Agenda
1. Snelcollege inkoopsamenwerking Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren? 2. Een beginsituatie van inkoopsamenwerking 3. Mogelijke uitwerkingen van inkoopsamenwerking 4. Discussie over randvoorwaarden en toepasbaarheid mogelijke uitwerkingen voor de beginsituatie 5. Samenvatting
Agenda
Inkoopsamenwerking gedefinieerd
Het bundelen en/of delen van inkoopgerelateerde informatie, hulpmiddelen en/of volume tussen 2 of meer organisaties met als doel het behalen van symbiose
1
delen van informatie markt- en productinformatie, best practices, specs, RFP, etc.
3
bundelen van volumes lagere prijzen, verbeterde condities, etc.
(Bronnen: Essig, 2001; Hendrick 2001; Veeke, 2002)
2
delen van hulpmiddelen ‘outsourcen’ van personeel, inzet, systemen, etc.
Klinkt mooi, maar er kunnen ‘beren op de weg’ zijn
Bron: Buter, 2006
invloed van alle leden op de gezamenlijke activiteiten
indicatoren: complexiteit, controle, intensiviteit, gezamenlijk beslissen, gezamenlijke vergaderingen, gelijke rollen, zelfmanagement, decentraliteit, aanpassing aan specifieke inkoopbehoeften, etc.
DE SNELWEGMATRIX
Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren? Konvooi
F1-team
Trefwoorden: eenmalig; kostenreductie; etc. Dimensies: weinig leden; formeel; etc.
Trefwoorden: leren; standaardisatie; etc. Dimensies: lange termijn; informeel; etc.
Het is lastig om het concept carpoolen toe te passen voor eenmalige gebeurtenissen
Carpool
Meeliften
Busrit
Trefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften; etc.
Vergelijkbaar met F1team, verschillen: activiteiten steeds door 1 partij uitgevoerd; etc.
Trefwoorden: Schaalgrootte; 3e partij Dimensies: veel contracten; formeel; etc.
aantal verschillende gezamenlijke activiteiten activiteiten: specificeren, selecteren, contracteren, evalueren, informatie delen, personeel en andere hulpmiddelen delen, beleid en procedures delen, benchmarking, etc.
Vele projecten samen uitvoeren
Verdeel alles onderling
13eorganisatie partij sluit regelt alles;af contracten rest lift mee
invloed van alle leden op de gezamenlijke activiteiten
DE SNELWEGMATRIX
Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren? F1-team
? Carpool
Inkoopbureau Inkoopbureau West-Brabant West-Brabant Meeliften
Busrit
aantal verschillende gezamenlijke activiteiten
? ?
Samenwerkende Samenwerkende WoCo’s WoCo’s
Inkoopplatform woningcorporaties Horizontale inkoopsamenwerking
De Nederlandse sociale huursector •
474 woningcorporaties
•
> 2,4 miljoen woningen in bezit
•
Jaarlijks inkoopvolume (gegevens 2006, bron: Aedes, CFV, 2007): 9 miljard euro, waarvan
•
•
–
Nieuwbouw: 3,7 miljard
–
Woningverbetering: 1,2 miljard
–
Onderhoud: 3,1 miljard
Voorbeelden inkooppakketten woningverbetering en onderhoud –
Gevelonderhoud
–
Onderhoud aan cv- en mv-installaties
–
Liftonderhoud
–
Onderhoud aan daken
–
Onderhoud aan keukens, sanitair
Doelstellingen inkooppakketten –
Tevredenheid eindcliënt
–
Leefbaarheid van complexen
–
TCO/ vastgoedwaarde
–
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Inkoopsamenwerking door woningcorporaties
Gemiddelde snelheid 54,5 km/uur
Gemiddelde snelheid 64,8 km/uur
Samen ga je sneller!!
Inkoopplatform Groningen (IPG) Aanleiding ontstaan
Ontstaan vanuit het Gronings initiatief “OneRegion”
Aantal leden en leeftijd
10 publieke instellingen; 2 jaar oud (2006)
Sector
Onderwijs, zorg en overheid
Doelen
Kwalitatief: het leren van elkaars organisatiestructuren, kennis delen, uitwisselen van informatie en strategieën Kwantitatief: het behalen van financieel voordeel door bundeling van inkoopvolumes en het realiseren van quick wins
Contracten
Aantal contracten verschilt per deelnemer
Voorbeelden van activiteiten en aanbestedingen
Uitwisselen van ervaringen, bestekken, P.v.E.’s etc. Best practices op het terrein van beleid Uitwisseling van inkoop- en aanbestedingskalenders Onderst. bij de implementatie van wet- en (EU)regelgeving Gezamenlijke leer- instructietrajecten Opzetten kennispool met HBO stagiaires (grijs coacht groen) Gezamenlijk aanbesteden
Organisatie
Maandelijks vergaderen Beurtelings voorzitterschap
Valkuilen
Te groot verschil in volwassenheid van de inkooporganisaties
Bijzonderheden
Er is een ledenstop om niet te groot te worden
Intrakoop Aanleiding ontstaan Aantal leden en leeftijd Sector Doelen
Contracten
Voorbeelden van activiteiten/aanbestedingen Organisatie Valkuilen
Bijzonderheden
Schaalvoordelen door bundelen van volumes Circa 500 zorginstellingen en 4.000 locaties; 50 jaar oud! Zorg Platform voor inkoop- en logistieke oplossingen Transparante (lagere) marktconforme integrale kosten voor leden Keuzevrijheid door breed aanbod 70 raamovereenkomsten in de productgroepen Diensten, Energie, Huishouding & Inrichting, Kantoor & Automatisering, Techniek & Onderhoud, Verpleging & Verzorging, Voeding Elektriciteit: < 1 miljard kWh Voedingsdistributie: € 80 mln Strategische samenwerkingsverbanden Coöperatieve inkoopvereniging Ontbreken intern draagvlak bij leden Intrakoop op strategisch niveau niet bekend binnen leden Intrakoop op de stoel van de inkoper? Bemiddelde omzet 2007 > € 240 miljoen Onderhandelingspositie Interactie met leden Breed aanbod Hoge mate van professionaliteit
Inkoopbureau West-Brabant Aanleiding ontstaan Aantal leden en leeftijd Sector Doelen Contracten Voorbeelden van activiteiten/aanbestedingen Organisatie
Valkuilen Bijzonderheden
Professionalisering, individuele inkoper ‘zwemt’, gemeentesecr. 19 gemeenten, 6,5 jaar oud (1 januari 2002) Gemeenten Professionalisering inkoopfunctie, Efficiency- en synergievoordelen, Continuïteit, Recht- en Doelmatigheid Circa 40 gezamenlijke en 100en individuele contracten Gezamenlijke en individuele trajecten, Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Scans, Evaluaties Stichting (geen winstoogmerk) met bestuur (AB en DB) Staan ‘los’ van de gemeente(n), niet in dienst van... Ov.komst tussen stichting en gemeente (dagdelen per week) Inkopers zitten decentraal op locatie met wel een thuisbasis Individuele en gezamenlijke contracten Leveringen, diensten en werken (alles dus) Kenniscentrum (cursussen, brainstormen, database, evaluaties) Niet overal gedwongen winkelnering maar... 19 inkopersÀ Kosten van de organisatie / totaal dagdelen = dagdeeltarief Draagvlak, Verjuridiciëring, Politieke agenda’s Groeiende in omvang en diepgang, succesvol en langdurig Deur ook open voor andere (grotere) gemeenten
Steden3hoek Aanleiding ontstaan Leden en leeftijd Sector Doelen Contracten Voorbeelden van activiteiten/ aanbestedingen Organisatie
Valkuilen
Bijzonderheden
Ontstaan met instemming secretarissen vanuit samenwerkingsbehoefte inkoopcoördinatoren Apeldoorn, Deventer en Zutphen 8, in huidige vorm sinds 2005; 3 oorspronkelijke vorm sinds 2002 Gemeenten Beter en verstandiger inkopen, Inkoopprofessionalisering, Creëren draagvlak voor inkoopfunctie, Netwerk inkoopadviseurs Circa 20 Inkoopprojecten (soms ook met andere org.) zoals WMO, trapliften, enz. Gezamenlijke cursussen, bijv. ARW 2005 en duurzaam inkopen Discussiebijeenkomsten met (top)management over regionale inkoop Discussiebijeenkomsten over bijv. DNR, inhuur derden en gunningscriteria Stuurgroep: topmanagement en externe voorzitter (2x per jaar) Platform: inkoopcoördinatoren leden en externe voorzitter (11x per jaar) Niet iedereen doet altijd mee en duidelijke go/no go momenten Inkoopondersteuning en kosten worden onderling verdeeld Inkoopdoelstellingen niet congruent met organisatie doelstellingen Idee/angst dat nieuw 'gewest' aan het ontstaan is Te lang richten op committent bestuur en/of top management Onvoldoende betrokkenheid budgethouders (= beslissers) Afrekening topmanagement op - lastig te berekenen - financiële voordelen Veel verschillen in grootte gemeenten en inkoopprofessionaliteit Niet merkbaar bij inkoopprojecten, wel bij professionalisering
Links naar artikelen en contactinformatie www.utips.eu – Proefschrift horizontal cooperative purchasing – Samenvatting proefschrift inkoopsamenwerking – Effect van inkoopsamenwerking: Verdeling besparingen bepaalt succes – Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk (deel 1) – Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk (deel 2)
Fredo Schotanus
[email protected]
