Alle Amsterdamse Akten

Bijlage 2.6 bij de aanvraag aan het Mondriaan Fonds in de categorie Meerjarenprogramma’s musea en overige erfgoedinstelling, ingediend door het Stadsarchief Amsterdam, dd. 15 september 2015

Programma- en projectplan

Alle Amsterdamse Akten Een vliegwielproject om met studenten en vrijwilligers het archief van de Amsterdamse Notarissen online te brengen en om samen te leren, kennis te delen en elkaar te inspireren

Stadsarchief Amsterdam Opleiding Geschiedenis, MA Publieksgeschiedenis, UVA Ellen Fleurbaay (Hoofd afdeling Presentatie & Participatie, Stadsarchief) Paul Knevel (Mastercoördinator Publieksgeschiedenis, UVA) 1

INHOUDSOPGAVE

Voorwoord 1. Inleiding 1.1. Waarom het notarieel archief: het belang van het archief 1.2. Waarom met studenten en vrijwilligers: het belang van samenwerking en het individueel belang 1.3. Waarom een vliegwielproject: het belang van het geheel, en van het opknippen in deelprojecten 1.4. Ook een vliegwiel voor andere erfgoedinstellingen en de academische wereld? 2. Twee doelstellingen 2.1. Het archief van de Amsterdamse Notarissen online beschikbaar en toegankelijk maken, historisch onderzoek faciliteren en een platform voor kennisdeling bieden 2.2. Relaties versterken tussen archief en universiteit, erfgoedprofessional en onderzoeker, vrijwilliger en student: samen leren, kennis delen en elkaar inspireren 3. Producten 3.1. 600.000 scans voor het vliegwielproject, start voor ca. 20 miljoen in totaal 3.2. Twee indextrajecten in het vliegwielproject, start voor ca. 30 indextrajecten 3.3. Website met faciliteiten voor ontsluiten, communiceren, kennis delen en gebruiken 4. Aanpak 4.1. Scannen 4.2. Ontwikkelen website 4.3. Twee indextrajecten in anderhalf jaar 4.4. Evenementen en educatie 4.5. Voorbereiden vervolgproject: evaluatie, samenwerkingsverbanden en fondsenwerving 5. Projectorganisatie 6. Planning

2

Voorwoord Dit plan is geschreven om een aanvraag in te dienen bij het Mondriaan Fonds voor een bijdrage in het kader van de regeling Bijdrage Meerjarenprogramma’s Musea en overige Erfgoedinstellingen. De aanvraag betreft een project waarbij in samenwerking tussen burgers en studenten kennis en ervaring wordt gedeeld en geschiedenis wordt beleefd terwijl tegelijkertijd het belangrijke archief van Amsterdamse notarissen voor burger en wetenschap toegankelijk wordt gemaakt. Online wordt geïndexeerd, gepubliceerd en gecommuniceerd; offline vinden persoonlijke ontmoetingen plaats bij presentaties, lezingen, cursussen en eventuele andere evenementen die studenten en vrijwilligers gezamenlijk bedenken en organiseren. Op deze wijze wordt (grotendeels onbekend erfgoed!) op een inspirerende manier ontdekt en beleefd en wordt de relatie tussen vrijwilligers, studenten, erfgoedinstelling en universiteit versterkt. Om de achterliggende visie op ‘shared authority’ van waaruit dit programma is georganiseerd en om de in het project verkregen kennis en ervaring te delen, organiseren het Stadsarchief Amsterdam en de Opleiding Publieksgeschiedenis van de UVA binnen dit programma ook een symposium voor het erfgoedveld en de academische wereld. Omdat het organisatorisch een gecompliceerd project is met meerdere aspecten is ervoor gekozen in dit plan niet alleen het programma toe te lichten, maar ook toelichting te geven op de opzet van het project en op de financiering. Bij de digitale aanvraag aan het Mondriaan Fonds wordt dit plan geüpload als bijlage bij punt 2.6 van de aanvraag. In de andere bijlagen van de aanvraag, met name waar het meerwaarde van de samenwerking en de presentatie betreft wordt dieper ingegaan op onderdelen van dit plan en wordt voor de context verwezen naar alinea’s in dit plan.

3

1. Inleiding 1.1

Waarom het notarieel archief: het belang van het archief

Het archief van de Amsterdamse notarissen is het grootste en belangrijkste archief van het Stadsarchief. Het omvat de protocollen van alle notarissen die tussen 1578 en 1915 in Amsterdam hebben gewerkt. Dat zijn er 731. Het archief meet ruim 3,5 km, staat in 760 kasten op 3600 planken en telt 30.000 inventarisnummers. Digitaliseren van het gehele archief zal naar schatting 20 miljoen scans opleveren. Na het indexeren zijn alle notarisakten getypeerd en doorzoekbaar op naam en wellicht ook op locatie en onderwerp. Een Nederlandse notaris is een openbaar ambtenaar die in opdracht van private partijen werkt. Hij stelt akten op die bewijskracht hebben. Het opstellen en rechtsgeldig verklaren van een akte door een notaris heet het verlijden van een akte. Zijn opdrachtgevers krijgen een gewaarmerkt afschrift van de akte en hijzelf bewaart het origineel. Dat heet de minuut van de akte. Het archief van de notaris met daarin alle minuten van zijn praktijk heet zijn protocol. Hoewel een afschrift van een minuut vanzelfsprekend een belangrijk instrument is om de inhoud te bewijzen, ligt formeel de bewijskracht van de akte in het protocol van de notaris. Vandaar de zorgvuldige archivering van de notariële protocollen. Soms wordt na vele jaren nog een beroep op de rechtskracht van oude protocollen gedaan. Bekend voorbeeld daarvan is het testament van de schatrijke veldmaarschalk Würtz die op 21 maart 1676 overleed. Er wordt al drie eeuwen gevochten om de nalatenschap. In het Stadsarchief komen vandaag de dag nog mensen die proberen aan te tonen dat ze van Würtz afstammen. De laatste grote rechtszaak waarin zijn testament een rol speelde was in 1939. Bekende typen akten die ook nu nog bij een notaris worden verleden zijn testamenten, hypotheekakten en huwelijkse voorwaarden. In Amsterdamse protocollen uit vroeger eeuwen zien we ook scheepsverklaringen, boedelinventarissen, attestaties, insinuaties, wisselprotesten en nog veel andere typen akten. Voor de geschiedenis van Amsterdam zijn de notariële protocollen van uitzonderlijk groot belang. En omdat - met name op het gebied van de handel en het geldverkeer in de 17de en de 18de eeuw - Amsterdam een hoofdrol speelde op het wereldtoneel, zijn de protocollen niet alleen van belang voor de Amsterdamse geschiedenis, maar voor de geschiedenis wereldwijd. Zonder het archief van de Amsterdamse notarissen wisten we bijvoorbeeld maar weinig van het leven van onze grootste schilder, Rembrandt. De boedelinventaris van zijn huis aan de Sint Antoniesbreestraat, met daarin onder meer een minutieuze opsomming van zijn schildersatelier en van zijn schilderijenverzameling, is wereldberoemd. Boedelinventarissen vormen overigens ook een belangrijke bron voor de geschiedenis van zijn schilderijen. Antwoorden op vragen als ‘welke titel droegen de schilderijen vroeger en wie hebben die schilderijen in hun bezit gehad’ zijn te vinden in het notarieel archief. Zelfs details over het privéleven van de schilder staan beschreven in notariële akten. Voorbeeld daarvan is de verklaring die Hendrikje Stoffels, huishoudster en geliefde van Rembrandt, aflegde voor notaris Jacob de Winter over de financiële afspraken die Rembrandt had gemaakt met Geertje Dirckx, zijn voorgaande geliefde. Dat soort verklaringen (attestaties) over allerhande conflicten in alle lagen van de bevolking, van burenruzies tot overspel en van straatruzies tot scheldpartijen, zijn in overvloed aanwezig in de notariële archieven. Het is een zeer rijke bron voor inzicht in het dagelijks leven, een in het notarieel archief nog grotendeels onontgonnen onderzoeksgebied. De notariële archieven vormen ook een primaire bron van informatie voor allerlei onderzoeksgebieden. Veel internationale onderzoekers maken er dagelijks dankbaar gebruik van. Denk aan maritieme geschiedenis (Bowker), ideeëngeschiedenis (Israël), financiële geschiedenis 4

(Gelderblom, Jonker, Koudijs), culturele geschiedenis (Schama, Montias), migratiegeschiedenis (Janssen), koloniale geschiedenis (Gaastra) en wetenschapsgeschiedenis (Cook). Echter, vrijwel al deze onderzoekers baseren zich op de kaartindex die in de jaren ’50-‘60 is geproduceerd onder leiding van Simon Hart. Met een groot team van medewerkers in sociaal dienstverband en werkstudenten heeft Simon Hart meer dan 2 miljoen indexkaartjes geproduceerd met informatie over de inhoud van akten. Nog steeds wordt het kaartsysteem intensief gebruikt. Maar al met al bestrijkt de index van Simon Hart niet meer dan circa 8% van het totale archief. Er ligt nog een schat aan historische informatie onontgonnen in de archieven van de Amsterdamse notarissen. Naast het belang van dit project voor wetenschappelijk historisch onderzoek in het algemeen, moet ook het belang van het project voor persoonlijk historisch onderzoek niet worden onderschat. Stamboomonderzoek en onderzoek naar de eigen, of andermans, familiegeschiedenis zijn al jaren een favoriete hobby van velen. De belangstelling daarvoor is, mede dankzij populaire tv-programma’s als Verborgen verleden en Who do you think you are, in de afgelopen jaren weer sterk gegroeid. Het online brengen van archieven maakt sneller en uitvoeriger onderzoek mogelijk. Dat is ook de belangrijkste stimulerende factor achter veel crowdsource projecten in de archief sector. Het online brengen van de notariële protocollen van Amsterdam past in deze tendens. Nederlanders, maar ook alle nazaten van mensen die zijn geëmigreerd, waaronder heel wat Amerikanen, zullen informatie over hun roots in deze archieven vinden. Voordat men in Amsterdam aan boord ging om de grote oversteek naar Amerika te wagen, maakten veel emigranten hun testament op bij een Amsterdamse notaris. Bekendste voorbeeld daarvan is Peter Stuyvesant; vanaf 1645 de geliefde gouverneur van Nieuw Amsterdam totdat de nederzetting in 1664 werd veroverd door de Engelsen en de naam New York kreeg.

1.2

Waarom met studenten en vrijwilligers: het belang van samenwerking en het belang van het individu

Hoewel Simon Hart gedurende langere tijd met een groep van gemiddeld 15 medewerkers heeft gewerkt en zo’n 2 miljoen indexkaartjes heeft geproduceerd, heeft hij niet meer dan zo’n 8% van het archief ontsloten. Dus 92% van het archief ligt nog te wachten. Wetenschappelijk onderzoek wordt noodgedwongen gebaseerd op onvolledige gegevens simpelweg omdat het niet anders kan. In de verantwoording van een recent proefschrift lezen we dat de auteur in eerste instantie onderzoek had gepland buiten de door Hart ontsloten periode hetgeen logisch was geweest voor het onderwerp van onderzoek, maar dat dat gezien de voor het onderzoek beschikbare tijd helaas onmogelijk bleek. Dankzij de digitale ontwikkelingen moet het mogelijk zijn om het werk van Simon Hart te voltooien. Maar het ontsluiten van de archieven van alle Amsterdamse notarissen vergt nog altijd een gigantische hoeveelheid mankracht, op diverse niveaus van kennis en ervaring. Het vraagt om grootschalige samenwerking met alle belanghebbenden waarbij kennis en ervaring kunnen worden gedeeld. En juist dat delen van kennis en ervaring is weer in het belang van de deelnemers persoonlijk. Uit onderzoek naar crowdsource projecten is gebleken dat het met en van elkaar leren een belangrijke inspirerende factor is voor de deelnemers aan de projecten. Belanghebbenden bij het resultaat van dit project zijn alle onderzoekers, professioneel en nietprofessioneel. Belanghebbenden bij het project zelf zijn de onderzoekers in opleiding (studenten) en liefhebbers van geschiedenis die online vrijwilligerswerk verrichten. 5

De studenten leren van dit project veel over notariële archieven, de praktijk van archiefonderzoek en samenwerken in een breder onderzoeksteam. Ze raken bovendien geoefend in het lezen van oud schrift. Vandaag de dag zijn niet zoveel historici nog bedreven in de klassieke vaardigheid van de paleografie. Dankzij dit project zijn dat er straks weer wat meer. Er is ook persoonlijk belang bij dit project voor de studenten. Zij krijgen een ‘package deal’ aangeboden, waarbij zij als stagiair studiepunten van de universiteit krijgen en een stagevergoeding conform de gemeentelijke regelgeving van Amsterdam. Ronden ze hun stage goed af en vinden ze het werk leuk, dan kunnen ze via het uitzendbureau voor 8 tot maximaal 16 uur per week worden ingehuurd om een overeengekomen productie te leveren bij het invoeren en controleren van indexgegevens en tegelijkertijd kunnen ze voor hun masterscriptie een onderzoek doen gerelateerd aan het project. Zo zijn de studenten verzekerd van een betaalde bijbaan in de periode dat ze hun scriptie schrijven terwijl ze al werkend weer kennis en vaardigheden opdoen die een plaats verdienen op hun CV. Door de ‘package deal’ krijgen de studenten voor langere tijd de kans in een professionele omgeving te werken en te leren, in verschillende rollen. Er is sprake van een moderne variant van de meester-gezel verhouding, waarbij studenten intensief samenwerken met en leren van professionals uit het erfgoedveld en gebruikers (onderzoekers van divers pluimage). De studenten treden bovendien op als ambassadeurs van het project, onder andere door het organiseren van aan het project gerelateerde activiteiten (zie hieronder). Ook de vrijwilligers die meedoen met het indexeren hebben belang bij het project. Voor hen organiseren de studenten sociaal-educatieve activiteiten zoals workshops, lezingen en evenementen, misschien een historische stadswandeling of zelfs een historische reis, bijvoorbeeld in het voetspoor van de tocht van een slavenschip zoals beschreven in een scheepsverklaring. Op het Forum worden leuke vondsten gepubliceerd, vragen beantwoord en tips uitgewisseld. Evenals de studenten leren ook de vrijwilligers veel uit en over de notariële archieven. Naast het opdoen van nieuwe kennis en ervaring is een belangrijke motiverende factor voor vrijwilligers bij crowdsource projecten de wetenschap dat het werk dat zij verzetten van grote maatschappelijke waarde is. Het feit dat belangrijke historische bronnen zoals de notariële archieven voor iedereen, en wereldwijd, toegankelijk worden gemaakt is zo’n belangrijk maatschappelijk belang. Voor de studenten is de sociaal-educatieve kant van het werk misschien nog het meest leerzaam en motiverend. Behalve de historische bronnen leren ze in dit project ook echt het publiek kennen voor wie ze geschiedenis en cultuur toegankelijk willen maken. Ze hebben ten slotte niet voor niets Publieksgeschiedenis gekozen als studierichting! Zo wordt het project mogelijk door samenwerking tussen alle belanghebbenden en tegelijkertijd is het van belang voor alle betrokkenen persoonlijk.

1.3

Waarom een vliegwielproject: het belang van het geheel en van het opknippen in deelprojecten

Dit is niet de eerste keer dat wordt begonnen aan het ontsluiten van het archief van de Amsterdamse notarissen. Hoewel altijd bekend was om hoeveel het gaat, heeft men het werk toch meermalen onderschat. Projecten zijn te groots opgezet en daarna vroegtijdig afgebroken 6

om te eindigen in de prullenbak. Daarom is het nodig de keuzes die worden gemaakt aan het begin van een nieuwe poging, zorgvuldig door te rekenen op de consequenties voor het gehele archief. Er zullen immers hoge kosten mee gemoeid zijn en het zal lang duren. Kost bij een totaal van 20 miljoen scans een scan één cent meer of minder dan stijgen of dalen de totale kosten met € 200.000; als het indexeren per scan 5 seconden meer of minder vergt, dan duurt het voor 20 miljoen scans 3 jaar langer of korter. Een grove, maar realistische, schatting van de kosten komt uit op € 7 miljoen en een periode van minimaal 10 jaar. Gezien de omvang is het dus vrijwel onmogelijk het ontsluiten van het notarieel archief als één project op te zetten. Ook het vinden van financiering voor het geheel is niet erg kansrijk. Wanneer echter begonnen wordt met een project van één of enkele jaren, en dat project blijkt succesvol en de producten die het oplevert zijn goed en veelgevraagd, dan is de kans op een vervolg en op uitbreiding veel groter. Daarom is er voor gekozen te starten met een vliegwielproject dat 2 jaar mag duren. In de startfase van het vliegwielproject worden scans geproduceerd voor de eerste twee indexeertrajecten en wordt een duurzame en robuuste website ontwikkeld die in principe gedurende het gehele project kan worden gebruikt. Deze startfase zal ongeveer een half jaar duren. Daarna worden in 1 ½ tot 2 jaar de eerste twee indexeertrajecten uitgevoerd. En in de tweede helft van het vliegwielproject moeten dan de volgende indexeertrajecten al weer worden voorbereid. Dan moet nieuwe financiering worden gevonden en moeten nieuwe scans worden geproduceerd. Hopelijk kunnen er in een tweede ronde (dus ná het vliegwielproject) 4 nieuwe indexeertrajecten starten. Als iedere 2 jaar een verdubbeling van het aantal trajecten lukt en het totale project is opgedeeld in 30 indexeertrajecten, dan is het gehele project over circa 10 jaar klaar.

1.4 Ook een vliegwiel voor andere erfgoedinstellingen en de academische wereld? Een samenwerkingsproject van deze schaal tussen een collectie beherende instelling, een universiteit, studenten en vrijwilligers is niet eerder georganiseerd in Nederland. Om de kennis en ervaring die hiermee wordt opgebouwd te delen met het erfgoedveld en opleidingsinstituten voor hoger en wetenschappelijk onderwijs, organiseren het Stadsarchief en de Opleiding Geschiedenis sectie van de UVA aan het eind van het vliegwielproject, graag een symposium over zulke relevante onderwerpen als ‘crowdmanagement’ in crowdsource-projecten en ‘co-creatie’ en ‘shared authority’: over de vraag dus hoe je vrijwilligers inspireert en motiveert, maar ook hoe je nieuw verworven kennis in goede banen leidt, nadenkt over de veranderingen die de inzet van de ‘crowd’ betekent voor het functioneren van de eigen organisatie en de deskundigen die daarin werken, en hoe je daadwerkelijk een dialoog tussen vrijwilligers, gebruikers en erfgoedprofessionals faciliteert, stimuleert en gebruikt. Wellicht kan het project door het samenbrengen van academici en erfgoedprofessionals nóg een vliegwieleffect sorteren.

2. Twee doelstellingen Het project heeft twee doelstellingen. De eerste betreft het archief en de tweede de mensen die aan het project deelnemen. Vanzelfsprekend is er samenhang en wisselwerking tussen beide doelstellingen.

7

2.1

Het archief van de Amsterdamse Notarissen online beschikbaar en toegankelijk maken, historisch onderzoek faciliteren en een platform voor kennisdeling bieden

Uiteindelijke doelstelling van het totale project is om - alle notariële akten en hun inhoud op basiskenmerken vindbaar te maken - reproducties van akten en metadata te kunnen leveren - de mogelijkheid te bieden kennis toe te voegen aan de akten en naar relevante publicaties te linken Binnen het vliegwielproject worden - de omgeving ontwikkeld waarin de projectdoelstellingen kunnen worden behaald - de eerste twee indexeertrajecten uitgevoerd - de volgende vier indexeertrajecten voorbereid - een symposium georganiseerd om kennis te delen met erfgoedveld en academische wereld

2.2

Relaties versterken tussen archief en universiteit, erfgoedprofessional en onderzoeker, vrijwilliger en student: samen leren, kennis delen en elkaar inspireren

In de Amsterdamse archiefbewaarplaats worden de notariële archieven bewaard, daarom is het Stadsarchief Amsterdam eigenaar van het project. Maar om het project te realiseren wordt met heel veel personen en instellingen in diverse samenwerkingsverbanden en gedurende meerdere perioden samengewerkt. In het vliegwielproject zijn de belangrijkste samenwerkende instellingen het Stadsarchief en de Opleiding Geschiedenis van de UVA samen. Indien mogelijk worden gedurende het vliegwielproject ook nieuwe samenwerkingsverbanden voorbereid of gestart met andere afdelingen van universiteiten en met andere opleidingen. Ten tijde van het indienen van deze aanvraag bij het Mondriaan Fonds zijn besprekingen gaande met de Universiteit Utrecht om voor hun geschiedenisstudenten ook stageplaatsen te creëren en met het Nationaal Archief om in het kader van Archief 2020 te denken over delen van de specifieke archivistische kennis op het gebied van metadata en informatiearchitectuur. Voor de uitvoering van het project is de inzet nodig van een menigte vrijwilligers en van stagiairs, uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers. Uitgangspunt zijn de drie factoren ‘pleasure, praise & profit’ die in onderzoek algemeen worden genoemd als de motor van crowdsourcing. Deelnemers moeten het werk leuk en inspirerend vinden en belangrijk voor de maatschappij en voor henzelf. Met collega-instellingen delen we kennis en ervaring aan het eind van het project in een afrondend symposium (zie 1.4).

3. Producten

3.1

600.000 scans voor het vliegwielproject, start van ca. 20 miljoen totaal

Het digitaliseren van de archieven van de Amsterdamse Notarissen zal alles bij elkaar circa 20 miljoen scans opleveren. In de afgelopen 7 jaar heeft het Stadsarchief ruim 14 miljoen scans geproduceerd. Dankzij deze ervaring weten we inmiddels prima hoe op de meest efficiënte wijze gedigitaliseerd kan worden. Bij het notarieel archief hebben we echter met een tweetal 8

belangrijke complicaties te maken. In 1762 is bij een brand in het stadhuis een deel van de protocollen zwaar beschadigd. Onderzoek zal moeten uitwijzen of deze protocollen nog gedigitaliseerd mogen worden. De tweede complicatie is de aanwezigheid van ‘extreem dikke banden’. In totaal telt het notarieel archief iets meer dan 3.000 banden dikker dan 15 cm. Daaronder enkele banden tot wel 35 cm. Deze dikke banden vergen meer aandacht en tijd met name bij handling en transport. Gestreefd wordt een raamovereenkomst te sluiten met een scanleverancier voor het scannen van het gehele notariële archief, zodat het tarief per scan zo laag mogelijk kan blijven. Onderdeel van het vliegwielproject zijn twee indexeertrajecten, één relatief eenvoudig traject met protocollen van circa 8 notarissen uit de 18de eeuw en één meer gecompliceerd traject met 17de -eeuwse protocollen. Voor het eenvoudige traject moeten ongeveer 450.000 scans worden geproduceerd. Voor het moeilijke traject zijn circa 150.000 scans nodig, waaronder scans van protocollen die beschadigd zijn geraakt bij de stadhuisbrand. Mocht onderzoek uitwijzen dat die scans niet meer van de originele protocollen gemaakt mogen worden, dan zal gebruik gemaakt worden van microfilms die in het verleden van deze protocollen zijn gemaakt.

3.2

Ongeveer 30 indextrajecten in totaal, 2 indextrajecten in het vliegwielproject

Dat het onmogelijk is om de archieven van de Amsterdamse Notarissen in één project te scannen en te indexeren is toegelicht in paragraaf 3.1. Als alles naar wens verloopt zal het zeker 10 jaar duren voordat de gehele klus is geklaard. De ervaringen uit dit vliegwielprojecten vliegwielproject zullen bepalend zijn voor opzet en inrichting van de vervolgprojecten. Het indexeren van de akten van een notarisprotocol bestaat uit 3 stappen, die we onderscheiden, typeren en ‘indexeren’ noemen. De eerste handeling die moet worden verricht is het onderscheiden van de afzonderlijke akten. Een protocol omvat namelijk in chronologische volgorde alle akten die de notaris gedurende zijn ambtsperiode heeft geproduceerd. De eerste handeling die moet worden verricht om de akten individueel toegankelijk te maken is het onderscheiden van de afzonderlijke akten. Oftewel: aangeven waar een akte begint en waar hij eindigt. Begin en einde van een akte worden gemarkeerd door een ‘stip’ te plaatsen. Zo is duidelijk uit welke scan(s) de akte bestaat. Daarna wordt de akte getypeerd. Daardoor wordt duidelijk om wat voor soort akte het gaat. Is het een testament, een boedelinventaris, een scheepsverklaring, of iets anders? Veelal staat in het begin van de akte benoemd wat voor soort akte het is. Maar in de loop der jaren zijn de benamingen voor akten veranderd terwijl het wel om dezelfde rechtshandeling gaat. Zo is een attestatie hetzelfde als een verklaring en een insinuatie hetzelfde als een aanzegging. De deelnemer aan het project kiest uit een lijst met standaardtermen de term die hij leest in de akte, waarna automatisch in het backoffice standaardisatie/koppeling plaatsvindt. Deze typering is van groot belang voor het onderzoek. Dankzij typering is het straks mogelijk op basis steekproeven door de eeuwen heen akten van hetzelfde typen te sorteren en selecteren. Typering maakt ook een efficiënte opzet van het indexeren mogelijk. Het kan zijn dat je het ene type akte op veel meer gegevens wilt ontsluiten dan het andere. Zo kan het voor materieel onderzoek bijvoorbeeld relevant zijn het – relatief kleine aantal – boedelinventarissen veel dieper op onderwerp te ontsluiten dan bijvoorbeeld de wisselprotesten die voornamelijk voor financieel en economisch onderzoek worden geraadpleegd. Na het onderscheiden en typeren volgt het eigenlijke ‘indexeren’. Je kunt indexeren op bijvoorbeeld namen van personen, op plaats-, huis- en scheepsnamen of op onderwerp. De elementen waarop je indexeert worden ingevoerd in vooraf daarvoor gedefinieerde velden. 9

Deze structuur zorgt ervoor dat het woord ‘Apeldoorn’ terecht komt bij de achternamen als het in een akte gaat om een meneer die Jan van Apeldoorn heet en bij de plaatsnamen als het in de akte gaat om de verkoop van een huis in de stad Apeldoorn. De beslissing over de diepgang van ontsluiting, oftewel de beslissing over het aantal elementen waarop er wordt geïndexeerd, is het allerbelangrijkste besluit dat in dit project genomen moet worden. Succes of mislukking worden hierdoor bepaald. Indexeer je op teveel elementen dan is er risico dat het project niet voltooid zal worden omdat het te lang duurt en de spanningsboog verslapt. Indexeer je op te weinig elementen dan is het resultaat van het project onvoldoende nuttig voor onderzoekers en is de kans dat het project niet wordt afgerond ook groot. Om te onderzoeken hoe geïndexeerd moet worden is, voorafgaand aan deze subsidieaanvraag een proefproject gedaan. Er is een proeftuin gebouwd en tot november 2015 wordt door ongeveer 50 proefpersonen een aantal protocollen onderscheiden, getypeerd en geïndexeerd. De resultaten worden gemeten op kwaliteit en tempo en na afloop wordt de proefpersonen gevraagd een evaluatieformulier in te vullen. Op basis van deze proeven wordt besloten over de diepgang van ontsluiting.

3.3

Een webomgeving met faciliteiten voor ontsluiten, communiceren, publiceren en leveren van scans en metadata

De webomgeving moet faciliteren: - Opslag tot 90 tb scans en bijbehorende metadata - Gebruik op alle gangbare browserplatforms, voor pc en tablet - Communicatie met alle partijen via forum, blog en mail - Accountbeheer van deelnemers, beheerders en klanten - Backoffice voor het inrichten en beheren van projecten voor het onderscheiden, typeren en indexeren door de deelnemers beheer (tweetalige) teksten met standaard cms-faciliteiten - Frontoffice met productieomgeving waar meerdere projecten gelijktijdig kunnen draaien met exportfaciliteiten voor geproduceerde metadata en geautomatiseerde doorvoer naar zoeksysteem zoeksysteem waaraan de indexgegevens op dagelijkse / wekelijkse basis worden toegevoegd vanuit de productieomgeving viewer voor scans met traploze zoomfaciliteiten, opties voor kantelen en contrastcorrectie presentie- / publicatiefaciliteiten ten behoeve van kennisdeling door gebruikers van de webomgeving winkel / downloadsysteem voor levering scans en metatdata

3.4

Symposium voor collega instellingen

Om de ervaringen te delen met enerzijds erfgoedinstellingen en anderzijds onderwijsinstellingen zal het vliegwielproject worden afgesloten met een symposium voor onze collega’s van instellingen voor het beheer van erfgoed en voor onderzoeks- en 10

onderwijsinstellingen op universitair en hbo-niveau. We denken dat hier internationale belangstelling voor zal bestaan en zullen onderzoeken of er belangstelling is voor een presentatie van de resultaten in het buitenland (zie ook 1.4).

4. Aanpak

4.1

Scannen

Voor de twee indextrajecten van het vliegwielproject moeten circa 600.000 scans worden gemaakt. Het scannen wordt uitbesteed aan een firma die daarvoor wordt geselecteerd in een aanbestedingstraject dat start september 2015. Bij dit aanbestedingstraject wordt bij de selectie van één of meerdere partijen uitgegaan van de omvang van het gehele project, hoewel in eerste instantie alleen opdracht zal worden gegeven voor de productie van de scans voor het vliegwielproject. Of de opdracht voor de productie van 600.000 scans daadwerkelijk verstrekt kan worden, wordt bepaald door het al dan niet vinden van financiering voor dit vliegwielproject. Gezien de omvang en complexiteit van het gehele project is een zeer zorgvuldige aanbesteding noodzakelijk dat enige maanden in beslag neemt. Om te kunnen starten zodra er duidelijkheid is over de financiering, wordt met het aanbestedingstraject al in september 2015 begonnen. Stadsarchief en partijen die deelnemen aan het traject dragen het risico dat de aanbesteding niet doorgaat als het vinden van financiering niet lukt. Supervisie over het scannen is de taak van de projectleider digitalisering van het Stadsarchief. De uitvoerende werkzaamheden, zoals transporten en controles op originelen en op scans worden uitgevoerd door uitzendkrachten/studenten onder begeleiding van vaste medewerkers van het Stadsarchief. De scans met bijbehorende technische metadata worden voor blijvende bewaring ingenomen in het E-depot en vervolgens uitgeleverd aan de webomgeving. Dit wordt verricht door de beheerder van het E-depot, eventueel ondersteund door een stagiair.

4.2

Ontwikkelen webomgeving

De ervaring die is verkregen bij de ontwikkeling voor de proeftuin van dit project is de basis voor de ontwikkeling van de definitieve webomgeving. Dat betreft met name de ervaring voor het onderscheiden, typeren en indexeren van de akten. Dat moet in de definitieve webomgeving volgens dezelfde principes werken, maar dan in een veel krachtiger en breder webomgeving. Er moet met een veelvoud van scans en deelnemers gewerkt kunnen worden en op alle gangbare browser platforms. Datzelfde geldt voor de faciliteiten voor het inloggen en autoriseren van deelnemers en gebruikers. Ook die moeten robuuster en browseronafhankelijk zijn en door vrijwilligers aan te maken en te corrigeren. Idem dito voor het backoffice voor beheer van de projecten en van de deelnemersgegevens. Daarnaast moet een omgeving voor communicatie en publicatie worden ontwikkeld. Met name de faciliteiten voor Forum van Blog zijn van zeer groot belang. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de ervaring bij de doorontwikkeling van VeleHanden.nl. Gebleken is dat voor zowel 11

de deelnemers als de instellingen die projecten draaien op VeleHanden.nl de Forumfaciliteiten bepalend zijn voor de kwaliteit van het werk. De omgeving voor het zoeken, raadplegen en leveren van de akten moet ontwikkeld worden in relatie tot de bestaande Archiefbank van het Stadsarchief. Het zoeken, vinden en leveren van akten kan volgens de aldaar ontwikkelde principes. Wat de Archiefbank nog niet kent is de component van het kennis delen. Die moet nieuw ontwikkeld worden. Met kennis delen wordt in deze context bedoeld het toevoegen van informatie door gebruikers van de akten nadat de akten zijn geïndexeerd. Zo is het gewenst dat een gebruiker aan een akte tags, een regest of een volledige transcriptie van een akte kan toevoegen. Die toegevoegde kennis moet na volgende zoekacties als kennisdeling herkenbaar en met bronverwijzing worden gepresenteerd aan nieuwe gebruikers. En het zoeksysteem moet bij voorkeur ook door de nieuw toegevoegde kennis kunnen zoeken. Op deze wijze kan er tot in lengte van jaren, dus ook na afronding van het gehele project, kennis worden toegevoegd en gedeeld. Een kennissysteem als dit vergt een gecompliceerd backoffice. De webomgeving omvat een geheel van verschillende functionaliteiten en kan bestaan uit diverse componenten. Verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de webomgeving is de projectleider.

4.3

Twee indextrajecten in anderhalf jaar

Gekozen is voor een combinatie van een relatief gemakkelijk traject en een relatief moeilijk traject. Door te kiezen voor twee trajecten van verschillend niveau van kennis en ervaring is er voor ieder wat wils. Wie het liefst stevig doorwerkt en grote productie draait, kiest voor een gemakkelijk traject en wie houdt van een wat ingewikkelder puzzel kiest voor het moeilijke traject. In de proeftuin wordt gewerkt met vijf niveaus van moeilijkheid. Bij afronding van de proeftuinfase wordt, in overleg met de ‘proeftuiniers’, besloten of we dit systeem ook invoeren in de definitieve webomgeving. Supervisie op de trajecten is in handen van de senior medewerker participatie van het Stadsarchief. Uitvoering van de begeleiding en controle van de trajecten is de primaire taak van de studenten, hetzij als stagiair, hetzij werkzaam als uitzendkracht in het package deal.

4.4 Evenementen en educatie, en vooral: communicatie en publicatie Het leren van elkaar, delen van kennis en elkaar inspireren is de belangrijkste motivatie om mee te doen aan dit project. Leren en kennis delen vindt voornamelijk plaats door te communiceren over het werk zelf en over de inhoud van de akten. Het Forum is het belangrijkste, dagelijkse middel van communicatie. Daar praten de deelnemers met elkaar en met de projectleiding, daar worden vragen gesteld en beantwoord en daar worden leuke vondsten het eerst gemeld. Het Blog wordt de plaats waar diepgaander artikelen kunnen worden gepubliceerd. Nieuwsbrief, facebook en twitter worden gebruikt om de Forumnieuwtjes te verspreiden ook buiten de kring van projectdeelnemers. Naast deze dagelijkse vormen van communicatie en educatie worden door de studenten cursussen en grotere evenementen georganiseerd. Dat doen ze primair voor de deelnemers aan de projecten. Maar ook voor bijvoorbeeld leden van historische verenigingen, studenten en andere belangstellenden worden in het kader van het werven van nieuwe deelnemers lezingen over het project gehouden. En ook het Comité van aanbeveling moet regelmatig geïnformeerd 12

worden. Het bedenken van vorm en inhoud, al dan niet in samenwerking of op verzoek van de deelnemers, van deze sociaal-educatieve bijeenkomsten is opdracht voor de studenten. Het symposium voor de collega’s van erfgoed- en onderwijsinstellingen wordt georganiseerd door de studenten en de leden van het projectteam gezamenlijk.

4.5 Voorbereiden vervolgtrajecten: evaluatie, samenwerkingsverbanden en fondsenwerving Om te zorgen dat het vliegwielproject ook echt als vliegwiel zal werken moet er al snel na de start van het project worden begonnen met nadenken over en voorbereiden van het vervolg. Dat betekent opzetten van evaluatie en beoordeling al snel na de start. Over successen moet breed worden gecommuniceerd en van fouten moet worden geleerd. Onderzocht moet worden of het samenwerkingsverband tussen het Stadsarchief en de Opleiding Geschiedenis van de UvA kan worden uitgebreid met opleidingen van andere universiteiten of hogescholen. En van primair belang is de fondsenwerving. Gehoopt wordt dat het succes van het vliegwielproject nieuwe fondsen kan genereren. Als de omvang van het belang van de notariële archieven voor wetenschappelijk onderzoek uit nieuwe vondsten en statistische gegevens blijkt, lukt het wellicht om onderzoeksinstellingen, maar ook particulieren en bedrijfsleven te interesseren voor het adopteren of ondersteunen van nieuwe projecten. Het voorbereiden van de vervolgtrajecten is primair de opdracht van de projectleiding van het Stadsarchief, maar ook van de studenten wordt hier veel verwacht. Creatieve studenten die zelfstandig een traject kunnen vormgeven en financieren, kunnen zo een traject en een (tijdelijke) baan voor zichzelf creëren. De webomgeving, vrijwilligers en bronnen zijn beschikbaar. Vanzelfsprekend speelt ook het comité van aanbeveling een belangrijke rol in de communicatie over het project in het kader van de uitbreiding met vervolgprojecten.

5. Organisatie Aan het project wordt leiding gegeven door een kernteam van vaste medewerkers van het Stadsarchief Amsterdam. Het Stadsarchief levert de projectleiding en leiding van de deelprojecten. Primaire samenwerkingspartner is de Opleiding Geschiedenis (m.n. de Master Publieksgeschiedenis) van de Universiteit van Amsterdam. De Opleiding Geschiedenis levert een universitair docent die kan begeleiden en adviseren, een aantal studenten als stagiairs en een onderwijsomgeving. Het projectteam wordt ondersteund door een Comité van aanbeveling. Het Comité zal bestaan uit invloedrijke ambassadeurs die bereid zijn hun netwerk in te zetten om het project te steunen. Het projectteam zal de leden van het Comité regelmatig informeren over de stand van zaken. Leden van het Comité vertegenwoordigen het project bij officiële gelegenheden en zijn aanwezig bij de officiële en feestelijke bijeenkomsten van het project.

6. Planning

-

t/m 31 december 2015 traject van aanbesteding scannen 13

-

-

voorbereiden onderscheiden, typeren, indexeren in proeftuin voldoende financiering vinden of programma aanpassen partners en projectmedewerkers organiseren januari – september 2016 scannen t.b.v. minimaal 2 crowdsourceprojecten bouw webomgeving + inrichten 2 crowdsourceprojecten (17e eeuw / 18e eeuw) mei: soft launch indexeerprojecten, start Blog september 2016 – december 2017 september: Officiële lancering projecten vanaf oktober 2016 tot december 2017/2018: workshops, evenementen, publicaties op blog, online / offline media vanaf oktober 2016: start voorbereiding vervolgprojecten

14