16. Zendingen cursistendatabank en Doc6 1 ONDERDELEN VENSTER ZENDINGEN

Handleiding CVOSoft

Deel VII

Onderdelen venster Zendingen

1/16

Deel VII Zendingen cursistendatabank en Doc6 1

ONDERDELEN VENSTER ZENDINGEN ......................................................................................... 2

1.1

Onderdelen ................................................................................................................................................... 2

1.2

Werkbalk ....................................................................................................................................................... 2

1.3

Lijst met cursussen ........................................................................................................................................ 3

1.4

Dashboard ..................................................................................................................................................... 3

2

FILTERPANEEL ................................................................................................................................... 4

2.1

Inleiding ........................................................................................................................................................ 4

2.2

Algemene principes ....................................................................................................................................... 4

2.3

Onderdelen ................................................................................................................................................... 5

3

PRINCIPES TABBLAD ZENDINGEN............................................................................................... 8

3.1

Kleurcodes..................................................................................................................................................... 8

3.2

Opties ........................................................................................................................................................... 8

3.3

Kleurcodes manueel omschakelen ................................................................................................................. 9

3.4

Zending cursussen ......................................................................................................................................... 9

4

ZENDINGSBESTANDEN AANMAKEN......................................................................................... 10

4.1

Beknopte werkwijze .................................................................................................................................... 10

4.2

Zendstatus................................................................................................................................................... 10

4.3

Inschrijvingen .............................................................................................................................................. 12

4.4

Zendstatus forceren ..................................................................................................................................... 12

4.5

Wijziging cursusgegevens............................................................................................................................. 12

4.6

Rapportering – Foutmeldingen .................................................................................................................... 13

4.7

Zending studiebewijzen ............................................................................................................................... 14

4.8

Rapporten ................................................................................................................................................... 14

5

DOCUMENT 6 ................................................................................................................................... 16

WWW.ADMOVOL.BE

ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING VOLWASSENENONDERWIJS VZW

[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII


1


1.1

Onderdelen

2/16

Werkbalk voor tabblad Zendingen Gefilterde cursussen op basis ingestelde filter Dashboard met 4 tabbladen

1.2

Werkbalk

De werkbalkknoppen voeren een specifieke taak uit. Knop

Beschrijving Deze 3 knoppen bepalen de weergave en de ruimte die het dashboard inneemt. De eerste knop verbergt het dashboard helemaal. De 2de en 3de knop tonen het dashboard en voorzien respectievelijk 1/3de of 1/2de van het scherm voor het dashboard. Start, indien nodig, de synchronisatie van de gegevens tussen CVOSoft (Access) en CVOSoft.NET (SQL Server). Hierbij worden volgende gegevens bijgewerkt: cursussen, cursusdata, inschrijvingen, cursisten. Stamnummers worden aangemaakt waar nodig. Start de aanmaak van een zendingsbestand voor de geselecteerde cursussen. Alleen cursussen met een geldige zendstatus (blauw, rood, geel of lila) worden als een bericht aan het zendingsbestand toegevoegd. Start de controle van alle cursussen in de lijst. Deze controle wordt sowieso uitgevoerd, wanneer er een zendingsbestand aangemaakt moet worden, maar maakt het mogelijk om in een voorbereidende controle al knelpunten op te sporen. Start de automatische evaluatie van de zendstatus van een cursus. Deze opdracht is alleen nodig indien je de zendstatus van een cursus geforceerd hebt en terug wilt keren naar het automatische voorstel.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII


3/16

D.m.v. deze knoppen kan de automatisch ingestelde zendstatus worden geforceerd naar keuze. Hierbij gelden er wel . Zo kan een actieve cursus bvb. niet op rood worden ingesteld, of: een cursus kan pas geforceerd worden naar geel, indien deze al eerder in de planning werd opgenomen. Deze knoppen maken het mogelijk om een cursus te (de)blokkeren voor verzending. Indien geblokkeerd (=slotje dicht), zal de cursus altijd op zendstatus groen staan, wat betekent dat er niets ondernomen moet worden voor deze cursus. Sluit het scherm van de zendingen.

1.3

Lijst met cursussen

De lijst met cursussen toont de inhoud van de huidige selectie die onderaan in het dashboard op het tabblad Filter kan ingesteld worden. Rechts van de cursuslijst een aantal specifieke knoppen met acties op deze lijst. Zij worden hieronder beschreven: Knop

Beschrijving Selecteert alle zichtbare cursussen in de cursuslijst, die voorzien zijn van een zendstatus “zenden” (Meldingen Planning (blauw), schrapping (rood), cursistengegevens/inschrijvingsgegevens (geel), studiebewijs (lila)). Toont informatie over de gebreken van de eerste cursus uit de selectie waar gebreken aan vastgesteld werden. Selecteert alle cursussen Deselecteert alle cursussen De kolombreedten worden aangepast aan de inhoud Geeft je de mogelijkheid om de te tonen velden aan te passen:

Geeft informatie over de eerste cursus met een fout Geeft informatie over de zendstatus van de eerste geselecteerde cursus

1.4

Dashboard

Het dashboard herbergt een reeks tabbladen: Filter maakt het mogelijk om de cursuslijst te filteren (zie filterpaneel) Rapportering bevat een overzicht van uitgevoerde taken en/of vastgestelde fouten Inschrijving toont een beknopt overzicht van de inschrijvingen Opties bevat een aantal instellingen die per gebruiker kunnen aangepast worden

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

2

Filterpaneel

2.1

Inleiding

Deel VII

Filterpaneel

4/16

Het eerste dat opvalt als je op (zendingen cursistendatabank) klikt is de werkbalk en het uitgebreide filterpaneel onderaan.Net zoals in CVOSoft (Access) maakt het filterpaneel in CVOSoft.NET een verfijnde selectie van cursussen mogelijk (zie afbeelding). Het wordt ingebouwd in verschillende schermen van het programma om telkens op dezelfde manier te kunnen filteren. Dit filterpaneel is krachtiger en meer flexibel t.o.v. het filterpaneel uit CVOSoft (Access).

2.2

Algemene principes

Filterknop In tegenstelling tot het filterpaneel in CVOSoft, dat meteen reageert op elke wijziging die ingesteld wordt, zal de opdracht pas uitgevoerd worden nadat er op de filterknop geklikt wordt. Deze werkwijze dringt zich op om het internetverkeer te beperken tot het hoogst noodzakelijke. Stel dat je de cursussen van het schooljaar 2007 2008 wenst op te vragen voor de opleiding Frans Richtgraad 1 die op ma vm doorgaan. Als de opdracht meteen zou uitgevoerd worden, zou dit betekenen dat er 3x internetverkeer zou plaats vinden. 1x om alle cursussen van het schooljaar op te vragen, nogmaals voor de opleiding Frans richtgraad 1 en een 3de keer voor het lesmoment ma vm.

Multi-select Elke lijst in het filterpaneel is multi-select gemaakt. Dit betekent dat je m.b.v. de CTRL-toets een willekeurige selectie kan maken in de lijst, of m.b.v. de SHIFT-toets een aansluitende selectie kan maken. Het wordt mogelijk om niet alleen meerdere lesplaatsen tegelijk te selecteren, maar ook meerdere opleidingen of categorieën, meerdere personeelsleden en/of meerdere modules. Enkele voorbeelden: “Filter op de opleiding Spaans RG1 én Spaans RG2 voor de lesplaatsen Ant en Bru, waar Martine of Dirk lesgeven in dit schooljaar.” “Filter op de categorieën Italiaans én Spaans, waar er lessen doorgaan op Ma vm of Di vm.”

Beperkte functionaliteit Het filterpaneel kan in bepaalde schermen beperkt worden in mogelijkheden. Zo zal je in het scherm Zendingen Cursistendatabank niet in de mogelijkheid zijn om het cursustype (links) om te schakelen van C(ursus) naar P(roef) of V(rijstelling), omdat proeven en vrijstellingen niet gezonden moeten worden. In andere schermen kan het zijn dat je alleen met de periode schooljaar mag werken. Het filterpaneel zal ook rekening houden met het machtigingenbeheer, waardoor bvb. slechts die lesplaatsen zichtbaar zullen zijn, waarvoor de aangemelde gebruiker rechten heeft gekregen.

Cursusdata-bewust In het filterpaneel van CVOSoft (Access) werd de filteropdracht getoetst aan de cursuskenmerken. Als de cursus initieel op ma vm was ingesteld, maar er werd achteraf ook een lesmoment op Di vm aan toegevoegd in de cursusmanager, dan werd de cursus enkel in het eindresultaat opgenomen indien er gefilterd werd op Ma vm, maar niet op di vm, terwijl de cursus ook op dat lesmoment doorgaat. Hetzelfde geldt voor de lesplaats, de docent en de lokalen. Het filterpaneel in CVOSoft.NET werd “cursusdata-bewust” gemaakt. Dit betekent dat een selectie op lesmoment, personeelslid, lesplaats of lokaal altijd in het eindresultaat wordt getoond indien één of meerdere cursusdata één van de geselecteerde kenmerken bezit. Op die manier wordt de selectie van cursussen aanzienlijk accurater.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII

Filterpaneel

5/16

Voorbeeld: in het onderstaande voorbeeld (zie afbeelding) wordt de cursus opgenomen wanneer Koen DB en/of Wouter D geselecteerd worden in het filterpaneel en/of wanneer men lesmoment Di vm en/of Wo vm selecteert. Een cursus die 9x doorgaat op Di vm, maar één cursusdatum heeft op Wo vm, zal in het eindresultaat worden opgenomen, wanneer Wo vm als lesmoment wordt gekozen in het filterpaneel.

Schooljaar Het filterpaneel beperkt de periode standaard op schooljaar i.p.v. op semester. In het onderdeel periode kan echter nog wel omgeschakeld worden naar semester (sem) of naar tellingsdatum (tel).

2.3

Onderdelen

Het filterpaneel bevat verschillende onderdelen die het mogelijk maken om de juiste criteria in te stellen. Het filterpaneel zal “gebruiker-bewust” zijn. Bepaalde mogelijkheden zullen automatisch afgeschermd worden. Bijvoorbeeld: gebruiker X mag alleen informatie zien van lesplaats Ant. De lesplaatsen Bru en Gen zullen dan niet zichtbaar zijn in de lijst met lesplaatsen. De laatst gekozen instellingen (periode, lesplaatsen, opleidingen en categorieën, enz.) zullen per gebruiker bewaard worden.

De hier getoonde tabel beschrijft de verschillende onderdelen van het filterpaneel. Onderdeel

Beschrijving Links tref je zowel de cursustypes (C = Cursus komt overeen met “Hoofdcursus” (H) uit CVOSoft, P = Proef en V = vrijstelling), de stelsels (L = lineair en M = modulair) als de hoofdstructuren (317, 417) aan.

De lijst met lesplaatsen. Deze toont de afkorting van elke actieve lesplaats in alfabetische volgorde. Met behulp van de CTRL- of SHIFTtoets kan een uitgebreide selectie worden gemaakt. Het x-knopje rechts van de lijst verwijdert de gemaakte selectie van lesplaatsen.

De lijst met lesmomenten. Hier kan een selectie van één of meerdere lesmomenten worden gemaakt. De individuele hokjes kunnen aangeklikt worden om een specifiek moment in te stellen. Elke klik wijzigt de selectie: inschakelen indien niet ingeschakeld, en uitschakelen indien wel uitgeschakeld. Het x-knopje rechts van de lijst verwijdert de gemaakte selectie van lesmomenten. Om alle lesmomenten van een specifieke dag te selecteren, klik je op de kolomkop van die dag. Klikken op vr (de)selecteert v, n en a van vrijdag. Klikken op een lesmoment (v, n, a = voormiddag, namiddag, avond) (de)selecteert dat lesmoment voor alle dagen.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII

Filterpaneel

6/16

Op het tabblad Opleidingen kan je m.b.v. de CTRL- en/of SHIFT-toets één of meerdere opleidingen selecteren. Het x-knopje rechts van de lijst deselecteert alle opleidingen. Hetzelfde geldt voor het tabblad Categorieën. Daar kan je één of meerdere categorieën (=verzamelnamen) selecteren. Op die manier krijg je de gewenste cursussen gepresenteerd in het scherm.

Het onderdeel periode is aanzienlijk uitgebreid qua mogelijkheden. Je kan nu niet alleen meer selecteren op schooljaar, maar ook op semester (sem) of tellingsdatum (tel). Verder kan je op een maandknop drukken, die meteen de periode instelt op die maand. De keuze onderaan bepaalt dat hoe de cursussen gefilterd moeten worden. Stel dat je op 09 klikt om de maand september van dat schooljaar in te stellen. Indien de keuze op Begin staat, worden alle cursussen getoond, die een begindatum in de maand september hebben. Kies je voor Einde dan worden alle cursussen die eindigen in september aan het eindresultaat toegevoegd. De laatste keuze Registratie beoordeelt de ingestelde periode volgens de registratiedatum en geeft in dit voorbeeld alle cursussen terug die een registratiedatum in september hebben. Door het selectievakje Uitbreiden in te schakelen, kan je de periode makkelijk uitbreiden door meer dan één maand-knop in te drukken. In het voorbeeld hiernaast staat uitbreiden ingeschakeld en werd eerst op de 09- en daarna op de 11-knop geklikt. Wanneer in het filterpaneel wordt overgeschakeld tussen = >= of <=, wordt de ingestelde periode telkens hersteld naar de volledige periode (schooljaar, semester, enz.). Het selectievakje Uitbreiden is alleen actief bij de instelling = “herstelt“ de periode terug naar de volledige periode (bvb. schooljaar). De lijst met personeelsleden. Hierin kunnen één of meerdere personeelsleden geselecteerd worden. Het x-knopje deselecteert alle personeelsleden. Onderaan vind je de selectievakjes T en V (= titularis en vervanger). Deze zijn momenteel nog niet functioneel, maar zullen uiteindelijk een selectie op titularis of vervanger toelaten.

In de tekstvakken cursuscode en centrumcode kan het begin of een volledige code worden ingevoerd om te filteren op respectievelijk de cursuscode (code die in de zendingsbestanden van de cursistendatabank worden gebruikt) en/of de centrumcode (eigen toegekende codering = voorheen klascode in CVOSoft (Access)). Het x-knopje maakt het tekstvak terug leeg. De filterknop voert de filter uit. Pas wanneer er op deze knop wordt geklikt, wordt de server ondervraagd volgens de ingestelde filterinstellingen.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII

Filterpaneel

7/16

De modulelijst. Deze lijst bevat de modules van de geselecteerde opleidingen of categorieën. Een uitgebreide selectie is mogelijk (bvb. BB1 t/m BB3 selecteren). Het x-knopje deselecteert alle modules.

Deze knop kan gebruikt worden om de gegevens van het filterpaneel opnieuw op te halen van de server. Dit is enkel nodig wanneer er bvb. een nieuwe opleiding is toegevoegd, terwijl je in een scherm aan het werken bent, en die nog niet in de lijst voorkomt. Deze knop stelt het filterpaneel terug in op zijn beginsituatie waarbij alle aanwezige selecties worden verwijderd.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII

Principes tabblad Zendingen

3


3.1

Kleurcodes

8/16

Als je een filter toepast worden de cursussen getoond die daaraan voldoen. CVOSoft.NET bepaalt automatisch welke kleur er bij een cursus moet getoond worden. Je ziet trouwens heel even een vooruitgangsbalk verschijnen, die aangeeft dat de software bezig is met het bepalen van de kleurcodes. Nadat deze automatisch evaluatie is uitgevoerd, heeft elke cursus vooraan één van 5 mogelijke kleuren toegekend gekregen. Beschrijving Melding planning cursus: indien deze cursus wordt opgenomen in een zendingsbestand, wordt deze gemeld als planning. Alleen de gegevens van de cursus gaan mee, maar er worden geen inschrijvingen meegestuurd. Melding inschrijvingen: de gegevens van de cursus én de inschrijvingen worden opgenomen in een zendingsbestand. Melding schrapping cursus: hiermee kan je een eerder gemelde cursus laten schrappen uit de planning. Melding studiebewijs: hiermee wordt, na het beëindigen van de cursus, het resultaat van de cursist meegedeeld (geslaagd, niet-geslaagd, niet deelgenomen, enz.) CVOSoft.NET geeft met deze kleurcode aan dat er niets moet ondernomen worden. CVOSoft.NET geeft met deze kleurcode aan dat de cursus foutieve en/of ontbrekende gegevens bevat, waardoor het niet mogelijk is om deze te zenden, zonder tussenkomst van de gebruiker.

3.2

Opties

Wanneer een cursus een bepaalde kleurcode krijgt is afhankelijk van een aantal keuzes die je onderaan, op het tabblad Opties, kan in- of uitschakelen. Zij bepalen hoe de zendstatus van een cursus wordt ingesteld. Op deze plaats kan je de TOSEND-map instellen van Edison, zodat er meteen een kopie van het bestand in de juiste Edison-map kan geplaatst worden. De keuze Zendstatus automatisch instellen na elke opvraging geeft toelating aan het programma om bij elke wijziging (er zijn gegevens opgevraagd, er is een zendingsbestand aangemaakt) de zendstatus van elke cursus opnieuw te bepalen. Deze optie blijft best ingeschakeld zodat je zelf geen extra werk hebt om de zendstatus manueel in te stellen. De keuze Controleren op wijzigingen in CVOSoft (Access) zorgt er voor dat er nog eens extra gecontroleerd wordt op wijzigingen alvorens er wordt overgegaan tot het aanmaken van het zendingsbestand. Door de huidige configuratie (gegevens worden voornamelijk in CVOSoft Access beheerd en dienen daarna gesynchroniseerd te worden met de server-database) is het van het allergrootste belang dat er met up-to-date gegevens wordt gewerkt. De keuze bij Melding 10031: Planning bepaalt hoe snel de zendstatus van een cursus op blauw (planning) zal ingesteld worden. Hier is er gekozen voor Vanaf registratiedatum cursus. Dit zorgt er voor dat een planning zo laat mogelijk gemeld wordt. De keuze Vanaf begindatum cursus resulteert in een snellere omschakeling naar blauw, terwijl Meteen zonder aarzelen overschakelt naar blauw indien dat nog niet eerder gebeurde.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII


9/16

Het selectievakje bij onderdeel Melding 10033: Cursisten- en inschrijvingsgegevens bepaalt hoe snel een cursus op deze zendstatus (GEEL) wordt ingesteld. Zendstatus geel kan ten vroegste toegekend worden na een melding planning (dag erna). Wacht je tot na het bereiken van de registratiedatum resulteert de automatische evaluatie sowieso in groen, zolang de registratie-datum van de cursus nog niet bereikt is. De gebruiker kan de zendstatus altijd zelf forceren (zie zendstatus forceren) naar GEEL.

3.3

Kleurcodes manueel omschakelen

CVOSoft.NET bepaalt in eerste instantie zelf de kleurcode. Als je een cursus met een geel kleurblokje selecteert en deze vervolgens succesvol opneemt in een zendingsbestand, zal CVOSoft.NET deze cursus automatisch omschakelen naar groen. Met andere woorden: de laatste stand van zaken is opgenomen in een zendingsbestand, en het is de volgende keer niet nodig om deze cursus opnieuw te zenden. CVOSoft (=de huidige cursistenadministratie) houdt echter bij wanneer er iets gewijzigd wordt aan de cursus. Dit gebeurt onder andere wanneer de cursusgegevens worden aangepast (begindatum, einddatum, registratiedatum, lesplaats, enz.) of wanneer het aantal inschrijvingen wijzigt (nieuwe inschrijving, inschrijving verwijderen), of wanneer de kenmerken van een inschrijving wijzigen (vb. vrijstelling inschrijvingsgeld). Bij een volgende opstart van CVOSoft.NET en synchronisatie wordt vastgesteld dat er ondertussen wijzigingen zijn gebeurd, en zal de cursus automatisch terug op geel worden ingesteld. Als je niet akkoord gaat met de automatische kleurbepaling, kan je deze manueel aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn, wanneer er een groen blokje wordt geplaatst bij een cursus en je deze cursus toch opnieuw wenst te zenden. Het selecteren van een cursus met groen kleurblokje heeft geen zin, want die wordt hoe dan ook niet opgenomen in het zendingsbestand. Selecteer de cursus(sen) die je manueel wenst om te schakelen van groen naar geel. Klik vervolgens op de knop met het gele blokje en het gele potlood.

Bevestig in het daaropvolgende dialoogvenster met Ja en de kleurcode van de cursus wordt opgeschakeld. Nu is het mogelijk om de cursus opnieuw te zenden. Sommige omschakelingen zijn niet mogelijk. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om een geschrapte cursus om te schakelen naar melding Inschrijvingen (geel). Via de knop Overzicht… (Zendingen cursistendatabank) wordt nu ook de centrumcode opgenomen in het Excel-document;

3.4

Zending cursussen

Het scherm zendingen cursistendatabank dient om zendingsbestanden aan te maken, die via Edison (=manuele tussenkomst van gebruiker) kunnen worden verzonden naar de cursistendatabank van het departement van onderwijs. Een uitgebreide demo hierover vind je via http://www.admovol.be/demos.php. In de volgende hoofdstukken volgt eerst een gedetailleerd overzicht van de verschillende onderdelen. Daarna volgen een korte en een uitgebreidere beschrijving voor het aanmaken van zendingsbestanden. Hierin worden ook de opties besproken, die bepalend zijn in de evaluatie van de zendstatus.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII

Zendingsbestanden aanmaken

4


4.1

Beknopte werkwijze

10/16

Kies Beheer – Departement – Zendingen cursistendatabank of klik op de werkbalkknop om het scherm Zendingen Cursistendatabank te openen; Stel de gewenste criteria in via het filterpaneel en klik op de filterknop om de gegevens op te halen. De cursussen worden automatisch geëvalueerd volgens de ingestelde opties (zie uitgebreide beschrijving); De cursussen worden allemaal van een kleurcode voorzien. Selecteer de gewenste cursussen. Indien de selectie ook cursussen bevat met kleurcode GROEN (=OK) of kleurcode wit (=cursus bevat fouten), worden die niet mee opgenomen in de zending; Klik op de werkbalkknop Zendingsbestand maken.. om de procedure te starten. Eerst worden alle inschrijvingen van de cursussen opgehaald, en onderworpen aan een aantal voorafgaande tests. Indien er tekortkomingen worden vastgesteld, wordt de procedure stop gezet. De tekorten worden opgesomd op het tabblad Rapportering en er verschijnt een brilletje in de tabel die aangeeft dat die cursus nog tekorten bevat. Door te dubbelklikken op een cursus met een brilletje worden de tekorten in boodschapvorm weergegeven. Door te dubbelklikken op een cursus zonder tekorten, wordt uitleg gegevens over de toegepaste zendstatus. Via de Excel-knop naast de lijst (tabblad Rapportering) kan je deze gegevens exporteren naar een Excel-bestand, dat wordt opgeslagen in de submap Rapporten onder de CVOSoft.NET-map. Los de vastgestelde tekorten eerst op en voer een synchronisatie door zodat de gegevens op de server opnieuw overeenstemmen met wat er in CVOSoft (Access) is aangepast en start daarna de procedure voor het aanmaken van een zendingsbestand; Indien de TOSEND-map van Edison correct staat ingesteld, zal het zendingsbestand daar meteen naar gekopieerd worden en zal het meteen zichtbaar zijn in Edison, wanneer je dat programma opstart. Klik op de algemene werkbalk op de werkbalkknop Tonen in verkenner waarna de Windows verkenner wordt geopend. Je belandt meteen in de Files-map, waarin het zendingsbestand is opgeslagen. Ga een map omhoog en open de map Rapporten. Hierin vind je een Excelbestand dat dezelfde naam heeft als het zendingsbestand. Je kan dit bestand raadplegen door er op te dubbelklikken. De meldingen worden opgesplitst over 4 tabbladen.

4.2

Zendstatus

De zendstatus bepaalt of een cursus gezonden moet worden en wat er dan juist gemeld moet worden. Groen en wit bepalen dat er niet gezonden moet of kan worden. De andere kleurcodes geven aan dat er wel degelijk actie ondernomen moet worden. ZendStatus NIET ZENDEN Zendstatus

Beschrijving

Wanneer doet zich dit voor?

Geen actie

De cursusstatus is in orde en er dient geen actie ondernomen te worden.

De eventuele melding is reeds eerder uitgevoerd en sindsdien zijn er geen wijzigingen meer geweest die een nieuwe melding noodzakelijk maken. Bij voorbeeld: een cursus is gemeld in de planning en voorlopig zijn er nog geen inschrijvingen of de cursus werd ondertussen ook niet verwijderd.

De cursus is niet in orde. Er is tussenkomst van de gebruiker nodig alvorens deze cursus kan worden opgenomen in een zendingsbestand.

Er ontbreken gegevens van de cursus, die nodig zijn om een correct zendingsbericht te kunnen aanmaken. Bij voorbeeld: lesplaats, begin-, eind-, registratie- en/of tellingsdatum, maar ook: lineaire opleidingen waarvan de vakken niet dezelfde kenmerken hebben (onderwijsvorm, organisatievorm).

Fout

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII


11/16

ZendStatus ZENDEN Zendstatus melding Planning 10031

Schrapping 10032

Inschrijvingen 10033

Studiebewijs 10034

Beschrijving

Wanneer doet zich dit voor?

Melding Planning cursus 10031: alleen de cursuskenmerken (data, lesplaats, organisatievorm, onderwijsvorm, enz.) worden vermeld in het zendingsbericht, maar er worden geen cursisten inschrijvingsgegevens vermeld.

Cursus is nog nooit eerder gemeld geweest en dient in de cursistendatabank eerst te worden opgenomen in de planning. Dit is sowieso het geval met nieuwe cursussen en in de beginfase voor elke nooit eerder gemelde cursus.

Melding Schrapping cursus 10032: hiermee kan je een eerder gemelde cursus laten schrappen uit de planning. In het zendingsbericht wordt vermeld welke cursuscode er uit de planning geschrapt moet worden.

Cursus is ooit gemeld geweest en succesvol opgenomen in de planning. De cursus werd in CVOSoft (Access) verwijderd.

Melding Cursistgegevens/Inschrijvingsgegevens: de gegevens van de cursus én de kenmerken van alle inschrijvingen worden opgenomen in een zendingsbericht.

Cursus is reeds met melding planning (10031) succesvol verwerkt en bevat ondertussen inschrijvingen. Bij elke wijziging (toevoegen, aanpassen, verwijderen van inschrijving) wordt deze cursus tijdens de controle opnieuw op zendstatus “geel” ingesteld.

Melding Studiebewijs: na het beëindigen van de cursus, wordt het resultaat van de cursist meegedeeld (geslaagd, nietgeslaagd, niet deelgenomen, enz.) en wordt eveneens vermeld of dit uiteindelijk resulteerde in het behalen van een studiebewijs (certificaat, attest, enz.).

Na het beëindigen van de cursus én nadat er m.b.v. de studiebewijsmanager een controle is uitgevoerd op eventueel behaalde studiebewijzen.

CVOSoft.NET bepaalt standaard zelf wat de zendstatus van een cursus moet zijn en gaat hierbij als volgt tewerk.

Melding Planning 10031 - BLAUW Een cursus die nog nooit verzonden werd, wordt sowieso op blauw ingesteld. Hij moet eerst in de planning worden gemeld Afhankelijk van de ingestelde opties zal deze zendstatus meteen, na de begindatum van de cursus, of pas na het bereiken van de registratiedatum worden toegekend.

Melding Schrapping 10032 - ROOD Een cursus die nog nooit verzonden werd en nadien geschrapt wordt, verschijnt NIET in de lijst. Een cursus die reeds met melding Planning is doorgestuurd, verschijnt WEL in de lijst en moet bijgevolg met melding Schrapping terug uit de planning worden verwijderd.

Melding Cursistgegevens/Inschrijvingsgegevens 10033 - GEEL Een cursus die reeds met melding Planning is doorgestuurd, en ondertussen inschrijvingen bevat, zal van melding Cursistengegevens/Inschrijvingsgegevens voorzien worden. Na de aanmaak van het bericht, wordt deze op groen ingesteld, maar elke wijziging achteraf (inschrijving toegevoegd, aangepast - bvb. aanpassen vrijstelling of betaalwijze - of verwijderd) zorgt er voor dat de cursus terug op geel wordt ingesteld bij de volgende opstart.

Melding Studiebewijzen 10034 - LILA Een cursus waarvan de einddatum verstreken is, zal voorzien worden van de zendstatus Studiebewijs indien er tot dan toe nog nooit een melding van dit type is gemeld. Het vermeldt het type van het studiebewijs dat door het volgen van deze cursus behaald werd. De informatie wordt vergaard vanuit de studiebewijsmanager. De modules waarvoor geen studiebewijs werd berekend, en waarvoor de cursist de melding G(eslaagd) heeft, worden doorgegeven met een attest als studiebewijs.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII


12/16

BELANGRIJK! Nadat de cursus in een zendingsbericht werd opgenomen, verandert de kleur naar groen. Dit betekent dat er voorlopig niets dient te gebeuren. Zolang er aan de cursus niets meer verandert, zal deze op groen blijven staan. Afhankelijk van een eventuele wijziging zal de zendstatus terug anders kleuren: rood indien de cursus verwijderd werd, geel indien de inschrijvingsgegevens ondertussen zijn gewijzigd en lila indien de cursus ondertussen afgelopen is, en de informatie over de studiebewijzen kan gemeld worden naar de cursistendatabank. Opgelet! Stel dat er een nieuwe cursus wordt aangemaakt en er worden meteen 5 cursisten op ingeschreven. CVOSoft.NET zal automatisch bepalen dat de zendstatus van de cursus Melding Planning (BLAUW) dient te zijn, aangezien de cursus nog niet in de planning is gemeld. Wanneer CVOSoft.NET ‘s anderendaags wordt opgestart, zal zendstatus Cursistengegevens/Inschrijvings-gegevens (GEEL) worden voorgesteld, omdat er reeds inschrijvingen aanwezig zijn. Dit zal echter alleen het geval zijn wanneer de optie “Zendstatus Cursistengegevens/Inschrijvingsgegevens (GEEL) alleen instellen na het bereiken van de registratiedatum.” niet is ingeschakeld (zie opties).

4.3

Inschrijvingen

Onderaan kan je overschakelen naar het tabblad Inschrijvingen waardoor de inschrijvingen van de eerst geselecteerde cursus worden getoond.

4.4

Zendstatus forceren

Hoewel CVOSoft.NET best zelf kan bepalen wat er wel/niet dient te gebeuren, heeft de gebruiker steeds zelf de mogelijkheid om het standaardvoorstel van het programma aan te passen naar een andere zendstatus. Hierbij gelden wel een aantal regels die kunnen voorkomen dat de zendstatus alsnog wordt aangepast naar wat de gebruiker in gedachten had. Zo zal forceren naar: 10031 Planning (BLAUW) alleen worden toegepast als de cursus nog niet eerder gemeld is in de planning, én niet geschrapt is. 10033 Cursistengegevens/Inschrijvingsgegevens (GEEL) alleen worden toegepast als de cursus inschrijvingen bevat, én niet geschrapt is, én reeds gemeld is in de planning. 10034 Studiebewijzen (LILA) alleen worden toegepast als de einddatum van de cursus bereikt is, én niet geschrapt is, én reeds in de planning gemeld is, én…

4.5

Wijziging cursusgegevens

Je heb vroeger een “melding planning – 10031” voor cursus 0800000566 met succes verzonden, maar stelt nu vast dat de kenmerken van deze cursus (begin-, eind- of registratiedatum, lesplaats, organisatievorm, enz.) gewijzigd zijn of oorspronkelijk foutief werden door gestuurd. Vanaf schooljaar 09-10 kunnen de data van een cursus nog aangepast worden tot deze geverifieerd werd. Alleen de modulecode van een cursus kan niet zomaar veranderd worden. Om dit op te lossen kan je een cursus “tijdelijk schrappen” Op de onderstaande afbeelding kan je zien dat er geforceerd werd naar een rood blokje, maar dat de cursus niet effectief verwijderd is (vinkje kolom V is niet ingeschakeld). Let vooral op de cursuscode, die op de dag van de forcering nog op 0800000568 staat ingesteld.

Dit betekent dat je een melding schrapping- 10032 kan doorgeven naar de cursistendatabank, zonder dat deze cursus effectief geschrapt werd in CVOSoft (Access) mét de oorspronkelijke cursuscode (0800000568). Hierdoor wordt de cursus geschrapt uit de planning van de cursistendatabank. De volgende werkdag wordt de cursus tijdens het opvragen van de gegevens automatisch voorzien van een nieuwe cursuscode (6000000001) en wordt de cursus terug gemarkeerd als zijnde nooit gemeld. Deze cursus kan dan opnieuw in de planning worden opgenomen, zonder dat hiervoor enige tussenkomst in CVOSoft (Access) nodig is (inschrijvingen verwijderen, cursus verwijderen, enz.). Het betreft een Melding planning – 10031 met een nieuwe cursuscode, dus aanziet de cursistendatabank dit als een nieuwe cursus.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII


13/16

Nog een laatste opmerking: een cursus kan altijd geschrapt worden uit de planning, zolang ze niet geverifieërd werd, en door de verificateur vergrendeld werd in de cursistendatabank zelf. Het maakt dus niet uit of je alleen nog maar een melding planning – 10031 hebt verzonden of ook reeds één of meerdere meldingen Cursistengegevens/Inschrijvingsgegevens – 10033 hebt verzonden. Een schrapping verwijdert alle aanwezige gegevens uit de cursistendatabank voor de gemelde cursuscode.

4.6

Rapportering – Foutmeldingen

Indien het zendingsbestand niet kan aangemaakt worden, kan je de redenen daarvoor opzoeken in het tabblad Rapportering. De betreffende cursussen worden dan met een brilletje aangeduid. Bij dubbelklikken op een cursus krijg je de redenen te zien waarom de zendstatus een fout oplevert. In dit tabblad zijn rechts enkele knoppen voorzien om deze meldingen verder te verwerken: Synchronisatie starten Verslag rapport afdrukken Afdrukvoorbeeld van rapport Verslag exporteren naar Excel Hieronder een aantal fouten die de aanmaak van een zendingsbestand verhinderen. In deze eerste afbeelding werd een Fout in RL vast gesteld.

In de naam van de cursist werd tijdens de invoer in CVOSoft (Access) per vergissing op SHIFT+ENTER gedrukt. Dit ongeldige karakter wordt dus meteen opgespoord, nog voor het bestand definitief wordt opgeslagen. In volgende afbeelding is een tab-teken in de achternaam geslopen. Hoewel het niet zichtbaar is in de beschrijving, staat er in CVOSoft “HINT JENS”.

Andere veel voorkomende foutmeldingen die ook eerst in CVOSoft moeten opgelost worden: Ontbrekende registratiedatum en/of tellingsdatum (planning) Ontbrekende geboortedatum (inschrijvingen) Huisnummer niet numeriek (inschrijvingen) Studiebewijs en resultaat komen niet overeen (studiebewijzen) Cursist meermaals in cursus  Verschillende regels voor een lineaire cursus betekent dat niet alle items identiek zijn Voor al deze problemen: Los het probleem op in CVOSoft (Access). Synchroniseer deze wijziging(en) en je kan het zendingsbestand nu wel succesvol samenstellen.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

4.7

Deel VII


14/16

Zending studiebewijzen

Certificaten en deelcertificaten worden doorgestuurd indien deze berekend worden mbv de studiebewijsmanager. Andere G(eslaagde) resultaten worden doorgegeven als attest. Werkwijze: Selecteer alle cursussen en forceer de zendstatus naar Melding Studiebewijzen 10034 via de werkbalkknop . Alleen cursussen, die afgelopen zijn (einddatum < vandaag) mét inschrijvingen zullen omgeschakeld kunnen worden. Maak een zendingsbestand aan van de geselecteerde cursussen. Verzend het zendingsbestand via Edison. Een berekende studiebewijscode wordt in principe automatisch aan een inschrijving toegekend. Indien deze synchronisatie niet correct werd uitgevoerd kan je in CVOSoft (Access) kiezen voor Extra – Synchroniseren en daar het item Studiebewijscodes instellen voor inschrijvingen eerst even uitvoeren voor de juiste semester om de gevonden studiebewijsresultaten te synchroniseren naar de inschrijvingen.

Alle verwijzingen naar studiebewijzen worden gewist, en elke inschrijving wordt opnieuw geëvalueerd en het gevonden studiebewijs wordt ingesteld. Wie geen gebruik maakt van de studiebewijsmanager in CVOSoft (Access) zal het Excel-bestand manueel moeten invullen.

4.8

Rapporten

Naast het zendingsbestand wordt er ook een Excel-bestand aangemaakt, waarin de gegevens van het zendingsbestand te raadplegen zijn in leesbare vorm. Op de algemene werkbalk bevindt zich een knop map in verkenner (zie afbeelding).

Deze brengt je meteen naar de map, waarin CVOSoft.NET zich bevindt. In die map tref je dan weer de submap Rapporten aan. Daarin vind je per aangemaakt zendingsbestand een corresponderend Excelbestand dat dezelfde bestandsnaam heeft gekregen (afgezien van de extensie xls uiteraard). Als je zo een Excelbestand opent, krijg je onderaan 4 tabbladen (zie afbeelding).

Afhankelijk van de inhoud van het zendingsbestand zullen één of meerdere tabbladen informatie bevatten.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

Deel VII


15/16

In onderstaand voorbeeld wordt het type studiebewijs in een afkorting weergegeven (ATT, DCF, CF, GTS, enz.). De waarde van de laatste kolom Evaluatieresultaat gaat ook mee in de zending en vermeldt het resultaat dat de cursist(e) behaalde voor deze inschrijving: geslaagd (G), niet geslaagd (NG), VG (vervroegd gestopt) of niet deelgenomen (ND).

Wanneer je bij het raadplegen van dit Excelbestand vast stelt dat er telkens GEEN staat in de kolom Studiebewijs, zal de informatie uit het zendingsbestand hoogst waarschijnlijk correct verwerkt worden, maar bestaat de kans dat men op het departement zal concluderen dat de gemelde situatie niet strookt met de realiteit.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

Handleiding CVOSoft

5

Deel VII

Document 6

16/16

Document 6

In het demofilmpje document6 vind je op http://www.admovol.be/demos.php de werkwijze om dit document aan te maken. Het demofilmpje duurt 3 min. en 37 sec. Kies in CVOSoft.NET Beheer – departement – Document 6… Onderaan het controlepaneel met 2 tabbladen: Filter en Rapportering. Maak de gewenste selectie en klik op de filter. De gevraagde gegevens worden bovenaan getoond. Er werden infotips voorzien aan de opdrachtknoppen rechts bovenaan in het scherm van de document6manager. Selecteer de cursussen die je wil exporteren en klik op Exporteren naar Excel. Een Excelbestand met naam ‘Doc6-Datum-Tijdstip’ wordt aangemaakt in de submap Rapporten in de CVOSoft.NET-map. Dit bestand kan naar de verificateur gemaild worden. Rechts in de titelbalk van het controlepaneel. Ontgrendelt het controlepaneel. Het wordt nu automatisch verborgen om meer plaats te maken voor de gegevens als je met je muis naar de gegevens gaat. Kom je met de muis op de tab links onderaan, dan wordt het terug zichtbaar. Zet het controlepaneel terug vast. Selecteert alle cursussen. Desecteert alle cursussen. Past kolombreedten aan Exporteren naar Excel: maakt het Excelbestand aan in de map Rapporten. Tonen in Verkenner op de algemene werkbalk: opent de CVOSoft.NET-map. In het Excel-document dat je als resultaat krijgt wordt bovenaan de naam en het instellingsnummer van het centrum vermeld, alsook het schooljaar waarop de gegevens betrekking hebben. Op het tabblad Detail worden enkel de cursusdata vermeld van de cursussen die in minstens één cel “…” vermeld hebben staan. (In de demo worden ze nog allemaal vermeld, maar dat liet de bestandsgrootte van het Excel-document onnodig toenemen.) Via Extra – Centrum kunnen de basisgegevens van het centrum worden ingevoerd/aangepast.

Bij het aanmaken van Doc6 wordt immers gecontroleerd of de benaming van het centrum wel is ingevuld. Indien volgende de boodschap getoond wordt, kan je best Ja klikken en de benaming alsnog invoeren. Ze wordt immers opgenomen in het Excel-bestand.

WWW.ADMOVOL.BE


[email protected]

03 235 70 35

16. Zendingen cursistendatabank en Doc6 1 ONDERDELEN VENSTER ZENDINGEN

Recommend Documents