ANALISIS dan PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KONTROL MENGAJAR DOSEN AMIK AKMI BATURAJA Oleh: Kadarsih dan Aditya Irawan Program Studi Teknik Informatika AMIK “AKMI” Baturaja Jl. Jen A. Yani No. 267A Baturaja, OKU, Sumatra Selatan Email:
[email protected]
ABSTRAK Keaktifan dosen dalam mengajar sangat penting, hal inilah yang dapat dijasikan tolak ukur sebuah lembaga/perguruan tinggi terhadap kinerja seorang dosen. Keaktifan dosen dalam mengajar juga akan menjadi unsur dalam menentukan besar gaji yang akan diterima dosen setiap bulanya. Misalnya dosen tidak tetap akan dibayar berdasarkan jumlah kehadilah dalam mengajar, sedangkan dosen tetap akan dibayar berdasarkan kelebihan sks dari jumlah kewajiban sks yang ditentukan. AKMI Baturaja merupakan perguruan tinggi di Baturaja yang berfokus pada bidang teknologi komputer. Memiliki kurang lebih 40 tenaga dosen yang terdiri dari dosen tetap dan dosen tidak tetap. Memiliki jurusan Teknik informatika dan Manajemen Informatika. Pencatatan kehadiran dosen dalam mengajar dilakukan oleh BAAK. Dilakukan menggunakan Microsoft Excell satu tab sheet untuk satu dosen. Hal ini sangat tidak efisien karena semakin banyak dosen yang mengajar akan semakin banyak tab sheet yang digunakan. Selain itu masih terdapat perhitungan kelebihan mengajar dosen yang tidak sesuai. Komplen juga sering terjadi, tetapi untuk menemukan data dan pengecekan masih cukup sulit. Sebagai solusi dari masalah tersebut maka dibuatlah sistem informasi kontrol mengajar dosen yang dibangun menggunakan aplikasi Embarcadero Delphi X2 dan Microsoft Access 2013. Data yang diinputkan yaitu : data dosen dan jadwal mengajar dosen yang diperoleh dari bagian program studi. Proses yang dilakukan oleh sistem adalah menampilkan data dosen yang mengajar setiap jam mengajar, beberapa kriterian pencarian data. Laporanya berupa perhitungan kelebihan sks mengajar dosen. Kata kunci: Kontrol mengajar dosen, Embarcadero X2, Microsoft Access 2013 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Dosen merupakan unsur yang sangat penting dilingkungan perguruan tinggi. Dosen yang baik dalam mengajar kehadiranya sangat dinantikan oleh para mahasiswa. Melalui peran para dosen inilah mahasiswa akan dicetak untuk menjadi Sumber Daya Manusia yang lebih baik. Kedepanya mahasiswa akan mampu mengimbangi bahkan mengembangkan IPTEK yang selaras dengan IMTAQ. Tentunya untuk menghasilkan output yang baik diperlukan proses pengajaran yang baik oleh para dosen yang terlibat langsung dengan mahasiswa. Tetapi pada kenyataanya masih sering terdapat kelas-kelas yang kosong padahal seharusnya mereka belajar. Beberapa hal yang menjadi penyebab adalah pengabdian kepada masyarakat ke instansi/lembaga lain pada jam aktif selain itu juga karena
adanya kepentingan lain yang tidak dapat ditinggalkan. Proses pengajaran harus tetap berlangsung dengan meminta dosen lain untuk mengantikannya. Tetapi terkadang pergantian ini tidak ada pemberitahuan berlanjut ke bagian pencatatan sehingga sering terjadi kekeliruan dalam perhitungan dan pencatatannya. Pencatatan sebelumnya dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excell, setiap dosen satu tab set, setiap semester. Dapat dibayangkan betapa banyaknya tab set yang diperlukan untuk mencatat kegiatan mengajar dosen. Dengan adanya sistem kontrol mengajar dosen ini, pencatatan dan perhitungan kelebihan sks mengajar dosen dapat dilakukan dengan cepat. Dapat mengurangi tingkat ketidak sesuaian dosen dalam melakukan pengisian absen mengajar dengan sistem informasi. Dapat memberikan pantauan data tentang kinerja dosen karena melalui sistem ini akan dihasilkan rekapitulasi kehadiran dosen dalam setiap semesternya.
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: Dengan menggunakan Microsoft Eccell dirasa menjadi kurang efektif untuk mengolah data dosen dalam proses belajar mengajar dengan jumlah dosen yang semakin bertambah.
1.3. Batasan Masalah Sistem informasi kontrol mengajar dosen ini diawali dari memasukan data dosen, data ruang, data jadwal mengajar dan perhitungan kelebihan mengajar, laporan bulanan, dan pencarian data.
1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini untuk efisiensi dalam pencatatan kegiatan mengajar dosen oleh administrasi pengecekan kelas pada bagian BAAK AKMI Baturaja. Dengan adanya sistem ini harapannya dapat : a. Memberikan kemudahan bagi administrasi pengecekan dan pencatatan dosen mengajar b. Memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan rekap mengajar dosen dalam setiap bulannya. c. Memberikan kemudahan dan layanan terhadap dosen jika terjadi ketidaksesuain data rekap mengajar.
2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem Beberapa definisi tentang sistem, yaitu :
a. Menurut (Jogyanto, 1999), pengertian sistem diambil dari asal mula sistem yang berasal dari bahasa latin (system) dan bahasa Yunani (sustema) yang memiliki pengertian bahwa suatu sistem merupakan suatu kesatuan yang didalamnnya terdiri dari komponen atau elemen yang berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi. b. Menurut (stoa, 2008), sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem. c. Menurut (Kerz, 2008), sistem yaitu gabungan dari sekelompok komponen baik itu manusia dan atau bukan manusia (non-human) yang saling mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebuah kesatuan yang utuh untuk mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. d. Menurut (Hart, 2005), sistem yaitu gabungan pengertian utama yaitu: (a). pengertian sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya yaitu sistem merupakan komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi satu sama lain. Dimana masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri (independent) atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan. (b). Definisi yang menekankan pada prosedurnya yaitu merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.
Input
Proses
Umpan Balik
Gambar 1. Model Sistem 2.2. Definisi Informasi Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
Output
a. Informasi adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia(Jogyanto, 1999). b. Menurut Leitel dan davis dalam bukunya “Accounting Information System” menjelaskan bahwa informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimanya (kami, 2008) Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu.
2.3. Kualitas Informasi Kualitas informasi (quality of information), dapat ditentukan oleh beberapa hal berikut ini yaitu: a. Relevan (Aelevancy), dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Ukuran relevansi informasi saling berbeda antara satu dengan yang lainya. b. Akurat (Accurate), yaitu
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu
informasi yang didapatkan tidak boleh informasi yang bias, harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut beruba. Berikut ini merupakan hal-hal yang menjadi komponen keakuratan suatu sistem informasi: 1) Completeness,
dapat diartikan bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki kelengkapan yang baik, karena apa bila informasi yang dihasilkan sebagian tertentu akan mempegaruhi dalam pengambilan keputusan ata menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuan untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah yang terjadi dalam suatu organisasi tersebut. 2) Correctness, maksudnya bahwa informasi yang diterima kebenarannya tidak perlu diragukan lagi. Kebenaran informasi tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan. 3) Security, maksudnya informasi yang diteima harus terjamin keamanan datanya. 4) Time Lines, yaitu informasi yang dibutuhkan dapat ditampilkan dengan cepat. 5) Economy, kualitas dari informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya. 6) Efficiency 7) Reliability, informasi harus dapat dipercaya, karena hal ini menentukan kualitas sistem informasi tersebut. 2.4. Nilai Informasi Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga.
2.5. Pengertian Dosen Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam menjalankan tugas profesionalnya dan sekaligus sebagai ilmuwan, dosen harus memiliki seperangkat pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku yang harus dihayati dan dikuasai. Selain itu dosen juga harus memiliki kompetensi dalam menjalankan tugasnya yaitu: a. Kompetensi profesional, yaitu keluasan wawasan akademik dan kedalaman pengetahuan dosen terhadap materi keilmuan yang ditekuni. b. Kompetensi pedagogik, penguasaan dosen pada berbagai macam pendekatan, metode, pengelolaan kelas, evaluasi pembelajaran yang sesuai dengan karakteristik materi dan perkembangan mahasiswa. c. Kompetensi kepribadian, yaitu kesanggupan dosen untuk secara baik menampilkan dirinya sebagai teladan dan memperlihatkan antusiasme dan kecintaan terhadap profesinya. d. Kompetensi sosial, yaitu kemampuan dosen untuk menghargai kemajemukan, aktif dalam berbagai kegiatan sosial, dan mampu bekerja dalam team work. Tugas pokok untuk melaksanakan tridarma perguruan tinggi yang meliputi pendidikan/pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan tugas penunjang adalah tugas tambahan dosen yang dilakukan baik di dalam maupun di luar institusi tempat dosen bertugas.
2.6. Tugas dan peran dosen Seorang dosen memiliki andil yang cukup besar terhadap peserta didiknya dalam mewujudkan tujuan hidupnya yang optimal. Dengan peran dosen minat, bakat dan potensi yang dimiliki oleh peserta didik akan berkembang. Dengan memperhatikan kajian Pullias dan Young (1998), Manan (1990) serta Yelon dan Weinstein (1997), dapat diidentifikasikan sedikitnya 19 peran dosen, yaitu dosen sebagai pendidik, pengajar, pembimbing, pelatih, penasehat, pembaharu (innovator), model dan teladan, peneliti, pendorong kreativitas, pembangkit pandangan, pekerja rutin, pemindah, pembawa cerita, actor, emancipator, evaluator, dan sebagai kulminator (Mulyasa, 2007).
2.7. Pengertian Kontrol Mengajar Dosen Kontrol mengajar dosen adalah aktifitas yang mencakup pencatatan, perhitungan hadir dan tidaknya dosen dalam proses perkuliahan baik di kelas teori maupun di kelas praktikum.
3. Analisis dan Perancangan 3.1. Analisis Berikut adalah tahapan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi kontrol mengajar dosen yaitu:
Data Matakuliah Data Dosen Analisa jadwal mengajar
Pembuatan sistem kontrol
Data Ruangan Data Jadwal
Gambar 2. Analisis Pembuatan Sistem Keterangan : Beberapa data yang digunakan untuk membuat sistem kontrol mengajar dosen adalah berikut ini: a. Mengambil data matakuliah sesuai dengan kurikulum yang berlaku b. Mengambil data dosen yang ada c. Mengambil jumlah data ruang yang digunakan untuk proses perkuliahan d. Mengambil jadwal yang telah ditentukan oleh bagian program studi e. Menganalisa data jadwal mengajar yang berisi informasi tentang jam, ruang, kelas, semester, sks dan dosen yang mengajar. Selanjutnya diimplementasikan ke dalam sebuah sistem kontrol dosen. 3.2. Perancangan Database Database adalah kumpulan beberapa tabel yang saling terkait dan terintegrasi, dimana setiap tabel memiliki record dan field (M. Agus J Alama, 2003) 3.2.1.Desain Tabel Untuk membuat sistem kontrol mengajar dosen diperlukan beberapa tabel berikut ini : a. Tabel 1. Dosen Field Name Type Size Nama_dosen Text 30 Status Text 30 b. Tabel 2. Ruangan Field Name Type Ruangan Text c. Tabel 3. Matakuliah Field Name Type Mata_pelajaran Text d. Tabel 4. Jadwal Field Name Hari Jam_masuk Jam_keluar
Size 30
Size 30
Type Size Text 30 Date/Time Short date Date/Time Short date
Mata_pelajaran Ruangan Nama_dosen Kelas Prodi Keterangan_kelas semester
Text Text Text Text Text Text Text
30 30 30 30 2 30 5
3.2.2. Relasi Tabel
Gambar 3. Relasi Tabel
3.2.3. Diagram Konteks
Gambar 4. Diagram Konteks 3.2.4. Tampilan Form Menu Pada form menu terdapat beberapa menu yaitu: Dosen, Ruangan, Jadwal, Kontrol Dosen, Rekap Dosen, Rekap Bulanan, Cari Jadwal, Jadwal Hari ini. Berikut ini adalah tampilan menu utama sistem.
Gambar 5. Tampilan Menu Utama
3.2.5. Tampilan Data Dosen Di bawah ini merupakan form yang digunakan untuk menginputkan data dosen
Gambar 6. Tampilan Input Data Dosen
3.2.6. Tampilan Data Ruang Di bawah ini merupakan form yang digunakan untuk menginputkan data ruang belajar belajar yang digunakan di AKMI Baturaja
Gambar 7. Tampilan input data ruang
3.2.7. Tampilan Form Jadwal Berikut ini tampilan input data jadwal mengajar dosen dalam satu semester. Dilengkapi dengan pencarian data dengan kriteria pencarian Hari, Jam belajar, Ruangan, Nama Dosen, Kelas, Prodi.
Gambar 8. Tampilan input data jadwal 3.2.8. Tampilan Form Kontrol Dosen Di bawah ini merupakan tampilan kontrol mengajar dosen sesuai dengan jadwal mengajar yang diberikan oleh bagian program studi. 15 sampai 30 menit kedepan admin BAAK akan mengecek apakah dosen tersebut mengajar atau tidak, data akan diproses pada form ini.
Gambar 9. Tampilan input kontrol mengajar dosen
3.2.9. Tampilan Rekap Mengajar Dari input beberapa data dan proses akan dihasilkan rekap mengajar dosen dalam satu bulan, sehingga untuk mengetahui dosen yang aktif dan tidak dalam mengajar menjadi lebih mudah. Rekap dosen mengajar terlihat seperti gambar berikut ini.
Gambar 10. Tampilan Rekap Mengajar 3.2.10. Laporan Bulanan Berikut ini adalah tampilan laporan rekap mengajar dosen dalam setiap bulanya dengan perhitungan beban sks sebanyak 12 sks.
Gambar 11. Tampilan rekap bulanan
4. Kesimpulan dan Saran 4.1. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1) kontrol mengajar dosen dapat dilakukan jika dilakukan kegiatan belajar mengajar yang ditetapkan oleh bagian program setudi. 2) Memberikan kemudahan cross cek dosen jika yang diinputkan pada sistem dengan absen manual dosen tidak sesuai. 3) Memberikan kemudahan dalam perhitungan jumlah kehadiran dengan rumusan yang telah di tetapkan yaitu dalam satu minggu setiap dosen memiliki kewajiban menyelesaikan 12 sks, selebihnya merupakan kelebihan.
4.2. Saran 1) Bagian program studi sebaiknya memberikan jadwal perkuliahan yang fix, sehingga proses input data jadwal dapat dilakukan dengan cepat. 2) Memberikan konfirmasi pada bagian kontrol dan penjadwalan jika terjadi perkuliahan tambahan atau pengganti. 3) Sebaiknya jumlah beban sks kewajiban dosen tidak mengalami perubahan, karena perubahan yang terjadi akan berpengaruh pada program.
DAFTAR REFERENSI
Jogiyanto HM., (2005), Analisis dan Desain, Andi Yogyakarta. Tonni Limbong., (2012), Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Dosen, STIMIK Budi Darma Medan. Abdul Kadir., (2013), From Zero to a Pro Delphi, Andi Yogyakarta Jaja Jamaludin Malik., (2010), Mudah Belajar Membuat Aplikasi Pemrograman Delphi 2010, Andi Yogyakarta. Andi dan Elcom., (2011), 6 in 1 Aplikasi Microsoft 2010, Andi dan Elcom
