ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN SPARE-PARTS SECARA KREDIT PADA PT BENGAWAN SOLO TRANS
TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
VIORA DOREKE ALVILIKA NIM F3312127
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2015
i
ABSTRACT
ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN SPARE-PARTS SECARA KREDIT PADA PT BENGAWAN SOLO TRANS
VIORA DOREKE ALVILIKA F3312127
Every company engaged both in the field of trade and services would want progress in every business establishment. In order to ensure the sustainability of its business every company needs for procurement of supplies. The purpose of this study was to determine how the procurement system analysis of spare-parts inventory on credit at PT Bengawan Solo Trans. Methods of research done by interviews with sources of relevant companies, seeking data related to the procurement of supplies, and look for theories that are relevant in the library. Based on the results of this study, PT Bengawan Solo Trans overall is good. It is shown the strengths and weaknesses of procurement inventory credit system conducted at PT Bengawan Solo Trans. Advantages is the flow of documents from the beginning of the process of the request until the goods are received has done well as well as the separation of functions between the demand function, the function of purchasing, reception function, and the function of recording the purchase. Found weaknesses include the warehouse doing a double function, namely as a function of the reception and storage functions. Based of the results, the author gives recommendation to PT Bengawan Solo Trans that is needed separation of acceptance function and stronge function, it purposed for both of activities aren’t happened misaproriation by irresponsible people so that can inflict a financial lost for the company.
Keywords: credit purchases, purchase accounting systems, spare-parts.
ii
ABSTRAK
ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN SPARE-PARTS SECARA KREDIT PADA PT BENGAWAN SOLO TRANS
VIORA DOREKE ALVILIKA F3312127
Setiapperusahaan yang bergerak baik di bidang dagang maupun jasa pasti menginginkan kemajuan dalam setiap usaha yang didirikannya.Untuk dapat menjamin keberlangsungan usahanya setiap perusahaan perlu adanya pengadaan persediaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana analisis sistem pengadaan persediaan spare-parts secara kredit PT Bengawan Solo Trans. Metode penelitian dilakukan dengan cara wawancara dengan narasumber dari perusahaan yang relevan, mencari data terkait dengan pengadaan persediaan, dan mencari teori – teori yang relevan diperpustakaan. Berdasarkan hasil dari penelitian ini, PT Bengawan Solo Trans secara keseluruhan sudah baik. Hal ini ditunjukkan adanya kelebihan dan kelemahan dari sistem pengadaan persediaan secara kredit yang dilakukan pada PT Bengawan Solo Trans. Kelebihan yang dimiliki adalah aliran dokumen dari awal proses permintaan sampai barang diterima sudah dilakukan dengan baik serta adanya pemisahan fungsi antara fungsi permintaan, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi pencatatan pembelian. Kelemahan yang ditemukan diantaranya adalah bagian gudang melakukan fungsi ganda yaitu sebagai fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan. Berdasarkan hasil analisa ini, penulis memberikan rekomendasi untuk PT Bengawan Solo Trans yaitu perlu adanya pemisahan fungsi penerimaan dan fungsi gudang, bertujuan supaya dalam proses kedua kegiatan tersebut tidak terjadi penyelewengan oleh pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab yang dapat merugikan perusahaan.
Kata kunci: pembelian kredit, sistem akuntansi pembelian, suku cadang.
iii
iv
HALAMAN PENGESAHAN
Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji Tugas Akir Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Guna melengkapi tugas – tugas dan syarat – syarat untuk memperoleh Gelar Ahli Madya Akuntansi Nama
: Viora Doreke Alvilika
NIM
: F3312127
Judul Tugas Akhir
: ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN SPARE-PARTS
SECARA
KREDITPADA
BENGAWAN SOLO TRANS
Surakarta, 15 Juni 2015 Tim Penguji Tugas Akhir
1. Putri Nugrahaningsih S.E, M.Ak., Ak
(………….....…...……..)
NIP. 1983061420140401 Penguji 2. Christyaningsih Budiwati, S.E., M.Si., Ak (………….....…...……..) NIK.197511032000122001 Dosen Pembimbing
v
PT
SURAT PERNYATAAN Yang bertanda tangan dibawah ini mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret :
Nama
: Viora Doreke Alvilika
NIM
: F3312127
Program Studi
: DIII Akuntansi
Judul Tugas Akhir
: ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN SPARE-PARTS
SECARA
KREDITPADA
PT
BENGAWAN SOLO TRANS
Menyatakan dengan sebenarnya, bahwa Tugas Akhir yang saya buat ini adalah benar - benar merupakan hasil karya sendiri dan bukan merupakan hasil jiplakan/ saduran dari karya orang lain.
Apabila ternyata dikemdian hari terbukti pernyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa penarikan Ijazah dan pencabutan gelar sarjananya. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar – benarnya.
Surakarta, 10 Juni 2015 Mahasiswa
Viora Doreke Alvilika
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Jadilah seperti karang di lautan yang kuat dihantam ombak dan
kerjakanlah hal yang bermanfaat untuk diri sendiri dan orang lain, karena hidup hanyalah sekali. Ingat hanya pada Allah SWT apapun dan dimanapun kita berada Dia-lah tempat meminta dan memohon” – Ibu Penulis
“Kecerdasan bukanlah tolak ukur kesuksesan, tetapi dengan menjadi cerdas kita bisa menggapai kesuksesan” -Penulis
Tugas Akhir ini saya persembahkan untuk: Kedua orang tua saya Kedua adik saya Visbrila dan Viruga Teman – teman dan sahabat saya yang selalu mendukung dan menyemangati saya selama pengerjarjaan Tugas Akhir hingga selesai Gandulers dan seluruh teman-teman D3 Akuntansi angkatan ‘12 Almamaterku, D3 Akuntansi ‘12
vii
KATA PENGANTAR
Puja dan puji syukur senantiasa penulis panjatkan pada Allah SWT yang tidak henti-hentinya memberikan kasih sayang, kesehatan, dan kelancaran dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi tugas dan syarat dalam mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak mengalami kesulitan. Namun, kesulitan tersebut bias diatasi dengan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Prof. Dr. Ravik Karsidi selaku Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Wisnu Untoro selaku Dekan Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Budi Atmanto, M.Si., Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. 4. Ibu Christyaningsih Budiwati S.E., M.Si., Ak selaku Dosen Pembimbing yang selama ini telah memberikan pengarahan selama penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Bapak dan Ibu dosen yang telah memberikan ilmu baik teori maupun praktik selama kuliah. 6. Tenaga administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Bapak Mulyono selaku Manajer Keuangan PT Bengawan Solo Trans 8. Bapak Muhammad Syafei selaku Manager Operasional PT Bengawan Solo Trans 9. Bapak Drs. Subekti Djamaluddin, M.Si., Ak selaku Pembimbing Institusi Mitra yang telah memberikan pengarahan dan pengawasan selama magang
viii
10. Teman-teman seperjuangan magang penulis selama sebulan yang telah bekerja sama satu tim dalam menyelesaikan tugas magang 11. Orang tua dan kedua adek penulis yang telah memberikan motivasi dan semangat dalam penyusunan tugas akhir ini 12. Sahabat – sahabat kuliah dan SMA yang selalu memberi dukungan kepada penulis. 13. Teman – teman gandulers yang selalu setia menghibur dengan guyonan di group 14. Teman – teman DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta Angkatan 2012. 15. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak bias disebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa tugas akhir yang disusun ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis berharap adanya kritik dan saran yang bersifat membangun.Semoga tugas akhir ini bermanfaat untuk akademi dan pembaca sekalian.
Surakarta, 10 Juni 2015
Penulis
ix
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL………………………………………………………… i ABSTRACT……………………………………………….…………..…………….. ii ABSTRAK…………………………………………………………………… iii HALAMAN PERSETUJUAN………………………………………………. iv HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………….. v SURAT PERNYATAAN……………………………………………………. vi MOTO DAN PERSEMBAHAN…………………………………………….. vii KATA PENGANTAR……………………………………………………….. viii DAFTAR ISI………………………………………………………………… x DAFTAR TABEL…………………………………………………………… xiii DAFTAR GAMBAR………………………………………………………… xiv BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………… 1 A. Latar Belakang Masalah………………………………………… 1 B. Perumusan Masalah……………………………………………… 3 C. Tujuan Penelitian………………………………………………… 3 D. Manfaat Penelitian……………………………………………….. 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………….. 5 A. Pengertian Sistem dan Prosedur…………………………………. 5 B. Pengertian Akuntansi…………………………………………….. 6 C. Pengertian Sistem Akuntansu dan Unsur – unsurnya…………… 6
x
D. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi………………. 8 E. Persediaan………………………………………………………... 9 1. Pengertian Persediaan………………………………………... 9 2. Manajemen Persediaan……………………………………… 10 F. Sistem Akuntansi Pengadaan……………………………………. 12 1. Pengadaan……………………………………………………. 12 1.1 Pengertian pengadaan……………………………………. 12 1.2 Fungsi Terkait Pengadaan……………………………….. 13 1.3 Dokumen yang Digunakan………………………………. 14 1.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan…………………….. 16 1.5 Prosedur Pengadaan……………………………………... 17 G. Suku Cadang (Spare-parts)……………………………………… 20 H. Simbol – simbol Bagan Alir (Flowchart)………………………... 20 BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN………………………………… 31 A. Gambaran Umum Perusahaan………………………………….... 31 1. Sejarah Perusahaan………………………………………….. 31 2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan………………………….. 33 3. Struktur Organisasi…………………………………………... 35 B. Analisis dan Pembahasan……………………………………….. 45 1. Bagian yang Terkait…………………………………………. 45 2. Dokumen yang Digunakan………………………………….. 48 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan………………………… 50 4. Prosedur Pengadaan..………………………………………... 50
xi
C. Bagan Alir (Flowchart)………………………………………….. 54 1. Prosedur Bagian Spare-parts (Gudang)…………………….. 54 2. Prosedur Bagian Pembelian…………………………………. 55 3. Prosedur Bagian Spare-parts (Gudang)……………………... 56 4. Prosedur Bagian Akuntansi………………………………….. 57 D. Analisa Pengadaan Spare-parts Secara Kredit Pada PT Bengawan Solo Trans………………………………………... 58 1. Fungsi yang Terkait………………………………………….. 58 2. Dokumen yang Digunakan………………………………….. 59 3. Catatan yang Digunakan…………………………………….. 60 4. Prosedur Dalam Pengadaan Persediaan……………………... 61 E. Temuan…………………………………………………………... 62 1. Kelebihan…………………………………………………….. 62 2. Kelemahan…………………………………………………… 63 BAB IVPENUTUP………………………………………………………….. 64 A. Kesimpulan………………………………………………………. 64 B. Saran……………………………………………………………... 64 DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………... 66 LAMPIRAN
xii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 2.1 Simbol – simbol bagan alir input / output………………………… 22 Tabel 2.1 Simbol – simbol bagan alir input / output (lanjutan)……………... 23 Tabel 2.1 Simbol – simbol bagan alir input / output (lanjutan)……………... 24 Tabel 2.2 Simbol – simbol bagan alir pemprosesan………………………… 25 Tabel 2.3 Simbol – simbol bagan alir penyimpanan………………….……... 26 Tabel 2.3 Simbol – simbol bagan alir penyimpanan (lanjutan)……………... 27 Tabel 2.4 Simbol – simbol bagan arus dan lain – lain………………………. 28 Tabel 2.4 Simbol – simbol bagan arus dan lain – lain (lanjutan)…………… 29 Tabel 2.4 Simbol – simbol bagan arus dan lain – lain (lanjutan)…………… 30
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bengawan Solo Trans………………… 36 Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Permintaan Pemesanan Barang………….. 54 Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Pembuatan Purchase Order………………. 55 Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang……………………..... 56 Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pencatatn Pembelian……………………... 57
xiv
