ANALISA PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN BERBASIS DESKTOP DI MAN MODEL PANGKALPINANG Agung Riyadi
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Bangka Belitung Email :
[email protected]
ABTRACTION
Madrasah Aliyah Negeri Pangkalpinang is one of the leading school in the city pangkalpinang the religious basis of Islam which have a focus on. This school teaching and learning activities with national standards. Administrative processes at Madrasah Aliyah Negeri students Pangkalpinang begins with all student-related transactions are recorded manually. Therefore, frequent errors in recording student data, administrative delays often disrupt the discipline of students who apply, and the absence of a computerized system that contains the administrative records of students becomes slow. To find out the problem, we need a computerized administration system is very suitable for students who support the advancement and development of the school. So as to overcome the problems or constraints on systems running today. By leveraging this proposed computerized system is good and true, the possibility of control of the administrative process young students. Keywords: Technology , Effective , Efficient , administration , student
1. 1.1
Pendahuluan Latar Belakang
Di zaman teknologi informasi sekarang ini ada dua kata yang tidak bisa terpisahkan yaitu efektif dan efisien. Dua hal tersebut adalah hal yang mutlak harus dipenuhi agar tercipta suatu proses bisnis yang baik serta. Proses bisnis tidak hanya dilakukan dalam perusahaan saja, melainkan sudah merambah ke pemerintahan tepatnya instansi-instansi terutama dalam bidang pendidikan khususnya. Maka dari itu banyak perusahaan dan instansi terkait berlomba-lomba untuk membangun sebuah sistem yang dapat berjalan atau beroperasi secara komputerisasi agar dapat menghasilkan sebuah proses bisnis yang terkontrol dengan baik. Pembangunan tersebut dilakukan dalam berbagai aspek kepemerintahan terutama dalam pendidikan yaitu pada sekolah umum (SD, SMP, SMA) maupun jurusan (SMK) yang memiliki perhatian yang intensif dari kalangan para pemerintah. MAN MODEL PangkalPinang adalah sekolah menengah atas yang berstatus Negeri di pusat kota PangkalPinang dan hanya ada satu di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Pada awalawal berdirinya MAN MODEL adalah sebuah sekolah yang hanya memiliki puluhan siswa saja ,namun seiring berjalannya waktu, jumlah siswa dari tahun ke tahun selalu mengalami peningkatan dan sekolah ini mampu menjadi sekolah favorit dengan jumlah siswa yang mencapai ratusan, tenaga pengajar dan staf karyawan di MAN MODEL ini juga tidak sedikit. Dengan banyaknya jumlah siswa di MAN MODEL PangkalPinang ini membuat para staf Tata Usaha kesulitan dalam melakukan pengolahan data siswa maupun data administrasi dari instansi pendidikan tersebut. Dengan semakin banyaknya data siswa yang ada akan membuat bagian administrasi sekolah mengalami kesulitan dan kerterlambatan dalam melaksanakan tugas-tugasnya, seperti penyusunan nilai ujian siswa, Pembayaran SPP dan lain sebagainya. Selain masalah diatas, beberapa kendala lain yang selama ini dihadapi oleh pihak sekolah terutama di bagian Tata Usaha sekolah yang bertugas dalam bidang administrasi adalah dalam hal pengolahan dan penyimpanan data seluruh komponen sekolah baik siswa. Selain itu juga bagian Tata Usaha mengalami kesulitan dalam hal penyusunan jadwal mata pelajaran yang efektif dan efisien karena banyaknya kelas di MAN MODEL. Berdasarkan masalah yang terurai diatas maka MAN MODEL PangkalPinang membutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu menangani itu semua, oleh karena itu penulis dalam penelitian ini mengangkat judul “ANALISA
PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN BERBASIS DESKTOP DI MAN MODEL PANGKAL PINANG”.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka permasalahan dapat dikemukakan dari hasil analisa pada sistem yang sedang berjalan adalah cara kerja sistem Administrasi kesiswaan yang masih menggunakan sistem manual, masalah yang timbul adalah sebagai berikut : a. Penyimpanan dokumen yang masih menggunakan arsip sebagai media penyimpanan, sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan pengurutan dan pencarian dokumen jika dibutuhkan sewaktu-waktu. b. Membuat sebuah sistem informasi yang akan mencatat dan memberikan poin kepada siswa yang telah melakukan pelanggaran di sekolah. c. Membuat sebuah sistem buku induk siswa untuk mengetahui identitas siswa. Melihat masalah-masalah yang dialami MAN MODEL maka penulis perlu memberikan masukan sekiranya dapat digunakan sebagai alternatif dalam menyelesaikan masalah-masalah tersebut, yaitu mengusulkan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi agar dapat membantu perusahaan dalam mengolah data dan informasi.
1.3
Batasan Masalah
Untuk menunjang pembuatan Sistem Informasi Absensi, Pelanggaran, dll sebagainya, maka perlu dibuat batasan–batasan permasalahan agar pembahasan lebih terarah dan tujuannya dapat tercapai dengan maksimal. Batasan–batasan tersebut antara lain : a. Membuat sistem informasi berbasis desktop, dan digunakan untuk kepentingan internal sekolah b. Sistem yang dibuat dalam sistem informasi kesiswaan database siswa, poin-poin tertib sekolah, dll sebagainya. c. Membuat laporan-laporan tentang siswa seperti laporan pelanggaran siswa,pembayaran SPP, dll sebagainya. Dengan adanya batasan masalah tersebut diharapkan agar jangan sampai menyimpang dari topik yang terdapat dalam proposal pengajuan skripsi ini Dalam bagian pengadministrasian kesiswaan terdapat 4 ruang lingkup administrasi yang berhubungan langsung dengan kesiswaan, yaitu diantaranya adalah administrasi kesiswaan, ekstrakulikuler, pembelajaran, dan keuangan. maka permasalahan yang ada dibatasi sebagai berikut:
1.4
Tujuan Penulisan
Maksud dan Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi administrasi kesiswaan yang efektif dan efisien berbasis desktop, sedangkan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : a.
b.
c.
d.
e.
1.5 a.
b.
c.
1.6
Meningkatkan efektifitas dalam pengolahan data agar dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap serta dapat dihasilkan setiap saat jika diperlukan Menjadi lebih tertib dalam arti data menjadi konsisten dan akurat serta pelaksanaannya lebih mudah dan cepat Tugas Akhir ini dibuat sebagai persyaratan akhir bagi kelulusan pedidikan tingkat Strata 1 jurusan Sistem Informasi di lingkungan Perguruan Tinggi baik negeri maupun swasta. Tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini selain untuk kepentingan penulis sendiri, Skripsi ini dibuat juga untuk memenuhi kebutuhan bagi tempat penulisan melakukan penelitian guna untuk mendapatkan data selama penyusunan Skrisi ini. Sebagai referensi dan informasi bagi mahasiswa-mahasiswa Sistem Informasi yang ingin membuat atau mengembagkan sebuah sistem informasi tentang pelanggaran, buku induk, dan bimbingan siswa,dll sebagainya.
Manfaat Penilitian Pihak MAN MODEL (Tempat penulis melakukan penelitian) dan juga pihak orang tua siswa dapat mengetahui pelanggaran yang dilakukan ataupun bimbingan terhadap permasalahan yang sedang dihadapi oleh siswa. Sehingga nantinya berpengaruh bagi perkembangan siswa selanjutnya dalam penyesuaian dirinya di dalam masyarakat. Meningkatkan dan memantapkan serta memperluas ketrampilan dalam bidang pemrograman khususnya pemrograman Microsoft VB Net. Memberikan pengalaman dan implementasi dari teori dan praktek yang telah didapat semasa kuliah, serta melihat penerapannya dalam dunia nyata.
Metodologi Penelitian
Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis akan menjelaskan tentang beberapa keterangan waktu, tempat serta metode yang digunakan selama penulis menyusun dan membuat Skripsi ini. a.
Tempat dan Waktu Penelitian
b.
2. 2.1 3
Penjelasan tentang tempat dan waktu penelitian akan dijelaskan di bawah ini sebagai berikut : 1) Tempat Penelitian Sesuai dengan studi kasus yang diambil, yaitu Madrasah Aliyah Negeri Pangkalpinang. 2) Untuk waktu penelitian dapat dilakukan sesuai hari dan jam sekolah yang berlaku yaitu hari senin – sabtu pukul 07.15 – 01.45. Metode Pelaksanaan Penelitian Untuk menyelesaikan program yang akan dibuat oleh penulis, maka penulis menggunakan metode pelaksanaan penelitian yaitu : - Metode Observasi - Metode Wawancara - Metode Literatur
Landasan Teori Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang komplek. Tujuan dari sistem tersebut adalah untuk mengorganisasikan sistem informasi yang baru agar dapat mengatasi berbagai masalah yang terjadi pada suatu organisasi, serta memberikan pengertian mengenai suatu bentuk sistem yang ada pada suatu organisasi serta trik-trik manageman yang berkaitan dengan sistem informasi manageman (SIM) berbasis komputer.
2.1.1 Elemen-Elemen Sistem Suatu system mempunyai elemen-elemen tertentu yaitu : sistem terbuka dan sistem tertutup. a. Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya. Dimana sumber daya mengalir dari elemen input, melalui Elemen Transformasi, kepada Elemen Output, suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa system tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output system dan menyediakan informasi dari mekanisme kontrol. Mekanisme kontrol membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu dirubah. Sistem tertutup adalah sistem berhubungan dengan lingkungannya
yang
tidak
2.1.2 Tingkatan Sistem
2.3.2 Manajemen Proyek
1. Supra sistem : sistem yang lebih besar atau jika suatu system adalah bagian dari sistem lain yang lebih besar. 2 System : susunan subsistem-subsistem yang mempunyai tujuan tertentu. 3. Subsistem : Bagian dari sistem dan merupakan unsur terkecil sistem.
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia, yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Dengan UML 1. UML adalah sebuah ”bahasa pemodelan” yang menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem software. 2. Menurut pencetusnya James Rumbaugh, Ivar Jacobson, and Grady Booch (1999 : 119-120), UML didefinisikan sebagai “bahasa visual untuk menjelaskan, memberikan spesifikasi, merancang, membuat model, dan mendokumentasikan aspekaspek dari sebuah sistem”. 3
4
UML merupakan penerus dari gelombang metode perancangan dan analisa berorientasi objek (object-oriented analysis and design metode) yang berkembang pada era 80-an sampai 90-an. Pada masa itu, banyak metode berorientasi objek yang dikembangkan antara lain : Booch Cold Yourdon, Fusion, OMT (Object Modeling Technique), OOSE, ShlaerMellor, Martin-Odell, dan sebagainya. Ide UML sendiri bermula dari keinginan Grady Booch (Booch) untuk membuat sebuah metode bersama untuk unifikasi. Pada tahun 1994 James Rumbaugh (UMT) bergagung bersama Booch di perusahaan Rational kemudian mereka menghasilkan sebuah metode yang disebut dengan Unified Methode dan dirilis untuk pertama kali pada bulan Oktober 1995 dengan versi 0.8. Unified Methode menjadi sangat populer dan banyak dibicarakan serta dijadikan notasi untuk berbagai makalah.
2.3 Teori Pendukung 2.3.1 Pengertian Sistem Administrasi Siswa
Informasi
Sistem informasi Administrasi Siswa adalah suatu system informasi yang terpadu yang merupakan kegiatan yang sangat penting dilembaga pendidikan dan ini merupakan kegiatan yang rutin terjadi disekolah-sekolah. Dimana setiap skala waktu siswa dapat mengurus administrasi terutama surat menyurat dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati oleh pihak sekolah.
3. Metode Penelitian 3.1 Analisa Berorientasi Obyek (Object Oriented Analysis) Object oriented analysis adalah metode analisis yang memeriksa syarat, atau keperluan yang harus dipenuhi suatu sistem (Suhendar, dan Hariman, 2002 : 11). Dalam tahap ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam menganalisa sistem sebagai berikut: 1. Sistem yang sedang berjalan dapat dipelajari, dan dianalisa. 2. Menspesifikasikan sistem, yaitu spesifikasi masukan yang digunakan database yang ada proses yang dilakukan, dan keluaran yang dihasilkan.
3.2 Perancangan Berorientasi Obyek (Object Oriented Design) Object oriented design adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi obyek-obyek sistem, atau subsistem (Suhendar, dan hariman, 2001:11).
4. Analisa Perancangan Sistem 4.1 Activity Diagram 4.1.1 Berikut ini merupakan Activity Diagram Mencatat Data Siswa dan SPP Sisw a
4.1.3
Berikut ini merupakan Activity Diagram Membuat Surat SKPS dan Disposisi Siswa
Bagian Tata Usaha
Kepala Sekolah
Bagian Tata Usaha Menyerahkan surat keterangan pindah
Menerima surat keterangan pindah dan menyerahkannya
Terima surat keterangan pindah
Terima disposisi
Memberikan data siswa
Terima data siswa
[ ya ]
Menerima konfirmasi diterima di sekolah
Buat disposisi
[ Tidak ]
Membuatkan NIS dan memberikan konfirmasi diterima disekolah
Memberikan konfirmasi tidak diterima disekolah
Melakukan pembayaran biaya sekolah SPP Menerima konfirmasi tidak diterima di sekolah
Melakukan pencatatan SPP
Menerima form bukti pembayaran
Menyerahkan form bukti pembayaran SPP
Gambar 4.4 Proses Bisnis Pendataan Siswa Masuk Pindahan
Gambar 4.1 Proses Bisnis Pendataan Siswa
4.1.2 Berikut ini merupakan Activity Diagram Membuat Surat Permohonan Pindah dan Keterangan Pindah Siswa
Bagian Tata Usaha
4.1.4
Berikut ini merupakan Activity Diagram Membuat Surat Panggilan dan Perjanjian Bagian Tata Usaha
Membuat surat panggilan untuk siswa bermasalah
Menyerahkan surat panggilan
Membuat surat permohonan pindah dan meminta dibuatkan surat keterangan pindah
Sisw a
Menerima surat panggilan
Menerima surat permohonan pindah sekolah Membuat surat perjanjian untuk siswa bermasalah berdasarkan surat panggilan
Membuat surat keterangan pindah berdasarkan surat permohonan pindah
Menerima surat keterangan pindah
Menyerahkan surat perjanjian
Menerima surat perjanjian
Menyerahkan surat keterangan pindah
Gambar 4.5 Proses Bisnis Pencatatan sanksi dan Pelanggaran Tata Tertib
Gambar 4.3 Proses Bisnis Pembuatan Surat Keterangan Mutasi
4.2 Use Case Diagram 4.2.1 Master
4.3.2 Tampilan Layar Transaksi
Entry Siswa
Bagian Tata Usaha
Siswa
Gambar 4.7 Use case Diagram Master
Gambar 4.14 Struktur Tampilan Layar Transaksi
4.3.3 Tampilan Layar Laporan
4.2.2 Transaksi
Cetak Surat Perjanjian
Entry Perjanjian
Entry Surat Disposisi Bagian Tata Usaha Siswa Entry SKPS
Cetak Surat Permohonan Pindah
Entry Permohonan Pindah
Cetak SKP
Entry SKP
Gambar 4.15 Struktur Tampilan Layar Laporan
<
>
Cetak SPP
Entry SPP
4.3.4 Rancangan Layar Entry Siswa
<>
Cetak Surat Panggilan
Entry Panggilan
Gambar 4.8 Use Case Diagram Transaksi
4.2.3 Laporan Gambar 4.16 Rancangan Layar Entry Siswa Cetak Laporan SKPS
4..3.5 Rancangan Layar Cetak SPP Bagian Tata Usaha
Kepala Sekolah Cetak Laporan SKP
Gambar 4.9 Use Case Diagram Laporan
4.3 Rancangan Layar 4.3.1 Tampilan Layar Master
Gambar 4.13 Struktur Tampilan Layar Master
Gambar 4.17 Rancangan Layar Cetak SPP
4.3.5 Rancangan Layar Cetak Surat Permohonan Pindah
Gambar 4.18 Rancangan Layar Cetak Surat Permohonan Pindah
4.3.6 Rancangan Layar Cetak SKP
Gambar 4.19 Rancangan Layar Cetak SKP
4.3.9 Rancangan Layar Cetak Surat Panggilan
Gambar 4.22 Rancangan Layar Cetak Surat Panggilan
4.3.10 Rancangan Layar Cetak Surat Perjanjian
Gambar 4.23 Rancangan Layar Cetak Surat Perjanjian
4.3.11 Rancangan Layar Cetak Laporan SKPS 4.3.7 Rancangan Layar Surat Disposisi
Gambar 4.20 Rancangan Layar Surat Disposisi
Gambar 4.24 Rancangan Layar Cetak Laporan SKPS
4.3.12 Rancangan Layar Cetak Laporan SKP 4.3.8 Rancangan Layar Entry SKPS
Gambar 4.25 Rancangan Layar Cetak Laporan SKP Gambar 4.21 Rancangan Layar Entry SKPS
4.4 Daftar Pustaka 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari Pembahasan yang sudah diuraikan maka penulis mencoba membuat kesimpulan sebagai berikut : a. Sistem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti penyimpanan data sehingga dapat dengan mudah memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak sekolah terutama bagian Tata Usaha dan orang yang membutuhkan informasi tentang laporan administrasi siswa. b. Dalam Sistem Informasi ini, orang yang membutuhkan data laporan administrasi siswa dapat dengan cepat memperoleh laporan yang dibutuhkan, sehingga data yang diperoleh benar-benar valid dan sesuai dengan kondisi real yang ada disekolah. c. Penerapan metode berorientasi obyek ini sangat memudahkan dalam membaca sistem yang diterapkan.
5.2 Saran Dari hasil kesimpulan yang penulis sampaikan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang kiranya dapat berguna bagi Madrasah Aliyah Negeri Pangkalpinang terutama dalam Sistem Informasi administrasi siswa adalah sebagai berikut : a. Perlu adanya pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem informasi ini, agar user dapat mengetahui cara penggunaan dan perawatan sistem informasi ini. b. Perlu adanya perbaikan setiap 5 tahun sekali pada sistem informasi ini untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem dan memenuhi perkembangan penerapan sistem informasi yang terbaru dalam rangka meningkatkan efisien dan efektivitas sistem informasi ini. c. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan, agar dapat terciptanya efisien dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung sistem informasi ini.
Hatrono, Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem informasi pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, 1999 Jogiyanto.Sistem Teknologi Informasi”. Yogyakarta : Andi Yogyakarta, 2008. McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1.Terjemahan Hendra Teguh. PT.Prenhallindo,Jakarta. Munawar. “Pemodelan Visual dengan UML”. Jakarta : Graha Ilmu, 2005. Whitten, Jeffrey L.,et.al, “System Analisis and Design Methods”. 6th ed.New York : Mc Graw-Hill, 2004. http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek, tanggal 4 juni 2013
