JOB ANALYSIS Imam Gunawan
ANALISIS PEKERJAAN • Proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktifitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifiasi yang diperlukan untuk melaksanakan aktifitas tersebut. • Analisis pekerjaan menyediakan suatu ringkasan kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan, hubungan dengan pekerjaan lain, pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan, dan kondisi kerja dibawahnya pekerjaan tersebut dilaksanakan.
JOB ANALYSIS
What is job analysis? • Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. • An important part of Human Resources (HR) planning
JOB ANALYSIS
Manfaat Job Analysis? • • • • • •
Telaah dan Perencanaan Kerja Suksesi Manajemen Pelatihan dan pengembangan Jalur karir Kriteria seleksi Evaluasi pekerjaan
JOB ANALYSIS
Manfaat Job Analysis?
Analisis penyusunan kepegawaian: Informasi pekerjaan. Desain organisasi : menganalisis elemen, menyusun posisi org. Redesain pekerjaan : untuk meningkatkan metode penyusunan pegawai, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja.
JOB ANALYSIS
Siapa yang melakukan JOB ANALYSIS ? • • • • •
Pakar job analysis Job Analyser dari luar Supervisor Manager Individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi.
JOB ANALYSIS
Pertimbangan Strategik dalam JOB ANALYSIS • Tingkat partisipasi karyawan dalam proses job analysis. • Pelaksanaan job analysis (rincian proses) • Waktu pelaksanaan job analysis • Keputusan penggunaan orientasi (tradisional / masa depan)
JOB ANALYSIS
ASPEK PEKERJAAN JOB ANALYSIS • Keluaran pekerjaan (penyusunan staff, penetapan standar dan tujuan kerja, evaluasi nilai kerja) • Aktivitas yang dilaksanakan. (tujuan perancangan kerja, struktur org., persyaratan kerja dan jalur karir, kebutuhan pelatihan dan pengembangan, pendefinisian kebutuhan suksesi manajemen, perencanaan tinjauan kerja.
JOB ANALYSIS
ASPEK PEKERJAAN JOB ANALYSIS • Kompetensi (definisi persyaratan kerja untuk seleksi, penempatan, jalur karir, rencana desain org. kebutuhan pelatihan). • Struktur balas jasa (administrasi gaji).
JOB ANALYSIS Tasks
Responsibilities
Duties • Human Resource Planning • Recruitment • Selection
Job Analysis
Job Descriptions
• Training and Development
Job Standards
• Compensation and Benefits
• Performance Appraisal • Safety and Health
Job Specifications
• Employee and Labor Relations • Legal Considerations • Job Analysis for Teams
Knowledge
Skills
Attitudes
JOB ANALYSIS
Don’t Mix These Up!! • Job Analysis: Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. • Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. • Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. • Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).
3 KOMPONEN ANALISIS PEKERJAAN 1. DESKRIPSI PEKERJAAN 2. SPESIFIKASI PEKERJAAN 3. STANDAR KINERJA PEKERJAAN
Job Descriptions
A Job Description is a written statement that explain the duties (what the job is, how it is done and why), working conditions and other aspects of a specified job.
It’s a profile of the job
Job Specifications
A Job Specification describes the job demands on the employees who do it and the human skills that are required (experience, training, education and the ability to meet physical and mental demand).
It’s a profile of the human characteristics
Job Standards
Job Standards are a key part of any control system (standards, measures, correction, and feedback) which have two functions: first; become the targets for employee efforts, second; used as criteria against which job success is measured.
It’s a target as well as criteria
DESKRIPSI PEKERJAAN • Merupakan produk yang pertama dan langsung dari analisis pekerjaan. • Merupakan dokumen yang menyediakan informasi mengenai kewajiban, tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan • Tujuannya: untuk menyediakan informasi organisasonal dan struktural di samping informasi fungsional.
Contoh Bentuk Deskripsi Pekerjaan 1. 2. 3.
4.
5.
Nama Jabatan Ringkasan Pekerjaan • Mengumpulkan dan membuat informasi analisis pekerjaan melalui wawancara, kuesioner,observasi atau cara lainnya Tugas-tugas • Merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuesioner • Mengumpulkan informasi pekerjaan Kondisi kerja. • Bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik • Pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan harus tejun langsung di lapangan Hubungan kerja • Bekerja sama denga kepala bagian, penyelia dan tenaga ahli dari luar • Melapor ke atasan mengenai hasil dari analisis pekerjaan
SPESIFIKASI PEKERJAAN • Menentukan syarat minimal yang dapat diterima yang dibutuhkan dari karyawan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. • Spesifikasi pekerjaan haruslah hanya mencakup kualifikasi yang jelas-jelas berhubungan dengan kinerja pekerjaan. • Tujuan: untuk menenukan karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan, seleksi dan penempatan.
Contoh Bentuk Spesifikasi Pekerjaan 1. 2.
3.
4.
Nama jabatan Faktor-faktor keahlian • Pendidikan: lulusan PT • Pengalaman: pengalaman minimal 2 th sebagai analisis pekerjaan. • Komunikasi: keahlian berbicara dan menulis Faktor-faktor daya • Tuntutan fisik: seperti duduk, berdiri dan berjalan • Tututan mental: penyampaian kesan visual. Inisatif dan kecerdasan Kondisi kerja • Perjalanan kerja ke berbagai cabang perusahaan di berbagai kota • Perjalanan di sekitar lokasi kerja untuk menhimpun informasi pekerjaan
STANDAR KINERJA PEKERJAAN • Menentukan
yang
tingkat
diharapkan
pekerjaan
tersebut
kinerja
dari dan
pekerjaan
pemegang kriteria
terhadapnya pelaksanaan pekerjaan dapat diukur.
Analisis Pekerjaan pada SD: SD 6 jp, dlm satu minggu 6 x 6 = 36 jp Ada 6 rombel: 36 x 6 = 216 jp Shg seharusnya jumlah guru ialah 216 : 24 = 9 orang guru (krn guru kelas) Jumlah kenyataannya guru ada 6 orang, shg kurang 3 orang guru. • • • •
Perencanaan SDM Prediksi kebutuhan guru Penentuan pekerjaan guru kelas Identifikasi sumber dari internal dan eksternal Keseimbangan rasio kebutuhan (guru – siswa – jp)
Referensi • Mondy, R. W. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Erlangga.
• Schuler, R. S., dan Jackson, S. E. 2006. Human Resource Management, International Perspective. Mason: Thomson SouthWestern. • Werther, W. B., dan Davis, K. 1996. Human Resources and Personnel Management. Boston: McGraw-Hill.
IG
