Algemene tips voor het schrijven van een sollicitatiebrief Schrijf een goede sollicitatiebrief Schrijf een overtuigende sollicitatiebrief. Zorg ervoor dat je sollicitatiebrief nieuwsgierigheid opwekt bij het stagebedrijf. Presenteer de informatie in de brief kort maar krachtig gepresenteerd worden en zorg ervoor dat je sollicitatiebrief interessant is. Iedereen die een sollicitatiebrief schrijft heeft als doel om uitgenodigd te worden voor het sollicitatiegesprek. Daarom is het belangrijk dat je veel aandacht besteedt aan je motivatie. Voor een bedrijf is dit gedeelte van de sollicitatiebrief het meest interessant. Ga na waarom je deze stage of afstudeeropdracht zo graag wilt en waarom je wilt stagelopen of afstuderen bij dit stagebedrijf. Spits de inhoud van je sollicitatiebrief toe op de kenmerken van het stagebedrijf, de eisen aan de stage en jouw vaardigheden en kwaliteiten. Maak je sollicitatiebrief op maat voor het betreffende stagebedrijf. De beste structuur Een sollicitatiebrief kan het beste worden opgebouwd volgens het kop-romp-staart model: Kop (inleiding) In de kop van de brief vermeld je:
• • • •
Om welke functie het gaat; Waar je de advertentie bent tegengekomen; Eventueel kan je verwijzen naar een eerder gevoerd telefoongesprek; De reden dat je solliciteert.
Romp (kern) In de romp van de brief vermeld je: • Waarom je deze stage/afstudeeropdracht wilt (je motivatie); • Welke kennis en ervaring je hebt (met een verwijzing naar je C.V.); • Waarom ze jou zouden moeten aannemen. Staart (slot) In de staart van de brief vermeld je: • Per wanneer je beschikbaar bent; • Dat je uitkijkt naar een uitnodiging voor een gesprek. In het begin van de brief vermeld je dat de stage op stageplaza.nl je aandacht heeft getrokken, en vertel je waarom je solliciteert. De verhouding tekst in het kop-romp-staart model is ongeveer 20-60-20. In de kern van de brief ga je in op de eisen aan de stage of afstudeeropdracht. In dit gedeelte toon je aan dat je voldoet aan deze eisen. Je geeft aan waarom je bij dit bedrijf aan de slag wilt en waarom je denkt dat deze stage of afstudeeropdracht bij jou past. Deze motivatie onderbouw je met je Curriculum Vitae. Dit is het belangrijkste gedeelte van de sollicitatiebrief; zorg er daarom voor dat dit gedeelte van je brief enthousiasme, interesse, motivatie en een actieve instelling uitstraalt. In het slot van de brief geef je aan wat je met deze brief wilt bereiken, namelijk een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Onderaan de brief vermeld je de eventuele bijlagen zoals je C.V. en eventuele diploma's. Als je niet voldoet aan de functie-eisen Het is mogelijk dat je niet voldoet aan één of meerdere functie-eisen. Geef in dat geval zelf een oplossing voor dit probleem in je brief. Als je niet over de vereiste diploma's beschikt compenseer je dit met vaardigheden die belangrijk zijn voor de stage. Deze vaardigheden kan je beschrijven in je sollicitatiebrief. Als je niet voldoet aan de vereiste werkervaring of vaardigheden kan je dit ook compenseren door aan te geven dat je snel leert, veel projecten op school hebt gedaan, reeds eerder stage hebt gelopen of een aantoonbare interesse hebt voor het functiegebied.
Aandachtspunten voor het schrijven van een sollicitatiebrief Verwoord negatieve punten positief • "Ik volgde met succes de eerste vier jaar van de opleiding" klinkt beter dan "Ik ben gezakt voor het examen." • "Ik ben bereid te reizen" klinkt beter dan "Ik vind het niet erg om iedere dag twee uur te reizen." • "Ik kan goed luisteren" klinkt beter dan "Ik ben verlegen." • "Ik leer snel door ervaring" klinkt beter dan "Ik kan niet zo goed leren." Zorg voor een nette brief
• • •
• • • • •
Nodig uit tot verder lezen
• • • • • • • • •
Tenzij specifiek in de advertentie staat vermeld dat je een handgeschreven sollicitatiebrief moet sturen, is het verstandig om een getypte brief te sturen. Probeer alle informatie op één A4-tje te zetten, het stagebedrijf kan dan in één oogopslag alle belangrijke gegevens zien. Schrijf of print de sollicitatiebrief op mooi papier: A4 formaat, wit en ongelinieerd/off-white. Beschrijf of print het papier aan één kant. Gebruik eventueel een grote, passende envelop (A4 of A5 formaat). Schrijf duidelijk leesbaar en maak gebruik van een makkelijk leesbaar lettertype. Zorg voor een aantrekkelijke bladspiegel: zorg voor ruime kantlijnen, bijvoorbeeld met marges van 3cm. Zorg ervoor dat er geen doorhalingen, printvlekken of taalfouten in de brief voorkomen. Let op de juiste aanhef: zorg ervoor dat je de juiste naam, titel, functie en adres hebt en dat deze gegevens correct gespeld zijn. Onderteken de sollicitatiebrief: de handtekening staat onderaan en onderteken je sollicitatiebrief met een zwarte of blauwe pen.
Zorg voor een pakkend, boeiend en creatief begin van de brief. Kom snel tot de kern van de zaak. Schrijf op zo'n manier dat de lezer het alleen maar met je eens kan zijn. Gebruik korte zinnen en eenvoudige woorden. Schrijf enthousiast en boeiend, maar stop geen humor in je brief. Vermijd het gebruik van standaardzinnen. Schrijf niet over positieve of negatieve ervaringen met voorgaande werkgevers. Zorg dat je de juiste persoon met de juiste naam aanspreekt. Maak zo min mogelijk gebruik van onderstrepingen, cursief of vetgedrukte woorden.
Enkele andere aandachtspunten • Stuur de brief niet meteen op als hij klaar is, lees hem nog een keer door of vraag een ander om hem over te lezen. • Maak een kopie van de brief en het C.V. voor het sollicitatiegesprek. • Plak voldoende postzegels op de envelop. • Bel een aantal dagen na het versturen van je brief om na te gaan of deze is aangekomen (indien je geen ontvangstbevestiging hebt ontvangen). • Vergeet niet de bijlage ( je C.V.) mee te sturen. Je zult niet de eerste zijn die dit, in de haast om de brief snel gepost te krijgen, vergeet.
Voorbeeldzinnen voor in een sollicitatiebrief Voorbeelden van openingszinnen • Met deze brief wil ik mij graag aan u voorstellen als kandidaat voor stage/afstudeeropdracht X. • Graag zou ik mijzelf willen voorstellen als zelfstandige, enthousiaste jonge man/vrouw die weet wat hij/zij wil. • U zoekt iemand die klantgericht is, een grote (bedrijfskundige) kennis heeft over (...) en eveneens een spontane instelling heeft? Dan stel ik mij middels deze brief graag aan u voor! • Mijn eerdere stage/huidige opleidingsrichting heeft mij ertoe doen besluiten om te solliciteren naar deze stage/afstudeeropdracht. • Met een gedegen kennis van (...) zou ik uitstekende adviezen kunnen geven aan uw klanten. • Verkopen aan uw klanten lijkt mij een grote uitdaging, daarom reageer ik hierbij op uw stage/afstudeeropdracht. • Toen ik uw stage/afstudeeropdracht zag op Stageplaza.nl ben ik meteen deze brief gaan schrijven omdat het mij een goede mogelijkheid lijkt om mijn net opgedane kennis in de praktijk te brengen. • Klanten een optimale service verlenen en het visitiekaartje zijn voor uw bedrijf, dat lijkt mij dé uitdaging bij de door u aangeboden stage. Voorbeelden van rompzinnen
• • • • •
• • • Voorbeelden van slotzinnen
• • • • • •
Op dit moment ben ik bezig met de opleiding (...) aan de (...) te (...) en wil graag mijn opgedane kennis in de praktijk gaan brengen. Ik ben een persoon die graag ... Door de vele projecten die ik heb uitgevoerd in het kader van mijn opleiding weet ik dat het vak (...) mij het meest ligt en daarom lijkt deze stage voor mij ideaal. Het werken bij bedrijf (...) lijkt mij een ideale plek om een meewerkstage te lopen omdat dit bedrijf internationaal werkt. Ik heb een representatief uiterlijk, spreek algemeen beschaafd Nederlands en tevens beheers ik de Engelse taal goed. Hierdoor kan ik ervoor zorgen dat uw internationale klanten een goede indruk zullen krijgen van uw bedrijf. Ik ben een enthousiaste persoonlijkheid die zowel zelfstandig als in teamverband goed kan functioneren. Door mijn eerdere werkervaring in de horeca weet ik dat een service- en klantgerichte instelling en veel geduld erg belangrijk zijn in de omgang met klanten. Door mijn eerdere werkervaring/stage in (..) weet ik dat ik het een uitdaging vind om ...
Ik hoop dat ik binnenkort een uitnodiging voor een gesprek kan verwachten. In de verwachting dat deze brief aanleiding voor u is om nader met mij kennis te willen maken, teken ik... Bent u nieuwsgierig geworden en denkt u dat ik in aanmerking kom, dan wil ik graag in een persoonlijk gesprek mijn ambities voor deze stage/afstudeeropdracht aan u voorleggen. U begrijpt dat het haast onmogelijk is om alle informatie over mijzelf in een brief te verwerken. Daarom zie ik uit naar een persoonlijk kennismaking. Met interesse zie ik een kennismakingsgesprek tegemoet. Graag zou ik door u uitgenodigd willen worden voor een kennismakinggesprek waarin ik mijn motivatie nader kan toelichten.
Een goede voorbereiding op het gesprek Bereid jezelf goed voor Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je minder zenuwachtig bent en daardoor zelfverzekerder overkomt. Zorg er daarom voor dat je van tevoren nadenkt over de volgende punten: Wie ben ik? Denk hierbij aan je:
Wat kan ik? Denk hierbij aan je:
Wat wil ik? Denk hierbij aan:
• • •
Houding Karaktereigenschappen Persoonlijkheidskenmerken
• • • •
Kennis Vaardigheden Competenties Werkervaring
•
Wat je wil leren tijdens je stage/afstudeeropdracht
Als stagiaire verkoop je jezelf op een positieve manier. Zorg ervoor dat je je eigen kwaliteiten op een gemotiveerde wijze overbrengt op de aanstaande werkgever. Weet belangrijke informatie over het bedrijf Denk eraan dat je pas echt goed voorbereid naar een sollicitatiegesprek kan gaan als je over alle benodigde informatie beschikt. Zorg ervoor dat je voldoende informatie hebt over de organisatie waar je stage wil gaan lopen. Te denken valt aan informatie over de omvang van de organisatie, de aangeboden producten en diensten, de historie, de grootte van de afdeling en de bedrijfscultuur. Voor aanvullende informatie kun je gebruik maken van:
• • • • • •
Gepubliceerde artikelen over het bedrijf in tijdschriften, vakbladen en kranten. De website van het bedrijf. De contactpersoon uit de personeelsadvertentie. Het bedrijf zelf: de afdeling personeelszaken, brochures en jaarverslagen. De Kamer van Koophandel. Werknemers van het bedrijf, vrienden en kennissen.
Pas jezelf aan Probeer, voordat je op gesprek gaat, te achterhalen hoe het toekomstige stagebedrijf je het liefst wil zien, zodat je verschijning en je gedrag aansluiten bij het stagebedrijf. Voor sollicitatiegesprekken bestaat de gouden regel dat je beter overdressed (te netjes) kan zijn gekleed dan underdressed. Het is overigens niet nodig dat je dure merkkleding aanschaft. Het gaat erom dat je je goede wil toont. Jezelf aanpassen aan bepaalde codes heeft niets te maken met het inleveren van je persoonlijkheid. In feite pas iedereen zich aan in een bepaalde groep. Je aanpassen geeft juist aan dat je flexibel bent. Niet vergeten! Vergeet niet de naam van degene met wie je het gesprek hebt. Zorg er ook voor dat je op tijd aanwezig bent. Zorg dat je rekening houdt met mogelijke vertraging en bel even als je iets later bent. Neem een notitieblok, een pen, een informatieboekje over je opleiding, je agenda en tenslotte een grote dosis motivatie mee.
Het verloop van een sollicitatiegesprek Het sollicitatiegesprek Een sollicitatiegesprek verloopt vaak in een bepaalde volgorde:
• • • • • • • •
Inleiding (hierbij krijg je informatie over het bedrijf, de functie van degene waarmee je het gesprek hebt en uitleg over het verloop van het gesprek). Vragen over je opleidingen, je werkervaring en andere zaken uit het C.V. Vragen over je interesse in het bedrijf en/of in de branche. Vragen over wat je aantrekt in deze stage/afstudeeropdracht; wat is je motivatie? Vragen over waarom jij geschikt bent voor de stage; waarom moet het bedrijf jou aannnemen? Persoonsgerichte vragen; hierbij valt de denken aan vragen als "wat zou je doen als..." Ruimte om zelf vragen te stellen. Afsluiting en uitleg over de sollicitatieprocedure; wanneer hoor je bijvoorbeeld of je wel of niet bent aangenomen?
Verkoop jezelf op een positieve manier Als stagiaire verkoop je jezelf op een positieve manier. Belangrijk is dat je je eigen kwaliteiten op een gemotiveerde wijze overbrengt op het stagebedrijf. Een van de meest belangrijke aspecten van een sollicitatiegesprek is dat je op een overtuigende manier kunt aantonen dat je ergens goed in bent. Denk daarom van tevoren na over de volgende punten: • Wat trekt je aan de aangeboden stage/afstudeeropdracht? • Welke mogelijke onderzoeken/projecten kan je voor het stagebedrijf uitvoeren? • Wat weet je van het bedrijf en de branche? • Wat kun je vertellen over jezelf? • Welke vragen wil je zelf stellen? Denk aan je lichaamstaal:
• • • • • •
Straal niet te veel nervositeit uit, wees echter ook niet te arrogant of zelfverzekerd. Geef een goede hand bij het voorstellen en bij het afscheid. Zorg voor oogcontact met degene waarmee je het gesprek hebt. Ga echter niet staren en vergeet vooral niet om de eventuele tweede aanwezige persoon aan te kijken. Denk aan je houding: zit rechtop maar niet te gespannen. Hou je handen niet onder de tafel en speel niet met voorwerpen. Gebruik je handen ter ondersteuning van je verbale communicatie. Houd je benen bij elkaar en je beide voeten op de grond.
Algemene tips:
• • • • • • • • •
Luister actief, herhaal kort voor jezelf welke vraag gesteld wordt. Antwoord niet te snel en denk eerst even na over het goede antwoord, wees niet bang voor een stilte. Zorg voor variatie in alle vocale elementen zoals je intonatie en je stemhoogte. Stel je gelijkwaardig op, wees niet te amicaal of joviaal. Toon initiatief: stel vragen, zeker als je de vraag niet goed hebt begrepen, vat samen wat er gezegd is en vraag of je dit goed begrepen hebt Toon interesse in het bedrijf en de stagefunctie en stel daar open vragen over. Zo houdt je het gesprek op gang. Pas je woordkeuze aan, aan degene met wie je het gesprek hebt. Geef niet te veel irrelevante informatie, blijf 'to the point'. Probeer jezelf te zijn, het gaat tenslotte om jou.
Meest gestelde vragen bij een sollicitatiegesprek Een goede voorbereiding op een sollicitatiegesprek is vaak het halve werk. Voordat je op gesprek gaat is het raadzaam om thuis antwoorden te bedenken op de meest gestelde vragen. Schrijf ook op welke vragen jij wilt stellen tijdens het gesprek. Veel gestelde vragen zijn:
• • • • • • • • • • • • • •
Wat heb je gedaan ter voorbereiding op dit gesprek? Waarom wil je bij ons bedrijf stage lopen? Wat voor eisen stelt jouw school aan je stage/afstudeeropdracht? Waarom moeten we jou aannemen als stagiaire? Wat zijn jouw sterke en zwakke punten? Waarom heb je gekozen voor je huidige opleiding? Welke werkervaring heb je en wat heb je geleerd bij deze bedrijven? Welke zaken doe je naast je studie? Aan wat voor projecten heb je gewerkt tijdens je studie? Hoe werk je binnen een groep? Wat zou je doen als ...? Wat zijn je carrièredoelen in de komende twee à drie jaar? Waar zie je jezelf over vijf à tien jaar? Welke hobby's heb je?
Vragen die je zelf zou kunnen stellen zijn:
• • • • • • •
Wat zijn de werktijden? Op welke manier word ik begeleid tijdens mijn stage/afstudeeropdracht? Is er ruimte voor eigen initiatief? Welke taken/verantwoordelijkheden krijg ik? Hoeveel collega's werken er op de afdeling? Hoe is het team samengesteld? Werken jullie vaker met stagiaires? Welke afstudeeropdrachten zijn er reeds gedaan? Hoe verloopt de sollicitatieprocedure ten aanzien van de stage?
