Oplegnotitie bij het RSD onderzoeksrapport Deze oplegnotitie vat de belangrijkste zaken uit het RSD onderzoek samen. Deze oplegnotitie is gebaseerd op het rapport dat het onderzoeksbureau De Lokale Rekenkamer in opdracht van de rekenkamercommissie heeft opgesteld. Eerst worden de conclusies en aanbevelingen opgesomd en daarna de bestuurlijk reacties van de vijf gemeenten. Tot slot volgt het nawoord van de rekenkamercommissie op de bestuurlijke reacties.
Algemene conclusie per gemeente Binnenmaas De raad van de gemeente Binnenmaas heeft zich in beperkte mate verzekerd van voldoende informatie om te kunnen beoordelen of deelname aan verbonden partijen in de praktijk ook leidt tot de beoogde resultaten. Er is geen algemeen beleid vastgesteld. Wel zijn in de financiële verordening en de specifieke regeling voor de RSD bepalingen opgenomen over de informatievoorziening aan de raad. Cromstrijen De raad van de gemeente Cromstrijen heeft zich in zeer beperkte mate verzekerd van voldoende informatie om te kunnen beoordelen of deelname aan verbonden partijen in de praktijk ook leidt tot de beoogde resultaten. Er is geen algemeen beleid vastgesteld. Wel zijn in de specifieke regeling voor de RSD bepalingen opgenomen over de informatievoorziening aan de raad. Korendijk De raad van de gemeente Korendijk heeft zich in beperkte mate verzekerd van voldoende informatie om te kunnen beoordelen of deelname aan verbonden partijen in de praktijk ook leidt tot de beoogde resultaten. Er is geen algemeen beleid vastgesteld. Wel zijn in de financiële verordening en de specifieke regeling voor de RSD bepalingen opgenomen over de informatievoorziening aan de raad. Oud-Beijerland De raad van de gemeente Oud-Beijerland had zich in beperkte mate verzekerd van voldoende informatie om te kunnen beoordelen of deelname aan verbonden partijen in de praktijk ook leidt tot de beoogde resultaten. Er is geen algemeen beleid vastgesteld. Wel waren er in de financiële verordening en de specifieke regeling voor de RSD bepalingen opgenomen over de informatievoorziening aan de raad. Door het vaststellen van een nieuwe financiële verordening op 27 maart 2007 heeft de raad zich echter maar zeer minimaal verzekerd van voldoende informatie. Dit is nu alleen nog vastgelegd in de specifieke regeling en vormt een mogelijk risico. Strijen De raad van de gemeente Strijen had zich verzekerd van voldoende informatie om te kunnen beoordelen of deelname aan verbonden partijen in de praktijk ook leidt tot de beoogde resultaten. Er is algemeen beleid vastgesteld in de vorm van een nota verbonden partijen. Daarnaast waren er in de financiële verordening en de specifieke regeling voor de RSD bepalingen opgenomen over de informatievoorziening aan de raad. Door het vaststellen van een nieuwe financiële verordening op 27 maart 2007 heeft de raad zich echter maar zeer Buttervliet 1 Numansdorp
Postbus 7400 3280 AE Numansdorp
T (0186) 656100 www.rchw.nl
minimaal verzekerd van voldoende informatie. Dit is nu alleen nog vastgelegd in de specifieke regeling en vormt een mogelijk risico.
Gemeenschappelijke conclusies en aanbevelingen Conclusie 1: Het ontbreekt in vier van de vijf gemeenten aan borging van een algemeen beleidskader waarin de afweging vooraf en verantwoording achteraf door de gemeenschappelijke regelingen zijn vastgelegd. Aanbeveling 1: Stel een beleidsnota of –visie op waarin de afwegingscriteria en verantwoordingseisen zijn vastgelegd. Eventueel kan dit ondervangen worden door het uitbreiden van de informatie in de paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting. Hiermee vervult de raad haar kaderstellende rol ten aanzien van verbonden partijen. Conclusie 2: In geen van de gemeenten wordt in de paragraaf verbonden partijen en de lijst van verbonden partijen voldaan aan de eisen die de wetgever (in het BBV) en de gemeenteraad (in de financiële verordening) hebben gesteld. Aanbeveling 2: Zorg dat de paragraaf verbonden partijen en de lijst verbonden partijen voldoen aan het BBV en zie hier jaarlijks actief op toe. De informatie die het BBV voorschrijft, is het minimaal noodzakelijke voor het verkrijgen van inzicht. Daarnaast dient de paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting te voldoen aan de financiële verordening. De raad heeft hier immers specifiek in aangegeven welke informatie hij jaarlijks wenst te ontvangen. Conclusie 3: De raden gebruiken de mogelijke informatievoorzieningen niet volledig en bevragen het AB en DB niet. Aanbeveling 3: Om een volledig beeld van het functioneren en het effect van de gemeenschappelijke regeling te krijgen, is het optimaal gebruiken van de informatiemogelijkheden van essentieel belang. Om het inzicht te vergroten beveelt de rekenkamercommissie de raden aan om de AB- en DB-leden vaker te bevragen. Conclusie 4: Door de verschillen in de begrotingscycli tussen de gemeenten en de gemeenschappelijke regeling staat een adequate behandeling van de begroting en jaarstukken door de gemeenten onder druk. Aanbeveling 4: Een adequate behandeling van de begroting en jaarstukken is van essentieel belang voor grip, controle en sturing op verbonden partijen. De rekenkamercommissie beveelt de gemeenten aan de raadsvergaderingen in de periode van behandeling van begroting en jaarstukken zo in te richten, dat een adequate behandeling geborgd is. Een alternatief hiervoor is striktere afspraken met de verbonden partijen te maken.
Rekenkamercommissie Hoeksche Waard
2/8
Bestuurlijke reacties De commissie heeft na het technisch hoor en wederhoor de concept rapportage voorgelegd aan de colleges van de vijf deelnemende gemeenten met het verzoek om te reageren op het rapport en in het bijzonder op de conclusies en de aanbevelingen. De bestuurlijke reacties zijn hieronder integraal opgenomen.
Binnenmaas De gemeente Binnenmaas heeft op 30 mei 2007 aangegeven niet binnen de gestelde termijn te kunnen reageren. De commissie heeft geen bestuurlijke reactie ontvangen van Binnenmaas.
Cromstrijen Memo Aan Van Datum Onderwerp
De Lokale Rekenkamer College van B&W van gemeente Cromstrijen 30 mei 2007 Reactie rekenkamerrapport Verbonden partijen
Hieronder treft u de reactie aan van de gemeente Cromstrijen op de conclusies en aanbevelingen uit het rekenkamerrapport Verbonden partijen. De vraagstelling is: Heeft de gemeenteraad zich verzekerd van voldoende inzicht in de mate waarin deelname aan een verbonden partij leidt tot de beoogde resultaten? De conclusie voor Cromstrijen luidt: De raad van de gemeente Cromstrijen heeft zich in zeer beperkte mate verzekerd van voldoende informatie om te kunnen beoordelen of deelname aan verbonden partijen in de praktijk ook leidt tot de beoogde resultaten. Er is geen algemeen beleid vastgesteld. Wel zijn er in de specifieke regeling voor de RSD bepalingen opgenomen over de informatievoorziening aan de raad. Reactie college: In de jaarrekening 2006 hebben wij de paragraaf ‘verbonden partijen’ zodanig aangepast, dat hierin alle benodigde informatie ten behoeve van sturing en controle zijn opgenomen. Wij hebben in de paragraaf het beleidskader ten aanzien van verbonden partijen opgenomen. Bovendien verantwoorden wij per verbonden partij of de gewenste doelstellingen zijn bereikt en wat de kosten hiervan zijn geweest. Tenslotte zijn alle in de BBV gestelde eisen in de geactualiseerde paragraaf verbonden partijen opgenomen. Overigens worden risico’s aan verbonden partijen op een adequate wijze beheerst doordat een gemeentelijk vertegenwoordiger zitting heeft in het bestuur van de verbonden partij. De frequentie en de vorm van de informatievoorziening hebben wij vastgelegd in een overeenkomst met iedere verbonden partij afzonderlijk. Op basis van deze informatievoorziening beoordelen wij bestuurlijk en ambtelijk de voortgang van de beoogde doelstellingen en sturen wij, indien nodig, tijdig bij.
Rekenkamercommissie Hoeksche Waard
3/8
Dit geldt ook voor de informatievoorziening van de RSD. Deze informatie is juist, volledig en tijdig om ‘in control’ te blijven. Aanbeveling 1: Stel een beleidsnota of –visie op waarin de afwegingscriteria en verantwoordingseisen zijn vastgelegd. Eventueel kan dit ondervangen worden door het uitbreiden van de informatie in de paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting. Hiermee vervult de raad haar kaderstellende rol ten aanzien van verbonden partijen. Reactie college: Wij hebben de informatie in de paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening 2006 uitgebreid met het beleidskader ten aanzien van verbonden partijen. Alle relevante informatie is opgenomen voor de uitvoering van de kaderstellende rol door de raad. Aanbeveling 2: Zorg dat de paragraaf verbonden partijen en de lijst verbonden partijen voldoen aan het BBV, zie hier jaarlijks actief op toe. De informatie die het BBV voorschrijft is het minimaal noodzakelijke voor het verkrijgen van inzicht. Daarnaast dient de paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting te voldoen aan de financiële verordening. De raad heeft hier immers specifiek in aangegeven welke informatie hij jaarlijks wenst te ontvangen. Reactie college: In de geactualiseerde en gecompleteerde paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening 2006 hebben wij de alle informatie opgenomen die volgens het BBV en de financiële verordening zijn vereist. Jaarlijks actualiseren wij deze informatie. Aanbeveling 3: Om een volledig beeld van het functioneren en het effect van de gemeenschappelijke regeling te krijgen, is het optimaal benutten van de informatiemogelijkheden van essentieel belang. Om het inzicht te vergroten wordt de raden aanbevolen de mogelijkheid tot het bevragen van de AB en DB leden vaker toe te passen. Reactie college: Wij stemmen in met deze aanbeveling. Aanbeveling 4: Een adequate behandeling van de begroting en jaarstukken is van essentieel belang voor grip, controle en sturing op verbonden partijen. De rekenkamercommissie beveelt de gemeenten aan de raadsvergaderingen in de periode van behandeling van begroting en jaarstukken zo in te richten, dat een adequate behandeling geborgd is. Een alternatief hiervoor is striktere afspraken met de verbonden partijen te maken. Reactie college: De data van informatieverstrekking door verbonden partijen liggen vast in overeenkomsten. Wij dringen er bij verbonden partijen op aan deze informatie tijdig beschikbaar te stellen.
Rekenkamercommissie Hoeksche Waard
4/8
NB: In het schema op bladzijde 19 is bij de conclusies over paragraaf verbonden partijen opgenomen: “de jaarrekening 2006 voldoet niet aan het BBV”. Deze opmerking is ons inziens niet juist. De paragraaf verbonden partijen voldoet niet geheel aan de vereisten van het BBV.
Rekenkamercommissie Hoeksche Waard
5/8
Korendijk
Rekenkamercommissie Hoeksche Waard
6/8
Oud-Beijerland De commissie heeft van de gemeente Oud-Beijerland geen bestuurlijke reactie ontvangen.
Strijen De commissie heeft van de gemeente Strijen geen bestuurlijke reactie ontvangen.
Rekenkamercommissie Hoeksche Waard
7/8
Nawoord Het nawoord van de commissie is hieronder per gemeente en puntsgewijs geformuleerd.
Binnenmaas De commissie heeft geen bestuurlijke reactie ontvangen van Binnenmaas.
Cromstrijen De rekenkamercommissie neemt kennis van het feit dat het college van B&W met de jaarrekening 2006 voldoet aan een groot deel van de aanbevelingen. Het college toont zich bereid de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen. De commissie adviseert het college duidelijk aan de raad aan te geven hoe en op welke termijn hieraan invulling zal worden gegeven. Als de paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening niet voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geldt dat dus ook voor de jaarrekening. Als de voorgestelde aanbevelingen worden uitgevoerd, voldoet de paragraaf wel aan het BBV.
Korendijk De rekenkamercommissie neemt met waardering kennis van de instemming van het college met de conclusies en aanbevelingen.
Oud-Beijerland De commissie heeft geen bestuurlijke reactie ontvangen van Oud-Beijerland.
Strijen De commissie heeft geen bestuurlijke reactie ontvangen van Strijen.
Rekenkamercommissie Hoeksche Waard
8/8
