Als u pinbetalingen wilt registreren in uw boekhouding, moet u een speciale grootboekrekening en dagboek aanmaken

Gebruik pin apparaat v2 Hoofdstuk 1 Inleiding In Intramed is het mogelijk pinbetalingen direct te registreren. Instellingen Als u pinbetalingen wilt registreren in uw boekhouding, moet u een speciale grootboekrekening en dagboek aanmaken. Als de pinmaatschappij kosten in mindering of in rekening brengt, moet u hiervoor een extra grootboekrekening aanmaken. Factureren Vervolgens kunnen de behandelingen of verkopen via een baliefactuur gefactureerd worden. Daarbij kan dan geregistreerd worden, dat de nota voldaan is door een pinbetaling. De daadwerkelijke betaling is nog niet via de bank verwerkt.

Betalingen verwerken Als het bedrag werkelijk op de rekening staat, moet dat geregistreerd worden in het dagboek "Bank". Pinkosten verwerken Als de pinmaatschappij kosten in mindering of in rekening brengt, moet u ook deze ontvangst via de bank registreren. Daarbij kan worden gekozen voor directe verrekening per pin betaling, of een periodieke verrekening.

1

Gebruik pin apparaat v2 Hoofdstuk 2 Instellingen Grootboekrekening Tussenrekening pin toevoegen Allereerst moet een grootboekrekening worden toegevoegd voor het registreren van de pinactiviteit. 1. 2.

Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Grootboeken]; het scherm "Grootboekrekeningen" wordt geopend. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Grootboekrekening" wordt geopend.

3.

Vul de velden in. Heading

Heading

Rekeningnr.:

Typ een grootboekrekeningnummer in. U heeft een grootboekrekening nodig die begint met een 2. Vaak wordt in die serie grootboekrekeningen al de grootboekrekening "2100 Kruisposten" aangemaakt. De tussenrekening voor pin-betalingen is eigenlijk ook zo'n kruispost. Dus kies voor deze grootboekrekening bijvoorbeeld het nummer "2150".

Naam:

Typ de naam van de grootboekrekening in, bijvoorbeeld "Tussenrekening pin".

Type rekening:

Laat dit veld leeg.

Balans/VW:

Klik op de pijlknop

achter het veld, en kies voor "Balans".

Geblokkeerd:

Klik op de pijlknop

achter het veld, en kies voor "Nee".

2

Gebruik pin apparaat v2

4.

Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten.

;

Vervolgens moet u een dagboek aanmaken.

Dagboek pin toevoegen Patiënten kunnen verkopen, abonnementen en behandelingen direct afrekenen. Daarvoor maakt u een baliefactuur en de patiënt betaalt cash of wil pinnen. De betaling bij cash betalen boekt u weg op het dagboek "Kas". Maar een pinbetaling gaat anders. Pinbetalingen worden beschouwd als speciale posten bij het dagboek "Kas". Eigenlijk zijn het elektronische stortingen van de kas naar de bank. Hiervoor heeft u een zogenaamde "tussenrekening" nodig: een tijdelijk boekingsplaats, die als het geld binnen is, weer wordt leeggemaakt. Tussenrekeningen worden bijvoorbeeld gebruikt bij het boeken van geld van de kas naar een bank, of van de ene bankrekening naar de andere. In dit geval moet u een grootboekrekening "Tussenrekening pin" aangemaakt hebben. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 1.

3

Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken]; het scherm "Dagboeken" wordt geopend.


2.

Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Dagboek" wordt geopend.

om een nieuw dagboek toe te voegen;

3.

Vul de velden in ; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Veld

Omschrijving

Dagboeknr:

Dit nummer wordt automatisch ingevuld als u de gegevens bewaart. U kunt hier ook zelf een nummer invullen.

Naam:

Typ hier "Pin" in.

Rekening:

Klik op de pijlknop

achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren

Grootboekrekening" op de grootboekrekening waarop de bedragen geboekt moeten worden (bijvoorbeeld "Tussenrekening pin"), en klik op de knop "OK". Laatste bewijsnummer:

Laat dit veld leeg.

Bankrekeningnummer: Laat dit veld leeg. Betalingstekst op baliefactuur:

U kunt een betalingstekst op een baliefactuur instellen. Dat doet u via het dagboek "Kas" of "Pin". Typ hier bijvoorbeeld "Voldaan per pin d.d: " in.

4.

Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon

; het scherm wordt gesloten, en u keert terug naar het scherm "Dagboeken".

5.

Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op

.

Grootboekrekening Kosten Pingebruik toevoegen Voor het registreren van de kosten van het pingebruik, moet u een grootboekrekening aanmaken. 1.

Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek]; het scherm "Grootboekrekeningen" wordt geopend.

4


2.

Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Grootboekrekening" wordt geopend.

3.

Vul de volgende velden in.

;

Veld

Omschrijving

Rekeningnr.:

Typ het grootboekrekeningnummer "5050" in.

Naam:

Typ de naam van de grootboekrekening in, bijvoorbeeld "Kosten Pingebruik".

Type rekening:

Klik op de pijlknop

achter het veld, en kies voor "Kosten"; de velden

"Macro kostenverdeling:", "Aftrek btw belast..." en "Gebruik voor belaste..." zijn nu zichtbaar. Deze velden hoeven niet gewijzigd te worden. Geblokkeerd:

Laat dit veld op "Nee" staan.

Kostenplaatsen gebruiken:

Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Type rekening:" heeft gekozen voor "Omzet" of "Kosten". Klik op de pijlknop

achter het veld. Kies voor "Ja" als u gebruik wilt

maken van de onderverdeling in kostenplaatsen. Bij de grootboekrekening geeft u aan of er gebruik gemaakt moet worden van kostenplaatsen. Vervolgens wordt de grootboekrekening automatisch opgesplitst in de verschillende kostenplaatsen, wanneer u deze heeft ingesteld. Bijvoorbeeld: u heeft in de systeemgegevens ingesteld dat alle omzet wordt geboekt op grootboekrekening 8000. Als u vervolgens 3 locaties heeft ingesteld in Intramed, en daarbij 3 verschillende kostenplaatsen, wordt de omzet automatisch verdeeld over de 3 verschillende kostenplaatsen.

5


Veld

Omschrijving Vervolgens kunt u het grootboek onderverdelen op verschillende manieren. U kunt kostenplaatsen instellen bij locaties, ruimtes, medewerkers, abonneerbare diensten en inkoopfactuurregels. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

Macro kostenverdeling:

Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Type rekening:" heeft gekozen voor "Omzet", "Kosten" of "Afschrijvingen".

Klik op de knop

achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Macro"

op de gewenste kostenverdeling-macro en klik op de knop "OK". Aftrek btw De volgende velden zijn alleen beschikbaar als u bij het veld "Type belast/vrijgesteld rekening:" heeft gekozen voor "Vaste activa" of "Kosten". gebruik:

U kunt goederen inkopen, die zowel voor belaste (bijvoorbeeld een hometrainer voor een fitness abonnement) als vrijgestelde prestaties (dezelfde hometrainer bij een behandeling) worden gebruikt. In dit veld legt u vast, hoe op de btw-aangifte de aftrekbare voorbelasting wordt berekend.

6


Veld

Omschrijving Klik in het veld daarachter op de knop

en klik op één van de

mogelijkheden "o.b.v. verhouding belaste/totale omzet" of "o.b.v. werkelijk gebruik". Bij de keuze "o.b.v. verhouding belaste/totale omzet" wordt het aftrekbare deel van de voorbelasting berekend via de verhouding van de belaste omzet tot de totale omzet. Bij de keuze "o.b.v. werkelijk gebruik" wordt de aftrekbare voorbelasting berekend met het percentage dat u opgeeft in het veld "Gebruik voor belaste prestaties (%):". Gebruik voor Typ het aantal procenten in waarmee gerekend moet worden bij het belaste prestaties berekenen van de aftrek btw voor belaste prestaties. (%):

4.

7

Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten.

;

Gebruik pin apparaat v2 Hoofdstuk 3 Factureren Baliefactuur bij behandeling aanmaken Als een patiënt direct betaalt, kunt u een baliefactuur aanmaken. Als hij per pin/kas betaalt, geeft u dat aan bij het aanmaken van de baliefactuur. Als de betreffende behandeling door de verzekeraar betaald wordt, kunt u geen baliefactuur aanmaken. U krijgt dan de volgende foutmelding:

In de betreffende verwijzing kunt u op tabblad "1. Verwijzing" bij het veld "Betaler:" aangeven dat niet de verzekeraar, maar de "Patient" de betaler is. Vervolgens kunt u wel een baliefactuur aanmaken. Baliefactuur via de agenda 1. 2.

Ga naar menu [Bestand], [Agenda]; het scherm "Agenda" wordt geopend. Klik op de betreffende behandeling. Via de knop "Opties", optie "Zoek afspraak..." of door de toets "F9" in te drukken, kunt u de afspraak snel vinden.

3. 4.

Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Baliefactuur..."; het scherm "Opbouwen baliefactuur" wordt geopend.

5.

Vul de velden in. Veld

Omschrijving

Hele verwijzing declareren:

Klik op de pijl

Verkopen ook declareren:

achter het veld, en klik op "Ja" als u

alle geboekte behandelingen op de verwijzing op één baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u alleen van de betreffende behandeling een baliefactuur wilt afdrukken. Klik op de pijl

achter het veld, en klik op "Ja" als u alle verkopen van de

patiënt die nog niet gedeclareerd zijn wilt declareren. De verkopen worden op een aparte baliefactuur afgedrukt.

8


Veld

Omschrijving

Proefdeclaratie:

Klik op de pijl

achter het veld, en klik op "Ja" als u eerst een concept

baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u de daadwerkelijke baliefactuur wilt afdrukken. Betaling via dagboek:

Klik op de pijlknop

achter het veld; het scherm "Selecteren Dagboek"

wordt geopend. Kies voor "Pin" of "Kas", en klik op de knop "OK".

6.

Klik op de knop "OK"; als de nota's per e-mail verzonden worden, wordt verbinding gemaakt met uw emailprogramma.

Klik op de knop "Toestaan" om de nota('s) te versturen. Er wordt een melding getoond als de nota is verstuurd:

De nota wordt als pdf-bijlage verstuurd. De naam van dit bestand is "Nota_nummer_datum". De datum wordt genoteerd als jjjjmmdd. Het onderwerp van de e-mail is "naam nota bestand" van "praktijknaam" met als tekst: "Aanhef patiënt", Bijgevoegd sturen wij u een nota.

9


Met vriendelijke groet, "Volledige naam declarant" "Praktijkomschrijving", "Praktijknaam" . 7. 8.

Druk op de knop "OK". Als de nota niet per e-mail wordt gestuurd, opent het scherm "Nota...".

9. 10.

Pas zo nodig het soort uitvoer aan (zie onderaan deze uitleg). Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld.

11.

Als u in het scherm "Opbouwen baliefactuur" bij het veld "Proefdeclaratie:" heeft gekozen voor "Ja", staat bovenaan de afdruk "Concept". Sluit dan het scherm en herhaal de vorige stappen om de daadwerkelijke baliefactuur af te drukken. (Kies dan bij het veld "Proefdeclaratie" voor "Nee".) Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het

12.

icoon 13.

om het rapport als PDF te bewaren.


.

10

Gebruik pin apparaat v2 Baliefactuur via de patiëntgegevens 1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patiënten" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patient..." wordt geopend. Klik op tabblad "4. Verwijzingen". Klik op de betreffende verwijzing. Klik rechtsonder op de betreffende behandeling.

6. 7.

Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Baliefactuur"; het scherm "Opbouwen baliefactuur" wordt geopend.

8.

Vul de velden in.

11

Veld

Omschrijving

Hele verwijzing declareren:

Klik op de pijl

achter het veld, en klik op "Ja" als u alle

geboekte behandelingen op de verwijzing op één baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u alleen van de betreffende behandeling een baliefactuur wilt afdrukken.


Veld

Omschrijving

Verkopen ook declareren:

Klik op de pijl

Proefdeclaratie:

achter het veld, en klik op "Ja" als u alle verkopen van de

patiënt die nog niet gedeclareerd zijn wilt declareren. De verkopen worden op een aparte baliefactuur afgedrukt. Klik op de pijl

achter het veld, en klik op "Ja" als u eerst een concept

baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u de daadwerkelijke baliefactuur wilt afdrukken. Betaling via dagboek:

Klik op de pijlknop

achter het veld; het scherm "Selecteren Dagboek"

wordt geopend. Kies voor "Pin" of "Kas", en klik op de knop "OK".

9.

Klik op de knop "OK"; als de nota's per e-mail verzonden worden, wordt verbinding gemaakt met uw emailprogramma.

Klik op de knop "Toestaan" om de nota('s) te versturen. Er wordt een melding getoond als de nota is verstuurd:

De nota wordt als pdf-bijlage verstuurd. De naam van dit bestand is "Nota_nummer_datum". De datum wordt genoteerd als jjjjmmdd. Het onderwerp van de e-mail is "naam nota bestand" van "praktijknaam" met als tekst: "Aanhef patiënt",

12


10. 11.

Bijgevoegd sturen wij u een nota. Met vriendelijke groet, "Volledige naam declarant" "Praktijkomschrijving", "Praktijknaam" . Druk op de knop "OK". Als de nota niet per e-mail wordt gestuurd, opent het scherm "Nota...".

12. 13.

Pas zo nodig het soort uitvoer aan (zie onderaan deze uitleg). Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld.

14.

Als u in het scherm "Opbouwen baliefactuur" bij het veld "Proefdeclaratie:" heeft gekozen voor "Ja", staat bovenaan de afdruk "Concept". Sluit dan het scherm en herhaal de vorige stappen om de daadwerkelijke baliefactuur af te drukken. (Kies dan bij het veld "Proefdeclaratie" voor "Nee".) Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het

15.

icoon 16.

13

om het rapport als PDF te bewaren.


.


Door het programma wordt in de boekhouding een journaal aangemaakt voor het boeken van de omzet met daarin de volgende posten: Omschrijving

Debet

Debiteuren particulier

129,-

Credit

Aan Omzet Particulier

129,-

Daarbij wordt een regel opgenomen in het dagboek pin of kas. Deze regel is niet direct verwerkt, maar zal telkens aan het einde van de werkdag "geboekt" moeten worden.

Betaling boeken Vervolgens kan de regel geboekt worden. 1.


2.

Dubbelklik op het dagboek "Pin"; het scherm "Dagboek Pin" wordt geopend waarin de regel met de betaling is overgenomen.

3.

Klik op de optie "Boeken"; het scherm "Bevestig" wordt geopend.

4. 5.

Klik op de knop "Ja"; alle dagboekregels worden geboekt en het dagboek is weer leeg. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon .

6.


.

14


Door dit "boeken" wordt in de boekhouding een journaal aangemaakt met de volgende posten: Omschrijving

Debet

2150 Tussenrekening Pin

129,-

Aan 1320 Debiteuren Particulier

Credit

129,-

Hierdoor wordt de rekening "Debiteur Particulier" weer op nul gesteld ten laste van de "Tussenrekening Pin". De betaling per bank zal later de "Tussenrekening Pin" weer op nul zetten. De bijbehorende declaratie, wordt in Intramed als "voldaan" beschouwd. Er is geen openstaand bedrag meer. De daadwerkelijke betaling is nog niet via de bank verwerkt.

15

Gebruik pin apparaat v2 Hoofdstuk 4 Betaling verwerken Betaling pin verwerken Als u het gepinde bedrag daadwerkelijk op uw rekening heeft staan, kunt u deze ontvangst registreren in het betreffende dagboek van de bank. 1.


2.

Dubbelklik op het dagboek van de bank, waarin u betalingen wilt invoeren; het scherm "Dagboek..." wordt geopend.

3. 4. 5.

Klik in de eerste lege regel in de lijst. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon Vul de volgende velden in.

om een nieuwe regel toe te voegen.

Kolom

Omschrijving

Datum:

Hier wordt standaard de huidige datum ingevuld; u kunt dit wijzigen. Typ de datum in OF klik op de pijlknop

achter het veld. Klik in het

scherm "Kalender" op de gewenste datum waarop het geld bij- of afgeschreven is, en klik op de knop "OK". Dit is de datum waarop het geld bij u op de rekening bij dan wel af geschreven is, de zogenaamde valuta-datum. Of anders de datum van het afschrift zelf, waarbij de boekingsdatum voor de

16


Kolom

Omschrijving declaratiedatum kan liggen, Intramed zal u dit dan melden.

Klik op de gewenste keuze.

TgRek

Kies hier voor het grootboek "Tussenrekening Pin". Als u dit grootboek niet voorkomt in de lijst, kunt u het toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

6.

7. 8.

17

B/A

Automatisch is "Bij" ingevuld. Wijzig dit niet.

Bedrag

Typ het bedrag in dat u heeft ontvangen.

Omschrijving

Indien gewenst kunt u een omschrijving intypen.

Vul zo nodig meer regels in tot het hele afschrift ingevoerd is; herhaal dan stappen 4 en 5. Als u naar een volgende regel gaat, worden de velden "Datum", "B/A" en "BewNr" al ingevuld, omdat Intramed verwacht dat u meer betalingen van een afschrift wilt invoeren. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken"; het scherm "Bevestig" wordt geopend.


9.

Klik op de knop "Ja"; alle dagboekregels worden geboekt en het dagboek is weer leeg.

10.


.


Debet

1020 Bank

129,-

Aan 2150 Tussenrekening Pin

Credit

129,-

Zo is de "Tussenrekening Pin" weer op nul gesteld.

18

Gebruik pin apparaat v2 Hoofdstuk 5 Pinkosten verwerken De pinmaatschappij kan kosten rekenen per pinbetaling, of periodiek. De verwerking van zo'n betaling verschilt.

Betaling pinkosten per regel verwerken Als de pinmaatschappij kosten per pinbetaling rekent, wordt het totaalbedrag min de kosten aan u overgeboekt. In het dagboek "Bank" registreert u dan 2 regels. Regel 1: Stel dat de patiënt 129 euro heeft betaald via pin. Deze betaling registreert u in het dagboek bank. (Zie ook het onderwerp "Betaling pin verwerken".) 1.


2.


3. 4. 5.

Klik in de eerste lege regel in de lijst. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon Vul de velden in.


Kolom

Omschrijving

Datum:

Hier wordt standaard de huidige datum ingevuld; u kunt dit wijzigen. Typ de datum in OF klik op de pijlknop


scherm "Kalender" op de gewenste datum waarop het geld bij- of afgeschreven is, en klik op de knop "OK".

19


Kolom

Omschrijving Dit is de datum waarop het geld bij u op de rekening bij dan wel af geschreven is, de zogenaamde valuta-datum. Of anders de datum van het afschrift zelf, waarbij de boekingsdatum voor de declaratiedatum kan liggen, Intramed zal u dit dan melden.


6.

TgRek

Kies hier voor het grootboek "Tussenrekening Pin".

B/A

Automatisch is "Bij" ingevuld. Wijzig dit niet.

Bedrag

Typ het bedrag in dat u heeft ontvangen.

Omschrijving


Laat het scherm open staan.

Regel 2: Stel dat de pinmaatschappij 1 euro per pinbetaling rekent. U voegt dan een nieuwe regel toe waarin u die kosten verwerkt. 1. 2.

20

Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon Vul de volgende velden in.


Kolom

Omschrijving

Datum:

Hier wordt standaard de huidige datum ingevuld; u kunt dit wijzigen.


Kolom

Omschrijving Typ de datum in OF klik op de pijlknop


scherm "Kalender" op de gewenste datum waarop het geld bij- of afgeschreven is, en klik op de knop "OK". Dit is de datum waarop het geld bij u op de rekening bij dan wel af geschreven is, de zogenaamde valuta-datum. Of anders de datum van het afschrift zelf, waarbij de boekingsdatum voor de declaratiedatum kan liggen, Intramed zal u dit dan melden.


TgRek

Kies hier voor het grootboek "Kosten Pingebruik".

B/A

Klik op de pijlknop

Bedrag

Typ het bedrag van de kosten in. (In het voorbeeld is het €1,-.)

Omschrijving


in het veld, en kies voor "Af".

3. 4.

Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken"; het scherm "Bevestig" wordt geopend.

5.


21


6.


7.


.

.

Door dit "boeken" wordt in de boekhouding een journaal aangemaakt met de volgende (totaal) posten: Omschrijving

Debet

1020 Bank

128,-

5050 Kosten pingebruik

1,-

Credit

Aan 2150 Tussenrekening Pin

129,-

Oftewel: het declaratie bedrag en de kosten pin komen ten bate van de "Tussenrekening Pin". zo is de "Tussenrekening Pin" weer op nul gesteld.

Betaling periodieke pinkosten verwerken Als de pinmaatschappij periodieke kosten in rekening brengt, registreert u dat in het dagboek "Bank". 1.


2.


3. 4. 5.

Klik in de eerste lege regel in de lijst. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon Vul de velden in de nieuwe regel in.

22


Kolom

Omschrijving

Datum:

Hier wordt standaard de huidige datum ingevuld; u kunt dit wijzigen.


Kolom

Omschrijving Typ de datum in OF klik op de pijlknop


scherm "Kalender" op de gewenste datum waarop het geld bij- of afgeschreven is, en klik op de knop "OK". Dit is de datum waarop het geld bij u op de rekening bij dan wel af geschreven is, de zogenaamde valuta-datum. Of anders de datum van het afschrift zelf, waarbij de boekingsdatum voor de declaratiedatum kan liggen, Intramed zal u dit dan melden.


TgRek

Kies hier voor het grootboek "Kosten Pingebruik".

B/A

Klik op de pijlknop

Bedrag

Typ het bedrag van de kosten in. (In het volgende voorbeeld is het €50,-.)

Omschrijving


in het veld, en kies voor "Af".

6. 7.

Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken"; het scherm "Bevestig" wordt geopend.

8.


23


9.


10.


.

.


Debet

5050 Kosten Pingebruik

50,-

Aan 1020 Bank

24

Credit

50,-

Als u pinbetalingen wilt registreren in uw boekhouding, moet u een speciale grootboekrekening en dagboek aanmaken

Recommend Documents