AGENDA voor de huishoudelijke vergadering van de VWR Datum: 3 juni 2005, van 14.15 tot 14.45 uur Plaats: Raadszaal, Achter St. Pieter 200, Universiteit Utrecht 1. Opening 2. Jaarstukken en verslag penningmeester Zie bijgevoegde stukken. 3. (Her)benoeming van de kascontrolecommissie 4. Redactiebeleid De voorzitter van de redactie van R&R, Maurice Adams doet verslag van de activiteiten en plannen van de redactie. Zie bijgevoegd verslag. 5. Bestuursbeleid De bestuursvoorzitter doet verslag van de activiteiten en plannen van het bestuur. Een belangrijk punt hierbij is het plan om volgend voorjaar een tweedaagse bijeenkomst te organiseren. Het bestuur wil graag peilen of de leden hiervoor voelen en op welke dagen dat dan het beste georganiseerd kan worden (bv. donderdag/vrijdag; vrijdag/zaterdag). 6. (Her)verkiezing bestuursleden Marc Loth en Cees Schuyt treden af als bestuurslid. Liesbeth Huppes-Cluysenaer stelt haar plaats beschikbaar, maar stelt zich herverkiesbaar als penningmeester. Er zijn inmiddels vier kandidaten voor de openvallende plaatsen: mr. Henk-Jan Boukema (Pels Rijcken Droogleever Fortuijn), mr.dr. Jeanne Gaakeer (Rechtbank Middelburg, Erasmus Universiteit Rotterdam), mr.dr. Mireille Hildebrandt (Erasmus Universiteit Rotterdam/Vrije Universiteit Brussel) en dr. Bart van Klink (Universiteit van Tilburg). 7. Rondvraag 8. Sluiting Bijlagen: 1. Jaarrekening (apart bestand) 2. Verslag penningmeester 3. Bericht kascontrolecommissie 4. Verslag redactie R&R
2. Verslag penningmeester Diegenen die technische vragen hebben over het verslag van de penningmeester of over de balans en resultatenrekening wordt verzocht deze zo mogelijk voor de vergadering van 3 juni op te helderen via schriftelijk contact met de penningmeester (
[email protected]). Op deze manier kunnen ter vergadering vooral beleidskwesties aan de orde komen.
Verslag penningmeester VWR over 2004 Ledenlijst Op advies van M. Buijsen die tot december 2003 penningmeester én secretaris was in het vorige bestuur, werden de taken van penningmeester en secretaris aldus gesplitst dat de penningmeester de ledenlijst verzorgt in samenwerking met uitgeverij Boom. De afgelopen periode is via het innen van achterstallige contributie en adrescontrole van de verzendlijsten van uitgeverij Boom, de ledenlijst opgeschoond. Er werden in 2004 24 leden uitgeschreven. Van hen hadden enkelen een betalingsachterstand van vele jaren omdat ze al jaren geleden tevergeefs hadden opgezegd; anderen bleken onvindbaar zodat ook bij hen geen contributie werd geïnd. Sommigen bleken al een tijd het tijdschrift niet gekregen te hebben, zodat met hen de regeling is getroffen dat ze vanaf 2004 weer gaan betalen.Vanaf 1 januari 2005 werden er nog eens 10 leden uitgeschreven. Op dit moment zijn er nog 10 leden met een achterstand van meer dan twee jaren. In 2004 werden er 36 leden ingeschreven, vanaf 1 januari 2005 nog eens 9. Het totale aantal leden bedraagt 272. Van de 272 leden zijn inmiddels van 196 de emailadressen beschikbaar. Contributie Toen het penningmeesterschap op 12 december 2003 werd overgedragen was de contributie over 2003 nog niet geïnd. Doordat er een voltallig nieuw bestuur ingeschreven moest worden bij de Kamer van Koophandel en bank en giro, duurde het even voordat de rekeningen gebruikt konden worden. Op 18 juni ging de ledenvergadering er mee akkoord om van een systeem van naheffing op een systeem van voorheffing over te stappen. Direct daarna werd de contributie-inning gestart voor 2003 en 2004. Tot december werd vooral veel aandacht besteed aan het innen van de contributie bij leden die achterstand hadden. Bij de leden die geen achterstand hadden waren er velen die niet betaalden op de eerste brief, waarschijnlijk omdat deze per email was verstuurd. Bij de contributie voor 2005 is daarom weer gebruik gemaakt van een brief over de gewone post met een herhalingsverzoek voor eerdere jaren bij diegenen bij wie dat nodig was. Per 1 april 2005 is de achterstand die per 1 januari 2005 nog 5735,00 bedroeg teruggelopen tot 3131,00. Er zijn nu tien leden over met een vergaande betalingsachterstand. Daarmee is een bedrag van 1178,00 Euro gemoeid. Er wordt rekening mee gehouden dat dit bedrag voor een groot gedeelte niet meer geïnd zal kunnen worden. Per 1 april 2005 is de situatie aldus: 49 leden moeten nog hun contributie voor 2005 voldoen
7 leden moeten nog hun contributie voor 2004 en 2005 voldoen (leden die in 2004 te kennen gaven lid te willen worden, maar nog steeds niet één keer contributie betaald hebben) 28 leden moeten nog steeds contributie betalen over 2003, 2004 en 2005. 4 leden moeten nog contributie betalen over 2002,2003,2004 en 2005 4 leden moeten nog contributie betalen over 2001,2002,2003,2004 en 2005 2 leden moeten nog contributie betalen over 2000,2001,2002,2003,2004 en 2005 Met 8 leden, waarvan 2 inmiddels hebben opgezegd wordt over kwesties gecorrespondeerd 172 leden hebben hun contributie voor 2005 voldaan en besparen de penningmeester veel extra werk.
Relatie Boom Er was een ingewikkeld contract met de uitgeverij Boom gemaakt (2001)dat inhield dat er 17.820 guldens betaald werden jaarlijks (270x 66 gulden), waarna er 4612 gulden werd teruggestort door Boom. Over 2002 was dit nog niet gebeurd. Aangezien niemand meer de reden voor deze curieuze vondst wist en hij gemakkelijk tot vergissingen leidt, zoals het vergeten van de terugstorting over 2002, kwamen wij met de uitgever (die ook graag een andere regeling wilde) tot de afspraak dat in het vervolg per lid 24 Euro (excl BTW) betaald wordt per lid. Gezien het feit dat de contributie 31 Euro bedraagt voor gewone leden en 18,15 Euro voor studentleden is er per jaar dus ongeveer 1800 Euro over ter vrije besteding IVR en ANVR De VWR is betrokken bij twee koepelverenigingen: de Algemene Nederlandse Vereniging voor Wijsbegeerte (ANVW) en de International Association for Philosophy of Law and Social Philosophy (IVR). Aan de ANVW is in 2001 22,69 contributie betaald en daarna is er niets meer van vernomen. Voor de IVR wordt jaarlijks bij de contributie-inning aan de leden overgelaten of ze ook een bijdrage van 4,40 Euro willen storten voor de IVR of niet. Dit geldt alleen voor de Nederlandse leden, want bij de Belgische leden vindt de inning voor de IVR separaat plaats. Op de ledenlijst zoals ik deze doorkreeg van de vorige penningmeester, stonden 35 leden als IVR leden geboekt (35x 4,40=154 Euro). Na de contributie-inning staan er nog 29 (29x4,40 = 127,60 Euro). Overigens hebben van deze 29 nog 4 hun contributie niet betaald. In 2001 is aan de IVR 858,98 Euro betaald. Sindsdien zijn er geen betalingen meer verricht. Toelichting op de resultatenrekening In de resultatenrekening is de correctie debiteuren berekend op basis van de 5735,00 Euro contributieachterstand minus 1178,00 Euro die mogelijk oninbaar blijkt. De correctie reserve is berekend op basis van de aanname dat over 2002, 2003 en 2004 een bijdrage betaald zal moeten worden aan de ANVW en de IVR. Voorts is daarbij opgeteld de rekening over 2004 voor Boom, die inmiddels betaald is. De vooruitbetaling bedroeg 1 maal contributie voor 2005 Het hoge batige saldo van 2004 moet voor een belangrijk deel worden toegeschreven aan het feit dat er een dubbele contributie is geheven doordat de VWR van een
systeem van naheffing op een systeem van voorheffing is overgestapt. Voorts aan het feit dat over 2002 nog een terugstorting van Boom van 2092,50 werd gedaan. Wél is rekening van Boom over 2003 gebaseerd op de aanname dat er 291 leden waren. Na 24 uitschrijvingen en 36 inschrijvingen zijn er nu 272, zodat de aanname van 291 te hoog was. Voorts is er ongeveer 1500 Euro achterstallige contributie opgehaald.
Begroting Verwacht wordt dat in de nabije toekomst vaker betaald zal moeten worden aan zaalhuur en koffie+drank bij jaarvergaderingen. Tevens zal er vaker voor postzendingen betaald moeten worden, hoewel dat gedeeltelijk opgevangen kan worden via het emailverkeer. De financiële situatie van de vereniging is gezond en laat de vraag toe of het nuttig of nodig is om enige nieuwe initiatieven te ontplooien. Liesbeth Huppes
3. Bericht kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestond uit: Ben Beljaars, Eric Tjong Tjin Tai en Jeroen ten Voorde From: To: Date: Subject:
[email protected] [email protected] 04/25/05 10:14 am Re: kascontrolecommissie VWR
De kascontrolecommissie VWR heeft dit jaar de controle gezamenlijk uitgevoerd. Liesbeth heeft prima werk verricht, waardoor het financiele plaatje van de vereniging er gedegen uitziet, en dat is best een compliment waard. De omzetting van de inning van de contributiegelden heeft veel extra werk opgeleverd, maar dat is ondanks de aanvankelijke aarzelingen een succes aan het worden. De inspanningen zijn de moeite waard gebleken. De vereniniging kan de toekomst met vertrouwen tegemoet zien. Met een vriendelijke groet, Ben Beljaars FRG/EUR
£
£ £
¡ £
Ê
£
£
£
£
£
£
£
