ANALISIS DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PAD (PENDAPATAN ASLI DAERAH) KABUPATEN BELU NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh CAROLINA LUCIANA XIMENES DE SOUSA 05.12.1317
Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM 2010
1
2
THE ANALYSIS AND THE DEVELOPMENT OF LOCAL BASIC INCOME INFORMATION SYSTEM OF BELU REGENCY Carolina Luciana Ximenes De Sousa Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Computerization is one of implementations of information technology that can make a system easier to solve problems or decisions which have to be taken accurately in a short time. Therefore, Local Revenue Institution of Belu is obliged to develop and increase the quality and professionalism of service of income data. One of efforts that can be attempted is repairing the management and information technology. Information technology is computer, a reliable and accurate device to facilitate the work of human in duty of management. Based on the reasons above, there will be enhancements in many sectors towards successfulness especially sectors related to official data in order to improve official data services in accepting processes and data reports of staff and efficiency of data processing. By the Management Information System of Local Revenue Institution, it is hoped to be followed by the improvement of quality and quantity of human resource inasmuch as a system cannot run well without the support of proper human resource. KEYWORDS : Dispenda, information system, Processes data.
3
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Kemajuan teknologi terutama di bidang teknologi informasi berkembang begitu pesat dari waktu ke waktu dengan berbagai sarana dan prasarana yang ada dan ditunjang dengan berbagai penemuan-penemuan ilmiah penunjang teknologi informasi, maka semakin meningkat pula kemudahan dan fasilitas sebagai pendukung manusia, baik dalam menyelesaikan tugas-tugasnya maupun dalam mencari informasi-informasi secara cepat dan efektif. Salah satu teknologi yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari adalah teknologi komputer. Di era sekarang ini komputer bukan barang asing lagi bagi masyarakat, karena penggunaan komputer telah mencakup beberapa segi kehidupan manusia baik segi dunia pendidikan, perkantoran, industri, telekomunikasi, bisnis, hiburan, militer, pariwisata dan bahkan sampai penelitian luar angkasa sekalipun. Komputerisasi merupakan salah satu penerapan teknologi informasi yang dapat mengubah suatu sistem menjadi lebih mudah dalam penyelesaian masalah atau keputusan yang harus diambil secara cepat dan tepat. Pengolahan data sangat berperan penting dalam administrasi sebagai pusat kegiatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan dan pertanggung jawaban dengan tepat dan akurat, Berbagai kegiatan yang dilakukan oleh kantor penerimaan pendapatan asli Kabupaten Belu, terutama yang berkaitan dengan kegiatan administrasi masih bersifat manual. Untuk itu kantor penerimaan Dinas Pendapatan Asli Daerah Kabupaten Belu, dituntut untuk selalu berkembang dan meningkatkan kualitas dan profesionalisme pelayanan data pendapatan. Salah satu usaha yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perbaikan manajemen dan teknologi informasi. Teknologi informasi berupa komputer adalah perangkat yang paling handal dan akurat dalam mendukung kerja sumber daya manusia dalam tugas manajemen. Berdasarkan alasan tersebut, maka benar adanya suatu peningkatan dalam berbagai bidang kegiatan untuk menunjang keberhasilan dalam proses pelayanan terutama kegiatan yang berhubungan dengan data kepegawaian yaitu ingin meningkatkan pelayanan data kepegawaian dalam proses penerimaan dan laporan data pegawai serta efesiensi dalam pengolahan data.
4
1.2. Rumusan Masalah Bagaimana penerapan sistem informasi komputer bisa menghasilkan informasi yang relevan secara tepat waktu, akurat dan dapat dipercaya, serta dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan
informasi
dan
dapat
mengoptimalkan kerja
pada
bagian
pengolahan data dalam hal ini adalah pada bagian Kepegawaian?
1.3. Batasan Masalah Aplikasi yang dibangun dalam sistem mencakup informasi Pendapatan Asli Daerah yang dikelolah oleh Dinas Pendapatan Daerah (DISPENDA) Kabupaten Belu
1.4. Tujuan Penelitian a. Untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan agar dapat membantu dalam merancang dan mengembangkan pengolahan data pegawai yang lebih efektif dan akurat. b. Menyusun suatu tahap pengembangan system dan penerapannya menjadi sistem baru yang terkomputerisasi. c. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang telah didapat selama dibangku kuliah, sehingga mahasiswa disamping dapat menguasai teori juga mempunyai pengetahuan praktis dalam merumuskan serta merancang dan mengembangkan sistem informasi disuatu lembaga, dan nantinya dari hasil penelitian ini dapat membantu lembaga dalam menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang telah diuraikan diatas.
1.5. Metode Pengumpulan Data Metode penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Metode Observasi Pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian untuk memperoleh informasi sebagai bahan penulisan. b. Metode Wawancara Dengan mengajukan pertanyaan secara langsung dengan pihak Instansi Kepegawaian dengan berlandaskan pada tujuan penelitian dan objek yang diteliti. c. Metode Kearsipan Yaitu metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang diperoleh penulis dari Instansi dalam bentuk dokumen. d. Metode Kepustakaan Metode kepustakaan ini mengacu pada buku-buku pedoman yang dibutuhkan baik yang ada diperpustakaan, maupun literatur-literatur yang berhubungan
5
dengan masalah yang diteliti sehingga nantinya dapat membantu selesainya skripsi ini.
1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini dapat dipaparkan secara singkat sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, sistematika penulisan dan rencana kerja.
BAB II
LANDASAN TEORI Dalam bab ini dijelaskan mengenai landasan teori yang relevan dengan obyek penelitian yang digunakan sebagai dasar untuk pembahasan, Tinjauan umum berupa struktur organisasi, penjelasan flowchart dan diagram alir data dari sistem yang sedang berjalan serta perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem informasi.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan memaparkan gambaran secara umum tentang instansi pendapatan kabupaten Belu, analisis dan perancangan sistem secara umum serta segala kelebihan dan kekurangan dari keseluruhan rancangan sistem informasi yang ada. BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM Pada bab ini akan dibahas tentang hal-hal yang telah dicapai dalam bagianbagian sebelumnya termasuk hasil analisis. BAB V PENUTUP Merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari proses pengembangan sistem dan berupa saran untuk perbaikan sistem yang dihasilkan untuk masa yang akan datang.
1.7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Agar penyusunan skripsi yang dibuat selesai dengan terencana, tepat pada waktunya dan sesuai dengan yang diharapkan maka diperlukan jadwal perencanaan kegiatan. Berikut merupakan table jadwal pelaksanaan kegiatan.
6
Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan April 09 No
1 1.
Inventarisasi keadaan
2
Analisis Sistem
3
7
Pengadaan dan instalasi perangkat keras Penyusunan dan perbaikan perangkat lunak Pelatihan sumber daya manusia Uji coba akhir dan Sosialisasi Implementasi
8
Pembuatan Laporan
4 5 6
Mei 09
Juni 09
Nama Kegiatan
7
2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebanyakan orang. Seringkali sistem mengacu pada komputer, tetapi juga bisa mengacu pada arti yang lebih luas seperti sistem tata surya.
2.1.1 Definisi Sistem Definisi sistem menurut Raymond McLeod, Jr (1996:3) yaitu “sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.
1
2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yang dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Komponen (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi atau bekerja sama membentuk satu kesatuan. 2. Batasan (Boundry) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar (Environment) Lingkungan luar adalah segala sesuatu yang ada diluar
batas sistem, dapat
mempengaruhi operasi sistem. 3. Penghubung (Interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. 4. Masukan (Input) Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. 5. Pengolah (Process) Pengolah merupakan bagian sistem yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 6. Keluaran (Output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan dapat menjadi masukan bagi subsistem yang lain.
1 2
Raymond McLeod, Jr. “Sistem Informasi Manajemen”, 1996, hal 13. Gordon b. Davis, 1995, Sistem Informasi Manajemen, cetakan ke-9, Jakarta: PT.Gramedia, hal.28.
8
7. Sasaran sistem (Goal) Tujuan sistem dalam perusahaan / organisasi yaitu sesuai dengan model sistemnya.
2.2 Konsep Dasar Sistem. 2.1.1 Definisi Informasi Gordon B. Davis (1995:28) mendefenisikan informasi sebagai “data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan yang mendatang”.
2
Informasi merupakan hasil dari pegolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata untuk alat bantu dalam pengambilan keputusan.
2.2.2. Kualitas Informasi Kualitas dari satu sistem informasi tergantung dari 3 hal yaitu: a. Akurat (Acurate) Akurat berarti sebuah informasi tersebut lepas dari kesalahan-kesalahan, hal-hal yang membingungkan maupun menyesatkan. b. Tepat Waktu (Timeless) Tepat waktu berarti informasi yang dihasilkan tidak boleh terlambat dan harus ada pada saat informasi tersebut dibutuhkan oleh user. c.
Sejalan (Relevan) Relevan berarti informasi harus sesuai dengan kebutuhan dan bidang dari pemakai sehingga informasi mempunyai nilai manfaat bagi penggunanya
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi “Sistem informasi adalah sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.”
3
3
Robert A.Leitch/k. rosco davis. Accounting information system (New Jersey Prentice-Hall, 1993), hal 6, diambil dari buku Jogiyanto. HM, analisis Dn desain sistem informasi: Pendekatan terstruktur, edisi ke empat, Yogyakarta, Andi Offset, 1999) hal 11.
9
2.3.2 Komponen Sistem Informasi Komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen serta pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan, mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System). 6. Blok Kendali (Controls Block) Pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan maka dapat langsung diatasi dengan cepat.
2.4. Sistem Informasi Manajemen “Sistem
informasi
manajemen
adalah
sistem
manual
atau
mesin
yang
menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.”
4
10
2.5 Konsep Dasar Basis Data 2.5.1 Pengertian Basis Data Basis data adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
5
2.5.2 Komponen Sistem Basis Data Komponen-komponen sistem basis data, yaitu: 1. Perangkat Keras (Hardware) Terdiri dari semua peralatan komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem basis data 2. Perangkat Lunak (Software) Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dan data fisik pada basis data. Sofware pada basis data. 3. Basis Data (Database) Dapat berisi atau memiliki sejumlah obyek basis data dan menyimpan definisi struktur baik untuk basis data maupun obyeknya secara detail. 4. Pemakai (User) Pemakai basis data terbagi atas tiga klasifikasi, yaitu: a. Database Administrator (DBA), yaitu orang atau tim yang bertugas mengelola sistem basis data secara keseluruhan. b. Programmer, yaitu orang atau tim yang bertugas membuat program aplikasi, misalnya untuk perbankan, akuntansi dan lain-lain. c. End user, orang yang mengakses basis data melalui terminal dengan menggunakan bahasa program (query language) atau program aplikasi yang dibuat oleh programer.
2.5.3 Istilah-istilah Sistem Basis Data 1.
Enterprise, suatu bentuk organisasi, seperti: bank, universitas, pabrik dan lain-lain.
2.
Entitas, adalah orang/tempat, kejadian/konsep yang informasinya direkam.
3.
Atribute/Field, setiap entity mempunyai atribut atau mewakili suatu entity. Contoh:
4.
Data Value, merupakan data aktual atau informasi yang disimpan ditiap data elemen atau atribut.
5.
Record/Field, kumpulan dari bagian data yang saling terkait. Satu record mewakili satu data/informasi tentang seseorang/subyek.
4 5
Ibid, hal 15 Fathansyah “Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data”, cetakan pertama, 1999, hal 2.
11
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Tinjauan Umum Dinas Pendapatan Daerah
(DISPENDA)
Kabupaten Belu adalah unsur
pelaksana pemerintah daerah kabupaten Belu yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada dan bertanggung jawab kepada Bupati sebagai Kepala Daerah Kabupaten Belu. Tugas Pokok Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Belu adalah melaksanakan tugas rumah tangga kabupaten Belu dalam bidang pendapatan daerah yang diserahkan oleh Bupati Kepala Daerah Kabupaten Belu. Berikut adalah uraian jenis – jenis Pajak dan Retribusi Daerah Kabupaten Belu yang dikelolah oleh Dinas Pendapatan Daerah (DISPENDA) Kabupaten Belu.
Pajak Daerah a. Pajak Hotel b. Pajak Restoran/ Rumah Makan c.
Pajak Hiburan
d. Pajak Reklame e. Pajak Penerangan Jalan
Retribusi Daerah a. Retribusi Pasar DANA PERIMBANGAN BAGI HASIL PAJAK/BUKAN PAJAK Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
3.1.1. Cara Penagihan Pajak Cara / sistem penagihan pajak pada Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Belu sejauh ini masih bersifat manual. Penagih pajak dalam hal ini dari instansi terkait Dinas Pendapatan Daerah secara langsung turun kelapangan untuk melakukan penagihan pajak kepada Obyek pajak atau kepada Masyarakat yang berkewajiban membayar pajak atas Tanah, Bangunan, serta Usaha yang dimiliki oleh Obyek pajak tersebut. 3.1.2. Struktur Organisasi Dalam suatu organisasi atau badan usaha keberadaan struktur organisasi dapat dilihat bagaimana keadaan manajemen dari organisasi atau badan usaha yang bersangkutan. Pola hubungan diantara kerja maupun orang–orang yang menunjukan kedudukan,wewenang dan tangung jawab tercermin dalam struktur organisasi.
12
3.2 Analisis Sistem Tahap analisis sistem merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena pada tahap inilah semua proses bergantung. Jika pada tahap ini salah maka akan terjadi kesalahan pada tahap berikutnya.
3.2.1 Identifikasi Masalah Pengidentifikasian masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sebuah sistem tidak dapat tercapai.
3.1.1 Analisis PIECES Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan yang berhubungan dengan analisis PIECES (Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, and Service). 3.1.1.1 Kinerja (Performances) Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif 3.1.1.2 Informasi (Informations) Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi pimpinan dalam
proses pengambilan keputusan.
3.1.1.3 Ekonomi (Economics) Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. 3.1.1.4 Kendali (Control) Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik. 3.1.1.5 Efisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat digunkan dengan pemborosan minimal. 3.1.1.6 Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada perpustakaan daerah kabupaten Belu dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi pengunjung serta meningkatkan kepuasan kerja pegawai.
13
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk mengetahui sistem seperti apa yang cocok diterapkan, perangkat keras dan perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan serta siapa saja pengguna yang akan menggunakan sistem ini. 3.1.2.1 Kebutuhan Perangkat keras Kebutuhan perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang dibutuhkan 3.1.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak untuk menjalankan sistem pengolahan data pegawai adalah system Operasi Windows XP, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Accsess. 3.1.2.3 Kebutuhan Pengguna (User) Dalam kebutuhan ini Admin memiliki hak penuh dalam mengakses data pegawai, golongan, data aspek, dan data pendapatan, juga memberikan laporan dari data-data tersebut apabila sewaktu-waktu pimpinan yakni
Kepala Dinas Pendapatan Daerah
kabupaten Belu membutuhkan laporan-laporan tersebut.
3.3 Studi Kelayakan Sistem Tujuan dari studi kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan di terapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak. 3.3.1 Kelayakan Teknologi Dalam sistem ini diusulkan penggunaan teknologi komputer sebagai alat untuk pengolahan data pendapatan agar dalam proses laporan nantinya tidak terjadi pengulangan data.
3.3.2 Kelayakan Ekonomi Sistem pengolahan data pegawai muncul karena kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dari segi ekonomi sistem ini sangat menguntungkan.
Analisis Biaya Dan Manfaat Sebelum
sistem
informasi
dikembangkan,
maka
perlu
dihitung
kelayakan
ekonomisnya. Teknik untuk menilai hal ini disebut dengan analisis biaya atau keuntungan (cost/benefit analys). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya diukur secara langsung dengan nilai uang.
Metode Biaya-Manfaat Dalam pengerjaan proyek sistem informasi diperlukan adanya analisis atau perhitungan biaya dan manfaat untuk menentukan apakah layak atau tidak proyek sistem informasi yang dilaksanakan. Adapun metode yang dilakukan untuk mengadakan analisis atau manfaat sebagai berikut :
14
1. Metode periode pengembalian (payback period) 2. Metode pengembalian Investasi (return of investment) 3. Metode nilai sekarang bersih (new present value)
3.3.3 Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan penggunaan aplikasi pendukung sistem. Untuk kelayakan hukum, sistem baru layak pakai karena sudah menggunakan software orisinal.
3.3.4 Kelayakan Sumber Daya Manusia Dalam teknologi komputer yang digunakan sekarang ini membutuhkan Sumber daya Manusia yang mendukung, dimana tingkat pendidikan pegawai dalam instansi ini sangat beragam serta ketrampilan yang dimiliki oleh para pegawai dapat dipakai secara optimal.
3.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan.
15
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1 Implementasi Sitem Implementasi
sistem
merupakan
tahap
meletakkan
sistem
yang
baru
dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rencana yang ditentukan.
4.2 Kegiatan Implementasi 4.2.1 Pemilihan dan pelatihan personil Pemilihan dan pelatihan personil bertujuan agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem baru tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan sistem tersebut.
Pertimbangan
yang
diperlukan
mencakup
permasalahan-permasalahan
sebagai berikut : 1. Pendidikan dan Tingkat Pelatihan Latar belakang dan tingkat keahlian serta kemampuan seorang pegawai akan memberikan peranan menuju kesuksesan penggunaan sebuah sistem. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah agar pegawai terhindar dari kesulitan dalam penggunaan sistem baru. 2. Pelatihan (Training) Pelatihan dilaksanakan setelah personil yang ditunjuk lulus dari seleksi. Pelatihan merupakan suatu bentuk tahapan dimana para personil dilatih untuk melaksanakan tugas yaitu menjalankan sistem yang digunakan.
4.2.2 Persiapan Tempat dan Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Jika peralatan baru akan dimiliki, maka ruangan untuk peralatan perlu dipersiapkan lebih dulu. Langkah selanjutnya adalah proses instalasi perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras dan perangkat lunak di pasang oleh penjual dan dites antara penjual bersama-sama salah seorang personil dari pihak instansi.
4.2.3 Pemprograman dan pengetesan program 1. Pemrograman pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui lebih jauh dari kesalahankesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan akan mungkin terjadi.
16
2. Pengetesan Program Tujuan pelaksanaan pengetesan program adalah untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan. Jika sistem yang dibuat telah memenuhi permasalahan yang diminta maka sistem dinyatakan layak penggunaanya dan jika tidak maka dilakukan pengecekan dan perbaikan ulang terhadap bentuk kekurangannya. Kesalahan Penulisan Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler
akan
memberitahukan
letak
kesalahannya
sewaktu
program
dikompilasi. Kesalahan Waktu Proses(Run-Time Error) Kesalahan ini terjadi pada saat executable program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada waktunya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relatif mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak sebab kesalahannya. Kesalahan Logika Merupakan kesalahan yang berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. 4.2.4 Uji Coba Sistem Uji coba sistem dilaksanakan setelah dilakukan pengetesan program. Tujuan uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari kesalahankesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. 4.2.5 Konversi Sistem (System Converstion) Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru agar siap untuk digunakan. Konversi paralel ( Parallel Conversion ) Konversi paralel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah dioperasikan dengan sukses sebelum sistem lama dihentikan.
17
Kelebihan dari konversi ini adalah
menyediakan proteksi yang tinggi kepada
lembaga terhadap kegagalan sistem yang baru. Artinya jika sistem yang baru gagal, sistem yang lama masih beroperasi. Kelemahan dari konversi ini adalah biaya yang harus dikeluarkan sangat besar, karena terdiri dari biaya 2 sistem yaitu biaya operasi sistem yang lama dan biaya operasi sistem yang baru.
4.2.6 Tidak Lanjut Sistem System Acceptance test bertujuan untuk menguji apakah sistem sudah sesuai dengan apa yang tertuang dalam spesifikasi fungsional sistem (Validtion). Test akan dilakukan oleh pengembangan dan hasilnya akan dinilai oleh pegguna. Tes terdiri dari dua tahap, yaitu sebelum dan sesudah instalasi, yang melibatkan semua aspek sistem, antara lain software, tempat dan operator. Tes digunakan untuk meyakinkan bahwa sistem sudah memiliki keamanan dan keselamatan dalam operasional, kehandalan, dapat dirawat secara efektif, dan dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan operasional.
4.3 Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan perancangan database aplikasi input dan output data telah selesai. Dengan perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan pemasukan data akan lebih sempurna 1
Form Login Pada menu login ketikkan user id dan password, jika benar maka akan masuk ke menu utama, tetapi jika salah maka akan ditampilkan pesan kesalahan. Untuk admin klik “Login”.
2
Form Menu Utama Rancangan form menu utama digunakan untuk membuka form pegawai , form golongan, form aspek, jenis aspek, Report, pendapatan dan exit untuk keluar dari menu utama.
3
Form pegawai Menu input ini digunakan untuk mengolah data pegawai adapun cara penggunaanya dengan menekan tombol tambah sehingga akan memberikan nip pegawai seara otomatis dan tombol input akan berubah menjadi tombol cancel yang berfungsi membatalakn penginputan data dan kemudian ketikan nama pegawai dsb dan sesuai dengan data pegawai yang ingin diinputkan kemudian tekan tombol simpan,
18
untuk melakukan pengeditan pegawai maka klik lah daftar pegawai pada grid yang berada dibawah maka secara otomatis data pegawai
akan tampil dikotak isian
kemudian tinggal merubah bagian yang ingin dirubah kemudian tekan tombol edit setelah data diedit maka tekan tombol update dan jika ingin melakukan penghapusan data maka klik tombol delete. 4
Form Jenis Form Data jenis digunakan untuk input data jenis aspek,.didalam data jenis terdapat field-filed yaitu kode_jenis, nama jenis, keterangan. Klik tambah untuk memasukkan data jenis, klik simpan untuk simpan data, klik edit untuk mengubah data dan tambah data yang telah ada, delete untuk menghapus data, klik exit untuk keluar dari form jenis.
5
Form Aspek Form Data aspek digunakan untuk input data aspek,.didalam data asepk terdapat field-filed yaitu kode_aspek, kode jenis,jumlah,keterangan. Klik tambah untuk memasukkan data aspek, klik simpan untuk simpan data, klik edit untuk mengubah data dan tambah data yang telah ada, delete untuk menghapus data, klik exit untuk keluar dari form aspek.
6
Form golongan Form Data golongan digunakan untuk input data golongan, didalam data golongan terdapat field-filed yaitu kode_ golongan, nama golongan, nip..klik tambah untuk memasukkan data golongan, klik simpan untuk simpan data, klik edit untuk mengubah data dan tambah data yang telah ada, delete untuk menghapus data, klik exit untuk keluar dari form golongan.
7
Form pendapatan Form data pendapatan digunakan untuk input data pendapatan, didalam data pendapatan
terdapat
field-filed
yaitu
kode_pendapatan,
nama,
tanggal.
Jumlah,nip.klik tambah untuk memasukkan data pendapatan, klik simpan untuk simpan data, klik edit untuk mengubah data dan tambah data yang telah ada, delete untuk menghapus data, klik exit untuk keluar dari form pendapatan.
19
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Setelah melakukan serangkaian proses penelitian dari observasi sampai dengan pembuatan program maka skripsi dengan judul “Analisis dan Pengembangan Sistem Informasi Pendapatan Asli Daerah Kabupaten Belu” ini dapat disimpulkan bahwa : 1. Sistem Informasi pada Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Belu sangat berperan penting dalam pengolahan data artinya dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, dan pertanggungjawaban dengan tepat dan akurat, terutama yang berkaitan dengan kegiatan administrasi yang masih bersifat manual. 2. Pada sistem yang lama terdapat pembengkakan biaya pada alat tulis dan kertas karena pendataan disimpan secara manual di lembar-lembar buku yang berbentuk arsip, serta pemborosan waktu dalam pencarian data. Sedangkan pada sistem baru untuk melakukan pekerjaan tersebut hanya perlu dilakukan oleh salah satu orang yaitu admin yang mana dapat dilakukan dengan waktu yang lebih cepat dan singkat, karena hanya perlu memasukkan data apa yang dibutuhkan dan pada tahun berapa yang ingin diketahui dan dapat langsung mencetak laporannya. 3. Untuk membuat sistem informasi pendapatan asli daerah yang baik salah satunya adalah dengan sistem komputerisasi, sistem informasi dengan komputerisasi ini memiliki keunggulan antara lain sebagai berikut: a. Lebih mudah dan mengimplementasikan b. Lebih cepat dan akurat. c.
Mudah dalam pengarsipanya
d. Mudah dalam pengolahan laporan. Setelah diuji coba dan diimplementasikan pada dispenda belu maka program ini terbukti lebih efektif dan meningkatkan kinerja dan pelayanan pada semua pegawai. B. Saran Program aplikasi Pendapatan Asli Daerah Pemerintahan Kabupaten Belu yang telah diimplentasikan ini tidak akan berjalan dengan baik dan efisien apabila tidak didukung oleh pengoperasian
yang benar dari pengguna program ini, untuk itu
disarankan beberapa hal sebagai berikut: 1. Peningkatan kualitas pada operator yang akan menggunakan sistem ini, caranya dengan mengadakan pelatihan sampai mahir. 2. Peningkatan perangkat keras (hardware) yang lebih berkualitas serta perangkat pendukung yang seimbang.
20
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto.MBA,Ph.D. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi; Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Marlinda, Linda, S.Kom. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi. Kristanto, Harianto, Ir. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi. Utami, Ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta: Andi. Pandia, Henry. 2002. Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi.
21
