ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PEMBAYARAN BIAYA PENDIDIKAN PADA LPKBM MADCOMS MADIUN Puji Astuti (09211049) Program Studi Teknik Informatika STT Dharma Iswara Madiun Jl. Auri no 4, Madiun. Telp. 0351-469128 ABSTRAK Saat ini komputer sudah menjadi kebutuhan pokok bagi sebuah instansi, karena dengan adanya komputer maka proses penghitungan maupun pengolahan data menjadi lebih cepat. Dengan mengambil contoh sebuah lembaga pendidikan non formal dimana setiap siswanya melakukan pembayaran biaya pendidikan setiap bulan dan ditangani dengan cara manual, menyebabkan penumpukan data dan keterlambatan dalam pengolahan data. Permasalahan ini mendorong timbulnya pemikiran untuk membuat suatu aplikasi yang memberikan kemudahan dalam mengolah data dan mempercepat pembuatan laporan. Pembuatan sistem aplikasi ini menggunakan software Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2003. Kata Kunci: Informasi, Sistem Pembayaran, Visual Basic 6.0. 1. PENDAHULUAN Dalam beberapa tahun ini, teknologi komputer sebagai pengolah data telah berkembang sangat pesat, hal itu dapat dilihat dalam berbagai aspek kehidupan, misalnya pada instansi pemerintahan, instansi pendidikan, komunikasi, bisnis maupun ekonomi, semua aspek tersebut membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan. Saat ini komputer sudah menjadi kebutuhan pokok bagi sebuah instansi, karena dengan adanya komputer maka proses penghitungan maupun pengolahan data akan menjadi lebih cepat. Dengan mengambil contoh sebuah Lembaga Pendidikan Non Formal dimana setiap siswanya melakukan pembayaran biaya pendidikan setiap bulan dan ditangani dengan cara manual, sehingga menyebabkan penumpukan data dan keterlambatan dalam pengolahan data. Berdasar latar belakang diatas maka penulis membuat laporan ini dengan judul “Sistem Informasi Pembayaran Biaya Pendidikan Pada LPKBM MADCOMS Kota Madiun”. Diharapkan dengan dibuatnya sistem informasi ini dapat membantu petugas untuk mengolah, menyimpan dan mencari data siswa tentang pembayaran biaya pendidikan.
2. TEORI PENUNJANG A. Konsep Dasar Sistem Informasi a. Definisi Data Data merupakan bahan yang akan diproses, dimana data bisa berupa angka, huruf, atau simbol yang menunjukkan suatu situasi yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. b. Definisi Sistem Sistem merupakan kumpulan dari variabelvariabel yang saling berkaitan dan bekerjasama dalam melakukan suatu proses, guna untuk menghasilkan atau mencapai maksud yang dituju. c. Definisi Informasi Pengertian Informasi selalu dikaitkan dengan data, hal ini dikarenakan keberadaan suatu data sangat menunjung terhadap informasi. Informasi merupakan hasil pengolahan data, dimana data-data yang telah diolah tersebut akan lebih bermanfaat bagi yang menerimanya. B. Sekilas tentang Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated
Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat. 3. METODE PENLITIAN Untuk data primer diperoleh langsung dengan melakukan penelitian dilapangan dengan cara sebagai berikut: a. Melakukan observasi (pengamatan langsung) Melakukan pengamatan langsung pada lembaga yang diteliti sebagai langkah awal untuk memperoleh data dan informasi sebagai bahan penulisan sistem Informasi Pendidikan. b. Melakukan interview (wawancara) Melakukan interview tanya jawab langsung kepada karyawan dan pemilik lembaga pendidikan berlandaskan pada tujuan penelitian untuk memperoleh data yang kongkrit dan lengkap sebagai bahan analisis dalam penelitian. Untuk data sekunder diperoleh dengan cara sebagai berikut: a. Studi Pustaka Dalam metode ini kami mempelajari bukubuku literatur yang berkaitan dengan masalah yang kami hadapi, yang nantinya akan kami gunakan dalam menganalisa dan merancang sistem baru. b. Dokumentasi Kami juga mengumpulkan beberapa dokumen seperti form-form, akta-akta, buku penerimaan order, arsip, dan beberapa dokumen lain untuk kemudian dikaji dan dipahami bagaimana sistem yang sudah berjalan selama ini (sistem lama). 4. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM A. Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mengetahui kebutuhan sistem yang dibangun, terdapat 2 macam kebutuhan yang harus diketahui yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. 1. Kebutuhan Fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses – proses apa saja yang nantinya akan dilakukan sistem.
2. Kebutuhan Non Fungsional adalah kebutuhan yang menitikberatkan pada properti prilaku yang dimiliki oleh sistem. B. Cara Kerja Sistem Gambaran umum sistem yang baru, yaitu pada tahap pertama admin melakukan login ke sistem dan melakukan input data mahasiswa dan data jurusan yang kemudian tersimpan dalam database, dan nantinya akan di proses oleh sistem jika dibutuhkan. Ketika terjadi transaksi pembayaran biaya pendidikan, admin akan menginputkan data sesuai dengan kebutahan. Setelah transaksi pembayaran selesai, mahasiswa akan mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan, dan admin dapat langusng menyimpan transaksi tersebut dalam sebuah laporan tanpa harus mencatatnya kembali. Fungsionalitas sistem informasi pembayaran biaya pendidikan ini antara lain: 1. Transaksi pembayaran 2. Pendataan transaksi pembayaran 3. Pendataan tunggakan pembayaran 4. Mencetak kwitansi pembayaran C. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. D. Perancangan Diagram Konteks
E. Perancangan DFD Level 1
1) Flowchart Proses Login
2) Flowchart Proses Input Data Mahasiswa
F. Flowchart Sistem yang sedang berjalan
3) Flowchart Proses Input Data Jurusan
G. Flowchart Sistem Baru
4) Flowchart Proses Transaksi
5) Flowchart Proses Pembuatan Transaksi Pembayaran
6) Flowchart Proses Tunggakan
Laporan
Pembuatan
H. Perancangan Database 1. Tabel Admin Field Name Data Type Text Kd_Admin * Nama Admin Text Username Text Password Text 2. Tabel Mahasiswa Field Name Data Type Text NIM * Nama Mahasiswa Text Text Kd_Jurusan ** Tahun Ajaran Text Tempat Lahir Text Tanggal Lahir Date Alamat Text Kota Text No Telepon Text Jenis Kelamin Logical Biaya Pendidikan Currency Angsuran Currency Status Text Text Kd_Admin **
Laporan
Width 2 20 5 5 Width 12 20 7 9 10 30 10 12
2 2
3. Tabel Jurusan Field Name Kd_Jurusan * Jurusan Gelombang Biaya Pendidikan
Data Type Text Text Logika Currency
4. Tabel Transaksi Field Name No Kwitansi Tanggal NIM * Kd_Jurusan ** Biaya Pendidikan Dibayar Sisa Bayar Nama Admin
Data Type Text Date/Time Text Text Currency Currency Currency Text
Width 7 4
Width 10 12 10 50 30
5. KESIMPULAN A. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan Aplikasi Pembayaran SPP, antara lain: 1. Sistem ini dapat menangani proses pembayaran sehingga lebih membantu petugas dalam menangani proses dan pengolahan data pembayaran. 2. Penggunaan sistem ini mempermudah proses pembayaran, mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan pencetakan laporan.
3. Sistem ini dapat menghasilkan bukti pembayaran untuk siswa sebagai laporan kepada wali murid. B. Saran Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan diatas, penulis memberikan saran LPKBM MADCOMS Madiun hendaknya mengoptimalkan pemanfaatan sistem informasi pembayaran biaya pendidikan, sehingga memudahkan petugas untuk mengolah data dan lebih efisien waktu. Daftar Pustaka [1] Divisi penelitian dan pengembangan LPKBM MADCOMS Madiun, 2005, Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, Yogyakarta, Andi Offset. [2] Divisi penelitian dan pengembangan LPKBM MADCOMS Madiun, 2005, Panduan Pemrograman dan Referensi Kamus Visual Basic 6.0, Yogyakarta, Andi Offset. [3] Ependi, Usman. 2012. Pengertian Flowchart. Available from http://blog.binadarma.ac.id/usman/2012/11/ 27/pengertian-flowchart.html, Internet; accessed 24 December 2012.
