Functiefamilie: Niveau:
BUDGETBEHEER B
Doel van de functiefamilie Coördinatie, ondersteuning, controle en uitvoering van verschillende taken binnen het boekhoudkundig en begrotingsproces van een dienst waarbij de budgetbeheerder een vertegenwoordigende rol heeft
Resultaatsgebieden Kernresultaatsgebieden • Als boekhouder de begroting en/of boekhouding opstellen en opvolgen. Hieronder kunnen volgende taken begrepen worden: De accurate boekhoudkundige verwerking van de informatie(bestanden) van de federale diensten De vereiste informatie opvragen aan verschillende collega’s Waken over de technische aspecten van de boekhouding/begroting Op geregelde tijdstippen een rapport opstellen, dit rapport doorgeven aan de betrokken dienst(en) en/of rapporteren Mogelijke bijkomende resultaatsgebieden • Als beheerder instaan voor het beheer van de boekhouding. Hieronder kunnen volgende taken begrepen worden: Het geheel van boekhoudkundige documenten en informatie beheren Het dagelijks beheer, opvolging en nazicht van de facturen Het beheer van de kassa Het beheer van de database en het bijhouden van een inventaris •
Als raadgever ondersteuning en informatie verlenen aan verschillende collega’s. Hieronder kunnen volgende taken begrepen worden: De vragen van derden, klanten en andere administraties beantwoorden Technisch advies verlenen in het uitwerken en uitvoeren van een financieel beleidsplan Formuleren van algemene mondelinge en/of schriftelijke adviezen Adviezen vragen om bijkomende kredieten te verwerven voor nieuwe initiatieven
•
Als controleur instaan voor de budgetopvolging en controle van verschillende projecten of diensten
•
Als leidinggevende optreden als coach van een kleine groep medewerkers teneinde ervoor te zorgen dat deze medewerkers op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen
Beslissingsbevoegdheden •
Is verantwoordelijk voor personeelsbestand van: 0 Meestal geen leidinggevende verantwoordelijkheden, sommige boekhouders geven leiding aan kleinere teams Aantal rechtstreekse medewerkers: varieert Totaal aantal rechtstreekse en onrechtstreekse medewerkers: varieert Niveaus waaraan men leiding geeft: C en/of D Graden waaraan men leiding geeft: -
•
Heeft bevoegdheid over budget van: -
•
Kan autonoom beslissen over: de eigen werkplanning
•
Moet autorisatie vragen aan de leiding i.v.m.: Alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de boekhouder zijn taken uitoefent
PC-vaardigheden •
Basis Module 2: Gebruik computer – beheer bestanden Module 3: Tekstverwerken Module 7: Informatie en communicatie
•
Bijkomend Module 4: Spreadsheets: eenvoudig gebruik
De competentiemetingen worden vervangen door de in artikel 18bis, § 3, van het koninklijk besluit van 22 december 2000 betreffende de selectie en de loopbaan van het Rijkspersoneel (Ministerieel besluit van 25 februari 2005 (B.S. van 02.03.2005) betreffende de functiefamilies en de gecertificeerde opleidingen in de niveaus B en C)
Competenties: Omgaan met informatie
Omgaan met taken
Begrijpen
Taken uitvoeren Werk structureren X Problemen oplossen Beslissen
Informatie verwerken X Analyseren Integreren Vernieuwen
Organiseren
Conceptualiser en
Sturen
Inzicht in de Besturen van organisatie de organisatie Visie Ondernemen ontwikkelen Generieke competenties
Leiding geven
Leren
Interpersoonlijke relaties
Communiceren
X Ondersteunen
Actief luisteren
Direct aansturen Motiveren
In team werken
L
Coachen / ontwikkelen Bouwen van teams Teams aansturen Inspireren
Servicegericht handelen X Adviseren Beïnvloeden
Persoonlijk functioneren
Inschikkelijkheid tonen Zich aanpassen Betrouwbaarheid tonen Inzet tonen Stressbestendigheid tonen Zichzelf ontwikkelen
Relaties bouwen Netwerken
Doelstellingen halen Organisatie betrokkenheid
X Samenwerken
X Loyaal handelen
X Dienstbaarheid
X Resultaatgericht heid tonen X Zichzelf ontwikkelen
OMGAAN MET INFORMATIE Analyseren Analyseren betekent het gericht analyseren van gegevens en het beoordelen van de informatie.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Doet gericht analyses om evoluties in de informatie te bekijken Ontleedt de boekhouding/begroting om te bepalen of er nog marges zijn en in functie daarvan bepaalde keuzes te kunnen maken Onderscheidt nauwkeurig de gegevens die belangrijk zijn voor de boekhouding Onderzoekt als er twijfel is over de waarheidsgetrouwheid of de duidelijkheid van informatie Bestudeert op kritische wijze de verkregen informatie
OMGAAN MET TAKEN Problemen oplossen Problemen oplossen betekent het omgaan met en zelfstandig oplossen van onverwachte situaties, het zoeken van alternatieven en het implementeren van de oplossing.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Lost problemen op autonome wijze op alvorens ze aan de hiërarchische overste voor te leggen Ziet snel op welke wijze een onbekende situatie kan worden aangepakt Zoekt naar de reden en gepaste oplossingen wanneer kredietoverschrijdingen worden vastgesteld Lost problemen zelf op of verschaft collega’s/betrokken diensten de benodigde informatie zodat deze problemen zelf kunnen oplossen Brengt een aantal alternatieven aan zodat de meest geschikte oplossing kan gevonden worden. Baseert zich op eigen ervaring om mogelijke initiatieven te vinden en de meeste geschikte oplossing toe te passen.
LEIDING GEVEN Ondersteunen Ondersteunen betekent het peter/meterschap van nieuwe medewerkers op zich nemen, een voorbeeldfunctie uitoefenen en anderen ondersteunen in hun dagelijks functioneren. Gedragsindicatoren: • • • • •
Is beschikbaar en toegankelijk voor vragen van minder ervaren collega’s Ondersteunt minder ervaren collega’s wanneer ze het moeilijk hebben Toont minder ervaren collega’s hoe taken het best kunnen uitgevoerd worden Neemt actief een voorbeeldrol op zich, toont hoe het zou moeten Geeft advies en richting aan nieuwkomers over het reilen en zeilen van de organisatie
Indien hiërarchisch leidinggevende bevoegdheid: Coachen en ontwikkelen Coachen/ontwikkelen van anderen betekent het begeleiden van medewerkers in hun groei en het gericht advies geven aan medewerkers over hun functioneren. Gedragsindicatoren: • • • • •
Voert een dialoog met de medewerkers over hun behoeften aan persoonlijke ontwikkeling Helpt de medewerker door middel van vraagstelling het actuele functioneren in kaart te brengen Laat medewerkers initiatieven nemen in hun dagelijks werk om hen te laten groeien in hun zelfstandigheid Verschaft de medewerkers ontwikkelingsmogelijkheden Geeft de medewerkers de taken en verantwoordelijkheden aangepast aan hun mogelijkheden en vaardigheden
INTERPERSOONLIJKE RELATIES Adviseren Adviseren betekent gericht advies geven aan anderen, hun beslissingen ondersteunen en een vertrouwensrelatie met hen uitbouwen op basis van eigen geloofwaardigheid en expertise.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Bouwt een vertrouwensrelatie op door te luisteren naar problemen, snel te reageren Geeft opbouwende kritiek Vertaalt standaardprocedures naar de praktijk op een transparante manier Laat weten dat een probleem wordt opgelost Corrigeert vanuit de eigen expertise
Kerncompetentie “Samenwerken” Samenwerken betekent zich identificeren met het team; kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend delen en de teamgeest bevorderen teneinde mee te werken aan het behalen van afgesproken teamresultaten.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Onderhoudt contacten om informatie te bekomen en uit te wisselen Zoekt samen met collega’s naar oplossingen – Bespreekt problemen en dossiers met de andere teamleden om zo tot een oplossing te komen. Deelt spontaan kennis en informatie met zowel onmiddellijke collega’s als andere diensten en afdelingen Legt contacten en/of belegt vergaderingen om conflicten uit te praten Integreert zich vlot in het team
Kerncompetentie “Dienstbaarheid” Dienstbaarheid betekent geloofwaardigheid verwerven door ten dienste te staan van de interne klant en/of de burger, hem/haar steeds met respect te behandelen en zijn/haar vragen steeds op een transparante, integere en objectieve wijze te behandelen.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Lost een klacht of een vraag van een (interne) klant en kandidaten onmiddellijk op en doet dit op een vriendelijke wijze Stelt zich garant voor de correctheid van uitgevoerde betalingen Geeft de (interne) klant goed advies of verwijst hem door naar de bevoegde personen of diensten Bouwt vertrouwen op door vragen op een correcte wijze te beantwoorden Behandelt elke boekhouding/begroting met dezelfde onpartijdigheid/objectiviteit
PERSOONLIJK FUNCTIONEREN Kerncompetentie “Loyaal handelen” Loyaal handelen betekent het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met behoud van een constructief kritische geest ten overstaan van die beslissingen.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Verdedigt de genomen beslissingen, ook al staat hij/zij er niet helemaal achter Geeft geen kritiek om de kritiek, maar tracht steeds een oplossing aan te reiken Volgt de geldende regels en procedures op correcte en objectieve wijze Neemt contact op met hiërarchische overste wanneer men het niet eens is over de genomen beslissing en beargumenteert waarom Staat kritisch tegenover reglementering indien deze niet toepasbaar is in concrete situaties
Kerncompetentie “Resultaatsgerichtheid tonen” Resultaatsgerichtheid tonen betekent de inzet, de wil en de ambitie tonen om resultaten te boeken door doelen oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier alle nodige acties en initiatieven te nemen binnen de vooropgestelde deadlines en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor te nemen.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Voelt zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het afgeleverde werk Zet zich in om de kwaliteit van het eigen werk te optimaliseren Zet zich in om de taken goed uit te voeren en de vooropgestelde doelen te bereiken Toont een grote inzet en toewijding Ziet toe op een goed beheer en een goede opvolging van zijn werk
Kerncompetentie “Zichzelf ontwikkelen” Zichzelf ontwikkelen betekent open staan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van actief plannen van de eigen groei.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Neemt zelf het initiatief om bij te leren en zich bij te scholen Leert zelf nieuwe programma’s/tools aan om beter en efficiënter te kunnen werken Speelt in op onverwachte gebeurtenissen Doet aanpassingen in het werk indien de omstandigheden dit vereisen Past zich aan nieuwe/andere (boekhoudkundige) programma’s aan – Past zich onophoudelijk aan de evoluties aan
