ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI NILAI SISWA PADA SDN 1 SIMPANG TERITIP Isna Dewi Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email:
[email protected] ABSTRACT SD N 1 Simpangteritip West Bangka. In operational administrative data value turns out there some things that are still managed data manually, so that potential delays in the data collection process or administrative reporting process value. The research method used in this research is data collection by observation,interviews,literature study, analiysis system includes analyzing existing systems and specifies the system,system design,coding and testing. The end result of this research is a system of logging information incoming and outgoing mail can be used to handle the data entry proccess, data changes, deletions and can also provide reports, particularly related to data collection correspondence. Given this value system administration information, all the administrative values and preparing reports students scores can be integrated and computerized, so that the error rate in data processing is very small. Kata Kunci : Sistem, Administrasi, Nilai, Informasi 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Dalam dunia pendidikan, sebuah unit yang sangat menunjang kelancaran proses belajar mengajar adalah bagian administrasi. Keluar masuknya nilai tampaknya menjadi hal penting yang harus dilakukan dengan baik. Untuk memudahkan pengaturan ini langkah terbaik yang diambil adalah dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi. Didalam kebudayaan yang semangkin maju diperlukan sesuatu alat yang mempunyai kemampuan untuk pekerjaan rutin, menghitungmenyimpan informasi dalam jumlah besar, mengambil data dengan cepat secara acak (random) maupun urut (sequential) dan menyelesaikan persoalan rumit serta banyak perhitungan dalam waktu yang cepat. Dalam hal ini computer merupakan alat yang memainkan peranan yang sangat besar. Kehadiran komputer didalam suatu sekolah atau organisasi akan sangat menunjang efisiensi kinerja sehingga akan mendapatkan dampak yang positif digunakan sekolah danorganisasi Karena dengan pengolahan data yang terkomputerisasi dapat mempercepat pengadministrasian oleh pihak sekolah sehingga pihak sekolah atau organisasi tersebut dapat meningkatkan kinerjanya. sistem komputerisasi ini diharapkan akan terciptanya efesiensi dan efektifitas yang baik, terutama dalam hal pelayanan pada administrasi sekolah tersebut. 1.2 Rumusan Masalah Beberapa masalah yang akan dibahas oleh penulis adalah sebagai
berikut : a. Bagaimana cara merancang suatu sistem informasi aplikasi administrasi nilai siswa yang sesuai dengan prosedur pengolahan nilai siswa. b. Bagaimana membuat hasil laporan nilai siswa yang efisien dan akurat dari sistem informasi pengolahan nilai siswa agar lebih mudah. c. Bagaimana menerapkan sistem terkomputerisasi untuk mempermudah administrasi nilai siswa pada SDN 1 Simpangteritip. 1.3 Batasan Masalah Agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan yang ada, maka penulis hanya membatasi permasalahan pada sistem informasi administrasi kesiswaan saja. Adapun ruang lingkup masalah yang dibahas adalah kegiatan yang ada pada administrasi kesiswaan yaitu Proses Pendaftaran Siswa, Pindah Keluar, Proses Pindah Masuk dan Pelanggaran 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Semua organisasi mempunyai sistem informasi, sistem informasi ini merupakan kesatuan formal yang terdiri dari sumber fisik dan sumber daya logis dari suatu organisasi ke organisasi lainnya. Sumber daya ini diatur atau distrukturkan dengan cara berlainan. Hal ini disebabkan karena organisasi dan sistem informasi yang dinamis. Struktur yang dibuat saat ini, mungkin saja mengambarkan struktur yang dibutuhkan keesekan harinya. Dengan demikian kita membutuhkan logis yang menggambarkan struktur sistem informasi, yang menggambarkan sumber daya fisik, sesuai
dengan ukuran dan kompleksitas organisasi, dan relatif mapan. 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UML Analisa sistem dapat dinyatakan sebagai pemisahan suatu hal dalam bagian-bagian tertentu. Bagian-bagian tersebut kemudian dipelajari dan dievakuasi untuk mengetahui apakah terdapat caracara yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan manajemen. Menurut Ariesto Hadi Sutopo (2002:242) : “Analisa sistem adalah proses menentukan sistem apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem tersebut diimplementasikan”. Konsep Dasar Berorientasi Obyek mencapai kematangannya pada saat masalah analisis dan desain menjadi lebih diperhatikan daripada masalah coding. Secara spesifik, pengertian “berorientasi obyek” (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:3) bearti bahwa “kita mengorganisasi perangkat lunak sebagai kumpulan dari objek tertentu yang memiliki struktur data dan prilakunya”. 2.3 Pengertian Analisa Berorientasi Objek Pendekatan pemodelan objek selama analisis dan desain sistem disebut object – oriented analysis / OOA / analisis berorientasi objek, dimana pendekatannya yang digunakan untuk : a. Mempelajari objek yang sudah ada untuk mengetahui apakah mereka dapat digunakan kembali atau diadaptasi untuk pemakaian baru, atau b. Menentukan satu objek baru atau yang dimodifikasi yang akan digabung dengan objek yang sudah ada ke dalam suatu aplikasi komputasi bisnis yang sangat berharga. ( Whiten et all, 2004:408 ) Dalam analisa dan perancangan berorientasi obyek biasanya menggunakan model yang dikenal dengan Unified Modeling Language (UML) yang merupakan sebuah bahasa pemodelan objek standar sebagai ganti dari pendekatan atau metode berorientasi objek standar. Unified Modeling Language (UML) adalah satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek. ( Whiten et all, 2004:408 ) 2.4 Perancangan Berorientasi Objek Alat-alat yang digunakan dalam tahap perancangan sistem adalah sebagai berikut: a. Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram ( ERD ) adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut. ( Whitten et all, 2004:281 ) 1) Entity / entitas
Kelompok orang, tempat, objek, kejadian atau konsep tentang apa yang kita perlukan untuk men-capture dan menyimpan data. ( Whitten et all, 2004:281 ) 2) Weak Entity Weak Entity yaitu entity set yang tidak dimiliki atribut yang dapat dijadikan kunci, sehingga membutuhkan atribut dari entitas lain. Dengan kata lain entitas yang bergantung pada entitas lain ( strong entity ). 3) Attribute / atribut Sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas. Sinonimnya antara lain elemen, sifat, dan bidang. (Whitten et all, 2004:281) Setiap entitas harus memiliki atribut yang unik untuk pengidentifikasian, atribut yang dimaksud disebut dengan key. Jenis – jenis key adalah: a. Primary Key, yaitu key yang paling umum digunakan untuk mengidentifikasi secara unik setiap instansi dari entitas. b. Secondary Key, yaitu suatu key yang tidak terpilih untuk dijadikan primary key juga disebut sebagai alternate key. c. Composite Key, suatu kelompok atribut yang dapat dengan unik mengidentifikasi suatu instansi dari suatu entitas. d. Foreign Key, suatu primary key dari suatu entitas yang digunakan di entitas yang lain untuk mengidentifikasi instansi dari suatu hubungan ( relationship ). 4) Relationship / hubungan Asosiasi bisnis alami antara satu entitas atau lebih. (Whitten et all, 2004:281) 5) Cardinality / kardinalitas Jumlah minimum dan maksimum kemunculan satu entitas yang mungkin dihubungkan dengan kemunculan tunggal dan entitas lain. ( Whitten et all, 2004:285 ) Ada 3 ( tiga ) kemungkinan hubungan yang ada yaitu: a. One to one ( 1:1 ), jumlah kejadian adalah satu ke satu antara entitas yang saling berhubungan. b. One to many ( 1:M ), jumlah kejadian adalah satu ke banyak dari entitas ke entitas lain yang berhubungan. c. Many to many ( M:M ), jumlah kejadian adalah banyak ke banyak daari satu entitas ke entitas lain yang berhubungan. b. Transformasi ERD ke LRS ( Logical Record Structure ) Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti pola / aturan pemodelan tertentu. Dalam kaitannya dengan konversi ke LRS, maka perubahan yang terjasi adalah mengikuti aturan – aturan berikut ini.
1) Setiap entitas akan diubah kebentuk kotak. 2) Sebuah atribut relasi disatukan dalam bentuk kotak bersama entitas jika hubungan yang terjadi pada Diagram-ER 1:M ( relasi bersatu dengan cardinality M ) atau tingkat hubungan 1:1 ( relasi bersatu dengan cardinality yang paling membutuhkan referensi ), sebuah relasi dipisah dalam sebuah kotak tersendiri ( menjadi entitas baru ) jika tingkat hubungannya M:M ( manny to many ) dan memiliki foreign key sebagai primary key yang diambil dari kedua entitas yang sebelumnya saling berhubungan. c. Logical Record Structure ( LRS ) Logical Record Structure ( LRS ) adalah suatu terstruktur yang terdiri dari sejumlah record type, dimana setiap recard type dinyatakan dalam bentuk persegi panjang dan memiliki sebuah nama yang unik ditulis diluar kotak dan nama field yang ditulis didalam kotak yang berisi link diantara record type, dimana setiap link diberi label dengan field yang muncul pada kedua buah record yang dihubungkan oleh link tersebut. d. Spesifikasi Basis Data Basis data atau database adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2.5 Konsep Dasar Basis Data Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya yang tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Data merupakan salah satu komponen terpenting dalam suatu sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Sistem basis data merupakan sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan. Dibawah ini merupakan istilah – istilah yang digunkan dalam basis data : a. Entity, adalah suatu objek yang nyata dan dapat direkam. Contoh pada bidang kesehatan entity adalah pasien, dokter, obat, kamar dan sebagainya. b. Atribute, setiap entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili entity, misalnya atribut dari pasien adalah nama pasien. c. Data value, adalah data atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribut d. Record, merupakan kumpulan elemen yang saling menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasitentang seseorang : nomor register, nama pasien, alamat, tanggal berobat.
e. File, adalah kumpulan record – record sejenis yang mempunyai pasangan elemen yang sama, namun berbeda data valuenya. f. Data base, merupakan kumpulan file – file yang mempunyai hubungn antara satu dengan yang lainnya sehingga membentuk satu bangunan basis data. 3. Pengelolaan Proyek 3.1 PEP 3.1.1 Objectives Project Membangun Sistem Informasi Administrasi dengan menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic 2008 yang akan diimplementasikan pada Kantor Lurah Semabung Lama tersebut. Adapun proyek ini harus selesai dalam waktu tidak lebih dari 80 hari ( + 16 minggu ) dengan membutuhkan biaya tidak lebih dari Rp 108.800.000,-. 3.1.2 Identifikasi Deliverables Deliverables secara harfiah diartikan sebagai hasil kerja. Dalam hal ini dapat berarti Identifikasi / perkiraan dari hasil pekerjaan atau hasil proyek bersangkutan seperti produk / barang dan jasa yang dihasilkan dari proyek. Hasil pekerjaan proyek dapat berupa materi yang dapat dihitung ( tangible ) ataupun berupa hasil yang tidak dapat dihitung ( Intangible ) seperti Kemasyhuran, kebanggaan dan lain sebagainya. Deliverable dalam proyek pembuatan aplikasi Mobile Commerce dengan Barcode ini diberikan kepada publisher berupa hardcopy laporan dan juga softcopy aplikasi. Adapun Deliverable tersebut adalah sebagai berikut : a. Aplikasi Server M-Commerce sudah terinstalasi pada komputer di Toko Faras. b. Aplikasi Mobile dalam bentuk berkas executable c. Source code aplikasi Mobile dalam bentuk berkas Eclipse dan d. Aplikasi-aplikasi pendukung dalam bentuk berkas instaler. e. Diberikannya aplikasi Client M-commerce kepada pemilik toko agar dapat memberikan kepada para member nantinya. f. Dokumentasi Aplikasi g. Laporan pekerjaan, berupa : Laporan project charter 3.1.3 Penjadwalan Proyek Waktu pelaksanaan pengembangan proyek Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Handayani Payung di perkirakan selesai dalam waktu 72 hari (2 bulan 12 hari) terhitung sejak 6 April 2015 sampai 14 Juli 2015. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam penjadwalan proyek pembuatan Aplikasi : a. Analisa Kebutuhan, terdiri dari beberapa tahap yaitu : 1) Tahap Persiapan
b. c. d.
2) Perencanaan AplicationDesign Implementation Penutupan proyek
Entry Data Guru
3.1.5 RAB (Rencana Anggaran Biaya) Rancangan Anggaran Biaya adalah perencanaan biaya yang dianggarakan untuk pengeluaran pengerjaan proyek. Dalam hal ini adalah proyek tugas akhir / skripsi mahasiswa apabila diasumsikan skripsi ini akan dijadikan sebuah proyek. Dalam beberapa model penyusunan RAB dapat langsung disertakan cost of project team dan menghitung satuan standard minimum harga produk tertentu.
Entry Data Siswa
Bag_kurikulum Entry Data Kelas
Entry Data Mata Pelajaran
3.1.6 Struktur Tim Proyek RAM (Responsible Assignment Matrix) merupakan dokumen yang berisi daftar stakeholder yang terlibat melakukan aktivitas pada proyek.
Gambar 1 Usecase Diagram 4.2 Basis Data a. ERD Noabsen NmBln Hari_Absn Tglabsen
3.1.7 Analisa Resiko Resiko proyek adalah hal – hal yang diperkirakan akan terjadi, yang dianggap bisa menghambat penyelesaian proyek. Untuk itu, perlu dilakukan identifikasi dini resiko proyek yang mungkin akan terjadi, sehingga bisa dibuatkan rencana tindakan (action plan) untuk mengatasinya, baik yang bersifat mitigasi (pencegahan) maupun koreksi (penyelesaian). Setiap proyek pasti memiliki resiko tersendiri dalam pengerjaannya, terutama proyek pengembangan perangkat lunak, terdapat berbagai resiko permasalahan yang mungkin akan dihadapi seperti kegagalan migrasi dari sistem lama ke sistem baru, kegagalan implementasi, perubahan kebijakan, pengunduran diri anggota tim proyek, dan sebagainya.
1 Absen N 1
Noabsen Kdkelas
Kd_Raport Noabsen
Isi
Buat
1 Kdkelas Nmkelas JkLk JkPr Jml Wali_kls
1 N Kelas
Kdkelas Kd_Raport KetRaport
1
Ada
N
Nilai
M
NIP KdJadwal
M N
Jadwal
M
1
Raport
Kd_Raport Nlilai_Raport Nm_sklh Almt_sklh Catatan
Terima
Siswa
NIS Kd_Raport
Kdmapel Kd_Raport Ketuntasan Nilai_Tugas Nilai_Harian Nilai_UTS Nilai_UAS Nilai_RK Sikap Kerj Kb_kr
M Det_Mapel
Mapel
KdJadwal Kdmapel Hr Jamke Waktu
Kdmapel Nmmapel KKM
punya
1
3.2 Rencana Rapat Perencanaan pertemuan merupakan salah satu bentuk kegiatan proyek yang termasuk dalam lingkup “Project Communication Management” pada knowledge area manajemen proyek. Pertemuan (meeting) perlu direncanakan untuk dilakukan secara berkala, dalam rangka mengkomunikasikan semua informasi proyek seperti laporan kemajuan proyek, permasalahan/isu yang dihadapi, pengumpulan informasi kebutuhan proyek dan sebagainya.
4 Analisa dan Perancangan Sistem 4.1 Use Case Diagram
NIP Namaguru Tmptlhrgr Tgllhrgr Jkguru Tmtcpns Tmtpns Gol Pangkat Tmtpangkat Jab Tmtjab Eselon Pendtrkhir Jrsn Dypd Tahun Unit Tgl
Guru
Gambar 2 ERD (Entity Relationship Diagram) b.
Transformasi ERD ke LRS
Noabsen NIS Thun Semester Sakit Izin Alpa
M
M Dapat
1
Kdkelas KdJadwal
KdJadwal Tgljadwal Tapel Smstr Jam Hari
Det_Absen
NIS NamaSiswa NISN Jksw Tmptlhr Tgllhr Rombel Umur NIK Agama Nmayah Nmibu
Noabsen NmBln Hari_Absn Tglabsen 1 Absen N
Noabsen Kdkelas 1 Isi
Noabsen NIS Thun Semester Sakit Izin Alpa
Det_Absen Buat
1 Kdkelas Nmkelas JkLk JkPr Jml Wali_kls
1 N Kelas
Kdkelas Kd_Raport KetRaport
1
N
Kd_Raport Nlilai_Raport Nm_sklh Almt_sklh Catatan
Ada
Nilai
M N
Jadwal
M
1
Raport
M
NIP KdJadwal
M
M Dapat
1
Kdkelas KdJadwal
KdJadwal Tgljadwal Tapel Smstr Jam Hari
Kd_Raport Noabsen
Terima
NIS Kd_Raport
Kdmapel Kd_Raport Ketuntasan Nilai_Tugas Nilai_Harian Nilai_UTS Nilai_UAS Nilai_RK Sikap Kerj Kb_kr
Siswa
NIS NamaSiswa NISN Jksw Tmptlhr Tgllhr Rombel Umur NIK Agama Nmayah Nmibu
M Det_Mapel
Mapel
KdJadwal Kdmapel Hr Jamke Waktu
Kdmapel Nmmapel KKM
punya
1 NIP Namaguru Tmptlhrgr Tgllhrgr Jkguru Tmtcpns Tmtpns Gol Pangkat Tmtpangkat Jab Tmtjab Eselon Pendtrkhir Jrsn Dypd Tahun Unit Tgl
Guru
Untuk dapat meningkatkan keberhasilan sistem informasi dalam pendataan administrasi nilai, maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting untuk kemudahan proses administrasi nilai dimasa sekarang dan dimasa yang akan datang. Berikutnya adalah beberapa saran agar program dapat berjalan lebih efektif : a. Tersedianya perangkat komputer demi menunjang sistem yang berbasis komputer b. Tersedianya sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan sistem ini agar dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. c. Diberi pelatihan dan pendidikan mengenai sistem komputer, bagaimana cara menggunakan sistem ini serta koordinasi dan kerjasama yang baik antar pegawai maupun staff mengajar. d. Melakukan perawatan terhadap komputer baik untuk perangkat fisik maupun perangkat lunaknya, sehingga komputer dapat beroperasi dengan baik dan menghasilkan apa yang diharapkan sebelumnya. e. Perlu adanya back up data guna mencegah halhal yang tidak diinginkan. DAFTAR PUSTAKA
Gambar 3 Transformasi ERD ke LRS 5 Penutup 5.1 Kesimpulan Sistem administrasi nilai pada SD Negeri 1 Simpang Teritip masih menggunakan sistem yang manual, jadi sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan dan pengarsipan masih memerlukan banyak tempat, maka ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi maka diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dalam pendataan administrasi nilai serta pengarsipan data-data nilai bisa lebih cepat sehingga dapat menghemat waktu, meningkatkan efisien kerja serta dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan. b. Dengan sistem berbasis komputer akan mempermudah dalam menyimpan, penerimaan dan pengolahan data administrasi nilai. c. Meringankan pekerjaan dalam mengontrol data dan membuat hasil laporan administrasi nilai sehingga dapat mengoptimalkan waktu dan tenaga dengan hasil yang maksimal. d. Laporan yang dibuat lebih mudah, cepat dan akurat sehingga dapat disajikan dengan tepat waktu. 5.2 Saran
[Fatansyah 2007] [Jogiyanto 2003] [Kusrini 2007] [Kenneth 2002]
[L.J ,Whitten 2004] [Munawar 2005] [Priestly 2001]
[Sutopo 2002]
[T 2012]
Sutabri
[Wikipedia 2015]
Fathansyah. Basis Data. Bandung : Informatika, . 2007. Jogiyanto. Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI Yogyakarta,2003. Kusrini. Definisi Basis Data. Jakarta : Graha Ilmu 2007. Kenneth E Kendall, Analisis & Perancangan Sistem, Printice Hall, New Jersey,2002. L.J ,Whitten. Metode Design dan Analisis Sistem .Yogyakarta : Andi, 2004. Munwar, Pemodelan Visual dengan UML, Jakarta : Graha Ilmu, 2005. Priesly, Mark, Pratical Object Oriented Desain with UML, Tata Mc Grow-Hill, New Delhi, 2001. Sotupo, Hadi, Ariesto. Analisis dan Desain Berorientasi Objek. Jakarta : J&J Learning. Yogyakarta, 2002. Sistem Informasi STMIK Atma Luhur : Skripsi Tidak Diterbitkan T, Sutabri. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi, 2012. Wikipedia, Pengertian Proyek dan Program, 2015.
