ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN OBAT PADA PUSKESMAS DTP SERANG KOTA Dani Anggoro Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur, Jakarta, 12260 Telp : (021) 5853753 ext 253, Fax : (021) 5853489 E-mail :
[email protected] tetapi harus juga didukung oleh sistem yang diterapkan mulai dari pengadaan sampai ke pendistribusian. Salah satu bagian dalam puskesmas yang dinilai paling penting adalah bagian gudang farmasi puskesmas. Dimana pada bagian ini berhubungan langsung dengan pengadaan obat yang ada di puskesmas maupun di unit-unit kesehatan Pemerintah Kota Serang. 1.2 Permasalahan Berdasarkan hasil pengamatan dari riset yang dilakukan di bagian gudang farmasi Puskesmas DTP Serang Kota, penulis mendapati beberapa masalah yang sering timbut diantaranya sebagai berikut: a. Sering terjadi kesalahan atau tidak akuratnya dalam menyusun laporan pemakaian obat dan lembar permintaan obat (LPLPO) Puskesmas, karena harus mengumpulan dokumendokumen transaksi yang tidak beraturan di periode sebelumnya. b. Terdapat dokumen-dokumen yang ada masih kurang informatif. c. Semua arsip masih dalam bentuk kertas, sehingga tidak adanya backup data transaksi persediaan maupun transaksi pendistribusiaan.
Abstak Puskesmas DTP Serang Kota mempunyai perananan penting dalam menunjang kesehatan masyarakat kota serang dan sekitarnya. Puskesmas bertanggung jawab atas kebutuhan obat-obatan di puskesmas maupun di unit-unit puskesmas di wilayah Kota Serang. Setiap bulannya puskesmas DTP Serang Kota mengajukan laporan pemakaian dan permintaan obat ke Dinas Kesehatan Kota Serang untuk selanjutnya obat tersebut didistribusikan ke unit-unit puskesmas. Untuk menunjang ketersediaan obat dan mencegah penumpukan stok obat maka perlu dibuatkan sistem informasi yang terkomputerisasi. Rancangan sistem yang di gunakan adalah dengan menggunakan metodelogi berorientasi obyek. Analisa sistem yang sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan activity diagram dan penjelasan proses yang akan dirancang dengan menggunakan use case diagram. Perancangan sistem yang dilakukan menggunakan class diagram, LRS dan alat yang digunakan untuk mendukung sistem yang dirancang dengan menggunakan sequence diagram. Dari analisa dan perancangan yang dilakukan akan menghasilkan sebuah Sistem Informasi Pendistribusian Obat, yang bisa di implemantasikan pada Puskesmas DTP Serang Kota untuk membantu pengelolaan obat di puskesmas tersebut. Kata Kunci : Pendistribusian, Obat, Puskesmas, Berorientasi Objek 1.
Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Penggunaan alat bantu komputer sebagai salah satu sarana penunjang dalam sistem informasi dapat memberikan hasil yang lebih baik untuk output sebuah sistem, tentunya dengan diimbangi oleh sistem didalamnya yang telah berjalan dengan baik. Pentingnya pelayanan kesehatan bagi masyarakat, membuat Puskesmas DTP Serang Kota dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang sebaik mungkin. Hal tersebut selain untuk menjaga mutu puskesmas juga untuk menjaga kepercayaan masyarakat kepada puskesmas tersebut. Pengadaan obat yang baik pada puskesmas tidak hanya dinilai dari banyaknya stok obat yang tersedia
2.
Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi diperoleh dari sistem informasi (information system) atau processing system. Sistem informasi menurut Robert A Letch dan K. Roscoe Davis, disadur oleh Jogiyanto (2005 : 11) : “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Dari pengertian tersebut, sistem informasi dapat didefinisikan pula sebagai suatu kesatuan dari berbagai bagian atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem yang saling berkaitan
dan berinteraksi satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Analisa Sistem Analisa sistem adalah suatu teknik pemecahan masalah yang menguraikan atau memisahkan suatu sistem ke dalam potongan komponen-komponen dengan tujuan untuk mempelajari seberapa baik komponen-komponen itu bekerja dan saling berinteraksi dalam memenuhi tujuan. Menurut Ariesto Hadi Sutopo (2002 : 242) “Analisa sistem adalah proses menentukan kebutuhan sistem - apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem itu diimplementasikan”. 2.3 Perancangan Sistem Setelah tahap analisa sistem adalah tahap perancangan sistem (system design). Pengertian perancangan sistem menurut Jogiyanto H.M (2001:196), yaitu : “Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisa sistem”. 2.4 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek Metode berorientasi obyek (object oriented method) merupakan suatu cara pengembangan perangkat lunak dan sistem informasi berdasaran abstraksi obyekobyek yang ada di dunia nyata. Brooks (1987) – dalam Nugroho (2002) -menyatakan bahwa bagian tersulit dari pengembangan perangkat lunak dan/atau sistem informasi adalah tahap analisis, yang di dalamnya abstraksi dilakukan. Dalam metode berorientasi obyek kejadian atau hubungan antar entitas dalam dunia nyata direpresentasikan dalam obyekobyek. 3.
Metodelogi Penelitian 3.1 Metode Pengumpulan Data 1) Data Primer a. Wawancara Wawancara yang dilakukan dengan beberapa key person dengan tujuan mendapatkan gambaran kondisi yang ada, kebutuhan sistem, serta harapan dari pihak pengguna.
2)
Data Sekunder a. Dokumen Dokumen diambil dari Gudang Farmasi Puskesmas DTP Kota Serang, dokumen, pengumpulan data dilakukan untuk data primer. b. Studi literatur Untuk menunjang penelitian, studi literature dilakukan dengan mempelajari berbagai referensi yang terkait dengan analisa dan perancangan sistem
3.2 Metode Analisa dan Perancangan Sistem Analisa dan perancangan sistem menggunakan metodologi berorientasi obyek.Adapun hal-hal yang dilakukan pada analisa dan perancangan sistem adalah : 1) Pemodelan aktifitas kerja sistem berjalan Aktifitas dalam sebuah proses bisnis dengan menggunakan activity diagram yang menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam sistem yang berjalan. Untuk proses pada sistem usulan dirancang dengan menggunakan use case diagram. 2) Indentifikasi kebutuhan Digunakan untuk mendapatkan kebutuhan pengguna untuk diterapkan pada sistem yang akan dirancang, dilakukan dengan menentukan kebutuhan dokumen masukan, dokumen keluaran dan fasilitas yang dibutuhkan pengguna. 3) Perancangan sistem Dalam perancangan sistem dan perancangan basis data menggunakan diagram Class Diagram dan dilakukan normalisasi untuk menghilangkan kerangkapan data, lalu dirancang spesifikasi basis data sebagai dasar dalam pembuatan database. Sebagai pedoman prilaku sistem pada aplikasi yang dirancang dibuat sequence diagram sebagai pedoman dalam pembuatan program. 4.
Pembahasan 4.1 Proses Bisnis 1) Permintaan Obat Permintaan obat dari gudang farmasi Puskesmas DTP Serang Kota ke gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Serang dilakukan setiap akhir bulan dengan membuatkan Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat Puskesmas (LPLPO Puskesmas) yang terdiri dari 2 rangkap. Staf gudang farmasi mencatat stok awal dan penerimaan obat yang dilihat dari LPLPO Puskesmas bulan lalu. Setelah data permintaan diisi, selanjunya staf gudang farmasi meminta data kunjungan resep dari staf administrasi, kemudian mencatatnya kedalam LPLPO. 2) Perimaan Obat Staf gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Serang menyerahkan kembali LPLPO dan memberikan obat beserta Surat Bukti Barang Keluar Puskesmas (SBBK Puskesmas). Selanjutnya staf gudang farmasi memeriksa obat yang diterima sesuai, apakah sudah sesuai dengan SBBK Puskesmas yang diterima. Apabila ada data yang tidak sesuai, staf gudang farmasi Dinas Kesehatan akan melakukan pengecekan kembali. Tetapi jika data obat sudah sesuai dengan SBBK Puskesmas staf gudang farmasi puskesmas akan menceklist SBBK kemudian menandatangani LPLPO Puskesmas dan SBBK. LPLPO dan SBBK rangkap kedua kemudian diberikan kepada staf gudang farmasi Dinas Kesehatan. 3) Pengembalian Obat Rusak atau Kadarluarsa Staf gudang farmasi Puskesmas DTP Serang Kota memeriksa kondisi persediaan obat yang ada di gudang, apabila ada obat yang rusak atau sudah mendekati masa kadarluarsa, maka staf gudang farmasi akan mengumpulkan obat-obatan tersebut kemudian membuatkan Laporan Obat Rusak atau Kadarluarsa. Laporan tersebut ditandatanggani oleh Kepala Puskesmas DTP Serang Kota, kemudian diserahkan ke staf gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Serang. 4) Penerimaan Permintaan Obat Sub Bagian Permintaan obat oleh staf sub bagian puskesmas dilakukan setiap seminggu sekali tetapi jika persediaan di sub bagian habis sebelum jadwal pengambilan dapat mengajukan permintaan di luar jadwal. Staf sub bagian meminta Lembar Permintaan Obat (LPO) ke bagian gudang farmasi. Staf sub bagian mengisi LPO sesuai dengan nama obat dan jumlah
yang diperlukan. LPO yang sudah terisi selanjutnya ditandatangai oleh staf sub bagian kemudian diserahkan kembali ke staf gudang farmasi. Berdasarkan LPO yang diterima, staf gudang farmasi akan memeriksa persedian obat yang ada di gudang jika obat tersedia maka staf gudang akan mencatat pemberian obat di lembar permintaan obat. Obat yang sudah disiapkan selanjutnya diberikan kepada staf sub yang meminta. 5) Penerimaan Permintaan Obat Sub Unit Staf unit pelayanan seperti Pustu, Polindes, Pusling dan sub unit pelayanan lain mengajukan permintaan obat setiap bulannya dengan menyerahkan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat Sub Unit (LPLPO Sub Unit) sebanyak dua rangkap. Staf gudang farmasi memeriksa persedian obat di gudang, jika obat yang diminta tersedia staf gudang farmasi akan mencatat pemberian di LPLPO Sub Unit Selanjutnya menyerahkan LPLPO Sub Unit rangkap kedua beserta obat yang diminta 6) Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan staf Gudang Farmasi Puskesmas DTP Serang Kota akan membuatka laporan permintaan obat dari unit kepada Kepala Puskesmas DTP Kota Serang 4.2 Aktivity Diagram 1) Activity Diagram Permintaan Obat Staf Gudang Farmasi Puskesmas
Staf Administrasi
Staf Gudang Farmasi Dinas Kesehatan
Start
Periksa persediaan obat di gudang
Catat stok awal bulan lalu (LPLPO Puskesmas)
Catat penerimaan bulan lalu (LPLPO Puskesmas)
Hitung dan catat persediaan (LPLPO Puskesmas)
Hitung dan catat stok akhir (LPLPO Puskesmas)
Catat permintaan untuk bulan depan (LPLPO Puskesmas)
Minta Laporan kunjungan resep
Siapkan laporan kunjungan resep
Catat kunjungan resep kedalam LPLPO
Serahkan laporan kunjungan resep
Serahkan LPLPO Puskesmas
Terima LPLPO Puskesmas
End
Gambar IV.1 Activity Diagram Permintaan Obat
2) Activity Diagram Penerimaan Obat Staf Gudang Farmasi Dinas Kesehatan
Staf Gudang Farmasi Puskesmas
7) Activity Diagram Penerimaan Permintaan Obat Sub Unit Staf Sub Unit Puskesmas
Start
Staf Gudang Farmasi Puskesmas
Start
Kembalikan LPLPO Puskesmas, dan serahkan SBBK beserta obat
Terima LPLPO Puskesmas, SBBK dan obat Serahkan LPLPO Sub Unit
Terima LPLPO Sub Unit
Lakukan Pemeriksaan, SBBK dengan obat yang diterima Catat pemberian di LPLPO sub unit
Cek kembali SBBK
Tidak sesuai Sesuai
Terima LPLPO sub unit rangkap kedua dan obat
Berikan LPLPO sub unit rangkap kedua dan obat
Cheklist pada SBBK End
Tandatangani LPLPO Dan SBBK
Terima LPLPO Puskesmas dan SBBK rangkap kedua
Serahkan LPLPO Puskesmas dan SBBK rangkap kedua
Gambar IV.5 Activity Diagram Penerimaan Permintaan Sub Unit
End
Gambar IV.2 Activity Diagram Penerimaan Obat 3) Activity Diagram Pengembalian Obat Rusak atau Kadarluarsa Staf Gudang Farmasi Puskesmas
8) Activity Diagram Pembuatan Laporan Permintaan Obat Staf Gudang Farmasi Puskemas
Kepala Puskesmas DTP Serang Kota
Start
Staf Gudang Farmasi Dinas Kesehatan
Buat Laporan permintaan obat
Start
Periksa kondisi persediaan obat
Serahkan Laporan Permintaan obat
Kumpulkan obat yang rusak atau kadarluarsa
Terima Laporan Permintaan obat
Buat Surat Keterangan(SK) Obat Rusak atau Kadarluarsa
End
Tandatangani SK Obat Rusak atau Kadarluarsa
Serahkan obat dan SK Obat Rusak atau kadarluarsa
Terima Obat dan SK Obat Rusak atau Kadarluarsa
End
Gambar IV.3 Activity Diagram Pengembalian Obat
Gambar IV.6 Activity Diagram Pembuatan Laporan distribusi Obat 4.3 Use Case Diagram 1) Use case File Master
4) Activity Diagram Penerimaan Permintaan Obat Sub Bagian Staf Gudang Farmasi Puskemas
Staf Sub Bagian Puskesmas
Start
Serahkan Lembar Permintaan Obat (LPO)
Terima dan isi LPO
Gambar IV.7 Use Case Diagram File Master
Tandatangani LPO
2) Use Case Pendistribusian Terima LPO
Serahkan LPO
Catat permintaan dan jumlah pemberian di LPO
Serahkan obat
Cetak LPLPO Terima obat yang diminta
End
Gambar IV.4 Activity Diagram Penerimaan Permintaan Sub Bagian
Staf Gudang Farmasi Puskesmas
Entri SBBK
Cetak Surat Keterangan
Entri LPO
Staf Gudang Farmasi Puskesmas Cetak BPO
Gambar IV.9 Use Case Diagram File Pendistribusian
3) Rancangan Layar Entri Obat
3) Use Case Laporan Cetak Laporan Permintaan Obat
Cetak Laporan Penerimaan Obat
Staf Gudang Farmasi Puskesmas Cetak Laporan Pemakaian Obat
Cetak Laporan Pengembaliaan Obat
Gambar IV.10 Use Case Diagram File Laporan
Gambar IV.14 Rancangan Layar Entri Obat 4) Rancangan Layar Entri Unit
4.4 Class Diagram
Gambar IV.15 Rancangan Layar Entri Unit 5) Rancangan Layar Cetak LPLPO
Gambar IV.11 Use Case Diagram File Laporan 4.5 Implementasi 1) Form Menu Utama Gambar IV.16 Rancangan Layar Cetak LPLPO 6) Rancangan Layar Entri SKKB
Gambar IV.12 Tampilan Layar Menu Utama 2) Rancangan Layar Entri Kategori Obat
Gambar IV.17 Rancangan Layar Entri SKKB Gambar IV.13 Rancangan Layar Entri Kategori Obat
7) Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan
11) Rancangan Keluaran LPLPO
Gambar IV.25 Rancangan Keluaran LPLPO 12) Rancangan Keluaran SK
Gambar IV.18 Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan 8) Rancangan Layar Entri LPO
Gambar IV.26 Rancangan Keluaran SK 13) Rancangan Keluaran BPO Gambar IV.19 Rancangan Layar Entri LPO 9) Rancangan Layar Cetak BPO
Gambar IV.20 Rancangan Layar Cetak BPO 10) Rancangan Layar Cetak Laporan Pemakaian Obat
Gambar IV.27 Rancangan KeluaranBPO 14) Rancangan Keluaran Pemakaian Obat
Gambar IV.22 Rancangan Laporan Pemakaian Obat
Laporan
d.
6.
Gambar IV.28 Rancangan Keluaran Laporan Pemakaian Obat 5.
Kesimpulan dan Saran Setelah melakukan analisa dan pembuatan rancangan sistem, bisa diambil beberapa kesimpulan dan saran yang diberikan sebagai bagian akhir dari penulisan ini. Berikut adalah kesimpulan dan saran yang penulis ajukan. 1) Kesimpulan a. Penerapan sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan proses pengarsipan atau human error dan mempermudah pekerjaan. b. Penyimpanan data pada database yang terkomputerisasi akan memudahkan akses kepada arsip. Ini berarti penyajian data atau informasi akan lebih cepat dan aman. c. Metodelogi berorientasi objek dapat menjadi solusi dalam pembangunan dan pengembangan sistem, karena dalam prosesnya kita dapat memodelkan sistem dengan pendekatan paradigma obyek. d. Dalam metodologi berorientasi obyek data dan proses dipisah sehingga kita menyelsaikan permasalahan ataupun dalam implementasi koding tidak begitu rumit. 2) Saran Berdasarkan permasalahan yang dihapai dan pengamatan selama menjalankan riset pada Puskesmas DTP Serang Kota terutama di bagian gudang farmasi, maka agar Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Obat dapat berjalan dengan baik, disarankan: a. Agar dipersiapkan dukungan hardware dan software yang dapat mendukung jalannya sistem yang akan diterapkan. b. Memberikan pelatihan kepada staf yang terkait dalam pengoprasian sistem, agar dapat berjalan dengan baik. c. Pengecekan terhadap kebenaran data yang akan di entri agar informasi yang
dihasilan sesuai dengan keinginan pengguna. Disarankan melakukan Backup terhadap data secara periodik untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA 1) Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Cetakan 1. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005. 2) O’brien, James A. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manejerial. Jakarta : Salemba Empat 2006. 3) Jugianto, HM, MBA, Akt, Ph,D. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Yogyakarta, 2003 4) Suhendar, A, S.Si., dan Gunadi, Hariman, S.Si, Mi. Visual Modelling menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung : Penerbit Informatika bandung, 2002. 5) Sutopo, Ariesto Hadi. Analisis dan Desain Berorientasi Obyek. Yogyakarta : Penerbit J & J Learning, 2002
