AFSPRAKENLIJST OVERLEG PRESIDIUM 13 JUNI 2005 Aanwezig:
de dames Den Besten (PvdA), Schuring (GroenLinks) en Van Rooij (D66) en de heren Oldenborg (LU), Zijlstra (VVD)-voorzitter, Rietkerk (ChristenUnie), Vriezen (Burger en Gemeenschap), Schuurman (CDA), Jansen (SP). Tevens zijn aanwezig: de heer Smits (griffier), de dames Knaap en Hoogendoorn (commissiegriffiers) en de heer Burgers (OOV) en mevrouw Van Turenhout (verslag). Bij de behandeling van punt 11 is tevens aanwezig: mevrouw Schellekens (Ombudsman) Met kennisgeving afwezig: de burgemeester en de heren Kok en Rietkerk
DATUM
ONDERWERP 3.
Conceptafsprakenlijst Presidium d.d. 11 april 2005 .
4.
Spreektijdenregeling
13.6.2005
13.6.2005
ACTIE Punt 10: Dodenherdenking 4 mei 2005 Evaluatie: • tijdens de dodenherdenking was het verkeer in Hoograven 't Goylaan niet stil gelegd. Bij een volgende herdenking het college verzoeken dit te regelen. • de kransen niet 's morgens al neerleggen als er nog niemand is, maar 's avonds bij de bijeenkomst met de bewoners. • bij de kranslegging ervoor zorgen dat er altijd vertegenwoordigers van de gemeente aanwezig zijn om ook enkele woorden te spreken. • het kabinet zal worden gevraagd enkele standaardteksten voor een herdenkingsspeech te leveren; delen ervan kunnen dan worden gebruikt. De afsprakenlijst wordt voor het overige conform vastgesteld. Opmerkingen van de fracties: CDA: de eerste raadsvergadering na invoering van de regeling en afspraken over de handhaving verliep prima, maar bij de tweede raad (VJN) was het college te uitvoerig en overschreed ruim de spreektijd. PvdA: had een overschrijding van 12 min., maar als anderen (college) zich niet aan de tijd houden is de reactie van de PvdA dat zij dat dan ook niet hoeven te doen. VVD: de raad heeft zich in zijn geheel prima aan de spreektijd gehouden; dat moet het college ook doen. SP: heeft de indruk dat vz. met twee maten meet: college vs. raad. D66: het college moet geen algemene beschouwingen houden, alleen de vragen beantwoorden die gesteld zijn. GrLi: het college schorst te lang. B&G: het college moet onderling de spreektijd verdelen en spelingruimte houden voor de tweede termijn.
ACTIE DOOR
AFGEHANDELD
Griffie
23.6.2005
Griffier
24.6.2005
1
DATUM
ONDERWERP
ACTIE
ACTIE DOOR
AFGEHANDELD
De fractievoorzitters concluderen dat het college zelf goede afspraken dient te maken over de verdeling van de collegespreektijd onder de portefeuillehouders en dat de fracties zelf de spreektijd eveneens strak moeten handhaven. Tenslotte zou de voorzitter wat vaker discussies mogen afkappen, waarbij een herhaling van argumenten optreedt of die in de commissies al uitgebreid gevoerd zijn Griffier stuurt namens het Presidium een brief hierover aan het college met c.c. aan Presidium. 5.
Verbouwing raadzaal
6.
Toekenning zilveren stadsmedaille
7.
Advies Accountantdienst inzake fractievergoedingen
13.6.2005
13.6.2005
13.6.2005
8.
13.6.2005
Notitie inzake aantal procedurele vragen vanuit de Griffie aan de fracties, met een reactie van de ChristenUnie en GroenLinks
De griffier wijst nog op een nagezonden mail, waarin de tekening nader wordt toegelicht. Opmerkingen fracties: SP: geen losse stoelen in de raadzaal voor de ambtenaren en fractiemedewerkers; alleen voor de bodes. VVD: spreekgestoelte is niet optimaal: liever op + 18. De microfoon op het spreekgestoelte verbeteren. CDA: Snel beginnen met de verbouwing van de raadzaal. Het presidium besluit definitief tot het uitvoeren van de verbouwing, zoals voorgelegd. Ingestemd wordt met beide voorstellen tot het toekennen van een zilveren Stadsmedaille. CDA: wil het eerst in de fractie bespreken met de financiële mensen. Ook kijken naar het reglement inzake buitenlandse reizen zodat buitenlandse reizen voor individuele raadsleden ook declarabel worden. SP: de Accountantsdienst is slechts adviserend want de raad beslist uiteindelijk. VVD: het effect van 50% restitutie van het overschot leidt tot gedrag dat men aan het eind van het jaar nog even flink gaat uitgeven, wellicht aan onnodige zaken. Beter is een gemaximeerd bedrag per jaar te mogen houden, los van de partijgrootte. De Griffier zal gemaakte opmerkingen mailen naar de Accountantsdienst met de vraag hierop te reageren en dit onderwerp wederom agenderen voor het volgende Presidium. Behandeling Programmaverantwoording en Voorjaarsnota a. de grote trouwzaal is geen goede vergaderplaats voor een commissie in verband met de slechte akoestiek. De meeste fracties willen de vier commissiebehandelingen van de PV 2006 over twee weken verdelen; een alternatief is vier commissies in één week achter elkaar; men wenst geen simultane commissies meer. De Griffie zal een uitgewerkt voorstel met data rondsturen met de keuze uit de twee opties en een advies geven.
Griffie
12.4.2005
Griffie/ Kabinet
14.6.2005
Griffier
4.7.2005
Griffie
30.6.2005
Griffie
2
DATUM
ONDERWERP
ACTIE
ACTIE DOOR
AFGEHANDELD
de spreektijd van het college tijdens de algemene beschouwingen moet worden verlaagd naar 30 minuten. Het zijn algemene beschouwingen, hetgeen primair een debat tussen de fracties onderling behoort te zijn. De algemene beschouwingen kunnen in 2 dagdelen plaatsvinden (middag en avond). De Griffier komt met een voorstel en dit wordt geagendeerd voor het volgende Presidium. b.
Gebruik van e-mail Bijna unaniem werd aangegeven dat men geen moeite heeft met het drukke emailverkeer. Wel gaf men wat aandachtspunten mee: a. altijd erbij vermelden voor welke datum dit stuk voor welke cievergadering kan worden opgevoerd; b. als het stuk wederom met de post-info-ronde wordt meegezonden, moet dit in de mail vermeld worden en bij de postzending moet vermeld worden wanneer het stuk reeds per e-mail is toegezonden; c. indien meer dan 2 tot 4 pagina's, een uitdraai in de postvakjes leggen en dit natuurlijk in de mail vermelden; d. geen grote pdf of gescande bestanden meesturen; in dat geval slechts per mail melden dat er een stuk in de postvakjes is gelegd. De Presidium stukken eerder versturen: 1 weekend extra. Uitnodigingen Men is tevreden over de huidige werkwijze. Wel werd opgemerkt dat fracties ook vaak direct uitnodigingen ontvangen waar men wel of niet op in gaat. Omdat de griffie dan niets van deze uitnodigingen weet kan het zijn dat er op enig moment meerdere zaken tegelijk worden georganiseerd (voorbeeld NEMO directeursoverleg van de maatschappelijke opvang). Fracties zouden ook bij dit soort uitnodigingen meer coördinatie van de griffie op prijs stellen, maar men blijft wel van mening dat fracties ook alleen op uitnodigingen moeten kunnen ingaan. Niet alles hoeft samen! Dat spreekt voor zich. Conclusie: raadsleden zullen uitnodigingen waar zij een rol voor de griffie zien weggelegd doorsturen naar de Griffie. Vaststellen agenda's commissievergaderingen Er zijn geen overwegende bezwaren. Een spreektijdenregeling voor de commissievergaderingen ziet men nog steeds niet zitten. Een opmerking van een aantal fracties: als de agenda zodanig is dat met één dagdeel volstaan kan worden, dan eerder de avond
3
DATUM
ONDERWERP
9.
Aanbeveling opstellen amendement
13.6.2005
13.6.2005
10. Voorstel een barbecue te organiseren voor raad en college aan het eind van het zomerreces
11. Toelichting door gemeentelijke Ombudsman op haar jaarverslag
13.6.2005
13.6.2005
12. Initiatiefvoorstel GrLi: spelen is meer dan kinderwerk
13. Rondvraag
ACTIE
ACTIE DOOR
dan de middag benutten. Geheime stukken Afgesproken is dat er op (vertrouwelijke en andere grote ter inzage gelegde) stukken een formulier komt te liggen dat raadsleden moeten invullen en achter laten als ze het betreffende stuk even meenemen. Uit dit formulier blijkt dan voor anderen waar het stuk zich bevindt. GrLi: vraagt om een concreet voorbeeld hoe het moet. Men vindt het formulier nog te abstract. Griffie De Griffie neemt contact op met Financiën en maakt in overleg goed voorbeeld. Wordt geagendeerd voor het volgende Presidium. Dit moet nog in het fractieoverleg besproken worden. Opgemerkt wordt dat een eigen bijdrage hiervoor niet nodig zou Griffier/ moeten zijn. De SP verklaart zich tegen. fracties De fracties mailen aan de Griffier of er belangstelling is. De Ombudsman, mevrouw Schellekens, dankt het Presidium voor de uitnodiging. De Ombudsman heeft periodiek een overleg met de burgemeester maar heeft zeker ook behoefte om met de raad te spreken. Een ieder is het ermee eens dat de Ombudsman een rechtstreekse lijn moet hebben met het Presidium. Het Presidium en het DB Presidium zijn dé aanspreekpunten voor de Ombudsman. In overleg met de Griffier kan een afspraak gemaakt worden. Per januari 2006 kan het zijn dat de MALT gemeenten geen gebruik meer gaan maken van de Utrechtse Ombudsman. Wat dit gaat betekenen voor het bureau zal de Ombudsman in een voorstel neerleggen en laten agenderen voor het Presidium. De kwartaaloverzichten en de rapportages komen per 1 januari 2006 op de website te staan. De kwartaaloverzichten en de rapportages hoeven dan niet meer te worden behandeld in de commissie Bestuur & Veiligheid. De fractievoorzitters hechten wel aan relevante informatie over soorten klachten per dienst. Algemene trends dienen in de jaarrapportage aandacht te krijgen. Het Initiatiefvoorstel wordt geagendeerd voor de eerstvolgende commissie Maatschappelijke Ontwikkeling. In de commissie zal geen uitgebreide discussie plaatsvinden; relevant is of het voorstel al of niet door naar de raad kan. Cora Wanneer functioneert het nieuwe systeem CoRa? De bedoeling is dat de nieuwe ROL per 1 juli 2005 gaat draaien.
Griffie
AFGEHANDELD
29.6.2005
30.6.2005
13.6.2005 Grondbeleid OGU GrLi: als fracties nog behoefte hebben een raadsonderzoek te doen naar het grondbeleid van het OGU kan dit gemeld worden in
Griffie
4
DATUM
ONDERWERP
ACTIE
ACTIE DOOR
AFGEHANDELD
het volgende Presidium. Hoorzittingen PvdA: vraagt zich af of er geen nadere regels moeten worden opgesteld over de gang van zaken rond hoorzittingen. Voorbeeld is de zitting over luchtkwaliteit, waar een werkgroep van de PvdA een bijdrage leverde, waar andere fracties nogal gedecideerd op ingingen. De Griffie zal de wenselijkheid hiervan bezien en een advies opstellen, in het Presidium te bespreken. Een aantal fracties menen dat e.e.a. niet te rigide moet worden vastgelegd.
Griffie
5
