Afhaling Afhaling van gefrankeerde zendingen 1. Collect & Send 2. ATH (Afhaling ten Huize) 3. Transport (Afhaling per vrachtwagen) Afhaling van ongefrankeerde zendingen (Collect & Stamp) 1. Maximaal volume en gewicht 2. Zendingen die niet behandeld worden door Collect & Stamp 3. Contract 4. Werking en voorbereiding 5. Bestelling van materiaal 6. Opties
1 2 5 6 7 7 8 8 8 11 11
Afhaling van gefrankeerde zendingen 1. Collect & Send 2 1.1. Maximaal volume en gewicht 2 1.2. Zendingen die niet behandeld worden door Collect & Send 2 1.3. Contract 2 1.4. Werking en voorbereiding 2 2. ATH (Afhaling Ten Huize) 2.1. Maximaal volume en gewicht 2.2. Zendingen die niet behandeld worden door ATH 2.3. Contract 2.4. Werking en voorbereiding
5 5 5 5 5
3. Transport (Afhaling per vrachtwagen)
6
7. afhaling
Afhaling van gefrankeerde zendingen De diensten Collect & Send, ATH (Afhaling Ten Huize) en Transport (Afhaling per vrachtwagen) geven de mogelijkheid om gefrankeerde zendingen bij u te laten afhalen op een afgesproken tijdstip.
Afhaling van gefrankeerde zendingen: Deze dienst regelt de afhaling van gefrankeerde briefwisseling en brengt ze in het postcircuit. bpost zorgt voor de afhaling van brieven, aangetekende zendingen en pakketten. • U bepaalt de frequentie van afhaling: van één tot vijf dagen per week of occasioneel1
i
• U bepaalt de plaats van afhaling. • U bepaalt het moment van afhaling, in samenspraak met bpost. • Aan het begin van elke volgende maand krijgt u een factuur.
Naargelang uw volume kunt u een beroep doen op drie verschillende diensten voor de afhaling van uw gefrankeerde zendingen:
1. Collect & Send (voor contracten die sinds 1 juli 2010 afgesloten zijn): voor volumes tot 1000 kg of 3 m3 per afhaling.
2. A TH (Afhaling Ten Huize) (voor contracten die voor 1 juli 2010 afgesloten zijn): voor volumes tot 270 kg per afhaling.
3. T ransport (Afhaling per vrachtwagen) voor volumes die groter zijn dan 1000 kg of 3m3.
Raadpleeg de website www.bpost.be/collectandsend voor meer informatie over de contracten of de occasionele afhalingen.
1
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 1
7. afhaling
Afhaling van gefrankeerde zendingen 1. Collect & Send 1.1. Maximaal volume en gewicht Bij het sluiten van het contract kiest u een van de twee onderstaande combinaties van volume en gewicht: COMBINATIE 1 (< 500 kg en < 1,5 m3)
COMBINATIE 2 (< 1000 kg of < 3 m3)
Maximaal volume per afhaling
< 1,5 m³
< 3 m³
Maximaal gewicht per afhaling
< 500 kg
< 1000 kg
Maximaal gewicht per zak/bak
i
zak < 27 kg en bak < 12 kg
Als uw zendingen regelmatig of occasioneel de gekozen combinatie volume-gewicht overschrijden, kan u een beroep doen op de dienst Transport (Afhaling per vrachtwagen) door contact op te nemen met het Service Centre op het nummer 02 201 11 11.
1.2. Zendingen die niet behandeld worden door Collect & Send
• • • • • •
Zendingen met aangegeven waarde Ongefrankeerde zendingen Groene/gele omslagen voor de Rekening 679, geopend bij bpost Kranten en tijdschriften Niet-geadresseerde zendingen Verkiezingsdrukwerk
1.3. Contract Contacteer ons Service Centre op het nummer 02 201 11 11 voor al uw vragen over een contract.
1.4. Werking en voorbereiding We vragen u om elk type zending correct voor te bereiden: • Onze diensten komen de zendingen afhalen op de plaats, het tijdstip en volgens de frequentie afgesproken in het contract. • Gefrankeerde zendingen moeten in postbakken of -zakken gestopt worden, voorzien van een etiket zoals beschreven in het volgende punt. • U hoeft geen afhalingsdocument te ondertekenen. Er moet dus geen personeelslid aanwezig zijn wanneer we langskomen. • Alle zendingen worden vervolgens op dag +1 of dag +2 uitgereikt, naargelang u koos voor een PRIORof Non-PRIOR-zending.
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 2
7. afhaling
Afhaling van gefrankeerde zendingen Voorbereiding van de zendingen Naargelang uw contract zijn drie types van frankering mogelijk. Raadpleeg in Sectie 8 Algemene bijlagen het hoofdstuk Frankeermogelijkheden voor meer informatie.
a
Frankering met behulp van een frankeermachine of postzegels Voorbereiding: • Sorteer de zendingen volgens categorie en plaats ze in de juiste bak/zak. • Sluit de bakken/zakken correct, voorzie ze van het juiste etiket en plaats ze op de afgesproken plaats en tijdstip zoals voorzien in uw contract.
of Bak/zak + wit etiket
Bak/zak + blauw etiket1
Bak/zak + rood etiket
NATIONALE ZENDINGEN
PRIOR-brieven (nationaal)
Non-PRIOR-brieven (nationaal)
Aangetekende zendingen (nationaal)
INTERNATIONALE BRIEVEN
PRIOR-brieven (internationaal)
Non-PRIOR-brieven (internationaal)
Aangetekende zendingen (internationaal)
NATIONALE PAKKETTEN Nationale pakketten
-
-
INTERNATIONALE PAKKETTEN
bpack World Light Non-PRIOR
Aangetekende zendingen (internationaal)
bpack World Light bpack World Express bpack World Business bpack World
Opmerkingen •N ationale en internationale PRIOR-pakketten moeten in een aparte zak/bak geplaatst worden met wit etiket. • Internationale Non-PRIOR-pakketten moeten in een aparte zak/bak geplaatst worden met blauw etiket.
b
Frankering P.B. (Port Betaald) Om gebruik te kunnen maken van de afhaling van P.B.-zendingen, moeten de volgende voorwaarden gerespecteerd worden: • alle voorwaarden van een Collect & Send-contract; • aankondiging van de P.B.-zending via e-MassPost2; • extra voorbereiding met behulp van speciale dambordetiketten; • a lle voorwaarden om het voorkeurtarief te verkrijgen. Enkel voor het frankeren met een frankeermachine. 2 Op www.bpost.be/e-masspost met uw unieke login en paswoord. Neem contact op met ons Service Centre voor meer informatie. 1
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 3
7. afhaling
Afhaling van gefrankeerde zendingen AFZENDER
DROP Nr.
ZAK / BAK Nr.
/
Voorbeeld van een dambordetiket voor de P.B.-zendingen
Voorbereiding • H oud P.B.-zendingen volgens hun type (PRIOR, Non-PRIOR, Aangetekend) gescheiden. • Stop P.B.-zendingen in een afzonderlijke zak/bak, gescheiden van uw andere zendingen: • zak(ken)/bak(ken) voor PRIOR P.B.- en/of aangetekende P.B.-zendingen; • zak(ken)/bak(ken) voor Non-PRIOR P.B.-zendingen. • G ebruik de speciale P.B.-dambordetiketten voor de identificatie van uw zendingen. • Vul deze dambordetiketten volledig in, met vermelding van: • de naam van de afzender; • het nummer van de afgifte (drop): • het nummer van de zak/bak als teller (voorbeeld: 2e zak van 3 = 2/3); • het totale aantal zakken/bakken van dezelfde afgifte als noemer. • Plaats het afgifteborderel altijd in de eerste zak/bak.
Een zak/bak mag uitsluitend zendingen van eenzelfde afgifte, d.w.z. van eenzelfde afgiftetoelating, bevatten.
c
Frankering van een U.V./R.D.-zending (Uitgestelde Vergoeding) Voorbereiding • H oud uw PRIOR-zendingen (brieven of pakketten), Non-PRIOR- en aangetekende zendingen gescheiden. • Stop uw zendingen in een afzonderlijke zak/bak, gescheiden van uw andere zendingen: • zak/bak met PRIOR-zendingen (brieven of pakketten) en/of aangetekende zendingen; • zak/bak met Non-PRIOR-zendingen. • Gebruik de speciale U.V.-dambordetiketten voor de identificatie van uw zendingen. • Vul deze dambordetiketten volledig in, met vermelding van: / • het machtigingsnummer van de afgever; • het nummer van de zak/bak: • het nummer van de zak/bak als teller (voorbeeld: 2e zak van 3 = 2/3); • het totale aantal zakken/bakken van dezelfde afgifte als noemer. Voorbeeld van een dambor• Kleef dit/deze etiket(ten) op de zak(ken)/bak(ken) en plaats de afgifteborderellen in detiket voor U.V.-zendingen de eerste zak/bak. MACHTIGINGSNUMMER VAN DE AFGEVER
ZAK / BAK Nr.:
VERDELING (SCHRAP WAT NIET VAN TOEPASSING IS)
Opmerkingen Gelieve voor de aangetekende zendingen met onderstaande opmerkingen rekening te houden: • scheid de nationale van de internationale zendingen. • vul de ontvangstbewijzen volledig in. • bevestig de ontvangstbewijzen op de betreffende zendingen (bv. met een paperclip, maar geen nietjes). • d e aangetekende zendingen die met lijsten worden bezorgd, moeten de nummervolgorde respecteren. • de ontvangstbewijzen worden u terugbezorgd bij een volgende afhaling of worden u in een enveloppe toegestuurd (vermeld steeds het retouradres op het ontvangstbewijs!).
Materiaal bestellen Bij elke afhaling zullen in ruil voor uw volle zakken/bakken lege zakken of bakken tot uw beschikking gesteld worden. Als u bijkomende zakken/bakken nodig hebt, kunt u dat melden aan de persoon die verantwoordelijk is voor de afhaling van uw briefwisseling. Al het andere materiaal kunt u bestellen via onze website www.bpost.be/materiaal Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 4
7. afhaling
Afhaling van gefrankeerde zendingen 2. ATH (Afhaling Ten Huize) i
ATH is de afhaaldienst voor gefrankeerde zendingen voor contracten afgesloten vóór 1 juli 2010. De dienst werd vervangen door Collect & Send.
2.1. Maximaal volume en gewicht
• Maximaal volume per afhaling: 10 zakken of 10 bakken • Maximaal gewicht per afhaling: 270 kg (max. 27 kg per zak/bak) • Maximaal gewicht per zak of bak: zak < 27 kg en bak < 12 kg
Als uw zendingen het maximaal toegestane gewicht of volume overschrijden, kunt u beroep doen op Transport (zie punt 3 van deze Sectie, Afhaling per vrachtwagen). Contacteer hiervoor het Service Center op het nummer 02 201 11 11.
2.2. Zendingen die niet behandeld worden door ATH
• Zendingen met aangegeven waarde • Ongefrankeerde zendingen • Groene/gele omslagen voor de Rekening 679, geopend bij bpost • Kranten en tijdschriften • Niet-geadresseerde zendingen • Verkiezingsdrukwerk
2.3. Contract Er kunnen geen nieuwe ATH-contracten meer worden afgesloten. Gelieve voor elk nieuw Collect & Send-contract ons Service Centre te contacteren.
2.4. Werking en voorbereiding Gelieve dezelfde regels van werking en voorbereiding te respecteren als die beschreven in punt 1.4. Werking en voorbereiding van deze sectie.
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 5
7. afhaling
Afhaling van gefrankeerde zendingen 3. Transport (Afhaling per vrachtwagen) i
Deze dienst zorgt voor de afhaling van volumes die groter zijn dan 1000 kg of 3m3. De drie types van frankeren die in de Sectie Collect & Send beschreven zijn, zijn van toepassing en volgen dezelfde regels. De verzending gebeurt in containers of op palletten. Deze dienst is uitsluitend voorbehouden voor MassPost-afgiften. Contracten en occasionele afhalingen in het kader van deze dienst zijn mogelijk. De prijs hangt af van het volume en de afstand. Contacteer het Service Centre op 02 201 11 11 voor meer informatie. Voorbereiding van de zendingen Indien gewenst kan bpost bakken, zakken, containers of palletten tot uw beschikking stellen. U moet wel enkele regels respecteren. • Palletten Hun brutogewicht mag niet meer dan 650 kg/eenheid bedragen en hun hoogte mag maximaal 1,60 m bedragen. • Containers Het brutogewicht van een container is beperkt tot 400 kg. • Postzakken Het brutogewicht van een postzak mag nooit meer dan 27 kg bedragen. • Bakken Als u bakken gebruikt, moeten de zendingen zodanig geschikt worden dat ze niet boven de handvatten uitsteken, om te verhinderen dat de zendingen tijdens het stapelen van de bakken beschadigd zouden worden. Het brutogewicht van een bak mag nooit meer dan 12 kg bedragen. U moet ... • het correct ingevulde of de afgifteverklaring afgeven bij elke afhaling; • personeel voorzien wanneer wij langskomen voor de afhaling. Uw zendingen worden gecontroleerd aan het MassPost-loket net zoals bij de gewone MassPost-afgiften. De voorbereiding en de conditionering van de Transport-zendingen zijn dezelfde als voor de gewone MassPost-afgiften. (Zie Sectie 1 Brieven, hoofdstuk Conditionering)
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 6
Afhaling ongefrankeerde zendingen 1. Maximaal volume en gewicht
7
2. Zendingen die niet behandeld worden
8
3. Contract
8
4. Werking en voorbereiding
8
5. Bestelling van materiaal
11
6. Opties
11
7. afhaling
Collect & Stamp Wanneer u kiest voor Collect & Stamp, verstuurt u uw post zonder frankering en zonder u te moeten verplaatsen. Zo kan u zich exclusief concentreren op uw bedrijf terwijl bpost zich bekommert over de afhaling, behandeling en frankering van uw zendingen.
i
bpost zorgt voor de afhaling, frankering en de distributie van uw zendingen, pakketten en aangetekende zendingen. Afhaling • U bepaalt de frequentie van de afhalingen: één tot vijf keer per week. • U bepaalt de plaats en het tijdstip van de afhaling. • Behandeling en frankering • Uw zendingen worden gewogen en gemeten. Vervolgens worden ze gefrankeerd volgens de voordeligste tarieven. • Facturatie • In het begin van de maand krijgt u een factuur van al uw afhalingen en verzendingen die behandeld en gefrankeerd zijn door bpost. • In de bijlagen vindt u een overzicht van uw zendingen per type, per dag en per departement. U vindt ze op de Collect & Stamp-webtool. • Opties •A lle opties in verband met afhalingen en aangetekende zendingen vindt u in punt 6. Opties van dit hoofdstuk. •U kan een bijkomende afhaling aanvragen. Contacteer daarvoor het Service Centre op het nummer 02 201 11 11.
Voor uw aangetekende zendingen is het niet meer nodig om een afgiftebewijs in te vullen. Het is voldoende om een barcode op uw envelop te kleven. Uw afgiftebewijzen worden automatisch aangemaakt en zijn beschikbaar op het Collect & Stamp portaal. Meer informatie vindt u in het punt 4. Werking en voorbereiding van dit hoofdstuk.
1. Maximaal volume en gewicht Wanneer u het contract sluit, kiest u een van de twee onderstaande combinaties volume-gewicht. COMBINATIE 1 (< 500 kg en < 1,5 m3)
COMBINATIE 2 (< 1000 kg of < 3 m3)
Maximaal volume per afhaling
< 1,5 m³
< 3 m³
Maximaal gewicht per afhaling
< 500 kg
< 1000 kg
Maximaal gewicht per zak/bak
zak < 27 kg en bak < 12 kg
Als uw zendingen regelmatig of occasioneel de gekozen combinatie volume-gewicht overschrijden, kan u een beroep doen op de dienst Transport (Afhaling per vrachtwagen) door contact op te nemen met het Service Centre op het nummer 02 201 11 11. Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 7
7. afhaling
Collect & Stamp 2. Zendingen die niet behandeld worden door Collect & Stamp
• • • • • • • •
Gefrankeerde zendingen Zendingen met een opschrift in de frankeerzone (U.V., P.B. …) Zendingen met aangegeven waarde Kranten en tijdschriften Niet-geadresseerde zendingen Verkiezingsdrukwerk Nationale zendingen die de maximaal toegestane afmetingen voor een nationaal pakket overschrijden1 Internationale zendingen die de maximaal toegestane afmetingen voor een internationaal pakket overschrijden2 • Groene/gele omslagen voor de Rekening 679, geopend bij bpost
3. Contract Contacteer ons Service Centre voor een Collect & Stamp-contract: 02 201 11 11.
4. Werking en voorbereiding Stap 1 Adresseer uw zendingen correct van de bestemmeling3 Controleer of het adres duidelijk leesbaar is en correct in de adreszone werd geplaatst. Het retouradres3 wordt gebruikt indien de zending niet uitgereikt kan worden. Het adres van de afzender moet op elke zending staan, op de achterkant of boven het adres van de bestemmeling, in kleine letters.
Brieven:
3
Adresseringsregels
1 45 mm
2
2
120 mm
3 4
30 mm
i
1
4
5
5
Adreszone Frankeerzone (deze zone moet blanco blijven) Adres van de afzender (achterzijde) Kleefzone voor de barcode van de aangetekende zending Zone die blanco moet blijven
Pakketten4:
6 7 8
6
7
8
F rankeerzone (rechthoek van 100 x 50 mm in de rechterbovenhoek) (deze zone moet blanco blijven) Zone die blanco moet blijven (rechthoek van 100 x 50 mm boven het adres) Adreszone
1
Maximale afmetingen: lengte + (2 x breedte) + (2 x hoogte) = 3 m, maximumgewicht 30 kg.
2
Maximale afmetingen: lengte + breedte + hoogte = 900 mm lengte, breedte en dikte = 600 mm maximumgewicht 2 kg
3
Meer informatie over de adresseringsregels vindt u op http://www.bpost.be/adressering/ 4 Uw zending is een pakket als het meer dan 2 kg weegt en/of een van de volgende afmetingen overschrijdt: lengte 350 mm | breedte 230 mm | dikte 30 mm.
4
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 8
7. afhaling
Collect & Stamp De voorbereiding van uw aangetekende zendingen De voorbereiding van uw aangetekende zendingen 1. Bevestig evestig steeds B de de barcode van de aangetekende zending (voor nationaal en 1. steeds barcode van de aangetekende zending (nationaal en internationaal) links van het adres en vink AR en/of RP aan indien nodig. internationaal) links van het adres van vink AR en/of RP aan indien nodig. Vul 2. systematisch Sorteer uw zendingen per type (R, in RP,en R +maak AR, RPhet + AR) van de kleine uw afgiftebewijs metmet eenbehulp paperclip vast aanrode uw zakken. (geen nietjes gebruiken). zending R
= Aangetekende zending
2. Sorteer uw zendingen type (R, RP, R+AR, RP +(voorbehouden AR) met behulp van de RP = Aper mbtshalve aantekende zending voor bepaalde kleine rode zakken Belgische openbare besturen) = Aantekende zending + Bericht van ontvangst RR met AR = Aangetekende zending RP met AR = Ambtshalve = Ambtshalve aantekende RP aantekende zendingzendingen + Bericht van ontvangst
(gereserveerd voor in publieke administraties en standaard voor Financiën) 3. P laats uw aangetekende zendingen een kleine rode plastic zak en voeg dieFOD bij de rest van uw PRIOR-zendingen in een grotezending witte zak.+ Bericht van ontvangst R met AR = Aantekende
4. U RP w afgiftebewijzen worden automatisch aangemaakt en zijn + nog 10 jaar van beschikbaar op met AR = Ambtshalve aantekende zendingen Bericht ontvangst het Collect & Stamp portaal. Meer informatie vindt u op 3. http://www.bpost.be/collectandstamp/aangetekend/index.html Steek de kleine rode zakken steeds in de grote witte zakken.
Stap 2 Sorteer uw zendingen per type
i
Sluit uw zendingen en sorteer ze per type. Om u een optimale dienst te kunnen garanderen is het belangrijk dat u de onderstaande voorbereidingsprocedure volgt. Een aangetekende zending gestopt in een groene zak zal bijvoorbeeld niet uitgereikt worden op D+1.
Witte zak (PRIOR zendingen) Nationale & internationale PRIOR zendingen Nationale (< 30kg) & internationale (< 2kg) PRIOR pakketten
Kleine rode zak (aangetekende zendingen) Nationale (< 10kg) & internationale (< 2kg) aangetekende zendingen
Groene zak
(NON PRIOR zendingen) Nationale & internationale NON PRIOR zendingen Internationale NON PRIOR pakketten (< 2kg)
Kleef uw unieke barcode op elke zaksluiting
PRIOR
Kleef uw unieke barcode op elke zaksluiting
Steek de kleine rode zakken altijd in de grote witte zakken
NON PRIOR
Als u een groot dagelijks volume aan zendingen heeft kan u onder bepaalde voorwaarden de bakken met deksels gebruiken (voor meer informatie, contacteer ons Service Center).
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 9
7. afhaling
Collect & Stamp Stap 3 Sluit en identificeer uw zakken • Sluit uw zakken met de bijgeleverde plastic zaksluitingen van bpost. • Identificeer elke zak door een klantenbarcode (CS XXXXXXXXXXXX) op de zaksluiting te kleven. bpost behandelt enkel gesloten en geïdentificeerde zakken.
i
Stap 4 Stel uw zakken ter beschikking van bpost Plaats uw postzakken op het tijdstip en op de plaats die u hebt afgesproken met bpost in uw contact.
Als uw aangetekende zending te groot is voor de rode zak, maak ze dan vast aan de zak, bijvoorbeeld met behulp van een elastiek die haaks op de zending aangebracht wordt.
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 10
7. afhaling
Collect & Stamp 5. Bestelling van materiaal Bij elke afhaling zullen in ruil voor uw volle zakken/bakken lege zakken/bakken tot uw beschikking gesteld worden. Als u bijkomende zakken/bakken nodig hebt, kunt u dat melden aan de persoon die verantwoordelijk is voor de afhaling van uw briefwisseling. De bijkomende zakken/bakken zullen bij de volgende afhaling tot uw beschikking gesteld worden. Al het andere materiaal kan besteld worden via www.bpost.be/materiaal Het bestelde materiaal wordt geleverd binnen de 5 werkdagen.
6. Opties U kunt diverse opties activeren:
i
• met betrekking tot de afhaling • Temporary Stop Holidays: tijdelijke stopzetting van de afhaling van uw post (van 5 dagen tot 8 weken) • One Day Early Collect: één dag per week wordt uw post op een ander uur opgehaald • Secured Pick Up: uw gevoelige post wordt op een beveiligde plaats opgehaald (toegankelijk d.m.v. een badge, een code, enz.) • Bericht in geval van storingen bij de afhaaldienst: u krijgt een e-mailbericht wanneer uw afhaling uitzonderlijk niet kan doorgaan (bv. bij extreme weersomstandigheden). • met betrekking tot aangetekende zendingen • Afgiftebewijzen per e-mail: u ontvangt per e-mail dagelijks de elektronische afgiftebewijzen van uw aangetekende zendingen. Het activatieformulier, de voorwaarden en de tarieven van die opties vindt u op www.bpost.be/collectandstamp
Januari 2015 I Sectie 7 I Pagina 11
