Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa Pencucian Foto pada Buana Photo Medan Fair Jimmy1) Silvia2) STMIK IBBI Jalan Sei Deli No. 18. Telp 061-4567111 Email:
[email protected] 1)
[email protected] 2)
Abstrak
BUANA PHOTO merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang usaha pendistribusian kamera dan percetakan. Adapun masalah yang dihadapi oleh perusahaan adalah tidak adanya informasi total penerimaan jasa per customer, sehingga tidak dapat mengetahui customer mana saja yang memesan dalam skala besar dan juga pembuatan laporan memerlukan waktu yang lama. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi percetakan pada BUANA PHOTO yang mencakup proses transaksi dan penyusunan laporan. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain adalah data flow diagram (DFD). Sedangkan, bahasa pemrograman yang digunakan untuk merancang sistem adalah Microsoft Visual Basic.NET dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007 sebagai database engine dan aplikasi Crystal Report 10 sebagai desain laporannya. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi percetakan yang terkomputerisasi yang dapat digunakan untuk menghasilkan berbagai informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen BUANA PHOTO. Kata kunci: jasa percetakan, sistem informasi Abstract BUANA PHOTO is a company that works in printing and camera distribution. The problem faced by company are lack of information of service income per customer, so that we couldn’t know which customer has a big order and generating report are slow. The goal of this research is to develop a printing information system. Tools used in system analysis is data flow diagram, and designing interface by using Microsoft Visual Basic.NET, database is designed by using Microsoft Access 2007, and report design are generated by using Crystal Report 10. The result of this research is a computerized system that could be used to facilitate company management in decision making, which is needed by management in BUANA PHOTO. Keywords: printing service, information system
1.
Pendahuluan
2.
Metode Perancangan
Jasa merupakan suatu kinerja penampilan, tidak berwujud dan cepat hilang, lebih dapat dirasakan daripada dimiliki serta pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi pelayanan tersebut. Dalam strategi pemasaran, definisi pelayanan harus diamati dengan baik, karena pengertiannya sangat berbeda dengan produk berupa barang. Buana Photo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang usaha pencucian foto. Buana Photo masih menggunakan sistem semi-terkomputerisasi yaitu menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk mengolah data transaksi dan menghasilkan laporanlaporannya. Adapun masalah yang dihadapi oleh perusahaan adalah tidak adanya informasi total penerimaan jasa per customer, sehingga tidak dapat mengetahui customer mana saja yang memesan dalam skala besar dan juga pembuatan laporan memerlukan waktu yang lama.. Penjelasan detail mengenai prosedur pembelian dari sistem yang diterapkan dapat dilihat pada gambar 1 .
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa Pencucian Foto … (Jimmy, Silvia)
234
Supplier
Bagian Pembelian
Manajer
1
Mulai Laporan Pembelian Membuat Data Pembelian Selesai
Faktur Pembelian
1
1
Data Pembelian
2
Data Pembelian N
Faktur Pembelian N
Mencatat transaksi pembelian Membuat Laporan Pembelian
1
2
Laporan Pembelian
Gambar 1. Flow of Document dari Prosedur Pembelian pada Sistem Berjalan Penjelasan detail mengenai prosedur penjualan dari sistem yang diterapkan dapat dilihat pada gambar 2 berikut. Staf Gudang
Mulai
Jumlah bahan baku mencukupi
Staf Percetakan
Staf Pembelian Proses Pembelian Bahan Baku
No
Proses Percetakan
Yes
Catat bahan baku yang digunakan Update jumlah bahan baku
Catat biaya percetakan
Selesai
Gambar 2. Flow of Document dari Prosedur Penjualan pada Sistem Berjalan Adapun diagram konteks atau DFD dari sistem informasi penerimaan jasa pencucian foto pada Buana Photo Medan ini dapat dilihat pada gambar 3 dan 4. Bagian Stock
Data Persediaan
Bukti Retur Pembelian Informasi Permohonan Retur
Data Pembelian
Supplier
0
Data Pemesanan Barang Mentah
Data Customer
Data Supplier
Data Percetakan
Laporan Persediaan
SISTEM INFORMASI PENCUCIAN FOTO
Data Pemesanan Barang
Customer
Data Penjualan
Bagian Produksi Laporan Pembelian
Laporan Penjualan/ Percetakan
Gambar 3. Diagram Konteks Sistem
Manajer
235
Retur Pembelian & ReturPembelianDetail Record Retur Pembelian
Pembelian & PembelianDetail
Supplier Record Supplier
Supplier
Record Penjualan
Record Pembelian
2.0 Data Pemesanan Barang
1.0
Data Pembelian
OrderPercetakan & OrderPercetakanDetail
Data Customer
Customer
Record Customer
Proses Penjualan
Data Pemesanan Barang Mentah
Customer
Data Penjualan
Proses Pembelian
D ata Supplier Informasi Permohonan Retur
Record Bahan Baku
Bukti Retur Pembelian
Bahan Baku
Jumlah Pembelian
Jumlah Penjualan
Percetakan, BahanBakuPercetakan & BiayaPercetakan
Record Pembelian
Record Percetakan
3.0
Data Percetakan
4.0 Record Persediaan
Data Persediaan
Proses Perhitungan Jumlah Persediaan
Proses Percetakan Record Percetakan
Bagian Stock
Record Percetakan Bagian Produksi
5.0 Record Persediaan
Proses Pembuatan Laporan
Laporan Persediaan
Manajer Laporan Pembelian Laporan Penjualan / Percetakan
Gambar 4. DFD Level 0 dari Sistem DFD Level 1 dari proses yang terdapat pada DFD Level 0 diatas dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Proses Pembelian Faktur Pembelian
Record Barang
1.1
Data Supplier Informasi Reorder Barang
Record Supplier
Proses Pembelian
Barang
Record Pembelian Supplier Pembelian
Record Supplier
Record Pembelian 1.2
Record Barang
Bukti Retur Proses Retur Pembelian
Surat Permohonan Retur
Record Retur Pembelian Retur Pembelian
Gambar 5. DFD Level 1 dari Proses Pembelian 2.
Proses Penjualan Data Customer
Record Barang
Barang
2.1 Data Pemesanan
Penjualan
Record Customer
Record Penjualan
Customer
Penjualan Record Penjualan
Record Customer Faktur Penjualan
2.2
Cetak Faktur Penjualan
Record Barang
Gambar 6. DFD Level 1 dari Proses Penjualan Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa Pencucian Foto … (Jimmy, Silvia)
236
3.
Proses Percetakan Barang Record Persediaan 3.1 Menghitung Jumlah Bahan Baku yang Diperlukan
3.2 Mencatat Data Percetakan Barang
Data Pemakaian
Record Persediaan Record Percetakan
Percetakan
Data Percetakan
Gambar 7. DFD Level 1 dari Proses Percetakan Database dirancang dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007. Berikut adalah perincian tabel pada database: Tabel 1. Struktur Tabel Bahan Baku Field Name Data Type Field Size MaterialCode Text 8 MaterialName Text 30 MaterialUnit Text 10 PurchasePrice Number Double Qty Number Integer Remarks Text 100 Tabel 2. Struktur Tabel Supplier Field Name Data Type SupplierCode Text SupplierName Text ContactPerson Text Address Text City Text Country Text PhoneNumber Text Fax Text Discount Number Remarks Text
Field Size 8 30 30 50 30 30 20 20 Double 100
Tabel 3. Struktur Tabel Customer Field Name Data Type CustomerCode Text CustomerName Text ContactPerson Text Address Text City Text Country Text PhoneNumber Text Fax Text Discount Number Remarks Text Tabel 4. Struktur Tabel User Field Name Data Type UserName Text UserPwd Text UserType Number
Field Size 8 30 30 50 30 30 20 20 Double 100
Field Size 30 30 Byte
237
Tabel 5. Struktur Tabel Pembelian Field Name Data Type Field Size InvoiceNo Text 10 InvoiceDate Date/Time Short Date SupplierCode Text 8 Remarks Text 100 Bruto Number Double Disc Number Double Netto Number Double Tabel 6. Struktur Tabel Pembelian Detail Field Name Data Type Field Size InvoiceNo Text 10 MaterialCode Text 8 Qty Number Integer UnitPrice Number Double TotalPrice Number Double QtyR Number Integer Tabel 7. Struktur Tabel Retur Pembelian Field Name Data Type Field Size NoteNo Text 10 NoteDate Date/Time Short Date InvoiceNo Text 10 SupplierCode Text 8 Remarks Text 100 Bruto Number Double Disc Number Double Netto Number Double Tabel 8. Struktur Tabel Retur Pembelian Detail Field Name Data Type Field Size NoteNo Text 10 MaterialCode Text 8 Qty Number Integer UnitPrice Number Double TotalPrice Number Double Tabel 9. Struktur Tabel Order Pencucian foto Field Name Data Type Field Size OrderNo Text 10 OrderDate Date/Time Short Date FinishIn Number Integer CustomerCode Text 8 Remarks Text 100 Bruto Number Double Disc Number Double Netto Number Double Tabel 10. Struktur Tabel Order Pencucian foto Detail Field Name Data Type Field Size OrderNo Text 10 JobDesc Text 50 Qty Number Integer UnitPrice Number Double TotalPrice Number Double
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa Pencucian Foto … (Jimmy, Silvia)
238
Tabel 11. Struktur Tabel Pencucian foto Field Name Data Type Field Size NoteNo Text 10 OrderNo Text 10 NoteDate Date/Time Short Date Remarks Text 100 TotalPriceMaterial Number Double TotalCost Number Double TotalPrintingFee Number Double Tabel 12. Struktur Tabel Bahan Baku Pencucian foto Field Name Data Type Field Size NoteNo Text 10 MaterialCode Text 8 Qty Number Integer UnitPrice Number Double TotalPrice Number Double Tabel 13. Struktur Tabel Biaya Pencucian foto Field Name Data Type Field Size NoteNo Text 10 CostDesc Text 50 CostAmount Number Double Relasi antara tabel pada database dapat dilihat pada gambar 8:
Gambar 8. Rancangan Relasi Antar Tabel
3.
Hasil dan Analisis
Pada saat menjalankan sistem, maka form pertama yang akan muncul adalah form Login yang berfungsi sebagai tempat pengisian data user yang akan menggunakan sistem. Tampilan form Login dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 9. Tampilan Form Login
239
Apabila data user yang dimasukkan terdaftar dalam database, maka sistem akan menampilkan form Main seperti terlihat pada gambar berikut:
Gambar 10. Tampilan Form Main Setelah itu, maka dapat dilakukan pengisian data Data Utama yang akan digunakan pada saat terjadinya proses transaksi, yaitu dengan cara mengakses menu Data Utama. Tampilan input Data Utama dari perangkat lunak dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Form Bahan Baku
Gambar 11. Tampilan Form Bahan Baku Form ini berfungsi sebagai tempat pengisian, pengubahan dan penghapusan data bahan baku yang digunakan dalam proses percetakan. Data pada form ini tidak dapat diubah dan dihapus lagi apabila data tersebut telah digunakan dalam transaksi pembelian dan percetakan. Data harga beli yang dimasukkan pada form ini hanya akan dijadikan sebagai harga default yang muncul pada saat pengisian data transaksi pembelian dan dapat dilakukan pengubahan apabila diperlukan. 2.
Form Customer Data
Gambar 12. Tampilan Form Customer Data Form ini berfungsi sebagai tempat pengisian, pengubahan dan penghapusan data customer yang digunakan dalam proses percetakan. Data pada form ini tidak dapat diubah dan dihapus lagi apabila data tersebut telah digunakan dalam transaksi order percetakan dan percetakan.
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa Pencucian Foto … (Jimmy, Silvia)
240
3.
Form Supplier Data
Gambar 13. Tampilan Form Supplier Data Form ini berfungsi sebagai tempat pengisian, pengubahan dan penghapusan data supplier yang digunakan dalam proses pembelian. Data pada form ini tidak dapat diubah dan dihapus lagi apabila data tersebut telah digunakan dalam transaksi pembelian. 4.
Form User Data
Gambar 14. Tampilan Form User Data 1.
Rincian tampilan form transaksi dapat dilihat pada tampilan berikut: Form Transaksi Pembelian
Gambar 15. Tampilan Form Transaksi Pembelian Form ini berfungsi sebagai tempat pengisian, pengubahan dan penghapusan data transaksi pembelian. 2.
Form Transaksi Retur Pembelian
241
Gambar 16. Tampilan Form Transaksi Retur Pembelian Form ini berfungsi sebagai tempat pengisian, pengubahan dan penghapusan data retur pembelian kepada supplier. 3.
Form Transaksi Order Printing
Gambar 17. Tampilan Form Transaksi Order Printing Form ini berfungsi sebagai tempat pengisian, pengubahan dan penghapusan data pemesanan percetakan barang dari customer. Data pada form ini tidak dapat diubah dan dihapus lagi apabila data tersebut telah digunakan dalam transaksi percetakan. 4.
Form Transaksi Printing
Gambar 18. Tampilan Form Transaksi Printing Form ini berfungsi sebagai tempat pengisian, pengubahan dan penghapusan data percetakan barang. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Jasa Pencucian Foto … (Jimmy, Silvia)
242
4.
Kesimpulan
Setelah menyelesaikan skripsi ini, penulis menarik beberapa kesimpulan adalah sistem mampu memberi informasi mengenai informasi mengenai total penerimaan uang dari perusahaan pada periode tertentu. Sistem mampu melakukan pencatatan data penerimaan pencucian foto dan proses pencatatan data biaya pencucian foto, sehingga dapat menyimpan dan mengolah data penerimaan pencucian foto. Sistem juga mampu menampilkan informasi mengenai proses percetakan barang.
Daftar Pustaka [1]
Kendall, K.E. and J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 1, Alih Bahasa Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Prenhallindo, Jakarta. [2] Kotler, P., 2001, “Manajemen Pemasaran Jasa”, Cetakan Pertama, Edisi Kedua, Penerbit Salembat Empat, Jakarta. [3] Sutabri, T., 2004, Analisa Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta
