What Is Job Analysis?

Analisis Jabatan

The Objective † Discuss the foundation of HR Information system † Explain how managers and HR department depend on † † † †

accurate job analysis information List of the major methods of collecting job analysis information Describe the context and uses of a job description Identify efficiency and behavioral consideration in the design of jobs Discuss the different job redesign techniques used to improve the quality of work life

What Is Job Analysis ? † A job analysis is a systematic exploration of

the activities within a job. † It is a technical procedure used to define the duties, responsibilities, and accountabilities of a job † This analysis involves the identification and description of what happening on the job… accurately and precisely identifying the required tasks, the knowledge, and skills necessary for performing them, and the conditions under which they must performed.

Analisa Jabatan Job Analysis “ method for describing jobs and the human attributes necessary to perform them” (metode untuk menggambarkan pekerjaan dan manusia yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan sifat-sifat mereka)

Manfaat Job Analysis? † Analisis penyusunan kepegawaian: Informasi

pekerjaan. † Desain organisasi : menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi † Redesain pekerjaan : untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja.

Analisa Jabatan Terdapat 2 pendekatan analisa jabatan : † Orientasi pada Jabatan Pendekatan yang berorientasi pada informasi tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan † Orientasi pada Orang Pendekatan yang berorientasi pada informasi deskripsi atribut dan kemampuan yang harus dimiliki seseorang untuk suatu jabatan

Analisa Jabatan

† † † †

Orientasi pada Orang Umumnya ada 4 atribut yang dianalisis: Knowledge what the person knows Skill what the person knows to do Ability person capacity to do something Other personal characteristic

Tujuan Analisa Jabatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Analisa jabatan memiliki tujuan: Pengembangan Karir Aspek Legal Penilaian Kinerja Rekrutmen dan seleksi Pelatihan Penetapan Gaji Klasifikasi jabatan

Sumber Informasi Analisa Jabatan Proses analisa jabatan membutuhkan sumber informasi yang berasal dari : † Analisis Organisasi (IRMA) † Observer yang terlatih † Atasan Lansung † Pemegang Jabatan tersebut

Cara Memperoleh Informasi Analisa Jabatan 4 cara umum untuk memperoleh informasi analisa jabatan : † Melakukan pekerjaan tersebut † Pengamatan terhadap orang yang melakukannya † Wawancara kepada pihak yang ahli dalam pekerjaan itu † Melalui kuesioner

Conducting the Job analysis Understand the purpose of the job analysis Review draft with supervisor

Understand the role of the job in the organization

Develop draft Benchmark position Seek clarification

Determine how to collect job analysis information Source : De cenzo & Robbins

Application of Job analysis information † Job Description † Job Specification † Job Performance Standards

Source: Wherther & Davis

Key Elements of the Job Description † Job identification data † Job summary † Job duties † Job environment † Job specifications † Minimum qualifications

The multifaceted nature of Job analysis

Labor relations

Safety & health

Recruiting

Job analysis Job Description

Compensation Performance appraisal

Selection Strategic human resource planning

Employee training

Job specification Career development

Employee development

TEKNIK ANALISIS JABATAN † Observasi „ Analisis Pekerjaan Fungsional † Wawancara † Kuesioner „ Kuesioner disesuaikan „ Kuesioner Informasi Analisis Pek. „ Kuesioner lengkap „ Kuesioner analisis posisi † Catatan harian karyawan.

OBSERVASI † Mengobservasi orang yang

melaksanakan pekerjaan † Pekerjaan diasumsikan konstan sepanjang waktu. † Tujuan : untuk menganalisis persyaratan dari pekerjaan, bukan menilai.

Analisis Pekerjaan Fungsional † The Department of Labor „

„

Job analyst uses observation methods to gather information about an employee Information organized into 3 categories Data ‡ People ‡ Things ‡

Contoh Analisis Pekerjaan Fungsional Work Functions Data

Orang

Barang

0.

Pensintesaan

0. Penasihatan

0. Penetapan

1.

Koordinasi

1. Negosiasi

1. Bekerja cermat

2.

Analisis

2. Instruksi

2. Pengendalian

3.

Pengumpulan

3. Penyeliaan

3. Dorongan

4.

Komputasi

4. Peragaman

4. Manipulasi

5.

Penyalinan

5. Pembujukan

5. Pemeliharaan

6.

Pembandingan

6. Pembicaraan

6. Pemberian

7. Pelayanan

7. Penanganan

8. Melayani Skor ditemukan dengan melakukan observasi, nilai 0 untuk nilai tertinggi

WAWANCARA † Ada 3 jenis ( inidividu, kelompok

karyawan, kelompok supervisor) † Validitas tgt pada : „ „

Penggunaan metode sistematik Sampel yang diambil

† Kelemahan : distorsi informasi † Diperlukan informasi tambahan.

KUESIONER † Kuesioner yang disesuaikan dengan

aktivitas organisasi. † Kuesioner terbitan † Informasi untuk membongkar tugas, tanggung jawab, kemampuan, standar kinerja pekerjaan. † Kuesioner : analisis kuantitatif

KUESIONER ANALISIS POSISI Position Analysis Quest. Berisi 194 butir (6 dimensi), menggambarkan pentingnya suatu unsur dasar. † PAQ menyajikan skor kuantitatif: †

„ „ „ „ „

Informasi input Proses mental Output kerja Relationship Job contex

Catatan Harian Karyawan † Pencatatan secara berkala tugas,

aktivitas karyawan † Analisis yang membutuhkan waktu, ketelitian yang tinggi dan biaya yang mahal. † Berguna untuk menganalisis struktur kerja, organisasi, persyaratan staff, kebutuhan pelatihan.

KRITERIA TEKNIK JOB ANALYSIS † Keandalan (reliability) : Ukuran

konsistensi † Validitas : ukuran akurasi Menghimpun data dari kary dan superv. † Tujuan analisis

Masalah2 dalam JOB ANALYSIS † Ketakutan karyawan (ancaman

pekerjaan, tingkat gaji, tingkat produksi). † Mengumpulkan informasi yang mutakhir.

Keberhasilan JOB ANALYSIS † Komitmen manajemen puncak † Keterlibatan serikat pekerja † Keterlibatan karyawan † Komunikasi yang efektif † Penugasan personalia untuk pelaksanaan † Penggunaan pakar † Pengumpulan data † Penggunaan alat dan teknik yang tepat. † Penggunaan komite untuk pengawas.

The Job Design Input-output Framework Feedback Organizational elements Environmental elements

Job design

Productive and satisfying job

Behavioral elements INPUTS

TRANSFORMATION PROCESS

DESIRED OUTPUTS

Organizational elements

Environmental elements

Behavioral elements

†Mechanistic

†Employee

†Autonomy

approach †Work flow †Work practices †Ergonomics

abilities and avaibility †Social and cultural expectations

†Variety †Task

identity †Task significance †Feedback

Techniques of job redesign Underspecialization - Work simplification - Reenggineering † Overspecialization - Job rotation - Job enlargement - Job enrichment - Autonomous work teams †

Source: Wherther & Davis

Job Design To Increase Motivation † The Job Characteristics Model † Job Enrichment † Job Rotation † Work at home † Flexible hours

Source: De Cenzo & Robbins

“Job characteristic Model” Core Job Characteristic

• Skill variety • Task identity • Task significance

Critical psychological states

Experienced meaningfulness of the work

Autonomy

Experienced responsibility for outcomes of the work

Feedback

Knowledge of actual result of the work

MModerators • Growth-need strengh • Knowledge and skill • “Context’ satisfactions

Individual work outcomes

• High intrinsic work motivation • High-quality work performance • High satisfaction with the work • Low absenteeism and turnover

Job Design Techniques † Job simplification † Job enlargement † Job enrichment † Empowering † Team building

Kelly’s Twin-Track Model of Job Redesign