ISSN 2087-6920
JURNAL TEKNOLOGI & INDUSTRI Vol. 3 No. 1; Juni 2014
ANALISA WORK SAMPLING MODEL PELAYANAN PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN TEKNIK INDUSTRI ITN MALANG *ADHIELA NOER SYAIEF 1, IDA BAGUS SUARDIKA2, IFTITAH RUWANA2
1 2 Program
Staf Pengajar Politeknik Negeri Tanah Laut
Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri ITN Malang
Naskah diterima: 02 Mei 2014; Naskah disetujui: 06 Juni 2014
ABSTRAK
Selama ini pengelolaan perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN Malang belum dilakukan secara maksimal. Padahal perpustakaan merupakan salah satu sarana penunjang pendidikan yang sangat penting keberadaannya. Pelayanan yang menjadi bagian utama dalam kegiatan perpustakaan menjadi bagian yang perlu mendapatkan penanganan yang serius. Pengembangan model pelayanan di perpustakaan jurusan Teknik Industri bertujuan untuk meningkatkan kecepatan pelayanan bagi para pengguna perpustakaan. Dalam pengembangan model pelayanan diperpustakaan jurusan Teknik Industri ITN Malang diawali dengan pengamatan kinerja petugas perpustakaan dengan metode work sampling untuk mengetahui waktu normal (Wn), waktu baku (Wb) dan output standart (Os). Yang kemudian dilanjutkan dengan menganalisa kegiatan di perpustakaan dengan konsep DMAIC pada Lean Six Sigma untuk mendefinisikan masalah yang ada di perpustakaan, perhitungan DPMO dan sigma level, diagram pareto dan pembuatan diagram sebab akibat untuk mencari dan menentukan permasalahan utama yang terjadi serta merancang rencana perbaikan. Pengembangan model pelayanan berupa perancangan sistem informasi perpustakaan menggunakan pemprograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access sebagai basis datanya. Dari hasil penelitian yang dilakukan didapatkan perbaikan kecepatan pelayanan di perpustakaan jurusan Teknik Industri dengan perhitungan Waktu normal (Wn), Waktu baku (Wb) dan Output standart (Os) sebelum perbaikan masing-masing sebesar 12, 66 menit/pengunjung, 14,04 menit/pengunjung, dan 4 pengunjung/jam. Sedangkan setelah perbaikan diperoleh perhitungan Waktu normal (Wn), Waktu baku (Wb), dan output standart (Os) masing-masing sebesar 4,362 menit/pengunjung, 4,842 menit/pengunjung, dan 12 pengunjung/jam. Besar nilai DPMO sebelum perbaikan yaitu sebesar 221900 dengan tingkat sigma levelnya sebesar 2,26 sedangkan setelah perbaikan besarnya nilai DPMO menjadi 66400 dengan tingkat sigma level 3,00. Pengembangan model pelayanan perpustakaan yaitu dengan merancang sistem informasi perpustakaan dimana proses pelayanan dilakukan secara komputerisasi Kata kunci : Pengembangan model, Work sampling, Six sigma
PENDAHULUAN Perpustakaan merupakan salah satu fasilitas atau tempat yang menyediakan berbagai sumber informasi dalam bentuk buku-buku referensi, majalah , surat kabar dan media lainnya. Perpustakaan merupakan suatu yang sangat vital dalam sebuah program pendidikan, pengajaran dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan. Suatu bagian integral dalam sebuah lembaga pendidikan yang menunjang proses belajar secara aktif dan positif yang mampu meningkatkan minat baca. Selain itu perpustakaan juga dapat membangun kemandiran mahasiswa serta merangsang pola pikir untuk mencari, menemukan, mengolah, dan menyimpulkan dari sumber informasi yang tersedia.
*Korespondensi penulis: Telepon/nomor faks Email
: 0512-21537 :
[65]
Salah satu fasilitas pendukung proses belajar mengajar yang dimiliki jurusan Teknik Industri S-1 ITN Malang adalah perpustakaan jurusan. Namun selama ini pengelolaan perpustakaan jurusan masih belum berjalan secara maksimal, oleh karena itu dibutuhkan pengembangan model pelayanan yang ada diperpustakaan jurusan Teknik Industri. Tujuan penelitian yang ingin dicapai oleh peneliti adalah sebagai berikut : 1.
Menghitung waktu normal, waktu baku dan output standart petugas perpustakaan.
2.
Menghitung DPMO dan tingkat Sigma Level pelayanan diperpustakaan.
3.
Merancang sistem informasi perpustakaan.
METODOLOGI PENELITIAN Langkah-langkah yang dilakukan peneliti dalam Pengembangan model pelayanan dan perancangan sistem informasi perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN malang adalah sebagai berikut: • Studi Pendahuluan Studi pendahuluan dilakukan untuk melihat kondisi perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN Malang dan permasalahan apa yang terjadi, sehingga dapat ditentukan metode apa yang dapat diterapkan untuk penyelesaian masalahnya. •
Studi Literatur Mempelajari teori dan ilmu pengetahuan dan informasi dari beberapa referensi yang relevan dan berhubungan dengan permasalahan yang terjadi. Tujuannya adalah memperluas serta memperdalam wawasan dan pengetahuan peneliti mengenai teori – teori yang berhubungan dengan masalah.
•
Identifikasi dan Perumusan Masalah Identifikasi masalah dilakukan untuk mengenali dan mempelajari masalah – masalah yang ada di perpustakaan Jurusan Teknik Industri ITN. Identifikasi ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung berbagai aktivitas yang terjadi di perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN Malang
• Tujuan Penelitian Penentuan tujuan penelitian sangat penting karena digunakan untuk menentukan kemana arah pengerjaan penelitian yang akan diselesaikan dan juga untuk dasar pengambilan data untuk pengolahan lebih lanjut. •
Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapangan adalah metode pengumpulan data yang didapat dengan cara pengamatan secara langsung di lapangan. Metode ini melalui 3 cara pendekatan antara lain : 1.
Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Metode ini dilakukan untuk identifikasi permasalahan yang berkaitan dengan pelayanan di perpustakaan jurusan Teknik Industri.
[66]
2.
Observasi Merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap keadaan yang sebenarnya terjadi di perpustakaan jurusan Teknik Industri yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang diteliti yakni mengenai pelayanan di perpustakaan.
3.
Dokumentasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang berupa arsip – arsip atau catatan – catatan yang telah ada di perpustakaan seperti data buku, data anggota, dan lain-lain. •
Metode pengolahan data Dalam kegiatan pelaksanaan penelitian ada langkah-langkah sistematis yang harus dilakukan dalam pengolahan dan penganalisaan data yaitu sebagai berikut : 1. Pengumpulan data pengamatan aktivitas petugas perpustakaan. 2. Dilanjutkan dengan perhitungan tes kecukupan data. 3. Perhitungan waktu normal, waktu baku dan output standart. 4. Perhitungan nilai DPMO kegiatan pelayanan di perpustakaan. 5. Dengan indikator nilai DPMO tersebut maka akan dihitung Sigma level. 6. Menganalisa hasil perhitungan data-data untuk diambil penyebab masalah. 7. Menganalisa masalah dengan menggunakan six sigma tools yaitu : diagram pareto dan diagram sebab akibat 8. Perbaikan sistem yang dianggap menghasilkan output dengan tingkat kegagalan terbanyak. 9. Simulasi perhitungan DPMO dan Sigma Level sebelum dan sesudah perbaikan. 10. Dari simulasi juga di lakukan test kecukupan data. 11. Selanjutnya dilakukan perhitungan waktu normal, waktu baku, dan output standart setelah perbaikan. 12. Kesimpulan merupakan masukan dari hasil analisa dan pengolahan data serta perhitungan work sampling dan DPMO serta sigma level untuk diberikan kepada pihak pengelola perpustakaan.
HASIL DAN PEMBAHASAN a. Data sebelum perbaikan Daftar kegagalan dalam pelayanan perpustakaan secara berurutan dari frekuensi kejadian yang paling tinggi sampai terendah serta besar frekuensi kumulatif dan persentase kejadian secara kumulatifnya dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini :
Tabel 1. Data Diagram Pareto Kategori Kegagalan
jml
Jml kumulatif
Persen (%)
1
Peminjaman buku
76
76
96,2
Persen kumulatif (%) 96,2
2
Pengembalian buku
3
79
3,8
100
No
Total
79
[67]
Dari tabel 1 tersebut maka disusunlah diagram pareto untuk kegagalan dalam pelayanan perpustakaan, seperti tampak pada gambar 1 berikut ini :
Diagram Pareto 120
J u m la h C a c a t (u n i t)
80 70
80 60 40
20 10 0
% K o m u l a tif
100
60 50 40 30
20 0 1
2 Jenis Cacat jenis cacat
persentase
Gambar 1. Diagram Pareto Kegagalan Pelayanan Perpustakaan
b) Perbandingan nilai DPMO dan Sigma Level Sebelum dan Setelah Perbaikan
Setelah diperoleh hasil perhitungan nilai DPMO dan Sigma Level sebelum dan sesudah perbaikan, perbandingan nilai DPMO dan Sigma Level seperti pada tabel 2 berikut ini :
Tabel 2. Perbandingan Nilai DPMO dan Sigma Level Sebelum Perbaikan c)
Sesudah Perbaikan
Nilai Perbandingan
Persentase (%)
DPMO
Sigma Level
DPMO
Sigma Level
DPMO
Sigma Level
DPMO
Sigma Level
221900
2,26
66400
3,00
155500
0,74
70,07
32,74
Perbandingan Waktu Normal (Wn), Waktu Baku (Wb), dan Output Standart (Os) sebelum dan sesudah perbaikan.
Setelah diperoleh hasil perhitungan Waktu normal (Wn), Waktu baku (Wb), dan Output standart (Os) sebelum dan sesudah perbaikan, maka dibuatlah perbandingan antara besar waktu normal, waktu baku dan output standart sebelum dan sesudah perbaikan seperti yang terdapat pada tabel 3 berikut ini :
Tabel 3. Perbandingan waktu normal (Wn), waktu baku (Wb), output standart (Os) Objek Pengamatan
Sebelum Perbaikan
Sesudah Perbaikan
Wn
12,66 Menit/pengunjung
4,362 Menit/pengunjung
Wb
14,04 Menit/pengunjung
4,842 Menit/pengunjung
Os
4,27 ~ 4 orang/jam
12,39 ~ 12 orang/jam
[68]
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan pengolahan data pada pengembangan model pelayanan perpustakaan yang telah dilakukan sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ini : 1.
Dengan mengetahui waktu normal, waktu baku dan waktu standart dapat mengetahui kinerja petugas perpustakaan sebelum dan seudah perbaikan yaitu besarnya masing-masing adalah sebagai berikut: a.
Hasil perhitungan waktu normal (Wn) sebelum perbaikan adalah 12,66 menit/pengunjung, waktu baku (Wb) sebesar 14,04 menit/pengunjung dan output standartnya (Os) mampu melayani 4 orang pengunjung/jam.
b.
Hasil perhitungan waktu normal (Wn) sesudah perbaikan adalah 4,362 menit/pengunjung, waktu baku (Wb) sebesar 4,842 menit/pengunjung dan output standartnya (Os) mampu melayani 12 pengunjung perpustakaan perjam nya.
2.
Berdasarka perhitungan dan analisa yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa tingkat kegagalan yang terjadi pada pelayanan perpustakaan adalah sebagai berikut : a.
Hasil perhitungan DPMO dan Sigma Level sebelum perbaikan adalah sebesar 221900 dengan tingkat sigma level 2,26.
b.
Hasil perhitungan DPMO dan Sigma Level sesudah perbaikan adalah sebesar 66400 dengan tingkat sigma level 3,00.
3.
Berdasarkan hasil analisa dari six sigma tools yang menunjukkan penyebab kegagalan tertinggi dikarenakan metode yang masih manual. Oleh karena itu lah pengembangan model pelayanan perpustakaan yang ditawarkan untuk meningkatkan kecepatan pelayanan perpustakaan adalah dengan perancangan system informasi perpustakaan. Dimana semua layanan dilakukan secara komputerisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi, 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, Jakarta : PT. RINEKA CIPTA. Darmono, 2001. Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan. Jakarta : Grasindo. Deriyanto, Agus, 2007 Tugas Akhir Penerapan Metode DMAIC Pada Six Sigma Untuk Meningkatkan Kualitas Produk Di PT. Karteco Rahayu Porong-Sidoarjo. Malang : Jurusan Teknik Industri ITN Malng Gaspersz, Vincent, 2008. Lean Six Sigma. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama Hutabarat , Julianus, 2007. Bahan Ajar Analisa Perancangan Kerja. Malang : Jurusan Teknik Industri ITN Malang Mcleod, Jr.Raymond dan George Schell, 2004 .Sistem Informasi Manajemen, Edisi Bahasa Indonesi, Jakarta : PT.Indeks. Saaty, T. L, 1998, Decision Making For Leader; The Analytical Hierarch Process For Decision In A Complex Word, Publising, USA. Sugiyono, 2008. Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung : ALFABETA Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin, 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan, Yogyakarta : KANISIUS Zed, Mestika, 2004. Metode Penelitian Kepustakaan. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia
[69]
