ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM DASHBOARD EKSEKUTIF PADA PDAM A

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Februari 2014

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM DASHBOARD EKSEKUTIF PADA PDAM A Wicaksono Widodo1) dan Daniel Oranova Siahaan2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS), Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia e-mail: [email protected] 2) Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) ABSTRAK PDAM A sebagai perusahaan yang bergerak di bidang layanan penyediaaan air bersih bagi masyarakat telah memiliki standar capaian kinerja yang seragam yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 tahun 1999 untuk dapat mengetahui tingkat keberhasilan Direksi dalam mengelola PDAM. Namun demikian pemantauan kinerja yang dilakukan oleh pimpinan PDAM umumnya masih dilakukan secara manual dan baru dapat diketahui pada akhir tahun yaitu pada saat laporan kinerja disusun. Akibatnya pimpinan PDAM tidak dapat mengambil langkah/tindakan koreksi untuk meningkatkan kinerja perusahaan atau mencapai target kinerja yang diinginkan. Berdasarkan hal tersebut maka perusahaan membutuhkan suatu aplikasi yang dapat digunakan unsur pimpinan untuk memperoleh informasi mengenai capaian kinerja dan kondisi perusahaan secara cepat guna pengambilan keputusan dalam rangka pencapaian target kinerja perusahaan. Hasil dari penelitian ini adalah prototype aplikasi Sistem Dashboard Eksekutif pada PDAM A dan panduan atau dokumentasi yang dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan aplikasi yang sebenarnya. Kata kunci: Analisis dan Desain, Sistem Dashboard Eksekutif, Prototype.

PENDAHULUAN Perusahaan daerah air minum (PDAM) sebagai perusahaan yang bergerak di bidang layanan penyediaaan air bersih bagi masyarakat telah memiliki standar capaian kinerja yang seragam yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 tahun 1999 untuk dapat meningkatkan layanan air bersih kepada masyarakat dan mengetahui tingkat keberhasilan Direksi dalam mengelola PDAM. Walaupun pedoman tersebut sudah dikeluarkan cukup lama namun demikian saat ini pemantauan kinerja yang dilakukan oleh unsur pimpinan PDAM (dalam hal ini adalah Direksi dan Kepala Bagian) umumnya masih dilakukan secara manual dan hanya dilakukan di akhir tahun saja, yaitu pada saat laporan capaian kinerja disusun. Akibatnya pimpinan perusahaan tidak dapat mengambil keputusan/langkah/tindakan koreksi/perbaikan untuk mencapai target kinerja yang diinginkan atau meningkatkan kinerja perusahaan karena pimpinan perusahaan tidak dapat mengetahui dan memantau capaian kinerja dan kondisi perusahaan secara cepat. Berdasarkan gambaran di atas maka pimpinan PDAM A membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat memberikan informasi yang sederhana namun lengkap berkaitan dengan capaian kinerja dan kondisi perusahaan. Informasi tersebut dapat disediakan dalam bentuk sistem dashboard bagi pimpinan, yaitu suatu tampilan visual dari informasi yang paling ISBN : 978-602-97491-9-9 C-5-1


penting yang diperlukan yang dikemas dalam satu layar tampilan sehingga informasi yang ditampilkan dapat dimonitor dengan cepat (Few, 2006). Malik (2005) menyebutkan bahwa istilah dashboard mengacu kepada panel di bawah kaca depan sebuah kendaraan, berupa indikator-indikator yang menampilkan data yang relevan dan mudah diakses oleh pengemudi. Dashboard pada pesawat dan mobil telah menjadi inspirasi istilah dashboard pada dunia informasi dan bisnis, karena semuanya mempunyai fungsi yang sama, yaitu memonitor dan mengendalikan suatu sistem yang kompleks dan saling tergantung. Menurut Eckerson (2010) terdapat tiga jenis dashboard yaitu :  Dashboard operasional, digunakan pekerja untuk memantau proses operasional menggunakan data yang bersifat detail dan ter-update setiap saat.  Dashboard taktis, digunakan untuk memonitor proses di tiap departemen dan proyek sehingga memungkinkan pimpinan perusahaan untuk mereviu dan membandingkan kinerja antar grup/bagian di dalam perusahaan.  Dashboard strategis, digunakan untuk memonitor pencapaian tujuan strategis yang memungkinkan pimpinan perusahaan mereviu capaian kinerja. Namun demikian pengetahuan pimpinan PDAM A mengenai pengembangan aplikasi sangat terbatas sehingga tidak bisa mengidentifikasi spesifikasi kebutuhan yang rinci untuk fungsi-fungsi dan fitur-fitur yang nantinya akan dimiliki oleh sistem dashboard yang akan dikembangkan. Oleh karena itu penulis melakukan pengembangan dashboard yang ada dalam bentuk prototype. Adapun untuk metode pemrograman yang digunakan menggunakan pendekatan terstruktur. Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah membuat prototype aplikasi Sistem Dashboard Eksekutif pada PDAM A. Selain aplikasi, penelitian ini juga akan menyusun sebuah panduan atau dokumentasi yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan aplikasi. Berdasarkan karakteristik dan pengguna yang memanfaatkannya maka prototype yang akan dikembangkan adalah dashboard yang bersifat strategis. Metode perhitungan capaian kinerja yang ditampilkan pada dashboard menggunakan Kepmendagri Nomor 47 tahun 1999 mengenai Pedoman Penilaian Kinerja Perusahaan Daerah Air Minum yang merupakan peraturan yang saat ini berlaku dalam penilaian tingkat keberhasilan pengelolaan PDAM. METODE Tahapan penelitian secara garis besar terdiri atas tujuh tahap, yaitu studi pustaka, pengumpulan informasi, perencanaan cepat, perancangan cepat, pembuatan prototype, evaluasi dan umpan balik, serta pembuatan laporan. Tahap Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari buku-buku referensi, jurnal dan sumbersumber lainnya yang berhubungan dengan Sistem Dashboard Eksekutif dan pengukuran kinerja dalam rangka memperoleh data yang berhubungan dengan konsep dan teori yang sesuai dengan permasalahan. Tahap Pengumpulan Informasi Tahapan pengumpulan informasi merupakan tahap infrastruktur dan proses bisnis yang ada dalam perusahaan.

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-5-2

untuk

mengidentifikasi


Tahap Tahap Perencanaan Cepat Pada tahap perencanaan cepat akan disusun rencana cepat dari dashboard eksekutif yang berisi gambaran umum sistem, functional requirements dan non functional requirements. Tahap Pemodelan Perancangan Cepat Dalam tahap pemodelan perancangan cepat kegiatan yang dilakukan adalah pemodelan dari sistem dashboard eksekutif melalui analisis proses, analisis basis data dan desain antar muka. Analisis proses dilakukan dengan melakukan pembuatan batasan sistem, identifikasi entitas luar dan sistem lain yang terkait serta pembuatan Data Flow Diagram. Alisis basis data dilaksanakan dengan membuat Entity Relationship Diagram (ERD) kemudian dilanjutkan dengan mapping ke dalam tabel-tabel fisik dan normalisasi data. Adapun desain antar-muka yang dibuat dari sistem dashboard eksekutif meliputi desain menu dan desain tampilan visual. Tahap Pembuatan Prototype Pada tahap pembuatan prototype akan dibuat prototype dari sistem. Prototype yang akan dibuat berupa language prototype yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan prototype yang dibangun. Prototype akan dibangun dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Foxpro versi 9. Tahap Evaluasi dan Feedback Dalam tahap evaluasi dan feedback prototype sistem dashboard akan diserahkan kepada pengguna/stakeholder untuk dievaluasi dan mendapatkan umpan balik. Hasil evaluasi dan umpan balik dari pengguna/stakeholder akan dituangkan dalam form evaluasi prototype yang berisi tanggal pelaksanaan evaluasi, reaksi pengguna, saran pengguna dan simpulan hasil evaluasi. Tahap Pembuatan Laporan Sebagai bagian akhir dari penelitian ini akan disusun laporan sebagai dokumentasi atas seluruh data dan informasi yang telah dikumpulkan dan tahapan yang telah dilakukan HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian ini berupa panduan atau dokumentasi pengembangan aplikasi dan prototype aplikasi Sistem Dashboard Eksekutif pada PDAM A. Dokumentasi pengembangan aplikasi yang batasan sistem, identifikasi entitas luar dan sistem lain yang terkait, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), mapping ERD, serta desain antar-muka yang meliputi desain menu dan desain tampilan visual. Sedangkan untuk prototype aplikasi dashboard telah dikembangkan dengan dikembangkan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Foxpro 9 sebagai application developer and compiler, dengan database MySQL 5 sebagai database engine. Dashboard akan menampilkan kinerja PDAM berdasarkan Kepmendagri Nomor 47 Tahun 1999 yang merupakan acuan dalam penilaian tingkat keberhasilan pengelolaan PDAM bagi pimpinan PDAM. Dalam peraturan ini aspek kinerja yang dinilai mencakup tiga aspek, yaitu aspek keuangan, aspek operasional dan aspek administrasi. Jumlah total skor dari ketiga aspek tersebut akan menjadi gambaran kinerja PDAM secara keseluruhan, yaitu baik sekali, baik, cukup, kurang dan tidak baik.

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-5-3


Analisis Proses Berdasarkan penelaahan terhadap proses bisnis dan struktur organisasi maka dapat diidentifikasi sejumlah dua belas external entity yang terhubung ke sistem dashboard eksekutif yaitu Eksekutif, Subbag Anggaran, Subbag Kepegawaian, Subbag Umum, Subbag Perencanaan, Subbag Produksi, Subbag Trandis, Subbag Pemeliharaan, Subbag Penagihan, Subbag rekening, Sikompak (sistem lain) dan SAKU (sistem lain). Keduabelas external entity ini memiliki hubungan dengan sistem dashboard untuk memberikan masukan data dan menerima keluaran data yang diproses dari sistem. Secara umum terdapat dua proses utama yang dilakukan sistem, yaitu mengelola data dashboard (memasukkan data, mengubah data, menghapus data) dan melihat (view) data yang dihasilkan dashboard. Kedua proses tersebut selanjutnya didekomposisi lebih lanjut menjadi proses-proses yang lebih detail sesuai otoritas eksternal entity yang ada. Analisis Basis Data Dalam penelitian ini telah dibangun sebuah database yang terdiri dari lima belas tabel untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan dalam aplikasi ini. Kelimabelas tabel tersebut antara lain tabel dokumen yang berfungsi untuk menyimpan data dokumen yang digunakan sebagai parameter penilaian kinerja, tabel cap_nil_dok yang berfungsi menyimpan nilai capaian kinerja dokumen tertentu, tabel dokketnil yang berfungsi menyimpan keterangan/uraian dari nilai capaian kinerja, tabel dokjns yang berfungsi menyimpan keterangan jenis dokumen, tabel kualair yang berfungsi menyimpan hasil pemeriksaan kualitas air, tabel ket_kualair yang berfungsi menyimpan keterangan kualitas air, tabel distribusi yang berfungsi menyimpan data jumlah air yang didistribusikan, tabel kotinuitas yang berfungsi menyimpan hasil pengecekan kontinuitas air, tabel rayon yang berfungsi menyimpan daftar kode dan nama rayon, tabel tera yang berfungsi menyimpan data pelaksanaan peneraan meter air, tabel ins_produksi yang berfungsi menyimpan data kapasitas produksi dari instalasi produksi yang ada, tabel tl yang berfungsi menyimpan data tindak lanjut atas temuan pemeriksaan, tabel rek_laporan yang berfungsi menyimpan rekapitulasi laporan yang diterbitkan, tabel penduduk yang berfungsi menyimpan data jumlah penduduk per kecamatan, tabel kecamatan untuk menyimpan data kecamatan. Prototype Sistem Dashboard Eksekutif Terdapat sepuluh subsistem aplikasi dalam sistem dashboard eksekutif, yaitu Subsistem Data Keuangan, Subsistem Data Kepegawaian, Subsistem Data Umum, Subsistem Data Perencanaan Teknik, Subsistem Data Produksi, Subsistem Data Transmisi dan Distribusi, Subsistem Data Pemeliharaan, Subsistem Data Rekening, Subsistem Data Penagihan dan Subsistem Informasi Dashboard. Masing-masing subsistem dapat mengakses sistem dashboard berdasarkan otoritasnya masing-masing, yang disesuaikan dengan tugas dan fungsi Sub Bagian yang mengelolanya. Otoritas yang diberikan tersebut berupa mengelola data (menambah data baru, mengedit data, menghapus data) dan melihat data. Tampilan form dashboard untuk pimpinan PDAM (form view dashboard eksekutif) yang merupakan tujuan utama dari pengembangan sistem dashboard eksekutif adalah sebagai berikut :

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-5-4


Drill down

Sliding

Compare

Gambar 1. View Dashboard Eksekutif

Tampilan form view dashboard eksekutif ini menampilkan perbandingan posisi hasil capaian kinerja dua bulan, yang menunjukkan total nilai capaian kinerja, capaian kinerja per aspek (keuangan, operasional dan administrasi), kategori yang dicapai (baik sekali, baik, cukup, kurang, tidak baik) dan jumlah indikator kinerja tiap aspek yang memerlukan perhatian. Tampilan form view dashboard eksekutif dilengkapi dengan fitur drill down untuk melihat detail/rincian capaian kinerja (hasil drill down Gambar 1 dapat dilihat pada Gambar 2, dan hasil drill down Gambar 2 dapat dilihat pada Gambar 3), fitur sliding untuk mengganti/menggeser data capaian kinerja bulan yang ditampilkan dan fitur compare untuk melihat grafik perbandingan keseluruhan capaian kinerja per bulan dalam satu tahun (Gambar 4), dimana apabila grafik pada form tersebut diklik akan menampilkan kinerja aspek yang bersangkutan (keuangan/operasional/ administrasi) pada bulan yang bersangkutan.

Sliding

Drill down Gambar 2. Form View Kinerja Aspek Keuangan

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-5-5


Gambar 3. Form View Detail Perhitungan Kinerja

Gambar 4. Form View Perbandingan Kinerja per Bulan

Evaluasi dan Feedback Setelah prototype selesai, dilakukan presentasi di depan para pengguna untuk mendapatkan informasi mengenai reaksi, tanggapan dan saran dari pengguna sebagai bahan evaluasi atas prototype yang sudah dibuat. Presentasi dilakukan dengan menampilkan setiap form/tampilan dari aplikasi kemudian dilanjutkan dengan uji coba pengoperasiannya (memasukkan data, mengubah data, menghapus data dan melihat data hasil input). Untuk form view dashboard dilakukan pengujian perhitungan secara manual atas hasil perhitungan kinerja yang ditampilkan. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan prototype telah cukup dapat memuaskan pengguna

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-5-6


KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Dalam penelitian ini telah dibuat suatu dokumentasi dan prototype sistem dashboard eksekutif untuk PDAM Kota A yang meliputi data flow diagram (DFD) dan entity relationship diagram (ERD), desain menu dan desain antar-muka. Prototype sistem dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Foxpro dengan database MySQL versi 5. 2. Berdasarkan hasil pengujian terhadap prototype disimpulkan bahwa prototype telah dapat memenuhi kebutuhan unsur pimpinan PDAM Kota A dimana melalui prototype yang dihasilkan pimpinan PDAM dapat setiap saat memperoleh informasi mengenai capaian kinerja yang akurat sehingga memungkinkan untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan guna peningkatan capaian kinerja. 3. Walaupun PDAM Kota A sudah mengimplementasikan beberapa sistem informasi terkomputerisasi, namun belum seluruh data yang diperlukan oleh sistem informasi dashboard dapat disediakan oleh sistem-sistem tersebut dan harus diinput secara manual ke dalam sistem informasi dashboard. Untuk pengembangan dan implementasi lebih lanjut atas sistem dashboard eksekutif ini disarankan agar dikembangkan aplikasi/database untuk mendokumentasikan beberapa indikator yang saat ini masih didokumentasikan secara manual sehingga nantinya proses input ke dalam sistem informasi dashboard bisa diminimalisir sehingga lebih mudah untuk diintegrasikan ke dalam sistem dashboard dan kesalahan akibat salah input data bisa dikurangi. Pengembangan aplikasi/database bisa melalui penambahan atas fitur aplikasi yang sudah ada maupun dengan mengembangkan aplikasi yang sama sekali baru. DAFTAR PUSTAKA Departemen Dalam Negeri Republik Indonesia. (1999), Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 1999, Depdagri, Jakarta Dennis, Alan, Wixom, Barbara Haley, dan Roth, Roberta M. (2012), System Analysis and Design, 5th Edition, John Wiley & Sons, Inc., Danvers, MA Eckerson, Wayne W. (2010), Performance Dashboard : Measuring, Monitoring, and Managing Your Business, John Wiley & Sons, Inc Elmasri, R. dan Navathe, B. (2007), “Fundamentals of Database System”, 5th edition, Pearson Addison-Wesley Few, Stephen. (2006), Information Dashboard Design, O’Reilly. Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. (2010), Systems Analysis and Design, Prentice Hall, New Jersey Malik, Shadan (2005), Enterprises Dashboards: Design and Best Practises For It, John Wiley & Sons, Inc. Pressman, Roger S. (2010), Software Engineering: A Practitioners Approach, 7th Edition, McGraw Hill, New York S., Rosa A. dan M. Shalahuddin. (2013), Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung Sommerville, Ian. (2011), Software Engineering, 9th Edition, Pearson Education, Inc., Boston, MA. Whitten, J. L. dan Bentley, L. D. (2007), Systems Analysis and Design Methods, 7th Edition, Irwin McGraw-Hill, Boston, MA. ISBN : 978-602-97491-9-9 C-5-7

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM DASHBOARD EKSEKUTIF PADA PDAM A

Recommend Documents