Alles wat u moet weten over MILES

Frequently Asked Questions

for KBC Autolease

Alles wat u moet weten over MILES

• Wat is MILES? • Waarom schakelde KBC Autolease over naar MILES? • Welke voordelen biedt MILES mij, als KBC Autolease-cliënt? • Vanaf wanneer kan ik MILES gebruiken? • Ik heb een andere vraag over MILES.

Wat is MILES? • KBC Autolease introduceerde het doeltreffende data- en informaticasysteem MILES als vervanger van het vorige databasesysteem Leasebase. • U staat als klant centraal in de MILES-structuur. Met het systeem helpt KBC Autolease u nu sneller en efficiënter.

Waarom schakelde KBC Autolease over naar MILES? KBC Autolease zoekt constant nieuwe manieren om u beter te helpen. Bovendien doen we op deze manier onze ecologische bedrijfsvisie eer aan. • Nieuwe digitale methodes inzetten is daarvan een belangrijk onderdeel. • De zoektocht naar een daadkrachtiger databasesysteem deed KBC Autolease bij MILES belanden. Hier vonden we wat we zochten.

Welke voordelen biedt MILES mij, als KBC Autolease-cliënt? Extra (e-business)mogelijkheden: vanaf midden oktober baseert KBC Autolease zijn hele bedrijfsvoering op het systeem. Dat opent heel wat deuren voor u: • elektronische factuur (zie FAQ 6-23) • verbeterde Car Configurator (zie FAQ 24) • extra rapporteringen (zie FAQ 25) • Deze elementen besparen u werk, tijd én geld.

Vanaf wanneer kan ik MILES gebruiken? Op 13 oktober 2014 is het zover: u en KBC Autolease nemen MILES in gebruik. We schaafden en testten er anderhalf jaar aan zodat het helemaal op punt staat voor u.

Hebt u een andere vraag over MILES? KBC Autolease helpt u graag verder: • Uw vertrouwde CCD-coördinator beantwoordt uw vragen via telefoon of mail. • Of u contacteert Driver Care via 016 88 16 00 of op [email protected].

08-2014

Vragen in verband met Digital Invoice Portal (e-invoicing) • Wat is Digital Invoice Portal’? • Waarom krijg ik mijn facturen digitaal in plaats van de facturatie per post? • Wat is mijn voordeel bij het Digital Invoice Portal-systeem? • Welk voordeel heeft KBC Autolease bij het Digital Invoice Portal-systeem? • Vanaf wanneer wordt de Digital Invoice Portal (e-invoicing) gebruikt? • Ontvang ik mijn digitale facturen via mail met bijlage(n)? • Hoe ontvang ik concreet mijn facturen via Digital Invoice Portal? • Wie ontvangt de facturatiemails? • Welke digitale formaten kan ik gebruiken via de Digital Invoice Portal-website? • Welke digitale formaten gebruik ik het best voor directe implementatie in mijn data- en/of boekhoudsysteem? • Kan ik een ander ontvangstkanaal gebruiken buiten de Digital Invoice Portal-website? • Krijg ik sowieso 100 mails als ik over 100 wagens beschik? • Hoe laat ik, als bestaande klant, mijn e-invoicing-voorkeur weten? • Hoe maak ik, als nieuwe klant, mijn e-invoicing-voorkeur kenbaar? • Hoe maak ik, als klant zonder ondernemingsnummer, mijn e-invoicing-voorkeur kenbaar? • Hoe wijzig ik mijn e-invoicing-voorkeur? • Hoe lang bewaart de Digital Invoice Portal mijn digitale KBC Autolease-facturen? • Voldoet Digital Invoice Portal aan de wetgeving in verband met e-invoicing? • Waar kan ik met mijn e-invoicing-vragen terecht?

Wat is Digital Invoice Portal? De Digital Invoice Portal is het digitale facturatiesysteem van KBC Autolease. Een einvoicing-systeem, dus.

Waarom krijg ik mijn facturen digitaal in plaats van per post? • KBC Autolease timmert constant aan een betere dienstverlening voor u. Bovendien sluit dit systeem naadloos aan op onze ecologische bedrijfsvisie. • U rekent op de beste service en daarbij hoort de optimale inzet van de nieuwste digitale opties. • KBC Autolease verlost u van de maandelijkse papierberg die met postfacturatie gepaard gaat. De Digital Invoice Portal biedt het ideale alternatief. Zowel voor u (zie vraag 8) als voor KBC Autolease zelf (zie vraag 9).

Wat is mijn voordeel bij het Digital Invoice Portal- systeem? • Naadloos geïntegreerd in uw eigen IT- en boekhoudsysteem: uw facturatiegegevens zijn in diverse elektronische formaten (zie FAQ 13) beschikbaar, zodat ze perfect binnen elk systeem passen. • Veilig boekhouden: uw KBC Autolease-facturen raken niet meer zoek in de post. • Kort op de bal: u ontvangt uw facturen zonder vertraging. • Archiveerbaar: uw facturen blijven 24 maanden lang bewaard. Verliest u bijvoorbeeld een factuur? Dan halen wij die zonder omhaal weer op voor u.

Welk voordeel heeft KBC Autolease bij het Digital Invoice Portal-systeem? • Papier- en zendkosten vallen weg: 44 000 full service-leasewagens staan synoniem aan hoge verzendingskosten en een berg papierverspilling. Met de ‘Digital Invoice Portal’ vermijden we beide. • Past perfect binnen onze ecologische bedrijfsvisie: met dit integreerbare facturatiesysteem wordt het ook voor u als klant (grotendeels) overbodig om uw factuur nog uit te printen. Al blijft dat wel mogelijk. Zo verminderen we samen aanzienlijk onze totale facturatie-‘voetafdruk’.

Vanaf wanneer wordt de Digital Invoice Portal (e-invoicing) gebruikt? • Half november 2014 ontvangt u uw eerste digitale KBC-Autolease-facturen. • De eerste digitale facturen beslaan dus de leaseperiode ‘december 2014’.

Ontvang ik mijn digitale facturen als bijlage(n) van een mail? Nee, u krijgt maandelijks een mail van ons met een rechtstreekse link naar de Digital Invoice Portal-website van KBC Autolease.

Wie ontvangt de facturatiemails? • Wanneer u zich registreert op de Digital Invoice Registration- website: www.mydigitalchoice.eu (zie vraag 18) dient u één e-mailadres in. Dat van de facturatieverantwoordelijke van uw bedrijf. • Eén klant = één e-mailadres. Zo bent u zeker dat uw facturatie altijd bij de bevoegde persoon terechtkomt. In de portal is het wel mogelijk om meerdere logins beschikbaar te maken. Zo heeft ook een eventuele vervanger toegang tot uw gegevens, met een eigen login en paswoord.

Hoe ontvang ik concreet mijn facturen via de Digital Invoice Portal? • Logde u in met uw klantnummer? Dan vraagt u meteen uw nieuwe facturen op in een van de beschikbare digitale formaten (zie vraag 14). • Zo integreert u de facturatiegegevens probleemloos in uw eigen data- en boekhoudsysteem.

Over welke digitale formaten beschik ik via de Digital Invoice Portal-website? • Fin Voice: dat bekende formaat van elektronische facturen maakt gebruik van XMLbestanden. • eFFF/UBL 2.0: dat is een vereenvoudigde versie van het bekende UBL 2.0- formaat en XML-bestanden. • PDF: wij leveren uw globale maandfactuur in PDF-formaat met de nodige wettelijke facturatiegegevens. Zo ziet u de factuur klaar en duidelijk voor ogen. • Excel: in dit bestand vindt u alle facturatiedetails per leasewagen terug: -- Tab 1 toont u de algemene facturatiegegevens zoals: -- bedrag exclusief btw -- btw- en totaalbedrag inclusief btw -- fiscale CO2-aftrekbaarheid en -uitstoot van elke leasewagen afzonderlijk

-- Tab 2 bevat naargelang het factuurtype specifieke details zoals alle huurcomponenten van elke afzonderlijke leasewagen.

Welke digitale formaten gebruik ik het best om ze meteen in mijn eigen data- en/of boekhoudsysteem te verwerken? • U start het best vanuit Finvoice of eFFF/UBL 2.0. Dat is de eenvoudigste manier om onze facturatie in uw eigen interface en implementatie in te werken. • De PDF- en Excel-bestanden dienen louter als visuele weergave van uw facturen.

Kan ik een ander ontvangstkanaal gebruiken dan de Digital Invoice Portal-website? • U kunt uw facturen ook via een andere digitale weg ontvangen. Dit zijn uw opties: • U werkt met Isabel 6. Dat programma brengt u maandelijks via mail op de hoogte van uw facturatiestand. • U opteert voor Basware. U krijgt maandelijks een mailupdate van KBC Autolease met uw facturatiegegevens. • U kiest voor Zoomit. Ook zij verwittigen u maandelijks via mail.

Krijg ik 100 mails als ik over 100 leasewagens beschik? • Nee, de Digital Invoice Portal baseert zich op klantnummers. U hebt als klant één nummer. En ontvangt dus één mail met de link naar de Digital Invoice Portal-website. • Opgelet, hebt u meerdere klantnummers? Dan ontvangt u wél meerdere mails. Per klantnummer bevat de mail dan de passende link naar de Digital Invoice Portal-webpagina waarop u alle wagens onder dat klantnummer vermeld ziet. Maar voor elk apart klantnummer ontvangt u dus maar één mail per maand.

Hoe laat ik, als bestaande klant, mijn e-invoicing-voorkeur weten? • In mei en juni 2014 leverde de post u als bestaande klant of facturatiebeheerder de facturen mét daarbij een brochure. Daarin vindt u alle informatie over de Digital Invoice Port van KBC Autolease. • De flyer zal u vragen u te registreren via de website: www.mydigitalchoice.eu. • Hoe u inlogt op die website? Dat gebeurt met uw ondernemingsnummer en klantnummer. Dat vindt u terug op uw huidige geprinte KBC Autolease-factuur. • Ingelogd? Dan hebben wij nog twee zaken nodig van u: • Het e-mailadres waarnaar KBC Autolease maandelijks uw nieuwe elektronische factuur mag sturen. • Uw voorkeur voor een welbepaald ontvangstkanaal en/of digitaal formaat.

Hoe maak ik, als nieuwe klant, mijn e-invoicing-voorkeur bekend? • Bent u een nieuwe klant of registreerde u zich nog niet? Dan deelt u uw gegevens mee via de Digital Invoice Registration-website. Dat is mogelijk tot uiterlijk 14 november 2014. • Registreert u na 15 november? Dan helpt onze klantendienst u graag verder. Contacteer hen via [email protected] of op het nummer 016 88 16 16.

Hoe maak ik, als klant zonder ondernemingsnummer, mijn e-invoicing-voorkeur bekend? • Beschikt u niet over een ondernemingsnummer? Dan kunt u niet inloggen op de KBC Autolease Digital Invoice Registration-website. • Bent u al klant bij ons en hebt u nog geen ondernemingsnummer? Dan kreeg u een uitnodiging van KBC Autolease die u vroeg volgende gegevens via mail te bezorgen aan [email protected]: -- e-mailadres van de facturatiebeheerder (als persoon of dienst) waarop u de digitale KBC Autolease- factuur wilt ontvangen -- uw voorkeur voor ontvangstkanaal en digitaal formaat

Hoe wijzig ik mijn e-invoicing-voorkeur? • Registreerde u uw voorkeur en gegevens al? Dan kunt u die niet meer wijzigen via de Digital Invoice Registration-website. • Wenst u uw voorkeur toch aan te passen? Dan helpt onze klantendienst u graag op 016 88 16 16.

Hoelang bewaart de Digital Invoicing Portal mijn KBC Autoleasefacturen? U raadpleegt en downloadt uw digitale facturen tot twee jaar na facturatiedatum. Handig voor uw eigen archivering! Zijn de twee jaar verstreken? En wenst u toch een duplicaat – bijvoorbeeld van een verloren factuur? Dan kunt u dat per mail aanvragen via [email protected]. Dat is volledig conform de wettelijke archiveringsplicht die geldt voor elk Belgisch en Luxemburgs bedrijf (zeven jaar voor België, tien voor Luxemburg).

Voldoet de Digital Invoice Portal aan de wetgeving in verband met e-invoicing? • De ‘Digital Invoice Portal’ van KBC Autolease beantwoordt aan alle Europese en Belgische wettelijke vereisten omtrent e-invoicing. • Daarnaast voldoet het ook aan de toelichting van de Belgische belastingoverheid: Circulaire AAFisc Nr. 14/2014 (nr. E.T. 120.000) van 4 april 2014. • KBC Autolease beschermt ook uw privacy. Wij verbinden ons ertoe om het e-mailadres dat u opgeeft voor het facturatiebeheer, uitsluitend te gebruiken in het kader van e-invoicing.

Waar kan ik met mijn e-invoicing-vragen terecht? Vond u in deze FAQ-sectie niet het antwoord dat u zocht? Wij zitten paraat om u verder te helpen: • Stuur uw vraag naar [email protected]. • Of contacteer onze klantendienst via [email protected] of 016 88 16 16.

Vragen in verband met de Car Configurator Wat is het verschil tussen de Car Configurator in MILES en de huidige versie? • Met de Car Configurator van MILES (die toegankelijk is voor zowel de wagenparkbeheerders als de bestuurders) doet u méér. • Met MILES beschikt u over verschillende keuzeparameters, zoals CO2-uitstoot, prijs en wagentype. Bovendien zijn de gegevens altijd up to date. • Ook de offertes die u krijgt, hebben een totaal andere look and feel.

Vragen in verband met rapportering Welke soorten rapportering kan ik opvragen bij MILES? Op het MILES-platform vindt u rapporteringen terug over de meest uiteenlopende items, zoals: • schadehistoriek • verreden kilometers • KPI-berekening voor managementondersteuning • beheer van instellingen • eindecontractbeheer • boetebeheer Na verloop van tijd raadplegen ook uw bestuurders bepaalde rapporten, bijvoorbeeld omtrent tank- of onderhoudsbeurten en verbruik.

KBC Autolease NV/SA Prof. R. Van Overstraetenplein 5, 3000 Leuven tel. 016 88 16 00 fax 016 88 16 50 e-mail: [email protected] www.kbcautolease.be Een onderneming van de KBC-groep