ÁEEK VIZSGÁLAT 2016 a belső kontrollrendszer kialakításáról, működtetéséről, valamint a vagyongazdálkodás ellenőrzéséről.
Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a Kórháznál a belső kontrollrendszer kialakítása és működtetése szabályszerű volt-e; a Kórház pénzügyi és vagyongazdálkodása megfelelt-e a jogszabályi előírásoknak és belső szabályzatainak. Az ellenőrzés célja továbbá annak megítélése, hogy a külső ellenőrzések által megfogalmazott javaslatok végrehajtása érdekében a Kórház a szükséges intézkedéseket megtette-e. Az ellenőrzés típusa szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés. Az ellenőrzött időszak: 2014. január 01 - 2015. december 31.
A beruházások, a szakmai tevékenységet segítő szolgáltatások, a karbantartás-kisjavítás, a készletbeszerzések, valamint a bevételi előirányzatok teljesítésének szabályszerűségét, e területekhez kapcsolódva a gazdálkodási jogkörök gyakorlását, mintavétellel ellenőrizték.
A gazdálkodási jogkörök gyakorlásának ellenőrzése keretében a kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, a teljesítés igazolás, az érvényesítés és az utalványozás működését értékelték. Megfelelőnek értékelték a gazdálkodási jogkörök gyakorlását, amennyiben a teljes sokaságban a hibaarány legfeljebb 10 % volt, részben megfelelőnek, ha a hibaarány felső határa legfeljebb 40 % volt, nem megfelelőnek, ha a sokaságbeli hibaarány felső határa meghaladta a 40 %-ot.
Ellenőrzési metodika: kiválasztottak véletlenszerűen mindkét évből 10-10 dokumentumot (számlát, szerződést, utalvány lapot) a karbantartás, beruházás, szakmai tevékenységet segítő szolgáltatás, gyógyszergazdálkodás területéről(stb, összesen 10 területről, így 200 db minta került kiválasztásra 10*10/év az 1.2.9-es számlaosztályokból, valamint az 524,525,526,5201,5202,5217 számlák közül), ahhoz kellet minden dokumentumot összerakni, teljes körűen „felszerszámozva” a bizonylatot: bevételezési bizonylat, megrendelés...
1. A KÓRHÁZ BELSŐ KONTROLLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA ÉS MŰKÖDTETÉSE MEGÁLLAPÍTÁSOK
Az SZMSZ az Ávr. 13. § (1) bekezdés e) pontjában előírtak ellenére nem tartalmazta a Kórház szervezeti ábráját. Az SZMSZ tartalmazott olyan rendelkezéseket, amelyek nem voltak összhangban a Kórház tényleges működésével.
(Koll.szerződés, rossz rendeleti hivatkozás.) (Az ÁEEK korábban elfogadta!!!)
A Számv. tv. 14. § (5) bekezdésében előírt szabályzatok tekintetében az ellenőrzés az alábbi megállapításokat tette: (Általánosságban kifogásolta, hogy nem voltak aktualizálva. Pl. a 4/2013. Korm. rendelet 2014.január 01.diki, egyébként jelentős és számos módosítása nem került átvezetésre.
Vizsgált szabályzatok: Leltározás és leltárkészítés szabályzata Eszközök és források értékelési szabályzata Önköltségszámítási szabályzat Pénzkezelési szabályzat Számlarend Számlatükör Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata Szabálytalanság-kezelés szabályzata Közbeszerzési szabályzat Iratkezelési szabályzat Gazdasági szervezet osztályainak Osztályos működési rendje Pénzügyi-számviteli területén dolgozók munkaköri leírása Ellenőrzési nyomvonal Kockázatkezelési szabályzat Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendje Aláírás-minta nyilvántartás
A Kórház pénzügyi-gazdálkodási feladatait ellátó szervezeti egységei tekintetében a kockázatkezelés a gyakorlatban nem működött, ezért nem tettek eleget a Bkr. 7. § (1)-(2) bekezdéseiben foglalt előírásokat. (Volt intézményi szintű kockázatkezelési szabályzat, de nem volt lebontva szervezeti egységekre.)
A szabályzatban az X. valamint az Y. pontokban „szakmai teljesítés igazolás” kifejezések szerepeltek. A belső szabályozás nem követte az Áht. módosulását, mely a „teljesítés igazolás” kifejezést tartalmazta. (Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendje.)
A kontrolltevékenységek kialakítása hiányos volt, mivel a belső szabályozásokban a felelősségi körök meghatározása során az információkhoz való hozzáférés szintjeit – a Bkr. 8. § (4) bekezdés b) pontjában foglaltak ellenére – nem határozták meg.
370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről 8. § (4) A költségvetési szerv vezetője köteles a költségvetési szerv belső szabályzataiban a felelősségi körök meghatározásával legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési, jóváhagyási és kontrolleljárások, b) a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés, c) beszámolási eljárások.
A Kórház az Info. tv. 37. § (1) bekezdésében és 1. mellékletében meghatározott 2014. december 31ig előírt közérdekű adatok közzétételi kötelezettségét hiányosan teljesítette.
A Kórház rendelkezett a 2014-2015. évekre vonatkozó éves ellenőrzési tervekkel, azok kockázat elemzését kérdőíves módszerrel megalapozták. A belső ellenőrzési vezető a Bkr. 29. § (1) bekezdésében előírt kockázatelemzéseket elkészítette. A kockázatok „alacsony”, „közepes” vagy „magas” szintjének megállapítása nem súlyozás alapján történt meg.
Az éves ellenőrzési tervek tartalmazták a Bkr. 31. § (4) bekezdés a) pontjában előírt, az ellenőrzési terveket megalapozó kockázatelemzések eredményeinek összefoglaló bemutatását. A belső ellenőr nem teljes körűen vette figyelembe a Bkr. 31. § (3) bekezdésében foglaltakat, miszerint az elvégzett kockázatelemzés során a magas kockázatúnak minősített területekre az éves ellenőrzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehető legrövidebb időn belül ellenőrizni kell.
2. A kórház pénzügyi gazdálkodása Megállapítások
A Kórház a Gazdasági-műszaki ellátás ügyrendjében a negyedéves, féléves és éves beszámolókra vonatkozó jelentéstételi kötelezettségét nem írta elő, így az egyes feladatok felelőse sem került megnevezésre. A Kórház jelentéstételi kötelezettsége – a pénzügyi- és számviteli osztályvezetőt kivéve- az osztály dolgozóinak munkaköri leírásaiban nem került megjelenítésre.
A Kórház az ellenőrzött időszakban a saját hatáskörben végrehajtott előirányzat módosítások esetében – a Számv. tv. 165. § (1) bekezdésében foglaltaktól eltérően – azok megalapozására előirányzat módosítást elrendelő okiratot nem készített.
A pénzügyi ellenjegyzés tekintetében a gazdasági eseményekhez kapcsolódó kötelezettségvállalásokon az Ávr. 55. § (1) bekezdésében foglaltak ellenére nem került feltüntetésre a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás. A szerződéseken, megrendeléseken szerepelt a pénzügyi ellenjegyző aláírása - jellemzően a gazdasági igazgató-, azonban nem tüntették fel, hogy az aláírás a pénzügyi ellenjegyzést dokumentálta.
Az érvényesítő nem tett eleget az Ávr. 58. § (2) bekezdésében foglaltak jelzési kötelezettségének, mivel a teljesítés igazolók jogosultságának, kijelölésének hiányát, továbbá az ellenjegyzéseknél azok ténye feltüntetésének elmaradását nem jelezte.
A teljesítés igazoló személye a 2014. évben egy, a 2015. évben x. db gazdasági esemény tekintetében az Ávr. 57. § (3) bekezdésének előírása ellenére az aláírás-minta alapján nem volt beazonosítható. A teljesítésigazolás időpontja az Ávr. 57. § (3) bekezdésének előírása ellenére y. esetben hiányzott.
Az érvényesítés dátuma az Ávr. 58. § (3) bekezdésében foglaltak ellenére egy esetben nem volt feltüntetve. Az utalványozás dátuma az Ávr. 59. § (2) bekezdés g) pontjának előírása ellenére egy esetben nem volt feltüntetve.
A mintában szereplő gazdasági események közül a 2015. évben x esetben – a ………szolgáltatás, valamint az …………… tevékenység végzése – a kötelezettségvállalás dokumentumán – közreműködői szerződés, megállapodás – nem történt meg a pénzügyi ellenjegyzés, ezért a Kórháznál nem biztosították az Áht. 37. § (1) bekezdésében foglalt előírás betartását. (kettős aláírás hiánya!!!)
Az ellenőrzött mintatételek közül a szerződésen alapuló egészségügyi feladat ellátások tekintetében a szerződésekben kerültek megjelölésre azon személyek, akik a teljesítés igazolást végezték. Az aláírás-minta nyilvántartásban azonban ezen személyek aláírás mintája nem szerepelt.
X. db gazdasági eseménynél az azokhoz csatolt számlákon szerepelt a Főigazgató aláírása és a Kórház bélyegző lenyomata, azonban nem került feltüntetésre, hogy ezen aláírás mire vonatkozik, így nem volt beazonosítható a teljesítés igazolás ténye.
A gyógyszertári beszerzések esetén általános hiányosság volt, hogy a gyógyszertári beszerzéseknél a főigazgató és a gazdasági igazgató ellenjegyzése, kötelezettségvállalása hiányzott a beszerzéssel kapcsolatos dokumentumokról. A kórház keretgazdálkodási rendszert vezetett be a gyógyszermegrendelések esetében, a főgyógyszerész a keretgazdálkodást betartásáért volt felelős, a megrendeléseken ő szerepelt aláíróként. A keretgazdálkodás bevezetésével váltották ki a kötelezettségvállalást, ezzel a Kórház megsértette az Áht. 37 § (1) be-kezdésének előírásait.
A betegekkel kapcsolatos letétek nyilvántartása nem volt megfelelő, mivel a magánszemélyektől átvett pénzeszközök nem voltak betegenként elkülönített, lezárt borítékban, hanem a kórházban alkalmazott gyakorlat szerint több beteg pénzét tartották egy borítékban olyan módon, hogy több beteg neve és az átadott összegek tollal voltak feltüntetve a boríték lapjára. További hiányosság volt, hogy a jelen ellenőrzés 20..-ben elhunyt beteg letétét is megtalálta a borítékban.
Az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartását a Ct-Ecostadt rendszerben vezették. A felvett előlegek tekintetében a nyilvántartás nem tartalmazott olyan adatot, amely alapján az elszámolásra felvett előleg jogcíme egyértelműen beazonosítható lenne, a nyilvántartásban „vásárlási előleg” megnevezés volt feltüntetve.
A kórház az ellenőrzött időszakra vonatkozóan nem készített és nem adott át az ellenőrzés részére olyan dokumentációt, amely alapján a tartozás állomány felszámolására irányuló tevékenysége megítélhető. (Megjegyzés: A tervezett TVK átcsoportosításra- mely a nullszaldós költségvetés feltétele volt-, nem került sor.)
3. A KÓRHÁZ VAGYONGAZDÁLKODÁSA Megállapítások
A Kórház 2014-ben nem tett eleget a 4/2013. Korm. rendelet 22. § (1) - (3) bekezdéseinek, az ÁEEK vagyonkezelői megállapodásban foglaltaknak, mivel évente teljes körű, tételes mennyiségi felvétellel történő leltározással nem támasztotta alá a 2014. évi beszámolót. A tárgyi, eszközök, immateriális javak esetében nem került sor leltározásra 2014ben.
A leltározásában résztvevő készletkezelők, leltárcsoport vezetők és leltárcsoport tagok egyéni megbízást nem kaptak, csak a részükre átadott összesítő jegyzéken szerepeltek. Feladatukat a gazdasági igazgató utasításnak eleget téve a kiadott körlevélben foglaltak szerint láttak el, a gyakorlatban a leltárértekezletről dokumentáció, jelenléti ív nem állt rendelkezésre.
Mindkét évre vonatkozóan készült leltározási ütemterv, de a szabályzattól eltérően az ütemterveket a főigazgató nem hagyta jóvá.
Selejtezési javaslatok szakmai területekről, illetve szakszerviztől rendelkezésre álltak, de több esetben a külső cégek, szakszervizek véleményének aláírása nem volt eredeti, csak másolat.
A belső ellenőr nem vehet részt a költségvetési szerv operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában. A 2016. évben a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezési szabályzatát aktualizálták, melyben a selejtezési bizottságnak már nem volt-tagja belső ellenőr.
A december 31-i állapotnak megfelelően a szállítók állománya, a beérkezett számláknak szállítókkal való egyeztetése teljes körűen, minden szállítóra kiterjedően nem történt meg. A könyvvizsgáló a szállítókkal kapcsolatos egyeztetés hiányosságai miatt nem emelt kifogást.
Kórház a közforgalmú patika által használt programból a nap végén készített összesítő lista alapján és a közforgalmú patika napi készpénz bevétele alapján a bevétel a Kórház pénztárába befizetésre került. A bevételi pénztárbizonylatok alapján a Kórház a saját maga nevére állított ki számlát. A számlán a szállító megnevezésében a Kórház szerepelt, míg a vevő megnevezése sor Kórház Patika megnevezést tartalmazott. (Számlát helyettesítő bizonylat kell!!!)
4. A KÓRHÁZAT ÉRINTŐ KÜLSŐ ELLENŐRZÉSEK ÁLTAL TETT JAVASLATOK HASZNOSULÁSA Megállapítások
A Bkr. 22. § (2) bekezdés b) pontjában foglalt kötelezettségének a főigazgató nem tett eleget, mivel a külső ellenőrzésekre vonatkozó nyilvántartás felelősét nem jelölte ki, az erre vonatkozó eljárásrend nem került kialakításra. A nyilvántartás vezetését a gyakorlatban a belső ellenőrzési vezető végezte.
II. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK Javaslatok a Kórház főigazgatójának (A feltárt hiányosságok megszüntetésére felhívás, ami az Intézkedési terv alapja lehet)
Rövidítések:
Bkr. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzésről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (hatályos 2012. január 1-től) Ávr. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (hatályos 2012. január 1-től) Áht. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (hatályos 2012. január 1-től) Info. tv. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (hatályos 2011. július 27-től) Számv. tv.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény
KÖSZÖNÖM MEGTISZTELŐ FIGYELMET!!!
