Aktielijst Interne Overlegvergadering OdC Universiteitsdienst

69.2010 14 juli Verslag/Aktielijst Interne Overlegvergadering OdC Universiteitsdienst Aanwezig:

Gerben Dijkstra, Kees Hoek, Hans van der Meer, Niek Tholen, Rob Speekenbrink, Johan Verweij (verslag) en Ton Visser

Afwezig mk:

Inge van der Knaap, Elsa van der Kooi, Krook, Jeroen Rombouts, Ben Stuivenbeg, Otto de Swart, en Ruth Vidal

Gast(en):

Peter van Schaik en Margreet Reuvers , agendapunt 2. Presentatie/evaluatie projectmanagement ICT

Plaatst/Tijd

CT 2.72 09.00 uur

Status:

Definitief

Onderwerp

Korte weergave

Onderwerp

Korte weergave 14 juli 2010 De agenda wordt vastgesteld

1.

Opening en vaststellen agenda

Aktie/besluiten/afspraken/update

M:\ud\ovdo\ODC UD\ 2010\Interne overleg 2.

Presentatie/Evaluatie Projectmanagement ICT

14 juli 2010 Projectmanagement (zie de presentatie van Margreet Reuvers, deze wordt ons digitaal toegestuurd. ICT is penvoerder van de door het IM@C vastgestelde projecten (dit zijn over het algemeen domeinoverstijgende projecten). Daarnaast levert ICT projectmanagers voor het ICT gedeelte van projecten waarbij andere domeinen penvoerder zijn. Margreet Reuvers presenteert het door ICT ontwikkelde model waarmee projecten worden geëvalueerd. Het doel van de evaluatie is dat zowel de opdrachtgevers als de projectmanagers hier lering uit kunnen trekken. De evaluatie wordt achteraf uitgevoerd via interviews en een bordspel bij de opdrachtgever. Daarnaast wordt veel gesproken over het verloop van de projecten met de projectmanagers. ICT heeft geen 0-meting uitgevoerd omdat het voor hen niet helder was hoe die eruit moest zien. Gaandeweg de implementatie zal regelmatig tussentijds geëvalueerd worden of de klantentevredenheid toeneemt. ICT heeft ondertussen 11 projecten geëvalueerd en hieruit lessen getrokken. Deze lessen worden meegenomen binnen ICT bij de aansturing van de projectmanagers. De Directeur ICT zal deze lessen ook meenemen in zijn contacten met de andere domeinen (ook zal hij het door ICT gehanteerde evaluatiemodel onder hun aandacht brengen). Ook worden ze verwerkt in de trainingen die TBM verzorgt op het gebied van 1

www.odc-tudelft.nl Medezeggenschap is van ons allemaal dus laat je horen

projectmanagement, deze trainingen zijn toegankelijk voor de leden van de gehele UD. Eind van dit jaar zal de Directeur ICT aan de ODC een evaluatie overhandigen van de herpositionering van projectmanagement.

December 2010 evaluatie herpositionering projectmanagement

De ODC vindt het een goede zaak dat projectmanagement professioneel wordt ingevoerd evenals de evaluatie van de afgeronde projecten. Een aantal punten blijft onze aandacht houden op het moment dat we van ICT de evaluatie van de herpositionering van projectmanagement ontvangen: - voor sommige projecten is het belangrijk dat ook tussentijds met de projectopdrachtgever wordt besproken of het uitvoeren van een bepaald project nog zinvol en relevant is (zeker als er personele wisselingen in het opdrachtgeverschap plaatsvinden), dit om te voorkomen dat er projecten worden afgerond waarvan pas op het eind blijkt dat ze niet meer relevant zijn; - hoe wordt vastgesteld dat de herpositionering van het projectmanagement tot een verbetering heeft geleid als de 0meting ontbreekt (al hebben we zelf ook geen helder beeld van hoe die 0-meting er uit had moeten zien); - bij de evaluatie van projecten zouden niet alleen de opdrachtgevers en projectmanagers betrokken moeten worden, maar ook de projectleden en de gebruikers; - hoe worden de resultaten van afgeronde projecten verankert in organisatie. Organisatiewijziging IVL De Directeur ICT geeft aan het met de ODC eens te zijn dat de organisatiewijziging meer is dan een pilot. Binnenkort zal hij ons een reactie sturen op het advies van de OdC dd. 15-4-2010

3.

Mededelingen/Ingekomen stukken

14 juli 2010

a. Concept brief voortgangsrapportage PvA RI&E

Done

14 juli 2010  Moet permanent op de agenda blijven staan zodat een ieder in zijn/haar omgeving kan polsen.  De lijst met verkiesbaren is door Gerben benaderd maar niemand wilde in de OdC.  De meest achterbanners dienen nog door Gerben benaderd te worden. Gerben belt Krook om te vragen of hij iemand vanuit ICT weet. Daarnaast dient Krook nog officieel zijn lidmaatschap op te zeggen.

Allen: medewerkers polsen Gerben: Achterbanners polsen en Krook bellen. Krook moet zijn lidmaatschap nog officieel opzeggen.

Akkoord. De brief kan verstuurd worden.

4.

Stand van zaken werving nieuwe leden.

Reactie ICT op ons advies van 15 april 2010 afwachten.


2

5.

Update ODiO

14 juli 2010 Donderdag 8 juli was de laatste bijeenkomst en hierbij stond project 5 centraal (versterken rol secretariele ondersteuning). Het project verloopt zeer voorspoedig. Honderden secretaresses van de TUD zijn lid en in verschillende werkgroepen worden zaken opgepikt waar alle secretaresses belang bij hebben. Zo is er een blackboard community waar (nieuwe) secretaresses hun kennis en ervaring met elkaar kunnen delen. Daarnaast is de opleidingsbehoefte in kaart gebracht en wordt er gewerkt aan een opleidingsprogramma. De secretaresses merken dat ze vroegtijdiger dan voorheen door de organisatie om advies worden gevraagd als er wijzigingen in werkprocessen gaan plaatsvinden waar zij mee te maken zullen krijgen.

6.

Stand van zaken organisatiewijziging Science Centre

14 juli 2010 Wordt na de vakantie verder opgepakt. Hans prik een datum in de tweede helft van augustus a.s.

7.

Herijking (Overzicht Jaap)

14 juli 2010  Dit wordt een permanent werkdocument  Een ieder dient de lijst aan te vullen met evt. nieuwe vragen en antwoorden  Gerben geeft het document een datum en versienummer

8.

9.

Actiepuntenlijst interne overlegvergadering 68.2010 16 juni en overzicht uitstaande acties nav adviezen.

Verslagen DT-UD en CvB

14 juli 2010 Het verslag kan niet officieel vastgesteld worden vanwege ontbreken quorum.

14 juli 2010 Verslagen DT-UD 20 en 25 mei en CvB verslagen 1, 7, 15 en 29 juni geven geen aanleiding tot opmerkingen.

10. Nieuws uit de commissies.

14 juli 2010 Kees heeft een gesprek gehad met Kahlman, enkele punten die daarin naar voren kwamen: 

Demo gaat aan de 10% herijkingsdoelstelling voldoen door electrotechnische medewerkers die met pensioen gaan niet volledig te vervangen (ongeveer 11/12 van de 19), dit kan wel betekenen dat er een verschuiving van medewerkers gaat plaatsvinden van centraal naar


3

Hans: datum prikken

Gerben: datum en versienummer toevoegen aan het document

decentraal (maar wel in dienst van DEMO). 

Het RID gaat wellicht productiewerk van Petten overnemen.

Voor een viertal nieuwbouwplannen wordt onderzoek gedaan naar de uitvoering (zoals bij TNW en CiTG). Volgens Niek zijn er nog geen financiën voor beschikbaar gesteld.

11. Agendapunten overlegvergadering.

14 juli 2010 Gerben en Stella nemen dit op na de vakantie en bekijken ook of hieraan voorgaand nog een intern overleg nodig is.

12. Rondvraag en sluiting

14 juli 2010  Hans gaat voor Ruth als achterwacht fungeren zolang Gerben en Stella tegelijkertijd op vakantie zijn.  Anka heeft aan Gerben aangegeven de organisatiewijziging bij Sport en Cultuur al na een half jaar te willen evalueren i.p.v. zoals gebruikelijk na 1 jaar. Dit lijkt de OdC een goede zaak. Rob vraagt of we ervan op de hoogte zijn dat het servicepunt voor medewerkers uit de bibliotheek is verdwenen en naar TNW is verhuisd? Niemand staat dit echt bij. Gerben neemt dit mee naar het agendaoverleg (bv. De personele consequenties) maar kijkt eerst nog in de stukken over het learning centre of daar iets over het servicepunt gezegd wordt.

Evaluatie: SnC over een halfjaar

Gerben: Verhuizing Servicepunt TUDL naar TNW, Stukken Learning Centre doorspitten

Aktiepuntenlijst

62.2009: 8 december

62.2009; 8 december

Voortgang Talentmanagement

De planning is als volgt: Eind januari a.s. worden de plannen afgetimmerd in het MT P&O overleg. De communicatie zal plaatsvinden via de website. Jaap herinnert eraan dat een evaluatie - nav ons advies – zal worden gehouden. Het aangepaste stuk komt opnieuw in de OdC. Tevens wordt meegegeven dat er in het kader van Opmaat een aantal werkgroepen lopen die met zaken bezig zijn (b.v. flexibilisering en duurzame beheersing functiehuis) die de werkzaamheden van HR Talent raken. 8 december 2009 Jaap Meijer bespreekt met Niek hoe om te gaan met medewerkers die destijds niet centraal zijn genomen. BEETJE VREEMDE ZIN En bij wie alsnog de beweging naar de UD ter hand wordt genomen. De OR moet hier een standpunt bepalen. Niek zal dit punt bij de OR en de overige 4


14 april 2010 Het aangepaste stuk is rondgestuurd. Het P&O-cie zal er naar kijken. Meike Buteijn na de zomer uitnodigen. 8 december 2009 Meike: opnieuw uitnodigen.

13 januari 2010 Met alle medezeggenschap incl. de faculteiten OdC’s praten over zaken die ons raken, Niek zal dit punt aankaarten bij de OR en

onderdeelcommissies aankaarten en koppelt terug aan de OdC.

de overige onderdeelcommissies en koppelt terug aan de OdC.

60.2009: 6 oktober

Rapportage R&O Resultaten Het ziet ernaar uit dat de OdC op korte termijn geen antwoorden van Karel van der Lelij zal krijgen op onze vragen om wat meer gedetailleerde overzichten bijvoorbeeld van FMVG gedetacheerde medewerkers- te verstrekken. Hetzelfde geldt voor de rapportage ziekteverzuim. Besloten is om dit punt als PM op de interne agenda te laten staan.

PM post op de interne agenda

60.2009: 6 oktober

Flexibilisering functiehuis: De OdC is van mening dat nergens flexibilisering kan worden toegepast zolang er geen UD breed beleid voor is. Mogelijk in de toekomst TU-breed beleid. Dit om versnippering te voorkomen (en ongelijkheid) binnen de UD als totaal.

11 november 2009 PM: er komt een stuk

13 januari 2010 Inge en Jaap waren verrast door het gesprek met Karel over flexibilisering. Dat ging een hele andere kant op dan beide verwachtten. Het ging meer richting een budgetgestuurde in plaats van fte-gestuurde organisatie, verdeelt in vast werk en tijdelijk werk (dat ook door vast personeel gedaan kan worden). Verwachting was dat het gesprek zou gaan over flexibilisering in de zin van loopbaanontwikkeling, het generieken van profielen van medewerkers en afspraken om medewerkers op bepaalde niveaus of functies te plaatsen om transparantie te borgen. Er is een relatie met andere projecten binnen Opmaat. 53.2009.8

Werkplaats 3mE. RI&E Uitzoeken

Ben Stuivenberg: zoekt uit.

SAMENVATTING AFSPRAKEN EN BESLUITEN Afspraken 11-11-2009

De OdC is van mening nergens flexibilisering kan worden toegepast zolang er geen UD breed beleid voor is. Mogelijk in de toekomst TU-breed beleid. Dit om versnippering te voorkomen (en ongelijkheid) binnen de UD als totaal. In het agendaoverleg met Paul Rullmann aankaarten dat OdC beleid wil zien op dit gebied.

08-12-09

Dashboard en PID’s programma Opmaat: Johan rapport de voortgang PID project opmaat aan de OdC en de gevolgen voor het werk van de UD te bespreken. Met name de gevolgen die voor de SSC’s zullen optreden.

08-12-09

De hele medezeggeschap incl. de OdC’s van de faculteiten moet weer een keertje rond de tafel zitten

Besluiten


5

Agendapunten Agendaoverleg 18 augustus Vaste agemda punten Herijking Opmaat

Agendapunten Internoverlegvergadering 6 oktober 2009 10 maart 2010 Samenvoeging baliefunctionaliteigen (is geen agendapunt maar een reminder 61.2009 11 september 2009 16 juni 2010 Openstaande acties (Karel van der Lelij Februari 2008 Februari 2008 Maart 2008


Flexibilisering functiehuis Voortgang DMS: Gast Maria Heijne of de afdelingshoofd en teamleider Voortgang Science Centre: Gast Michael van der Meer Anka en Raymond opnieuw uitnodigen Rondleiding Learning Centre

PM PM OM November 2010 Zodra deze operationeel is inplannen.

Directeur F&C uitnodigen

Na de zomer.

Uniforme arbeidstijdenregelingen UD Uniforme invulling regeling, afscheid jubileum etc. Gedetailleerd overzichten R&O

6

PM PM PM

Aktielijst Interne Overlegvergadering OdC Universiteitsdienst

Recommend Documents