAAN DATA TRANSAKSI populer
pada tahun 1960 berfokus pada data transaksi dukungan pada level operasional (terstruktur) memberikan laporan-laporan operasional & rangkuman
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN populer pada tahun 1970 berfokus pada informasi dukungan pada semua level terutama middle management basis data dan interaktif laporan terjadwal dan tidak terjadwal efisiensi
SISTEM OTOMASI PERKANTORAN berkembang pada tahun 1970 berfokus pada otomatisasi informasi perkantoran dengan dukungan Local Area Network memberi dukungan untuk administrasi perkantoran & kesekretariatan efisiensi
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN berkembang sejak tahun 1980 berfokus pada keputusan fleksibilitas adaptabilitas dilengkapi dengan model kuantitatif tipe informasi membantu keputusan spesifik penekanan pada efektivitas
S P
berkembang sejak tahun 1985 memberi dukungan pada top level management & spesialisasi (unstructured) menggunakan basis pengetahuan (pola & aturan) tipe informasi berupa saran-saran & penjelasan salah satu bidang kajian & Artificial Intelligent (AI)
Beberapa Pengertian: A. Sistem:
Kumpulan elemen (konkrit/abstrak) yang: Memiliki Tujuan Memiliki Interaksi
B.
Informasi Data/Kumpulan Data yang:
Diolah Memiliki arti Digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan
Informasi+data, sistem informasi mempunyai nilai bila digunakan untuk suatu decision/action
C.
Management:
Planning Organizing Executing Controlling
Manager (Decision Maker)
Planning Organizing
Decision
Executing Controlling
Information + Model
SIM
DATA
Explicit
Implicit
SIM
Suatu alat yang bisa menghasilkan informasi dalam mengambil keputusan
SIM
Informasi
Keputusan
Proses pengambilan ada bermacam-macam versi, tetapi yang paling cocok adalah yang dikatakan oleh “Hesbert Simon”. Proses pengambilan keputusan: Intelligent Design Choice Implementation
Proses
Intelligent: Adalah proses di mana seorang mengambil keputusan menemukan dan memformulasikan masalah. Misalnya: Seorang pemimpin proyek menemukan adanya kelambatan dalam proyek yang dipimpinnya.
Proses
Design: Yaitu terhadap di mana seorang pengambil keputusan akan memutuskan alternatif cara untuk memecahkan masalah. Misalnya: Dalam kasus proyek di atas ia mencari alternatif cara untuk mengatasi kelambatan tersebut.
Proses Choice (Decision Maker) : Memilih alternatif yang terbaik untuk mengatasi masalah berdasarkan kriteria yang telah dipilih.
Proses Implementation : Tahap dimana Decision Maker menetapkan alternatif yang telah dipilih untuk memecahkan masalah.
Inteligant
Design Informasi Choice
Implementation
SIM
Masalah-masalah keputusan kelompok masalah : - Structured Problem - Unstructured Problem
dibagi
menjadi
2
Structured Problem : Masalah-masalah yang mudah dirumuskan algoritma pemecahannya. Misalnya : masalah-masalah yang rutin atau operasional antara lain dalam pembelian barang, penjadwalan produksi. Unstructured Problem : Masalah keputusan yang sulit dirumuskan algoritma pemecahannya. Misalnya : masalah-masalah yang jarang dihadapi masuk kelompok ini. Antara lain masalah menentukan diversifikasi produk, modifikasi produk.
Level Stategic Planning
Management Control and Planning
Operational Planning and
Lower Management
Comments Definition of goals, policies, & general guidelines charting course for organiza tion. Determination of organization objective. Acquisition of resources Acquis ition tactics, plant location, new product. Establishment & monitoring of budget. Effective and efficient use of existing facilities & resources to carry out activities within budget constraints Executing
Akibat perbedaan dari fungsi tiap level management, maka akan menimbulkan masalah juga bagi tiap komposisinya.
User Man. Rep. Syst
Inf. Ret. Syst
DATA BASE
STANDAR DATA MAN. SYST
Adm & Operation system
PHYSICAL COMPONENT DESCRIPTION Hardware : Hardware refers to physical computer equipment & associated devices. Hardware must provide for five major functions : 4.Input or entry 5.Output 6.Secondary storage for data & program 7.Central procesor (computation, control, and Primary storage) 8.Communications
SOFTWARE
Software is a board term given to the instructions that direct the operation of the hardware. The software can be classified into two major types : System software & Application Software
DATABASE:
The Data Base contains all data utilized by application software. An individual set of stored is often referred to as a file. The phisical excistence of stored data is evidenced by the phisical storage media (computer tapes, disk packs, dskettes, etc.) Used for secondary storage.
Procedure: Formal operating procedures are physical components because they exist in a physical form such as a manual in instruction booklet. Three major types of procedures are required: 1. User instruction (for users of the application to record data retrieve data, or use the result) 2. Instructions for preparation of input by data preparation personel 3. Operating instructions for computer operations personel Preparation personel: Conputer operators, system analysts, programmers, data preparations personel, information systems management, data administrators, etc.
BUSINESS OBJECTIVE
BUSINESS OBJECTIVE
BUSINESS ORGANIZATION
BUSINESS PROCESS
BUSINESS PROCESS
APPLICATION
BUSINESS DATA
DATA BASE
INFORMATION ARCHITECTURE
PLANNING
IMPLEMENTATION
PERKEMBANGAN MIS DLM BSP INI TERDIRI ATAS 4 STEP SBB: STEP 1
STEP 2
DEFINE THE BUSINESS OBJECTIVE
DEFINE THE BUSINESS PROCESS
DEFINE BUSINESS DATA
DEFINE THE INFORMATION ARCHITECTURE
STEP 3
STEP 4
Secara lebih rinci kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam BSP adalah sebagai berikut :
Gaining commitment Preparing for the study Starting the study Defining business process Defining business data Defining information architecture Analyzing current system support Interviewing executive Defining finding conclusion Determining architecture priorities Reviewing information resource management Developing recommendations Reporting results
Preparing for the study pada dasarnya meliputi : a. b. c. d. e. f.
Persiapan sarana fisik dan administrasi Review objective dan scope Persiapan outline final report Tentukan data yang harus dikumpulkan Pembuatan rencana kerja dan jadwal Kembangkan sistem pengendalian
Perumusan business process dalam pengembangan SIM dapat memberikan manfaat berupa : SIM dapat independent terhadap perubahan organisasi b. Sebagai dasar untuk menetukan kebutuhan informasi & prioritas pengembangan c. Dasar untuk menentukan kebutuhan data kunci (key data) a.
Dalam proses mendefinisikan business process hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Semua anggota harus berpartisipasi dengan baik j. Penulis hasil harus mencatat dengan baik k. Semua anggota harus mengerti tentang resource life cycle i.
Resource life cycle meliputi : a.
c.
e.
g.
Stage 1 : Requirements Kegiatan untuk menentukan jumlah produk sumber yang dibutuhkan, rencana untuk memperolehnya, serta pengendalian & pengukuran hasil pelaksanaan Stage 2 : Acquisition Kegiatan yang harus dilaksanakan untuk membuat produk/jasa atau memperoleh sumber-sumber yang dibutuhkan Stage 3 : Stewardship Kegiatan untuk mengatur, merubah & memelihara sumber serta menyimpan produk/jasa Stage 4 : Retirement Kegiatan untuk mengakhiri suatu tanggung jawab suatu organisasi terhadap suatu produk/jasa atau suatu akhir penggunaan sumber
Langkah-langkah pendefinisian business process : identify product/service & supporting resource identify planning and control processes identify product/service and resource process group/split processes write description of each processes relate processes to organization
Identity the product/service and resource processes Product / service Raw materials Requirement Forecass product Requirements Analyze market place Design product
Facilities
Cash
Personnel
Establish Business Direction Comply with legal Requirements Determine & Plan seasonal Production Determine Facilities & equipment requirements
control financial requirements
Determine personnel requirement
Acquisition
Schedule and control production
Purchase Raw material
Aquire facilities & equipment
Manage cash recerots
Hire personnel
Strewardship
Cnntrol product inventory Ship product
Control raw material inventory
Maintain equipment manage facilities
Determine product profitability manage accounts
Manage personnel
Disposition
Advertise & promote product Market product enter & control Customer order
Schedule & control production
Facilities & equipment
Manage cash disbursement
Terminate personnel
Dalam mendefinisikan Data Class ada 4 langkah sbb : 2.Identify and define business entities 3.Determine data usage and creation for each process 4.Identify data classes 5.Define data classes Business entities dapat terdiri dari person, place, thing, concept or event
Di dalam perusahaan manufaktur, entity di atas dapat terdiri dari : - Person : employee, customer, supplier - Place : retail store, warehouse, plant - Thing : equipment, part, product - Concept : job, Legal requirement, organizational unit - Event : purchase order, shipment, customer order
Organization
PROCESS/ ORGANIZATION MATRIX MAJOR RESPONBILITY & DECISION MAKER MAJOR INVOLVEMENT IN THE PROCESS
PRESIDENT
PRESIDENT OF FINANCE
CONTROLLER
PERSONNEL DIRECTOR
PRESIDENT OF SALES
ORDER CONTROL MANAGER
ELECTRONIC SALES MANAGER
ELECTRICAL SALES MANAGER
PRESIDENT OF ENGINEERING
PRESIDENT OF PRODUCTION
T OPERATIONS DIRECTOR
PRODUCTION PLANNING DIRECTOR
FACILITIES MANAGER
MATERIALS CONTROL MANAGER
PURCHASING MANAGER
SION LAWYER
PLANNING DIRECTOR
SOME INVOLVEMENT IN THE PROCESS
PlayPersonnel
Recruit/Develop Personnel
Finance
Plan for Personnel
Manage Funds
Acquire Capital
Facilities Administration Management
Plan Financial Performance
Establish Budget
Plan Costs
Maintain Facilities Measure Equipment Performance Manage General Accounts
Material Management
Plan Facilities
Ship Stockto Customer
ControlInventory
Receive/Inspect Materials
Production
Purchase Material
Engineering
Plan Capacity SpecfyMaterial Requirements Control Operations
Schedule Production
Sales Operations
Design &Develop Product Maintain Pridoct Specifications Control Information
Service Orders
Administer Sales Plan
Establish Sales Objectives
Marketing
Manage Inventory
Forecast Product
Conduct Market Research
Plan market Support
Manage Risk
Establish Organization Criteria Review&Control Finances
Develop Business Plan
Management Human Resources
Process
Perumusan Kelas Data Kelas data: kelompok data yang memiliki karakteristik yang sama ex: Penjualan produk
Entitas: sesuatu yang menjadi obyek perhatian organisasi, sehingga organisasi perlu memiliki data tentang entitas tersebut ex: Pegawai
Kategori pengelompokan entitas
Langkah-langkah Pengelompokan Entitas product, place, thing, person, and concept Perumusan Entitas dan Kategori ex: orang: - pegawai - alumni mahasiswa - dosen - asisten - tamu Perumusan Kelas Data ex: inventory data data entitas mahasiswa transaction data nilai ujian planning data student boty statistical data rata-rata lama study
Berdasarkan matrix di atas, dibuat arsitektur sistem informasi dengan langkah-langkah berikut:
1.
2. 3.
4.
Rearrange the axes of the process or data class matrix (if necessary) Determine process groups Determine data flow between process groups Simplify and complete the graphic
4 langkah dalam mendefinisikan data class: 1. 2.
3. 4.
Identify and define business entities Determine data usage and creation for each process Identify data classes Define data classes
Bill of Material file Customer Order File Sales Forecast file Finished Good Inventory file
1 Production Scheduling System
Master Production Schedule
Production Capacity File
Raw Materials Inventory File
Purchasing System
3 Capacity Requirement Planning
2 Material Requirement Planning System
Order Release Report
Planned Order Schedule
Planning Reports Performance Reports Exception Reports Changes to Planned Orders
GAMBAR 1 – SISTEM MRP
Order Release Systam
Order Release Report
Shop Floor Control
BAB V / SISTEM INFORMASI PRODUKSI
Sistem Informasi Produksi merupakan sistem yang berfungsi mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan dalam proses keputusan manajemen produksi.
Nama-nama yang pernah muncul dalam konteks ini : 1) Reorderi Point (ROP) system § Sistem yang pertama dibuat setelah sukses komputerisasi dibidang akuntansi. Sistem yang men”trigger” melakukan pemesanan sebelum barang habis • Reorder Point • Safety Stock, Lead Time • Control terhadap stock 2) Material Requirement Planning (MRP) Awal tahun 1960 oleh Joseph Orlicky dari J.L Case Company
Oliver Wight S George Plossi: MRP → MRP II MRP II: mengintegrasikan semua proses dalam manufakturing yang berhubungan dengan material management & memiliki hubungan dengan sub system CBIS lainnya.
Kerangka Global MRP II Other Functional Information system
Executive Information system
Order entry
Purchasing
Material Requirements Planning Billing
Receiving
Account receivable
Accounts payable
General Ledger
Model dari Manufacturing Informasi System
Model
dari sistem informasi manufactur ini merupakan kerangka global sistem informasi yang dapat diterapkan pada setiap sistem manufaktur.
Model Konseptual Sistem Informasi Manufaktur Data
Information
Input subsystem
Output subsystem
Data processing subsystem
Production subsystem
Intern al sourc es
Inventory subsystem Industrial engineering subsystem
Users Quality subsystem
Environmental sources
Manufacturin g intelligence subsystem
Cost subsystem Database
1. Data Processing Subsystem
Subsystem: sistem pengumpulan data internal yang berhubungan dengan manufacturing dan data external yang berhubungan dengan supplier Sistem ini dilaksanakan dengan menggunakan data collection terminal (keyboard), barcode, plastic badge, pencil mark (membaca secara optis)
Contoh sistem data processing RECEIVING AREA
1
RECEIVING INSPECTION
2
N
RAW -MATERIAL STOREROOM
3
4
5
8
6
9
TERMINAL
SHOP FLOOR AREA
7
10 FINISHED -GOODS STOREROOM
11
SHOPPING AREA
12
1.
Industrial Engineering Subsystem System ini khusus berhubungan dengan data untuk proyek-proyek IE (perbaikanperbaikan kerja, perkembangan standar, dsb)
3.
Manufacturing Intelligence Subsystem System ini berhubungan dengan informasi tentang sumber tenaga kerja, mesin, dan material.
Subsystem Manufacturing Intelligence di bidang kepegawaian Personal request
Suplier •Employment agencies •Universitas/school
Human Resource Mgt
Manufacturing Mgt
Applicant data
Personal Data base
1.
Production Subsystem Sub sistem ini untuk mengelola proses produksi sehari-hari terutama dalam pengendalian dan perencanaan produksi.
3.
Inventory Subsystem Subsystem ini meliputi pengelolaan raw material dan barang setengah jadi.
Barang Masuk
+
-
Barang Keluar
Subsystem ini membutuhkan klasifikasi material yang dapat berupa ID number dan Control Code
1.
Quality Subsystem Subsystem ini memiliki data base yang berisi tentang data kualitas yang dicapai waktu lalu. Pada subsystem ini quality cotrol inspector memeriksa produk lalu memasukkan data hasil pemeriksaannya kedalam data base.
5.
Cost Subsystem Subsystem ini merupakan kumpulan program aplikasi yang dapat menghasilkan laporan periodik atau laporan khusus tentang biaya produksi. Misalnya biaya pemeliharaan, perhitungan harga pokok.
Thanks : Mega, Lily, Manik, Jimmy, Anik, Oki, Olive, Efka, Ita, Maynard, Fifi
