Agenda. Welkom Introductiefilm DsDoelstelling en Scope Aanbesteding & Bestek DsDo. Demonstratie Stand van zaken Leassons learned

1

Agenda  Welkom  Introductiefilm

 DsDoelstelling en Scope  Aanbesteding & Bestek DsDo

 Demonstratie  Stand van zaken  Leassons learned

DsDo - de sleutel tot studentinformatie

2

DsDoelstelling DsDo ondersteunt onderwijsteams en andere bij de (studie) loopbaan betrokkenen, bij het in kaart brengen van de activiteiten van onderwijs, begeleiding en zorg voor de studenten. Het geeft invulling aan de doelstelling onze studenten persoonlijk te kennen en te begeleiden en moet leiden tot minder schooluitval.

DsDo - de sleutel tot studentinformatie

5

Wat is DsDo? Digitaal Portfolio Intake (onderwijs)

Roosteren & Logistiek

Zorgdossier Albeda

Studie loopbaan begeleiding Resultaat en beoordelings module

BPV Matching

Aan- en afwezigheid

Onderwijs Dashboard KRD

We zijn gestart met de 1e jaars! DsDo - de sleutel tot studentinformatie

Onderwijs Catalogus 6

De tot standkoming Bestek DsDo  In 2010 en 2011 zijn de wensen en eisen inclusief de

business requirements in projectgroepen opgesteld.  Inhoudelijke expertise uit en beoordelingen door docenten, SLB-ers, BPV-coördinatoren, onderwijsleiders, adjuncten etc uit het onderwijs.  In augustus / september 2011 concrete opbouw van het bestek in nauwe samenwerking met Inkoop en Juridische Zaken.

Resultaat bijna 300 pagina’s Bestek! DsDo - de sleutel tot studentinformatie

8

Aanbesteding DsDo Opbouw Bestek:  Algemeen Deel 



Aanbestedings- en contractvoorwaarden; scope, organisatie en implementatie Communicatie, Managementinformatie, Facturatie, Kwaliteit

 Modules Must Have & Nice to Use -> Eisen & Wensen & Knockout criteria &

Implementatieplan  Pricingsheet / Financiële afspraken / Escape varianten  Beoordelingssystematiek  Bijlagen zijn oa business requirements, eisen SLA, eisen Exit plan etc

 Pricing op basis van:  Meest Economisch Voordelige Inschrijving (75% functionaliteit, 25% prijs)  Contract 5 jaar + verlengingsoptie 5 x 1 jaar;  Implementatie Must have modules voor 1 september 2012  Implementatie Nice to Use daaropvolgend  Inhouse en Saas variant DsDo - de sleutel tot studentinformatie

9

Strakke planning aanbesteding  Plaatsing in de markt: 19 september 2011  Nota van Inlichtingen rondes:  Stellen schriftelijke vragen en beantwoordingssessie  Indienen offertest: 5 december 2011  4 indieners  2 partijen vielen af op de knock-out criteria  Voorlopige gunning op 20 december 2011  Contractondertekening eind januari 2012

DsDo - de sleutel tot studentinformatie

10

DsDoDemo Vier Dashboards  Docent

• Student opzoeken via portaal • Intake bekijken • Afspraak inplannen • Gespreksverslag maken • Notitie maken • Groep opzoeken via portaal • Een toets waarderen

 Student  Groep  Eigen dashboard

• Cijfers invoeren • Gespreksverslag invoeren

 Student

DsDo - de sleutel tot studentinformatie

12

De stand van zaken  September 2012 DsDo fase I in gebruik genomen

voor eerstejaars studenten  Superusers, teambeheerders, BKD-ers getraind  Superusers trainen eindgebruikers  Eerste rappporten in de teams zijn uitgereikt aan de studenten  Fase II, gericht op verdere optimalisering en gebruik van DsDo, is gestart.  Peilmoment richting alle branches, hoe wordt het gebruikt, welke hulp is concreet nodig. DsDo - de sleutel tot studentinformatie

14

Lessons Learned  Impact is groot op de Albeda Organisatie en vooraf moeilijk

in te schatten / te beseffen / veel veranderingen tegelijk voor onderwijsteams  Communicatie, communicatie!  En je kunt niet alles voorkomen!  Zeer ambitieuze planning,1 september 2012! Big Bang  grote druk! maar een goed resultaat om trots op te zijn!  100% haal je niet, 80% wel!  Vakantie was bottleneck -> hierdoor testen in gedrang!  KRD administratie niet altijd op orde  Veel problemen bij inrichting / gebruik maar wel oplosbaar! DsDo - de sleutel tot studentinformatie

16

Lessons Learned  Gehele projectorganisatie bestond uit Albeda

medewerkers  Inhoudelijke expertise maar onbekendheid met projectrol  beschikbare tijd beperkt, lange doorlooptijden!  Functioneel en Technisch bewust gescheiden

 Beheerorganisatie niet op orde bij livegang  Livegang wat uitgesteld  Veel ICT problemen  Negatieve weerslag op DsDo! Waar kan direct opgelost! DsDo - de sleutel tot studentinformatie

17

DsDoen! DsDo - de sleutel tot studentinformatie

18

DsDo - de sleutel tot studentinformatie

19