activiteitenrapport
2005
FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN
Horizontale Diensten
Woord vooraf
5
Inleiding
7
I.
Corporate management
9
1 1.1 1.2 1.3
Missie en kerntaken Globale context Waarden Opdrachten
10 10 12 13
2
Organisatie
15
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
Werkterreinen in een notendop Civiele Veiligheid Veiligheid en Preventie Crisiscentrum Instellingen en Bevolking Dienst Vreemdelingenzaken Provinciegouverneurs
17 17 18 18 19 20 21
3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4
4 4.1 4.2
Civiele veiligheid en noodplanning Politionele veiligheid en openbare orde Vergunningen, toelatingen en documenten Andere federale taken
Beheer van de middelen Personeel Budget 4.2.1 4.2.2 4.2.3
Budget per afdeling en programma Budget per type uitgave Evolutie van de overgedragen kredieten
21 23 24 26
28 28 29 29 30 31
5
Moderniseringsprojecten (MPM)
32
6
Balanced scorecards (BSC)
34
7
Interne audit
35
II.
Activiteiten
37
1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Personeel en Organisatie (P&O) 38 Nieuwe loopbaan niveau A 39 Competentiemetingen en gecertificeerde opleidingen niveaus B en C 39 Elektronische identiteitskaart en calltaking 39 Kennisbeheer 40 Loopbaanontwikkeling 40 Personeelsplan 40 Nieuwe HR-tool 41
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Begroting en Beheerscontrole (B&B) Federale projecten Opmaak van de begroting Uitvoering van de begroting Beheerscontrole en monitoring van de uitgaven Interne controle
41 41 42 42 43 43
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9
Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) Overname lijndienst Dienst Vreemdelingenzaken Versterking netwerkverbindingen Crisiscentrum Uitbreiding afstandswerken Exploitatie raamcontract voor de aankoop van pc’s Implementatie HR-oplossing Helpdesk Kritieke prestatie-indicatoren Vernieuwen van de toepassing voor B&B Gradueel uitvoeren van het meerjarenplan
44 44 44 44 44 45 45 45 46 46
4 4.1 4.2
Coördinatie- en ondersteuningsdienst Juridische dienst Centrale cel voor informatie en communicatie (CCIC)
46 46 47
4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4
4.3
4.4
4.5
4.6
III.
Informatieverstrekking Publicaties Elektronische communicatie Bibliotheek
47 48 48 49
Sociale dienst
50
4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5
51 51 52 52 53
Financiële tussenkomsten Vertrouwensdienst Gezondheidsbeleid Communicatie Collectieve activiteiten
Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPB)
54
4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6
54 54 55 56 56 56
Kerntaken Structuur Arbeidsongevallen Risicoanalyses Bezoeken van gebouwen Informatie i.v.m. welzijn
Logistieke dienst
57
4.5.1 4.5.2 4.5.3
57 59 59
Enquête Ontwikkelcirkels Meer praktische zaken
Internationale cel
60
4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4
61 63 63 63
Europese Unie Regionale fora Bilaterale betrekkingen Interne ondersteuning
Bijlagen Contactgegevens
65 66
5
Woord vooraf
Geachte mevrouw, geachte heer,
Momenteel hebt u het activiteitenverslag 2005 van de federale overheidsdienst (FOD) Binnenlandse Zaken voor ogen. Gedreven door het succes van de vorige editie, hebben wij ons uitermate ingezet om het resultaat van vorig jaar op zijn minst te evenaren. Met enige trots stellen wij u dan ook opnieuw het geheel van onze activiteiten voor.
Deze publicatie symboliseert onze eenheid. De vijf algemene directies (AD) waaruit onze FOD bestaat, werken dagelijks samen om de kwaliteit te verbeteren van de diensten die wij aanbieden aan de partners in het algemeen en aan de burgers in het bijzonder. Geleid door onze opdrachten en het managementplan zijn wij vastbesloten onze doelstellingen te bereiken.
Bij het lezen van dit activiteitenverslag zult u vaststellen dat het jaar 2005 de FOD gunstig gezind was. De belangrijke moderniseringsfase, waarbij de werkmethodes werden herzien en verschillende vernieuwingen ingevoerd, begon immers op volle toeren te draaien. Deze modernisering staat uiteraard in het teken van het einddoel: het verbeteren van de dienstverlening aan onze partners en aan de burgers.
ACTIVITEITENRAPPORT
6
immers van overtuigd dat duidelijke prioriteiten en een enthousiaste, directe en door-
2005
Dit activiteitenrapport is eveneens een vertaling van onze wens tot openheid. Ik ben er
Voorzitster van het directiecomité
zichtige communicatie garant staan voor een gezonde en stimulerende ontwikkeling.
Hoewel de toekomst maar weinig zekerheden biedt, staat één ding wel vast: het zijn wijzelf die eraan moeten bouwen.
Monique De Knop
Inleiding De FOD Binnenlandse Zaken is er voor de tweede maal in geslaagd om een gezamenlijk en geharmoniseerd activiteitenverslag tot stand te brengen. Voorheen boden slechts enkele directies een eigen activiteitenrapport aan. In dit boekdeel worden de realisaties van de horizontale diensten besproken. Het gaat om het eerste van zes boekdelen, aangezien elk van de vijf algemene directies zijn activiteiten in een apart volume beschrijft.
Dit boekdeel bestaat uit twee grote hoofdstukken. Het eerste behandelt het corporate management en geeft een overzicht van de realisaties die het ganse departement betreffen. Het tweede hoofdstuk gaat dieper in op de concrete verwezenlijkingen van de verschillende stafdiensten en de coördinatie- en ondersteuningsdienst van de voorzitster van het directiecomité.
Een deel van het personeel van de FOD Binnenlandse Zaken werkt onder het gezag van de provinciegouverneurs. Het is de bedoeling dat hun activiteiten volgend jaar het voorwerp uitmaken van een zevende boekdeel. Op die manier kan een vollediger beeld worden geschetst van de activiteiten van het departement.
De medewerkers van het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen (CGVS) en de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen (VBV) behoren eveneens tot de FOD Binnenlandse Zaken. Deze instanties hebben een grote mate van autonomie en kunnen een eigen beleid ontwikkelen. Hun activiteitenverslagen maken geen deel uit van deze verzameling. Ze zijn rechtstreeks bij de betrokken diensten te verkrijgen.
7
1
Corporate Management
ACTIVITEITENRAPPORT 2005
10
1
Missie en kerntaken
1.1
Globale context
a)
Wetgeving
In de meeste gebieden waarvoor de FOD Binnenlandse Zaken bevoegd is, oefent hij opdrachten uit die voorgeschreven zijn door de (grond)wet. Meestal kunnen deze taken alleen door wetswijzigingen aangepast of beperkt worden. Wettelijk gezien is de FOD dus niet vrij om zijn klanten te kiezen. Hij kan hoogstens prioriteiten ter zake vastleggen. De FOD Binnenlandse Zaken voert in ieder geval een resem opdrachten uit die, door hun invloed op de fundamentele rechten van de burgers en op de openbare orde in de ruime zin, onder het monopolie van de overheid vallen. Verschillende activiteitengebieden zijn onderhevig aan dwingende regels die bepaald zijn door de organen van de Europese Unie en worden omgezet in de nationale reglementen. Zij werden overeengekomen via diplomatische weg en vloeien dus voort uit een politiek evenwicht. De FOD moet aldus spanningen beheren die voortspruiten uit de confrontatie tussen de Europese beslissingsprocessen en de moeilijkheden van hun uitvoering op technisch vlak.
b)
Evolutie
De FOD Binnenlandse Zaken bevindt zich in het centrum van zowel middelpuntvliedende als middelpuntzoekende krachten. De steeds sterker doorgevoerde regionalisering ontneemt hem bevoegdheden in bepaalde gebieden (bv. provinciale en lokale instellingen, verkiezingen), terwijl in andere domeinen een tendens tot recentralisatie zichtbaar is (bv. toezicht en controle op het vlak van de politie en de veiligheid). De FOD is een van de belangrijkste actoren in het proces van de elektronische administratie. Hij heeft de sleutel ontwikkeld die de deur opent naar de wereld van de digitalisering van de administratie: de elektronische identiteitskaart. Met dit middel zal de burger zich op elektronische wijze kunnen identificeren en toegang krijgen tot een aantal diensten die openbare besturen en privé-instellingen hem zullen aanbieden.
c)
Gevoelige materies
Het departement is voornamelijk actief in domeinen die uiterst gevoelig zijn, die veelal onverwacht zijn en die dikwijls niet behoren tot het normale werkterrein van de FOD. Het gaat hier onder andere om migratiestromen, internationale crisissituaties, gebeurtenissen met betrekking tot de openbare orde, rampen, problemen van communautaire aard en regeringscrisissen (al dan niet met vervroegde verkiezingen).
• burgers • toezichthoudende minister • regeringen (federale regering, gemeenschappen en gewesten) • lokale mandatarissen en hun administraties
• private beveiligings- en bewakingsondernemingen • organisatoren van sportevenementen en hun klanten • andere ondernemingen die betrokken zijn bij de activiteiten-
• politiediensten
gebieden van de FOD: VBO,
• brandweerdiensten
Fedis, middenstand, banken,
• diplomatieke posten
verzekeringskantoren
• vreemdelingen die op ons grond-
• interne klanten
gebied (willen) verblijven
Het sociale klimaat binnen bepaalde beroepscategorieën (politie, brandweerdiensten…) kan eveneens een belangrijke invloed uitoefenen op de werking en de opdrachten van de FOD, ook al behoort dit personeel niet rechtstreeks tot het departement.
d)
Klanten
De diversiteit aan klanten (zie kader) maakt dat zij uiteenlopende of zelfs tegenstrijdige belangen kunnen hebben. Voor veel van deze klanten hebben zowel de kwaliteit van de dienstverlening als de snelheid en pertinentie van de beslissingen een erg grote impact op hun privé- of beroepsleven (Rijksregister en identiteitskaarten, machtiging tot exploitatie van een onderneming, verblijfsvergunning…).
e)
Samenwerking
Een fundamentele succesfactor bij de uitvoering van de opdrachten is de ondersteuning die het departement krijgt van de horizontale FOD’s die belast zijn met het beheer van het personeel en de organisatie (FOD P&O), de begroting en de beheerscontrole (FOD B&B) en de informatie- en communicatietechnologie (Fedict). Een ander belangrijk element is de samenwerking met diensten die tegelijkertijd partners en klanten zijn, zoals de overige federale overheidsdiensten. Maar ook met andere organismen en instellingen die betrokken zijn bij het crisisbeheer, de hulpverlening aan de bevolking, de ordehandhaving in het algemeen, het beheer van de identiteit van de rechtspersonen en de strijd tegen de illegale immigratie en de netwerken. Daarnaast zijn er samenwerkingsverbanden en gezamenlijke acties met bepaalde privépartners die een bijdrage kunnen leveren tot het veiligheidsbeleid, zoals de wereld
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
Klanten 11
2005
12
ACTIVITEITENRAPPORT
van de ondernemingen (VBO, Fedis, middenstand, banken, verzekeringskantoren enz.) en de federaties die deze ondernemingen omvatten. De acties hebben ook een internationale dimensie: in eerste instantie met de landen van de Europese Unie en de kandidaat-lidstaten, maar tevens met de derdewereldlanden waarmee samenwerking wenselijk is. De sterker geworden regionalisering van de instellingen in België houdt ook het streven in naar partnerships met de gemeenschappen en de gewesten.
1.2
Waarden
De FOD Binnenlandse Zaken onderschrijft een reeks waarden die doorheen alle acties en opdrachten van het departement terug te vinden zijn.
a)
Loyaliteit
De acties van de FOD respecteren de beleidslijnen die bepaald werden door de toezichthoudende minister en de strategische doelstellingen die afgeperkt werden door de minister en de voorzitster van de FOD. Het departement stemt volledig in met de democratische waarden waarvan het door zijn opdracht een van de voornaamste garantiehouders is.
b)
Verantwoordelijkheid
Het departement staat een brede delegatie van de beslissingsniveaus en een maximale ontzuiling van de activiteitensectoren voor. Deze waarde houdt in dat elk personeelslid zijn taak correct uitvoert en tot een goed einde brengt. Iedereen neemt een deel van de collectieve verantwoordelijkheid op zich. Elke medewerker is bereid zijn opdracht in een globaal perspectief te situeren en zijn actie aan te passen aan de gestelde prioriteiten. Indien nodig zelfs in de vorm van een tijdelijke externe ondersteuning van een andere activiteitensector.
c)
Beschikbaarheid
Iedere medewerker is zich ervan bewust dat hij in een gezaghebbend departement werkt. Hij weet dat veel van de opdrachten een bekwaamheid van onmiddellijk antwoord vereisen.
Kwaliteit van de dienstverlening
De kwaliteit van de dienstverlening is van onschatbare waarde. Zij stoelt op de deskundigheid, de duidelijkheid, de pertinentie, de snelheid, de notie van dienstverlening, de vereenvoudiging en het beheersen van de kosten.
e)
Toegankelijkheid
De FOD doet zijn best om de toegankelijkheid voor de klant te optimaliseren en om de normen en procedures begrijpelijker te maken voor iedereen die ze moet kennen.
f)
Opleiding
De verworven ervaring wordt geïntegreerd in de evaluatie en bijgevolg in de verbetering van de dienstverlening. Het departement neemt de nodige initiatieven om een voortdurende ontwikkeling van de kennis en de bekwaamheden van alle medewerkers te bewerkstelligen.
1.3
Opdrachten
De opdrachten van de FOD kunnen gegroepeerd worden in vier grote actiegebieden.
a)
De institutionele aspecten die behoren tot de federale bevoegdheid en de uitoefening van bepaalde democratische rechten
Het eerste luik van deze taak betreft de reglementaire aspecten aangaande de instellingen, voor zover deze deel uitmaken van de federale bevoegdheid. De uitoefening van bepaalde democratische rechten heeft onder andere betrekking op de verkiezingen die tot de federale bevoegdheid behoren en de openbaarheid van bestuur.
b)
Registratie en identificatie van de natuurlijke personen
De FOD Binnenlandse Zaken staat in voor de identificatie van de natuurlijke personen (wetgeving, productie, beveiliging van de systemen). De wetgeving omtrent, de werking van en de toegang tot het Rijksregister vallen eveneens onder de bevoegdheid van de FOD.
c)
Vreemdelingenbeleid
Deze opdracht bestaat erin de migratiestromen te beheren. Meer in het bijzonder gaat het om de toegang van de vreemdelingen tot het grondgebied, hun verblijf, vestiging, terugkeer en uitwijzing. Het beheer van de gesloten centra, de transitcentra en de repatriëringscentra komt het departement eveneens toe. Daarnaast werkt de FOD mee aan de strijd tegen de clandestiene immigratie en de mensenhandel.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
d)
13
2005
14
ACTIVITEITENRAPPORT
d)
Veiligheid • Openbare orde en preventie Op dit vlak moet het departement het veiligheids- en preventiebeleid uitwerken en coördineren, in de strijd tegen gebeurtenissen die de openbare orde zouden kunnen verstoren en als prioritair worden beschouwd. De lokale beleidslijnen dienen ondersteund en gecontroleerd te worden. Daarbij komen de aan de FOD toevertrouwde aangelegenheden op het vlak van de organisatie en het beheer van de politiediensten. Tot slot is er de zorg voor de toepassing van de reglementering betreffende de uitvoering van veiligheidsopdrachten door personen of organismen die niet behoren tot een politie- of inlichtingendienst.
• Hulpverlening aan de bevolking Deze taak bestaat uit het ontwikkelen van een beleid van hulpverlening aan de bevolking in geval van oorlog of rampen. Vier pijlers vormen de basis: - Preventie: het nemen van een reeks maatregelen om incidenten te vermijden. - Voorbereiding: de bevolking en de hulpdiensten voorbereiden. - Interventie: de hulpverlening aan de bevolking en de doeltreffendheid van de interventiediensten. - Rehabilitatie: het nemen van – andere dan financiële – maatregelen om de gevolgen van een incident te verhelpen.
• Crisisbeheer Het crisisbeheer impliceert in de eerste plaats het identificeren en het analyseren van risico’s. Op grond hiervan wordt een interdepartementale en multidisciplinaire planning ontwikkeld voor het beheer van crisissituaties op federaal niveau. Ten tweede wordt de klok rond een permanentie verzekerd ten dienste van de regering. Deze strekt ertoe haar leden op de hoogte te brengen van mogelijke of reële crisissituaties, er gegevens over te verzamelen en de procedures op te starten zoals voorzien in de planning. De uitvoering van de toevertrouwde coördinatieopdrachten en het ter beschikking stellen van een infrastructuur voor crisisbeheer is een ander onderdeel van deze taak.
Organisatie
De FOD Binnenlandse Zaken heeft een uiterst gevarieerd en uitgebreid takenpakket, met als rode draad de vrijwaring van de democratische rechten en de veiligheid. De organisatie van verkiezingen, het waken over de naleving van de taalwetgeving in bestuurszaken, het vreemdelingenbeleid, het beheer van het Rijksregister, het crisisbeheer en de geïntegreerde aanpak van de politionele veiligheid: het is slechts een greep uit de lange lijst van opdrachten die uitgevoerd worden door de vijf algemene directies: • AD Civiele Veiligheid; • AD Veiligheid en Preventie; • AD Crisiscentrum; • AD Instellingen en Bevolking; • AD Dienst Vreemdelingenzaken.
Twee andere instanties die nauw verbonden zijn met het asielbeleid, maken eveneens deel uit van het departement: • Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen (CGVS); • Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen (VBV).
Sedert juni 2002 is de leiding van het departement in handen van Monique De Knop, de voorzitster van het directiecomité. Zij superviseert de werking en zorgt voor de coördinatie van de algemene directies en de stafdiensten.
De volgende drie stafdiensten behoren tot Binnenlandse Zaken: • Personeel en Organisatie (P&O); • Begroting en Beheerscontrole (B&B); • Informatie- en Communicatietechnologie (ICT).
De coördinatie- en ondersteuningsdienst hangt rechtstreeks af van de voorzitster en omvat een aantal specifieke diensten zoals de coördinatiecel van de voorzitster, de juridische dienst, de sociale dienst, de centrale cel voor informatie en communicatie, de logistieke dienst en de internationale cel. De dienst Interne Audit staat de voorzitster eveneens bij.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
2
15
Beleidsraad
Stafdiensten
Interne Audit P&O K. Van Raemdonck
Cel Beleidsvoorbereiding Voorzitster van het directiecomité M. De Knop + Secretariaat
B&B J. Wirtz
Civiele Veiligheid C. Breyne
Kabinet
Secretariaat minister Coördinatie- en ondersteuningsdienst L. Boghaert CGVS D. Van den Bulck
ICT F. Pynckels
2005
16
ACTIVITEITENRAPPORT
FOD Binnenlandse Zaken
VBV S. Bodart - M. Bonte
Instellingen en Bevolking L. Vanneste
Veiligheid en Preventie J. Glorie
Crisiscentrum J. Raes
Dienst Vreemdelingenzaken F. Roosemont
Werkterreinen in een notendop
Het is duidelijk dat het departement een rist taken vervult. Op de volgende bladzijden vindt u een overzicht van de diverse werkterreinen van de algemene directies, alsook van de federale opdrachten die de provinciegouverneurs uitvoeren.
3.1
Civiele Veiligheid
De algemene directie Civiele Veiligheid is bij het brede publiek het best gekend omwille van de interventies bij allerhande catastrofes. Het Heizeldrama van 1985, het kapseizen van de Herald of Free Enterprise (1987) en de gasontploffing in Gellingen (2004) zijn drie voorbeelden van drama’s waarbij zij tussenbeide kwam. De reglementering en inspectie van de brandweerdiensten komen haar eveneens toe, net als de installatie en het beheer van de sirenes die de bevolking moeten alarmeren in geval van een ramp.
Naast het verlenen van hulp aan de burgerbevolking wordt de Civiele Veiligheid meer en meer ingezet voor de bescherming van het milieu. Nucleaire en chemische risico’s zijn immers geen denkbeeldige gevaren, maar nuchtere realiteit. Denken wij maar aan het ongeval in het Italiaanse Seveso in 1976, toen bij een ontploffing in een fabriek een enorme hoeveelheid dioxine vrijkwam. Een ander voorbeeld is de milieuramp ten gevolge van het ongeluk met de Prestige. Deze tanker leed in november 2002 schipbreuk voor de Galicische kust, waarbij tonnen ruwe olie in zee en op de stranden terechtkwamen. Ook toen sprong de Belgische Civiele Bescherming bij om de smurrie te helpen verwijderen.
Om snel te kunnen reageren, beschikt de directie over vier permanente eenheden (Liedekerke, Brasschaat, Ghlin en Crisnée) en twee grote wachten (Libramont en Jabbeke), verspreid over het ganse land. Deze diensten staan dag en nacht, zeven dagen per week ter beschikking van de bevolking. Daarnaast zijn ook de brandweerdiensten permanent paraat om uit te rukken. Burgers kunnen zelf rechtstreeks de brandweer oproepen; de diensten van de Civiele Veiligheid worden pas ingeschakeld na tussenkomst van de overheid.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
3
17
De algemene directie Veiligheid en Preventie speelt een belangrijke rol bij de voorbereiding, coördinatie, uitvoering en opvolging van het veiligheids- en preventiebeleid van de politie. Ze adviseert de minister van Binnenlandse Zaken bij de uitbouw van het geïntegreerde veiligheidsbeleid en verzorgt de coördinatie van het beleid inzake criminaliteitspreventie. Deze opdracht omvat onder meer:
2005
18
ACTIVITEITENRAPPORT
3.2 Veiligheid en Preventie
• het waken over de goede werking van de lokale politiestructuren; • het op punt stellen van sensibilisatieacties; • de afhandeling van tuchtrechtelijke dossiers ten aanzien van de personeelsleden van de politiediensten; • de afhandeling van schade veroorzaakt door politieambtenaren bij de uitoefening van hun functie.
Het meest in het oog springend is de opdracht in het kader van de veiligheid bij voetbalwedstrijden. Medewerkers van de algemene directie Veiligheid en Preventie waken erover dat de voetbalstadions voldoen aan de veiligheidsnormen en voeren controles uit op het ticketbeleid. Hardleerse voetbalvandalen kunnen een administratieve boete en/of een stadionverbod opgelegd krijgen. De algemene directie Veiligheid en Preventie staat ook in voor het afleveren van vergunningen aan privédetectives en private bewakings- en beveiligingsondernemingen. Medewerkers doen geregeld inspecties op het terrein en gaan na of de wetgeving wordt nageleefd. Indien nodig kunnen zij proces-verbaal opstellen. Dit kan leiden tot de intrekking van de vergunning of een andere administratieve sanctie.
3.3
Crisiscentrum
Een directie die nauw verbonden is met de twee voorgaande, is de algemene directie Crisiscentrum. In tegenstelling tot de meeste federale instanties is het Crisiscentrum een vrij jonge organisatie. Toen ons land in de jaren ’80 geconfronteerd werd met een aantal tragische gebeurtenissen (de aanslagen van de CCC, het Heizeldrama...), besliste de regering om een burgerlijke permanentiedienst en een infrastructuur voor crisisbeheer in het leven te roepen. In 1986 werd het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Regering boven de doopvont gehouden. Sindsdien coördineerde het allerlei situaties in diverse domeinen. De dioxinecrisis en de ondersteuning bij de gasramp te Gellingen zijn hiervan kenmerkende voorbeelden.
dagen per week ten dienste van de regering. Het volgt de openbare veiligheid voortdurend op de voet. Allerlei dringende informatie wordt verzameld, geanalyseerd en doorgegeven aan de betrokken instanties. Daarnaast staat het Crisiscentrum in voor de veiligheid bij belangrijke gebeurtenissen zoals de Europese tops. De beveiliging van personaliteiten en instellingen in België komt het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Regering eveneens toe. Het centrum stelt bovendien infrastructuur ter beschikking en biedt ondersteuning en expertise bij het crisisbeheer.
Deze algemene directie waarborgt ten slotte de organisatie en de coördinatie van de noodplanning. De benadering van noodsituaties door de overheden is beschreven in noodplannen. Volgens de ernst van het incident wordt de hulpverlening gecoördineerd op gemeentelijk, provinciaal of nationaal niveau. De doelstelling is om de noodsituatie onder controle te krijgen en de veiligheid van de bevolking te waarborgen. Het Crisiscentrum bevordert de kennis van de noodplanning, o.a. via het Hoger Instituut voor de Noodplanning.
3.4
Instellingen en Bevolking
De taken van de algemene directie Instellingen en Bevolking zijn heel divers. Het is deze directie die onder meer instaat voor de uitreiking van de (elektronische) identiteitskaarten en de organisatie en het vlotte verloop van de verkiezingen. Het beheer van het Rijksregister van de natuurlijke personen is een andere taak van deze directie. Naast de centrale dienst van het Rijksregister in Brussel is er in elke provincie een gewestelijke dienst.
Ook de dienst Protocol maakt deel uit van de algemene directie Instellingen en Bevolking. Deze dienst staat in voor het organiseren en in goede banen leiden van plechtigheden zoals het defilé op de nationale feestdag en huwelijken van leden van de koninklijke familie.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
Het Crisiscentrum staat 24 uur per dag, 7 19
2005
20
ACTIVITEITENRAPPORT
Je staat er wellicht niet bij stil wanneer je een lotje koopt voor de tombola van de lokale voetbalploeg, maar voor het organiseren van deze tombola werd het akkoord gevraagd van deze directie van de FOD Binnenlandse Zaken.
3.5
Dienst Vreemdelingenzaken
De Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) staat de minister van Binnenlandse Zaken bij in het voeren van een structureel en coherent vreemdelingenbeleid.
Een van de voornaamste taken van de Dienst Vreemdelingenzaken is het in goede banen leiden van de binnenkomst en het verblijf van vreemdelingen in België. De toegang tot en het verblijf op het grondgebied worden enerzijds geregeld door de nationale
wetgeving
en
anderzijds
door
een
brede
waaier
van
internationale
reglementeringen zoals de Conventie van Genève, de Schengenovereenkomst en de EU-verordeningen. Een vreemdeling die naar België wil komen, er wil verblijven of zich er wil vestigen (hetzij als toerist, student, werknemer of in het kader van een gezinshereniging), moet de toestemming verkrijgen van de Dienst Vreemdelingenzaken. Indien dit gebeurt, zal DVZ instructies uitvaardigen om aan de betrokken vreemdeling een verblijfsvergunning toe te kennen.
Om illegale immigratie op te sporen, ondersteunt de Dienst Vreemdelingenzaken de federale politie bij het controleren van en aan de Schengenbuitengrenzen. Ook verzamelt en analyseert DVZ alle informatie rond problemen als illegale immigratie, mensenhandel, mensensmokkel of schijnhuwelijken. Het doel hiervan is betere beleidsmaatregelen te kunnen opstellen die deze problemen grondig aanpakken. DVZ neemt ook deel aan (gerechtelijke en bestuurlijke) acties om misdrijven inzake verblijf op te sporen.
Indien de vreemdelingen niet langer over een verblijfsrecht beschikken, worden er verwijderingsmaatregelen getroffen die soms op een gedwongen wijze uitgevoerd worden. Illegalen riskeren om in een gesloten centrum vastgehouden te worden met het oog op hun eventuele verwijdering van het grondgebied. De Dienst Vreemdelingenzaken be-
Vottem, het repatriëringscentrum 127bis in Steenokkerzeel en het transitcentrum 127 in Melsbroek.
Ten slotte staat de Dienst Vreemdelingenzaken in voor de praktische aspecten van de asielprocedure, zoals de administratieve behandeling van de aanvragen van de kandidaat-vluchtelingen (het afnemen van vingerafdrukken, het beslissen van de taalrol enz.). Ook het vaststellen of België verantwoordelijk is voor de behandeling van een asielonderzoek in het kader van de Dublinovereenkomst, komt DVZ toe.
3.6
Provinciegouverneurs
Als commissarissen van de federale regering in de provincies, voeren de gouverneurs opdrachten uit om de toepassing van de federale regelgeving te verzekeren. Het gaat om een zeer verscheiden takenpakket betreffende civiele veiligheid en noodplanning, politionele veiligheid en openbare orde, het specifiek administratief toezicht op de werking van de lokale politie, de wapenwetgeving, de brandweer, de behandeling van de rampenschade … Hoewel de gouverneurs uitvoerende taken hebben voor verschillende federale overheidsdiensten (bv. Justitie, Volksgezondheid), oefenen zij de meeste van hun federale opdrachten uit voor de FOD Binnenlandse Zaken. Hiertoe stelt dit departement een aantal federale ambtenaren ter beschikking van de gouverneurs, alsook een krediet voor de werking en de uitrusting van hun federale dienst.
3.6.1 Civiele veiligheid en noodplanning a) Noodplanning en rampoefeningen De gemeenten zijn verplicht om algemene gemeentelijke noodplannen op te stellen. Daarin worden maatregelen bepaald m.b.t. de organisatie van de hulpverlening in geval van grootschalige incidenten op het grondgebied van de gemeente. De gouverneurs zijn op hun beurt verplicht een algemeen provinciaal noodplan op te stellen, aangevuld met specifieke noodplannen voor plaatsen en situaties die risicohoudend zijn. Deze plannen zijn van toepassing wanneer de gevolgen van het incident zich uitstrekken over meerdere gemeenten en/of wanneer ze de inzet van meerdere disciplines vereisen. De burgemeester staat in voor de beleidscoördinatie wanneer de gemeentelijke fase wordt afgekondigd. Bij het uitroepen van de provinciale fase neemt de gouverneur deze taak op zich. Om de coördinatie van de hulpoperaties bij een grootschalig incident te verzekeren en zo nodig bij te sturen, worden door de gouverneurs rampoefeningen georganiseerd.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
heert momenteel vijf gesloten centra: de centra voor illegalen in Merksplas, Brugge en 21
ACTIVITEITENRAPPORT
22
Op het vlak van het personeel hebben de gemeentelijke overheden zeggenschap over
2005
b) Brandweer
de gemeenten van zijn provincie in gewestelijke groepen in. Hij berekent jaarlijks de
de benoeming of bevordering van de brandweerofficieren, alsook over de tuchtmaatregelen die hen treffen. Deze beschikkingen zijn onderworpen aan de goedkeuring van de provinciegouverneur. De organieke reglementen van de gemeentelijke brandweerdiensten dienen ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de gouverneur. Voor de algemene organisatie van de brandweerdiensten deelt de provinciegouverneur
verdeling van de brandweerkosten tussen de centrumgemeenten (gemeenten met een eigen brandweerdienst) en de beschermde gemeenten.
De gouverneur formuleert aan de minister van Binnenlandse Zaken een voorstel over de indeling van de provincie in hulpverleningszones. Hiervoor wint hij eerst het advies in van de burgemeesters en korpschefs van de betrokken gemeenten. Deze indeling heeft als doel de kwaliteit van de hulpverlening te verbeteren en de rationele inzet van de middelen te optimaliseren. De gouverneur zit het provinciaal coördinatiecomité voor. Dit comité zorgt voor de coördinatie van de activiteiten in de hulpverleningszones en verstrekt adviezen i.v.m. de verdeling van de federale hulp voor brandweermateriaal.
Voor het toezicht op de naleving van de wettelijke bepalingen, baseren de gouverneurs zich in het bijzonder op de rapporten van de brandweerinspectiediensten van de FOD Binnenlandse Zaken. De gouverneurs formuleren voorstellen met betrekking tot de federale subsidies voor de geglobaliseerde aankoop van brandweermateriaal, het Seveso-fonds, het nucleair fonds en de subsidie voor de functie van directeur medische hulpverlening. In opdracht van de minister van Binnenlandse Zaken onderzocht een commissie, onder voorzitterschap van de Antwerpse gouverneur Paulus, de hervorming van de diensten van de Civiele Veiligheid.
c) Opeisingen De minister van Werk, de minister van Economische Zaken of hun afgevaardigden
opeisen om minimumprestaties te verzekeren en zo te voldoen aan de vitale behoeften. Opeisingen door de provinciegouverneur kunnen slechts gebeuren onder welbepaalde voorwaarden. Behalve in de gezondheidssector kunnen eveneens opeisingen gebeuren in de energiesector (gas, petroleum en elektriciteit). De provinciegouverneur beschikt over een directe bevoegdheid ter zake en kan onder andere verbruiksbeperkingen afkondigen.
3.6.2 Politionele veiligheid en openbare orde a) Het provinciaal veiligheidsoverleg Het provinciaal veiligheidsoverleg staat onder voorzitterschap van de gouverneur en brengt de overheden van bestuurlijke en gerechtelijke politie samen op provinciaal niveau. De voornaamste taak bestaat erin toezicht te houden op het bereiken van de doelstellingen van de zonale veiligheidsraden. Via het provinciaal veiligheidsoverleg beoogt men ook tot een geïntegreerde en gecoördineerde benadering te komen van de problemen en fenomenen op het gebied van de veiligheid.
b) Ondersteuning van de lokale politiezones De gouverneurs zorgen voor de ondersteuning van de politiezones van hun provincie door het organiseren van overleg en de begeleiding van projecten. De arrondissementscommissarissen en de verbindingsambtenaren van de politiediensten staan hen hierin bij. De verbindingsambtenaren worden door de gouverneur aangewezen en oefenen hun taak uit onder het gezag van de gouverneur.
c) Evaluatie korpschefs en bestuurlijke directeurs-coördinator De gouverneur of de door hem aangewezen arrondissementscommissaris is lid van de evaluatiecommissie voor de ambten van korpschef en bestuurlijk directeur-coördinator bij de federale politie.
d) Centra voor informatie en communicatie (CIC) De centra voor informatie en communicatie beheren 24 uur per dag de 101-oproepen. In elke provincie is er een CIC-overleg dat de gouverneur voorzit.
e) Acties inzake verkeersveiligheid In samenwerking met de lokale politiezones en het Belgisch Instituut voor de Verkeersveiligheid, besteden de gouverneurs permanent aandacht aan het organiseren en stimuleren van diverse acties aangaande verkeersveiligheid.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
(provinciegouverneurs) kunnen bij stakingen of collectieve afdankingen werknemers 23
2005
24
ACTIVITEITENRAPPORT
Het beheer van de ademtest- en ademanalysetoestellen valt eveneens onder de bevoegdheid van de gouverneur.
f) Criminaliteitspreventie De provinciale commissie voor criminaliteitspreventie staat onder voorzitterschap van de gouverneur. Haar doelstellingen bestaan in het bestuderen en evalueren van de misdadigheid in de provincie en het voorbereiden van provinciale programma’s inzake preventie. De werkzaamheden van de commissie leiden tot concrete acties.
g) Specifiek administratief toezicht op de lokale politie De gouverneurs staan in voor het specifiek administratief toezicht op de lokale politie. Het betreft een wettigheidstoezicht op de beslissingen van de bestuursorganen van de zone. Het bijzonder specifiek administratief toezicht houdt in dat bepaalde beslissingen van de gemeenteraden van de eengemeentezones en van de politieraden van de meergemeentezones dienen te worden goedgekeurd. Het gaat bv. om beslissingen betreffende het personeelskader en de begroting. Het algemeen specifiek administratief toezicht betreft het wettigheidstoezicht op de overige handelingen van de gemeente- en politieraden (of van de colleges bij een bevoegdheidsdelegatie van de raden). De gouverneur kan een bijzonder commissaris sturen naar de gemeente of de zone om inlichtingen te verzamelen of maatregelen ten uitvoer te brengen die voortvloeien uit de wet op de geïntegreerde politie (dwangtoezicht).
h) Bijzondere gebeurtenissen De gouverneur is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde in de provincie bij bijzondere gebeurtenissen of grootschalige evenementen (bv. manifestaties, betogingen, het islamitisch offerfeest, festivals). Hij heeft ook specifieke taken bij de organisatie van wedstrijden voor motorrijtuigen, zoals het waken over de samenhang en de verenigbaarheid van de door de verschillende gemeenten getroffen (veiligheids)maatregelen.
3.6.3 Vergunningen, toelatingen en documenten a) Wapenwet Elke handelaar of verzamelaar van vuurwapens en/of munitie moet vooraf een erkenning verkrijgen van de gouverneur van de provincie waar de activiteit zal worden uitgeoefend. De aanvragen worden onderzocht op basis van de adviezen ingewonnen bij de
van de aanvrager) en bij de burgemeester van de gemeente waar de activiteit wordt uitgeoefend (onderzoek naar de aard van de activiteit). Deze onderzoeken gebeuren eveneens m.b.t. de schietstanden. Iedere persoon die niet erkend is als wapenhandelaar of -verzamelaar, moet bij de gouverneur een vergunning aanvragen voor het houden van een wapen- en munitieopslagplaats.
Daar waar de korpschef van de lokale politie bevoegd is voor de uitreiking van de vergunningen voor het houden van verweervuurwapens, is het de gouverneur die de machtigingen aflevert om oorlogsvuurwapens te mogen bezitten. Dit gebeurt na gunstig advies van de korpschef van de lokale politie van de woonplaats van de aanvrager. Wanneer de aanvraag tot een vergunning voor een verweervuurwapen door de korpschef van de lokale politie wordt geweigerd of bij gebrek aan een beslissing binnen de drie maanden na de aanvraag, kan men bij aangetekend schrijven en binnen de voorziene termijn in beroep gaan bij de gouverneur. Wanneer het houden van een verweer- of oorlogsvuurwapen nadelig kan zijn voor de openbare orde, wordt de machtiging geschorst of ingetrokken door de gouverneur. Dit gebeurt meestal op basis van een politieverslag of een lopend gerechtelijk onderzoek. Vooraleer een beslissing wordt genomen, moet de gouverneur het gemotiveerde advies van de procureur des Konings inwinnen.
De machtigingen voor wapendracht worden toegekend door de gouverneur na het advies te hebben ingewonnen van de korpschef van de lokale politie en de procureur des Konings van het betrokken arrondissement. Indien het bewakingsopdrachten betreft, wordt bijkomend advies gevraagd aan de FOD Binnenlandse Zaken. Iedereen die zijn wapen(s) wil meenemen naar een ander land van de Europese Unie om er te gaan jagen of de schietsport te beoefenen, heeft een Europese vuurwapenpas nodig. De gouverneur van de provincie waar de betrokkene zijn verblijfplaats heeft, levert deze pas af.
De toekomstige wapenwet zal de vergunningsprocedure grondig hervormen. De bevoegdheid tot het afleveren van alle wapenvergunningen zal in 2006 toekomen aan de gouverneurs.
b) Vergunningen voor tijdelijke springstoffendepots De provinciegouverneur reikt de vergunningen uit voor de tijdelijke opslag van springstoffen.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
procureur des Konings van het betrokken arrondissement (onderzoek naar de persoon 25
ACTIVITEITENRAPPORT
26
nieuwe titularis door de gouverneur erkend te worden, op advies van de dienst der
2005
Ingeval een fabriek of opslagplaats van eerste klas van exploitant verandert, dient de
van de procureur des Konings, de arrondissementscommissaris en de bevoegde
springstoffen.
c) Bijzondere veldwachters De gouverneur staat in voor de erkenning van de bijzondere veldwachters die door particulieren of openbare instellingen aangesteld worden om hun eigendommen, vis- en jachtterreinen, domeinen, gebouwen of installaties te bewaken. Dit gebeurt na advies
gewestelijke ambtenaar. De gouverneur kan deze erkenning ook intrekken.
d) Paspoorten, reisdocumenten en visa De gouverneur is belast met het afleveren en verlengen van paspoorten voor Belgische onderdanen die in het buitenland wonen en die op het ogenblik van de aanvraag tijdelijk in België verblijven. Daarnaast is de gouverneur als enige bevoegd voor het afleveren van reisdocumenten aan erkende vluchtelingen en aan bepaalde categorieën vreemdelingen die van hun diplomatieke vertegenwoordiging in ons land om zeer ernstige redenen geen nationale pas kunnen krijgen. Ten slotte zijn de diensten van de gouverneur bevoegd om visa af te leveren of te verlengen voor vreemdelingen die tijdelijk in België op hotel verblijven of in België ingeschreven zijn. Dit gebeurt uitsluitend na de schriftelijke toelating van de visadienst van de Dienst Vreemdelingenzaken.
e) Afwijking diplomavereiste architecten De gouverneur kan de houders van bepaalde diploma’s of opleidingen toestaan zelf de plannen te tekenen voor het (ver)bouwen van de eigen woning en controle uit te oefenen op de uitvoering van de werken, zonder een beroep te moeten doen op een architect. Dit kan enkel na een gemotiveerde aanvraag en mits gunstig advies van het college van burgemeester en schepenen van de bouwplaats.
3.6.4 Andere federale taken a) Rampenschade Om uitzonderlijke natuurverschijnselen als een natuurramp te laten erkennen, moeten de gemeentebesturen een aanvraag indienen bij de gouverneur. De gouverneurs stellen het dossier samen, met een raming van de eventuele schade en het aantal slachtoffers per getroffen gemeente. Vervolgens wordt het volledige dossier aan de minister
die de uiteindelijke beslissing neemt over de erkenning als natuurramp. Slachtoffers van een (erkende) natuurramp kunnen bij de gouverneur van de provincie waar de beschadigde goederen gelegen zijn, een aanvraag indienen om een financiële tegemoetkoming te verkrijgen. De gouverneur laat de schade vaststellen door een door hem aangestelde deskundige. Over iedere aanvraag neemt de gouverneur een gemotiveerde beslissing.
b) Verkiezingen Volgens het kieswetboek is de gouverneur of de door hem aangeduide ambtenaar verantwoordelijk voor het uitoefenen van bepaalde handelingen in het kader van de verkiezingen voor het Europees Parlement en voor de nationale en regionale parlementen. Het gaat bijvoorbeeld om de indeling van de kiezers in stemafdelingen, het toezicht op het tijdig bezorgen van de oproepingsbrieven aan de kiezers of de verdeling van de verkiezingskosten tussen de gemeenten.
c) Grenspalen Internationale verdragen wijzen de vaststelling en de beschrijving van de plaats, het onderhoud en de instandhouding van de grenspalen toe aan de provinciegouverneur. In de meeste provincies is er een permanente grenscommissie.
d) College van provinciegouverneurs Ten aanzien van de gemeenten Voeren en Komen-Waasten worden bepaalde bevoegdheden van de gouverneurs van Limburg en Henegouwen onderworpen aan het eensluidend advies van het college van provinciegouverneurs (bv. dwangtoezicht). Andere bevoegdheden, zoals de verkiezing van de leden van de raad of het vast bureau van het OCMW, zijn overgedragen aan dit college.
e) Eervolle onderscheidingen en protocollaire opdrachten De gouverneur adviseert in de procedure voor het toekennen van eervolle onderscheidingen in de nationale orde en de burgerlijke eretekens voor de leden van de politie- en de brandweerdiensten. Dit is ook het geval m.b.t. de onderscheidingen voor daden van moed en zelfopoffering. De gouverneurs vervullen een aantal protocollaire opdrachten bij plechtigheden en bij officiële ontvangsten van leden van de koninklijke familie, staatshoofden en ambassadeurs in de provincies.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
van Binnenlandse Zaken bezorgd. Hij legt een globaal dossier voor aan de ministerraad 27
ACTIVITEITENRAPPORT
Beheer van de middelen
4.1
Personeel
De FOD telde in 2005 meer dan 4600 personeelsleden. Zij bevolkten bijna 50 werkplaatsen, gaande van Oostende tot Aarlen. 264 personen verlieten het departement en 581 nieuwe krachten traden in dienst. Opgesplitst naar statuut geeft dit 317 statutaire en 264 contractuele medewerkers. Of nog: 118 personen van niveau A, 54 van niveau B, 253 van niveau C en 156 van
2005
niveau D. Onderstaande grafiek geeft een overzicht van het aantal vrouwelijke en mannelijke personeelsleden per leeftijdsklasse.
Leeftijdspiramide FOD Binnenlandse Zaken 900 800 700 Aantal medewerkers
28
4
600
366
330
383
272
500 318
124
300 200 100
Vrouwen Mannen
228
400
342 113
405
454
388 316 239
229
21 43
72 0 < 24
24 - 29
30 - 34
35 - 39
40 - 44 Leeftijd
45 - 49 50 - 54
55 - 59
> 60
Het personeelsbudget voor het jaar 2005 bedroeg 135.704.000 EUR. Voor 2006 is 142.242.000 EUR voorzien. De toename van het budget is onder andere te verklaren door de indexatie van de lonen, maar ook door het uitvoeren van specifieke projecten (bv. voor het personeel van de gesloten centra van DVZ, van de Civiele Veiligheid en van de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen). Ook de verderzetting van de hervorming van de loopbanen – met de premie voor de competentiemetingen en de carrière voor niveau A – weegt op het personeelsbudget.
Budget
4.2.1 Budget per afdeling en programma Afdeling
Programma
Beleidsorganen (01) Beheersorganen (21) Logistiek en coördinatie (40)
Beleid en missie Bestaansmiddelen Bestaansmiddelenprogramma Financiering van de provincies en de gemeenten Juridische ondersteuning Totaal Bestaansmiddelenprogramma Commissie van de Nationale Vraagstukken inzake verdediging Noodplanning Commissie veiligheid rallywedstrijden en specifieke initiatieven Totaal Bestaansmiddelenprogramma Protocol
Crisiscentrum (50)
Instellingen en Bevolking (51)
Civiele Veiligheid (54)
Dienst Vreemdelingenzaken (55)
Vaste Commissie voor Taaltoezicht Bevolking en verkiezingen Totaal Bestaansmiddelenprogramma Algemene Inspectie van de operaties en de opleiding Operaties van de Civiele Veiligheid; uitrustingen en opleiding voor de civiele bescherming; de brandweerdiensten en de "100"-centra Fonds voor de risico's van zware ongevallen Fonds voor de risico's van nucleaire ongevallen Directie van de financiële tussenkomsten ten voordele van derden Rampenschade Oorlogsschade Kustwacht Totaal Bestaansmiddelenprogramma Specifieke centra voor illegalen Contract met de burger Totaal
Krediet 2005 Verwezenlijkingen 2005 (aangepast) ordonnancering
ordonnancering
% totaal
3.611 4.744 6.099
3.106 3.959 5.530
0,88% 1,12% 1,57%
123.328 793 130.220 2.300
46.411 372 52.312 1.915
13,19% 0,11% 14,86% 0,54%
44 651
42 600
0,01% 0,17%
236 3.231 9.633 79
142 2.698 9.438 76
0,04% 0,77% 2,68% 0,02%
1.000 13.148 23.860 31.206
913 7.700 18.127 29.793
0,26% 2,19% 5,15% 8,47%
0
0
0,00%
22.434
20.163
5,73%
5.333
3.923
1,11%
3.004
2.381
0,68%
11.222 0 736 32 73.967 67.044
9.357 0 40 25 65.682 62.238
2,66% 0,00% 0,01% 0,01% 18,66% 17,69%
11.266 78.310
8.851 71.089
2,52% 20,20%
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
4.2
29
2005
30
ACTIVITEITENRAPPORT
Afdeling
Programma
Krediet 2005 Verwezenlijkingen 2005 (aangepast) ordonnancering
Veiligheid en Preventie (56)
Bestaansmiddelenprogramma 4.331 Algemene administratieve politie – Opleiding, preventie en uitrusting 38.422 Vaste Commissie voor de gemeentepolitie 669 Voetbalcel 38 Geschillen federale politie 1.293 Veiligheid Europese tops te Brussel en Observatorium voor de stedelijke veiligheid 25.000 Vast Secretariaat voor het Preventiebeleid 3.599 Totaal 73.352 Provinciale gouvernementen (58) Bestaansmiddelenprogramma 15.558 Raad van State (59) Bestaansmiddelenprogramma 30.823 CGVS - VBV (60) CGVS 20.220 VBV 4.110 Totaal 24.330 Calltakers (63) Centra van het eenvormig oproepstelsel 1.376 TOT BUD 13 463.382
ordonnancering
% totaal
3.894
1,11%
37.561 125 21 1.166
10,67% 0,04% 0,01% 0,33%
18.996
5,40%
3.535 65.296 15.061 29.362 19.404 3.760 23.164
1,00% 18,55% 4,28% 8,34% 5,51% 1,07% 6,58%
2.068 351.924
0,59% 100,00%
De tabel toont de verdeling van het budget van Binnenlandse Zaken in kEUR per afdeling en programma. Het verschil tussen het bedrag van de ordonnanceringskredieten en de realisaties is hoofdzakelijk te verklaren door de toepassing van de begrotingsdiscipline die een uitstel van betaling van de vastgelegde kredieten oplegt.
4.2.2 Budget per type uitgave Uitgaven per categorie
(in kEUR) Personeelsuitgaven Dotaties en grote posten Dode hand (gemeenten) Dotatie Brussel Dotatie ASTRID Dotatie SAB Fonds Europese tops Totaal personeel en grote posten Werkingskosten Andere Totaal FOD Binnenlandse Zaken
Budget 2005 Aangepast Kredieten vastleggingen
Kredieten ordonnanceringen
Budget 2005 Gerealiseerd Kredieten Kredieten vastleggingen ordonnanceringen
Weging op aangepast KO
175.839
175.835
175.616
174.810
37,95%
34.505 88.823 34.575 13.418 25.000
34.505 88.823 34.575 13.418 25.000
34.505 88.823 34.575 13.418 24.800
0 46.411 34.575 7.700 18.996
7,45% 19,17% 7,46% 2,90% 5,40%
372.160 66.078 31.397
372.156 65.229 25.997
371.737 63.653 28.993
282.492 46.717 22.715
80,31% 14,08% 5,61%
469.635
463.382
464.383
351.924
100,00%
waarin niet te snoeien valt (77 %). Het betreft hoofdzakelijk de personeelsuitgaven, de dotaties en de subsidies. Deze situatie maakt de toepassing van een begrotingsdiscipline op deze specifieke uitgaven bijzonder moeilijk.
4.2.3 Evolutie van de overgedragen kredieten Evolutie (in kEUR) Ordonnanceringskredieten van het lopende jaar Ordonnanceringskredieten op overdrachten van het vorige jaar Verhouding overdrachten / kredieten lopend jaar
2004
2005
2006
456.366
433.229
485.429
103.001
117.365
117.521
22,57%
27,09%
24,21%
Aangezien de rijkscomptabiliteit het principe van een kasboekhouding naleeft, komen in de rijksbegroting enkel de werkelijk gedane uitgaven voor, zonder rekening te houden met de vastleggingen. De toepassing van de begrotingsdiscipline op de ordonnanceringen heeft een overdracht van uitgaven van 24 % van het ene naar het andere begrotingsjaar veroorzaakt.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
De FOD Binnenlandse Zaken kampt nog altijd met een zeer hoog percentage uitgaven 31
2005
32
ACTIVITEITENRAPPORT
5
Moderniseringsprojecten (MPM)
In 2004 werden binnen alle diensten en directies van de FOD 21 omvangrijke moderniseringsprojecten opgestart. Het doel van deze initiatieven was de sterke en zwakke punten van de bestaande werkprocedures in kaart te brengen met het oog op de verbetering ervan. Het eigen personeel speelde een belangrijke rol bij de uitvoering van deze projecten. De FOD Binnenlandse Zaken is niet het enige departement waar moderniseringsprojecten op gang werden gebracht. Hij is wel uniek wat betreft de duidelijkheid van de naam ervoor. In de andere departementen en in de bedrijfswereld spreekt men van BPR of business process reengineering. Bij Binnenlandse Zaken heeft men het over MPM (moderniseringsprojecten – projets de modernisation). Deze keuze kadert in een doelgerichte communicatie waarbij vanaf het begin geopteerd werd voor duidelijkheid, onder andere door “vreemde” afkortingen uit andere talen maximaal te weren. Speciaal voor de MPM werd een logo ontworpen dat terug te vinden is doorheen de verschillende communicatieacties.
Het ganse MPM-project verliep in 5 fases. Eind 2004 werd het vijfde en laatste stadium aangevat waarin concreet de stap werd gezet van de oude naar de nieuwe toestand, via de implementatie van 91 verbeteringsprojecten die afgeleid werden uit de 21 MPM. De realisatie van deze projecten volgens de planning vormde een van de grootste uitdagingen voor 2005. De komende jaren wordt de verwezenlijking van deze projecten verdergezet zodat alles in 2008 afgerond is.
In januari 2005 werd reeds een tweede MPM-golf opgestart die betrekking had op de gesloten centra van de Dienst Vreemdelingenzaken. Vijf werkgroepen, voornamelijk samengesteld uit personeel van de centra, kregen de opdracht om vanuit een analyse van de bestaande situatie een aantal verbeteringsmogelijkheden te identificeren. Zowel de kernprocessen (intake en outtake, verblijf en transport), de ondersteunende processen (P&O, B&B, ICT…) als de aansturing van de centra (management, communicatie…) werden in de analyse opgenomen. Het vertrekpunt was het beter behalen van de doelstellingen. Hierbij werd in het bijzonder aandacht besteed aan de veiligheid en de verbetering van de omkadering van de bewoners en het personeel.
1. Invoering van een centrale dispatching voor de plaatsing van bewoners. 2. Stroomlijnen van de intake- en outtakeprocessen. 3. Optimaliseren van de medische omkadering. 4. Operationalisering van de werkorganisatie. 5. Bevorderen van de terugkeer van de bewoners. 6. Maken van een draaiboek voor bewonersactiviteiten en opstarten van proefprojecten. 7. Centrale planning van het transport. 8. Stroomlijnen van het administratieve beheer van het personeel. 9. Begeleidingsproces voor personeelsleden met feedback naar het aanwervingsproces. 10. Stroomlijning van het financiële beheer. 11. Optimalisatie van de interne informatiedoorstroming en communicatie. 12. Optimalisatie van de bewonersgroepen in de centra. 13. Opmaak van operationele plannen en invoering van prestatiemetingen.
Deze projecten worden gefaseerd uitgewerkt. Ze starten tussen 1 december 2005 en 1 december 2006. Het laatste project loopt ten einde in 2009.
Een derde golf moderniseringsprojecten zal in 2006 worden gelanceerd.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
Uiteindelijk werden dertien projecten geselecteerd: 33
2005
34
ACTIVITEITENRAPPORT
6
Balanced scorecards (BSC)
De opvolging van de mate waarin de doelstellingen van het operationeel plan bereikt worden, gebeurt aan de hand van het systeem van de balanced scorecards. Dit is een managementinstrument dat de objectieven vertaalt naar concreet meetbare elementen (kritieke prestatie-indicatoren of KPI). De AD Veiligheid en Preventie nam de BSC voor het eerst in gebruik in 2002. In de loop van 2004 werden zij geïntroduceerd in het ganse departement. Het systeem werd in 2005 operationeel zodat de voorzitster en het directiecomité over een adequaat managementinstrument beschikken om eventuele knelpunten in de organisatie bij te sturen.
Interne audit
De ontwikkeling van de auditfunctie binnen de federale overheidsdiensten is het gevolg van het koninklijk besluit van 26 mei 2002 betreffende het intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten, alsook van dat van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten. De interne audit mag niet verward worden met de interne controle waarvoor het lijnmanagement verantwoordelijk is. De auditfunctie is een belangrijk instrument in het kader van het strategisch beleid van de FOD. De interne audit is een onafhankelijke en objectieve activiteit die ertoe strekt aan een organisatie een redelijke zekerheid te verschaffen over de mate waarin zij haar werking beheerst. Hij verleent haar advies ter verbetering van haar werking en draagt bij tot het creëren van toegevoegde waarde. Hij helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken door een systematische en gedisciplineerde evaluatie van de processen voor risicobeheer, beheer en bestuur, alsook door voorstellen te formuleren om hun effectiviteit te verbeteren.
De dienst Interne Audit draagt via zijn opdrachten onder andere bij tot: • de efficiëntie en doeltreffendheid van de interne controle en van de fraudebestrijding; • de integriteit, betrouwbaarheid en volledigheid van de financiële en operationele informatie; • de bescherming en bewaring van het vermogen van de FOD.
Via zijn tussenkomst in het kader van de auditopdrachten biedt de dienst Interne Audit eveneens hulp aan de verantwoordelijken van de entiteiten van de FOD Binnenlandse Zaken. Het doel is de risico’s verbonden aan de activiteiten van de entiteiten te bepalen, de ingevoerde interne controlesystemen te analyseren en aanbevelingen uit te werken om een efficiënter en doeltreffender beheer van de entiteiten te verwezenlijken. Hij heeft evenwel bevoegdheid noch verantwoordelijkheid in de diensten en activiteiten die het voorwerp van de audit uitmaken. Zijn aanbevelingen en adviezen mogen de hiërarchie van de betrokken entiteiten niet ontlasten van de hen toevertrouwde verantwoordelijkheden. De interne auditeur heeft dus geen operationele verantwoordelijkheden. Hij zal geen operationele procedures opleggen noch verbintenissen aangaan betreffende de activiteiten die hij moet onderzoeken en evalueren. Hij heeft hoofdzakelijk een adviesopdracht gebaseerd op vaststellingen en aanbevelingen.
C O R P O R AT E M A N A G E M E N T
7
35
ACTIVITEITENRAPPORT
36
opdracht én in afwachting van de instelling van auditcomités, staat de dienst Interne
2005
Wegens de onafhankelijkheid van zijn activiteit en de transversale aard van zijn
richtlijnen van de voorzitster van het directiecomité.
Audit rechtstreeks onder het gezag van de voorzitster van het directiecomité aan wie hij rapporteert. Hij moet opdrachten uitvoeren binnen alle diensten van de FOD Binnenlandse Zaken die afhangen van de persoonlijke bevoegdheid van de voorzitster. Deze laatste beslist te allen tijde over de auditopdrachten en hun doelstellingen. De dienst Interne Audit voert zijn activiteiten normaal uit volgens een auditplan, gebaseerd op een evaluatie van de risico’s, waarbij er rekening wordt gehouden met de
2
Activiteiten
2005
38
ACTIVITEITENRAPPORT
1
Personeel en Organisatie (P&O)
De stafdienst P&O heeft de ambitie om een strategische rol te spelen bij de verdere ontwikkeling van de FOD. Om deze ambitie te stroomlijnen, formuleerde hij in een gedetailleerd ondersteuningsplan zijn doelstellingen voor de komende 2 à 3 jaar.
• Een jaarlijkse herziening van het personeelsplan en de wervingsmarge voortdurend evalueren ten opzichte van de budgettaire enveloppe. • De selectieprocedure optimaliseren en uitbouwen via e-recruiting (i.s.m. Selor). • Verdere ontwikkeling van het tuchtnetwerk en de juridische ondersteuning optimaliseren. • Uitbouw van een P&O-correspondentennetwerk. • De onthaalprocedure voor nieuwe personeelsleden verder optimaliseren. • Een permanent opleidingsbeleid ontwikkelen om te beantwoorden aan de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie. • De ontwikkelcirkels uitbouwen tot een prestatiebevorderend systeem. • De loopbaan van de personeelsleden beheren (van de selectie tot het vertrek). • De specifieke opvolging van de loopbanen van het personeel van de buitenen continudiensten verzekeren. • De moderniseringsprojecten aansturen en opvolgen. • Het gebruik van balanced scorecards en kritieke prestatie-indicatoren implementeren, opvolgen, evalueren en linken aan de operationele plannen. • De samenwerking met andere horizontale diensten (B&B, ICT, sociale dienst, juridische dienst, CCIC, logistieke dienst…) verfijnen. • De projecten kennisbeheer, administratieve vereenvoudiging en tevredenheidsenquêtes verder ontwikkelen. • Invoering van een nieuwe hospitalisatieverzekering. • Opstarten van het project telewerk. • Het personeel informeren, o.a. aan de hand van de maandelijkse nieuwsbrief ePO die de personeelsmateries belicht.
Voor P&O betekende 2005 een jaar van grote verandering. Heel wat in 2004 opgestarte initiatieven kwamen op kruissnelheid.
Nieuwe loopbaan niveau A
De toewijzing aan de vakrichtingen in het kader van de nieuwe loopbaan van niveau A werd afgerond. Van de personeelsleden die hiervoor in aanmerking kwamen, werd 76 % ingedeeld bij de categorie Bevolking en Veiligheid. Via het intranet stelde de stafdienst P&O per vakrichting een elektronische brochure ter beschikking. Intussen begon het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) met het ontwikkelen van de gecertificeerde opleidingen.
1.2
Competentiemetingen en gecertificeerde opleidingen niveaus B en C
In het kader van de nieuwe loopbanen van de niveaus B en C werden in 2002 de competentiemetingen in het leven geroepen. Het objectief was de deskundigheid binnen de federale overheid te ontwikkelen en een financiële waardering te verlenen aan het personeel dat in zijn eigen competenties investeert. In 2005 werd een competentietoelage uitbetaald aan 684 personeelsleden van de niveaus B en C die slaagden voor een competentiemeting of een gecertificeerde opleiding. Meer en meer functiefamilies hanteren gecertificeerde opleidingen in plaats van competentiemetingen.
1.3
Elektronische identiteitskaart en calltaking
Voor het afleveren van de elektronische identiteitskaarten (eID) werden jongeren ingeschakeld die in aanmerking kwamen voor een startbaan. Nadat de autonome overheidsbedrijven en Defensie al een flink aantal personeelsleden ter beschikking stelden, waren deze jongelui aan de beurt om hoofdzakelijk de Antwerpse en de Brusselse gemeenten van extra mankracht te voorzien.
Sinds 2004 werft de FOD in het kader van het Astridproject “neutrale calltakers” aan. Dit project beoogt de standaardisering op nationaal niveau van het beheer van de oproepen voor de spoeddiensten. Na een stevige theoretische en praktische vorming in de disciplines brandweer, dringende medische hulp en politie, werden de calltakers ondergebracht bij de centra voor informatie en communicatie die de 101-oproepen krijgen. Op termijn zal de fusie van de nummers 100 en 101 tot één gemeenschappelijk nummer 112 met zich meebrengen dat de neutrale calltakers ook de oproepen naar de spoeddiensten zullen beheren. Om deze operatie tot een goed einde te brengen, werd
ACTIVITEITEN
1.1
39
ACTIVITEITENRAPPORT
40
gende fases werden reeds 55 personeelsleden van het autonoom overheidsbedrijf
2005
een kader van 131 personen voorzien, verspreid over gans België. In twee opeenvol-
aties waarbij er kennisverlies en/of -tekort dreigde. Dit onderzoek liep uit op het
Belgacom aangeworven.
1.4
Kennisbeheer
In 2005 werd een aantal initiatieven m.b.t. het kennisbeheer opgezet. Er werden risicoanalyses uitgevoerd om bestaande kennismonopolies op te sporen alsook andere situ-
ontwikkelen van structurele maatregelen voor kennisopbouw en -overdracht: organiseren van stages, infosessies, jobrotatie, het voorzien van back-ups… P&O zal de nieuwe medewerkers bij het begin van hun loopbaan begeleiden zodat zij de nodige kennis opdoen voor het uitoefenen van hun functie. De aandacht voor de tijdige overdracht van de kennis van de personeelsleden die de dienst verlaten, moet eveneens aan belang winnen.
1.5
Loopbaanontwikkeling
Het onthaal van nieuwe medewerkers speelt zich uiteraard grotendeels af bij de dienst zelf. Toch probeerde P&O zich in 2005 zoveel mogelijk te richten op de gemeenschappelijke noden van de nieuwelingen, onafhankelijk van de dienst waar men tewerkgesteld was. Iedere maand werd een onthaalsessie georganiseerd waar zowel de activiteiten en de structuur van de FOD, het evaluatiesysteem als de verschillende loopbanen uit de doeken werden gedaan. Er was ook ruimte voor persoonlijke vragen. P&O verloor het aspect opleiding evenmin uit het oog. Als eerste stap naar een proactief en transparant opleidingsbeleid werd een opleidingsplan voor 2005 en de komende jaren uitgewerkt. Een van de belangrijkste onderwerpen is het aanleren van managementvaardigheden aan het middenkader (een 250-tal leidinggevenden).
1.6
Personeelsplan
P&O zal overgaan tot het opstellen van een coherent en geïntegreerd personeelsplan dat rekening houdt met de budgettaire beperkingen. Dit plan zal rechtstreeks gelinkt worden aan de doelstellingen van de FOD, van de algemene directies en van de stafdiensten. Zo wordt een proactief personeelsbeleid mogelijk. In de komende jaren zal de stafdienst het aandeel statutaire personeelsleden proberen te verhogen.
Nieuwe HR-tool
De personeelsdatabank voldoet niet meer aan de behoeften van een modern personeelsbeleid. Daarenboven ondersteunt de leverancier de toepassing niet langer omdat de technologie volledig voorbijgestreefd is. Om die redenen hebben de stafdiensten P&O en ICT samen een project op poten gezet. Midden 2006 moet er een moderne HR-programmatuur voorhanden zijn die het P&O-personeel helpt bij het dagdagelijks beheer van de personeelsdossiers. In 2005 werd een externe firma aangeduid om het nieuwe systeem te implementeren.
2
Begroting en Beheerscontrole (B&B)
De stafdienst Begroting en Beheerscontrole ondersteunt de FOD op het vlak van de begroting, de beheerscontrole en de interne controle. Hij staat eveneens de verschillende algemene directies en stafdiensten bij door middel van financieel advies, begrotingsexpertise, richtlijnen, administratieve ondersteuning enz. Daarnaast verenigt de dienst de financiële gegevens van het hele departement en controleert hij de betreffende reglementering. Hij is verantwoordelijk voor de communicatie met alle interne en externe financiële diensten, de thesaurie en de FOD Budget en Beheerscontrole. Wegens natuurlijke afvloeiing zag de stafdienst B&B zijn effectief personeelsbestand tussen 2003 en 2005 verminderen met ongeveer 25 %. Een reeks maatregelen is aan de gang om deze situatie recht te zetten.
2.1
Federale projecten
In het kader van de modernisering van de administratie, werden op federaal niveau een reeks projecten gepland ter optimalisatie van de financiële processen. Deze projecten werden ingeschreven in de actieprogramma’s van de stafdienst B&B, maar werden uitgesteld of afgevoerd ten gevolge van wijzigingen in de prioriteiten op federaal vlak. Het is daarom dat de in 2004 in het kader van de MPM gedefinieerde projecten werden aangepast of uitgesteld. De genomen initiatieven worden hierna beschreven.
ACTIVITEITEN
1.7
41
ACTIVITEITENRAPPORT
42
Opmaak van de begroting
Dit proces heeft betrekking op de ganse budgettaire cyclus, vanaf de opstelling van de
2005
2.2
lytische dimensie aan de processen toegevoegd.
begroting tot en met de goedkeuring ervan door het parlement. De doelstelling bestaat erin de informatie en de budgettaire verslagen doorzichtiger te maken (wat de kwaliteit van het rapporteren moet verbeteren), de budgettaire gegevens op dezelfde basis te integreren en de management- en operationele plannen te linken aan de budgetten. Ter voorbereiding op een nieuwe budgettaire cyclus, werd in 2005 al een eerste stap gezet inzake de planning. Bij gemis van gekwalificeerd personeel werd nog geen ana-
De budgettaire gegevens voor het opstellen van de jaarlijkse begroting werden in 2005 volledig gestandaardiseerd en geïntegreerd in eenzelfde databank. Op die manier is een snellere en efficiëntere verwerking mogelijk en kunnen alle actoren hetzelfde systeem gebruiken. Na de invoering van alle financiële gegevens van de begroting werd ook een volgende stap uitgevoerd: het opnemen van de verantwoordingen in de bestaande databank.
2.3
Uitvoering van de begroting
Momenteel worden er binnen de FOD verschillende administratieve en boekhoudkundige systemen gebruikt. Dit project beoogt alle verrichtingen in verband met de financiële aankoopcyclus uit te voeren vanuit een geïntegreerd systeem. Na de voorbereiding in 2005 zal B&B dit systeem in 2006 implementeren, in samenwerking met de stafdienst ICT. Het doel is om de oude toepassing te vervangen door een webtoepassing (klant-server).
De nieuwe applicatie moet de volgende voordelen opleveren: • een betere gebruiksvriendelijkheid van de computergegevens van de bewerkingen; • mogelijkheid tot opzoeken van informatie via selecties; • overdracht van informatie naar gebruiksvriendelijkere applicaties zoals Excel en PDF; • het beschikbaar stellen van de computergegevens voor externe gebruikers; • de rechtstreekse codering van bepaalde gegevens door de operationele diensten zelf.
Beheerscontrole en monitoring van de uitgaven
Dit proces is gericht op de ondersteuning van het management door de financiële prestaties van de hele FOD op te volgen. Op korte termijn bestaat de doelstelling in het optimaliseren van de follow-up van de inkomsten en de uitgaven en het ter beschikking stellen van opvolgingsinstrumenten (monitoring) en boordtabellen. Deze werden in 2004 ter beschikking gesteld en in 2005 verder verfijnd. Ook werd de monitoring uitgebreid van de budgettaire disciplines die aan het departement worden opgelegd. Het resultaat was dat de begrotingsbeperkingen werden gehaald. De verwachte ontvangsten werden meermaals getoetst op hun accuraatheid.
2.5
Interne controle
De cel controle der rekenplichtigen stelde zowel voor de buitengewone als voor de gewone rekenplichtige een reglement op ter ondersteuning en controle. Daarbij werd rekening gehouden met het feit dat zij blijven afhangen van hun algemene directie. De dienst beschikt nu over een inventaris van de rekeningen en de rekenplichtigen, gestandaardiseerde en duidelijke procedures en een operationeel systeem van verslaggeving en controle voor alle rekenplichtigen.
Op het einde van 2005 werd ook een nieuwe expertisecel operationeel. Deze cel oefent een administratieve en financiële controle uit op de overheidsopdrachten en coördineert de expertise in dit domein voor de ganse FOD.
Op federaal niveau was in het kader van de interne controle vooropgesteld om van een voorafgaandelijke controle door de Inspectie van Financiën en de controleur der vastleggingen te evolueren naar een controle achteraf. Dit project werd eveneens uitgesteld, zonder de bestaande externe controle in vraag te stellen.
ACTIVITEITEN
2.4
43
2005
44
ACTIVITEITENRAPPORT
3
Informatie- en Communicatietechnologie (ICT)
De stafdienst ICT verzekert de ontwikkeling en de uitvoering van een globaal informatiseringsbeleid voor de FOD. Hij beheert en ondersteunt de algemene infrastructuur die voor het hele departement ontwikkeld werd en levert ook technische bijstand en expertise.
3.1
Overname lijndienst Dienst Vreemdelingenzaken
In het kader van de verbeterde coördinatie tussen de verschillende lijndiensten ICT, werd de lijndienst van de Dienst Vreemdelingenzaken geïntegreerd in de stafdienst ICT. Dit maakt het mogelijk het personeel efficiënter in te zetten en de verschillende taken rationeler te verdelen. Een eerste fase van risicobeheersing (budgettair luik) werd afgerond.
3.2
Versterking netwerkverbindingen Crisiscentrum
De verbindingen tussen het Crisiscentrum enerzijds en de Dienst Vreemdelingenzaken en het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen anderzijds werden drastisch sneller gemaakt. De informatiedoorstroming verloopt veel vlotter en de responstijden zijn navenant verbeterd.
3.3
Uitbreiding afstandswerken
Het in 2004 ingevoerde telewerken via een “virtual private network tunnel” stelde de ICT-dienst in staat om op een beveiligde manier een gecontroleerde toegang te geven tot beperkte delen van het netwerk. In 2005 werd het systeem verder uitgebreid.
3.4
Exploitatie raamcontract voor de aankoop van pc’s
Het raamcontract dat de stafdienst ICT in december 2004 afsloot met een privébedrijf, raakte in 2005 volop ingeburgerd. Het zorgt voor lagere prijzen en gunstiger garantievoorwaarden. Bovendien krijgt de FOD een homogener computerpark.
Implementatie HR-oplossing
In 2005 schreef de stafdienst ICT samen met de stafdienst P&O een algemene offerteaanvraag uit voor het verwerven van een HR-oplossing. Behalve het beheer van de personeelsgegevens, moest deze ook het uitwerken en opvolgen van een personeelsplan mogelijk maken. De opdracht werd gegund aan een privébedrijf. Het product zal in 2006 worden geïmplementeerd.
3.6
Helpdesk
De helpdesk van de algemene directie Civiele Veiligheid werd geïntegreerd in deze van de centrale stafdienst, wat leidde tot een grotere coherentie en een betere coördinatie. Hiermee werd de eerste fase van de implementatie van een gemeenschappelijke helpdesk voor de FOD voltooid. Het MPM klantentevredenheid dat hiervan afhangt, kan nu verder worden uitgewerkt. Beroep doen op de helpdesk kan op twee manieren. De standaardprocedure bestaat uit het formuleren van een aanvraag via de helpdesksite. Indien de browser niet bruikbaar is, kan de klant de helpdesk telefonisch bereiken. Tijdens de periodes dat het kantoor niet bemand is, wordt het telefoontoestel van de helpdesk automatisch doorgeschakeld naar de gsm van de persoon die de permanentie verzekert. Door deze ononderbroken dienstverlening op afstand kan ICT een groot aantal problemen oplossen.
3.7
Kritieke prestatie-indicatoren
Kritieke prestatie-indicatoren meten de prestaties en/of beschikbaarheid van de volgende entiteiten: • netwerk; • internettoegang; • webserver; • mailserver; • intranetserver; • helpdesk. Na de veralgemening van de nieuwe helpdesk kan worden overgegaan tot de verfijning van de KPI helpdesk.
ACTIVITEITEN
3.5
45
ACTIVITEITENRAPPORT
46
Vernieuwen van de toepassing voor B&B
In 2005 is met eigen middelen en mensen gestart met de ontwikkeling van een nieuwe
2005
3.8
de topprioriteiten werden uitgekristalliseerd. Het zal gradueel worden uitgevoerd in
toepassing in een .NET omgeving. De eerste fase werd eind 2005 afgerond. De applicatie zal in de loop van 2006 in gebruik worden genomen.
3.9
Gradueel uitvoeren van het meerjarenplan
Het in 2004 opgestelde meerjarenplan werd gereduceerd tot een tweejarenplan. Enkel
functie van de middelen.
4
Coördinatie- en ondersteuningsdienst
4.1
Juridische dienst
De juridische dienst heeft een “horizontale” bevoegdheid. Dit maakt dat zijn opdrachten ruim en gevarieerd zijn. Hij beantwoordt adviesaanvragen en verzoeken om informatie van de stafdiensten, de algemene directies en het kabinet van de minister van Binnenlandse Zaken. Hij informeert en geeft eveneens juridisch advies aan andere overheden en particulieren in de meest diverse materies.
De juridische dienst is voornamelijk belast met de behandeling en opvolging van de geschillen voor de hoven en rechtbanken van de rechterlijke orde, de Raad van State, het Arbitragehof en het Europees Hof voor de Rechten van de Mens. De geschillendossiers waarbij de Dienst Vreemdelingenzaken en de federale politie betrokken zijn, vallen hier niet onder. De dienst verleent advies en formuleert eventuele bemerkingen bij de door de advocaten opgestelde besluiten (voor de rechtbanken) en memories (voor de Raad van State en het Arbitragehof). Hij ondersteunt de andere directies bij de redactie van memories voor de Raad van State. De behandeling van parlementaire vragen ressorteert eveneens onder de taken van de dienst.
De opdrachten m.b.t. de geschillendossiers kunnen zowel beperkt als uitgebreid zijn (en dus een grondige studie vereisen). De opvolging van deze dossiers kan zich over
In 2005 leverden de ambtenaren van de juridische dienst bijna 6.000 prestaties: briefwisseling, parlementaire vragen, adviezen, follow-up van juridische dossiers, aanwijzing van advocaten in nieuwe dossiers, verbetering van ontwerpen van besluiten en memories enz.
4.2
Centrale cel voor informatie en communicatie (CCIC)
De centrale cel voor informatie en communicatie is verantwoordelijk voor de FOD overkoepelende communicatie. Als ondersteuningsdienst verzekert hij de coördinatie en de harmonisering van de verschillende communicatieacties.
De diverse taken van de CCIC kunnen gegroepeerd worden in vier kernopdrachten: • Communiceren met en informeren van de verschillende (interne en externe) partners; • Verzorgen van allerhande publicaties; • Beheer van het intranet en de portaalsite van de FOD (www.ibz.fgov.be); • Beheer van de centrale bibliotheek.
4.2.1 Informatieverstrekking Een eerste kernopdracht is het verschaffen van informatie aan de partners in het algemeen en de burger in het bijzonder. De gestelde vragen zijn gevarieerd, vaak ingewikkeld en handelen over materies die niet noodzakelijk tot de bevoegdheden van Binnenlandse Zaken behoren. Het vergt soms veel opzoekingswerk om een bevredigend antwoord te vinden. Toch wordt de burger in de meeste gevallen binnen de 24 uur geholpen. Als de dienst zelf geen toereikend antwoord kan formuleren, verwijst hij de betrokkene door naar de bevoegde contactpersoon of administratie. In 2005 behandelde de CCIC 4.617 informatievragen, waarvan 1.930 telefonische oproepen en 2.587 e-mails. De overige vragen – nauwelijks 100 – bereikten de cel per brief of fax. Een opmerkelijke vaststelling is dat er sinds enkele jaren een enorme toename is van het aantal informatievragen via e-mail. Het stijgende succes van het internet is zeker niet vreemd aan deze tendens.
ACTIVITEITEN
verscheidene jaren spreiden. Elk geval dient in concreto te worden beoordeeld. 47
ACTIVITEITENRAPPORT
48
Een andere belangrijke taak bestaat uit het ontwerpen van allerhande publicaties: fol-
2005
4.2.2 Publicaties
werd tevens een gespecialiseerd personeelslid aangetrokken. Deze initiatieven moeten
ders, brochures, affiches, persmappen, telefoonlijst… De voornaamste publicatie is Interiors, het informatieblad voor het personeel van de FOD. Het verschijnt zes maal per jaar en heeft een oplage van 4.500 stuks. Terwijl het redactionele materiaal (teksten, foto’s, tekeningen…) intern tot stand komt, zorgen externe firma’s voor lay-out en druk. In de loop van 2005 heeft de CCIC professionele lay-outprogrammatuur aangekocht. Er
de dienst in staat stellen om de lay-out op termijn zelf te verzorgen en dus minder afhankelijk te worden van externe bedrijven. Aan de directies die dat wensen, geeft de CCIC ondersteuning bij de realisatie van hun eigen publicaties.
4.2.3 Elektronische communicatie Het takenpakket van de communicatiedienst wordt aangevuld met het beheer van de webtoepassingen, meer bepaald het intranet en de portaalsite www.ibz.fgov.be.
De FOD Binnenlandse Zaken telt momenteel nog twee intranetsites. Een ervan wordt beheerd door de CCIC en bevat voornamelijk informatie uitgaande van de staf- en ondersteuningsdiensten. Het “tweede” intranet is in handen van de Dienst Vreemdelingenzaken. Eind 2005 werd een project opgestart om te komen tot één geharmoniseerd intranet. Tegen het einde van 2006 moeten de krachtlijnen van het nieuwe intranet gedefinieerd zijn. De hieronder vermelde gegevens hebben alleen betrekking op het netwerk beheerd door de CCIC.
Vroeger kon enkel een deel van het personeel dat in Brussel werkte een kijkje nemen op het intranet. In september 2003 kregen de medewerkers van de Dienst Vreemdelingenzaken toegang en vanaf november 2003 kan het intranet geraadpleegd worden via het internet. Vooral het personeel in de provincies, de permanente eenheden van de Civiele Veiligheid en de gesloten centra van Vreemdelingenzaken maakt gebruik van deze mogelijkheid. Op 31 december 2005 hadden 785 personen toegang tot het intranet via het internet.
De uitbreiding van de intranettoegang gaf de gelegenheid een veelzijdig beleid inzake informatieverspreiding op te zetten. Naast de bestaande acties werden ook nieuwe toepassingen ontwikkeld. Het succesvolle informatiebeleid vertaalde zich in mooie cijfers:
169.000 pagina’s per maand bezocht. Dit aantal steeg tot bijna 392.000 in 2005. Het aantal hits of aangeklikte bladzijden steeg nog spectaculairder van gemiddeld 469.000 per maand in 2004 tot bijna 1.380.000 in 2005, met een piek van meer dan 1.845.000 in de maand september.
page views hits
2.000.000 1.800.000
1.845.143
1.600.000
1.635.507 1.579.381 1.564.853
1.549.692
1.400.000
1.479.346 1.422.836
1.200.000 1.211.022
1.203.331
1.000.000 800.000
1.105.746
1.084.631
872.211
600.000 400.000 361.008
200.000
386.527
370.625
387.615
441.084 381.377
405.300
458.945
413.278
399.241
393.941
303.495
0 jan-05 feb-05 mrt-05 apr-05 mei-05 jun-05
jul-05 aug-05 sep-05
okt-05 nov-05 dec-05
4.2.4 Bibliotheek De centrale bibliotheek is een andere pijler binnen de CCIC. Naast deze bibliotheek herbergt de FOD nog documentatiecentra bij het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen, de AD Veiligheid en Preventie en de AD Civiele Veiligheid. Meer informatie over deze centra is terug te vinden in de desbetreffende activiteitenverslagen / boekdelen.
Een van de belangrijkste opdrachten van de centrale bibliotheek is het verzamelen van alle parlementaire documenten die betrekking hebben op het departement. Sinds 2004 worden deze documenten via het intranet ter beschikking gesteld. De digitalisering is ook op andere vlakken voelbaar. Elke dag stelt de centrale bibliotheek een persoverzicht samen dat zij zowel in papieren als in digitale vorm verspreidt. Sedert 2004 zijn de beschikbare werken opgenomen in de gemeenschappelijke catalogus op de federale portaalsite www.belgium.be. Deze modernisering neemt evenwel niet weg dat de bibliotheek nog steeds papieren werken aankoopt. De publicaties voor alle staf- en ondersteuningsdiensten en voor sommige directies worden er gecentraliseerd en vervolledigen de collecties.
ACTIVITEITEN
het aantal raadplegingen van het intranet steeg gestaag. In 2004 werden gemiddeld 49
2005
50
ACTIVITEITENRAPPORT
4.3
Sociale dienst
De belangrijkste taak van de sociale dienst bestaat erin de personeelsleden1 de nodige morele ondersteuning en materiële bijstand te verlenen, zowel in hun privé- als in hun beroepsleven. De waarden die het werk van deze dienst zin geven, zijn gebaseerd op het respect voor de persoon, het wederzijdse vertrouwen en de vertrouwelijkheid.
In dat opzicht zijn de maatschappelijk assistenten: • Personeelsleden die verandering inleiden Luisteren, begrijpen, steunen en begeleiden: dit zijn de missies van de sociale dienst. Zijn doel? Het welzijn van de werknemer op de werkplaats garanderen en verbeteren. Een persoon door een moeilijke periode helpen, begeleiden en hem zijn gevoel van onbehagen op lange termijn helpen te overwinnen. Maar ook de kwaliteit van de sociale dienstverlening buiten de beroepscontext moet het personeelslid en/of zijn familie een meerwaarde bieden.
• Multidisciplinaire personeelsleden Bepaalde medewerkers moeten, in afwachting van verdere hulp, op hun gemak worden gesteld. Dit vergt tijd en vertrouwen, maar ook correcte en relevante informatie. Wegens de talrijke domeinen waarmee de assistenten in aanraking komen (sociaal, juridisch, psychologisch, soms zelfs medisch), moet hun opleiding polyvalent zijn.
• Tussenpersonen Het komt niet zelden voor dat medewerkers de sociale dienst contacteren omdat ze moeilijke momenten beleven. De maatschappelijk assistenten zullen de nodige tijd nemen om naar hen te luisteren en hun vraag om hulp te analyseren alvorens hen naar de bevoegde dienst of instantie door te verwijzen.
Om een toestand beter te begrijpen, leggen de sociaal assistenten vaak huisbezoeken af. Of het nu is om een sociaal onderzoek uit te voeren (privéafspraken met sommige familieleden in het kader van echtelijk geweld, misbruik, eenzaamheid…) of zieke personeelsleden te bezoeken (hospitalisatie, zelfmoordpoging, depressie, verslaving…), dergelijke taken vereisen een groot professionalisme.
[1]* Het personeel van de FOD Binnenlandse Zaken, de diensten van de arrondissementscommissarissen van Eupen, Malmedy en Sankt-Vith, de provinciegouverneurs, het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen en de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen * de leden van het administratief personeel van de Raad van State
* de vroegere statutaire personeelsleden van de voormelde diensten, hun echtgenoten, kinderen ten laste en familieleden die onder hetzelfde dak wonen en in wiens behoeften zij voorzien * de weeskinderen, weduwnaars en weduwen van, in principe statutaire, overleden personeelsleden van de voormelde diensten.
ring van de sociaal assistent in de hulprelatie. Hij zal, zowel op professioneel als op sociaal vlak, een zekere afstand moeten nemen om zijn taak tot een goed einde te brengen. Aan de andere kant moet hij voldoende dicht bij de persoon staan om een vertrouwensrelatie op te bouwen. Laten wij niet vergeten dat ook de uitoefening van administratieve handelingen aanleiding kan geven tot een huisbezoek. Voorbeelden zijn een aanvraag tot een overlevingspensioen, een verzoek tot tussenkomst in de begrafeniskosten, een verzoek tot kinderbijslag voor wezen, tegemoetkomingen aan personen met een handicap, sociale huisvesting…
4.3.1 Financiële tussenkomsten Aangezien de individuele tussenkomsten erg divers zijn, zal u hierover geen statistieken vinden. Voor eenzelfde dossier kunnen immers meerdere handelingen noodzakelijk zijn2. Toch is het mogelijk enkele cijfers te geven over de financiële tussenkomsten. In 2005 behandelde de sociale dienst 130 dossiers voor financiële interventies. Na onderzoek van de gegrondheid van de aanvraag stelt de assistent een onderzoeksverslag op dat aan het bijzonder adviescomité wordt voorgelegd. Dit comité, dat paritair is samengesteld uit vertegenwoordigers van de vakbondsorganisaties en afgevaardigden van de administratie, kwam acht keer samen in 2005. De meerderheid van de financiële tussenkomsten betrof medische kosten met statutaire personeelsleden als begunstigden. Vervolgens waren er de leningen – meestal toegekend aan contractuelen – en de minimumpensioenen (een maandelijkse aanvulling voor een personeelslid dat een laag pensioen geniet en grote medische kosten heeft).
4.3.2 Vertrouwensdienst Tijdens 2005 bleef de sociale dienst nauw samenwerken met de door de FOD aangewezen preventieadviseur. Er bestaan twee soorten klachten. Men spreekt van een informele klacht wanneer de getroffen persoon eerst een oplossing probeert te vinden via bemiddeling met de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur. Er is sprake van een formele klacht wanneer de bemiddelingspoging onmogelijk is of mislukt. Dan wordt er een gemotiveerde klacht neergelegd. De preventieadviseur brengt de werkgever op de hoogte van het feit dat de werknemer en/of de getuigen een bijzondere bescherming genieten. [2] Dit is het geval bij een aanvraag van een pas gepensioneerd personeelslid om een toelage voor personen met een handicap te ontvangen. Meerdere diensten kunnen hier ingeschakeld worden: het gemeentebestuur, de FOD
Sociale Zaken of het ziekenfonds. Een dossier voor tussenkomst in de medische kosten kan eveneens ingediend worden bij het bijzonder adviescomité (met sociaal onderzoek).
ACTIVITEITEN
Sommige situaties vragen inderdaad een belangrijke investe51
ACTIVITEITENRAPPORT
52
betrokkenen (Wat zijn pesterijen? Waar bevindt het personeelslid zich in de situatie die
2005
De maatschappelijk assistenten hebben eveneens informatieve gesprekken met de
werkvloer verder. Er vonden twee opleidingen plaats in mei 2005. De eerste doelstel-
hij aankaart? Hoe verloopt de procedure? Wat zijn de risico’s op een misbruik van de klachtenprocedure?…).
4.3.3 Gezondheidsbeleid Naar aanleiding van de dienstnota van 28 oktober 2003 zette de sociale dienst zijn inspanningen inzake sensibilisatie voor de problematiek van alcoholmisbruik op de
ling was de hiërarchie op te leiden aangaande de omgang met deze problematiek. Het tweede objectief bestond erin de rol en de positie van de sociale dienst te herzien ten opzichte van de hiërarchie en de medische instanties.
De dienst heeft eveneens het KB van 19 januari 2005 betreffende de bescherming van de werknemers tegen tabaksrook bestudeerd. De opdracht van de sociale dienst bestaat in het begeleiden van de personen die wensen te stoppen met roken. In eerste instantie vonden er op het einde van het jaar 2005 twee informatiesessies plaats in de lokalen van de FOD. In een tweede fase werd een opleidingsproject voor 2006 voorbereid.
In december 2005 en januari 2006 werden vijf opleidingsdagen georganiseerd voor de personeelsleden die zich wilden voorbereiden op hun pensioen. Hiervoor werkte de dienst samen met de “Stichting Lodewijk de Raet” voor de Nederlandstaligen en met de “Université des aînés” voor de Franstaligen. Het opleidingsprogramma omvatte meerdere thema’s: successierechten, voeding en gezondheid, financiële aspecten van de loopbaan… De opleiding zal elk jaar opnieuw worden georganiseerd voor de personeelsleden die met pensioen gaan.
4.3.4 Communicatie De sociale dienst blijft zijn informatiebrochure verspreiden en de site wordt verder ontwikkeld. Met de ondersteuning van de CCIC en de drukkerij, creëerde de dienst tevens zijn eigen logo.
Onder andere in het kader van het dossierbeheer, de hospitalisatieverzekering en de exitgesprekken, werd nauw samengewerkt met de dienst P&O. Met de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk was er eveneens een goede samenwerking op het vlak van het rookbeleid en andere domeinen inzake welzijn op het werk.
nen, brachten de maatschappelijk assistenten een bezoek aan de administratieve diensten van de verschillende algemene directies die in Brussel gelegen zijn. De ontmoetingen verliepen op dezelfde wijze als deze met de buitendiensten in 2004.
Ten slotte wil de sociale dienst bijdragen tot het opzoeken van collectieve voordelen voor FED+. In diezelfde context wil hij geregeld een flashbericht publiceren op het intranet.
4.3.5 Collectieve activiteiten Ieder jaar organiseert de coördinatiecel enkele collectieve activiteiten, zoals culturele activiteiten, bloedinzamelingen, de sportdag, de kinderopvang en de verdeling van Sinterklaasgeschenken. De stafdienst P&O is op zijn beurt belast met het beheer van de dossiers van de collectieve verzekering inzake gezondheidszorg en de pre- en postnatale toelagen. Al deze activiteiten en tussenkomsten komen evenwel op het budget van de sociale dienst.
Collectieve activiteiten • In totaal verwelkomde de kinderopvang 153 kinderen (28 tijdens de krokusvakantie, 34 tijdens de paasvakantie en 91 tijdens de zomervakantie). • Twee culturele activiteiten grepen in de loop van 2005 plaats. Er werden respectievelijk 290 (“Made in Belgium”) en 311 (“Panamarenko”) deelnemers geteld. • Niet minder dan 1.508 Sinterklaasgeschenken werden uitgedeeld. • De vier bloedinzamelingen brachten heel wat donoren op de been: 77 in maart, 82 in juni, 80 in september en 59 in december. • Zoals elk jaar vond de sportdag plaats in september. 534 deelnemers haalden er hun hart aan op. • 194 personeelsleden konden genieten van pre- en postnatale toelagen. • 1.928 medewerkers schreven zich in voor de hospitalisatieverzekering.
ACTIVITEITEN
Om de sociale dienst voor te stellen en de afstand tot de personeelsleden te verklei53
2005
54
ACTIVITEITENRAPPORT
4.4
Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPB)
4.4.1 Kerntaken De interne dienst voor preventie en bescherming op het werk heeft als opdracht de werkgever en de werknemers bij te staan in de uitwerking, planning, uitvoering en evaluatie van het preventiebeleid inzake welzijn op het werk, op basis van een dynamisch risicobeheersysteem.
De kerntaken van de IDPB zijn: • meewerken aan risicoanalyses en adviseren over preventiemaatregelen; • deelnemen aan het onderzoek van arbeidsongevallen en beroepsziekten; • bezoeken van arbeidsplaatsen en werkposten; • adviseren bij de aankoop van arbeids- en beschermingsmiddelen en opstellen van instructies; • advies verlenen over de brandvoorkoming en de noodprocedures; • advies verlenen over de vorming van de werknemers (bij indienstneming, verandering van functie, nieuwe arbeidsmiddelen of nieuwe technologie); • voorstellen doen voor het onthaal van de werknemers, de informatie, de vorming en de sensibilisatie inzake welzijn op het werk; • advies verlenen aan de werkgever en aan de overlegcomités over alle ontwerpen, maatregelen of middelen die gevolgen kunnen hebben voor het welzijn van de werknemers; • deelnemen aan de coördinatie, samenwerking en informatie bij werkzaamheden van externe ondernemingen; • vragen i.v.m. het welzijn op het werk beantwoorden en klachten behandelen; • meewerken aan de organisatie van de eerste hulp bij ongevallen.
4.4.2 Structuur Voor het risicobeheer zijn drie voltijdse preventieadviseurs van de IDPB bevoegd. Ten behoeve van het federale personeel en het provinciepersoneel tewerkgesteld in het provinciehuis te Antwerpen, werd een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk opgericht.
Aangaande het gezondheidstoezicht doet de FOD Binnenlandse Zaken een beroep op ACTIVITEITEN
de arbeidsgeneesheren-preventieadviseurs van de gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk. Voor de operationele ambtenaren van de Civiele Veiligheid (met uitzondering van de calltakers) neemt een externe dienst deze taak op zich.
Ten aanzien van fenomenen als geweld, pesten op het werk en ongewenst seksueel gedrag, schakelt de FOD de sociale dienst (vertrouwenspersonen) en de preventieadviseurs-psychologen van een externe dienst in.
4.4.3 Arbeidsongevallen
Pr estatie-indicator en Prestatie-indicatoren voor de arbeidsveiligheid Frequentiegraad =
aantal ongevallen x 1.000.000 aantal uren blootstelling aan het risico
Werkelijke ernstgraad =
aantal verloren kalenderdagen x 1.000 aantal uren blootstelling aan het risico
Frequentiegraad
Werkelijke ernstgraad 0,7
30
0,6
25
0,5
20
0,4
15
0,3
10
0,2
5
0,1
0
0 Alle bedrijven België 2004
Tertiaire sector België 2004
FOD BZ 2005
Alle bedrijven België 2004
Tertiaire sector België 2004
Zoals de grafieken aangeven, zijn de frequentiegraad en de werkelijke ernstgraad van de arbeidsongevallen voor de FOD Binnenlandse Zaken lager dan de gemiddelden voor alle bedrijven in België en voor de bedrijven uit de tertiaire sector, ondanks de aanwezigheid van specifieke risico’s bij bepaalde operationele diensten (Civiele Bescherming en gesloten centra van DVZ).
FOD BZ 2005
55
ACTIVITEITENRAPPORT
56
De interne dienst voor preventie en bescherming op het werk adviseert de werkgever
2005
4.4.4 Risicoanalyses
uitgevoerd.
bij de opstelling van de risicoanalyses. Omwille van de mogelijke risico’s voor het personeel dat omgaat met vreemdelingen, werd in 2005 gestart met de risicoanalyses voor de gesloten centra van DVZ, het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen en de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen. Voor het gesloten centrum van Brugge werd, op vraag van de brandweer, een specifieke risicoanalyse betreffende de brandveiligheid
In samenwerking met de federale politie werd in 2005 gestart met een risicoanalyse voor de calltakers. Voor de logistieke dienst aan de Leuvenseweg werd een risicoanalyse uitgevoerd m.b.t. het keukenpersoneel.
De IDPB nam in 2005 ook het voorzitterschap waar van de volgende werkgroepen: • Vogelgriep: risicoanalyse bij het gebruik van CO voor het vernietigen van pluimvee; • Veiligheid van de hulpdiensten bij interventies op de openbare weg.
4.4.5 Bezoeken van gebouwen In 2005 bracht de IDPB bezoeken aan het gebouw aan de Leuvenseweg, het Park Atrium en het Crisiscentrum, alsook aan de permanente eenheden van de Civiele Bescherming te Liedekerke, Brasschaat, Libramont, Crisnée en Ghlin, het Federaal Opleidingscentrum voor de hulpdiensten te Florival, de gesloten centra van Brugge en Merksplas en de Centrale dienst voor Duitse vertaling te Malmedy. Naast deze jaarlijkse bezoeken werden de arbeidsplaatsen ook bezocht naar aanleiding van vergaderingen van basisoverlegcomités, klachten van werknemers en evacuatieoefeningen. Voor het gebouw aan de Leuvenseweg werden volgende documenten opgemaakt: richtlijnen “wat te doen bij brand”, lijsten van hulpverleners, evacuatieplannen, een informatiedossier voor de brandweer en overzichtsplannen van detectoren en drukknoppen.
4.4.6 Informatie i.v.m. welzijn Op het intranet werd een rubriek “Welzijn op het werk” geplaatst. Deze bevat onder andere de contactgegevens van de IDPB, richtlijnen voor beeldschermwerk en het reglement inzake arbeidsongevallen. Voor de gehele FOD werden noodprocedures opgesteld voor bommeldingen, bompakketten en poederbrieven.
Logistieke dienst
De logistieke diensten van de FOD houden zich hoofdzakelijk bezig met: • Ontvangen van mensen en documenten: telefonie, agendadienst, beheer van de vergaderzalen, postbedeling. • Leveren van diensten: onderhoud en veiligheid van de gebouwen, technische interventies, schoonmaak, chauffeurs, koffiebedeling, cafetaria, vertaaldienst, drukkerij, fotokopiedienst, archivering. • Beheer van alle goederen: magazijn, huishoudelijke dienst, vaste activa. • Aankoop en huurkoop van materieel.
De taken zijn dus duidelijk omlijnd. Toch bleek uit MPM 21 (het moderniseringsproject “de efficiënte organisatie en werking van de logistieke ondersteuning” dat in 2004 werd opgestart) dat het woord logistiek niet in alle gebouwen dezelfde lading dekte. Daarom legde een netwerk van contactpersonen van alle directies en gebouwen eerst duidelijk vast wat bij onze FOD onder logistiek moest worden verstaan. Daarna probeerde diezelfde werkgroep concrete voorstellen te formuleren voor de invulling van het toekomstige organogram, meer bepaald voor de centrale cel die de nakende vernieuwing moest organiseren en begeleiden.
4.5.1 Enquête Omdat her en der twijfels rezen over het draagvlak van de aangekondigde – heel ingrijpende – wijzigingen, werd geopteerd om alle Brusselse ambtenaren in de verscheidene gebouwen te vragen naar hun tevredenheid over de diverse logistieke diensten: huishoudelijke dienst, magazijn, fotokopiedienst, drukkerij, cafetaria, onthaal, bodes, schoonmaak, agenda- en verzendingsdienst. Ook zou gekeken worden naar de gemeenschappelijke aspecten van de diensten zoals de bereikbaarheid, de vakbekwaamheid, de vriendelijkheid en de behulpzaamheid van de medewerkers. Ten slotte omvatte de enquête enkele specifieke diensten zoals de chauffeurs, de vertaaldienst, het beheer van de vergaderzalen, de toegankelijkheid en veiligheid van het gebouw (ook voor mindervaliden), de service inzake drankautomaten, waterbedeling enz. Na een intense voorbereiding met enkele firma’s, de FOD P&O, de stafdienst P&O en de CCIC, werd de bevraging begin september gelanceerd. Het ging om een online enquête, met een papieren variant voor degenen die niet over een pc beschikten. Er werd nadrukkelijk gesteld dat de enquête allerminst bedoeld was om het logistieke personeel individueel te beoordelen, maar dat het enige doel bestond in het verbeteren van de aspecten die de logistieke dienstverlening vorm geven zoals de structuur, de procedures, het aanbod, de transparantie en de kwaliteit.
ACTIVITEITEN
4.5
57
ACTIVITEITENRAPPORT
58
dan 38 % van de doelgroep ventileerde zijn mening
2005
De enquête werd een groot succes want niet minder
waarbij vooral de agenda- en verzendingsdienst, de
die – natuurlijk tot grote tevredenheid van de rechtstreekse betrokkenen – overwegend positief was. Wel werd vastgesteld dat jongere en hoger opgeleide werknemers opvallend kritischer waren. Toch werden ook zij gecharmeerd door de vriendelijkheid en de vakbekwaamheid van de logistieke medewerkers,
huishoudelijke dienst en de bodes in het zonnetje werden gezet. Minder tevreden lieten de collega’s zich uit over de bereikbaarheid van de diensten op late uren en over de dienstverzekering bij afwezigheid wegens vakantie, ziekte… Het was ook plezierig te vernemen dat de chauffeurs en de vertaaldienst heel goed scoren, al waren de respondenten iets minder tevreden over de snelheid van de vertaaldienst en de beschikbaarheid van de chauffeurs. Minder leuk was de zwakke score voor de veiligheid in sommige gebouwen, alsook voor de kennis van de alarm- en EHBO-procedures.
De medewerkers konden ook aangeven welke (extra) logistieke diensten zouden moeten aangeboden worden en konden ideeën of suggesties formuleren om de kwaliteit van de steundienst logistiek te verbeteren. Een greep uit de antwoorden: • een saladbar en vooral gezondere en versere voeding (die dan iets duurder mag zijn); • gebruik van fiets, helm en veiligheidskledij voor verplaatsingen in Brussel; • verplegend personeel, apotheek of dokter, psycholoog; • gescheiden afvalverwerking; • meer sport op het werk, gymzaal, fitnessruimte; • meer feedback over al dan niet uitgevoerde werken; • uitverkoop van niet-gebruikte meubels en computers; • warme dagschotels; • meer kleurenprinters; • bijstand aan personeelsleden wanneer het openbaar vervoer niet beschikbaar is (staking); • kinderopvang ook buiten de vakanties; • meer schoonmaakpersoneel (soms liever op andere tijdstippen).
finieerd, maar ondertussen werd in de centrale gebouwen alvast het volgende ondernomen: • schoonmaak van de parkings door een privébedrijf; • schoonmaak van alle ramen en de roosters op de benedenverdieping; • verplicht gebruik van de badges om via de parking het gebouw binnen te komen; • bestelling van een aantal kleurenprinters; • organisatie van cursussen EHBO; • opstarten van de kennisprocedure veiligheid / brand.
4.5.2 Ontwikkelcirkels Wie mocht denken dat 2005 uitsluitend het jaar van de tevredenheidsenquête was, komt bedrogen uit. Ook de ontwikkelcirkels deden immers onherroepelijk hun intrede. Voor alle logistieke medewerkers werd een individuele functiebeschrijving gemaakt en werd het competentieprofiel uitgetekend. Daarna werden voor iedereen de prestatieen de persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen uitgeschreven. Op basis van dit alles werden de functie- en planningsgesprekken gehouden. Deze leidden af en toe tot de nodige aanpassingen aan de documenten, maar bleken vooral een ideaal middel te zijn om elkaar veel beter te leren kennen, te begrijpen en om duidelijk te stellen wat van iemand kan worden verwacht.
In het kader van deze ontwikkelcirkels werden heel wat opleidingsprojecten opgezet. In samenwerking met de Safety Academy van de Koninklijke Automobiel Club van België, kregen de chauffeurs een aanvullende rijstage op het circuit van Spa-Francorchamps. Voor de medewerkers van de keuken, de schoonmaakploeg en de bodes werden de contacten gelegd voor het in 2006 te organiseren teambuildingsproject. De werklieden van hun kant zullen binnenkort praktische opleiding kunnen volgen op het gebied van elektriciteit, loodgieterij enz. De bodes zullen zich via klassikale lessen en e-learning (verder) bekwamen in het gebruik van de pc.
4.5.3 Meer praktische zaken Natuurlijk werden ook in 2005 de meer praktische zaken niet uit het oog verloren. Steeds binnen de perken van de schaarse financiële middelen, werd geprobeerd de accommodatie grondig te verbeteren. Er werden televisietoestellen geïnstalleerd in de vergaderzalen en bij de communicatiedienst. Een van de vergaderzalen werd uitgerust met een moderne vertaalinstallatie; nieuwe stoelen zullen begin 2006 worden geleverd.
ACTIVITEITEN
Op basis van deze resultaten en gegevens zullen in 2006 concrete acties worden gede59
ACTIVITEITENRAPPORT
60
zorgden voor een vlotter gsm-verkeer. De allerbelangrijkste realisatie bestond er even-
2005
Het gebouw aan de Leuvenseweg 3 kreeg twee nieuwe liften. Verscheidene antennes
taurant werden de medewerk(st)ers van de cafetaria verplicht op hun vernieuwend elan
wel in dat het onthaal aan de Leuvenseweg 1 uiteindelijk toch de broodnodige verwarmingsmogelijkheden kreeg. Na twee winters doffe ellende kon dat wel tellen voor de geregeld verkleumde dames.
Verder werd qua vaste telefonie een goedkoper contract onderhandeld en werd de papier- en kartonophaling toegewezen aan een firma. Door de sluiting van het RAC-res-
door te gaan. Vanaf april bereiden de dames dan ook heel bereidwillig en met graagte zelf de soep, alsook alle koude schotels en de diverse broodjes. De warme schotels vervolledigen het gamma waar eenieder een paar jaar geleden slechts kon van dromen.
De medewerkers van de logistieke diensten blijven dromen van een perfect geoliede maar menselijk geïnspireerde machine die het iedereen aangenamer werken maakt. Allen doen zij voortdurend hun uiterste best om dit droombeeld te benaderen, zelfs te bereiken.
4.6
Internationale cel
Een coördinatiecel die zich binnen het departement met internationale aangelegenheden bezighoudt… het lijkt een paradox. Op het eerste gezicht althans. De internationale cel bestaat sedert medio 2003 en het aantal bevoegdheden neemt jaarlijks toe. Dit heeft zowel met de interne organisatie van het departement te maken als met de toenemende intensiteit van de activiteiten binnen de werkingssfeer van Binnenlandse Zaken op internationaal vlak.
De internationale activiteit situeert zich op 3 domeinen: • internationale politiesamenwerking; • samenwerking inzake crisisbeheersing en civiele veiligheid; • internationaal beleid en samenwerking inzake illegale immigratie en asiel.
Wat deze onderwerpen betreft, heeft de cel een dubbele bevoegdheid. Enerzijds het coördineren van en gestalte geven aan het beleid van het departement aangaande deze materies. Anderzijds het voorbereiden van de dossiers van de minister en de voorzitster wanneer zij deelnemen aan internationale vergaderingen en bijeenkomsten.
Het belangrijkste forum is de Europese Unie. De minister van Binnenlandse Zaken neemt samen met zijn collega van Justitie deel aan de Europese ministerraden inzake justitie en binnenlandse zaken (JBZ). Onder respectievelijk Luxemburgs en Engels voorzitterschap vonden in 2005 acht Europese JBZ-ministerraden plaats. Daaronder twee informele raden (één onder elk voorzitterschap) en een speciale raad begin juli die volledig gewijd was aan de terroristische aanslagen in Londen.
Onder de ministerraad ressorteren twee coördinatiegroepen op hoog niveau. De SCIFA is bevoegd voor asiel, migratie en grenscontrole; het comité CATS is belast met de coördinatie van de materies politie en veiligheid. Deze groepen coördineren op hun beurt een resem technische werkgroepen. Voor SCIFA is de Dienst Vreemdelingenzaken verantwoordelijk, voor CATS was dit de algemene directie Veiligheid en Preventie. In de loop van het jaar werd echter beslist om de bevoegdheid voor CATS over te hevelen naar de internationale cel. Vanaf medio 2005 staat deze dus in voor de coördinatie van de dossiers op de agenda van deze vergadering, voor de voorbereiding van de dossiers en voor het covoorzitterschap van de Belgische delegatie op deze vergaderingen (samen met Justitie). In de werkgroepen die aan CATS en SCIFA rapporteren, is ons land vertegenwoordigd door experten van de bevoegde diensten (zoals de AD Veiligheid en Preventie, het Crisiscentrum, DVZ of het CGVS). Dit betekent niet dat de internationale cel deze groepen niet opvolgt. Het is noodzakelijk dat principiële en belangrijke dossiers vanaf hun eerste behandeling proactief worden gevolgd. Daarom staan de medewerkers van de internationale cel voortdurend in contact met hun collega’s van de algemene directies om ook in de beginfase van een technische behandeling te kunnen instaan voor de coördinatie en de coherentie van de Belgische standpunten. Om de Belgische belangen op proactievere wijze te verdedigen, zal in de toekomst nog meer aandacht moeten uitgaan naar het bepalen van prioriteiten en het tijdig screenen van onderwerpen op hun belangrijkheid. Daartoe zal, onder andere op basis van de vooropgestelde prioriteiten van de voorzitterschappen, halfjaarlijks een eigen prioriteitenplan worden opgesteld.
Inzake civiele veiligheid, crisiscoördinatie en noodplanning is de PROCIV-groep bevoegd. Een van de belangrijkste tendensen van het afgelopen jaar was het groeiende belang dat binnen de Unie werd gehecht aan crisiscoör-
ACTIVITEITEN
4.6.1 Europese Unie 61
ACTIVITEITENRAPPORT
62
sprekend een rechtstreeks gevolg van het terroristisch dreigingsrisico in de Unie, een
2005
dinatie, noodplanning en een snelle “civiele” interventie bij rampen. Dit was vanzelf-
van de FOD als geheel en van zijn diensten in deze snelgroeiende Europese sector zo
aantal grote natuurlijke rampen (zoals de tsunami in Azië) en de weerkerende dreiging van pandemieën (zoals de vogelgriep) die de behoefte aan gedegen noodplannen en, waar nodig, een snelle gecoördineerde interventie duidelijk hebben geïllustreerd. Deze groep wordt opgevolgd door de algemene directie Civiele Veiligheid. Het is voor de internationale cel en de andere betrokken diensten binnen het departement een ernstige uitdaging om voldoende snel over krachtlijnen te beschikken zodat de belangen
sterk mogelijk verdedigd kunnen worden. De internationale cel maakte daarom met de Civiele Veiligheid en het Crisiscentrum afspraken om in deze dossiers tot een snelle afstemming en een proactieve aanpak te komen.
De werkzaamheden binnen de Europese Unie bestaan grotendeels uit het realiseren van het programma van Den Haag dat op 5 november 2004 door de Europese Raad werd aangenomen. Dit programma bevat voor de volgende jaren de doelstellingen die binnen de Unie moeten worden verwezenlijkt in de domeinen justitie en binnenlandse zaken. Belangrijke aandachtspunten in 2005 waren: • de operationele samenwerking van politiediensten binnen de Unie; • de beschikbaarheid van informatie voor politie- en veiligheidsdiensten binnen de Unie; • de toekomst van Europol en de diverse andere organen die instaan voor de veiligheid; • de strijd tegen het terrorisme (uitwisseling en analyse van inlichtingen, strijd tegen witwassen, strijd tegen radicalisering van jongeren, bescherming van kritische infrastructuur…); • de coördinatie in geval van crisissen; • het versterken van de inzet bij natuurrampen en externe crisissen; • het Europees grensbewakingsagentschap; • het Visum Informatie Systeem (VIS); • de strijd tegen illegale migratie (samenwerking met de landen van oorsprong en de transitlanden); • de relatie migratiebeleid / internationaal beleid (globale aanpak van migratie, regionale beschermingsprogramma’s, nabuurschapsbeleid); • de externe relaties van de Unie inzake veiligheid en migratiebeleid; • de financiën en financiële programma’s van de Unie; • de minimumnormen inzake identiteitskaarten.
Ook in twee meer beperkte regionale fora is de internationale cel erg actief: het Beneluxoverleg en de samenwerking binnen de zogenaamde “Prümgroep”. In beide gevallen gaat de aandacht hoofdzakelijk naar de politiesamenwerking. Binnen het Senningenoverleg (de samenwerking inzake binnenlandse zaken en justitie binnen de Benelux) stond de uitvoering van het Beneluxpolitiesamenwerkingsakkoord centraal. België had tijdens de tweede helft van 2005 overigens het voorzitterschap van de Benelux, wat betekende dat het samen met het Beneluxsecretariaat de nodige initiatieven moest nemen om de dynamiek in de Senningengroep te behouden. Binnen de Prümgroep werden tussen de Beneluxlanden, Duitsland en Oostenrijk de laatste discussies gevoerd over de tekst van een verdrag dat de strijd tegen het terrorisme en de grensoverschrijdende criminaliteit moest versterken. Dit verdrag is beter gekend onder zijn werktitel Schengen III. Uiteindelijk ondertekende minister Dewael het verdrag op 27 mei 2005 in Prüm, een toeristisch stadje in de Duitse Eifel niet ver van de Belgische en Luxemburgse grens. Frankrijk en Spanje voegden zich in extremis bij de ondertekenaars.
4.6.3 Bilaterale betrekkingen Bilateraal was de cel in 2005 minder actief. Zij ondersteunde de minister en het kabinet bij de voorbereiding van een aantal buitenlandse bezoeken. Zelf organiseerde zij een bezoek van een hoge delegatie onder leiding van de secretaris-generaal van het Nederlandse ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties aan het directiecomité van het departement. Daarnaast was er de voorbereiding van de halfjaarlijkse bijeenkomsten van de Luxemburgse en Belgische regeringen. In 2006 zullen de bilaterale initiatieven, zowel met de buurlanden als met andere landen waarmee er geprivilegieerde relaties zijn, meer op de voorgrond treden.
4.6.4 Interne ondersteuning De internationale cel zette ook haar werkzaamheden van interne ondersteuning verder. In de loop van 2005 werd voor de eerste maal een conferentiecyclus ingericht met voordrachten over het programma van Den Haag en over het buitenlands beleid van de Unie. In december ging een druk bijgewoonde studiedag door over het besluitvormingsproces binnen de Unie. Deze initiatieven zullen jaarlijks worden verdergezet. Een ander project is het opzetten van een databank met documenten en dossiers die belangrijk zijn voor het internationaal beleid van het departement. Eind 2005 was deze databank in haar proefstadium. Begin 2006 zou ze toegankelijk moeten zijn voor alle medewerkers die zich met internationale materies inlaten.
ACTIVITEITEN
4.6.2 Regionale fora 63
3
Bijlagen
2005
66
ACTIVITEITENRAPPORT
Contactgegevens Federale overheidsdienst Binnenlandse Zaken Leuvenseweg 1 1000 Brussel Tel.: 02/500.21.11 Fax: 02/500.20.39
[email protected] www.ibz.fgov.be
Stafdiensten Stafdienst Personeel en Organisatie Marijke De Rocker Tel.: 02/500.20.92
[email protected] Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Marc Van Santvliet Tel.: 02/500.22.03
[email protected] Stafdienst Informatie- en Communicatietechnologie Wim Keppens Tel.: 02/500.20.21
[email protected]
Coördinatie- en ondersteuningsdienst Juridische dienst Hrisanti Prasman Tel.: 02/500.22.82
[email protected] Centrale cel voor informatie en communicatie Michel Van Oversteyns (NL) Tel.: 02/500.21.46 Olivier Maerens (FR) Tel.: 02/500.25.46
[email protected] Sociale dienst Christian Maleve Tel.: 02/500.20.33
[email protected] Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk Paul Froeyman Tel.: 02/500.23.24
[email protected]
Logistieke dienst Jan De Steur Tel.: 02/500.22.39
[email protected] Internationale cel Philippe Rosseel Tel.: 02/500.21.29
[email protected]
Algemene directies Algemene directie Civiele Veiligheid Leuvenseweg 1 1000 Brussel Tel.: 02/500.23.00 Fax: 02/500.23.65 Algemene directie Veiligheid en Preventie Waterloolaan 76 1000 Brussel Tel.: 02/557.33.24 Fax: 02/557.33.68 www.vps.fgov.be Algemene directie Crisiscentrum Hertogstraat 53 1000 Brussel Tel.: 02/506.47.11 Fax: 02/506.47.09
[email protected] http://crisis.ibz.be Algemene directie Instellingen en Bevolking Park Atrium Koloniënstraat 11 1000 Brussel Tel.: 02/518.21.81 Fax: 02/518.21.19 www.rijksregister.fgov.be www.verkiezingen.fgov.be http://eid.belgium.be Algemene directie Dienst Vreemdelingenzaken WTC II Antwerpsesteenweg 59 B 1000 Brussel Tel.: 02/206.13.08 Fax: 02/274.66.91 www.dofi.fgov.be
Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen North Gate II Koning Albert II-laan 8 bus 7 1000 Brussel Tel.: 02/205.53.11 www.vbv.fgov.be
Provincies Provincie West-Vlaanderen Burg 3 8000 Brugge Tel.: 050/40.58.11 Fax: 050/40.58.00 www.west-vlaanderen.be Provincie Oost-Vlaanderen Gouvernementstraat 1 9000 Gent Tel.: 09/223.58.03 Fax: 09/225.23.38 www.oost-vlaanderen.be Provincie Antwerpen Koningin Elisabethlei 22 2018 Antwerpen Tel.: 03/240.50.60 Fax: 03/248.26.51 www.provant.be Provincie Limburg Universiteitslaan 1 3500 Hasselt Tel.: 011/23.70.14 of 011/23.70.15 Fax: 011/23.70.11 www.limburg.be
Provincie Vlaams-Brabant Provincieplein 1 3010 Leuven Tel.: 016/26.70.76 of 016/26.70.79 Fax: 016/26.70.71 www.vlaams-brabant.be Administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad Hertogstraat 33 1000 Brussel Tel.: 02/507.99.11 Fax: 02/507.99.33 www.brugouverneur.irisnet.be Provincie Waals-Brabant Chaussée de Bruxelles, 61 1300 Wavre Tel.: 010/23.67.67 Fax: 010/23.67.68 www.brabantwallon.be Provincie Henegouwen Rue Verte, 13 7000 Mons Tel.: 065/39.64.45 Fax: 065/36.03.70 www.hainaut.be Provincie Namen Place Saint-Aubain, 2 5000 Namur Tel.: 081/24.05.95 of 081/24.05.96 of 081/24.05.97 Fax: 081/23.19.47 www.provincedenamur.be Provincie Luik Place Notger, 2 4000 Liège Tel.: 04/232.33.34 Fax: 04/223.79.44 www.prov-liege.be Provincie Luxemburg Place Léopold, 1 6700 Arlon Tel.: 063/23.10.70 Fax: 063/21.99.09 www.province.luxembourg.be
BIJLAGEN
Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen North Gate I Koning Albert II-laan 6 1000 Brussel Tel.: 02/205.51.11 Fax: 02/205.51.15
[email protected] www.belgium.be/cgvs
67
