Allegro INVOICE subito
Snel aan de slag
1 Inhoudstabel 1
Uw facturatie starten ........................................................................................... 1 1.1 U verbinden ................................................................................................... 1 1.2 Gebruikersinformatie ........................................................................................ 2 1.3 Eigen bedrijfsgegevens ................................................................................... 3 1.4 Parameters – Algemene standaardwaarden ........................................................ 4
2
Maak uw klanten aan .......................................................................................... 5
3
Maak producten aan ............................................................................................ 6 3.1 Omschrijving ................................................................................................... 6 3.2 Prijzen .......................................................................................................... 6
4
Facturatie .......................................................................................................... 7 4.1 Uw factuur voorbereiden ................................................................................. 7 4.2 Afdrukken – Uw factuur verzenden ................................................................... 8
5
Factureer onmiddellijk (zonder vooraf klanten en producten aan te maken) ............... 8 5.1 De klant aanmaken ........................................................................................ 9 5.2 Het product aanmaken .................................................................................... 9
1/12
1 Uw facturatie starten Alvorens uw verschillende klanten te kunnen factureren, is het noodzakelijk om eerst een aantal parameters in te stellen. Het bestaat, vrij eenvoudig, uit het invoeren van de nuttige gegevens in Subito zodat uw facturen niet alleen legaal maar ook compleet zullen zijn.
1.1 U verbinden U ontving uw login, wachtwoord en de te gebruiken link Allegro INVOICE subito. Start uw browser (Internet explorer, Firefox, Google Chrome, Safari….) en voer het ontvangen adres in: https://online.allegro-software.eu
Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord op en Subito start
2/12
1.2 Gebruikersinformatie Klik op uw naam (login) bovenaan rechts:
Op scherm verschijnen uw persoonlijke gegevens:
U kan uw gegevens en wachtwoord aanpassen. Klik op Opslaan om uw gegevens te bewaren.
Opgelet Voor alle bewerkingen, bent u verplicht om op « Opslaan» te klikken om uw gegevens te bewaren. Subito zal steeds de vraag stellen of u de toepassing wenst te verlaten zonder op te slaan.
Om op te slaan of opslaan en de toepassing verlaten. Indien u niet opslaat:
3/12
1.3 Eigen bedrijfsgegevens Kies het menu parameters, rubriek Eigen bedrijfsgegevens.
Vul de beschikbare velden in en vergeet daarbij niet het tweede tabblad.
Dit blad toont de bankgegevens die op uw facturen zullen vermeld worden!!
Tip Wees zo volledig en correct als mogelijk tijdens de invoer van uw gegevens. Deze worden op verschillende plaatsen in Subito hergebruikt: Facturen, lijsten, enz…
4/12
1.4 Parameters – Algemene standaardwaarden Kies nu in het menu parameters, voor Algemene standaardwaarden
Standaard is er de PARAM lijn, die gebruikt wordt voor de basisgegevens (u mag deze niet wijzigen) Klik op de PARAM lijn
Kies uw logo beeld dat u op uw facturen wenst te plaatsen
En sla uw bestand op
Tip Nu bent u klaar om te factureren. De klanten en producten kunnen tijdens het opstellen van de factuur aangemaakt worden. Het kan wel comfortabeler zijn om vooraf de klanten en producten aan te maken.
5/12
2 Maak uw klanten aan Om klanten aan te maken klikt u op het icoon klant. Subito toont dan de reeds bestaande klanten.
Tip Het volstaat overal in Subito, om te klikken op nieuwe fiche aan te maken.
om een
Om de invoer te versnellen, kan u de opzoeking gebruiken op basis van het BTW-nummer:
Wanneer u op BTW klikt, verschijnt een scherm dat u toelaat om het BTW-nummer van uw klant in te voeren en zodoende zijn gegevens op te vragen om ze te kopiëren
Geef een code aan uw klant, sla op en ga verder met de volgende klant.
6/12
3 Maak producten aan 3.1 Omschrijving Klik op de toepassing: Producten
Klik vervolgens op Vervolledig de fiche (sommige waarden bestaan reeds) en sla de omschrijving op
3.2 Prijzen Klik op het tabblad Prijzen
Subito toont u de bestaande prijzen Klik op En voer uw prijs in
Bewaar uw prijs. Ga verder met de volgende artikels.
Tip Om uw invoer te versnellen, stelt Subito u volgende sneltoetsen voor: F2 om op te slaan, Shift +F2 voor opslaan en nieuw, Ctrl + F2 voor opslaan en sluiten.
7/12
4 Facturatie 4.1 Uw factuur voorbereiden Klik op facturatie –Verkoop en vervolgens op nieuw:
Kies de klant
Vervolgens kan u de producten invoeren, een tekstlijn, een manueel artikel of zelfs een interne commentaar. Bewaar uw document.
8/12
4.2 Afdrukken – Uw factuur verzenden U kan uw factuur afdrukken: klik op het icoon
elektronisch document welke u
daarna kan afdrukken, archiveren, verzenden of klik op Notify : scherm stelt u in staat om uw factuur per e-Mail te verzenden.
het volgende
Voer het onderwerp van uw mail in (verplicht)
Kies de bestemmeling
De naam van het factuurbestand
Klik op verzenden.
5 Factureer onmiddellijk (zonder vooraf klanten en producten aan te maken) Het is mogelijk om een factuur te maken zonder, vooraf, uw klanten of producten te hebben aangemaakt. Subito laat u toe om uw klant of product aan te maken vanuit het facturatiescherm:
9/12
5.1 De klant aanmaken Klik op . Dit icoon, beschikbaar op verschillende plaatsen, opent de overeenkomstige toepassing: hier de nieuwe factuur. Klik op nieuw om uw klant aan te maken vanuit de invoer van een factuur.
Het scherm voor het aanmaken van een nieuwe klant wordt geopend en stelt u in staat om de klant te genereren zoals hiervoor uitgelegd in hoofdstuk 2
5.2 Het product aanmaken Zo kan u eveneens een product aanmaken vanuit het facturatiescherm:
Klik op het icoon nieuw
, het scherm voor het aanmaken van producten wordt geopend:
Maak uw orduct aan, zie hoofdstuk 3
Allegro Software South
Allegro Software North
Chaussée de Louvain 435
Provinciesteenweg 535
1380 Lasne
2530 Boechout
T. +32 2 371 49 11
T. +32 3 612 55 00
HOTLINE FR 0903/93.244
HOTLINE NL 0903/99.357
