ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh: IKA NUR FITRIATI D1513045
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2016 i
PERSETUJUAN ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG
Disusun Oleh: IKA NUR FITRIATI D1513045
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Endang Kurnia Maharani S.Sos NIP 197010301997032004
ii
PENGESAHAN ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG
Disusun Oleh: IKA NUR FITRIATI D1513045
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
:
Tanggal
:
Tim Penguji
Nama
Tanda tangan
1. Penguji 1
Drs. Suryatmojo M.Si
………………..
2. Penguji 2
Endang Kurnia Maharani S.Sos
..………………
Mengetahui,
Dekan,
Kepala Program Studi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si
Drs. Ali, M.Si
NIP. 196108251986012001
NIP. 195408301985031002 iii
PERNYATAAN
Nama
: Ika Nur Fitriati
NIM
: D1513045
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Administrai Penjualan Tiket Kapal Laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Juni 2016
Yang Membuat Pernyataan,
Ika Nur Fitriati
iv
MOTTO “Nilai seseorang sesuai dengan kadar tekadnya, ketulusannya sesuai dengan kadar kemanusiaannya, keberaniannya sesuai dengan kadar penolakannya terhadap perbuatan jahat dan kesucian hati nuraninya sesuai dengan kadar kepekaannya terhadap kehormatan dirinya” (Ali bin Abi Thalib) “It’s nice to be important, but it’s more important to be nice” (John Cassis) “Jika kamu tidak bergerak, kamu akan tetap berada di tempat yang sama. Jika kamu tidak mengerjar apa yang kamu inginkan, kamu tidak akan pernah memilikinya” (Penulis)
v
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada: 1. Bapak dan Ibu Tercinta 2. Para Sahabat 3. Seluruh Keluarga Besar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang 4. Teman-teman DIII Manajemen Administrasi 2013 5. Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS).
vi
KATA PENGANTAR Puji syukur Alhamdulliah penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Administrasi Penjualan Tiket Kapal Laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang” sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Politik di Universitas Sebelas Maret Surakarta. Terlepas dari kekurangan yang ada, Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta 2. Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta 3. Drs. Is Hadri Utomo M.Si selaku pembimbing akademik 4. Endang Kurnia Maharani S.Sos selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis selama penyusunan Tugas Akhir 5. Drs. Suryatmojo M.Si selaku Dosen Penguji 6. Prasojo Hendi selaku Asisten Manager Sumber Daya Manusia dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, atas izin yang telah diberikan untuk melakukan magang kerja 7. Edi Rachman selaku Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan pengamatan 8. Seluruh pegawai PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang berlangsung dan pencarian data-data yang penulis butuhkan 9. Seluruh Dosen Pengajar Program Studi Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis vii
10. Seluruh karyawan perpustakaan fakultas dan pusat atas bantuan dan informasinya 11. Kedua orangtua yang selalu mendoakan penulis, memberikan motivasi dan dukungan serta semangat kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini 12. Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2013 atas kebersamaan dan persahabatan selama ini 13. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu persatu yang juga ikut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan Tugas Akhir ini. Surakarta, Penulis
viii
Juni 2016
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL................................................................................................ i PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii PENGESAHAN ..................................................................................................... iii PERNYATAAN..................................................................................................... iv MOTTO .................................................................................................................. v PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi DAFTAR BAGAN ............................................................................................... xii ABSTRAK ........................................................................................................... xiii BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 3 C. Tujuan .......................................................................................................... 3 D. Manfaat Pengamatan .................................................................................... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .................... 5 A. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 5 1.
Administrasi ............................................................................................. 5
2.
Penjualan ................................................................................................ 16
3.
Tiket Kapal Laut ..................................................................................... 21
B. METODE PENGAMATAN ...................................................................... 22 1.
Lokasi Pengamatan ................................................................................. 22
2.
Jenis Pengamatan ................................................................................... 23
3.
Penentuan Sampel dan Sumber Data ...................................................... 24
4.
Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 26
5.
Teknik Analisis Data .............................................................................. 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA........................................................................ 30 A. Profil Perusahaan ....................................................................................... 30 B. Sejarah Peusahaan ...................................................................................... 30 ix
C. Kegiatan Usaha .......................................................................................... 32 D. Sumber Daya Manusia ............................................................................... 34 E. Tata Kelola Perusahaan .............................................................................. 36 F.
Visi dan Misi Perusahaan ........................................................................... 38
G. Budaya Perseroan ....................................................................................... 38 H. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang ...................................................... 40 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ................................. 49 A. Prosedur PembelianTiket ........................................................................... 49 B. Prosedur Penunjukkan Agen Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia .................................................................................................... 52 C. Prosedur Issued dan Pencetakan Tiket ....................................................... 56 D. Hasil Entry Data Tiket ............................................................................... 75 BAB V PENUTUP ................................................................................................ 82 A. KESIMPULAN .......................................................................................... 82 B. SARAN ...................................................................................................... 83 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 85 LAMPIRAN-LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4. 1 Formulir Pemesanan Tiket ............................................................... 50 Gambar 4. 2 Posisi Awal Pencetakan Tiket .......................................................... 73 Gambar 4. 3 Pencetakan Tiket .............................................................................. 74 Gambar 4. 4 Blanko Tiket Kosong PELNI ........................................................... 76 Gambar 4. 5 Tiket Tercetak PELNI ...................................................................... 77
xi
DAFTAR BAGAN Bagan 2. 1 Transaksi Penjualan ............................................................................ 16 Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif .................................................................... 29 Bagan 3. 1 Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang ............................................................................... 40 Bagan 4. 1 Alur Administrasi Penjualan Tiket ..................................................... 80
xii
ABSTRAK IKA NUR FITRIATI D1513045, ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 85 halaman. Tiket kapal laut merupakan dokumen perjalanan laut yang wajib dimiliki oleh penumpang. Badan Usaha pengoperasian kapal merupakan perusahaan yang salah satu pendapatan terbesarnya berasal dari penjualan tiket kapal laut. Berkaitan dengan hal tersebut, pelaksanaan administrasi yang efektif dan efisien dalam hal penjualan tiket sangat dibutuhkan sebagai upaya mengembangkan perusahaan. Administrasi penjualan tiket adalah serangkaian aktivitas yang berlangsung dari awal dimulainya proses penjualan tiket sampai dengan berakhirnya proses penjualan tiket. Landasan teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini berupa buku, undang-undang, internet, serta sumber-sumber lain yang dapat mendukung materi penulis. Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui bagaimana administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah deskriptif kualitatif dengan metode observasi berperan aktif. Pengamatan mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), tempat atau kejadian, dan dokumen di mana teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi serta pengkajian dokumen. Teknik analisis data yang digunakan penulis yaitu reduksi data, sajian data serta penarikan simpulan dan verifikasi. Hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu administrasi penjualan tiket kapal laut dilakukan di loket penjualan dan juga di agen penjualan. Proses administrasi penjualan dimulai dari pesanan oleh calon pembeli, kemudian pengisian formulir pemesanan tiket yang diberikan secara gratis oleh petugas loket. Formulir yang diisi kemudian diserahkan kepada petugas loket sebagai referensi untuk issued tiket. Proses issued tiket dilakukan secara online menggunakan aplikasi ticketing. Setelah selesainya issued serta pembayaran tarif tiket, tiket dapat dicetak dan diserahkan kepada pemesan sebagai dokumen perjalanan penumpang. Pada berakhirnya proses penjualan, Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa, wajib melaporkan Rekapitulasi Kas List Harian atau laporan penjualan tiket harian kepada divisi keuangan untuk menjadi bahan laporan pendapatan. Kata Kunci: Administrasi, Penjualan, Tiket
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Sebuah
perusahaan
penyelenggaraan
merupakan
pekerjaan-pekerjaan
wadah kantor,
atau karena
tempat
atas
dalam
suatu
perusahaan terdapat suatu tujuan tertentu yang dalam pencapaiannya dapat ditempuh dengan melaksanakan manajemen perkantoran. Winardi (1990: 10) mengatakan bahwa: Sebagian besar pekerjaan kantor berhubungan dengan catatancatatan sebuah perusahaan. Catatan-catatan demikian meliputi halhal seperti misalnya: data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis guna menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian lampau. Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan administratif (elerical work). Pengertian mengenai administrasi sendiri sebenarnya tidak hanya terbatas pada kegiatan catat-mencatat saja, tetapi secara lebih luas seperti yang dikatakan oleh The Liang Gie (1970: 10), bahwa “administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1981: 43): Administrasi adalah “the over-all management of an organisation”, di mana administrasi memiliki 10 aspek yaitu: (1) sebagai fungsi (kegiatan-kegiatan jenis dan bertujuan tertentu), (2) sebagai hayat organisasi yang membuat organisasi “hidup”, (3) sebagai kekuatan yang merekat unsur-unsur organisasi, (4) sebagai team pimpinan organisasi, (5) sebagai management jenis tertentu, (7) sebagai tingkah laku atau sikapkelakuan (behavior) tertentu, (8) sebagai proses kerjasama mengejar tercapainya tujuan-tujuan tertentu, (9) sebagai tehnik untuk menangani masalah-masalah “administratif”, dan (10) sebagai ilmu, skills, atau seni kemampuan tertentu. Dalam dunia usaha, tujuan utama dari suatu perusahaan adalah memperoleh laba yang optimal demi memaksimalkan tumbuh kembang 1
2
perusahaan. Sumber pendapatan atau laba perusahaan diperoleh dari kegiatan
penjualannya.
Dalam
melaksanakan
penjualan,
sistem
administrasi sangat penting untuk melancarkan transaksi penjualan serta sebagai suatu pendukung dalam mencapai tujuan perusahaan. Transaksi penjualan yang baik didukung dengan sistem administrasinya yang efektif dan efisien. Adanya administrasi dalam suatu perusahaan juga berperan dalam pengambilan keputusan demi perkembangan perusahaan. Dalam hal pejualan, administrasi yang baik bertujuan untuk mencapai transaksi penjualan yang efektif sehingga diperoleh pendapatan yang optimal serta pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan atau pembeli. Administrasi penjualan sangat penting untuk mendukung penyajian berbagai informasi mengenai penjualan. Kebutuhan akan informasi dalam suatu perusahaan sangat tinggi karena berhubungan dengan penentuan dan pengambilan keputusan dalam menetapkan kebijakan perusahaan. Karena pentingnya informasi maka sangat dibutuhkan sistem administrasi yang dapat menyajikan informasi secara efektif dan akurat. Masalah yang berkaitan dengan administrasi penjualan masih sering ditemui dalam suatu perusahaan. Hal ini berkaitan dengan sistem administrasi yang masih kurang diperhatikan atau belum dilaksanakan secara optimal. Masalah-masalah administrasi biasanya disebabkan penggunaan sistem administrasi penjualan yang masih menggunakan cara manual. Cara ini sering menyebabkan kesalahan dan ketidakefektifan misalnya adanya kesalahan-kesalahan pencatatan atau kerangkapan data dan adanya data yang tidak sesuai, tidak bisa menyajikan informasi secara cepat dan akurat serta keterlambatan dalam pembuatan laporan penjualan, proses pendataan, transaksi serta laporan yang cukup lama sehingga menyebabkan kinerja karyawan kurang optimal, kesulitan dalam penyimpanan data yang berakibat kurang amannya data atau informasi. Keberhasilan dari sistem administrasi suatu perusahaan dapat dilihat dari penyajian informasi yang efektif dan akurat. Selain itu administrasi yang
3
berhasil
dapat
membuat
orang-orang
yang terkait
di
dalamnya
bekerjasama sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang sebagai badan usaha yang memberikan pelayanan berupa jasa transportasi laut merupakan salah satu perusahaan yang sumber pendapatan terbesarnya berasal dari hasil penjualan tiket kapal yang dioperasikannya. Oleh karena itu, pelayanan yang baik dan penyajian informasi penjualan tiket kapal yang efektif dan akurat dalam perusahaan ini menjadi salah satu bagian penting yang menentukan perkembangan perusahaan. Maka dibutuhkan sistem administrasi yang baik untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Didasari oleh masalah yang telah dikemukakan di atas, maka penulis melakukan pengamatan dan menyusun laporan Tugas Akhir ini dengan judul “Administrasi Penjualan Tiket Kapal Laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang”. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis membuat rumusan masalah, yaitu: “Bagaimana administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang?” C. Tujuan 1. Tujuan Operasional Untuk mengetahui bagaimana kegiatan administrasi penjualan tiket penumpang kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang 2. Tujuan Fungsional Agar hasil pengamatan dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan, baik sebagai pengetahuan, masukan maupun bahan
4
pertimbangan bagi pihak costumer maupun lembaga yang melayani penjualan tiket penumpang kapal laut 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. D. Manfaat Pengamatan Manfaat dari kegiatan magang dan penulisan Tugas Akhir ini, yaitu: 1. Mengetahui secara jelas administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang 2. Menambah
informasi
kepada
pembaca
mengenai
administrasi
penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang 3. Penulis memperoleh pengalaman serta pengetahuan dalam dunia kerja nyata.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Administrasi Pekerjaan-pekerjaan kantor yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan, berkaitan dengan kegiatan administrasi. Administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang menunjang atau mendukung tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan dalam suatu perusahaan. Pengertian Administrasi menurut The Liang Gie (1970: 5) adalah: Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian perbuatan menyelenggarakan ini terbentang di antara saat ditentukannya tujuan yang ingin dicapai sampai detik terpenuhinya tujuan itu. Di Indonesia istilah administrasi yang berasal dari bahasa Belanda “administratie”, sering dipergunakan dalam arti sempit, yakni sama dengan “tata usaha”, bahkan lebih sempit lagi dalam arti “pembukuan, pencatatan, surat menyurat, arsip, ekspedisi, dan sebagainya” (Prajudi Atmosudirdjo, 1981: 26-27). Pengertian administrasi dapat berbeda-beda jika dilihat dari berbagai
pendekatan.
Menurut
Poerwanto
(2006:
7),
telah
menyebutkan bahwa dalam perjalanannya, administrasi dipahami secara berbeda-beda karena perbedaan pendekatan dan pemikiran masing-masing. Jika dilihat melalui pendekatan sosial, administrasi dipahami sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam upaya mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pendekatan manajemen, administrasi dipandang sebagai ketatausahaan, sedangkan jika dilihat dari pendekatan organisasi, administrasi dipandang sebagai pengaturan 5
6
terhadap unsur-unsur organisasi. Masing-masing metode pendekatan tersebut dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah, dan jika dipandang dari sudut pengertian pokok kegiatan administrasi yaitu kerja sama, terdapat kesamaan pandang yaitu administrasi sebagai penyelenggaraan. Administrasi adalah rangkaian aktivitas yang terdiri dari berbagai unsur yang diawali dari pemikiran dan kesepakatan antara dua orang atau lebih. Unsur-unsur tersebut mencakup: manusia, tujuan, kemampuan, pembagian tugas, serta sumber daya. Manusia merupakan titik sentral dari administrasi karena manusia adalah penyelenggara atau pengatur utama unsur-unsur lain. Tujuan, pembagian tugas, serta pemanfaatan sumber daya sangat tergantung dari rasionalitas manusia dalam bekerja sama. Sebagai sebuah proses kerja, administrasi tidak berdiri sendiri tetapi terkait dengan elemenelemen atau bidang lain yaitu: politik, budaya, ekonomi, psikologi, hukum, sumber daya alam, dan teknologi. Menurut Prajudi Admosudirdjo (1982: 26) bahwa dalam menjalankan administrasi terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu: (1) Membentuk atau mencipta dan mengembangkan organisasi, (2) mencipta dan mengembangkan sistem tata usaha atau “sistem penanganan informasi”, dan (3) mencipta serta mengembangkan sistem management. The Liang Gie (1970: 8) berpendapat bahwa walaupun administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan, namun untuk tatatertib pelaksanaannya dapat dibedakan dalam 8 unsur, yaitu: a. Pengorganisasian Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan usaha kerjasama yang bersangkutan
.
7
b. Manajemen Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama itu benar-benar tercapai. c. Tata hubungan Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari suatu pihak ke pihak lain dalam usaha kerjasama itu. d. Kepegawaian Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu. e. Keuangan Rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama itu. a. Perbekalan Rangkaian
perbuatan
mendaftar,
memelihara
mengadakan,
mengatur
sampai
menyingkirkan
pemakaian, segenap
perlengkapan dalam usaha kerjasama itu. b. Tata usaha Rangkaian
perbuatan
menghimpun,
mencatat,
mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu. c. Perwakilan Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama itu. Masing-masing unsur administrasi tersebut di atas mencakup beberapa pola perbuatan. Dan ke-8 unsur itu saling bertautan secara erat sekali sehingga merupakan kesatuan tak terpisah-pisahkan yang menunjang
seluruh
proses
pengerjaan
yang
dilakukan
oleh
sekelompok orang dalam usaha kerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu.
8
Di samping pendapat dari The Liang Gie, pendapat lain dari Prajudi Atmosudirdjo (1982: 44-46) menyatakan bahwa untuk membangun administrasi sebagai sistem diperlukan beberapa unsur (elements) penting yang terdiri dari: a. Organisasi Organisasi ini dicipta secara konstitusionil oleh pimpinan daripada badan usaha, dan akan menjadi wahana (wadah), struktur, dan rangka dasar (framework) daripada administrasi. b. Lingkungan Lingkungan yang mengelilingi administrasi yang “berada” di dalam organisasi terdiri atas berbagai “lapis”: geografis, fysik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik, tehnologis. Administrasi (organisasi) akan bergerak sambil berpindahpindah lapis setiap kali berganti persoalan atau urusan. c. Situasi Situasi berada di dalam lingkungan dan berada dalam keadaan bergerak serta berubah secara terus-menerus. Situasi adalah seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung maupun tidak langsung mempunyai pengaruh terhadap peri keadan, peri kehidupan, dan gerak-gerik administrasi (organisasi). Faktor-faktor situasionil yang secara langsung menetukan daya-gerak daripada administrasi (organisasi) di sebut kondisi. d. Lokasi Lokasi adalah bagian daripada lingkungan terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur menurut jarak transportasi dan komunikasi.
9
e. Wilayah operasi dan yurisdiksi Wilayah operasi atau wilayah yurisdiksi adalah bagian daripada lingkungan yang dijadikan atau merupakan sasaransasaran kegiatan atau tindakan daripada administrasi (organisasi). Wilayah operasi ini terdiri atas tiga unsur, yakni: (i) wilayah personil, terdiri atas semua orang-orang dan badan-badan yang mempunyai kepentingan dengan administrasi (organisasi), (ii) wilayah materiil, terdiri atas semua urusan-urusan dan persoalanpersoalan yang menjadi tugas dan kewajiban administrasi (organisasi), dan (iii) wilayah tutorial, yakni wilayah geografis dengan batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui. f. Persil (site) Persil terdiri dari tanah halaman dan gedung di mana kegatan-kegiatan utama pimpinan dan pimpinan administrasi (organisasi) berada. g. Mesin dan peralatan (equipment) Terdiri
dari
semua
barang
modal
yang
merupakan
“hardware” daripada administrasi (organisasi). h. Program-usaha (software) dan mission Terdiri atas peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur konstitusionil, dirakit dengan suatu filosofi bisnis dan filosofi administrasi yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan berusaha. i. Legitimitas Kekuatan sosial-politik-yuridis yang berasal dari undangundang, konsessi, lisensi, patent, dan sebagainya. j. Pimpinan Pimpinan itu terdiri atas semua manager dan staffer yang ditanam oleh para pemilik badan usaha untuk bertindak sebagai “kader”, sebagai bingkai penegak filosofi bisnis daripada para pemilik badan-usaha.
10
k. Personil Personil terdiri atas semua warga organisasi (administrasi) yang secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi daripada administrasi (organsasi). Administrasi dapat dipandang dalam dua arti yaitu arti luas dan arti sempit. J. Wajong dalam The Liang Gie (1970: 11), menyatakan bahwa: 1) Dalam arti luas administrasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha. Kegiatan itu bersifat merencanakan, mengorganisasi dan memimpin. 2) Dalam arti sempit kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tatausaha, yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam suatu usaha (organisasi) untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan. Pekerjaan administratif dalam suatu organisasi pada dasarnya bertujuan untuk menyajikan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dan berfungsi dalam pengambilan keputusan dan penetuan kebijakan organisasi tersebut. Dalam menyajikan berbagai informasi tersebut, adanya formulir, catatan dan juga laporan menjadi sangat penting. a. Formulir-formulir Kantor Menurut Winardi (1990: 69) menjelaskan bahwa formulirformulir kantor merupakan alat-alat dasar bagi semua pekerjaan administratif
(elerical
transaksi-transaksi,
work).
Mereka
mentransmisi
membantu
mencatat
keterangan-keterangan,
memberikan data untuk pengawasan, dan mengurangi kesalahankesalahan administratif. Formulir kantor merupakan bahan-bahan dasar; mereka merupakan alat untuk mencapai tujuan khusus sebuah
perusahaan.
Catatan-catatan
merupakan hasil akhir (end products).
dan
laporan-laporan
11
Sebuah formulir kantor merupakan sehelai kertas tercetak yang
menyediakan
ruangan
untuk
dimuat
catatan-catatan,
informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu,
departemen-departemen,
atau
perusahaan-
perusahaan lain. Ada dua klasifikasi formulir kantor yaitu formulir intern dan formulir ekstern. Formulir-formulir intern adalah formulir yang digunakan di dalam lingkungan sebuah perusahaan antara pengawas, pegawai dan wakil-wakil sebuah perusahaan. Contoh: tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik, permohonan-permohonan bahan-bahan, data mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil
pekerjaan pegawai. Di samping itu
digunakan pula formulir-formulir ekstern di luar lingkungan perusahaan yang mana formulir-formulir tersebut dikirimkan kepada para rekanan dan pelanggan. Contoh: order-order pembelian, faktur-faktur dan memo-memo kredit. Alasan-alasan
terpenting
mengapa
formulir-formulir
digunakan adalah: 1) Untuk memberikan sanksi resmi kepadanya 2) Memungkinkan adanya pengulangan (repetition) 3) Meniadakan tindakan meng-kopi 4) Memungkinkan dicapainya keseragaman 5) Berguna sebagai petunjuk untuk bekerja 6) Meng-implementasi operasi-operasi mekanis. b. Catatan-catatan Kantor dan Laporan-Laporan Winardi (1990: 59) menyatakan bahwa, guna membina perusahaan secara efisien, maka harus dicapai laporan-laporan mengenai fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara tertulis, yang kemudian didistribusi dan disimpan. Sebuah catatan merupakan sebuah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian untuk tujuan
disimpan. Catatan-catatan
merupakan
data.
Mereka
digunakan pada setiap fase kegiatan sebuah perusahaan sebagai
12
dasar untuk menarik sesuatu kesimpulan. Ada macam-macam jenis catatan, di antaranya: 1) Catatan-catatan mengenai personil (personnel records) Dalam catatan-catatan ini tercantum misalnya: nama, alamat, usia, status, perkawinan, kebangsaan, pendidikan, pengalaman kerja seorang pekerja. 2) Catatan-catatan mengenai produksi (production records) Catatan ini memuat misalnya: jumlah potong yang dihasilkan dan
jumlah
potong
yang
di-afkir,
jenis
bahan
yang
dipergunakan, jenis mesin yang dipergunakan. 3) Catatan-catatan mengenai inventaris (inventory records) Catatan ini menunjukkan: nama dan jumlah artikel-artikel dalam persediaan dan di samping ukuran, gaya, lokasi, kondisi dan persediaan mereka. 4) Catatan mengenai penjulan (sales records) Catatan ini menunjukkan: nama, jumlah dan harga artikelartikel yang dijual, begitu pula daerah penjualan, para verkoper dan alat-alat pengangkutan. 5) Catatan-catatan finansial (financial records) Catatan
ini
menunjukkan:
syarat-syarat
kredit,
tanggal
pembayaran, jumlah uang yang harus ditagih, data mengenai gaji/upah yang harus dibayarkan, kartu-kartu waktu (time clock cards). Tujuan-tujuan utama catatan adalah: 1) Menyediakan fakta-fakta Informasi-informasi
(keterangan-keterngan)
yang
tercatat
berhubungan dengan kejadian-kejadian sebenarnya, perjanianperjanjian untuk melakukan sesuatu (commitments) dan konsekuensi-konsekuensi tertentu. 2) Untuk meng-orientasikan manajer
13
Melalui catatan-catatan dapat diketahui di mana perusahaan sedang “berada” dan bagaimana perusahaan mencapai posisi demikian,
apakah
perusahaan
mengalami
kemajuan,
menunjukkan perkembangan statis ataukah justru sedang mengalami kemunduran. 3) Membuat perbandingan-perbandingan Hasil-hasil dapat dibandingkan satu sama lain dengan jalan menyediakan alat-alat pengukur posisi relatif dan efisiensi. Kesatuan perbandingan dapat berupa misalnya: jangka-jangka waktu, dan jenis-jenis produk, atau bagian dengan bagian, kantor dengan kantor, cabang dengan cabang dan perusahaan dengan perusahaan. 4) Menemukan penghamburan dan kesalahan-kesalahan Catatan-catatan merupakan alat guna mengukur deviasi-deviasi dari sesuatu standar. 5) Menstandardisasi catatan tertulis Catatan-catatan membantu memberikan uniformitas kepada tugas menulis data perusahaan dan kejadian-kejadian. 6) Memenuhi syarat-syarat undang-undang (legal requirements) Catatan-catatan memberikan bukti-bukti dan perhitungan. Ketentuan-ketentuan yang berlaku, seperti misalnya kontrakkontrak penjulan, asuransi pengangguran, jaminan sosial dan order-order pembelian membutuhkan catatan-catatan sebagai bukti. 7) Cacatan-catatan
berguna
sebagai
dasar
pembuatan
kebijaksanaan Analisis, syntesis dan penafsiran catatan-catatan seringkali menunjukkan
bidang-bidang
kekuatan
dan
kelemahan.
Berdasarkan pengetahuan ini timbullah berbagai macam keputusan perusahaan.
manjerial
dan
kebijaksanaan-kebijaksanaan
14
Dengan adanya catatan-catatan maka akan dapat dibuat sebuah laporan. Sebuah laporan (reports) merupakan sesuatu pernyataan tertulis yang didasrakan atas pengumpulan catatancatatan dan yang biasanya menyatakan nilai catatan yang disingkat dan yang bersifat interpretatif. Secara singkat dapat dinyatakan bahwa sesuatu laporan merupakan sebuah pernyataan yang diformalisasi yang didasarkan atas catatan-catatan. Hal tersebut berhubungan dengan hasil masa lampau, kondisi masa sekarang atau perkembangan masa yang akan datang yang mungkin terjadi. Laporan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe, yaitu sebagai berikut: 1) Pribadi (private) 2) Umum (public) 3) Perusahaan (company) 4) Departemental (departemental) 5) Rahasia (restricted) 6) Bukan rahasia (non-restricted) 7) Teknis (technical) 8) Non-teknis (non-technical) Tetapi untuk penggunaan di lingkungan kantor, ketiga macam kelompok, yaitu: 1) Laporan-laporan pimpinan (executive reports) Di dalam klasifikasi ini termasuk: a) Neraca (balance sheet) b) Daftar baiaya barang-barang yang dijual (statement of cost goods sold) c) Daftar rugi-laba (statement of profit and loss) d) Budget (budgetary statement) e) Laporan tahunan dari berbagai departemen (annual departemental report) f) Laporan untuk para pemilik saham (report to stockholders)
15
2) Laporan-laporan periodik (periodic reports) Laporan-laporan ini terutama berhubungan dengan aktivitasaktivitas departemental. Di dalamnya termasuk: a) Laporan bulanan mengenai pekerjaan (montly reports operation) b) Catatan
hasil
pekerjaan
secara
departemental
(departemental records of performance) c) Laporan-laporan kredit bulanan (montly credit records) d) Laporan-laporan
mengenai
pembelian
(purchashing
reports) e) Laporan-laporan para verkoper (salesman’s reports) f) Laporan-laporan
mengenai
pengerjaan
bahan-bahan
(material handling reports) g) Laporan-laporan mengenai pengiklanan dan promosi penjualan (advertising and sales promotion) h) Laporan-laporan mengenai manajemen personil (personnel manajemen records). 3) Laporan Khusus (special Reports) Aktivitas-aktivitas yang tidak tercakup secara teratur oleh laporan-laporan lain, dimasukkan ke dalam laporan-laporan khusus. Laporan-laporan ini dipublikasi pada waktu-waktu yang tidak tentu, karena berhubungan dengan subyek-subyek khusus yang bersifat diskontinu. Dalam pengamatan ini, yang dimaksud dengan administrasi adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat serta tata hubungan atau usaha pelayanan langsung kepada konsumen, di mana dalam kegiatan tersebut melibatan sejumlah perangkat dan personil perusahaan serta pemanfaatan teknologi untuk menunjang pelaksanaannya agar dapat menyajikan informasi secara akurat bagi semua pihak yang berkepentingan demi tercapainya tujuan yang telah ditentukan.
16
2.
Penjualan Secara umum, sebuah organisasi dapat dianggap mempunyai 3 fungsi utama seperti yang dinyatakan oleh Winardi (1990: 44). 3 fungsi utama itu terdiri dari produksi, penjualan, dan pembiayaan, serta dua buah fungsi pembantu (facilitating functions) yaitu personil dan bidang perkanotoran (the office). Menurut Basu Swastha (1989: 8-9), menyatakan bahwa menjual adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain membeli barang atau jasa yang ditawarkannya. Jadi adanya penjualan dapat tercipta suatu proses penukaran barang dan atau jasa antara penjual dengan pembeli. Pada umumnya, alat transaksi yang digunakan adalah menggunakan uang. Dengan alat penukar berupa uang, orang akan lebih mudah memenuhi segala keinginannya; dan penjualan menjadi lebih mudah dilakukan. Secara sederhana, transaksi penjualan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli dapat digambarkan seperti bagan berikut: Bagan 2. 1 Transaksi Penjualan Barang atau Jasa Penjual
Pembeli Uang
Sumber: Basu Swastha (1989: 9) Soehardi Sigit (1982: 55) menerangkan mengenai pentingnya penjualan di dalam pemasaran. Dalam marketing selling (penjualan) adalah sasaran inti di antara kegiatan-kegiatan lainnya, sebab di sini dilakukan perundingan, persetujuan tentang harga, dan serah terima barang serta pembayarannya. Kegiatan selling adalah kegiatan terakhir daripada kegiatan-kegiatan lainnya. Kegiatan-kegiatan lainnya itu
17
diadakan agar supaya dapat menciptakan kegiatan selling dengan memuaskan. Menurut Basu Swastha (1989: 80), pada umumnya para pengusaha mempunyai tujuan mendapatkan laba tertentu (mungkin maksimal),
dan
mempertahankan
atau
bahkan
berusaha
meningkatkannya untuk jangka waktu lama. Tujuan tersebut dapat direalisir apabila penjualan dapat
dilaksanakan seperti
yang
direncanakan. Bagi perusahaan, pada umunya mempunyai tiga tujuan umum dalam penjualannya, yaitu: a. Mencapai volume penjualan tertentu b. Mendapatkan laba tertentu c. Menunjang pertumbuhan perusahaan. Basu Swastha (1989: 11-12) juga menyatakan bahwa jenis-jenis penjualan sering digolongkan menurut jenis-jenis hubungan pembeli yang terlibat dalam penjualan. Jenis-jenis penjualan tersebut yaitu: a. Trade Selling Trade selling dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan produk baru. Jadi titik beratnya adalah pada “penjualan melalui” penyalur daripada “penjualan ke” pembeli akhir. b. Missionary Selling Dalam
misionary
selling,
penjualan
ditingkatkan
dengan
mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Di sini, wiraniaga lebih cenderung pada “penjualan untuk” penyalur. Jadi, wiraniaga sendiri tidak menjual secara langsung produk yang ditawarkan, misalnya penawaran obat kepada dokter.
18
c. Tecnical Selling Tecnical
selling
berusaha
meningkatkan
penjualan
dengan
pemberian saran dan nasehat kepada pembeli akhir dari barang dan jasanya.
Dalam
hal
ini,
tugas
utama
wiraniaga
adalah
mengidentifikasikan dan menganalisis masalah-masalah yang dihadapi pembeli, serta menunjukan bagaimana produk atau jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut. d. New Business Selling New business selling berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh Perusahaan Asuransi. e. Responsive Selling Setiap tenaga penjualan diharapkan dapat memberikan reaksi terhadap permintaan pembeli. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus kepada penjualan ulang. Dalam penjualan sendiri terdapat beberapa cara yang digunakan untuk menjual suatu produk yang ditawarkan. Penjualan yang dilakukan oleh satu orang atau perusahaan dapat berbeda dengan orang atau perusahaan lain. Menurut Basu Swastha (1989: 124-126) cara penjuualan yang dapat dilakukan adalah: a. Penjualan Langsung Penjualan langsung merupakan cara penjualan di mana penjual langsung berhubungan atau berhadapan atau bertemu muka dengan calon pembeli atau langganannya. Di sini pembeli dapat langsung mengemukakan keinginannya, bahkan sering terjadi tawarmenawar untuk mencapai kesesuaian. Penjual sebagai alat penghubung bagi perusahaan dan sebagai wakil dari perusahaan dalam menghadapi pembeli, dapat membatu pembeli untuk menentukan pilihannya. Tetapi sering terjadi bahwa penjual justru
19
mempengaruhi pembeli dalam pembeliannya. Penjualan langsung ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: (1) penjualan melalui toko, dan (2) penjualan di luar toko. 1) Penjualan melalui toko Dalam penjualan ini pembeli harus datang ke toko untuk mendapatkan kebutuhannya. Jadi, transaksi jual beli yang dilakukan oleh penjual dan pembeli terjadi di toko. 2) Penjualan di luar toko Penjualan di luar toko dapat dilakukan oleh wiraniaga dari sebuah perusahaan, oleh para pedagang kaki lima, ataupun oleh para penjaja keliling yang menawarkan barangnya ke rumahrumah konsumen. Jadi, transaksi jual-belinya terjadi di luar toko atau di rumah konsumen. Berbeda dengan penjualan di toko, maka dalam penjualan di luar toko, penjuallah yang sering harus mendekati pembeli. Cara seperti ini tidak hanya dilakukan oleh para pengecer atau pengusaha kecil saja, melainkan pengusaha besar pun juga sering melakukannya. b. Penjualan Tidak Langsung Di samping penjualan tatap muka, dalam praktek terdapat variasi “menjual” yang dilakukan oleh para penjual, yaitu tidak menggunakan individu atau tenaga-tenaga penjualan. Adapun faktor-faktor atau masalah-masalah yang dapat mempengaruhi terjadinya penjualan tidak langsung ini adalah: 1) Jarak antara penjual dengan pembeli cukup jauh 2) Responsi masyarakat terhadap sebuah iklan atau katalog 3) Biaya penggunaan wiraniaga cukup besar bagi perusahaan 4) Biaya pemesanan langsung cukup besar bagi pembeli 5) Terbatasnya waktu yang dimilki oleh pembeli maupun penjual. Karena penjual atau produsen tidak berhadapan muka secara langsung dengan calon pembeli atau langganannya, maka transaksi jual beli itu dapat dilakukan melaui:
20
1) Penjualan melalui surat atau pos Praktek penjualan melalui surat atau pos ini sering terjadi bilamana: a) Konsumen tertarik dan membeli produk seperti yang terdapat dalam sebuah iklan atau katalog b) Konsumen mengisi formulir pesanan yang diterima secara langsung dari penjual, atau c) Langganan mengirim pesanan kepada penjual melaui pos. 2) Penjualan melaui telepon Kadang-kadang pembeli menginginkan agar pesanannya cepat sampai atau cepat diterima oleh penjual. Untuk maksud tersebut dapatlah dilakukan dengan menggunakan telepon. Baik untuk jarak jauh maupun dalam kota, cara tersebut mudah dilakukan. Dalam penjualan melalui telepon ini, biasanya penjual lebih mengutamakan langganan atau pembeli yang sudah dikenalnya. Di lain pihak, pembeli yang memesan lewat telepon biasanya sudah mengenal produk yang dipesan atau sudah menjadi langganan. 3) Penjualan dengan mesin otomatis Penjulan dengan mesin otomatis (automatic vending machine) ini dapat dilakukan untuk jenis produk yang relatif kecil bentuknya dan nilai per unitnya rendah, seperti permen. Dengan memasukkan koin atau uang logam ke dalam mesin, pembeli akan mendapatkan barang tersebut setetlah menekan tombol. Karena bentuk mesin ini kebanyakan kecil, tidak terlalu besar, maka pengoperasiannya sering dilakukan di dalam toko, bukannya di luar toko. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga
keamanan
di
samping
penjual
sendiri
dapat
mengawasinya. Penjual yang menggunakan mesin otomatis ini memandang bahwa biaya yang harus dikeluarkan untuk
21
mengoperasikannya masih lebih murah daripada menggunakan pelayan atau tenaga penjualan. 3.
Tiket Kapal Laut Menurut Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Tahun 2015 Tentang Standar Pelayanan Penumpang Angkutan Laut, Kapal adalah kendaraan air dengan bentuk dan jenis tertentu, yang digerakkan dengan tenaga angin, tenaga mekanik, energi lainnya, ditarik atau ditunda, termasuk kendaraan yang berdaya dukung dinamis, kendaraan di bawah permukaan air, serta alat apung dan bangunan terapung yang tidak berpindah-pindah. Salah
satu
dokumen
perjalanan
yang
dibutuhkan
oleh
penumpang yang menggunakan angkutan laut berupa kapal adalah tiket. Sesuai Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor PM 28 Tahun 2016 tentang Kewajiban Penumpang Angkutan Penyeberangan Memiliki Tiket, Tiket adalah suatu dokumen perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan yang berisi pelabuhan asal dan tujuan, tanggal, harga, data penumpang yang digunakan untuk melakukan perjalanan. Dalam wikipedia, tiket adalah kartu atau slip yang digunakan agar bisa memasuki suatu lokasi atau even. Tiket kendaraan adalah dokumen yang diciptakan oleh operator kendaran umum atau agen perjalanan untuk menyatakan bahwa seseorang telah memesan sebuah kursi di sebuah kendaraan. Tiket Kapal Laut berarti dokumen yang menyatakan bahwa sesorang telah memesan kursi di suatu kapal laut. Menurut Peraturan Jederal Perhubungan Darat Tahun 2011 Tentang Daftar Penumpang dan Kendaraan Angkutan Penyeberangan, setiap penumpang sebelum masuk terninal penumpang wajib membeli tiket. Petugas operator pelabuhan di loket penjualan tiket wajib mencatatkan data identitas penumpang. Data identitas penumpang yang dimaksud memuat:
22
a. Nama b. Jenis kelamin c. Usia d. Alamat (kota domisili). Sebelum masuk ke dalam kapal, penumpang yang telah memiliki tiket wajib menyerahkan tiketnya kepada petugas operator kapal. Petugas operator kapal wajib menyobek tiket dari penumpang. Kemudian petugas operator kapal tersebut menyerahkan potongan tiket kepada penumpang. Berdasarkan
Peraturan
Menteri
Perhubungan
Republik
Indonesia Nomor PM 28 Tahun 2016 tentang Kewajiban Penumpang Angkutan Penyeberangan Memiliki Tiket, setiap penumpang angkutan penyeberangan baik penumpang pejalan kaki maupun penumpang pada kendaraan wajib memiliki tiket. Tiket dapat berbentuk potongan kertas yang dapat dicetak melaui perangkat elektronik, di mana informasi yang terdapat tiket harus sesuai dengan identitas penumpang. Tiket dapat diperoleh pada loket penumpang pejalan kaki, loket kendaraan penumpang, dan tempat atau layanan tiket berbasis teknologi informasi. Setiap penumpang wajib menyerahkan tiket kepada petugas operator kapal. Petugas operator kapal wajib menolak penumpang yang tidak memiliki tiket untuk masuk kapal angkutan penyeberangan. Yang dimaksud dengan Operator Kapal adalah Badan Hukum Indonesia yang kegiatannya mengusahakan kapal yang digunakan untuk melayani angkutan penyeberangan. B. METODE PENGAMATAN 1.
Lokasi Pengamatan Menurut
H.B.
Sutopo
(2002:
52-53)
dalam
bukunya
“Metodologi Penelitian Kualaitatif”, menyatakan bahwa tempat atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian
23
juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas dilakukan bila digali lewat sumber lokasinya baik yang merupakan tempat maupun lingkungannya. Dari pemahaman lokasi dan lingkungannya peneliti bisa secara cermat mencoba mengkaji dan secara kritis menarik kemungkinan simpulan yang berkaitan dengan permasalahan penelitian. Dari pengamatan pada tempat dengan keragaman benda yang berada di lokasi, peneliti sering bisa memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku atau peristiwa yang terjadi, atau bahkan sangat berkaitan dengan sikap dan pandangan para pelakunya. Pengamatan mengenai administrasi penjualan tiket kapal laut ini mengambil tempat di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang merupakan badan usaha pengoperasian kapal laut yang beralamat di Jalan Mpu Tantular Nomor 25 Semarang. Lokasi ini dipilih oleh penulis dengan pertimbangan: a. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dianggap dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang diamati. b. Penulis memperoleh izin untuk melakukan pengamatan di tempat tersebut. 2.
Jenis Pengamatan Pengamatan ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif di mana data yang dikumpulkan berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih dari pada sekedar angka atau frekuensi. Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data (H.B. Sutopo, 2002: 35). Pengamatan dilakukan dengan menggunakan teknik observasi berperan. Menurut H.B. Sutopo (2002: 64) menyatakan bahwa teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa
24
peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda, secara langsung maupun tidak langsung. Pada observasi langsung dapat dilakukan dengan mengambil peran atau tak berperan. Spradley dalam H.B. Sutopo (2002: 65) menjelaskan bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi dapat dibagi menjadi (1) tak berperan sama sekali, (2) observasi berperan, yang terdiri dari (1) berperan pasif, (2) berperan aktif, (3) berperan penuh, dalam arti peneliti benar-benar menjadi warga (bagian) atau anggota kelompok yang sedang diamati. Jenis observasi yang digunakan dalam pengamatan ini adalah observasi berperan aktif. H.B. Sutopo (2002: 67), menjelaskan bahwa dalam observasi berperan aktif peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitiannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Peneliti bahkan bisa berperan yang tidak hanya dalam bentuk dialog maupun bercakap-cakap yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa mengarahakan peristiwa-peristiwa yang sedang dipelajari demi kemantapan datanya. Di dalam melakukan pengamatan ini selain melihat dan mengamati setiap peristiwa yang terjadi di lokasi, penulis juga turut berpartisipasi atau berperan dalam melakukan kegiatan yang berkaitan dengan permasalahan yang diamati, yaitu mengenai administrasi penjualan tiket. 3.
Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Teknik Penetuan Sampel: Purposive Sampling Untuk mendapatkan data yang akurat sesuai dengan permasalahan yang diamati maka penulis harus menentukan teknik penetuan sampel yang tepat. Menurut H.B. Sutopo (2002: 56) dalam penelitian kualitatif sumber data yang digunakan tidak mewakili
25
populasinya tetapi cenderung mewakili informasinya. Karena pengambilan cuplikan didasarkan atas berbagai pertimbangan tertentu, maka pengertiannya sejajar dengan jenis teknik cuplikan yang dikenal sebagai sebagai purposive sampling, dengan kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. b. Sumber Data Dalam bukunya, H.B. Sutopo menyatakan bahwa pemahaman mengenai berbagai sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Data tidak akan bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. (2002: 49). Sumber data yang dipilih penulis adalah: 1) Narasumber (informan) Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber di sini memiliki peran yang sama, dan narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki (H.B. Sutopo, 2002: 50). Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, penulis menggali informasi dari narasumber yaitu Bapak Edi Rachman sebagai Assisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. 2) Tempat atau Kejadian Tempat atau lokasi merupakan salah satu sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti dengan cara mengamati kondisi dari peristiwa atau aktivitas dari lokasi itu. Dalam hal
26
ini penulis mengamati berbagai kejadian atau aktivitas yang terjadi di tempat magang khususnya kegiatan yang berkaitan dengan masalah yang ingin diamati. Menurut H. B. Sutopo (2002: 51), dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, peneliti bisa mengetahui proses bagaimana
sesuatu
terjadi
secara
lebih
pasti
karena
menyaksikan sendiri secara langsung. 3) Dokumen H. B. Sutopo (2002: 54), menyatakan bahwa dokumen merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Ia merupakan rekaman tertulis (tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktivitas atau peristiwa tertentu). Untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat, penulis harus mampu membaca dan memahami berbagai literatur yang ditemui di tempat magang baik berupa data, arsip, atau benda lain yang khususnya yang berkaitan dengan permasalahan yang diamati. 4.
Teknik Pengumpulan Data Adapun startegi pengumpulan data dalam penelitian kualitatif secara umum dikelompokkan ke dua cara, yaitu metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goets & LeCompe dalam H. B. Sutopo, 2002: 58). Dalam pengamatan ini, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat interaktif yang terdiri dari: a. Wawancara Sumber data yang sangat penting dalam penelitian kualitatif adalah berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan. Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini
27
diperlukan teknik wawancara, yang dalam penelitian kualitatif khususnya dilakukan dalam bentuk wawancara mendalam (H. B. Sutopo, 2002: 58). Untuk menggali informasi secara akurat penulis melakukan wawancara kepada pihak yang dianggap mengerti dan menguasai mengenai
permasalahan
yang sedang diamati. Wawancara
dilakukan di PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) Cabang Semarang selama periode magang dengan narasumer Bapak Edi Rachman selaku Assisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa. b. Observasi Menurut H. B. Sutopo (2002: 64), menyatakan bahwa teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda, serta gambar. Observasi pada pengamatan ini dilakukan dengan menggunakan teknik observasi berperan aktif. Teknik observasi berperan aktif dilakukan oleh penulis selama periode magang di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) sebagai lokasi magang dengan cara mengamati dan turut aktif dalam kegiatan atau peristiwa yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. c. Pengkajian Dokumen H. B. Sutopo (2002: 69), menjelaskan bahwa dokumen merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam penelitian kualitatif. Dokumen bisa memiliki beragam bentuk, dari yang tertulis sederhana sampai yang lenih lengkap, dan bahkan bisa berupa benda-benda lainnya sebagai peninggalan masa lampau. Peneliti harus bisa bersikap kritis dan teliti terhadap dokumen sebagai sumber data. Sehingga, selain mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen harus memahami tentang maknanya yang tersirat serta dikaji kebenarannya.
28
5.
Teknik Analisis Data Miles & Huber dalam H. B. Sutopo (2002: 91), menyatakan bahwa dalam proses analisis terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen utama tersebut adalah (1) reduksi data, (2) sajian data, dan (3) penarikan simpulan serta verifikasinya. Tiga komponen tersebut menurut H. B. Sutopo (2002: 91-93) terlibat dalam proses analisis dan saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis. a. Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian. Reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan. b. Sajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang tejadi dan memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Sajian data selain dalam bentuk narasi kalimat, juga meliputi berbagai jenis matriks, gambar/skema, jaringan kerja kaitan kegiatan, dan juga tabel sebagai pendukung narasinya. c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar bisa dipertanggunngjawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data
29
kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang timbul melintas pada peneliti pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Model dari analisis interaktif seperti yang telah dijelaskan di atas dapat dilihat pada bagan 3.1 berikut ini: Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif Pengumpulan Data
Reduksi Data
Sajian Data
Penarikan Simpulan / Verifikasi Sumber: H.B. Sutopo (2002: 96) Reduksi data dan sajian data ini harus disusun pada waktu peneliti sudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit yang diperlukan dalam penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti mulai melakukan
usaha
untuk
menarik
kesimpulan
dan
verifikasinya
berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian datanya. Bla simpulan dirasa kurang mantap karena kurangnya rumusan dalam reduksimaupun sajian datanya, maka peneliti wajib kembali melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untk mencari pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data (H.B. Sutopo, 2002: 96).
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA
A. Profil Perusahaan Nama Perusahaan
: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Nama Sebutan
: PT PELNI (Persero)
Bidang Usaha
: Pelayaran
Status Badan Hukum
: Perseroan Terbatas
Dasar Hukum
: Keputusan Menteri Perhubungan Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari 1952 dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952
Jumlah Kantor
: 1 Kantor Pusat dan 47 Kantor Cabang
1. Kantor Pusat Alamat
: Jalan Gajahmada Nomor 14 Jakarta Pusat 10130
Nomor Telepon
: +62-21-6334342
Nomor Fax
: +62-21-63854130
Call Center
: +62-21-79180606
Website
: http://www.pelni.co.id
E-mail
:
[email protected]
2. Kantor Cabang Semarang Alamat
: Jalan Mpu Tantular Nomor 25 Semarang, Jawa Tengah
Nomor Telepon
: (024) 3546723, 3546723, 3580814
Nomor Fax
: 024-3555156
E-mail
:
[email protected]
B. Sejarah Peusahaan Sejarah berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) bermula dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Bersama (SKB) antara 30
31
Menteri Perhubungan dan Menteri Pekerjaan Umum tanggal 5 September 1950 yang isinya mendirikan Yayasan Penguasaan Pusat Kapal-kapal (PEPUSKA). Latar belakang pendirian Yayasan PEPUSKA diawali dari penolakan pemerintah Belanda atas permintaan Indonesia untuk mengubah status maskapai pelayaran Belanda yang beroperasi di Indonesia, N.V. K.P.M (Koninklijke Paketvaart Matschappij) menjadi Perseroan Terbatas (PT). Pemerintah Indonesia juga menginginkan agar kapal-kapal KPM dalam menjalankan operasi pelayarannya di perairan Indonesia menggunakan bendera Merah Putih. Pemerintah Belanda dengan tegas menolak semua permintaan yang diajukan oleh pemerintah Indonesia. Dengan modal awal 8 (delapan) unit kapal dengan total tonage 4.800 DWT (Death Weight Ton), PEPUSKA berlayar berdampingan dengan armada KPM yang telah berpengalaman lebih dari setengah abad. Persaingan benar-benar tidak seimbang ketika itu, karena armada KPM selain telah berpengalaman, jumlah armadanya juga lebih banyak serta memiliki kontrak-kontrak monopoli. Akhirnya pada 28 April 1952 Yayasan Pepuska resmi dibubarkan. Pada saat yang sama didirikanlah PT PELNI dengan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perhubungan Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari 1952 dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952, serta Berita Negara Republik Indonesia No. 50 tanggal 20 Juni 1952. Sebagai Presiden Direktur Pertamanya diangkatlah R. Ma'moen Soemadipraja (1952-1955). Delapan unit kapal milik Yayasan Pepuska diserahkan kepada PT PELNI sebagai modal awal. Karena dianggap tidak mencukupi maka Bank Ekspor Impor menyediakan dana untuk pembelian kapal sebagai tambahan dan memesan 45 "coaster" dari Eropa Barat. Sambil menunggu datangnya "coaster" yang dipesan dari Eropa, PT PELNI mencarter kapal-kapal asing yang terdiri dari berbagai bendera. Langkah ini diambil untuk mengisi trayek-trayek yang ditinggalkan KPM. Setelah itu satu persatu kapal-kapal yang dicarter itu diganti dengan "coaster" yang datang dari Eropa.
32
Kemudian ditambah lagi dengan kapal-kapal hasil pampasan perang dari Jepang. Status PT PELNI mengalami dua kali perubahan. Pada tahun 1961 pemerintah menetapkan perubahan status dari Perusahaan Perseroan menjadi Perusahaan Negara (PN) dan dicantumkan dalam Lembaran Negara RI No. LN 1961. Kemudian pada tahun 1975 status perusahaan diubah dari Perusahaan Negara (PN) menjadi Perseroan terbatas (PT) PELNI sesuai dengan Akte Pendirian No. 31 tanggal 30 Oktober 1975. Perubahan tersebut dicantumkan dalam Berita Negara RI No. 562-1976 dan Tambahan Berita Negara RI No. 60 tanggal 27 Juni 1976. Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangan usaha, perusahaan mengalami beberapa kali perubahan bentuk Badan Usaha. Pada tahun 1975 berbentuk Perseroan sesuai Akta Pendirian Nomor 31 tanggal 30 Oktober 1975 dan Akte Perubahan Nomor 22 tanggal 4 Maret 1998 tentang Anggaran Dasar PT PELNI yang diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 16 April 1999 Nomor 31 tambahan Berita Negara Nomor 2203. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) memiliki 47 cabang yang beroperasi di seluruh Indonesia. Sejarah PT PELNI bersifat nasionalisasi, sehingga seluruh cabang mengikuti atau menyesuaikan dengan sejarah PT PELNI Pusat, salah satunya yaitu PT PELNI Cabang Semarang. Tanggal berdiri dan beroperasinya PT PELNI Cabang Semarang diperingati dan dirayakan sesuai dengan berdirinya PT PELNI Pusat, begitu juga dengan seluruh cabang di Indonesia. C. Kegiatan Usaha 1. Usaha Pokok Usaha pokok PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) adalah menyediakan jasa angkutan transportasi laut yang meliputi jasa angkutan penumpang dan jasa angkutan muatan barang antar pulau. Saat ini perusahaan mengoperasikan 28 unit armada kapal penumpang
33
yang
diklasifikasi
berdasarkan
kapasitas
jumlah
penumpang,
diantaranya : Kapal tipe 3.000 pax, tipe 2.000 pax, tipe 1.000 pax, tipe 500 pax, tipe Ro-Ro (Roll on-Roll off) dan 1 unit kapal ferry cepat dengan kapasitas seluruhnya berjumlah 36.913 penumpang. Disamping itu PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) juga mengoperasikan 4 unit armada kapal barang dengan total bobot mati berjumlah 1.200 ton. Wilayah Indonesia yang terdiri dari 17.503 pulau, sangat membutuhkan sarana transportasi laut untuk menghubungkan pulaupulau yang tersebar di seluruh Indonesia. Sesuai SK Dirjen Perla no. AT 55/I/8/DJPL-06 Tgl 5 April 2006 tentang penetapan jaringan trayek tetap dan teratur (Liner) angkutan laut penumpang dalam negeri untuk PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Tempat yang disinggahi berjumlah 91 pelabuhan dengan 47 kantor cabang dan kurang lebih 300 travel agent yang tersebar diseluruh Indonesia. Sesuai misinya “Mengelola dan mengembangkan angkutan laut guna
menjamin
aksesibilitas
masyarakat
untuk
menunjang
terwujudnya wawasan nusantara”, PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persrro) melaksanakan tanggung jawabnya dengan tidak hanya terbatas melayari route komersial, tetapi juga melayani pelayaran dengan route pulau-pulau kecil terluar (Pepres No.78 tahun 2005 tentang Pengelolaan Pulau-pulau Kecil Terluar). Di samping itu pemanfaatkan sumber daya alam dalam rangka pembangunan yang berkelanjutan
dan
pemberdayaan
masyarakat
dalam
rangka
peningkatan kesejahteraan dapat tercapai sesuai target sasaran. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang sampai saat ini melayani perjalanan kapal laut dengan mengoperasikan atau memberangkatkan 6 kapal motor, yaitu KM Ciremai, KM Egon, KM Binaiya, dan KM Kelimutu, KM Leuser dan KM Lawit. Route perjalanan dari kapal-kapal tersebut terdiri dari beberapa pulau di Indonesia, di mana pelabuhan tujuan oleh kapal yang diberangkatkan dari pelabuhan Semarang dapat dilihat pada lampiran, yaitu pada
34
Jadwal Keberangkatan Kapal PT PELNI TD Tanjung Mas (Semarang), Rencana Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Penumpang di Tg. Mas Semarang Bulan Februari 2016 dan Daftar Tarif Tiket Kapal Dari Pelabuhan Tanjung Mas-Semarang. 2. Usaha Terkait Lainnya a. Usaha Sampingan 1) Hotel Bahtera Cipayung, Bogor, Jawa Barat b. Usaha Penunjang (Unit Bisnis Strategis) 1) Angkutan Bandar 2) Keagenan Kapal 3) Dock/Perbengkelan Kapal (Galangan Surya, Surabaya, Jawa Timur) 4) Pelayanan Penumpang Kapal 5) Property Management PELNI c. Anak Perusahaan 1) PT. SBN : Bongkar Muat & EMKL 2) PT. PIDC : Freight Forwarding, Pengelolaan Over bagasi 3) Rumah Sakit PELNI D. Sumber Daya Manusia Selain terus meningkatkan pelayanan dan produktifitas kepada para karyawan, manajemen menyadari bahwa sumber daya manusia merupakan sebuah aset terbesar dan juga merupakan salah satu kunci utama untuk mempertahankan posisi perusahaan sebagai pelaku pasar yang kuat dan layak diperhitungkan dalam era globalisasi. Sejalan dengan hal tersebut, perusahaan mengembangkan program pelatihan khusus dan berkala yang ditujukan untuk meningkatkan kemampuan teknis dan manajerial para karyawannya.
35
1. Tenaga Kerja Jumlah sumber daya manusia pada akhir tahun 2012 diperkirakan sebanyak 4.535 pegawai dengan rincian sebagai berikut: a. PT. PELNI 1) Kantor Pusat
: 405
2) Kantor Cabang
: 568
3) Pegawai Laut/ABK
: 2.588
Sub Jumlah
: 3.561 Pegawai
b. Usaha Sampingan 1) Galangan Surya
: 20
2) Wisma Bahtera Cipayung : 23 Sub Jumlah
: 43 Pegawai
c. Perusahaan Anak 1) PT SBN
: 136
2) RS. PELNI Petamburan : 792 3) PT PIDC
:3
Sub Jumlah
: 931 Pegawai
Jumlah Total
: 4.535 Pegawai
d. Jumlah Tenaga Kerja PT PELNI (Persero) Cabang Semarang: 18 Pegawai 2. Pelatihan Perusahaan telah mengembangkan program pelatihan khusus dan
berkala
untuk
meningkatkan
keahlian
operasional
para
karyawannya. Pelatihan dititikberatkan pada spesialisasi teknik dan manajerial dibidang masing-masing guna meningkatkan kinerja dan kompetensi yang mengarah pada peningkatan mutu pelayanan yang berkualitas tinggi. Profesionalisme ABK (Anak Buah Kapal) yang dilengkapi dengan Sertifikasi Pengawakan (sesuai STCW 95) antara lain: a. Sertifikat Keahlian: 1) ANT (Ahli Nautika Tingkat)
36
2) ATT (Ahli Teknik Tingkat) b. Sertifikat Ketrampilan: 1) BST (Basic Safety Training) 2) AFF (Advance Fire Fighting) 3) GMDSS (Global Maritime Distress Safety Sistem) 4) SCRB (Survival Craft and Rescue Boat) 5) MEFA (Medical First Aid) 6) Medical Care on Board 7) Radar Simulator 8) ARPA Simulator 9) Crowd Management 10) Crisis Management 11) BRM (Bridge Resource Management)
E. Tata Kelola Perusahaan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) memiliki kewajiban untuk menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) dengan tujuan agar perusahaan memiliki daya saing yang kuat, baik secara nasional maupun internasional sehingga mampu mempertahankan keberadaannya dan hidup berkelanjutan untuk mencapai maksud dan tujuan Bada Usaha Milik Negara (BUMN) serta terciptanya dunia usaha yang semakin dinamis dan kompetitif. Penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) di lingkungan PT PELNI (Persero) sesuai dengan Peraturan Menteri Negara BUMN tanggal 01 Agustus 2011 nomor: PER-01 /MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara dan Surat Keputusan Sekretaris Kementerian BUMN nomor: SK-16/S.MBU/2012 tanggal 6 Juni 2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara.
37
Dengan memperhatikan pentingnya tujuan penerapan GCG, maka PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berkomitmen untuk mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip-prinsip GCG yaitu transparancy, accountability, responsibility, indepedency dan fairness. Komitmen ini diwujudkan dalam: 1. Pedoman GCG & SK Pedoman GCG PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) 2. Pedoman Code of conduct & SK Pedoman Code of Conduct PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) 3. Tata Laksana Kerja (Bord Manual) Direksi & Dewan Komisaris PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) 4. Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero): a. Benturan Kepentingan Dewan Komisaris b. Benturan Kepentingan Direksi 5. Pakta Integritas PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
a. Pakta Integritas Dewan Komisaris b. Pakta Integritas Direksi 6. Pedoman Penanganan Gratifikasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) 7. Manajemen risiko PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) 8. Annual Report PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero): a. AR 2009 b. AR 2010 c. AR 2011 d. AR 2012 e. AR 2013 f. AR 2014 Aturan dan ketetapan tersebut di atas merupakan dasar bagi insan PELNI untuk menjalankan perusahaan.
38
F. Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi: “Menjadi Perusahaan Pelayaran yang Tangguh dan pilihan Utama Pelanggan” 2. Misi: a. Mengelola dan mengembangkan angkatan laut guna menjamin aksesibilitas masyarakat untuk menunjang terwujudnya wawasan nusantara. b. Meningkatkan kontribusi pendapatan bagi negara, karyawan serta berperan
di
dalam
pembangunan
dan
pelayanan
kepada
masyarakat. c. Meningkatkan nilai perusahaan melalui kreativitas, inovasi, dan pengembangan kompetensi Sumber Daya Manusia. d. Menjalankan usaha secara adil dengan memperhatikan azas manfaat bagi semua pihak yang terlibat (Stakeholders), dan menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG). G. Budaya Perseroan Dalam mencapai visinya, PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berkomitmen untuk menerapkan Tata Nilai Utama (Core Value) sebagai berikut: 1. Integritas Setiap INSAN PELNI harus bertindak dengan integritas (kejujuran, konsisten, komitmen, berani dan dapat dipercaya) dalam rangka mencapai
keunggulan
dalam
kinerja
berdasarkan
tuntutan
“stakeholders” 2. Service Exellence Fokus pada pelanggan untuk memberikan pelayanan prima dan memastikan produk atau jasa yang dikerjakan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan
39
3. Continous Learning Setiap INSAN PELNI harus mampu mentransformasikan dirinya secara berkelanjutan, berdasarkan tuntutan yang sedang maupun akan terjadi 4. Careness Menjaga keselamatan, keamanan dan kesehatan lingkungan untuk pekerja, mitra kerja, pelanggan maupun masyarakat pada umumnya.
H. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang 1. Struktur Organisasi Bagan 3. 1 Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
Sumber: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. 40
41
3. Deskripsi Tugas dan Pekerjaan a. Kepala Cabang 1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah, pendek, dan program kerja perusahaan di cabang 2) Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan pelaporan bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan usaha cabang 3) Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan pelaporan bidang adm. cabang 4) Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi kegiatan property management, meliputi bidang perencanaan, pendayagunaan, dan pengembangan usaha serta adm. cabang 5) Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan serta administrasi di Kantor Sub. Cabang 6) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan cabang, yang meliputi
kegiatan:
perencanaan,
pendayagunaan,
dan
pengembangan usaha serta administrasi Cabang 7) Mengorganisir
dan
mengendalikan
pengelolaan
SDM
pelaksana kegiatan di cabang 8) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelolaan adm. Kegiatan cabang 9) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data, informasi dan pelaporan hasil kegiatan di cabang 10) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain yang diberikan oleh atasan atau BOD.
42
b. Kepala Operasi 1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah, pendek, dan program kerja perusahaan di bidang perencanaan, pengendalian dan pengembangan kegiatan usaha cabang 2) Menyiapkan
konsep
pengaturan
kebijakan,
kegiatan
perencanaan, pengendalian dan pengembangan usaha cabang yang meliputi penyiapan administrasi, pengelolaan dan pengendalian operasional usaha cabang serta dokumen termasuk dan tidak terbatas meliputi kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran jasa perusahaan, pelayanan
kapal,
pemanfaatan
Departure
fasilitas
Control
kepelabuhanan,
System penetapan
(DCS), dan
pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut, on time performance kapal, kepuasan pengguna jasa (customer satisfaction) serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang optimal 3) Menyelenggarakan kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengembangan
usaha
cabang
yang meliputi
penyiapan
administrasi, pengelolaan dan pengendalian operasional usaha cabang serta dokumen termasuk dan tidak terbatas meliputi kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran jasa perusahaan, pelayanan kapal, Departure Control System (DCS), pemanfaatan fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut, on time performance, kepuasan pengguna jasa (customer satisfaction), serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang optimal 4) Memantau,
mengkoordinir
dan
mengendalikan
penyelenggaraan kegiatan perencanaan dan pengendalian
43
kegiatan operasi pelayanan kapal perusahaan pada Kantor Cabang 5) Mengorganisir
dan
mengendalikan
pengelolaan
SDM
pelaksana kegiatan perencanaan dan pengendalian operasional usaha cabang 6) Mengorganisir
dan
mengendalikan
ketertiban
pengelola
administrasi kegiatan perencanaan dan pengendalian usaha cabang 7) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan administrasi usaha cabang 8) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data, informasi, dan pelaporan serta laporan khusus hasil kegiatan perencanaan dan pengendalian layanan usaha cabang sesuai dengan ketentuan yang berlaku 9) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain-lain yang diberikan oleh atasan. c. Kepala Administrasi Keuangan 1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah, pendek dan program kerja perusahaan di bidang administrasi keuangan 2) Menyiapkan
konsep
keuangan
perusahaan
pengaturan termsuk
kebijakan
administrasi
pembuatan
pedoman
pengelolaan hutang, pencairan piutang, penempatan dana, penerimaan dan pengeluaran kas/bank berikut verifikasi buktibuktinya,
pemotongan
dan
penyetoran
iuran
pegawai,
administrasi dan penyimpanan surat berharga serta bkti-bukti kekayaan perusahaan 3) Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi kegiatan administrasi keuangan perusahaan
44
4) Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan administrasi keuangan perusahaan di kantor cabang, kapal, dan SBU 5) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan administrasi keuangan, termasuk pengelolaan hutang, pencairan piutang, penempatan dana, penerimaan dan pengeluaran kas/bank berikut verifikasi bukti-buktinya, pemotongan dan penyetoran iuran pegawai, administrasi dan penyimpanan surat berharga beserta bukti-bukti kekayaan perusahaan yang optimal 6) Mengorganisir
dan
mengendalikan
pengelolaan
SDM
pelaksana kegiatan administrasi keuangan 7) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelolaan administrasi kegiatan administrasi keuangan perusahaan 8) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan administrasi perkantoran bidang administrasi keuangan 9) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data, informasi dan pelaporan hasil kegiatan administrasi keuangan perusahaan 10) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan administrasi perkantoran dan layanan umum kerumahtanggaan kantor cabang 11) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. d. Asisten Manager Keuangan 1) Penyerahan RKA 2) Ketepatan Laporan Perpajakan 3) Penyerahan Laporan Bulanan 4) Penyerahan Laporan Triwulan 5) Penyerahan Laporan Tahunan e. Asisten Manager Pelayanan Jasa 1) Penyerahan RKA
45
2) Realisasi RKA 3) Response Time atas masalah operasional 4) Service ability performance peralatan penunjang pelayanan 5) Tanggal akhir pelaporan berkala 6) Melaksanakan pengawasan EMB/DBD f. Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa 1) Penyerahan SKA 2) Realisasi SKA 3) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan penjualan tiket kapal 4) Melakukan
pengawasan terhadap kegiatan
boarding di
pelabuhan 5) Pelaporan hasil penjualan tiket harian
g. Pjs. Asisten Manager Sumber Daya Manusia (SDM) dan Umum 1) Penyerahan SKA 2) Realisasi SKA 3) Penyiapan fasilitas bidang umum (pemeliharaan aset atau inventaris) 4) Produktivitas SDM 5) Tanggal akhir pelaporan berkala RKA 6) Pelaporan absensi h. Senior Staff 1 1) Membuat konsep surat-surat (surat keluar cabang, nota dinas, SPJ dan lain-lain dan pengarsipan) 2) Melakukan rekap data aset dan inventaris cabang 3) Membuat data check list dan kontrol service aset atau inventaris barang kantor 4) Kegiatan pelayanan tamu 5) Melakukan koordinasi dengan instansi terkait pelaksanaan sertifikasi ABK (insidental) i. Junior Staff 1 1) Membuat JV
46
2) Melayani permintaan tiket, administrasi agent atau travel 3) Membuat laporan tiket bulanan 4) Membuat laporan bulanan, triwulan ke kantor pusat 5) Administrasi tiket batal dan rusak j. Junior Staff 2 1) Melaksanakan kegiatan penjualan tiket kapal penumpang 2) Mencetak laporan penjualan tiket harian k. Junior Staff 3 1) Membuat surat-surat pelk clearence kapal 2) Mengajukan biaya uang rambu ke kapal 3) Melakukan koordinasi ke instansi terkait utk proses clearence 4) Melaksanakan EMB/DBD kapal 5) Melaksanakan clearence kapal turis l. Sub Cabang Cirebon 1) Melakukan
kegiatan
Administrasi
ticketing
(penjualan,
membuat rekap dan laporan ticketing, entry data ticketing oracle) 2) Melakukan pengecekan, pemeliharaan aset kantor sub cabang Cirebon 3) Melakukan Administrasi keuangan (membuat estimasi biaya dan
melaporkan
ke
Cabang
Semarang,
administrasi
pembayaran telepon, listrik, air, administrasi pembayaran pensiun) 4) Melakukan administrasi umum (pembayaran SPJ, surat pengantar berobat, clearence in out) m. Junior Officer 1 1) Membuat atau menghitung biaya disbursement kapal keagenan lokal atau asing 2) Membuat surat keluar utk urusan UPK 3) Membuat invoice kapal-kapal keagenan 4) Mengurus perpanjangan sertifikat kapal-kapal
47
5) Membuat laporan sweping kapal-kapal 6) Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait proses clearence n. Junior Officer 2 1) Membuat dokumen atau surat-surat internal 2) Kegiatan pelayanan tamu 3) Melakukan rekap data OB o. Kasir 1) Membuat BPU 2) Membayar tagihan CBV 3) Membuat laporan posisi keuangan 4) Membuat daftar dan melakukan pembayaran pensiunan PELNI p. Administrasi Officer 1 1) Mengentry data kas harian 2) Memilah dan mengarsip data kas, bank, memo, dan dokumen lainnya 3) Membantu membuat laporan ticketing bulanan 4) Mengumpulkan data-data KP1danKP2 Keagenan 5) Mengambil rekening koran Mandiri dan BNI 6) Mencetak dan mengarsip buku besar q. Administrasi Officer 2 1) Membuat jadwal kapal 2) Mengetik PPKB masuk 3) Menyiapkan tangga kapal 4) Menghubungi petugas air pelindo 5) Melaksanakan EMB/DBD 6) Mencatat laporan harian 7) Membuat laporan bulanan ke ADPEL PELINDO r. Administrasi Officer 3 1) Melengkapi nomor Dokumen BL 2) Membuat resi mualim, cargo list, tiket kendaraan, BPU
48
3) Menyelesaikan pembuatan manifest 4) Menyelesaikan laporan B60B 5) Melakukan penggandaan atau arsip muatan Dalam
pengamatan
ini,
penulis
mempelajari
mengenai
administrasi penjualan tiket kapal laut, di mana pada PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang penjualan tiket dilakukan oleh Petugas Loket sebagai Staff Pemasaran dan Penjualan Jasa yang bertugas di bawah Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa. Semua urusan penjualan tiket menjadi tugas dan tanggung jawab Petugas Loket atau Staff Pemasaran dan Penjualan Jasa dengan pengawasan dari Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa. Petugas Loket bertanggung jawab atas penjualan sampai dengan pencetakan Rekapitulasi Kas List Harian Loket, sedangkan untuk pelaporan Rekapitulasi tersebut menjadi tanggung jawab Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa.
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Administrasi penjualan tiket kapal laut merupakan serangkaian kegiatan yang menyangkut proses penjualan tiket, syarat dan ketentuan serta dokumendokumen yang dibutuhkan dalam proses penjualan tersebut. Dalam hal ini, penulis membahas tentang administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah penulis pelajari selama magang. Rangkaian kegiatan administrasi penjualan tiket kapal laut yang akan penulis sampaikan berkaitan dengan hal-hal berikut: A. Prosedur Pembelian Tiket Semua proses yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran tiket, termasuk penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) diatur dengan adanya Standard Operasional Procedure (SOP) Pemasaran Tiket PT PELNI (Persero). Sesuai ketentuan umum penjualan tiket PELNI, tiket dapat dijual mulai H-90 sebelum keberangkatan kapal sampai 2 (dua) jam sebelum keberangkatan kapal kecuali ditentukan lain oleh ketentuan umum perusahaan. Penjualan tiket wajib dilakukan secara online melalui aplikasi ticketing kecuali dalam hal terjadi gangguan sistem ticketing dan force majure dilayani secara offline menggunakan blanko tiket. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, tahap awal dari semua rangkaian kegiatan penjualan tiket adalah adanya pesanan dari pembeli. Dari pemesanan ini, kemudian dapat terjadi transaksi jual-beli tiket. Pembelian tiket dapat dilakukan oleh calon penumpang ataupun diwakilkan dengan cara datang langsung ke loket penjualan tiket di kantor PT Pelayanan Nasional Indonesia (Persero) di cabang-cabang terdekat atau di agen resmi penjulan tiket PELNI yang telah terdaftar. Sesuai pengamatan penulis serta dokumen yang diperoleh penulis selama magang, tatacara pembelian tiket sesuai dengan Standard Operasional 49
50
Procedure (SOP) Pemasaran Tiket PT PELNI (Persero) adalah sebagai berikut: 1. Mengisi formulir yang disediakan petugas secara gratis dengan jelas. Setiap calon pembeli yang datang di loket penjualan tiket atau di agen penjualan tiket PELNI akan diberikan selembar formulir pemesanan tiket secara gratis. Formulir ini wajib diisi dengan jelas dan lengkap oleh pembeli, karena data yang tercantum di dalam formulir tersebut akan digunakan sebagai referensi untuk proses issued atau pengisian data tiket agar tiket dapat dicetak. Data yang harus diisi dalam formulir ini terdiri dari nama kapal; tujuan; tanggal keberangkatan; kelas yang diinginkan; identitas penumpang yang terdiri dari: nama calon penumpang (sesuai dengan kartu identitas), jenis kelamin serta usia calon penumpang; identitas pemohon atau pemesan yang terdiri dari: nama pemohon, alamat, nomor telepon atau HP, nomor KTP/Pasport; tanda tangan pemohon atau pemesan. Bentuk formulir pemesanan tiket tersebut adalah sebagai berikut: Gambar 4. 1 Formulir Pemesanan Tiket
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
51
2. Menyerahkan formulir yang telah diisi kepada loket yang telah tersedia secara tertib, antri. Setelah mengisi formulir yang diberikan secara jelas dan lengkap, calon pembeli dapat menyerahkan formulir tersebut kepada petugas loket yang melayani. Pembeli harus tertib dan antri dengan sesama pembeli lainnya agar proses pembelian dapat berjalan dengan lancar. 3. Petugas menerima formulir kemudian tiket di-issued. Dari data yang telah tercantum pada formulir, petugas kemudian dapat melakukan pengisian data tiket atau issued tiket. Pengisian data tiket ini dilakukan dengan menggunakan aplikasi ticketing milik PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) melalui menu penjualan. Data yang diisikan pada proses issued ini harus sesuai dengan data yang tercantum pada formulir agar tidak terjadi kesalahan pada hasil pencetakan tiket berkaitan dengan identitas calon penumpang. 4. Calon pembeli tiket menyerahkan uang sesuai permintaan petugas loket berdasarkan formulir kemudian tiket diserahkan. Setelah semua data yang diperlukan selesai di-input pada aplikasi ticketing, maka akan muncul berapa harga atau tarif yang harus dibayarkan oleh calon pembeli sesuai dengan ketentuan tarif yang berlaku. Sebelum tiket dicetak, petugas loket akan meminta uang kepada calon pembeli sejumlah total harga yang harus dibayarkan. Setelah pembeli menyerahkan uang yang dimaksud, petugas kemudian mencetak tiket yang dipesan dan menyerahkannya kepada pembeli. 5. Calon pembeli harus memperhatikan apakah tiket yang diterima dari petugas sudah sesuai dengan permintaan sebelum meninggalkan ruang antrian. Pembeli harus teliti dan melakukan pengecekan setelah menerima tiket yang diberikan oleh petugas sebelum meninggalkan tempat antrian untuk memastikan ada atau tidaknya kesalahan data atau informasi yang tercantum pada tiket yang diterimanya. Jika semua
52
informasi yang tertera pada tiket sudah benar, maka pembeli dapat meninggalkan loket. B. Prosedur Penunjukkan Agen Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia Menurut informan di tempat magang, selain dilakukan di loket-loket penjualan tiket di kantor cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero), penjualan tiket kapal PT PELNI juga dapat dilakukan pada agen-agen resmi penjualan tiket PT PELNI. Agen resmi penjualan tiket kapal PT PELNI adalah badan usaha yang telah memiliki kontrak resmi atau telah ditetapkan sebagai agen penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Proses pemesanan tiket sampai dengan pencetakan tiket yang dilakukan pada agen penjualan adalah sama dengan proses penjualan di loket cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero), tetapi untuk pembelian tiket di agen penjualan akan dikenakan biaya administrasi sebesar Rp 10.000,-. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan narasumber, syarat umum untuk dapat menjadi agen penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut: 1. Berbentuk badan hukum, seperti PT, CV, Firma serta badan usaha berbadan hukum lainnya. 2. Memiliki Akte Pendirian Perusahaan 3. Memiliki Tanda Daftar Perusahaan (TDP) 4. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 5. Memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) 6. Sebagai Anggota Asosiasi Travel 7. Memiliki Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) 8. Memiliki perangkat komputer on-line dengan sistem PT PELNI 9. Memiliki jaringan telepon dan email 10. Memiliki brankas untuk penyimpanan blanko tiket 11. Memasang papan nama dengan standar PT PELNI.
53
Selain syarat-syarat umum di atas, badan usaha yang ingin menjadi agen penjualan tiket kapal PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) juga harus memenuhi persyaratan lain yaitu berupa persyaratan kantor agen penjualan yang terdiri dari: 1. Memiliki struktur organisasi perusahaan. 2. Memiliki pegawai dengan kompetensi sesuai kebutuhan standar dan memiliki sertifikasi standar reservasi PT PELNI. 3. Menempati gedung kantor yang dilengkapi dengan: a. Telepon atau akses internet b. Facsimile c. E-mail d. Papan informasi e. Komputer. 4. Memilki papan nama informasi agen penjualan tiket kapal PT PELNI yang disertai pemasangan logo PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero). 5. Agen penjualan tiket wajib memasang syarat dan ketentuan pengangkutan penumpang serta tarif tiket penumpang angkutan laut. Proses untuk menjadi agen penjulan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) melalui beberapa tahap, yaitu sebagai berikut: 1. Calon agen penjualan mengajukan permohonan secara tertulis yang ditujukan kepada Direktur Komersial serta melampirkan kelengkapan persyaratan umum. 2. Senior Manager PKP mengevaluasi surat permohonan calon agen, kelengkapan atau kebenaran administrasi, dan melakukan survei lokasi. 3. Apabila hasil evaluasi dan survei menyatakan kebenaran dan layak untuk disetujui, selanjutnya Senior Manager PKP memberitahukan persetujuannya secara tertulis melalui surat kepada calon Agen Penjualan Tiket Kapal PT PELNI.
54
4. Setelah mendapat persetujuan dari Senior Manager PKP, Agen Penjualan Tiket Kapal PT PELNI diminta untuk mempersiapkan infrastruktur yang dibutuhkan dengan spesifikasi yang diatur lebih lanjut dalam perjanjian. 5. Apabila infrastruktur dinyatakan siap beroperasi, dilakukan penanda tanganan kontrak perjanjian kerjasama oleh Kepala Cabang dengan pimpinan Agen Penjualan Tiket Kapal PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). 6. Divisi PKP memberikan nomor registrasi atau ijin akses online kepada Agen Penjualan Tiket Kapal PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Untuk membuat perikatan antara PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dengan Agen Penjualan, dituangkan dalam kontrak Perjanjian Kerja Sama yang ditanda tangani oleh Direktur Komersial dan Pimpinan Agen Penjualan. Perjanjian dibuat rangkap dua dan masing-masing bermaterai cukup dengan kekuatan hukum yang sama untuk masingmasing pihak. Lingkup hak dan kewajiban PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dengan agen penjualan diatur dalam perjanjian atau Kontrak yang telah disepakati. Setelah resmi menjadi agen penjualan tiket kapal PT Pelayaran Nasional
Indonesia
(Persero),
agen
penjualan
dapat
melakukan
pengambilan blanko tiket kapal PT PELNI ke kantor cabang. Proses permintaan blanko tiket oleh agen penjualan ke kantor cabang adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan agen penjualan membuat permintaan tiket kepada Kepala Cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) setempat sesuai dengan kebutuhan dengan melampirkan: a. Daftar rekapitulasi penjualan tiket b. Laporan sisa blanko tiket yang belum terjual c. Laporan tiket yang rusak d. Bukti pembayaran penggantian tiket rusak
55
e. Laporan tiket batal f. Laporan blanko tiket hilang bilamanna terjadi kehilangan blanko tiket dengan menjelaskan penyebab kehilangan dan melampirkan keterangan kehilangan dari kepolisian g. Bukti pembayaran penggantian tiket hilang h. Surat kuasa pengambilan tiket apabila dikuasakan. 2. Jumlah fisik tiket yang menjadi stock agen penjualan harus sesuai dengan jumlah uang jaminan tiket yang didepositkan. 3. Agen penjualan diperkenankan menambah jumlah jaminan tiket dengan membayar uang penambahan jaminan tiket yang didepositkan. 4. Besaran uang jaminan per tiket diatur dalam Peraturan Perusahaan PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) 5. Surat permintaan blanko tiket dari agen penjualan ke kantor cabang diproses selambat-lambatnya satu hari setelah diterima di kantor cabang. 6. Setelah memeriksa permintaan blanko tiket dari agen penjualan dan mempertimbangkan persediaan, maka cabang mengalokasikan dan selanjutnya agen penjualan mengambil blanko tiket. 7. Pengambilan
blanko tiket disesuaikan data tiket pada aplikasi
ticketing. Sesuai keternggan dari narasumber, ketentuan pembayaran Deposit dan Jaminan Transaksi Agen Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dilakukan dengan cara menyetor atau transfer ke rekening PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) pada bank yang ditunjuk. Setelah agen penjualan melakukan pembayaran deposit transaksi, maka jumlah saldo akan berubah secara otomatis pada aplikasi ticketing. Kerjasama antara PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dengan Agen Penjualan dalam hal penjualan tiket ini dapat berakhir dengan ketentuan-ketentuan tertentu sesuai dengan peraturan
yang telah
disepakati. Sesuai dengan tata auran penjualan tiket, PT Pelayaran Nasioanl Indonesia (Persero) Cabang melakukan evaluasi terhadap Agen
56
Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berdasarkan kinerja tahunan yang mencakup beberapa aspek meliputi pencapaian kinerja, administrasi dan keuangan yang hasilnya akan digunakan sebagai bahan pertimbangan utama untuk memperpanjang kerjasama pada tahuntahun berikutnya. Saat ini PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) Cabang Semarang memiliki 22 Agen Penjualan Resmi. Daftar agen resmi tersebut dapat dilihat pada lampiran di bawah rencana kedatangan dan keberangkatan kapal penumpang di Tg. Mas Semarang bulan Februari 2016. C. Prosedur Issued dan Pencetakan Tiket Proses issued atau entry data tiket adalah salah satu proses dalam kegiatan pelayanan penjualan tiket kepada pelanggan, di mana proses ini terjadi setelah ada pemesanan dari pelanggan untuk kemudian dapat mencetak tiket yang telah dipesan. Pengisian atau input data tiket dilakukan oleh petugas loket yang melayani penjualan tiket setelah menerima formulir yang telah diisi lengkap oleh pemesan atau calon pembeli. Seperti yang dijelaskan pada prosedur pembelian tiket bahwa data yang di-input harus sesuai dengan yang tertulis pada formulir. Semua proses entry data tiket dilakukan secara online menggunakan aplikasi ticketing. Menurut hasil wawancara penulis dengan narasumber, aplikasi ticketing adalah aplikasi oracle yang diciptakan khusus untuk pengelolaan tiket. Aplikasi ticketing dapat dibuka dan digunakan bagi pihak-pihak yang berkepentingan atau pihak yang memiliki tugas pokok dan fungsi berkaitan dengan ticketing. Informasi yang terdapat dalam aplikasi ini juga dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan berdasarkan kewenangannya masing-masing sesuai dengan password yang telah dimiliki untuk login pada aplikasi ini, maka informasi yang dapat diakses adalah informasi yang sesuai dengan batas kewenangan mereka.
57
Komputer yang digunakan pada loket penjualan tiket adalah komputer yang telah di-setting dengan aplikasi ticketing. Sesuai dengan hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis selama berpartisipasi dalam penjualan tiket, untuk melakukan penjualan dengan proses issued secara online, harus memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Login Langkah pertama yang harus dilakukan oleh petugas loket adalah aplikasi ticketing untuk dapat login. Setelah aplikasi ticketing terbuka, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Ketika muncul tampilan seperti di atas, petugas harus login dengan mengisi kolom username dan password yang mereka miliki. Jika sudah diisi dengan benar, kemudian klik login maka petugas sudah masuk pada aplikasi ticketing. 2. Pilih user type
58
Saat sudah login, secara otomatis aplikasi ticketing akan memunculkan tampilan sebagai berikut:
Klik pada tanda panah ke bawah pada kolom user type, kemudian akan muncul pilihan sebagai berikut:
59
Untuk penjualan tiket, maka petugas loket harus memilih loket dengan cara menyorot kemudian klik pada tulisan loket, setelah itu klik go di bawah kolom user type. 3. Pilih menu pada tampilan menu utama Tampilan menu utama akan muncul setelah user type nya telah ditentukan. Tampilan menu utama yang muncul untuk tipe loket dan password oleh petugas penjualan tiket adalah sebagai berikut:
Untuk melakukan penjualan, tentu saja pilih menu penjualan dengan cara klik pada menu penjualan. 4. Pilih sub menu pada menu penjualan Pada menu penjualan terdapat 3 pilihan menu lagi yaitu sebagai berikut:
60
Penjualan termasuk dalam kegiatan transaksi, maka menu selanjutnya yang harus dipilih adalah menu transaksi. Caranya adalah dengan klik tanda panah pada samping tulisan transaksi dan kemudian akan muncul sub menu di bawah menu transaksi seperti di bawah ini:
61
Saat sudah muncul tampilan sub menu transaksi seperti di atas, langkah selanjutnya adalah dengan klik tanda panah pada sub menu penjualan tiket lalu akan muncul pilihan di bawah sub menu penjualan tiket seperti berikut:
Kemudian pilih atau klik new. 5. Pilih jadwal keberangkatan Tampilan yang muncul pada aplikasi ticketing ketika sudah dipilih new pada penjualan tiket adalah sebagai berikut:
62
Yang perlu diisi pertama kali saat sudah muncul tampilan seperti di atas adalah jadwal keberangkatan kapal. Jadwal keberangkatan diisi berdasarkan permintaan pemesan sesuai dengan jadwal kapal yang dimiliki PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, yang dapat dilihat pada lampiran. Langkah yang dilakukan yaitu dengan klik pada tulisan pilih jadwal keberangkatan kapal, lalu akan muncul tampilan sebagai berikut:
63
Setelah muncul tampilan di atas maka dapat ditentukan jadwal keberangkatan kapal yang dikehendaki sesuai pada formulir yang telah diisi oleh calon pembeli. Cara pengisiannya yaitu dengan mengetikkan tanggal keberangkatan pada kolom jadwal berangkat dengan format penulisan tahun bulan tanggal. Kemudian masukkan kode kapal sesuai dengan daftar kode dan nama kapal pada kolom kapal. Setelah itu pada kolom embarkasi diisi dengan kode pelabuhan keberangkatan sesuai dengan daftar kode dan nama pelabuhan. Baik kode dan nama pelabuhan maupun kode dan nama kapal dapat dilihat pada lampiran. dan Kode debarkasi atau pelabuhan tujuan dapat langsung diketikkan langsung pada kolom debarkasi atau setelah pengisian kode embarkasi dapat langsung klik search, maka muncul pilihan misalnya seperti berikut ini:
64
Jika sudah muncul tampilan seperti di atas, maka cara memilihnya adalah dengan memilih pelabuhan tujuan sesuai dengan yang dikehendaki kemudian memilih angka terkecil di belakang kode dan nama embarkasi serta angka terkecil di belakang kode dan nama debarkasi, misalnya embarkasi 494 Semarang 1 dan debarkasi 946 Ambon 1 atau embarkasi 494 Semarang 1 dan debarkasi 921 Bau-bau 1. Klik lingkaran pada kolom select yang menunjukkan baris yang dikehendaki hingga muncul tanda hijau pada lingkarannya, kemudian klik tanda select di atas kolom tersebut. 6. Isi booking kabin Setelah semua proses pengisian jadwal keberangkatan selesai, contoh tampilannya akan menjadi seperti ini:
65
Selanjutnya dilanjutkan dengan pengisian booking kabin. Kabin adalah fasilitas di atas kapal berupa tempat tidur untuk penumpang. Ada 3 jenis booking yang disediakan untuk penjualan tiket kapal PELNI yaitu kabin umum, kabin keluarga dan single occupancy. Kabin umum adalah kabin yang dijual secara umum. Kabin keluarga adalah kabin yang dijual kepada kelompok atau keluarga sesuai permintaan. Single occupancy adalah kabin yang diperuntukkan bagi penumpang yang ingin menempati seluruh seat dalam suatu ruangan dengan tarif sejumlah seat yang akan ditempatinya. Kabin hanya dapat terisi dengan jenis kelamin yang yang sama kecuali untuk kabin dengan jenis keluarga. Pada kolom tipe booking dan jenis booking secara otomatis telah terisi yaitu tipe booking partai dan jenis booking umum, karena pada umumnya yang selalu digunakan adalah tipe dan jenis booking tersebut jika untuk penjualan tiket secara umum. Tipe dan jenis booking dapat diganti
jika
memang
ada
permintaan
secara
khusus.
Cara
66
menggantinya yaitu dengan cara klik tanda panah pada pinggir kolomnya lalu pilih salah satu tipe booking maupun jenis booking. Kemudian, tentukan jenis kelas yang dipilih sesuai permintaan calon pembeli. Pada dasarnya setiap kapal memiliki jenis kelas yang berbeda-beda. Untuk kapal-kapal PELNI sendiri jenis kelas beserta kapasitas pada kapal penumpang adalah sebagai berikut: a. Kelas 1/I A kapasitas 2 seat b. Kelas 2/I B kapasitas 4 seat c. Kelas 3/II A kapasitas 6 seat d. Kelas 4/II B kapasitas 8 seat e. Wisata kapasitas 1 seat f. Bisnis kapasitas 1 seat g. Utama kapasitas 1 seat h. Tatami kapasitas 1 seat i. Ekonomi kapasitas 1 seat Untuk mengisi jenis kelas, caranya adalah dengan klik tanda senter pada pinggir kolom kelas kemudian akan muncul pilihan misalnya seperti tampilan di bawah ini:
67
Pada gambar di atas hanya terdapat satu jenis kelas yang tersisa pada kapal yang ingin dipesan. Jika seperti itu, maka tidak perlu memilih jenis kelas apabila memang kapal itu hanya menyediakan satu jenis kelas ataupun hanya jenis kelas itu yang tersisa dan sudah terjadi persetujuan dengan pembeli. Pada umumnya, calon pembeli sebelum memesan akan menanyakan beberapa informasi jika mereka belum mengetahui secara jelas seperti jenis kelas, tanggal keberangkatan, harga, dan lain-lain. Jika hanya terdapat satu jenis kelas seperti di atas, maka langsung klik select dan kelas sudah terisi. Tetapi jika terdapat lebih dari satu jenis kelas, maka pilih salah satu jenis kelas yang dikehendaki oleh calon pembeli. Caranya dengan klik tanda lingkaran pada kolom select sesuai pada baris jenis kelas yang diinginkan sampai muncul tanda hijau pada lingkaran tersebut, kemudian klik tanda select di atas kolomnya, maka jenis kelas sudah terisi sesuai dengan pilihan calon pembeli. Pengisian booking kabin yang terakhir adalah pengisian permintaan seat. Permintaan seat diisi sejumlah calon penumpang sesuai usia. Pengisian ini akan berpengaruh pada tarif yang nantinya harus dibayar oleh calon pembeli. Terdapat beberapa jenis tiket yang disesuaikan dengan jenis kelas dan kategori penumpang seperti daftar tarif yang tercantum pada bagian lampiran. Jenis-jenis tarif tiket menurut usia penumpang terdiri dari: a. Tarif penumpang dewasa, yaitu penumpang yang berusia lebih dari 12 tahun dikenakan tarif sebesar 100% dari ketentuan tarif yang berlaku. b. Tarif penumpang anak-anak, yaitu penumpang yang berusia di atas 2 tahun sampai dengan di bawah 12 tahun dikenakan tarif sebesar 75% dari ketentuan tarif penumpang dewasa.
68
c. Tarif penumpang bayi, yaitu penumpang yang berusia sampai dengan 2 tahun dikenakan tarif sebesar 10% dari ketentuan tarif penumpang dewasa. Selain tiga kategori penumpang tersebut, terdapat satu kategori lagi untuk pengisian permintaan seat, yaitu kategori non-seat. Penjualan tiket non-seat dapat dilakukan oleh loket Cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dan atau agen penjualan. Penjualan tiket non-seat dapat dilakukan apabila seat yang tersedia di atas kapal telah habis terjual, di mana tarifnya mengikuti tarif batas atas. Petugas wajib menanyakan kesediaan penumpang untuk membeli tiket non-seat dan menginformasian bahwa di atas kapal tidak akan mendapatkan fasilitas seat. Pada permintaan seat, dapat diisikan jumlah penumpang yang telah ditulis pada formulir. Pengisan dengan menggunakan angka, dengan ketentuan penumpang dewasa dan anak-anak diisikan pada kolom wanita dan pria sesuai dengan jenis kelaminnya, sedangkan untuk penumpang bayi dapat diisikan pada kolom bayi. 7. Pengisian informasi penumpang Dibawah kolom booking kabin terdapat kolom informasi penumpamg yang harus diisi dengan lengkap. Informasi tersebut terdiri dari nama pemesan atau pemohon, nomor telepon atau HP pemesan atau pemohon, serta alamat penumpang. Semua informasi tersebut diisikan sesuai dengan identitas yang telah diisikan oleh pemesan pada formulir. Setelah diisi dengan lengkap, kemudian klik submit di bawah kolom.
69
8. Pengisian informasi tiket Setelah diisi dengan lengkap dan di klik submit, maka contoh tampilannya akan menjadi seperti di bawah ini:
70
Gambar di atas menunjukkan bahwa jumlah permintaan seat yang telah diisikan sebelumnya adalah sejumlah 2 orang pria. Jika ada penumpang anak-anak dalam permintaan tersebut maka pada status penumpang dapat diganti dengan cara klik tanda panah di samping kolom yang bertuliskan jenis kelamin misalnya pria, maka akan muncul pilihan lain yaitu wanita dan anak lalu klik anak maka status penumpang akan berganti menjadi anak. Termasuk juga jika terjadi kesalahan pengisian jenis kelamin sebelumnya pada pengisian permintaan seat, maka dapat diganti pada tahap ini, kecuali untuk penumpang bayi harus sudah diisi pada pengisian permintaan seat karena tidak dapat diganti pada tahap ini. Pada tahap ini yang perlu diisi adalah nama penumpang, usia, serta nomor tiket. Nama penumpang
diisi
dengan
menggunakan
huruf
kapital
tanpa
menggunakan tanda baca apapun. Usia diisi dengan menggunakan angka sesuai usia penumpang tersebut. Kemudian nomor tiket diisi sesuai dengan nomor yang terdapat pada blanko tiket yang akan dicetak untuk penumpang tersebut. Nomor tiket tersebut tidak boleh salah atau tertukar. Selain informasi tiket yang harus diisi tersebut, yang penting juga adalah menentukan tipe printer dan jenis cetakan tiket. Klik tanda panah ke bawah pada kolom tipe printer dan klik tipe printer yang digunakan, yaitu TMU950. Untuk jenis cetakan blanko tiket harus diganti dengan cetakan baru karena cetakan lama sudah tidak digunakan lagi yaitu dengan cara klik lingkaran di samping tulisan ST Baru sampai muncul tanda hijau di dalam lingkarannya. Contoh pengisiannya adalah sebagai berikut:
71
Jika semua informasi sudah dipastikan diisi dengan benar maka dapat langsung klik submit. Setelah di submit, maka akan muncul total harga atau tarif yang harus dibayar oleh pemesan. Misalnya sebagai berikut:
72
9. Pencetakan Tiket Sesuai prosedur, pencetakan tiket dilakukan setelah petugas menerima uang dari pemesan sejumlah total tarif yang harus dibayarkan. Maka sebelum mencetak tiket, petugas harus meminta uang tersebut kepada pemesan tiket. Baru petugas dapat mencetak tiket jika uang yang diterima sudah memenuhi jumlah yang harus dibayar. Cara mencetak tiket adalah dengan menyiapkan printer dan blanko tiket yang akan dicetak terlebih dahulu, kemudian klik cetak, lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
Untuk mencetak tiket, langsung klik OK, kemudian masukkan blanko tiket ke dalam printer, seperti gambar berikut:
73
Gambar 4. 2 Posisi Awal Pencetakan Tiket
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Jika posisi blanko tiket sudah seperti gambar di atas, kemudian blanko tiket di dorong masuk seperti gambar di bawah ini:
74
Gambar 4. 3 Pencetakan Tiket
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Tiket akan secara otomatis tercetak dan dapat diambil. Pencetakan ini dilakukan sejumlah tiket yang dipesan dengan cara yang sama. 10. Tiket diserahkan kepada pemesan Jika pemesan sebelumnya menyerahkan uang tarif pembayaran tiket dengan uang lebih, maka sebelum tiket diserahkan kepada pemesan terlebih dahulu harus dihitung jumlah uang kembali yang harus diserahkan kepada pembeli. Misalnya sebagai berikut:
75
Jika
sudah
diketahui
jumlah
uang
kembalian
kepada
pemesannya maka tiket dapat diserahkan kepada pemesan beserta uang kembalinya. D. Hasil Entry Data Tiket Semua proses entry data tiket pada aplikasi ticketing akan menyajikan
informasi
yang
diperlukan
bagi
pihak-pihak
yang
berkepentingan. Menurut hasil pengamatan penulis, hasil atau output dari proses input data tersebut terdiri dari: 1. Tiket Tercetak Tiket merupakan dokumen hasil entry data dari formulir pemesanan tiket yang telah diisi oleh pemesan tiket yang kemudian hasil pencetakkan tiket ini diserahkan kepada calon penumpang. Tiket penumpang kapal PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berupa selembar kertas yang memuat berbagai informasi yang berkaitan dengan penumpang, perusahaan dan kapal. Spesifikasi tiket fisik harus mempertimbangkan:
76
a. Ketahanan; b. Mudah dibaca; c. Informatif; d. Memuat kebijakan perusahaan; e. Keamanan (nomor dan kode reservasi unik, tidak mudah dipalsukan). Bentuk dari blanko tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia sebelum dicetak adalah sebagai berikut: Gambar 4. 4 Blanko Tiket Kosong PELNI
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Setelah terjadi proses issued tiket oleh petugas penjualan tiket dan terjadi kesepakatan dengan pemesan, maka blanko tiket tersebut dapat dicetak. Informasi yang akan tertulis pada tiket yang telah dicetak terdiri dari: a. Pelabuhan asal atau berangkat dan pelabuhan tujuan Informasi ini sesuai dengan jadwal keberangkatan kapal yang dapat dilihat di lampiran. b. Jenis kelas dan status atau kategori tiket berkaitan dengan usia
77
Informasi ini sesuai dengan jenis-jenis kelas dan usia yang tertera pada daftar tarif tiket yang dapat dilihat pada lampiran. c. Waktu keberangkatan (tanggal dan jam) serta nama kapal Informasi ini sesuai dengan jadwal keberangkatan kapal yang dapat dilihat pada rencana kedatangan dan keberangkatan kapal serta jadwal keberangkatan kapal di lampiran. d. Nama penumpang dan jenis kelamin Nama penumpang dan jenis kelamin ini berdasarkan data yang telah tertulis pada formulir pemesanan tiket yang harus sesuai dengan kartu identitas calon penumpang. e. Tarif atau harga tiket Informasi ini sesuai dengan tarif yang telah ditentukan atau tarif yang berlaku. Daftar tarif tiket dapat dilihat di lampiran. f. Lokasi pembelian tiket dan tanggal pembelian. Lokasi pembelian tiket bisa dari loket PELNI cabang maupun Agen Penjualan Tiket PELNI. Bentuk atau tampilan dari tiket yang telah dicetak adalah sebagai berikut: Gambar 4. 5 Tiket Tercetak PELNI
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
78
Tiket yang telah tercentak seperti di atas, merupakan tiket yang siap diserahkan kepada pembeli untuk selanjutnya digunakan oleh calon penumpang sebagai dokumen perjalanan atau penyeberangan. Sesuai Standart Operasional Procedur (SOP) Pemasaran Tiket, tiket penumpang ini nantinya akan diperlukan pada saat proses Departure Control System (DCS), Embarkasi dan Debarkasi dengan ketentuan sebagai berikut: a. Setiap calon penumpang wajib menunjukkan tiket dan kartu identitas kepada petugas counter Departure Control System (DCS) di depan pintu masuk terminal. Kemudian petugas counter Departure Control System (DCS) melakukan validasi atas tiket dengan alat pembaca keabsahan tiket. Penumpang yang dinyatakan valid diperkenankan memasuki terminal penumpang. Tetapi apabila ditemukan ketidaksesuaian data pada tiket seperti nama kapal, tanggal keberangkatan dan tujuan maka penumpang tersebut harus ditangani sesuai ketentuan yang berlaku oleh petugas yang ditunjuk kepala cabang. Untuk setiap penumpang transit yang ingin turun dan keluar dari terminal, penumpang wajib membawa kartu identitas kemudian akan memasuki terminal kembali harus melalui counter Departure Control System (DCS) untuk divalidasi dan diperiksa kebsahan tiketnya. b. Pada proses embarkasi, penumpang melewati counter Departure Control System (DCS) dan menunjukkan tiket kepada petugas Departure Control System (DCS) untuk divalidasi dan selanjutnya menuju ruang tunggu naik ke kapal. c. Pada proses debarkasi, tiket diperlukan untuk penumpang transit apabila ingin keluar, maka harus membawa tiket dan kartu identitas. 2. Rekapitulasi Kas List Harian
79
Hasil dari proses input data di aplikasi ticketing selain tiket adalah berupa Rekapitulasi Kas List. Menurut Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa selaku informan, rekapitulasi ini merupakan bentuk laporan dari hasil penjualan tiket untuk setiap harinya. Rekapitulasi Kas List ini telah terekam pada semua aplikasi ticketing baik di loket penjualan tiket di kantor cabang maupun di agen penjualan. Laporan ini dapat diakses melalui aplikasi ticketing dan dicetak oleh Staff Pemasaran dan Penjualan Jasa per tanggal. Pencetakan dilakukan setiap hari setelah selesai penjualan dan dilaporkan per tanggal pada hari itu. Setelah dicetak dan ditanda tangani oleh Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa, kemudian Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa di loket kantor cabang malaporkan atau menyerahkan Rekapitulasi Kas List tersebut pada bagian keuangan, untuk selanjutnya dapat diolah atau direkap sebagai laporan pendapatan perusahaan dengan pendapatanpendapatan lainnya. Laporan ini selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan kebijakan perusahaan. Informasi-informasi yang terdapat pada Rekapitulasi Kas List Harian seperti yang dapat dilihat pada lampiran, terdiri dari: a. Nama perusahaan; b. Nama pencetak; c. Tanggal penjualan dan tanggal pencetakan; d. Jenis pembayaran; e. Jumlah halaman; f. Tempat atau lokasi penjualan; g. Informasi penjualan yang terdiri dari: nama kapal dan total penjualannya, Estimated Time of Departure (waktu perkiraan keberangkatan kapal), kelas yang terjual, pelabuhan keberangkatan, pelabuhan tujuan, nomor tiket yang terjual, klasifikasi tiket yang terjual, rincian biaya atau tarif, serta jumlah total dari hasil penjualan pada hari tersebut;
80
h. Kota atau lokasi pencetakan, tanggal pencetakan, tanda tangan serta nama dan jabatan pencetak. Semua proses administrasi penjualan secara garis besar dari mulai pemesanan sampai dengan penyerahan tiket kepada pemesan serta pelaporan Rekapitulasi Kas List Harian, dapat digambarkan menjadi suatu alur seperti bagan 4.1 berikut:
Bagan 4. 1 Alur Administrasi Penjualan Tiket Pemesanan Tiket
Pengisian Formulir
Penyerahan Formulir
Proses Issued Tiket
Tiket Tercetak
Pemesan/Penumpang
Rekapitulasi Kas List Harian
Divisi Keuangan
Sumber: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Sesuai dengan bagan di atas, administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dapat
81
diuraikan secara singkat, yaitu bahwa proses penjualan dimulai dari datangnya pelanggan untuk memesan tiket, kemudian petugas loket memberikan formulir secara gratis kepada pelanggan. Setelah menerima, formulir tersebut, calon pembeli mengisi formulir secara lengkap kemudian menyerahkannya kembali kepada petugas loket. Formulir yang terisi tersebut kemudian dijadikan sebagai referensi dalam proses issued oleh petugas loket yang selanjutnya dapat menghasilkan dua jenis output, yaitu tiket tercetak dan Rekapitulasi Kas List Harian. Tiket yang telah tercetak kemudian diserahkan kepada pemesan dan digunakan sebagai dokumen perjalanan penumpang, sedangkan Rekapitulasi Kas List Harian adalah sebagai bentuk laporan hasil penjualan tiket harian yang akan dilaporkan oleh Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa kepada Divisi Keuangan.
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN Tiket merupakan salah satu dokumen perjalanan yang harus dimiliki oleh penumpang sebagai pengguna angkutan penyeberangan yaitu kapal laut. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam bidang pengoperasian kapal. Pelayanan penjualan tiket kapal laut PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dapat dilakukan pada Loket Penjualan tiket di Kantor Cabang maupun pada Agen Penjualan resmi. Yang dimaksud dengan agen penjualan resmi adalah agen yang telah terdaftar dan memiliki kontrak kerja dengan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dalam hal penjualan tiket. Penjualan tiket pada Loket Penjualan di Kantor Cabang maupun pada Agen Penjualan dilakukan dengan prosedur administrasi yang sama, hanya saja terdapat biaya administrasi tambahan untuk pembelian tiket di Agen Penjualan. Administrasi penjualan tiket yang dilakukan di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang merupakan serangkain proses penjualan dari mulai pemesanan tiket sampai dengan penyerahan tiket untuk penumpang serta diceataknya Rekapitulasi Kas List Harian setiap selesainya penjualan. Secara garis besar, proses administrasi tersebut dimulai dari pesanan tiket oleh caon pembeli, kemudian pemohon atau pemesan mengisi formulir pemebelian tiket yang diberikan oleh petugas loket secara gratis. Formulir yang telah diisi secara lengkap harus diserahkan oleh pemesan tiket kepada petugas loket agar dapat dijadikan sebagai referensi dalam proses issued atau pengisian data tiket. Proses issued ini dilakukan dengan sistem online menggunakan aplikasi oracle ticketing yang telah dirancang khusus untuk mempermudah pelaksanaan administrasi penjualan tiket. Setelah selesainya proses issued tiket dan 82
83
pembayaran tarif oleh pemesan, maka tiket dapat dicetak dan diserahkan kepada pemesan sebagai dokumen perjalanan penumpang kapal laut. Hasil atau output dari kegiatan administrasi penjualan tiket ini, adalah tiket tercetak yang diserahkan kepada penumpang serta Rekapitulasi Kas List Harian yang harus dilaporkan setiap harinya oleh Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa kepada Divisi Keuangan agar dapat diolah dan dapat menyajikan informasi maupun bahan pertimbangan bagi pihakpihak yang berkepentingan. B. SARAN Agar pelaksanaan administrasi penjualan tiket di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien serta dapat menyajikan informasi yang lebih jelas dan akurat serta memuaskan semua pihak yang berkepentingan, penulis mencoba memberikan saran dan masukan khususnya untuk Divisi Pemasaran dan Penjualan Jasa PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, di antaranya: 1. Untuk mengurangi resiko kesalahan pada pencetakan tiket, maka perlu dilakukannya pengecekan terhadap blanko tiket kosong terkait dengan nomor seri tiket untuk memastikan ada atau tidaknya nomor tiket yang hilang atau tidak tercantum. 2. Untuk mempercepat dan melancarkan proses penjualan tiket, pihak PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang harus memperbanyak informasi kepada calon pembeli dalam berbagai bentuk yang bisa dengan mudah dilihat dan diterima oleh calon pembeli mengenai informasi tiket, misalnya mengenai jadwal keberangkatan, tarif, serta beberapa pelabuhan tujuan berbagai jenis kapal termasuk cara pengisian formulir pemesanan tiket yang benar sehingga pertanyaan-pertanyaan mengenai informasi tiket dapat diminimalisir serta mencegah terjadinya terlalu banyak kesalahan. Dengan begitu, proses penjualan tiket akan lebih efektif.
84
3. Untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan, dalam hal memudahkan pembelian tiket, sistem penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) perlu diperbaiki seiring dengan perkembangan teknologi, yaitu dengan menerapkan sistem e-ticketing bagi semua jenis tiket kapal PT PELNI.
85
DAFTAR PUSTAKA Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Kesekertarisan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia. Poerwanto. 2006. New Business Administration. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Sigit, Soehardi. 1982. Marketing Praktis. Yogyakarta: Armurrita. Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Sebelas Maret University Press. Swastha, Basu. 1993. Manajemen Penjualan. Yogyakarta: BPEE. The Liang Gie. 1979. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Pertjetakan Radya Indria. Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Maju Mundur.
Sumber-sumber lain: https://id.wikipedia.org/wiki/Tiket. diakses tanggal 29 Februari 2016 Peraturan Jederal Perhubungan Darat Tahun 2011 Tentang Daftar Penumpang dan Kendaraan Angkutan Penyeberangan. Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor PM 28 Tahun 2016 tentang Kewajiban Penumpang Angkutan Penyeberangan Memiliki Tiket. Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Tahun 2015 Tentang Standar Pelayanan Penumpang Angkutan Laut. Standard Operasional Procedure (SOP) Pemasaran Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Website resmi PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (http://www.pelni.co.id). Diakses tanggal 3 April 2016
LAMPIRAN
Tabel Daftar Kode Kapal dan Kode Pelabuhan Daftar Kode Kapal Kerinci Kambuna Rinjani Umsini Kelimutu Lawit Tidar Tatamailau Sirimau Awu Ciremai Dobonsolo Leuser Binaiya Bukit Raya Tilongkabila Bukit Siguntang Lambelu Sinabung Kelud Pangrango Sangiang Fudi/Roro Ganda Dewata Egon Dorolonda Nggapulu Labobar Gunung Dempo Agomas
100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 122 124 125 126 127 128 131 132 151
Daftar Kode Pelabuhan Semarang 494 Surabaya 563 Banjarmasin 774 Benoa/Bali 613 Kumai 747 Sampit 746 Makassar 893 Larantuka 687 Pontianak 714 Tg. Priok 431 P. Batam 256 Tg. Balai Karimun 266 Belawan 144 Kijang 251 Bitung 835 Ternate 942 Ambon 946 Baubau 921 Tg. Pandan 336 Blinyu 322 Banggai 908 Sorong 971 Serui 975 Jayapura 974 Biak 973
