Adviesgroep Amsterdam. De iphone5 en AGA. De belangrijkste zaken op een rijtje

Bezoekadres Weesperstraat 105A Amsterdam

Adviesgroep Amsterdam

Postbus 15146 1001 MC Amsterdam Telefoon 020 552 2288 www.amsterdam.nl/aga

De iPhone5 en AGA De belangrijkste zaken op een rijtje

Versie 0.4

Adviesgroep Amsterdam (AGA) is hét interim- en adviesbureau van de gemeente Amsterdam. AGA levert flexibel inzetbare professionals aan alle gemeentelijke diensten, stadsdelen en bedrijven.

Versie 0.4 29-08-2013 Pagina 2 van 18

Gemeente Amsterdam Dienst Advies en Onderzoek Adviesgroep Amsterdam

Inhoud 1. Van Blackberry naar iPhone ........................................................................................... 3 1.1 BYOD – Wat betekent dat?....................................................................................... 3 1.2 Simkaart iPhone ........................................................................................................ 3 1.3 Telefoonnummer, contacten, agenda, e-mail ........................................................... 3 1.4 Foto’s, video’s, spraakberichten................................................................................ 4 1.5 Inleveren Blackberry ................................................................................................. 4 2. Abonnement.................................................................................................................... 5 2.1 Bellen en datagebruik ............................................................................................... 5 2.2 Buitenland ................................................................................................................. 6 2.3 Apps & Apple account............................................................................................... 6 3. Veilig gebruik .................................................................................................................. 7 3.1 Informatiebeveiliging ................................................................................................. 7 3.2 Verlies en diefstal...................................................................................................... 7 3.3 Schade ...................................................................................................................... 8 4. Ondersteuning ................................................................................................................ 9 4.1 Servicedesk DICT ..................................................................................................... 9 4.2 Vragen over gebruik.................................................................................................. 9 Bijlage: Quick start guide .................................................................................................. 11 A. iPhone inschakelen................................................................................................... 11 B. Simpincode aanpassen ............................................................................................ 12 C. Mail, agenda en contacten toevoegen ..................................................................... 14



1. Van Blackberry naar iPhone

1.1 BYOD – Wat betekent dat? Om je AGA account op de iPhone optimaal te kunnen gebruiken, heb je een BYOD account gekregen. BYOD staat voor “Bring Your Own Device”. Het is een term die de Dienst ICT (DICT) gebruikt voor toestellen die niet vanuit de gemeente verstrekt zijn en die ook niet vanuit DICT ondersteund worden, oftewel ‘privé mobiele apparaten’. Voor AGA medewerkers kan het gebruik van deze term verwarrend zijn, aangezien de medewerkers van AGA de iPhone van hun werkgever, AGA, in bruikleen ontvangen.

Hoewel de iPhone strikt genomen niet door jou zelf gekocht is, valt hij dus toch in de categorie ‘BYOD’ van DICT en wordt hij door DICT aangeduid als ‘privé mobiel apparaat’. Dit omdat de iPhone geen deel uitmaakt van de standaard apparatuur van de gemeente Amsterdam.

Je ontvangt van DICT een e-mail waarin wordt bevestigd dat je over een BYOD account beschikt. Als bijlage tref je de volgende twee documenten bij deze e-mail: 1. de Gebruikersvoorwaarden Bring Your Own Device 1.0: Let op: DICT gaat ervan uit, dat je automatisch akkoord gaat met de gebruikersvoorwaarden op het moment dat je de iPhone met daarop het BYOD account in gebruik neemt; 2. de Gebruikersinstructie Bring Your Own Device 1.0: Deze gebruikersinstructie heb je in principe niet nodig omdat de belangrijkste zaken hieronder worden uitgelegd. Deze documenten zijn ook op het AGA Platform te vinden. Zodra je over een BYOD account beschikt, kun je jouw e-mail, agenda en contacten aan het apparaat toevoegen (zie hiervoor de Quick Start Guide in de bijlage).

1.2 Simkaart iPhone AGA office heeft ervoor gezorgd dat je iPhone al een (nano) simkaart heeft. Je ontvangt de telefoon met de simkaart er al in. In principe is het niet nodig de simkaart ooit te verwijderen. Mocht dit toch nodig zijn, dan vind je in de verpakking van de iPhone een handig pinnetje waarmee je de simkaart kunt verwijderen.

1.3 Telefoonnummer, contacten, agenda, e-mail Het synchroniseren van je e-mail, contacten en agenda doe je zelf zodra je over een BYOD account beschikt (zie het onderdeel ‘Mail, agenda en contacten toevoegen’ in de Quick Start Guide, bijlage). In sommige gevallen is het mogelijk om naast je AGA mail, ook mail van een andere mailbox (vanuit je opdracht) op de iPhone te ontvangen. Dit hangt af van de digitale mogelijkheden bij je opdrachtgever; bespreek met je opdrachtgever of het mogelijk en



wenselijk is (zie ook het onderdeel Informatiebeveiliging). Van belang is wel dat je eerst je AGA mail synchroniseert, voordat je andere mailboxen installeert.

DICT zal je telefoonnummer overzetten naar de nieuwe simkaart in je iPhone. Hierdoor valt je netwerk op je Blackberry uit (er staat SOS op de Blackberry). In principe kun je vanaf dan bellen met je iPhone. Duurt het langer dan tien minuten voor je met de iPhone kunt bellen, dan raden we je aan je iPhone opnieuw op te starten.

Het opnieuw opstarten van je iPhone doe je door de ‘vergrendelknop’ (zwarte knop bovenop) een aantal seconden ingedrukt te houden. Vervolgens wordt je gevraagd om het pijltje naar rechts te bewegen om de iPhone daadwerkelijk uit te schakelen. Als je dit gedaan hebt, druk je wederom de ‘vergrendelknop’ een aantal seconden in en start je iPhone opnieuw op.

1.4 Foto’s, video’s, spraakberichten Als je foto´s, video´s, spraakberichten of andersoortige data, die nu op de simkaart of geheugenkaart van je Blackberry staan, wilt overzetten naar je iPhone, dan kun je dit op verschillende manieren doen. Je kunt: • de data naar jezelf mailen en vervolgens op je iPhone openen en opslaan. • je Blackberry aansluiten op je computer, de data op je computer opslaan en vervolgens op je iPhone zetten.

1.5 Inleveren Blackberry Zodra jouw iPhone goed werkt moet je binnen één week je Blackberry en toebehoren inleveren bij AGA Office. Je hoeft geen gegevens te wissen van jouw Blackberry, hier zorgt DICT voor. Wil je foto’s of andersoortige data behouden, volg dan de tips bij 1.4.



2. Abonnement

2.1 Bellen en datagebruik Per 1 juli 2013 is er gemeentebreed een nieuw KPN contract afgesloten, een zogenaamd flat fee abonnement. In de abonnementen zijn de kosten van het bellen afgekocht, maar AGA moet wel voor dataverkeer betalen. Je mag maximaal 1 Gb (1000Mb) aan data gebruiken (verzonden/ontvangen). Tips voor datagebruik: - Probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van WiFi. Amsterdam heeft verschillende eigen WiFi hotspots, stadsdelen en diensten hebben ook WiFi. Thuis kun je bijvoorbeeld ook van je eigen WiFi gebruik maken als je dit hebt. Als het toestel de gemeentelijke WiFi hotspot detecteert, vraagt het om de voorwaarden te accepteren. Na het accepteren van de voorwaarden is de WiFi verbinding 12 uur geldig (daarna vraagt het toestel opnieuw de voorwaarden te accepteren). - Sommige WiFi verbindingen in Amsterdam vereisen een wachtwoord. Deze kun je ter plekke opvragen bij een stadsdeel/dienst, veelal bij een ICT Servicedesk. - Maak gebruik van een app, die jouw data verbruik bijhoudt. Twee gratis apps, die wij overzichtelijk en prettig in gebruik vinden, zijn; o Data Usage o MyDataManager

-

-

De app vraagt je om de volgende gegevens in te voeren; o de ingangsdatum voor het bijhouden van het dataverbruik (1e van de maand) o het maximaal toegestane verbruik (1Gb/1000 Mb). De app houdt per maand bij hoeveel data je verbruikt en geeft je een seintje als je de limiet bijna bereikt hebt. Deze apps kun je overigens vinden in de ‘App Store’. Het icoontje (rechts) vind je op het startscherm van je iPhone.

Let op met het bekijken van filmpjes of het luisteren naar muziek via internet. Het zogeheten streamen verbruikt een hoop data. Hetzelfde geldt voor het up- of downloaden van bestanden via het internet.



2.2 Buitenland Je kunt geen gebruik maken van de telefoon in het buitenland om te bellen. Indien dit voor jouw opdracht toch noodzakelijk is, moet je dit vooraf met je leidinggevende bespreken. Ook kun je geen gebruik maken van de telefoon in het buitenland om data te ontvangen en versturen, tenzij het via een (beveiligde) WiFi verbinding gebeurt. Zodra je in het buitenland bent, ben je verplicht om data roaming uit te hebben staan. Hiermee voorkom je dat er data via het mobiele netwerk worden verzonden/ontvangen. Om dit te doen ga je naar:

-

Instellingen > Algemeen > Mobiel netwerk (Settings > General > Network) Zet Data Roaming uit

2.3 Apps & Apple account Een mobiele applicatie of kortweg app is een kleine applicatie, die draait op een smartphone of een tablet. Met behulp van een app is het mogelijk om eenvoudig extra functies aan een mobiel apparaat toe te voegen, zoals WhatsApp. Deze apps kun je downloaden in de ‘App Store’. Als je voor het eerst een app wilt installeren op je iPhone, zal er gevraagd worden naar je Apple account. Als je al een Apple account hebt, kun je ervoor kiezen om dit account ook zakelijk te gebruiken of een nieuw account aan te maken. Indien je nog geen Apple account hebt, moet je een account aanmaken om apps te kunnen downloaden. Er zijn gratis apps en er zijn apps waarvoor je moet betalen om ze te kunnen downloaden en gebruiken. De ‘betaalde’ apps reken je af via een creditcard. Als je nog geen account hebt en je wilt geen betaalde apps downloaden, zorg er dan voor dat je eerst een gratis app installeert. Op deze manier hoef je geen creditcard gegevens in te vullen bij de registratie van je Apple account. De kosten die je eventueel maakt voor betaalde apps worden niet door AGA vergoed; de iPhone heeft al voldoende mogelijkheden om je werk mee te ondersteunen.



3. Veilig gebruik

3.1 Informatiebeveiliging Hoewel de iPhone ons werk makkelijker maakt, zijn er ook risico’s verbonden aan het gebruik. Gevoelige informatie kan uitlekken als je gebruik maakt van een onbeveiligde verbinding of als de telefoon gestolen wordt of verloren raakt. We wijzen je daarom op het belang van informatiebeveiliging. Er is nogal wat regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging, zoals bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Gemeentelijk Informtiebeveiligingnorm Daarnaast heeft iedere dienst zijn eigen informatiebeveiligingsbeleid. Het beleid van DAO heeft als belangrijkste uitgangspunt: “Elke medewerker is verantwoordelijk voor de informatiebeveiligingsaspecten van de eigen werkzaamheden”. Om te voorkomen dat (vertrouwelijke) informatie op de iPhone in verkeerde handen terecht komt, moet je voor je de iPhone gebruikt een 4 cijferige code bedenken. Deze code moet je telkens intoetsen als je het apparaat wilt gebruiken. Zo is de informatie op je telefoon beschermd bij verlies of diefstal. Nog belangrijker is het bewustzijn van het belang van informatiebeveiliging. Zorg dat je weet wanneer je met vertrouwelijke informatie werkt en vraag jezelf goed af of de iPhone wel een geschikt middel is voor de opdracht die je doet. Bespreek dit bij twijfel met je leidinggevende en/of opdrachtgever. Enkele gemeentelijke richtlijnen: • BYOD gebruikersvoorwaarden, vooral het onderdeel ‘Voorwaarden voor gebruik van BYOD 1.0’ op pagina 2; • Informatiebeveiliging: http://intranet.amsterdam.nl/informatievoorziening/thema'/ • Informatiebeveiligingsbeleid DAO: http://intranet.amsterdam.nl/dao/contentdao/actueel/artikelen/beveilingsbeleid/ • Social media gebruik: http://www.amsterdam.nl/gemeente/bedrijfsvoering/stijlweb/middelen/digitalemiddelen/social_media

3.2 Verlies en diefstal Verlies of diefstal van de telefoon dien je altijd te melden bij jouw leidinggevende en ‘demandmanager’ (een soort contactpersoon bij diensten en stadsdelen voor DICT). De demandmanager voor DAO is Melle Buisman ([email protected] , tel: 06 – 51 75 02 67). De informatie van jouw mobiele apparaat is op afstand (in zijn geheel) te wissen (het zogenaamd wipen). De Demandmanager zal in geval van verlies of diefstal contact opnemen met Dienst ICT om het apparaat te laten wipen.



Je kunt als gebruiker van het apparaat het toestel ook zelf wipen door middel van Outlook Web Access (OWA):

-

Log in via webmail Ga naar Opties Ga naar Mobiele apparaten Kies: Alle gegevens van het apparaat wissen

Jouw gegevens (e-mail, agenda, contactpersonen) zullen na het wipen van je telefoon wel nog in je Outlook account aanwezig zijn, dus via de computer kun je er nog wel bij.

3.3 Schade Als je schade aan je iPhone hebt, anders dan lichte gebruikerschade, dien je dit te melden bij jouw leidinggevende en Demandmanager. De Demandmanager voor DAO is Melle Buisman ([email protected] , tel: 06 – 51 75 02 67). Om schade te voorkomen is het verstandig om de telefoon te voorzien van een stevige cover/hoesje (dit ontvang je van AGA).



4. Ondersteuning

4.1 Servicedesk DICT DICT biedt geen ondersteuning voor onze iPhones, omdat deze onder het BYODcontract vallen en door DICT beschouwd worden als privé-apparaten. Als je problemen met het toestel hebt, neem dan contact op met de Demandmanager voor DAO (Melle Buisman [email protected], tel: 06 – 51 75 02 67). Als je een storing hebt die geen betrekking heeft op jouw iPhone, maar wel op jouw account van BYOD 1.0, neem dan contact op met de Servicedesk. Kijk voor het telefoonnummer of e-mailadres voor jouw dienst op: http://intranet.dict.amsterdam.nl

4.2 Vragen over gebruik In de bijlage vind je een Quick Start Guide. Mocht je vragen hebben, raadpleeg dan de handleidingen van de iPhone 5. Deze staan op het AGA Platform. Apple biedt de handleiding ook aan op de iPhone. Deze kun je raadplegen door de volgende stappen te doorlopen: 1. Klik op het Safari icoontje

2. Klik op het bladwijzer icoontje (rechts onderin)



3. Klik op iPhone-gebruikershandleiding

Mocht je er nog steeds niet uitkomen, neem dan contact op met Melle Buisman voor ICT gerelateerde vragen en met Remco Oudhoff voor praktische vragen. Je kunt natuurlijk ook gewoon een andere AGA collega vragen om je te helpen.



Bijlage: Quick start guide

A. iPhone inschakelen 1. Zet de iPhone aan (zwarte knop bovenop, enkele seconden ingedrukt houden. Het welbekende appeltje verschijnt en na enkele seconden het startscherm met datum en tijd. Mocht het scherm meteen weer zwart worden, klik dan op de ronde knop met het kuiltje onderin.) 2. Ontgrendel het toestel door over de knop ontgrendel heen te schuiven met je vinger.

3. Als het toestel is opgestart geeft het een melding, dat de simlock actief is. Klik op ontgrendel. 4. Voer pincode in. Deze staat standaard op 0000. klik vervolgens op OK.



B. Simpincode aanpassen Nu het toestel is ingeschakeld, moet je als eerste de pincode van de simkaart aanpassen. Doorloop de volgende stappen: 5. Klik op Instellingen

6. Scroll naar beneden en klik op Telefoon



7. Klik op Simpincode

8. Klik op Wijzig pincode 9. Voer huidige pincode in (standaard 0000)

10. Bedenk zelf een pincode en voer deze 2 maal in (nieuwe pincode en bevestig nieuwe pincode) 11. Klik op Bewaar



LET OP: als je je iPhone opnieuw opstart, krijg je de melding dat je simlock actief is. Je moet je simlock ontgrendelen om van je iPhone weer gebruik te kunnen maken. Mocht je per ongeluk de melding wegklikken (door op ‘OK’ te klikken in plaats van ‘Ontgrendel’), dan kun je de melding nog een keer krijgen, door de stappen 5 t/m 7 te doorlopen. Klik vervolgens op ‘Ontgrendel’ om je iPhone te ontgrendelen en weer te kunnen gebruiken

C. Mail, agenda en contacten toevoegen Nu het toestel is ingeschakeld en de simpincode is aangepast, moet alleen jouw mailaccount, agenda en contacten worden toegevoegd. Dit doe je als volgt: 12. Klik op Instellingen (zie ook screenshot 5) 13. Klik op E-mail, contacten, agenda’s



14. Klik op Voeg account toe

15. Klik op Microsoft Exchange

16. Vul jouw e-mailadres in. 17. Vul het wachtwoord in van jouw basis ICT account. Dit is het wachtwoord waarmee je ook inlogt op de basis ICT computer (waaronder op de Weesperstraat 105A bij DAO).



18. Klik op volgende

19. De telefoon meldt nu ‘Server identiteit niet gecontroleerd’. Klik op Ga door.

20. Vul bij server in: webmail.amsterdam.nl 21. Vul bij Domein in: basis



22. Vul bij gebruikersnaam je gebruikersnaam in (bijv. janse001)

23. Klik op Volgende 24. Klik op Bewaar 25. Klik op de ronde zwarte ‘home’ knop 26. Het toestel vraagt je nu een toegangscode in te stellen. Dit is verplicht, anders kan de mail niet gesynchroniseerd worden. Klik op Ga door



27. Voer een nieuwe toegangscode in en klik op Ga door

28. Herhaal nu de toegangscode en klik op Bewaar 29. Vanaf nu zullen jouw mail, agenda, contactpersonen en taken worden gesynchroniseerd.

LET OP: op het moment dat je het wachtwoord van jouw Basis ICT account aanpast, zal de telefoon je vanzelf vragen om dit wachtwoord ook aan te passen op je telefoon.

Adviesgroep Amsterdam. De iphone5 en AGA. De belangrijkste zaken op een rijtje

Recommend Documents