All-in-One Job Analysis Form Halo Human Capital Practitioners, terima kasih telah mendownload All In One Job Analysis Form. Form ini kami ciptakan untuk menjawab kebutuhan teman-teman Human Capital Practitioners yang selama ini merasa rumit dengan menyatukan banyak form pekerjaan. Form ini dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan menghemat banyak waktu. Dan ajaibnya, form ini berbentuk satu dokumen yang dapat mengintegrasi beberapa data dalam Analisa Jabatan. 1. 2. 3. 4.
Dalam form ini Anda akan menemukan; Informasi mengenai All in One Job Analysis form, yang cara menggunakannya lebih lengkap Anda dapat melihat video tutorial yang terlampir di halaman download. Contoh All in One Job Analysis yang sudah terisi, sehingga Anda dapat memiliki gambaran konten yang harus Anda isi. Halaman Glossary yang membantu Anda secara lebih detail mengisi All in One Job Analysis pada form yang kosong. Informasi dan langkah yang harus Anda lakukan saat Anda mengalami kesulitan mengisinya. Dalam tombol download yang lain, ada sebuah form kosong SPESIAL untuk Anda, yang dapat Anda gunakan langsung dalam perusahaan Anda. Saat menemui kesulitan silahkan kembali pada poin ke tiga di atas ya… Nah, Human Capital Practitioners, selamat mengaplikasikan All In One Job Analysis Form ini. Keep Positive, Inspirative, Creative and Transformative (PICT). Stay #ARTmazing! Bunch of heARTs for you,
Sinergia Consultant Team
1
Let’s stART
• • • •
• •
• •
All in One Job Analysis Form ini membantu Anda menganalisa dan mengukur kinerja karyawan dengan mudah, lengkap dan efektif. Form ini sangat membantu Anda dalam membuat analisa pekerjaan, karena menyatukan beberapa data di bawah ini: Job Specification Job Requirement Job Description Key Performance Indicator (KPI) Dengan adanya form yang ringkas ini, Anda terbantu dalam: Memudahkan proses dokumentasi analisa pekerjaan. Memudahkan karyawan Anda paham detail pekerjaan dan target kerjanya. Mudah dipasang di lokasi kerja. Memudahkan analisa kinerja karena job specification, job requirement, dan job description terintegrasi
2
•
dengan key performance indicator dalam SATU DOKUMEN. Dapat menjadi acuan dalam melakukan penilaian kinerja. Dan hal ini telah dibuktikan pula oleh klien kami yang telah berhasil menggunakannya dan merasakan manfaatnya.
3
Contoh form yang telah terisi
Document No : JS/HR/001
Released : 1 Januari 2017
Page : 1 of 2
Revision : 00
Prepared by : Operational Manager Approved by : Direktur
DOCUMENT :
Marcelina R Suganda Amelia Hirawan Kode Posisi :
Job Analysis
HRGA-001
DEPARTEMEN
POSITION LEVEL
Human Resources & General Affair
Supervisor
JOB SPECIFICATION Hubungan Internal Atasan Langsung Bawahan Langsung
Posisi lain
Operational Manager 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
HR Staff GA Staff PFA Spv Sales Spv Marketing & Branding Spv ARTchitecture Spv ARTmazing Spv IT & Design Spv Support Program Spv Corporate Secretary
Hubungan Eksternal Pihak lain yang terkait, mewakili Operational Manager Fungsi HR : Disnaker, BPJS Fungsi GA : Vendor Tujuan Jabatan 1. Mengoptimalkan jalannya operasional seharihari sesuai dengan arah perusahaan, bersifat jangka pendek maupun jangka Menengah. 2. Bertanggung jawab terhadap pengaturan bidang Human Resources serta General Affair
Wewenang 1. Menjadi perwakilan utama Operational Manager di dalam bidang Human Resources & General Affair 2. Melakukan fungsi POAC terkait dengan rencana dibidang Human Resouces serta General Affair
4
3. Melakukan evaluasi (memilih atau menghentikan) pada level staff, yang kinerjanya tidak memberikan kontribusi menguntungkan perusahaan 4. Mengelola aset guna mendukung operasional perusahaan. Bahan Kerja 1. Target kerja masing-masing staff 2. Laporan kerja masing-masing staff
Alat Kerja 1. 2. 3. 4.
Telepon ATK Komputer Internet
JOB REQUIREMENT Pendidikan minimal D3
Pengalaman Membutuhkan pengalaman minimal 3 tahun dalam mengelola bidang HR & GA.
Kompetensi Generic
Core 1. 2. 3. 4.
Positive Inspirative Creative Transformative
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
1. 2. 3. 4. 5.
Pelatihan Management Skills Leadership Financial Skills Human Capital Skills Asset Management
Spesific Expertise/ Technical 1. Public Relation Skill 2. Delegating Skill 3. Financial Skills 4. People and Development Skills 5. Human Capital Skills 6. Asset Management 7. Administration Skill 8. Teaching Skill 9. Negotiation skill
Business Leadership Problem Solving Decision Making Public Speaking Communication Self-management Administration management Profil Psikologis
DISC : D
MBTI : ENTP
CBCI : Green-Red
JOB DESCRIPTION Aktivitas Utama 1.Menyusun rencana kerja
Uraian Aktivitas a. Membuat rencana kerja operasional b.
Membuat rencana anggaran
c. Melaksanakan rencana kerja operasional d. Mengelola rencana anggaran antar divisi atau departemen
Frekuensi Per quartal Per quartal Setiap hari
Key Performance Indicator 100% penyusunan rencana tepat pada sasaran target omzet dan target perusahaan
Per quartal Setiap hari
e. Melakukan fungsi kontrol pada pelaksanaan kinerja yang telah
5
direncanakan
2. Melakukan keperluan administratif terkait dengan HR & GA
3. Mengelola Departemen HR & GA
a. Memeriksa laporan bulanan departemen HR & GA b. Membuat laporan operasional bulanan c. Melakukan meeting atau pertemuan dengan internal departemen HR & GA d. Melakukan meeting atau pertemuan dengan departemen diluar HR & GA a. Mengadakan meeting evaluasi dengan departemen HR & GA b. Melakukan evaluasi personel dalam departemen HR & GA c. Melakukan coaching atau training bagi intern departemen HR & GA
4. Melakukan pengelolaan SDM berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan kebutuhan perusahaan
5. Melaksanakan training dan coaching program pada bawahan langsung
d. Membuat laporan coaching atau training yang dilaksanakan a. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, b. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan c. Memastikan tiap SDM khususnya bawahan langsung melakukan pekerjaan sesuai job desc-nya a. Mengamati dan memetakan kemampuan yang dimiliki oleh bawahan langsung b. Membuat analisa kebutuhan bawahan langsung c. Mengajukan training atau coaching untuk memperkaya kemampuan bawahan langsung d. Melakukan coaching personal untuk meningkatkan kemampuan bawahan langsung e. Melakukan meeting rutin untuk laporan dan pengembangan program yang berjalan a. Melakukan evaluasi dan follow
Bulanan Bulanan Bulanan Per minggu
100% Laporan, hasil analisa dan perencanaan berikutnya diterima oleh Operational Manager
Bulanan
Bulanan Per quartal dan bulan / sesuai kebutuhan Bulanan
100% Jadwal coaching per bulan berjalan dengan baik 80% performance kerja meningkat dari waktu ke waktu
Bulanan
Tahunan
Ketersediaan SDM
Sesuai kebutuhan Tiap hari
Per bulan Per 3 bulan Per 3 bulan Per bulan @ 2jam Per minggu
100% program coaching berjalan. 100% training yang diberikan mentransformasi bawahan langsung dan meningkatkan performa kerjanya yang diukur dari KPI mereka masingmasing.
Per bulan
6
up pasca training dan coaching yang sudah berlangsung, dan mengawal bawahan mereka untuk terus transformative
6. Melakukan hubungan dengan pihak eksternal
a. Menjadi perwakilan perusahaan dalam kaitannya dengan dinas ketenagakerjaan b. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait pengembangan aset c. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait dengan pajak dan pelaporannya
Per event Sesuai dengan kebutuhan
Hubungan baik dengan pihak eksternal terjaga. Nama baik perusahaan juga terjaga.
Sesuai dengan kebutuhan
7
Berikut ini adalah panduan bagi Anda secara lebih rinci. Anda dapat mengisinya lebih mudah, dengan mengikuti kolom rangkuman di bawah ini. Namun, jika Anda lebih suka prakteknya secara langsung, Anda dapat menontonnya di video tutorial yang ada pada halaman donwload. Bagian Document No : Released : Revision : Page : Prepared by : Approved by : Kode Posisi :
DEPARTEMEN Atasan Langsung Bawahan
Keterangan No Dokumen, pengkodean agar memudahkan pencarian dokumen Tanggal mulai digunakan Revisi keberapa? Berfungsi memonitor penggunaan agar menggunakan form yang terupdate Halaman ke berapa dari total halaman Disiapkan oleh siapa, biasanya dibuat atasan langsung, atau Top Manajemen Disetujui oleh siapa, biasanya atasan langsung, atau Top Management Tuliskan kode posisi pemegang jabatan. Berguna dalam menata struktur organisasi, pengecekan administrasi, serta saat rekrutmen Tuliskan nama departemen pemegang Jabatan Tuliskan jabatan atasan langsung, sehingga tahu harus melapor kepada siapa Tuliskan jabatan bawahan langsung,
Sumber ISO Document ISO Document ISO Document
ISO Document ISO Document/ Struktur Organisasi ISO Document/ Struktur Organisasi ISO Document/ Struktur Organisasi
ISO Document/ Struktur Organisasi Struktur Organisasi Struktur Organisasi
8
Langsung
Posisi lain Hubungan Eksternal Tujuan Jabatan
Wewenang
Bahan Kerja Alat Kerja
Tuliskan untuk apa jabatan ini diadakan, sehingga akan terlihat adanya kesinambungan dengan semua departemen/ divisi lainnya Tuliskan apa saja kewenangan yang dimiliki, sehingga tidak terjadi tumpang tindih wewenang dari departemen/ divisi lainnya Tuliskan semua diperlukan
dokumen
yang
Tuliskan semua peralatan kerja yang digunakan
Pendidikan minimal
Tuliskan tingkat pendidikan minimal yang diperlukan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaannya
Pengalaman
Tuliskan durasi pengalaman di masa lalu yang akan membantu penyelesaian tugas, terkait dengan posisi jabatan yang akan di emban saat ini
Pelatihan
Tuliskan pelatihan apa saja yang dibutuhkan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaan secara efektif
Core Kompetensi Generic Kompetensi Specific
sehingga tahu rentang kendali yang dimilikinya Tuliskan jabatan posisi lainnya yang sejajar dengan posisi yang dianalisa, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan siapa Tuliskan Bagian di luar organisasi, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan pihak mana saja
Tuliskan Core kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini Tuliskan Generic kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini Tuliskan Specific Expertise
Struktur Organisasi
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Cek Area Kerja ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Kamus Kompetensi
Kamus Kompetensi
Kamus Kompetensi
9
Expertise Kompetensi Profil Psikologis DISC Profil Psikologis MBTI
Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya
Profil Psikologis CBCI
Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya
Aktivitas Utama
Tuliskan pengelompokan tugas besar yang harus dilakukan, berguna untuk menata pemikiran pemegang jabatan Tuliskan detail aktivitas yang harus dilakukan, berguna untuk menata bagaimana menjalankan satu per satu akitivitas, agar pekerjaan besarnya bisa selesai Tuliskan frekuensi pekerjaan dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga tahu kapan harus melakukannya Tuliskan TARGET KERJA secara kuantitatif dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga dapat di evaluasi kinerjanya
Uraian Aktivitas
Frekuensi
Key Performance Indicator
kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya
Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
10
Nah, sekarang Anda telah memiliki gambaran mengenai pengisian All in One Job Analysis form ini. Tugas Anda berikutnya hanyalah praktek, praktek, praktek dan terus praktek. Sebab, pelajaran yang paling baik adalah dengan terus melatihnya… Untuk penjelasan lebih lengkapnya dan saat Anda butuh untuk lebih mengintegrasikan data-data yang Anda miliki, Anda bisa memelajarinya lebih lanjut di http://sinergiaconsultant.com/event/ajbs/# Sampai ketemu di pembelajaran yang lebih tinggi! Keep PICT and stay #ARTmazing...
11
