1 Algemene info Dienst na verkoop Telefoon België: Nederland:2 2 VOORWOORD... 6 HET PROGRAMMA STARTEN... 7 BACK-UP... 7 ICOON I INFO... 8 ICOON PRINTE...
VOORWOORD ................................................................................................. 6 HET PROGRAMMA STARTEN ............................................................................ 7 BACK-UP......................................................................................................... 7 ICOON ‘I’ INFO ............................................................................................... 8 ICOON ‘PRINTER’ ........................................................................................... 8 GEBRUIK VAN BARCODELEZER EN GELDLADE................................................. 8 OPDRACHTKNOP ‘VERKOPEN’ ....................................................................... 10 OPDRACHTKNOP ‘DUPLICAAT TICKET’ ......................................................... 10 OPDRACHTKNOP ‘FACTUUR’ ......................................................................... 11 OPDRACHTKNOP ‘DAGAFSLUTING KASSA’ .................................................... 12
MODULE VERKOPEN ..................................................................................... 12 EEN KASTICKET MAKEN - ALGEMENE REGELS ............................................... 14
FUNCTIETOETSEN F1 - F2 - F3 - F4 - F11 EN ALT + K .................................. 15 Toetsen van het registreren van de verkopen
15
Toets Opnemen van de hoeveelheid
15
toets Opnemen van een artikel
15
Toets Opnemen en / of wijzigen van de prijs
15
Toets % - Verrekenen van kortingen
15
Toets S/N - Artikelbenaming
15
TOETS - Identificatie van de klant
16
ANNULEREN VAN EEN ARTIKEL OF EEN TICKET ............................................ 16 FUNCTIETOETSEN F5 - F6 - F7 - F8 - F9 - F10 - F12 ..................................... 17 Toetsen voor het afhandelen van de betalingen
17
Voor alle betaalmiddelen gelden dezelfde boekingsregels
17
Procedure voor de betalingen in vreemde munt
17
Mogelijke betaalmiddelen
17
Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
3
KNOP ’GELDICOON’ RECHTS VAN TOETS ........................................... 17 Kassaoverzicht of kassasituatie
17
TICKETS TIJDELIJK IN GEHEUGEN OPNEMEN ............................................... 18
MODULE A R T I K E L B E H E E R ................................................................ 19 Raadplegen artikelbestand
MODULE LE V E R I N G E N EN V O O R R A A D ......................................... 23 BEHEER VAN DE LEVERINGEN ...................................................................... 23 Ingeven van leveringen
23
Leveringsjournaal afsluiten
24
Leveringsjournaal
24
Leveringen van een artikel in een periode
24
Leveringen van een leverancier in een periode
24
Export van een leveringsjournaal
24
Import van een leveringsjournaal
24
Leverancierscode wijzigen
25
VOORRAAD ................................................................................................... 26 Raadplegen van de voorraad
26
Volledige inventaris
26
Heropenen van de inventaris
26
Voorraad op nul zetten
26
MODULE A L G E M E E N B E H E E R ............................................................ 27 Tekst op kasticket (niet actief in de gratis evaluatieversie)
Import van een kassajournaal - Gebruik meerdere kassa's
29
Export van een kassajournaal
30
IMPORT VAN ARTIKELS ................................................................................ 31 EXPORT VAN ARTIKELS ................................................................................ 33
Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
5
ARTIKELLIJSTEN .......................................................................................... 34 VERGELIJKINGEN ......................................................................................... 34 ARTIKELSTATISTIEKEN ................................................................................ 35 Artikel per periode
EXTRA MODULES VOOR PCASHL-P ................................................................ 38 BarGen
38
Label
38
Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
6
Openingscherm van PCashL-p na het ingeven van een geldige toegangscode Het programma start standaard op in de module ‘VERKOPEN’
VOORWOORD Het programma PCashL-p bestaat uit 4 modules
-
VERKOPEN
Registreren van verkopen met het opmaken van kastickets
-
LEVERINGEN-VOORRAAD Beheer van de leveringen en het raadplegen van de voorraaden
-
ARTIKELBEHEER Beheer van het artikelbestand: aanmaken van artikels, wijzigen en wissen
-
ALGEMEEN BEHEER Raadplegen van de kassajournaals Verkoopstatistieken Klantstatistieken Artikelstastieken Algemeen beheer van het programma
Het programma start altijd en automatisch in de module VERKOPEN. Het scherm van de module VERKOPEN blijft steeds geopend. De cursor wordt automatisch in het veld ‘I N T I K K E N’ geplaatst, klaar om hier de artikelcode of barcode van het te verkopen artikel in te tikken of in te lezen met een barcodelezer. De modules ‘ARTIKELS’, ‘VOORRAAD’ en ‘BEHEER’ worden geopend door het klikken van de overeenstemmende opdrachtknop rechts bovenaan in het programmascherm. Een geopende module wordt gesloten door opnieuw op de moduleknop te klikken. Het is niet mogelijk om verkopen te registreren als de module ‘VOORRAAD’ geopend is. Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
7
HET PROGRAMMA STARTEN Systeemvereisten Het programma kan gebruikt worden op gelijk welke PC (desktop/laptop) met een Windows besturingssysteem 32-bit met een klassiek beeldscherm of een touchscreen/aanraakscherm. De programmabeschrijving, de technische vereisten voor het gebruik van randapparatuur, een antwoord op veel gestelde vragen (F.A.Q.), enz.… kunt u lezen op de website www.pcash.eu Installatie van PCashL-p PCashL-p moet verplicht geïnstalleerd worden in de map PCASHL-P op schijf C:\ van de computer. Let op de juiste schrijfwijze: PCashL-p is met één enkele 'C' . Starten van het programma De uitvoeringsopdracht om het programma te starten is C:\PCASHL-P\PCASH.EXE Vervolgens voert u de toegangscode in om toegang te krijgen tot het programma en u drukt <Enter>. Bij foutieve toegangscode wordt het programma gestart met beperkte functionaliteiten. Daarna geeft u de map op waarin het artikelbestand zich bevindt of waarin het artikelbestand moet gecreëerd worden. Het programma stelt standaard de map C:\PCASHL-P voor maar u kunt een andere mapnaam ingeven. Als de map niet bestaat zal ze automatisch worden aangemaakt. U kunt een onbeperkt aantal mappen creëren en meerdere mappen kunnen terzelfder tijd geopend zijn. Als u mappen simultaan wenst de openen moet u het programma voor elke map opnieuw starten. Merk op dat in de bovenste menubalk de naam van het dossier en de map weergegeven worden. Bestandsnamen / Mapnamen Gebruik MAXIMUM 8 karakters voor de namen van bestanden en mappen, 3 karakters voor de extensie. Voorbeeld: bestand ‘abcdefgh.xyz’ of map ‘c:\abcdefgh’. Aan alle knoppen in het programma is een verklarende tekst verbonden. U kunt deze tekst op scherm oproepen door een RECHTER muisknopklik te geven op de betreffende functieknop. De weergegeven verklaring kan gedrukt worden: als de verklaring op scherm aanwezig is drukt u op uw klavier de toetsencombinatie <Shift>+<Esc> in. Het venster met de verklaring wordt gesloten door <Esc> te drukken of één muisklik buiten dit venster te geven. Vooraleer het programma te gebruiken is het aangewezen kennis te nemen van de verklaringen van alle functieknoppen. Toegang tot de betaalknoppen t.e.m. krijgt u enkel tijdens het maken van een kasticket. De verklarende teksten die aan de functieknoppen verbonden zijn, zijn eveneens in deze handleiding opgenomen. Gebruik van de TAB en ENTER toetsen TAB: het gebruik van de TAB toets wordt in PCashL-p niet volledig ondersteund: u kunt de cursor wel verplaatsen met de TAB toets maar niet alle knoppen zijn bereikbaar. Gebruik in plaats van de TAB toets de pijltjestoetsen om te navigeren. Dit geldt in het bijzonder voor het creëren van nieuwe artikels. ENTER - Verkopen registreren. Enkel via het veld ‘I N T I K K E N’ worden alle waarden ingevoerd zoals artikelcode, aantal verkochte eenheden, prijzen, kortingen, klantcode, betalingen, enz…. Onmiddellijk na het invoeren van een waarde bepaalt u via de functietoetsen tot de betekenis van de ingevoerde waarde. Bevestig de ingevoerden waarden dus NIET met de ENTER toets.
BACK-UP Het is de volle verantwoordelijkheid van de programmagebruiker om voor back-ups, reserve- of zekerheidskopijen te zorgen. Om betrouwbare gegevens te hebben, is het aangewezen dagelijks een back-up, reserve- of zekerheidskopij te nemen. Voorzie voor deze back-ups minimum drie verschillende back-up sets. Ideaal is om voor elke dag van de week een andere back-up set te gebruiken. Wij raden eveneens aan om VOOR elke import van bestanden een zekerheidskopij te nemen van de bestanden in welke wordt geïmporteerd. Wanneer tijdens de import iets fout loopt, bvb stroomuitval, kunt u onmiddellijk zonder gegevensverlies terugvallen op de zekerheidskopijen. De programmabestanden bevinden zich in de map C:\PCASHL-P, de gegevensbestanden in de map waarvan u de naam heeft ingevoerd bij het starten van het programma.
Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
8
ICOON ‘PRINTER’ DRUKKEN VAN DOCUMENTEN Kastickets en alle andere documenten worden vanuit PCashL-p gedrukt op de USB of parallelle printer die als standaardprinter in Windows is verklaard. Dat kan een speciale ticketprinter met papierrollen zijn (afdrukbreedte 40 karakters) of een gewone printer. Opgelet: Bij gebruik van een ticketprinter met papierrollen kunnen, wegens de beperkte breedte van de papierrollen, enkel tickets en kassasituatie op de ticketprinter worden afgedrukt. Stel voor het afdrukken van andere documenten een gewone printer in als standaard printer Windows printer.
PRINTER Door het icoon ‘PRINTER ‘ te klikken, krijgt u tot de opdrachtknoppen die u toelaten: het drukken van kastickets te activeren (PRINTEN AAN) of uit te schakelen (UIT) de parameters voor de printer in te geven Deze opdrachtknoppen worden onderaan rechts op het scherm weergegeven. Ze zijn standaard verborgen door de telefoonnummers van de helpdesk. Klik terug het icoon ‘PRINTER’ en de telefoonnummers worden opnieuw getoond. De printer waarop in PCashL-p alle documenten worden afgedrukt is verplicht een USB, WiFi of parallelle printer. Dan kan een speciale ticketprinter zijn (met papierrollen - 40 karakters breed) ofwel een klassieke printer. Bij gebruik van een klassieke printer is het te gebruiken papierformaat minimum 110mm breed. Voor de pagina-instellingen moeten volgende gegevens worden opgegeven: Marge boven, Marge links, Lettertype en Punten (grootte van het lettertype). Met 'Marge boven' stelt U de verticale plaats in waar de eerste lijn van het ticket moet gedrukt worden. Bij gebruik van een klassieke A4-printer neemt u bijvoorbeeld de waarde 1500. 'Marge links' stelt de linkerkantlijn in. Probeer de waarde 200. Kies een 'vast' lettertype, bijvoorbeeld Courier New. Als grootte kiest u bijvoorbeeld 10 punten. Bij gebruik van een speciale ticketprinter neemt u als ‘Marge Boven’ waarde 0, ‘Marge links’ waarde 175, lettertype Courier New, grootte 8. Bij gebruik van een ticketprinter kunnen, wegens de beperkte breedte van de papierrollen (40 karakters), enkel kasticket en kassasituatie op deze printer worden afgedrukt. Om alle andere documenten af te drukken stelt u een gewone printer in als 'standaard Windows printer'.
PRINTEN AAN/UIT Het drukken van kastickets activeren (AAN) of uitschakelen (UIT). Indien geactiveerd (AAN), ziet u de vermelding ‘ LP ‘ juist boven het woord ‘I N T I K K E N’. Wanneer het printen is uitgeschakeld worden de tickets niet afgedrukt maar uiteraard wel in het verkoopjournaal opgenomen. Indien geen printer op het systeem aangesloten is, wordt de opdracht ‘PRINTEN AAN/UIT’ niet gebruikt.
PARAMETERS Deze opdracht geeft u de mogelijkheid om de belangrijkste printerparameters van de gebruikte printer in te geven. De standaard aanwezige paramaters gelden voor een A4 printer. Voor een ticketprinter zijn de parameters de volgende: Marge boven = 0, Marge links = 175, Lettertype: Courier New, Punten 8.
ICOON ‘i’
(van INFO)
Informatie die van belang kan zijn. Lees deze info voor eens en altijd.
Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
9
GEBRUIK VAN BARCODELEZER EN GELDLADE BARCODELEZER Het is aangewezen om een USB barcodelezer te gebruiken (met draad of draadloos) Een USB barcodelezer wordt op gelijk welke beschikbare USB poort van de computer aangesloten. Hij moet ingesteld worden voor het lezen van barcodes van maximum 13 karakters (EAN13). Om na het lezen van de barcode het drukken van functietoets (artikelcode) te simuleren mag een zogenaamd 'post-amble' of 'suffix' toegevoegd worden. Dit moet zijn: het karakter 'SO' (decimale waarde 14, hexadecimale waarde 0E), ofwel de code voor functietoets . Geen enkel ander karakter mag deze groep voorafgaan of volgen. De barcodelezer kan gebruikt worden voor het aanmaken van nieuwe artikels in het artikelbestand, voor het inlezen van de artikels bestemd voor de verkoop (kassafunctie), het inlezen van de artikels bij het ingeven van de leveringen, het inlezen van een klantencode ingeval hiervoor een streepjescode wordt gebruikt.
GELDLADE De geldlade wordt aangesloten op de ticketprinter. Het commando voor het openen van de geldlade wordt via het stuurprogramma van de printer ingesteld..
Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
10
OPDRACHTKNOP ‘VERKOPEN’ Sneltoets + Zoals reeds vermeld opent het programma automatisch in de module ‘VERKOPEN’ en bevindt de cursor zich standaard in het veld ‘I N T I K K E N’. Indien de cursor zich niet meer in dit veld zou bevinden kunt u de cursor heel eenvoudig hier terug plaatsten door de knop ‘VERKOPEN’ te klikken. U kunt dit ook doen via de toetsencombinatie + of gewoon een muisknopklik geven in het veld ‘I N T I K K E N’.
Gebruikershandleiding PCashL-p versie BE-NL
www.pcash.eu
Tel +32 (0)475 62 98 52
11
OPDRACHTKNOP ‘DUPLICAAT TICKET’ Sneltoets + Opdracht die toelaat het laatste ticket opnieuw af te drukken, en dit zoveel keer u wenst. Let wel: het ticket moet nog aanwezig zijn in het hoofdscherm. Het duplicaat kan gedrukt worden zoals het origineel, in eigen munt, of in een gekozen vreemde munt. In het geval van een duplicaat in vreemde munt wordt de toegepaste koers mee afgedrukt op het duplicaat. De keuze in welke munteenheid het duplicaat moet gedrukt worden, wordt gemaakt in een scherm dat verschijnt bij het klikken van de knop ‘ DUPLICAAT TICKET ‘
OPDRACHTKNOP ‘FACTUUR’ Sneltoets + GEGEVENS VAN EEN TICKET IN EEN ANDERE TOEPASSING OPNEMEN / EEN TICKET FACTUREREN Nadat een ticket is afgesloten en vooraleer een volgend ticket wordt aangevat kunnen de gegevens van het afgesloten ticket worden geëxporteerd om als basis te dienen van een te maken factuur, enz.… Knop ‘FACTUUR’ Door deze opdracht uit te voren worden de gegevens van het ticket geëxporteerd in een gewoon tekstbestand (*.txt). Dit bestand wordt, wanneer het niet bestaat, automatisch door het programma gecreëerd en is ‘C:\PCASHL-P\FACT.TXT’. Indien het bestand bestaat zal het systeem u vragen of de inhoud ervan mag gewist worden. Welke gegevens van het ticket worden geëxporteerd? Het tekstbestand ‘c:\pcashl-p\fact.txt’ waarin de export is gebeurd, bevat volgende lijnen: één hoofdlijn gevolgd door één lijn per artikel dat op het ticket voorkomt. De opeenvolgende velden op elke lijn worden gescheiden door het karakter TAB (hex09): De eerste lijn bevat volgende velden: Ticketnummer – Datum – Uur - Klantencode Formaat van de datum: dd.mm.jj Formaat van het uur: uu:mm:ss
Elke volgende artikellijn bevat in volgorde volgende velden: Hoeveelheid – Artikelcode – Benaming - Btw-tarief - Verkoopprijs per eenheid inclusief BTW - Korting De getallen worden met twee decimalen weergegeven, zonder interpunctie. De hoeveelheid wordt in eenheden weergegeven, aangezien het niet mogelijk is voor de hoeveelheid decimalen te gebruiken. Kortingen Op een artikel Ingeval de hoeveelheid anders is dan 1, is de weergegeven korting de globale korting op het aantal (hoeveelheid * korting per eenheid), niet de korting op de eenheid.
Op het totale ticketbedrag De korting wordt verdeeld over alle artikels van het ticket pro rata het zakencijfer per artikel.
Een veld dat op een ticket geen gegevens bevat zal in c:/pcashl-p/fact.txt als een blanco of het cijfer 0 worden opgenomen. De factuur opmaken De gegevens in het bestand c:\pcashl-p\fact.txt kunnen automatisch worden opgenomen in andere toepassingen, zoals bvb Excel van Microsoft om vanuit die toepassing de factuur verder af te werken.
