Adatbázisváltás feltételrendszere, végrehajtása A főkönyvi zárás – nyitás lépései
Előadó: Nyiraty Andrea ügyféltámogatási üzletágvezető
www.griffsoft.hu
1
Pénzügyi bizonylatok átemelése Főkönyvi zárás Főkönyvi záró átemelése Főkönyvi nyitás Decemberi bérekkel kapcsolatos nyitás után feladatok
www.griffsoft.hu
2
Feltétel: a kijelölt és a hozzá kapcsolódó valamennyi bizonylat könyvelt státuszú legyen Az átemelés lépései: • átemelésre való kijelölés: egyesével, csoportosan • automatikus árnyéktáblázás • kijelölt bizonylatok átemelése.
www.griffsoft.hu
3
Migráció támogatása
2016/Adatbázisváltás
Vevőszámlák átemelése Szállítói számlák átemelése
Kötvállak átemelése Fedezetek átemelése Előleg bizonylatok átemelése www.griffsoft.hu
4
Ellenőrzések az átemelés kijelölésekor: • az alapbizonylat valóban alapbizonylat-e? • könyvelt-e minden bizonylat • szállító esetén nem tartozik-e kötvállhoz a kötvállt kell kijelölni átemelésre • előleg(számla)-e, amire hivatkoznak másik számlában előleg esetén az előlegkezelés csop. bizonylatot, hivatkozott előlegszámla esetén az előlegszámlát kell átemelni
www.griffsoft.hu
5
A kijelölést követően a kapott eredmény el kell tárolni:
www.griffsoft.hu
6
• • • •
Már át van emelve HIBA – Nem könyvelt HIBA – Kötvállhoz kapcsolódik HIBA – Részben rendezett számla: Részteljesített szállítói bizonylatokat a 2015-ös adatbázisban meg kell bontani pénzügyileg teljesített és rendezetlen részre. Pénzügy modul » Szállító » Számla menüpontjában a Tétel » Szállítói számla szétbontása
www.griffsoft.hu
7
2016 / Adatbázisváltás / Migráció támogatása /Kijelölések beemelése excel táblából Az excel két oszlopot tartalmazhat: 1. oszlop: vevő, szállító számla és a kötváll bizonylatok azonosítóját, 2. oszlop: szerződések azonosítóját. Feltétel: - Egy sorban csak 1 adat szerepelhet - 1 excelben csak vevő vagy szállító vagy kötváll bizonylat szerepelhet Csak a hibátlan bizonylatokat emeli be! www.griffsoft.hu
8
HIBA – számlaszám és szerződés is ki van töltve HIBA – nincs ilyen bizonylat HIBA – alapbizonylat típusa nem lehet ... : az első oszlopban csak vevő, szállító vagy kötváll. bizonylat lehet. HIBA – proformás számla, a proformával emelhető át: olyan szállító került megadásra, amelyhez kötváll hivatkozás kapcsolódik a kapcsolódó kötváll bizonylat számát kell megadni. HIBA – nem könyvelt
www.griffsoft.hu
9
HIBA – nem alapbizonylat HIBA – van rá pénzügyi teljesítés: nem lehet részben teljesített szállító bizonylatot átemelni Kijelölés előtt szét kell bontani a számlát. HIBA - Ismétlődő bizonylat Elfogadva: A bizonylatszám bekerült a kijelöltek nyilvántartásába.
www.griffsoft.hu
10
Szerződések (nem proformás) beemelésekor megjelenő üzenetek HIBA – nincs ilyen szerződés HIBA – a szerződés típusa...: a második oszlopban nem szerződésszám került megadásra. HIBA – proformás szerződés, a proformával emelhető át: csak szerződés adható meg a második oszlopban. HIBBA - Ismétlődő szerződés, nem tárolom Elfogadva: a szerződésszám bekerült a kijelöltek nyilvántartásába. www.griffsoft.hu
11
Egyedi: 2015-ös adatbázisban Pénzügy / pénzügyi tétel / 2-es ablak Csoportos: 2016-os adatbázisban Adatbázisváltás / Migráció támogatása / Árnyéktábla automatikus kitöltése Az árnyéktábla adatait módosítani nem lehet Ha a bizonylat kontírozása módosításra került, az árnyéktáblát törölni kell, majd a javított adatokkal újragenerálni www.griffsoft.hu
12
Átemelt bizonylatok és kapcsolódó bizonylata az átemelést követően NEM szedhetőek vissza főkönyvből, NEM módosíthatóak, NEM korrekciózhatóak és
Banki/pénztári tételbe újonnan NEM lehet behivatkozni
www.griffsoft.hu
13
Vevő számlák: PÉNZÜGY/VEVŐ/VEVŐ SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA a nem teljesült bizonylatok lekérdezése Szállítói (nem kötvállas) számlák: PÉNZÜGY/SZÁLLÍTÓ/SZÁLLÍTÓ SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA a nem teljesült, kötvállhivatkozás nélküli bizonylatokat lekérdezése
www.griffsoft.hu
14
Kötvállak: PÉNZÜGY/KERET/KÖTVÁLL/KÖTVÁLLALÁSOK KIMUTATÁSA – KÖTVÁLLALÁSOK ANALIKTIKUS KIMUTATÁSA nem teljesült kötelezettségváll lekérdezése Szerződések: PÉNZÜGY/SZERZŐDÉSEK/SZERZŐDÉSEK általános lekérdezési lehetőség.
www.griffsoft.hu
15
2015.12. pénzforgalomhoz kapcsolódó bizonylatok teljes körű rögzítése 2016.01.11-i kincstári adatszolgáltatásokhoz egyeztetés 2015.13. korrekciós időszak pénzügyi és előirányzati bizonylatai 2016.02.17-i végleges kincstári adatszolgáltatásokkal egyeztetés főkönyvi zárlati feladatokhoz kapcsolódó könyvelés eszköz, készlet, ENK zárás bizonylatai költségek átvezetése ráfordításra 2015.14. eredményszámlák zárása, áfa számlák zárása mérleg szerinti eredmény átvezetése 2015.15. mérlegszámlák, költségvetési számvitel zárása www.griffsoft.hu
16
Főkönyvi zárás Feltétel: analitikák zárása megtörtént Zárás menete: Költségek átvezetése ráfordításra Főkönyv/Évzárás/h. Költségek átvezetése ráfordítása - 51-56. számlák átvezetése 8-ra - Másodlagos számlaszámok zárása Feltétel: - 6-sok egyenlege 0 - 51-56-os számlaszámok évzáró számlaszáma 8-as - 201513 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu
17
Főkönyvi zárás Indítási feltételek: - Szakfeladat - Egyedi gyűjtő - Rovat -
Szervezeti egység Ügyletkód Pénzforráskód Kötváll kontroll Keretgazda Egyedi gyűjtő 2, 3 www.griffsoft.hu
18
Főkönyvi zárás Eredményszámlák zárása Főkönyv/Évzárás/i. eredmény számlák év végi zárása - 57-es átvezetése 492-re - 8/9 átvezetése 492-re Feltétel: - 6-sok egyenlege 0 ÉS - a költségek átvezetése ráfordításokra megtörtént - 57-es és 8/9-es számlaszámok évzáró számlaszáma 492 - 201514 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu
19
Főkönyvi zárás Indítási feltételek: - Szakfeladat - Egyedi gyűjtő - Rovat -
Szervezeti egység Ügyletkód Pénzforráskód Kötváll kontroll Keretgazda Egyedi gyűjtő 2, 3 www.griffsoft.hu
20
Főkönyvi zárás 492-es átvezetése 416-ra, 364 áfa számlák zárása Főkönyv/Évzárás/j. Mérleg szerinti eredmény elszámolása Feltétel: - 6-sok egyenlege 0 ÉS - a költségek átvezetése ráfordításokra ÉS - az eredményszámlák zárása megtörtént - 201514 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu
21
Főkönyvi zárás Mérlegszámlák, költségvetési számvitel zárása Főkönyv/Évzárás/k. Mérlegszámlák év végi zárása - mérlegszámlák zárása - előirányzati, kötelezettségvállalási, követelési, teljesítési számlák zárása - 0-s állományi számlák zárás Feltétel: - valamennyi előző zárás megtörtént - 201515 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu
22
Főkönyvi zárás Mérlegzárás specialitásai: Folyószámlák tételes zárása nyitó folyószámla miatt 358-as értékvesztés tételes zárása nyitó miatt Decemberi elhatárolt bér speciális zárása januári generatív funkciók miatt Nem teljesült kötelezettségvállalások, végleges kötelezettségvállalások és követelések tételes zárása nyitó analitika miatt
www.griffsoft.hu
23
Főkönyvi zárás Űrlapok Pénzforgalmi űrlapok (01-04) COFOG, szakfeladatok szerint bontás (05-06, 14) Eszközök állománya, értékvesztése (15-16) Maradvány-, eredménykimutatás (07,13)
Mérleg (12)
Időszak
Kivonat típusa
Feltétel
201513
Normál
bizonylatok rögzítése, könyvelése befejeződött
201513
Normál
költségfelosztás megtörtént
201513
Normál
bizonylatok rögzítése befejeződött
201513
záró bizonylatokat tartalmazó
költségek átvezetése ráfordításra megtörtént
201514
eredményszámlák zárása és a záró bizonylatokat mérlegszerinti eredmény tartalmazó átvezetése megtörtént
www.griffsoft.hu
24
2015-ös főkönyvi záró 2016-os nyitó
Főkönyvi záró átemelése árnyéktábla Automatikus árnyéktáblázás: 2015. évi zárómérleg Zárómérleg árnyék 2016-os törzsekkel
www.griffsoft.hu
26
Főkönyvi záró átemelése árnyéktábla Árnyéktábla működése: Kódcserék valamennyi főkönyvi számra és dimenzióra: - 2015. évi törzselem új kódjára cserél, ha az ki van töltve - Ha üres az új kód mező ÉS létezik a 2016-os törzsben, akkor az kerül az árnyéktáblába. - Ha üres az új kód mező ÉS NEM létezik a 2016-os törzsben, akkor üres lesz az árnyéktábla. Ellenőrzések: kontírhibák - Szigorú ellenőrzés főkönyvi számlaszámra és ellenszámlára - Dimenzió kitöltöttség vizsgálata a 2016-os számlatükör előírásai szerint. www.griffsoft.hu
27
Főkönyvi záró átemelése Főkönyvi záró átemelése: 2016-os adatbázis/Adatbázisváltás/Migráció támogatása/Főkönyvi záró átemelése - ellenőrzés, hogy a zárómérleg napló összes tételéhez van-e árnyék-rekord, ÉS - hogy azok hibátlanok-e. Bármilyen hiba/hiányosság esetén az átemelés megszakad.
www.griffsoft.hu
28
Szigorítások 2015-ös adatbázis: - Átemelt zárómérleg napló visszaszedése NEM lehetséges átemelés visszavonása - Zárómérleg napló visszaszedése vagy megsemmisítése törli az árnyéktábla tartalmát, újbóli generálás után meg kell ismételni az árnyéktáblázást.
www.griffsoft.hu
29
Szigorítások 2016-os adatbázis: - 2015-ös mérlegzáró napló visszaszedése NEM lehetséges - 2015-ös mérlegzáró napló átemelésének visszavonása NEM lehetséges, ha van 2016-os nyitó - 2016-os nyitó napló NEM módosítható - 2016-os nyitó napló NEM szedhető vissza, csak megsemmisíthető
www.griffsoft.hu
30
Főkönyvi nyitó generálása Főkönyv/Évzárás/l. Következő év nyitója Feltétel: - 201601 nyitó napló nyitó tételek generálása - 201601 forgalmi napló követő/tárgyévi átvezetés Működése: - 1-4 számlaszámok nyitása, - A folyószámlaszámok és a 358-as tételesen nyit - Elhatárolt decemberi bérek (4421) tételesen nyit - 0-s számlák nyitása tételesen nyitott kötvállak, végleges kötvállak és követelések tekintetében - 000-s technikai folyószámlák nyitása tételesen www.griffsoft.hu
31
Főkönyvi nyitó generálása Működése: - Forgalmi naplóban megtörténik a követő évi/tárgy évi főkönyvi számlaszámok cseréje pénzügyi esedékesség alapján tételesen pénzügyi és költségvetési számvitel szerint is.
www.griffsoft.hu
32
Decemberi bér 2016-os feladatai 2016-os „áthúzódó” adatok nyitó naplóban: • 4421 decemberi bérek elhatárolása, NJG9/DECBÉR könyvelési bizonylatszámmal • 3661 decemberi bérek decemberi kifizetései 3K3661… egyedi gyűjtőn • 3713 decemberi havi kifizetőhelyi költségtérítés bevételeinek elhatárolása
www.griffsoft.hu
33
Decemberi bér 2016-os feladatai Feladatok: • Decemberi bérhez kapcsolódó 2016-os kifizetések K1101, K2 kezdetű jogcímeken • 3661-es számla egyenlegének átvezetése K1101 jogcímre (technikai bankkal, technikai dimenziókkal) T 42111/42121 – K 3661 • 3713-as elhatárolás feloldása főkönyvi vegyes könyveléssel T 9239 – K 3713 • 4421-es elhatárolás feloldása, végleges kötváll. adatok generálása generatív funkcióval www.griffsoft.hu
34
Decemberi bér 2016-os feladatai Főkönyv/Napló/Bérszámfejtési adatok/d. Kötváll/Személyi juttatások/k. Decemberi bérszámfejtés generálás nyitóból T 4421 – K 42111/42121 tényleges ERA, tényleges egyedi gyűjtő NJG9/DECBÉR bizonylatszám T 0022 – K 05…2 végleges bérkötváll Számfejtés teljesítésének, bérkötváll adatok rendezése megegyezik az eddigiekkel.
www.griffsoft.hu
35
www.griffsoft.hu
36
