Algemene Ledenvergadering v.v. Hellendoorn – 24 oktober 2011 Locatie: Kantine v.v. Hellendoorn Afwezig met kennisgeving: zie aanwezigheidslijst in bijlage Opening voorzitter – Gerard ter Horst Voorzitter opent de vergadering om 20:00 uur en heet iedereen welkom bij de vergadering. Speciaal welkom aan ereleden en leden van verdienste. Mededelingen – Gerard ter Horst
Agendawijziging: Pauze na verkiezing kascommissie
25 november 2011 - medewerkersavond
7 januari 2012 - nieuwjaarsreceptie
16 juni 2012 - onderling toernooi. In welke vorm is nog onduidelijk i.v.m. aanleg kunstgrasvelden
Project kunstgrasvelden – veel eigen werkzaamheden rondom de velden zullen nodig zijn. Rond maart / april zullen vrijwilligers benaderd worden. Veld 1 zal volledig opgeleverd worden, veld 3 zal mede door vrijwilligers gerealiseerd moeten worden. Warmwaterprojekt OLA is onderzocht door onderzoeksbureau, rapport is inzichtelijk en op te vragen bij Gerard ter Horst. Conclusie: alleen lonend voor verzorgingstehuis
Dit jaar krijgen we te maken met een bezuinigingsronde van de gemeente. In 4 jaar tijd moet er 112.000 euro bezuinigd worden. Dit komt neer op 8 euro per sporter. Gekeken wordt naar verlaging van de kosten rondom het sportpark.
Verslag secretaris – Gerard ter Horst
Secretariaat ruim een jaar onbemand. Taken worden onderverdeeld bij bestuursleden niet ideaal en
Afgelopen jaar 11x bestuursvergadering – besproken onderwerpen: Warmwater voorziening OLA,
Aantal leden – 852 leden
dus niet wenselijk. Er wordt dringend gezocht naar een secretaris. kunstgras, nieuwe organisatie, HR, maatschappelijke betrokkenheid (stages e.d.)
Voetbalverslag – Gerard ter Horst (Opgesteld door Andre Hopster)
e
e
1 team - gedegradeerd naar 3 klasse
2 team - handhaving
3 team - geen bijzonderheden
4 – 7 – geen bijzonderheden
Zondag 2 – na kampioenschap jaar eerder nu lastiger in de 4 klassen
e e e
e
e
e
Zondag 3 - kampioen
Zondag 4 – geen bijzonderheden
Werkgroep voetbal komt regelmatig bij elkaar om het niveau op langere termijn te realiseren
Dit jaar geen verslag van damesafdeling. Harrold KleinJan geeft aan geen verslag te hebben ontvangen
e e
van Henk Nijland – wordt volgend jaar rekening mee gehouden.
1
Jeugdafdeling - Martijn Hegeman
Terugblik seizoen 2010/2011 o
297 jeugdleden waarvan 55 meisjes
o
Niveau in de breedte omhoog door groeiend aantal leden
o
Christiaan te Brake (penningmeester) en Diny Gottemaker (algemeen lid) hebben
o
Diverse vergaderingen hebben plaatsgevonden: leiders, trainers, Technische commissie,
o
Doelstellingen jeugdbeleid: plezier, opleiding, niveau en uitstraling
o
Dank aan de Jeugd Activiteiten Commissie voor het organiseren van winteractiviteiten en
afscheid genomen van het jeugdbestuur jeugdbestuur, ouderinformatie avond.
het jeugdkamp
Vooruitblik seizoen 2011/2012 o
334 leden waarvan 88 meisjes
o
“van kwantiteit naar kwaliteit”
o
Inzet coördinatoren
Trainingsdiploma‟s
F-league
Integreren meisjes binnen de jeugd
Activiteitencommissie - Herman Wermink
Compostactie – dank aan alle vrijwilligers. 2009: 1596 eenheden, 1756 eenheden, 2011 1942 eenheden 3700 euro.
Entreecommissie bij wedstrijden van het eerste. Afgelopen seizoen heeft de topper tegen Den Ham 1200 euro opgeleverd.
Rad van avontuur – zaterdag 17 december 2011
Activiteit tijdens onderling toernooi – BBQ (kostenneutraal)
Alle acties leveren 7600 euro op voor aflossing clubgebouw en de kleedkamers onder de kantine
Oranjevereniging – vrijwilligers Helders Fees. Dit heeft 2800 euro opgeleverd voor de club. Dank aan alle vrijwilligers. Sponsorcommissie – Ben Kattenbeld
140/150 sponsoren – aantal is stabiel gebleven
Meer energie richting sponsoren is nodig door economische tijden
15-tal nieuwe reclamebord sponsoren
Onlangs sponsorreis georganiseerd voor sponsoren. Dag naar de wedstrijd Spakenburg – Ijsselmeervogels. Dank aan Niels Alferink voor de organisatie.
Alle kleding is voorzien van sponsoren.
Aflopende contracten zullen komend jaar getracht verlengd te worden
Het aanbrengen / informeren van nieuwe sponsoren in welke vorm dan ook, is van harte welkom.
2
Financiën – Herbert Haselhorst
Gerard vd Berg wordt bedankt voor het ondersteunen van de financiële commissie het afgelopen jaar
Jan Roosien en Erik Koerhuis maken naast Herbert deel uit van de financiële commissie
Cijfers seizoen 2010/2011 – Exploitatie o
Stijging kosten van 287.025 naar 309.646
o
In grote lijn zijn de werkelijke kosten gelijk aan het begrote
Helaas een negatief resultaat over 2010/2011 van 4.472 euro
Vragen n.a.v. presentatie Financiën Henk Jacobs – waarom wordt de kleding betaald door de vereniging? Eerst doet de vereniging een voorfinanciering. De leden betalen echter zelf de kleding, middels kleedgeld. Berend Pekkeriet – Waar gaat het kledinggeld heen? Naar coördinatie/opleiding en algemene middelen. Alfons Legtenberg – Waardoor komt de stijging in de bureaukosten? Website ontwikkeling. Is een eenmalige investering voor realisatie van nieuwe website vv Hellendoorn. Henk Jacobs – Wellicht volgend jaar extreme kosten benadrukken in presentatie. Het bestuur neemt het advies ter harte Henk Jacobs – Wat wordt bedoeld met kantinekosten? Onder de kantinekosten vallen de inkoop van etenswaren, fris en drank. Ook de kosten van de schoonmaak van de kantine worden onder de kantinekosten verantwoord. Herman Wermink – kantineopkomst valt tegen. Wellicht leden aanmoedigen om meer gebruik te maken van de kantine.
N.a.v. een vraag vorige ledenvergadering wordt de balans van v.v. Hellendoorn gepresenteerd.
Kascommissie – Senta Ossewalt (Mark Jacobs, Henk Hendriks)
De kascommissie heeft de boeken gecontroleerd en goed bevonden. De penningmeester wordt decharge verleend. o
Henk Hendriks is aftredend en herkiesbaar. Henk Hendriks wordt herkozen.
Begroting 2011/2012 - Herbert Haselhorst
Het verwachte negatieve resultaat voor het seizoen 2011/2012 bedraagt 18.400 euro.
Extra kosten door groei vereniging (kantinekosten, KNVB kosten, stijgende energieprijzen e.d.)
Doel van v.v. Hellendoorn is financieel gezond te worden en te blijven op langere termijn
Maatregelen: o
Aankopen alleen na akkoord hoofd- en/of jeugdbestuur
o
Alle kaderleden/commissies betalen consumpties met munten
o
Aandacht voor sponsoren (=behoud)
o
Winterprogramma (wekelijks) door JAC en kantinecommissie
o
Sponsorloop (25-11-2011) / verloting
3
o
Verhoging contributie met 10% (met ingang van Q4 2011)
Vergelijking contributiegelden met andere verenigingen. vv Hellendoorn is een van de „goedkoopste‟ verenigingen in de gemeente Hellendoorn. Contributiegeld incl. 10% verhoging en kledinggeld is gemiddeld in vergelijk met omliggende verenigingen.
o
Verhoging consumptie 0,10 cent (1,40 euro per munt) vanaf 01-11-2011 (prijsstijging Heineken juli2010-juli2011 4,7%) Indien prijsstijging Heineken 2012 1,50 euro per munt
o
Vraag aan de ledenvergadering hoe extra inkomsten te kunnen verkrijgen, vb. obligatielening, club van 100. Ideeën zijn welkom.
Vragen n.a.v. presentatie begroting 2011/2012: Alfons Legtenberg
Zijn er problemen met de contributie inning? Bij v.v. Hellendoorn kan 99% van de contributie geïnd worden.
Alfons Legtenberg
Zijn er geen andere mogelijkheden i.p.v. contributieverhoging. Kan wellicht leiden tot betalingsproblemen. Naast de stijging van de muntprijs en de contributieverhoging zal ook in het seizoen 2011-2012 de uitgaven van vv Hellendoorn kritisch worden bekeken.
Henk Jacobs
Zijn er geen andere bezuinigingsmogelijkheden? Veel mogelijkheden zijn onderzocht, maar de genoemde maatregelen aan zowel de kosten- als de batenkant lijken het hoofdbestuur het meest zinvol.
Dieks Welink
Wordt de assistent trainer van het eerste betaald? Ja, wordt betaald, net als vorig jaar.
Alfons Raamsteeboers Zijn er meer onderhoudskosten voorzien wanneer wij kunstgrasvelden hebben bij v.v. Hellendoorn. Is nog niet bekend. Binnenkort wordt het projectplan opgesteld. Jan Golstein
Kun je niet 5% contributieverhoging doorvoeren i.p.v. 10% aangezien 24000 extra wordt binnengehaald en een tekort van 18000 is begroot. Voorstel van Jan wordt in beraad genomen door Hoofdbestuur. We zijn als bestuur zijnde van mening dat we beter een keer de contributie kunnen verhogen, dan twee keer kort achter elkaar.
Henk Jacobs
Is er een contract met Heineken? Momenteel is er een lopend contract met Heineken. De prijzen bij andere biermerken zijn nagenoeg gelijk.
Herman Wermink
Kan het bord achter de bar eerder aangepast worden dan de muntprijs zelf? Wordt meegenomen.
4
Alfons Legtenberg
Krijgt het JAC ook munten? Ja, wordt geregeld.
Alfons Legtenberg
Personeelskosten zouden minder zijn, maar staan als meer in de begroting. Klopt. Heeft te maken met de verschuiving van de kosten van het keukenpersoneel van kantinekosten naar personeelskosten.
Toelichting Elt Koning op kledingplan – Wij reserveren elk jaar 15000 voor kleding, zodat wij na 4 jaar kunnen herinvesteren in nieuwe kleding. Extra Mededeling: Met ingang van 1 juni 2012 zoekt de sponsorcommissie een administratief persoon als opvolger van Johan Beumer. Focus 2011/2012 - Ben Kattenbelt
Update personeelsbeleid – HR commissie - Thale Roosien o
o
o
Onderzoek naar vrijwilligersbeleid bij v.v. Hellendoorn
Bekendheid Taken Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV‟s)
Behoefte aan ondersteuning, training
Discussie gestart over de antwoorden. Resultaten:
Kennisdatabank, wie doet wat?
Duidelijkheid in de organisatie en communicatie
Opstellen Marketingcommunicatie plan
Aandacht voor de vrijwilligers: voortgang en functioneren
Buddysysteem – een back-up
Actieplan 2011/2012
Beter inzicht in de club opzetten database
Structuur van v.v. Hellendoorn uitwerken (organigram)
Taken Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden
Informatie en communicatie
Competenties voor trainers / begeleiders
Geven van feedback
Deskundigen voor deelname aan de HR commissie kunnen zich melden bij Ben Kattenbelt en/of Thale Roosien
Speerpunten (=primair borgen van kwaliteit) o
Doorontwikkelen voetbalbeleid en organisatie
o
Meer kader / vrijwilligers
o
Integratie dames in hoofd- en jeugdbestuur
o
Sturen op kostenontwikkeling
5
Huldiging jubilarissen
25-jaar lid o
Remko Dijkstra
o
Bas Bosch – niet aanwezig (afgemeld)
o
Mark Blom – niet aanwezig (afgemeld)
o
Joop Twilhaar
o
Bart Haselhorst
o
Bert Roelofs
o
Henk Hendriks
o
Christiaan ter Brake – niet aanwezig (afgemeld)
o
Roy Voortman
o
Albert Ronhaar
o
Emiel Boerkamp
o
Raymond van Buren
o
Bert Zandvoort – niet aanwezig (afgemeld)
o
Peter Woertman
o
Herman Otter
o
Johan Geuzendam
40-jaar lid o
Bertus Weijermars – niet aanwezig (afgemeld)
o
Harrie Ruiter
o
Alfons Raamsteeboers
o
Harrie Thijs
50-jaar lid o
Antoon Zwijnenberg
60-jaar lid o
Henk Heetkamp
Bestuursverkiezing
Aftredend en niet herkiesbaar o
Chris van Nijen
o
Elt Koning (15 jaar bestuurslid ) – benoemd tot lid van verdienste door de algemene ledenvergadering
o
Harrold KleinJan (15 jaar bestuurslid) – benoemd tot lid van verdienste door de algemene ledenvergadering
Aftreden en herkiesbaar o
Raymond Overmars – geen tegenkandidaten Raymond nieuwe termijn
6
Rondvraag: Alfons legtenberg Is gezamenlijke inkoop met andere vereniging een mogelijke optie? Wordt momenteel onderzocht vanuit de HVC. Zowel op het gebied van inkoop drank als energie enz.. Luc Pijfers
Kleedkamers zijn erg vol. Mogen de kleedkamers in de kelder niet gebruikt worden. Teams die spelen op veld 1 mogen gebruik maken van kleedkamer 1 en 2.
Luc Pijfers
Tussendeur kleedkamer – kantine is voorzien van dranger. Is gevaarlijk. Deze tussendeur is verplicht door de brandweer i.v.m. brandveiligheid en mag niet afgesloten worden. Gekeken wordt of de dranger anders afgesteld kan worden.
Herman Wermink Verslag vorige ledenvergadering stond dat er wat aan de tassen in de gang gedaan zou worden. Dit is tot op heden nog niet gebeurd Verzoek: wat aan de tassen doen. Momenteel wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn. Dit wordt bemoeilijkt door de financiële situatie. Berend Pekkeriet is bereid een tassenrek te maken voor de damestoiletten. In de bestuursvergadering is besloten alle tassen buiten te houden. Idee Henk Jacobs: Bordje aan de deur bevestigen. De diverse opties zullen door het hoofdbestuur overwogen worden. Johan Beumer
Beheer website laat te wensen over. Sponsorcie loopt tegen problemen aan (sponsorencarroussel niet altijd goed zichtbaar). Is het mogelijk andere mensen te vragen voor website beheer? Erkent het probleem, maar benadrukt dat we met vrijwilligers te maken hebben. Als er mensen verstand hebben van IT zaken, dan horen wij het graag zodat wij deze mensen kunnen benaderen.
Antoon Zwijnenberg
Kan er iets gedaan worden aan het fietsenprobleem voor de kantine? Is opgenomen in het plan “Kasteelstraat”. In dit plan is ruimte voor extra parkeerplaatsen en fietsenstallingen.
Antoon Zwijnenberg
Chris van Nijen zou regelen dat er een afsluiting voor de bar zou komen (via van Keulen). Nog niet gebeurd? Chris heeft momenteel geen tijd om zaken af te handelen. Antoon krijgt toestemming om afsluiting te realiseren.
Berend Pekkeriet Verzetbaar tassenrek als tijdelijke oplossing. Kan tevens als kapstok fungeren. Berend blijft bereid om tassenrek te maken.
7
Berend Pekkeriet Kostenkant: meer dan 40.000 naar de gemeente. Wat is de gemeente verplicht te doen wat betreft onderhoud sportvelden? Dit zou bekend moeten zijn bij het bestuur. Wellicht kan hier winst geboekt worden. Vanuit de HVC is inzichtelijk gemaakt wat alle sportparken kosten en zal gekeken worden waar er bezuinigd kan worden door gezamenlijke activiteiten. Berend Pekkeriet Is het mogelijk om bulkkorting te geven bij muntenautomaat? Munten hebben een vaste prijs, ongeacht het aantal dat afgenomen wordt. Dieks
Wat gebeurt er met het ijzer/aluminium achter de reclameborden bij de aanleg van de kunstgrasvelden? Niet weggooien a.u.b., eerder verkopen. In bestek wordt meegenomen een volledige omheining voor veld 1. Voor veld 3 kan wellicht uit kostenoverwegingen dit materiaal gebruikt worden.
Sluiting ledenvergadering Om 23:00 sluit de voorzitter de vergadering en dankt een ieder voor zijn/haar positieve feedback.
8
