JOB DESIGN & ANALYSIS Sakunda Anggarini, STP., MP., MSc 2012
JOB ????? Kelompok satuan tugas sbg kinerja untuk mencapai tujuan/hasil
PGP 2005-07
HRP-Job Analysis Model HR Planning
Job Design
Macro Micro
Job Analysis Job Description
Job Specification
Other HRM Activities (Recruitment, Selection, Performance appraisal, Training, Compensation)
Productivity PGP 2005-07
Job Design Fungsi penetapan kegiatan kerja secara organisasional
Tujuan Job Design • Tujuan : 1. Mengatur penugasan kerja 2. Memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan perilaku job 3. Mempengaruhi kualitas kehidupan kerja 4. Mencapai kepuasan individu
PGP 2005-07
Elemen Job Design 1. Organisasional • • •
Pendekatan mekanis Aliran kerja Praktek kerja
2. Lingkungan • •
Kemampuan supply TK Harapan sosial
3. Behaviour • • •
PGP 2005-07
Otonomi Identitas tugas Evaluasi umpan balik
Job Analysis ? • Prosedur yg sistematis untuk evaluasi dan koordinasi informasi pekerjaan dg data posisi jabatan pekerjaan seseorang di perusahaan
• Cara yang sistematis untuk mengumpulkan dan menganaliss informasi tentang isi, konteks dan persyaratan manusiawi dari sebuah pekerjaan
DEFINISI •
adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk di dalamnya sistematika rekruitmen, evaluasi atau pengendalian dan organisasi atau perusahaan
•
kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan
•
pengumpulan, penilaian dan penyusunan secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut sebagai job analyst. Informasi yang dikumpulkan secara rinci meliputi duties, responsibility, human ability dan performance standart PGP 2005-07
Tujuan perencanaan SDM yang berorientasi pada
hasil
bertujuan
analisis
untuk
pekerjaan
mewujudkan
eksistensi, efektivitas dan efisiensi serta produktivitas dalam mencapai tujuan atau sasaran perusahaan.
PGP 2005-07
Manfaat Job Analysis • • • • • • • • • •
Evaluasi dan peran lingkungan terhadap pekerjaan individu Mengkaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang using Menciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak Merancang kebutuhan SDM di masa depan Menyesuaikan jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia Merancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan karyawan baru maupun lama Merancang rencana pengembangan potensi karyawan Menentukan standar kerja/prestasi yang realistis Work Placement Pemberian kompensasi
PGP 2005-07
Informasi Job Analysis??? • Activities and behaviors • Machines, tools, equipment and work aids • Performance standards • Job context • Human requirements
PGP 2005-07
Tahapan Job Analysis 1.
Identifikasi job di prsh produksi,pemasaran or yg lain??)
2.
Review latar belakang yg relevan
3.
Menyusun daftar pertanyaan agar informasi yg diperoleh berhasil guna
4.
Verifikasi dg top dan staff managerial
5.
Penyempurnaan data dg pengembangan job description dan job specification
PGP 2005-07
(bidang
Metode-metode Analisis Pekerjaan 1. OBSERVASI •
Mengamati
dan
memperhatikan
individu
yang
melakukan pekerjaan
•
Secara terus-menerus ataupun terputus-putus
•
Dilakukan untuk pekerjaan yang bersifat repetitif, mudah diamati dan siklusnya lengkap
•
Dilakukan dg (1). pengambilan contoh kerja; (2). Buku Harian/Catatan karyawan
PGP 2005-07
Metode-metode Analisis Pekerjaan 2. WAWANCARA •
Mengunjungi setiap lokasi pekerjaan, berbicara dengan karyawan yang melakukan pekerjaan
•
Perlu
melibatkan
diwawancara
atasan
untuk
dr
karyawan
menghindari
yang
kesalahan
pemahaman ttg pekerjaan
•
Membutuhkan waktu, karena perlu verifikasi pd lebih dr 1 orang yg diwawancara
•
Agak
rumit
untuk
mendefinisikan
tugas
pekerjaan yg bersifat profesional dan manajerial PGP 2005-07
dar
Metode-metode Analisis Pekerjaan 3. KUISIONER •
Merupakan alat survei dlm bentuk dokumen yang diberikan kepada karyawan dan manajer pekerjaan
yg bersangkutan •
Informasi dapat dikumpulkan dengan mudah dlm waktu singkat
•
Bisa dalam bentuk checklist ataupun pertanyaan terbuka.
•
Kelemahannya, bisa dipersepsikan berbeda pada
setiap orang PGP 2005-07
Job Descriptions • Identifikasi tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan
• Pernyataan tertulis ttg fungsi, tugas, tanggungjawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek job ttt
Content of Job Descriptions 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
PGP 2005-07
Job Identification Job Summary Relationships Responsibilities and Duties Equipment and Tools Working Conditions and Physical Environment Hazards if any (risk) Performance Standart Acceptance or Refusing
1.Job Identification : • • • •
Identitas jabatan pekerjaan : Nama jabatan Atasan jabatan Salary Status kompensasi utk pekerjaan lembur
PGP 2005-07
2.Job Summary : • Aturan pelaksanaan jabatan pekerjaan • Kegiatan/fungsi utama jabatan pekerjaan ringkasan job (5W1H) PGP 2005-07
3.Relationships:hubungan lini Vice President Employee Relations Tingkatan top managerial
Human Resource Director
PGP 2005-07
Department Secretary
Human Resource Clerk
Test Administrator
Labor Relations Manager
4.Responsibilities and Duties : • Penyebutan fungsi dan kewajiban yang penting • Tugas : kegiatan lbh rinci/sederhana • Wewenang : hak melakukan sesuatu/memerintah, hak memperoleh pertanggung jawaban • Tanggungjawab : kwjbn pemegang jabatan pekerjaan
PGP 2005-07
5. Equipment and Tools : • Satuan perangkat hardware dan software yg dihadapi dalam pelaksanaan jabatan pekerjaan • Komputer, mesin, manusia dll
PGP 2005-07
6. Physical Environment : Kondisi fisik lingkungan kerja berupa : • Lokasi kerja • Tempat • Jam kerja
PGP 2005-07
8.Performance Standards • Indikator capaian • Menunjukkan bagaimana kinerja diukur • Agar karyawan tahu apa yang diharapkan • Memberi kesempatan karyawan utk berprestasi
PGP 2005-07
8.Acceptance or Refusing • Tanda persetujuan/penolakan dr para manajer • Memungkinkan ada pengubahan kewajiban dlm sebuah pekerjaan • deskripsi pekerjaan “bukan” kontrak kerja, sehingga sewaktuwaktu bisa berubah sesuai kebutuhan PGP 2005-07
Contoh Form Job Descriptions Job Description PT…. Nama Jabatan : Manager Produksi Tgl : 20 Sept 2006 Department : SDM Penyusun : Ir X Lokasi : PT… Fungsi :Penasehat Supervisor Tugas : 1…2…3… Wewenang : Tanggungjawab : Hub.Lini : Atasan Direktur Produksi Bawahan Supervisor,Kabag Kondisi Kerja : Jam kerja 8 – 17 WIB di R.Produksi PGP 2005-07
Contoh Pernyataan Tugas & Standar Kinerja Pekerjaan : CUSTOMER SERVICE Jabatan : Supervisor TUGAS
Standar Kinerja
Mendiskusikan tagihan yang tidak • Menandai rekening yang tidak dibayar pelanggan dan dibayar, berdiskusi dg spv. menginformasikan adanya pemutusan Pembayaran seminggu sekali layanan • Melayangkan pemberitahuan pd pelanggan, sblm tgl pemutusan layanan • mendiskusikan status tanggungan scr baik-baik dg pelanggan • dst Menerima dan mencatat keluhan pelanggan
PGP 2005-07
•
Mencatat daftar masalah dr data masa lalu 3 bulan sekali • menerima telepon keluhan pelanggan setiap hari • mengkonfirmasi pada bagian teknisi mengenai masalah yg dialami pelanggan setiap ada keluhan • dst
Job Specifications Pengetahuan,
ketrampilan
dan kemampuan (PKK) yang dibutuhkan individu sebuah
oleh
untuk
melakukan
pekerjaan
memuaskan
satu dengan
Job Specifications Profil suatu job meliputi : –Academic qualifications –Experience –Knowledge –Skills –Abilities –Personality (fisik-mental) Tujuan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menentukan karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan, seleksi dan penempatan.
“Penting” karena beberapa alasan : • Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang diharuskan oleh undang-undang.(pilot, pengacara dll) • Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus setidaknya S3)
• Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan pembuatan standar atau kriteria tertentu yang dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru tik harus dapat mengetik 100 huruf dalam 1 menit)
PGP 2005-07
Contoh Form Job Specifications Job Specifications PT…. Nama Jabatan/Kode Tgl Penyusun Depart/Lokasi Syarat-syarat job 1. Pendidikan 2. Pengalaman 3. Syarat fisik 30 th 4. Syarat mental PGP 2005-07
: Manager Produksi/MP01 : 20 Sept 2006 : Ir X : SDM : : S2 Teknik Produksi : Min 5 tahun kerja di prsh teknik : sehat, tdk buta warna, laki-laki,>
: tidak gila/psikopad
Job Perfomance Standard •
Standar prestasi kerja dg manfaat : 1. Standar : sasaran/target pelaksanaan job sbg tantangan untuk motivasi TK
2. Kriteria Pengukuran keberhasilan kerja Memudahkan evaluasi
•
Diperoleh teknik pengukuran kerja berdsr brainstorming, diskusi partisipatif, perjanjian dalam kontrak kerja
PGP 2005-07
THANK YOU ……
PGP 2005-07
