PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI MAHASISWA PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Rini 11.22.1370
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGNING INFORMATION SYSTEM OF PAYMENT TUITION FEES IN AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI MAHASISWA PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA Rini Andi Sunyoto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Education is important for the development of civilization and technological progress. The institution aims to produce a great man in their field and are able to compete for the times. Educational institutions meet the needs of the daily operating costs from government funds and money paid by students. Amikom Cipta Darma Surakarta is one Informatics Manajamenen Diploma institution is located at Jl. Ahmad Yani no. 181 Surakarta. Amikom surakarta set the study costs varying every year class. At the beginning of registration, students were told the details and the total cost of tuition to be paid during the course. Proof of payment created manually. Moreover, officers still have to record the payments on the computer, more precisely in Microsoft Excel. It makes officers work twice. No re-printing receipts if students ask for proof payment because the previous receipts was missing. The difference tuition fees every year class makes the officers often forget the amount of fees that should be paid. Along with the development of technology, Amikom Surakarta requires a computerized payment tuition fees system to solve the problems. The information system will ease the task of employee and provide accurate information. Information systems of payment tuition fees developed using Java Programming Language, NetBeans IDE 7.2 and MySQL. Keyword : Amikom Cipta Darma Surakarta, information system, payment, tuition fees, java, NetBeans IDE 7.2, MySQL.
1. PENDAHULUAN Pendidikan merupakan hal penting bagi perkembangan peradaban dan kemajuan teknologi. Lembaga pendidikan
bertujuan menghasilkan manusia – manusia hebat
dibidangnya dan mampu bersaing untuk perkembangan zaman. Lembaga pendidikan membiayai kegiatan akademiknya dari dana pemerintah dan biaya studi yang dibayarkan oleh mahasiswa. Kelancaran administrasi menjadi salah satu pendukung kelancaran kegiatan belajar mengajar. Informasi yang cepat dan akurat dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan.
Pemanfaatan
teknologi
komputer
bisa
mengurangi
human
error,
mempercepat proses serta dapat meringankan pekerjaan manusia. Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta masih manual. Kwitansi dibuat dengan tulisan tangan sehingga mengakibatkan kwitansi tidak dapat dicetak ulang. Selain membuat kwitansi, karyawan mencatat pembayaran dikomputer, lebih tepatnya di Microsoft Excel. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali. Lembar kerja Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom. Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi salah. Amikom Cipta Darma Surakarta menetapkan biaya studi yang berbeda-beda di setiap tahun angkatan. Perbedaan biaya studi tersebut membuat petugas sering lupa jumlah biaya yang seharusnya dibayar oleh mahasiswa. Amikom Cipta Darma Surakarta membutuhkan sistem pembayaran studi yang terkomputerisasi untuk
mengatasi masalah-masalah diatas. Sistem informasi akan
mengurangi terjadinya kesalahan, meringankan pekerjaan dan memberikan informasi yang akurat. Sistem informasi pembayaran biaya studi akan mendukung kelancaran administrasi dan pengambilan keputusan di Amikom Cipta Darma Surakarta. Berdasarkan latar belakang tersebut didapat rumusan masalah yaitu : Bagaimana agar dapat mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan pembayaran biaya studi, meringankan pekerjaan karyawan dan memberikan informasi pembayaran biaya studi yang akurat. Adapun tujuan dari penelitian ini antara lain : 1. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan S1 Jurusan Sistem Informasi di STMIK Amikom Yogyakarta. 2. Sedangkan
tujuan
khusus
penelitian
ini
adalah
diterapkannya
sistem
pembayaran biaya studi mahasiswa secara komputer pada Amikom Cipta
1
Darma Surakarta, untuk
mengurangi terjadinya kesalahan, membantu
meringankan tugas karyawan dan memberikan informasi yang akurat.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Informasi Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.
1
Menurut Gordon B. Davis (1984:200), “Information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective actions or decisions.” Yang mengandung pengertian sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diproses/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan sekarang atau nantinya.
2
Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an kepada para pemakai.(Gelinas, Oram, dan Wiggins :1990)
3
2.2 Definisi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.
1
Raymond McLeod, Jr, Sistem Informasi Manajemen, hal 9
2
Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen, hal 8
3
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, hal 11
4
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal 44
2
4
Desain sistem atau perancangan sistem adalah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sistem yang lengkap, harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki.
5
Dokumen yang dibuat dalam tahap perancangan atau desain adalah sebagai berikut
6
1. Process Modelling (Pemodelan proses), cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Cara yang popular untuk merepresentasikan proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD). 2. Data Modelling (Pemodelan data), cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Salah satu cara pemodelan data adalah dengan ERD (Entity Relationship Diagram). 3. Interface Design (Desain antar muka), merancang tampilan yang akan digunakan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem
2.3 Perangkat Lunak yang Digunakan Sistem yang baru dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Java, code editor NetBeans IDE 7.2 dan database MySQL. Java merupakan perangkat lunak yang cepat popular, karena dapat berjalan di berbagai platform, mudah dipelajari dan powerful. Aplikasi yang dapat dibuat dengan Java adalah aplikasi berbasis PC, web dan mobile.
7
NetBeans
pemrograman
baik
IDE
merupakan produk
menulis
mendistribusikan program.
kode,
yang digunakan untuk melakukan
mengompilasi,
mencari
kesalahan
dan
8
MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational database management system) yang bersifat terbuka (open source). MySQL boleh di-download oleh siapa saja, baik versi kode program aslinya (source code program) maupun versi binernya dan bisa digunakan secara gratis (relatif) baik untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan seseorang maupun sebagai suatu program aplikasi computer.
9
2.4 Tinjauan Umum Amikom Cipta Darma Surakarta
5
Ibid hal 44
6
Ibid hal 103
7
Yuniar Supardi, Pemrograman Database Java & MySQL, hal 1-2
8
Wahana Komputer, Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans, hal 2
9
Arbie, Manajemen Database dengan MySQL, hal 1
3
AMIKOM SURAKARTA adalah perguruan tinggi komputer di Surakarta yang di kembangkan
dan
dibawah
manajemen STMIK
AMIKOM
YOGYAKARTA yang
merupakan Perguruan Tinggi Komputer dengan Akreditasi “A” Pertama di Indonesia dari Badan Akreditasi Nasional. Dengan tujuan memudahkan layanan dan mendekatkan diri dengan calon mahasiswa di Surakarta dan sekitarnya. AMIKOM SURAKARTA menjadi Perguruan Tinggi Komputer di Surakarta yang berorientasi pada Teknologi Informasi dan Multimedia Terkini beradaptasi dengan Penguasaan Konsep Managerial, sehingga memunculkan lulusan yang sesuai dengan pasar tenaga kerja. Waktu studi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan studi (116 SKS), dimungkinkan untuk menyelesaikan studi dalam waktu lebih cepat (5 semester). Visi Amikom Cipta Darma Surakarta :
Menjadi Perguruan Tinggi yang unggul dalam pelayanan pendidikan teknologi komputer di Indonesia tahun 2020
Misi Amikom Cipta Darma Surakarta :
Mencetak lulusan Ahli Madya Komputer yang handal, trampil, dan diterima di dunia kerja.
Tumbuh dan berkembang dalam keselarasan dan keseimbangan.
Diterima di Masyarakat
Pusat statistik pendidikan balitbang depdiknas mendefinisikan biaya pendidikan sebagai seluruh pengeluaran yang berupa sumber daya (input) baik berupa barang (natura) atau berupa uang yang ditujukan untuk menunjang kegiatan proses belajar mengajar.
(Pusat Statistik Pendidikan Balitbang Depdiknas, 2000:5). Pembayaran
biaya studi yaitu proses membayar sejumlah uang yang dikeluarkan untuk menunjang kegiatan belajar. Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta ditentukan diawal tahun angkatan dan dipastikan tidak akan ada perubahan. Biaya studi berbeda-beda pada setiap tahun angkatan. Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta terdiri dari : 1. Biaya Pendaftaran, adalah biaya yang dibayarkan calon mahasiswa saat melakukan pendaftaran. 2. Biaya Registrasi & Atribut Pendukung, merupakan biaya kelengkapan registrasi dan atribut pendukung seperti jas almamater. Biaya tersebut harus dibayarkan lunas saat her-registrasi (daftar ulang).
4
3. SPP Tetap, adalah SPP yang jumlahnya tetap, tidak tergantung pada jumlah sks mata kuliah dan jumlah praktikum/laboratorium yang ditempuh oleh mahasiswa dalam suatu semester. SPP tetap dibayarkan setiap awal semester. 4. SPP Variabel, adalah SPP yang besarnya ditentukan berdasarkan jumlah sks dari seluruh mata kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa dalam suatu semester. SPP variabel dibedakan menjadi SPP variabel semester reguler dan SPP variabel semester perbaikan. 5. Biaya Pengembangan Institusi Biaya pengembangan institusi (biasa disebut biaya sarana) dibayarkan saat her-registrasi (daftar ulang). Pembayaran biaya ini bisa diangsur. Amikom Cipta Darma Surakarta memberikan potongan biaya sarana sesuai dengan gelombang pendaftaran 6. Biaya lain-lain \Selain biaya studi diatas terdapat juga biaya lain-lain seperti biaya wisuda.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Untuk dapat mengembangkan sistem yang lebih baik, yang harus dilakukan pertama kali adalah mengetahui masalah yang terjadi dan kelemahan pada sistem lama. Metode analisis yang digunakan adalah metode PIECES. PIECES menganalisa 6 aspek yaitu performance, information, economic, control, efficiency, dan service. Dalam sistem lama dibutuhkan waktu tanggap minimal 15 menit. Untuk mencari tunggakan seorang mahasiswa, karyawan harus mencari letak data mahasiswa dalam sebuah tabel excel yang besar, mengecek satu per satu biaya yang belum dibayarkan dan menjumlahkannya. Karyawan melakukan kerja 2 kali setiap terjadi pembayaran, yang pertama karyawan membuatkan kwitansi dan yang kedua kwitansi tersebut harus dicatat di lembar kerja Microsoft Excel. Kwitansi bisa hilang atau rusak sebelum dicatat. Pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta dicatat di Microsoft Excel. Sehingga kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar. Pencatatan di lembar kerja Microsoft Excel bisa diakses oleh siapa saja dan bisa diedit termasuk rumus perhitungan. Sistem berjalan tidak bisa menampilkan history pembayaran per tanggal.
5
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Sistem baru dituntut untuk memiliki kebutuhan fungsional sebagai berikut. Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru No 1.
Kebutuhan Fungsional Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan user a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja yang bisa masuk ke aplikasi. b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna salah memasukkan password) 2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data pengguna. a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak lengkap. b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan penulisan password. 3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data pendaftar. a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon pendaftar dengan kata kunci nomor pendaftaran, nama dan asal sekolah. b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi. c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena data pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi pendaftaran. 4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data mahasiswa. a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa dengan kata kunci nim, nama dan asal sekolah pendaftar. b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi. c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, karena data mahasiswa harus melalui her-registrasi terlebih dulu. 5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun ajaran. 6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis biaya. 7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan lengkap. b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis. c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran. 8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis. b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan melakukan pencarian berdasarkan no. pendaftaran. c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar. d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang dibayarkan. 9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran
6
10.
a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara otomatis. b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan melakukan pencarian berdasarkan nim c. Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history transaksi pembayaran yang sudah dilakukan. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan gelombang, tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Dan berdasarkan sekolah asal b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa berdasarkan tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah asal c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa yang masih mempunyai tunggakan d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu.
3.3 Perancangan Sistem Diagram konteks adalah DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0) dan semua entitas yang menerima atau memberikan informasi ke sistem.
Admin
Data tahun ajaran Data gelombang Data Program studi Data biaya Data Semester
Kwitansi
Mahasiswa
0 Front Office
Data pendataran Data her – registrasi Data pembayaran
Sistem Informasi Pembayaran Biaya Studi Mahasiswa
Lap. Pendaftaran Lap. Her-registrasi Lap. Mhs yang belum bayar
Kartu pendaftaran Kwitansi
Lap. Pembayaran Lap Rekap Cash In
Bag. Akademik
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru
7
Pendaftar
Bag. Keuangan
DFD level 0 menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, relasi antar proses dan penyimpanan data. Ambil data tahun_ajar tahun_ajar
D1 tahun_ajar
gelombang
D2 gelombang
Ambil gelombang
ADMIN
Data tahun ajaran Data gelombang Data biaya Data semester
1
D3 Progdi
progdi Ambil progdi
MASTER
biaya
semester
D4 biaya
D5 semester
Ambil data semester Ambil data biaya FRONT OFFICE
Ambil progdi Ambil data gelombang Ambil data tahun ajaran
Data Pendaftaran Data her-registrasi Data pembayaran
Ambil data pendaftar 2
pendaftar
TRANSAKSI PENDAFTAR
Kartu pendaftaran Kwitansi
D6 pendaftar
Ambil mhs mhs
pembayaran
D7 mahasiswa
D8 bayar
Kwitansi
Ambil data pembayaran MAHASISWA
3 BAG. AKADEMIK
BAG. KEUANGAN
Lap. Pendaftaran Lap. Her-registrasi Lap. Mhs yang belum bayar
LAPORAN
Ambil data mhs Ambil data pendaftar
Laporan Pembayaran
Gambar 3.2 DFD Level 0 Sistem Baru
3.4 Perancangan Basis Data Relasi tabel setelah dilakukan normalisasi adalah
8
BAYAR
MAHASISWA
No_bayar* Tanggal_bayar Nim** No_pendaftaran** Total
Nim* No. Pendaftaran** Tanggal_her_registrasi Id_progdi** Kelas Th_masuk Nama Jenis_kelamin Tempat_lahir Tgl_lahir Alamat Kewarganegaraan Agama Status_nikah Nama_ayah Tempat_lahir_ayah Tanggal_lahir_ayah Kewarganegaraan_ayah Agama_ayah Pendidikan_terakhir_ayah Pekerjaan_ayah Alamat_kantor_ayah Alamat_ayah Penghasilan Dibiayai Status_keluarga Status
SEMESTER
DETAIL_BAYAR
Id_semester* Semester Tahun_ajar status
No_bayar* id_biaya_thn* Sks bayar Id_semester**
PENDAFTAR
SET_BIAYA
No_pendaftaran* Tanggal_daftar Tahun_masuk Gelombang Nama_pendaftar Jenis_Kelamin_pend Tempat lahir_pend Tanggal lahir_pend Alamat_pend Asal sekolah Alamat sekolah Jurusan asal Nem Id_progdi** Kelas_pend Info kampus
Id_biaya_thn* Id_biaya** Id_progdi** Gelombang Tahun_angkatan jumlah
PROGDI Id_progdi* Nama_progdi Jenjang Jurusan Total_semester Total_sks
JENIS_BIAYA Id_biaya* Nama_biaya Per_semester Per_sks gelombang
Gambar 3.3 Relasi Tabel
3.5 Perancangan Interface / Antarmuka 3.5.1 Rancangan Form Menu Sistem Informasi Pembayaran LOGO
Login
AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA Jl. A. Yani no. 181 Kartasura Semester Ganjil Tahun Akademik 2012/2013
DATA & INFORMASI
Pendaftar
Mahasiswa
TRANSAKSI History pembayaran & Cetak ulang kuitansi
LAPORAN
Lap. Pendaftaran PENDAFTARAN
Lap. Mahasiswa
HER REGISTRASI Lap. Tunggakan Mahasiswa
MASTER DATA
Lap. Pembayaran
Rekap Cash - In
Utilitas Semester
Tahun Ajaran
Gelombang PEMBAYARAN
Program Studi
Setting Biaya
Setting Paket SKS
Ganti Password
Jenis Biaya
Kamis, 15 November 2012
Data User
Back Up
Otoritas User
Exit
Gambar 3.4 Rancangan Form Menu
9
3.5.2 Rancangan Form Transaksi Pendaftaran :: Transaksi Pendaftaran :: No. Pendaftaran
xxx
Tahun Masuk
xxx
Jenjang
:: Transaksi Pendaftaran ::
D3
Kelas
No. Pendaftaran
xxx
Gelombang
xxx
Tahun Masuk
xxx
Jurusan
xxx
Jenjang
Tanggal
S1
dd/mm/yyyy
Data Pendaftar
Perempuan
Jurusan di SMA
xxx
Tempat Lahir Tanggal Lahir
dd/mm/yyyy
Alamat
xxx
Kota
xxx
IPA
IPS
Lainnya
xxx
Bahasa
xxx
xxx
xxx
Asal Sekolah
Laki-laki
Jurusan
dd/mm/yyyy
Biaya Pendaftaran
No. Pembayaran
xxx
Jenis Kelamin
S1
xxx
xxx
Data Pendaftar
Biaya Pendaftaran
Nama Lengkap
D3
Kelas
xxx
Tanggal Gelombang
9999
Biaya Pendaftaran
X Belum dibayarkan
Centang jika sudah melakukan pembayaran
9.99
Rata-rata NEM
<< Sebelumnya
Selanjutnya >>
BARU
BATAL
Simpan dan Cetak Kwitansi
KELUAR
BARU
Cetak Kartu Pendaftaran
BATAL
KELUAR
Gambar 3.5 Rancangan Halaman Data Pendaftar Transaksi Pendaftaran 3.5.3 Rancangan Form Transaksi Pembayaran :: Transaksi Pembayaran ::
No. Pembayaran
xxx
Tanggal
dd/mm/yyyy
Data Mahasiswa NIM Nama
xxx
CARI
xxx
Jenjang / Jurusan Thn. Masuk
xxx
Biaya XXX
999
Biaya XXX
999 999
Biaya XXX
xxx
Semester
xxx 99
Biaya XXX
History Pembayaran
Semester Biaya lain
Th
xxx
xxx 999
SKS Th
xxx
xxx
999
TOTAL BAYAR Rp
999
Simpan & Cetak Kuitansi
BARU
KELUAR
Gambar 3.6 Rancangan Transaksi pembayaran
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi sistem informasi pembayaran biaya studi berarti menerapkan sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi tujuan telah disepakati. Tahapan implementasi yang dilakukan adalah uji coba program dan sistem, manual program, manual instalasi dan pemeliharaan sistem. 4.1 Uji coba Program dan Sistem
10
Tabel 4. 1 Pengujian login
Data Masukan User name : admin Password : admin Klik tombol login
Kasus dan Hasil Uji (Data Normal) Yang Diharapkan Pengamatan Semua tombol menu Semua tombol menu aktif aktif. Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Muncul peringatan Muncul peringatan ”Kombinasi user dan ”Kombinasi user dan password salah” password salah” Tampilan menu tidak Tampilan menu tidak berubah. berubah.
User name : salah Password : salah Klik tombol login
Kesimpulan Diterima
Diterima
Tabel 4. 2 Pengujian Pengolahan Data Pembayaran
Data Masukan Saat form tampil pertama kali. Klik tombol cari
Setelah memilih mahasiswa Centang biaya
checkbox
Data lengkap simpan.
klik
Jumlah bayar lebih besar dari jumlah biaya
Kasus dan Hasil Uji (Data Normal) Yang Diharapkan Pengamatan No. Pembayaran dan No. Pembayaran dan tanggal tampil tanggal tampil otomatis. otomatis. Muncul form Muncul form pencarian pencarian mahasiswa mahasiswa yang aktif yang aktif Muncul biaya yang Muncul biaya yang belum dibayar dan belum dibayar dan history pembayaran. history pembayaran. Secara otomatis Secara otomatis jumlah jumlah biaya yang biaya yang dipilih dipilih terakumulasi terakumulasi pada total pada total bayar. bayar. Data pembayaran Data pembayaran disimpan dan muncul disimpan dan muncul pesan penyimpanan pesan penyimpanan data berhasil data berhasil disimpan. disimpan. Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Muncul peringatan Muncul peringatan dan dan tidak diijinkan. tidak diijinkan. Data Data tidak bisa tidak bisa disimpan. disimpan.
Kesimpulan Diterima
Diterima
Diterima
Diterima
Diterima
Diterima
White box testing dilakukan selama proses development dan karena hasil pengujian black box tidak ditemukan masalah maka tidak perlu dilakukan pengujian white box. Hasil pengujian program tidak ditemukan kesalahan dan program berjalan lancar sehingga dapat dinyatakan program layak digunakan. Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat dapat memenuhi kebutuhan. Berikut ini adalah hasil dari pengujian sistem yang dilakukan :
11
Tabel 4.3 Hasil Pengujian Sistem No 1.
Kebutuhan Fungsional Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan user a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja yang bisa masuk ke aplikasi. b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna salah memasukkan password) 2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data pengguna. a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak lengkap. b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan penulisan password. 3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data pendaftar. a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon pendaftar dengan kata kunci nomor pendaftaran, nama dan asal sekolah. b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi. c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena data pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi pendaftaran. 4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data mahasiswa. a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa dengan kata kunci nim, nama dan asal sekolah pendaftar. b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi. c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, karena data mahasiswa harus melalui her-registrasi terlebih dulu. 5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun ajaran. 6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis biaya. 7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan lengkap. b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis. c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran. 8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis. b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan melakukan pencarian berdasarkan no. pendaftaran. c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar. d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang dibayarkan. 9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran
12
Kesimpulan Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi
Terpenuhi Terpenuhi
Terpenuhi Terpenuhi
Terpenuhi Terpenuhi
Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi Terpenuhi
10.
a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara otomatis. b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan melakukan pencarian berdasarkan nim
Terpenuhi
c.
Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history transaksi pembayaran yang sudah dilakukan. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis
Terpenuhi
a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan gelombang, tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Dan berdasarkan sekolah asal b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa berdasarkan tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah asal c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa yang masih mempunyai tunggakan d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu.
Terpenuhi
Terpenuhi
Terpenuhi
Terpenuhi
Terpenuhi Terpenuhi
Pengujian sistem memberikan hasil bahwa semua kebutuhan fungsional sistem baru terpenuhi, sehingga sistem yang baru layak untuk menggantikan sistem lama.
4.2 Manual Program 1. Login Sistem Tampilan awal aplikasi adalah menu dengan tombol yang masih terkunci:
Gambar 4.1 Main menu SimBayar Amikom
13
Agar bisa masuk aplikasi, lakukan login dengan memasukkan username dan password yang dimiliki kemudian tekan tombol login. 2. Main Menu Main menu terbagi menjadi 5 kelompok menu yaitu menu Data dan Informasi, Master Data, Transaksi, Laporan dan Utilitas. Menu utama dari sistem pembayaran biaya studi Amikom Surakarta adalah Menu Master data, Transaksi dan Laporan.
Gambar 4.2 Kelompok-kelompok menu 3. Form Input Data Setting Biaya Tahun
Gambar 4.3 Form Input Setting Biaya Per Tahun Form setting biaya tahun digunakan untuk menyetting biaya pada tiap-tiap tahun ajaran. Pengolahan datanya sama dengan langkah pengolahan data semester diatas. Dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan tahun ajaran dan nama biaya.
14
4. Transaksi Pembayaran
Gambar 4.4 Form Pembayaran Form pembayaran berfungsi untuk mengolah data pembayaran. Dalam form ini ditampilkan biaya-biaya yang belum dibayar dan history pembayaran mahasiswa tersebut. No bayar dan tanggal terisi secara otomatis. Berikut ini adalah langkah-langkah pengolahan data pembayaran. a. Cari mahasiswa dengan mengklik tombol Cari. b. Pilih mahasiswa dengan klik data pada tabel kemudian klik OK. Sistem akan menampilkan data mahasiswa, history pembayaran mahasiswa tersebut dan biaya-biaya yang belum dibayarkan.
Gambar 4.5 Proses Pembayaran
15
c.
Beri centang (klik) pada biaya yang dibayar dan isi jumlah yang dibayarkan dalam kolom bayar. Untuk melakukan penyimpanan dan cetak kuitansi klik tombol
.
Gambar 4.6 Kuitansi
5. Laporan Pembayaran Laporan pembayaran terbagi menjadi 2 laporan yaitu laporan harian dan bulanan. Dapat dikelompokkan dan dipilih
berdasarkan tahun ajaran. Langkah untuk
menampilkan laporan pembayaran sama dengan laporan pendaftaran diatas. Berikut tampilan laporan pembayaran per bulan group biaya.
Gambar 4.7 Laporan Pembayaran Bulanan Group Biaya
16
4.3 Manual Instalasi Tahapan-tahapan serta aplikasi yang perlu diinstal adalah : 1. Instal XAMPP
2. Instalasi JDK 7
3. Instalasi Sistem Pembayaran Biaya Kuliah (SimBayar Amikom) . 4. Setelah proses instalasi selesai, shorcut aplikasi SimBayar Amikom akan muncul di dekstop.
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitan yang telah dilaksanakan di Amikom Surakarta, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Surakarta masih manual sehingga berdampak
pada
kemungkinan
terjadi
kesalahan.
Karyawan
mencatat
pembayaran dikomputer, lebih tepatnya di Microsoft Excel. Lembar kerja Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom. Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi salah. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali karena petugas harus membuat kwitansi dengan tulisan tangan. Dampak lainnya dapat mengakibatkan kwitansi tidak dapat dicetak ulang. Perbedaan biaya studi per tahun ajaran membuat petugas sering lupa jumlah biaya yang seharusnya dibayar oleh mahasiswa. 2. Dengan adanya sistem yang baru akan mampu mengurangi kesalahan karena rumus perhitungan ada didalam sistem dan tidak dapat dirubah. Sistem yang baru lebih informatif, user dapat memilih informasi sesuai yang dibutuhkan. Perhitungan dilakukan oleh komputer sehingga menjamin kebenaran dan keakuratan informasi yang ditampilkan.
17
3. Pada sistem yang baru karyawan hanya perlu menginputkan data pembayaran dan tidak perlu membuat kwitansi. Sistem dapat menampilkan informasi mengenai biaya dan jumlah biaya per tahun ajaran dan yang belum dibayar (tunggakan) sehingga membantu meringankan pekerjaan karyawan. 5.2 Saran Amikom Surakarta sudah mempunyai sumber daya manusia dan fasilitas yang memadai, namun perlu diadakan pelatihan terhadap karyawan-karyawan yang bersangkutan agar dapat menggunakan dan memanfaatkan sistem secara maksimal. Bagi para pembaca, tulisan ini dapat digunakan sebagai bahan penelitian selanjutnya
serta
diharapkan
dapat
mengembangkan
serta
memperbaiki
kekurangan-kekurangan. Berikut kekurangan sistem : 1. Sistem baru belum bisa mengolah data tunggakan mahasiswa cuti dan belum terdapat batas waktu pembayaran biaya yang bisa dikredit. 2. Sistem
baru dibuat
berbasis
pemrograman dekstop dan masih dapat
dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web dengan berbagai fitur lainnya agar lebih membantu proses pembayaran. 3. Sistem baru hanya mengolah data yang berkaitan dengan pembayaran biaya studi mahasiswa. Sehingga diharapkan sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem akademik yang mendukung kelancaran administrasi kampus.
6. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : Andi. Anonim. 2010. Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans. Yogyakarta : Andi. Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta : Andi. Chr. Jimmy L. Gaol. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Grasindo. Kadir, Abdul. 2008. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. McLeod, Raymond Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Indeks. Supardi, Yuniar. 2007. Pemrograman Database Java & MySQL. Jakarta : Elex Media Komputindo.
18
