Accommodaties. december 2015

Accommodaties Onderzoek naar accommodaties in de gemeente Brielle december 2015

Versie 3=0

In dit rapport beschrijft de rekenkamercommissie op verzoek van de commissie BZM de financiering/dekking en de werkelijke kosten van de accommodaties Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar.

Rekenkamercommissie Brielle Dit onderzoek is tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van de Rekenkamercommissie Voorne-Putten. Samenstelling: de heer A.J. Geleijnse (voorzitter) de heer mr. drs. ing. M. van Vliet (plaatsvervangend voorzitter) de heer dr. G.T. Witte (lid) de heer drs. D.V.J. Massie (lid) de heer W.A. Fijan (lid)

Pag. 1

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1

Onderzoeksopzet

3

1.1

Aanleiding

3

1.2

Doelstelling

3

1.3

Vraagstelling

3

1.4

Aanpak

3

1.5

Leeswijzer

3

Hoofdstuk 2

Beschrijving accommodaties

5

2.1

Inleiding

5

2.2

Algemeen

5

2.3

Beleid/kaders

5

2.4

Subsidies algemeen

6

2.5

Accommodatie ‘t Dijckhuis

8

2.6

Accommodatie Bres

13

2.7

Accommodatie De Gaffelaar

18

Hoofdstuk 3

Resultaten en effecten accommodatiebeleidsplan

23

3.1

Inleiding

23

3.2

Beleidsplan

23

3.3

Jaarverslagen

26

3.4

Subsidieverantwoording

26

3.5

Resume subsidies

28

3.6

Kosten

28

Hoofdstuk 4

Conclusies en aanbevelingen

30

Hoofdstuk 5

Bestuurlijke reactie

32

Hoofdstuk 6

Nawoord

34

Bijlage A

Lijst met geïnterviewden

35

Bijlage B

Afkortingen

35

Bijlage C

Definities en Begrippen

35

Bijlage D

Geraadpleegde documenten

35

Pag. 2

Hoofdstuk 1 1.1

Onderzoeksopzet

Aanleiding

In de commissie BZM d.d. 31 maart 2015 is het onderwerp accommodaties aangedragen, waarbij de commissie heeft verzocht het rapport op te leveren voor de begrotingsraad. Het onderwerp is een containerbegrip. De Rekenkamercommissie heeft om die reden telefonisch contact gehad met de griffier om meer richting te krijgen op het onderwerp. Met de griffier is de afspraak gemaakt enkele hoofdvragen aan de commissie BZM voor te leggen om het container begrip accommodaties nader te duiden. In de commissie BZM is aangegeven dat men graag de volgende vragen onderzocht willen zien 1) Hoeveel subsidie geeft de gemeente Brielle uit aan accommodaties? 2) Wat kosten de accommodaties werkelijk? 3) Hoe worden de kosten van de accommodaties gefinancierd/gedekt? De leden van de commissie gaven daarbij aan dat de accommodaties Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar nadrukkelijk in het onderzoek dienen te worden betrokken.

1.2

Doelstelling

Met dit onderzoek is in overleg met de commissie BZM gezocht naar de specifieke vragen zodat de resultaten input kunnen zijn voor de begrotingsbehandeling. De commissie heeft vragen gesteld als a) Hoeveel subsidie geeft de gemeente aan accommodaties uit? b) Wat kosten accommodaties werkelijk? En c) Hoe worden de kosten van de accommodaties gefinancierd/gedekt? De leden van de commissie hebben daarbij gevraagd om specifiek onderzoek te doen naar de accommodaties ‘t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar. De vragen zullen specifiek op de genoemde accommodaties worden toegespitst. De rekenkamercommissie richt haar onderzoek op de periode 2013 en 2014.

1.3

Vraagstelling

De rekenkamercommissie wil vaststellen of het accommodatiebeleid op een rechtmatige en doelmatige wijze wordt uitgevoerd. Deze hoofdvraag valt uiteen in zeven deelvragen: 1. Hoe luidt het accommodatiebeleid? 2. Welk bedrag aan subsidies worden jaarlijks aan de drie accommodaties uitgekeerd? 3. Wat zijn de kosten van de accommodaties ‘t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar? 4. Welke wettelijke bepalingen, als het gaat om subsidies, moeten de gemeente en de gesubsidieerde instellingen in acht nemen? 5. Worden deze bepalingen door de gemeente, de besturen van de accommodaties ‘t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar, nageleefd? 6. Hebben besturen van de accommodaties ‘t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar zelf doeleinden opgesteld en sluiten deze aan op gemeentelijke beleidsdoelen? 7. Leggen de besturen van de accommodaties ‘t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar en de gemeente verantwoording af over de behaalde resultaten en effecten?

1.4

Aanpak

Naast een documentenstudie is een aantal interviews gehouden met de medewerkers, leidinggevende en de verantwoordelijke portefeuillehouder. Eventueel zijn de gebruikers en/of de exploitanten geïnterviewd.

1.5

Leeswijzer

In het volgende hoofdstuk wordt een beschrijving van de accommodaties gegeven. Het hoofdstuk bevat de algemene beleidskaders over accommodaties en de subsidies. In het hoofdstuk zijn de drie onderzochte Pag. 3

accommodaties ’t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar beschreven. In hoofdstuk 3 is de voortgang op het accommodatiebeleid beschreven en volgt een toetsing op de wijze waarop subsidies aan de accommodaties zijn verstrekt. De conclusies en aanbevelingen zijn in hoofdstuk 4 beschreven. In hoofdstuk 5 is de bestuurlijke reactie integraal opgenomen en volgt daarop een nawoord door de Rekenkamercommissie in hoofdstuk 6. Het rapport wordt met enkele bijlagen gecompleteerd.

Pag. 4

Hoofdstuk 2 2.1

Beschrijving accommodaties

Inleiding

In dit hoofdstuk is naar accommodaties in zijn algemeenheid gekeken en naar de accommodaties ‘t Dijckhuis, Bres en de Gaffelaar in het bijzonder. Het document “Accommodatiebeleid Gemeente Brielle” is in deze paragraaf nader beschouwd.

2.2

Algemeen

In een gemeente zijn accommodaties van cruciaal belang. Zij vormen gelegenheden waar inwoners elkaar kunnen ontmoeten wat goed is voor de samenhang binnen een gemeenschap. De gemeente Brielle heeft binnen haar 1 grenzen 74 gebouwen. De lijst is in bijlage F weergegeven.

2.3

Beleid/kaders

Accommodatiebeleidsplan In augustus 2010 is door de gemeente Brielle een concept rapportage “Accommodatiebeleid Gemeente Brielle” van 2 ICS adviseurs ontvangen. De gemeente was op zoek naar een samenhangend voorzieningenniveau dat in de tijd duurzaam te exploiteren is. Daarnaast leeft de wens om het beheer van de accommodaties te optimaliseren. De wens om te komen tot accommodatiebeleid is vooral ingegeven door een politieke context; voorts leeft er een aantal specifieke punten rondom accommodaties. Om in het proces accommodatiebeleid te formuleren zijn vier specifieke vragen aan de orde geweest. Bij de vier 3 vragen zijn tevens de antwoorden uit het rapport weergegeven.

1.

2.

3.

4.

De motie van de gemeenteraad waarin een onderzoek naar de behoefte aan een buurthuisfunctie in Brielle wordt gevraagd. De conclusie is dat in de gemeente Brielle veel ruimten zijn die weinig gebruikt worden. De activiteiten die in een buurthuis plaatsvinden, kunnen in andere accommodaties worden aangeboden. Hierbij plaatsen we de kanttekening dat een aantal accommodaties een monumentaal karakter heeft waardoor de bruikbaarheid beperkt kan worden. De passage uit het collegeprogramma 2006 – 2010 waarin staat dat de gemeente de behoefte aan een zalencentrum in Brielle zal onderzoeken. Voor deze kwestie geldt een soortgelijk antwoord als gesteld onder 1: de bezettingsgraad van veel accommodaties in de gemeente is te laag, waardoor ruimte in de aanwezige accommodaties gebruikt kan worden. Antwoord op de vraag of het aanbod aan ruimte voldoende dekkend is voor de vraag naar ruimte. In het verlengde van 1 en 2 geldt ook hiervoor dat het aanbod ruimschoots voldoende is voor de vraag naar ruimte. Tijdens het proces hebben we de instellingen gevraagd of zij ruimtegebrek ervaren of hiervan op de hoogte zijn. Zij hebben aangegeven hiervan dit niet te herkennen. Advies over de rol van de gemeente bij het beschikbaar stellen van accommodaties. Hiervoor is geen eenduidige stelregel. De rol die de gemeente kan of moet spelen bij het beschikbaar stellen van accommodaties varieert, afhankelijk van zaken zoals de aard van de activiteiten, de wettelijke rechten en plichten die de gemeente heeft, een eventuele grondpositie of de lokale ambitie van de gemeente op bepaalde beleidsterreinen. Bij de formulering van de oplossingsrichtingen die volgen uit het accommodatiebeleid hebben we de rollen van de gemeente weergegeven.

1

De lijst van de gemeente omvat naast gebouwen ook torens, bastions en poorten. Het rapport van ICS is middels het raadsvoorstel d.d. 26 november 2010 aan de gemeenteraad aangeboden. De raad heeft op d.d. 7 december 2010 de volgende besluiten genomen a) In te stemmen met de conclusie dat er geen behoefte is aan een zalencentrum c.q. een buurthuisfunctie. B) in te stemmen met de conclusies/aanbevelingen zoals bij de punten ad 1-7 in het voorstel verwoord. 3 Accommodatiebeleid Gemeente Brielle, 2010, p.4. 2

Pag. 5

In de nota wordt verder aangegeven dat met het accommodatiebeleid een belangrijke omslag in het denken wordt geïntroduceerd, namelijk de exploitatie in plaats van de investering wordt centraal gesteld. Daarbij moeten activiteiten elkaar aanvullen en logisch bij elkaar passen. Ook moeten accommodaties logisch passen binnen hun 4 omgeving. De sociaal-culturele accommodaties zijn in drie categorieën ingedeeld. De eerste categorie betreft de accommodaties waar snelle actie is geboden. De aanleiding hiervoor kan zijn een acute noodzaak of makkelijk te pakken kansen. Het tijdsperspectief voor de snelle actie wordt gesteld op 2011-2014 aldus de nota. De tweede categorie bestaat uit accommodaties die op termijn een ingreep nodig hebben of die meegenomen kunnen worden als zich een concrete kans aandient. De derde categorie omvat de accommodaties waar geen reden is tot het plegen 5 van interventies. Op basis van de uitkomsten van het rapport van ICSadviseurs, zijn de volgende oplossingsrichtingen geformuleerd. 1.

2.

3.

4. 5. 6.

7.

6

Clustervorming De Vesting: binnen de vesting van Brielle treffen we veel accommodaties aan met een lage bezettingsgraad. Gegeven de monumentale status van vrijwel de gehele bebouwing binnen de vesting is nader onderzoek nodig om te bepalen wat er kan en hoe. MFA Zwartewaal: in Zwartewaal treffen we een aantal accommodaties aan die – op termijn – aan vervanging toe zullen zijn. De gemeente heeft onlangs een investering gedaan die de acute noodzaak wegneemt, maar er zal een moment komen waarbij een interventie niet meer kan worden uitgesteld. Er ligt tevens een kans om tot optimalisatie van ruimtegebruik te komen. Denksportcentrum: vanuit de verenigingen is aangegeven dat men kansen ziet om verschillende denksporten te combineren. Dit is een initiatief dat goed past binnen de verandering van denken die we hebben gedefinieerd, maar het is een particulier initiatief. Ruimtegebruik intensiveren: veel accommodaties kennen een lage bezettingsgraad, veel accommodaties zijn monofunctioneel. Er liggen flinke kansen hierin te optimaliseren. Relatie met de omgeving versterken: een aantal accommodaties is niet intensief verbonden met het gebied waarin ze staan en functioneren dus suboptimaal. Hierin verandering aanbrengen leidt tot een beter gebruik. Definitie en uitvoering van subsidiebeleid: het subsidiebeleid is wel herzien. Maar dit is nog niet uitgevoerd. We hebben een ordening aangebracht die helder maakt welke activiteiten de gemeente al dan niet moet subsidiëren. Het is zaak dit nu uit te voeren. Beheer organiseren: er is sprake van verschillende vormen van beheer en afspraken hieromtrent. Belangrijk is hierin orde en duidelijkheid te scheppen.

In de interviews is uitgebreid gesproken over de bovenstaande oplossingsrichtingen. De geïnterviewden gaven aan dat met de vaststelling van het rapport de oplossingsrichtingen als richtlijn werden gehanteerd. Voor de 7 Rekenkamercommissie is dat aanleiding om de oplossingsrichtingen als vast staand beleid te hanteren.

2.4

Subsidies algemeen

In het onderzoeksproces is gekeken of en in welke mate de accommodaties een subsidie ontvangen. Het proces van subsidie wordt volgens de onderstaande figuur doorlopen. In het proces wordt gekeken welke bepalingen uit de Algemene Wet bestuursrecht (AWb) de gemeenten en de gesubsidieerde instellingen in acht moeten worden genomen.

4

Accommodatiebeleid gemeente Brielle 2010, p.5. Accommodatiebeleid gemeente Brielle 2010, p.5. Accommodatiebeleid gemeente Brielle 2010, p.5. 7 De Rekenkamercommissie merkt op dat het accommodatiebeleid een belangrijk thema is in de gemeente Brielle. In het dossier hebben wij stukken aangetroffen uit 1999, 2002, 2003 en 2007. De stukken betroffen het aanvraag van een kredietvoorstel, voortgangsrapportages uit 2002 en 2003, een nieuwsbrief en een notitie revitalisering Vierpolders. 5 6

Pag. 6

Gemeente

Instelling

1. opdrachtformulering 2. subsidieaanvraag 3. subsidieverlening 4. bezwaar en beroep

5. uitvoering en verantwoording 6. toetsing en vaststelling

7. evaluatie Figuur 2: Stappen in het subsidieproces (overgenomen uit subsidiebeleid Utrecht, maart 2000)

Een algemeen wettelijke regeling voor subsidieverstrekking De overheid verstrekte, eind jaren tachtig, jaarlijks voor enkele tientallen miljarden guldens aan subsidies, vaak zonder dat hier een wettelijke regeling aan ten grondslag lag. Dit leidde bij subsidiegever en subsidieontvanger tot onduidelijkheid over de wederzijdse rechten en plichten en gaf aanleiding tot gerechtelijke procedures. Daarnaast werd in een aantal gevallen oneigenlijk gebruik gemaakt van subsidieregelingen. Voor aansprekende voorbeelden wordt in de memorie van toelichting verwezen naar het eindrapport van de parlementaire enquêtecommissie bouwsubsidies. 8 Om voldoende rechtszekerheid te verschaffen en oneigenlijk gebruik tegen gaan , heeft de wetgever in 1998 een 9 algemene regeling voor subsidieverstrekking in de Awb opgenomen (titel 4.2). Het proces van subsidiëring 10 Het proces van subsidiëring wordt beschreven in titel 4.2 van de wet. Hierin kunnen vijf belangrijke momenten worden onderscheiden: de subsidieaanvraag, -verlening, -verantwoording, -vaststelling en -evaluatie.

Subsidieaanvraag Een instelling die subsidie aanvraagt, moet een activiteitenplan en een begroting indienen (4:61 Awb). In het activiteitenplan omschrijft de instelling de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Daarnaast geeft de instelling in het activiteitenplan aan welke doeleinden zij nastreeft (4:62 Awb).

Subsidieverlening De subsidieverlening is een beschikking waarbij subsidie wordt toegekend voor een bepaalde, toekomstige, activiteit. Subsidie mag alleen op basis van een wettelijk voorschrift, zoals een algemene subsidieverordening, wordt

8

"Om de met de subsidieverlening beoogde doelen te kunnen bereiken en enerzijds misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies te kunnen tegengaan, anderzijds subsidieontvangers voldoende rechtszekerheid te verschaffen, dienen rechten, plichten en bevoegdheden van subsidiegevers en subsidieontvangers op heldere wijze te worden afgebakend. [..] Daarvoor is een wettelijke regeling nodig." 9 De Awb is een zogenaamde aanbouwwet. De onderdelen van deze wet zijn in verschillende gedeelten tot stand gebracht. 10 In titel 4.2 van de Awb is een aantal algemene en een aantal specifieke subsidiebepalingen opgenomen. De specifieke bepalingen (artikelen 4:58 tot en met 4:80) hebben een facultatief karakter en zijn alleen van toepassing "wanneer een wettelijk voorschrift zulks bepaalt of het bestuursorgaan daartoe uitdrukkelijk besloten heeft." De rekenkamercommissie treft in de subsidieverordening Brielle 2011 artikel 10 aan dat op subsidies van € 50.000 en hoger afdeling 4.2.8. van de AWb van toepassing is. Pag. 7

11

verleend (4:23 Awb). In deze subsidieverordening moet de gemeente aangeven welke doelen zij met subsidieverstrekking nastreeft. Als het college van oordeel is dat de in het activiteitenplan omschreven activiteiten passen binnen het gemeentelijk beleid, zal hij subsidie verlenen. De beschikking tot subsidieverlening bevat een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend (4:30 Awb). Daarnaast wordt het bedrag van de subsidie vermeld (4:31 Awb). Subsidieverantwoording De instelling moet na afloop van het subsidiejaar een aanvraag tot vaststelling indienen (4:44 Awb). De aanvraag tot vaststelling gaat vergezeld van een activiteitenverslag en een financieel verslag (4:75 Awb). Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend. Daarnaast gaat de instelling na in welke mate activiteiten hebben bijgedragen aan de doeleinden die zij nastreeft. Het activiteitenverslag bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doeleinden en een toelichting op de verschillen (4:80 Awb). Deze informatie geeft het college een eerste handvat "voor een eigen beoordeling van de effectiviteit van het subsidie-instrument." Subsidievaststelling De subsidievaststelling is een beschikking waarbij definitief wordt beslist of de instelling subsidie ontvangt. De gemeente toetst of de instelling aan haar verplichtingen heeft voldaan. Wanneer de activiteiten waarvoor subsidie is verleend hebben plaatsgevonden, wordt de subsidie in overeenstemming met de verlening vastgesteld. Indien activiteiten niet hebben plaatsgevonden of niet op een wijze die het college voor ogen had, kan de subsidie lager worden vastgesteld. Evaluatieverslag In de Awb is ook een evaluatiebepaling opgenomen. Subsidieregelingen moeten periodiek worden geëvalueerd (4:24 Awb). Bijvoorbeeld in de toelichting bij de begroting of in een beleidsnota. Dit omdat decentrale overheden, "nog te vaak te weinig inzicht hebben in de doeltreffendheid en de effecten van subsidieregelingen in de praktijk." Het evaluatieverslag moet inzicht geven in de doeltreffendheid van de subsidie en de gerealiseerde effecten. Met nadruk worden overheden er op gewezen dat bij zo’n evaluatie "niet in de eerste plaats gedacht moet worden aan een uitvoerig en kostbaar wetenschappelijk onderzoek." Vaak is het mogelijk om op basis van periodiek door gesubsidieerde instelling aangeleverde informatie of bijvoorbeeld jaarverslagen van inspecties, zicht te krijgen.

2.5

Accommodatie ‘t Dijckhuis

De accommodatie ‘t Dijckhuis is binnen de gemeente Brielle gelegen aan de Dijckpotingen 10 in de kern Vierpolders. De accommodatie wordt door de gemeente geëxploiteerd en is in de gemeentelijke begroting en rekening opgenomen. Deze accommodatie is een gemeentelijk gebouw, zowel juridisch als qua exploitatie.

11

"De noodzaak een wettelijk voorschrift tot stand te brengen, dwingt het bestuursorgaan zich terdege af te vragen welke doeleinden met de subsidieverstrekking worden nagestreefd en welke voorschriften en bevoegdheden noodzakelijk zijn om dat doel te bereiken." Pag. 8

Uit de vraagstelling komt naar voren wat de kosten zijn van de accommodaties en hoe de kosten worden gedekt? 12 In tabel 1 en tabel 2 worden respectievelijk de ramingen en gerealiseerde kosten over 2013 en 2014 weergeven. Over 2013 is te lezen dat het nadelig saldo op 280.789 euro was geraamd en dat in werkelijkheid het nadelig saldo lager was omdat de realisatie op de horeca Dukdalf hoger uitvalt. De opbrengst van vaste huurders is in de raming opgenomen in het bedrag “opbrengst zaalverhuur”. Bij de realisatie is deze bate onder “huuropbrengst” opgenomen. In tabel 1 vallen twee grote verschillen op, de energiekosten die aanzienlijk lager uitkomen dan de raming en de post horeca die fors hoger is dan de raming. De geïnterviewde geeft aan dat voor het opstellen van de cijfers 2013 geen ervaringscijfers beschikbaar waren en voor het jaar 2014 voor slechts een half jaar kon worden geopteerd.

Omschrijving

Raming 2013

Gerealiseerd 2013

Totaal lasten

461.789

421.930

Energiekosten

60.000

37.924

100

1.092

4.000

2.723

Zuiveringsrecht

200

0

Rioolrecht

200

0

22.000

19.847

Waterschapslasten Onroerende zaakbelasting

Algemeen onderhoud Opstalverzekering C.A.I. rechten Kosten van schoonhouden Waterverbruik

2.500

0

0

666

18.000

15.725

0

895

Onderhoud, kantoormachines en inventaris

1.500

0

Telefoonkosten c.a.

3.000

712

12

De rekenkamercommissie hanteert de definitie gerealiseerde kosten. De gerealiseerde kosten zijn de kosten volgens de jaarrekeningen (i.c. de productenrealisatie 2103 en 214 van de gemeente).

Pag. 9

Contributies/bijdragen/lidmaatschappen

0

Betalingsverkeer

0

-347

3.000

3.423

Afvalcontainers Gymnastiek- en speeltoestellen Beveiliging Vandalisme Horeca

3.702

0

700

5.000

8.083

500

0

45.000

65.039

Kosten administratie

5.500

202

Gebouwenbeheer

7.000

4.741

Overige kosten horeca

2.000

5.759

0

-16.231

Subsidie dorpscentra Kapitaallasten

226.814

223.336

Personeelskosten (Fte)

11.904

12.238


28.807

19.455

P&O

2.221

1.846

Interne zaken

5.825

4.470

Automatisering

3.777

3.474

Huisvesting binnendienst

2.889

2.405

52

52

30.000

13.140

Financiën Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten Huuropbrengst

9.976

Opbrengst zaalverhuur Opbrengst horeca Dukdalf

36.000

29.552

115.000

126.265

Opbrengst horeca aula

434

Nadelig saldo Tabel 1: ramingen en gerealiseerde kosten 2013 in euro’s

280.789

242.563

Het jaar 2014 geeft het beeld van eveneens een nadelig geraamd saldo van 257.070 euro wat in werkelijkheid lager uitviel en 240.374 bedraagt. In 2014 valt verder op dat er voor 10.119 euro huuropbrengsten zijn die niet waren geraamd. De Horecaopbrengsten Dukdalf vielen eveneens hoger uit en realiseerden een bedrag van 134.898 euro ten opzichte van de geraamde 115.000 euro. Verder waren er nog geringe inkomsten van 877 en 68 euro van de schoolgymnastiek en horeca aula. De bijdragen derden/overige ontvangsten en de opbrengsten vielen met 14.504 en 27.813 euro lager uit dan was geraamd. Ook in het jaar 2014 zijn evenals het jaar 2014 op de posten energiekosten en horeca grote afwijkingen te zien. Wat de Rekenkamercommissie opvalt, is dat de posten energiekosten en horeca in het meerjarenperspectief niet worden gecorrigeerd wat niet bijdraagt aan een realistische begroting.

Omschrijving

Raming 2014

Gerealiseerd 2014

Totaal lasten

438.070

428.654

Energiekosten

60.000

38.220

Waterschapslasten

1.200

1.164

Onroerende zaakbelasting

4.000

4.969

Zuiveringsrecht

200

932

Rioolrecht

200

257

22.000

21.740

Algemeen onderhoud Opstalverzekering Reconstructieverzekering C.A.I. rechten Kosten van schoonhouden Waterverbruik

2.500

0

0

51

0

799

18.000

16.957

0

536


1.500

0

Telefoonkosten c.a.

3.000

514

Pag. 10


0

Betalingsverkeer

0

-450

3.000

4.064

Afvalcontainers Gymnastiek- en speeltoestellen Beveiliging Vandalisme Horeca

1.110

0

778

5.000

5.249

500

0

45.000

66.565


4.000

701

Gebouwenbeheer

2.154

3.838


2.000

4.049

Subsidie dorpscentra

0

0

222.777

222.993


14.322

13.942


13.740

8.719

P&O

1.767

1.374

Interne zaken

4.566

3.515

Automatisering

3.249

2.927


2.158

1.928

Financiën

1.237

1.212

30.000

14.504

Kapitaallasten

Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten Huuropbrengst

10.119

Opbrengst zaalverhuur

36.000

27.813

115.000

134.898

Opbrengst schoolgymnastiek

877

Opbrengst horeca Dukdalf Opbrengst horeca aula

68


257.070

240.374

In tabel 3 zijn de gerealiseerde kosten van 2013 en 2014 met elkaar vergeleken. Het nadelig saldo blijft nagenoeg gelijk en gaat van 242.563 euro in 2013 naar 240.373 euro in 2014. De lasten nemen in 2014 met 6.724 euro toe ten opzichte van 2013. De grootste afwijking bij de baten zijn de opbrengsten van de horeca Dukdalf met een bedrag van 8.633 euro. De nadelige saldi van respectievelijk 242.563 en 240.374 euro worden gedekt uit de algemene middelen.

Omschrijving

Gerealiseerd 2013

Gerealiseerd 2014

Totaal lasten

421.930

428.654

Energiekosten

37.924

38.220

Waterschapslasten

1.092

1.164


2.723

4.969

Zuiveringsrecht

0

932

Rioolrecht

0

257

19.847

21.740

0

0

Algemeen onderhoud Reconstructieverzekering Opstalverzekering C.A.I. rechten Kosten van schoonhouden Waterverbruik Onderhoud, kantoormachines en inventaris Telefoonkosten c.a. Contributies/bijdragen/lidmaatschappen Betalingsverkeer Pag. 11

0

51

666

799

15.725

16.957

895

536

0

0

712

514

3.702

1.110

-347

-450

Afvalcontainers

3.423

Gymnastiek- en speeltoestellen Beveiliging Vandalisme

4.064

700

778

8.083

5.249

0

0

65.039

66.565

202

701

Gebouwenbeheer

4.741

3.838


5.759

4.049

Subsidie dorpscentra13

-16.231

0

Kapitaallasten

223.336

222.993


12.238

13.942


19.455

8.719

P&O

1.846

1.374

Interne zaken

4.470

3.515

Automatisering

3.474

2.927


2.405

1.928

52

1.212

13.140

14.504

9.976

10.119

29.552

27.813

Horeca Kosten administratie

Financiën Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten Huuropbrengst Opbrengst zaalverhuur Opbrengst schoolgymnastiek

877

Opbrengst horeca Dukdalf

126.265

134.898

434

68

242.563

240.374

Opbrengst horeca aula Nadelig saldo Tabel 3: gerealiseerde kosten 2013 en 2014 in euro’s

In tabel 4 is de meerjarenraming 2015 t/m 2018 weergegeven. In de tabel is te zien dat rekening wordt gehouden met de meeropbrengsten van horeca Dukdalf voor een bedrag van 11.500 euro. De nadelige saldi van achtereenvolgens 236.472 euro, 215.814 euro, 220.200 euro en 230.185 euro worden gedekt uit de algemene middelen. De Rekenkamercommissie ziet de posten Buitenschilderwerk en aanschaf toestellen als uitschieters in de meerjaren raming waardoor de exploitatiekosten niet stabiel zijn.

Omschrijving

Raming 2015

Raming 2016

Raming 2017

Raming 2018

Totaal lasten

423.472

418.314

422.700

432.685

Energiekosten

50.000

50.000

50.000

50.000

100

100

100

100

4.000

4.000

4.000

4.000

Zuiveringsrecht

200

200

200

200

Rioolrecht

200

200

200

200

22.000

22.000

22.000

22.000

3.600

3.600

3.600

Waterschapslasten Onroerende zaakbelasting

Algemeen onderhoud Electra veiligheidskeuring NEN 3140 Buitenschilderwerk Brandverzekering

0

3.600 14.350

2.500

2.500

2.500

2.500

18.000

18.000

18.000

18.000


1.500

1.500

1.500

1.500

Telefoonkosten

3.000

3.000

3.000

3.000

Afvalcontainers

3.000

3.000

3.000

3.000

Aanschaf/onderhoud toestellen

3.737

2.681

10.191

7.230

Beveiliging

5.000

5.000

5.000

5.000

Kosten van onderhoud

13

Dit betreft een verrekening van een subsidie over 2010. Pag. 12

Vandalisme

500

500

500

500

45.000

45.000

45.000

45.000


4.000

4.000

4.000

4.000

Gebouwenbeheer

2.154

2.154

2.154

2.154


2.000

2.000

2.000

2.000

220.804

216.741

212.677

208.613

Personeelskosten

14.231

14.231

14.231

14.231

Personeelskosten

7.401

7.401

7.401

7.401

P&O

1.367

1.367

1.367

1.367

Interne zaken

3.363

3.363

3.363

3.363

Automatisering

2.915

2.915

2.915

2.915


1.696

1.696

1.696

1.696

Financiën

1.237

1.237

1.237

1.237

30.000

30.000

30.000

30.000

36.000 6.000

40.000 6.000

40.000 6.000

40.000 6.000

115.000

126.500

126.500

126.5000

236.472

215.814

220.200

230.185

Horeca

Kapitaallasten

Baten: Opbrengst huur en horeca Opbr zaalverhuur Opbr schoolgymnastiek Opbr horeca Dukdalf Nadelig saldo Tabel 4: meerjarenraming 2015 t/m 2018 in euro’s

Kostentoerekening Aan de accommodaties worden personele kosten toegerekend, zo blijkt uit de productenrealisatie 2013 en 2014. De Rekenkamercommissie heeft in de interviews naar een toelichting gevraagd. De personele kosten bestaan uit horecapersoneel, een locatiemanager en het toerekenen van overhead. In de gemeente Brielle wordt geen tijd geschreven, aldus de geïnterviewde, en dus hebben de bedragen in de productenrealisatie geen enkele relevante meerwaarde waardoor een vergelijking van cijfers over de accommodaties niet zinvol is. Het college heeft 14 aangegeven dat voor de begroting 2015 een juiste verrekening van uren moet plaatsvinden. Klantvriendelijkheid 15 Op 21 mei 2014 heeft een gebruikersoverleg met de structurele huurders over 2014 en 2015 plaatsgevonden. In het verslag is te lezen dat er één knelpunt is bij de bridgevereniging in verband met het sluiten vanwege de oudejaarsvereniging. Betreffende het onderhoud wordt aangegeven dat naar aanleiding van een opmerking technische aanpassingen zijn gedaan met betrekking tot de speakers en de wifi op zich laat wachten. Verder wordt aangegeven dat er nog steeds lekkages zijn met name bij de fysiopraktijk en de foyer. Tevens wordt aangegeven dat zich stankklachten hebben voorgedaan.

2.6

Accommodatie Bres

De Bres is binnen de gemeente Brielle gelegen aan de Gooteplein 1 in de kern Brielle en is in 2008 opgeleverd. De accommodatie wordt per 1 maart 2012 door de gemeente geëxploiteerd en is in de gemeentelijke begroting en rekening opgenomen. De geïnterviewde geeft aan dat voor het opstellen van de cijfers 2013 geen ervaringscijfers beschikbaar waren en voor het jaar 2014 voor slechts een half jaar kon worden geopteerd. Verder is in het interview aangegeven dat voor onderhoud, kapitaallasten en beheer er geld bij moet maar dat gezien het feit het gebouw vooral een onderwijsfunctie heeft, dat voor de hand lag. Tevens wordt het gebouw gebruikt als theater.

14

Een collegebesluit heeft de Rekenkamercommissie niet aangetroffen. Aanwezigen verenigingen: Ouderensoos Vierpolders, Bridgevereniging Brogilo, Halloweenorganisatie, Atletiekvereniging Voorne, Sportweek Vierpolders, Stichting ’t Dijckhuis, Volley Voorne, Bridgevereniging Vierpolders, Bridgevereniging Kleiburg en Yoga4flow. 15

Pag. 13

In de tabellen 5 en 6 worden de geraamde kosten en gerealiseerde kosten over 2013 en 2014 weergegeven. Over 2013 is in tabel 5 te lezen dat een nadelig saldo van 599.597 euro was geraamd en dat in de productenrealisatie een bedrag van 445.727 euro is gerealiseerd. Een aanzienlijke verbetering ten opzichte van de raming. De verbetering is voornamelijk het gevolg van lagere lasten. De extra baten van ruim 6.000 euro hebben ook een positief effect op het lager nadelige saldo. In tabel 5 valt over het jaar 2013 op dat de posten overige aankopen en aanbestedingen, kosten van schoonhouden, externe advisering, afvalcontainers en beveiliging aanzienlijk afwijken. In werkelijkheid zijn de kosten van schoonhouden, externe advisering en beveiliging met een bedrag van ruim 90.000 euro aanzienlijk hoger. De posten overige aankopen en aanbesteding en beveiliging vallen met een bedrag ruim 17.000 euro lager uit. De post externe advisering is daarbij de meest opvallende omdat die niet was geraamd. De reactie in ambtelijke wederhoor was “betreft de concerntoerekening aan BRES van een niet door de afdeling Dukdalf ingehuurde adviseur”.

Omschrijving

Raming 2013

Totaal lasten

Gerealiseerd 2013 751.957

604.293

Personeel van derden

37.162

30.068

Energiekosten

34.000

30.912

Overige aankopen en uitbesteding

98.096

85.198

100

1.182

4.000

4.619

Waterschapslasten Onroerende zaakbelasting Zuiveringsheffing

200

0

Rioolrecht

200

194

Algemeen onderhoud

34.600

85.923

Buitenschilderwerk

11.000

7.792

Opstalverzekering

2.500

3.478

28.300

74.528

Kosten van schoonhouden Waterverbruik

0

130

3.000

3.170


0

2.348

Betalingsverkeer

0

-141

Externe advisering

0

30.522

Telefoonkosten c.a.

Pag. 14

Afvalcontainers Beveiliging Vandalisme Sport

3.800

17.393

10.000

5.358

0

68

30.000

0

Horeca

0

723


0

471

Gebouwenbeheer

0

5.285


0

1.137

Kapitaallasten

174.158

174.158


188.585

6.919


15.915

7.119

P&O

8.380

763

Interne zaken

21.978

1.848

Automatisering

14.253

1.436


10.901

994

Financiën

20.829

20.500

152.360

91.056

Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten Opbrengst zaalverhuur

24.382


42.607


523


599.597

445.727

In tabel 6 wordt in de raming een nadelig saldo van 296.756 euro opgenomen. Het gerealiseerde nadelig saldo valt ondanks meer gerealiseerde baten van ongeveer 50.000 euro met 382.984 euro fors hoger uit. Het hogere nadelige saldo is het gevolg van hogere lasten voor een bedrag van ruim 137.000 euro. In 2014 is een aantal posten hoger dan geraamd, zo blijkt uit tabel 6. Het betreft de posten energiekosten, algemeen onderhoud, afvalcontainers en gebouwenbeheer voor een bedrag van ruim 98.000 euro. Dit leidt uiteraard ook tot een hogere doorbelasting. De post sport valt met 30.000 euro lager uit.

Omschrijving

Raming 2014

Totaal lasten


572.935


34.500

26.457

Energiekosten

34.000

80.155

4.000

2.799

100

1.083

4.000

4.600

Zuiveringsheffing

200

148

Rioolrecht

200

393

44.600

75.368

0

0

2.500

1.860

Overige aankopen en uitbesteding Waterschapslasten Onroerende zaakbelasting

Algemeen onderhoud Buitenschilderwerk Opstalverzekering Reconstructieverzekering Kosten van schoonhouden Waterverbruik

0

51

28.300

29.316

0

416

3.000

3.438


0

3.018

Betalingsverkeer

0

-2

Externe advisering

0

3.902

3.800

17.394

10.000

10.039

Telefoonkosten c.a.

Afvalcontainers Beveiliging

Pag. 15

Vandalisme

0

Sport

0

30.000

0

Horeca

0

4.541


0

308

Gebouwenbeheer

0

8.320


0

1.662

Kapitaallasten

171.123

171.123


7.523

70.791


7.612

7.116

P&O

4.942

4.436

12.775

11.348

Automatisering

9.090

9.451


6.283

6.548

17.208

16.856

139.000

103.754

Interne zaken

Financiën Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten Opbrengst zaalverhuur

42.321


34.783

Schadevergoeding

9.093


296.756

382.984

De vergelijking van de jaren 2013 versus 2014 is in tabel 7 weergegeven. Uit het overzicht blijkt dat het nadelig saldo zakt van 445.727 euro in 2013 naar 382.984 euro in 2014. Een belangrijke component hierin is lagere lasten in 2014. Ook dragen extra baten bij aan een lager negatief saldo. In de vergelijking van de werkelijke kosten in 2013 en 2014 is een aantal opmerkelijke verschillen waar te nemen, zo blijkt uit tabel 7. De posten beveiliging, horeca en energiekosten stijgen waarbij de post energiekosten een extreme stijging van ruim 49.000 euro laat zien. De drie meest extreme afwijkingen die een onderschrijding laten zien, betreffen overige aankopen en uitbesteding met een bedrag van ruim 82.000 euro, de post kosten schoonhouden met een bedrag van ruim 45.000 euro en de post externe advisering met een bedrag van ruim 26.000 euro. De post algemeen onderhoud laat een lagere uitgave zien van ruim 10.000 euro ten opzichte van het jaar 2013. De nadelige saldi worden gedekt uit de algemene middelen.

Omschrijving

Gerealiseerd 2013

Totaal lasten


572.935


30.068

26.457

Energiekosten

30.912

80.155

Overige aankopen en uitbesteding

85.198

2.799

Waterschapslasten

1.182

1.083


4.619

4.600

0

148

Zuiveringsheffing Rioolrecht Algemeen onderhoud

194

393

85.923

75.368

Buitenschilderwerk

7.792

0

Opstalverzekering

3.478

1.860

Reconstructieverzekering

0

51

74.528

29.316

130

416

Telefoonkosten c.a.

3.170

3.438


2.348

3.018

-141

-2

Kosten van schoonhouden Waterverbruik

Betalingsverkeer

Pag. 16

Externe advisering

30.522

3.902

Afvalcontainers

17.393

17.394

5.358

10.039

68

0

Beveiliging Vandalisme Sport Horeca Kosten administratie Gebouwenbeheer Overige kosten horeca

0

0

723

4.541

471

308

5.285

8.320

1.137

1.662

174.158

171.123


6.919

70.791


7.119

7.116

Kapitaallasten

P&O

763

4.436

Interne zaken

1.848

11.348

Automatisering

1.436

9.451


994

6.548

Financiën

20.500

16.856

Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten

91.056

103.754


24.382

42.321


42.607

34.783

523

9.093

445.727

382.984

Schadevergoeding Nadelig saldo Tabel 7: gerealiseerde kosten 2013 en 2014 in euro’s

In tabel 8 is de meerjarenraming 2015 t/m 2018 weergegeven. De nadelige saldi van achtereenvolgens 290.765 euro, 269.627 euro, 260.707 euro en 323.137 euro worden gedekt uit de algemene middelen, behalve de kapitaallasten want die worden uit de reserve onderwijshuisvesting gedekt. Uit de ambtelijke wederhoor blijkt dat in 2014 de scholen zelf de schoonmaak ter hand hebben genomen waardoor de kosten “kosten van schoonhouden” lager zijn. In de meerjarenraming zijn schommelingen te zien op de posten kosten theatertechniek, installatie onderhoud en kapitaallasten investeringsschema. De schommelingen zijn het gevolg van het ontbreken van een voorziening groot onderhoud. De post kosten theatertechniek vertoont daarbij de grootste afwijking van ruim 53.000 euro ten opzichte van 2016.

Omschrijving Totaal lasten

Raming 2015

Raming 2016

Raming 2017

Raming 2018

429.765

389.051

380.131

442.561

Kosten theater techniek

51.138

24.110

27.225

77.340

Energiekosten

34.000

34.000

34.000

34.000

Kosten werkplekken

3.000

3.000

3.000

3.000

Diverse materialen

1.000

1.000

1.000

1.000

Waterschapslasten

100

100

100

100

4.000

4.000

4.000

4.000

Zuiveringsheffing

200

200

200

200

Rioolrecht

200

200

200

200

14.100

14.100

14.100

14.100


Onderhoudscontacten Electra veiligheidskeuring NEN 3140

3.650

0

0

3.650

29.000

22.000

13.000

13.000

Bouwkundig onderhoud

7.500

7.500

7.500

7.500

Verzekeringen

2.500

2.500

2.500

2.500

28.300

28.300

28.300

28.300

Installatietechnisch onderhoud

Schoonmaakkosten

Pag. 17

Telefoonkosten

3.000

3.000

3.000

Afvalverwerking

3.800

3.800

3.800

3.800

10.000

10.000

10.000

10.000

Beveiliging en veiligheid Inkoop horeca Kapitaallasten (t.l.v. reserve)

3.000

30.000

30.000

30.000

30.000

168.088

165.052

162.017

158.982

Kapitaallasten investeringsschema

11.700

Personeelskosten

7.504

7.504

7.504

7.504

Personeelskosten

6.266

6.266

6.266

6.266

836

836

836

836

Interne zaken

2.058

2.058

2.058

2.058

Automatisering

1.784

1.784

1.784

1.784

986

986

986

986

16.755

16.755

16.755

16.755

P&O

Huisvesting binnendienst Financiën Baten: Opbrengst huur en horeca

139.000

Opbrengst huur Opbrengst horeca Nadelig saldo Tabel 8: meerjarenraming 2015 t/m 2018 in euro’s

290.765

139.000

139.000

139.000

-/-21.526

-/-21.526

-/-21.526

1.950

1.950

1.950

269.627

260.707

323.137

Kostentoerekening Voor de personele kostentoerekening wordt verwezen naar de paragraaf van ’t Dijckhuis. Klantvriendelijkheid Een klanttevredenheidsonderzoek voor de Bres heeft de Rekenkamercommissie niet aangetroffen.

2.7

Accommodatie De Gaffelaar

De Gaffelaar is binnen de gemeente Brielle gelegen aan de Christinalaan 2 in de kern Zwartewaal.

Pag. 18

Op de website van De Gaffelaar wordt deze omschreven als “de huiskamer van Zwartewaal” waarbij vertrouwde gastvrijheid aan zijn gasten een belangrijk uitgangspunt is. Vertrouwd, maar wel steeds in een modern jasje. De Gaffelaar groeit mee met de veranderende behoefte van zijn gasten. Of het nu om sportieve hoogtepunten gaat of een avondje cabaret, complete thema-avonden of een tiptop bruiloftsfeest, een carnavalsfeest voor 700 personen of een coole kinderdisco: u zult het bij De Gaffelaar allemaal tegenkomen. Een feest, vergadering, cursus, wedstrijd, 16 presentatie of noem maar op verdient een partner met een glimlach. Uit de het interview komt naar voren dat het commercieel verhuren voor bijvoorbeeld trouwerijen en uitvaarten voor De Gaffelaar een pijnpunt zijn. De horeca van Brielle ziet de commerciële verhuur als concurrentievervalsing. Het bestuur van de stichting heeft in het interview aangegeven dat de afspraak is gemaakt dat in het gebouw maximaal 40 commerciële activiteiten per jaar zijn toegestaan De Gaffelaar wordt beheerd door een stichting met een bestuur.17 De stichting heeft tot doel “de oprichting, het beheer en de exploitatie van het vereniging gebouw, mede bedoeld voor jeugd- en jongerenwerk, ten algemenen nutte voor de plaatselijke samenleving van Zwartewaal”. Het Dorpscentrum De Gaffelaar kent een veelheid aan gebruikers. Op de website van De Gaffelaar wordt aangegeven welke verenigingen gebruik maken van de accommodaties. Voorbeelden van enkele gebruikers zijn CJG Rijnmond, Carnavalsvereniging Zwartewaal, Stichting Jeugdwerk Zwartewaal, Country dansclub, Fysiotherapiepraktijk M.S. de Wal, Kapsalon de spiegel, etc. 18

Belangrijk om te vermelden is dat De Gaffelaar een gebouw is dat eigendom is van de stichting. Daarnaast heeft de stichting een eigen beheerder en partime medewerkster voor bediening en schoonmaak in dienst. De betekenis hiervan is dat de kosten zoals kapitaallasten en kosten voor een beheerder evenals het vrijwilligerswerk door het bestuur niet in de gemeentelijke begroting staan en een vergelijking met de andere accommodaties daardoor 19 moeilijk te maken is. Het gebouw is 32 jaar oud. De geïnterviewden leggen uit dat veel onderhoud is gepleegd maar ook nog veel moet 20 gebeuren. Zij geven aan dat de gemeente het merendeel van de grootonderhoudskosten voor haar rekening neemt omdat die kosten niet uit het subsidiebedrag voor de exploitatie kunnen worden bekostigd. De stichtingsbestuurders gaven expliciet aan dat “als de gemeente het groot onderhoud niet subsidieert, de stichting 16

www.gaffelaar.nl De stichting draagt volgens artikel 1 van de statuten de naam ”Stichting Dorpscentrum Zwartewaal”. www.gaffelaar.nl 19 Uit het interview blijkt dat de bestuursleden een halve dag per week aan een inhoudelijke taak besteden. 20 Reeds uitgevoerd onderhoud: ketelvervanging, kozijnen en dak. Het dak is al wel volledig door de gemeente vergoed maar pas voor de helft uitgevoerd. Het vervangingsbedrag voor het dak bedraagt 300.000 euro. 17 18

Pag. 19

het gebouw niet kan exploiteren”. In het interview gaf het stichtingsbestuur aan dat het onderhoud betreffende de ketelvervanging, de kozijnen, de renovatie van de verkleed-, douche- en toiletruimten en inbouw van het invalidentoilet reeds waren verricht. Ook andere vernieuwingen zijn gerealiseerd, zoals de brandbeveiliging, een ontruimingssysteem en een nieuw alarmsysteem. Een deel van de dakbedekking is recent vervangen. Onderhoud dat er nog aankomt betreft de luchtbehandeling, de vloer van de sportzaal, de waterleidingen en het tweede deel om het dak te vervangen. Veel van het onderhoud hangt samen met de steeds strengere eisen die aan gebouwen worden gesteld.

In de tabellen 9 en 10 zijn voor wat betreft de jaren 2013 en 2014 de ramingen en realisaties opgenomen, zoals in de productraming en de productrealisatie is weergegeven. Uit de productraming 2013 is te lezen dat er geen baten zijn. De lasten komen in de productenrealisatie 13.407 euro nadeliger uit dan geraamd.

Omschrijving

Raming 2013

Totaal lasten


79.018

Opstalverzekering

0

43

Telefoonkosten c.a.

0

436

Gymnastiek- en speeltoestellen

3.919

5.998


42.237

52.000

Personeelskosten (fte)

11.904

12.238


1.818

2.212

P&O

831

889

Interne zaken

2.180

2.153

Automatisering

1.414

1.673


1.081

1.158

227

219

Financiën Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten

0

0


0

0


0

0


0

0

65.611

79.018


Pag. 20

In 2014 zijn er volgens tabel 10 eveneens slechts lasten. Uit de productrealisatie 2014 blijkt dat de gerealiseerde lasten uitkomen op een bedrag van 75.205 euro.

Omschrijving

Raming 2014

Totaal lasten


75.205

Opstalverzekering

0

42

Telefoonkosten c.a.

0

0


3.919

542


52.000

52.000


13.201

12.666


1.869

2.173

P&O

971

893

Interne zaken

2.510

2.285

Automatisering

1.786

1.903


1.262

1.347

Financiën

1.383

1.354

Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten

0

0


0

0


0

0


0

0

78.901

75.205


In tabel 11 zijn de gerealiseerde bedragen in 2013 en 2014 weergegeven. De tabel laat zien dat het nadelige saldo over 2013 79.018 euro en over 2014 75.205 euro bedraagt. In tabel 11 is de grootste afwijking die opvalt de uitgave voor gymnastiek- en speeltoestellen van 542 euro in 2014 ten opzichte van 5.998 euro in het jaar 2013. De nadelige saldi worden gedekt uit de algemene middelen.

Omschrijving

Gerealiseerd 2013

Totaal lasten Opstalverzekering Telefoonkosten c.a.


75.205

43

42

436


5.998

542


52.000

52.000


12.238

12.666


2.212

2.173

P&O

889

893

Interne zaken

2.153

2.285

Automatisering

1.673

1.903


1.158

1.347

219

1.354

Financiën Baten: Bijdragen derden/overige ontvangsten

0

0


0

0


0

0


0

0

Pag. 21

Nadelig saldo Tabel11: gerealiseerde kosten 2013 en 2014 in euro’s

79.018

75.205

In tabel 12 is de meerjarenraming 2015 t/m 2018 weergegeven. De nadelige saldi van achtereenvolgens 92.304 euro, 91.102 euro, 79.874 euro en 81.007 euro worden gedekt uit de algemene middelen. Wat opvalt, is de verlaging van het nadelige saldo in het jaar 2017 door een lager geraamd bedrag op de post gymnastiek- en speeltoestellen. In de meerjarenraming zoals in tabel 12 is weergegeven is een wisselend uitgavenpatroon te zien op de post gymnastiek- en speeltoestellen. Het verschil tussen de hoogste en laagste uitgaven bedraagt 12.430 euro. De uitgaven zijn gebaseerd op een meerjaren onderhoudsplan waarbij geen gebruik wordt gemaakt van een reserve of een voorziening.

Omschrijving

Raming 2015

Raming 2016

Raming 2017

Raming 2018

Totaal lasten

92.304

91.102

79.874


16.316

15.114

3.886

5.019


52.000

52.000

52.000

52.000


13.021

13.021

13.021

13.021


2.833

2.833

2.833

2.833

979

979

979

979

Interne zaken

2.409

2.409

2.409

2.409

Automatisering

2.088

2.088

2.088

2.088


1.312

1.312

1.312

1.312

Financiën

1.346

1.346

1.346

1.346

P&O

Baten: Opbrengst huur en horeca

81.007

0

0

0

0

Opbrengst huur

0

0

0

0

Opbrengst horeca

0

0

0

0

92.304

91.102

79.874

81.007

Nadelig saldo Tabel 12: meerjarenraming 2015 t/m 2018 in euro’s

Kostentoerekening Voor de personele kostentoerekening wordt verwezen naar de paragraaf van ’t Dijckhuis. Klantvriendelijkheid De statuten geven aan dat een klanttevredenheidsonderzoek onder de gebruikers moet worden gehouden. De 21 geïnterviewden geven aan dat het klanttevredenheidsonderzoek is gehouden tijdens de algemene raad d.d. 6 mei 2015. In de vergadering is klanttevredenheid niet als apart agendapunt geagendeerd en wordt het onderwerp niet expliciet bij een van de andere agendapunten besproken. De algemene raad gaat akkoord met het financieel 22 jaarverslag en de begroting 2016.

21

De algemene raad betreft de vergadering van gebruikers. Tijdens algemene raad waren afgevaardigden aanwezig van Vrouwen van nu, 55+ Soos, CV de Hobbelende Bierviltjes, G.V. Hollemare/St. Jeugdwerk, Videoclub Phoenix, EHBO en volleybal Vereniging Holle Mare. 22

Pag. 22

Hoofdstuk 3 3.1

Resultaten en effecten accommodatiebeleidsplan

Inleiding

In hoofdstuk 2 is aangegeven welk beleid de gemeente Brielle ter zake van haar accommodaties heeft. In dit hoofdstuk wordt bekeken wat de voortgang is van het vastgestelde beleid. Tevens wordt onderzocht of in de jaarverslagen 2013 en 2014 voortgang is gemeld ten aanzien van het beleidsplan. Aan het bestuur van De Gaffelaar wordt een subsidie verstrekt, die subsidie zal in dit hoofdstuk worden getoetst aan de subsidieverordening van de gemeente Brielle. Tot slot van dit hoofdstuk worden de kosten van de ’t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar op een rij gezet.

3.2

Beleidsplan

Zoals in paragraaf 2.3 is aangegeven zijn er door ICSadviseurs zeven oplossingsrichtingen geformuleerd die in de raadsvergadering d.d. 7 december 2010 zijn overgenomen. In de collegevergadering van 31 mei 2011 is de notitie voortgang accommodatiebeleid besproken en is conform het 23 voorstel besloten. Het ambtelijk voorstel is “de commissie Samenleving voorstellen de raad te adviseren kennis te nemen van de notitie uitvoering accommodatiebeleid”. Op de collegenota is genoteerd dat de notitie 20 juni 2011 in de commissie Samenleving en 28 juni 2011 in de raad is geagendeerd. In de nota wordt ingegaan op de zeven punten zoals die eerder door de raad zijn vastgesteld.

Oplossingsrichting 1 Cluster De Vesting Bij deze oplossingsrichting wordt gesproken over a) Vluchtelingenwerk, De Sjoel en de Stadsgalerie b) Bibliotheek en Infirmerie c) Rode kruisgebouw. Het college krijgt over Sjoel, Vluchtelingenwerk en Stadsgalerie een ambtelijke notitie die hij d.d. 15 juni 2011 bespreekt. Het college besluit het advies aan te houden met het verzoek het advies aan te passen. Het vervolg op deze collegenota heeft de Rekenkamercommissie niet in het dossier aangetroffen. In de interviews is aangegeven dat vluchtelingenwerk naar de Sjoel is verhuisd. Het idee om via een fysieke verbinding van de bibliotheek en Infirmerie het beheer efficiënter te laten verlopen, heeft geen vervolg gekregen. Wel heeft de bibliotheek aangegeven te overwegen minder vierkante meters te gaan huren, gelet op het aandeel in de huisvestingskosten in de totale begroting van de bibliotheek. Mocht een dergelijk verzoek ons bereiken, dan zullen wij eerst nagaan of de vrijgekomen ruimte commercieel kan worden verhuurd, aldus de passage in de collegenota. De Rekenkamercommissie heeft op dit onderwerp (bibliotheek en Infirmerie) geen vervolg aangetroffen. In de interviews is aangegeven dat op dit moment wordt nagedacht de bibliotheek onder 24 te brengen bij de Bres, mede naar aanleiding van een motie van de raad. Ook wordt in een interview genoemd, het kindzorgcentrum waarin allerlei voorzieningen voor kinderen zijn samengebracht, het gezamenlijk huisvesten van het intra- en extramuraal ouderenwerk in de nieuwbouw van de Catharina stichting en de bundeling van voetbal, tennis en atletiek op een complex. De Rekenkamercommissie heeft naar aanleiding van deze voorbeelden gevraagd of er ook gebouwen zijn afgebroken zodat objectief kan worden vastgesteld of het aantal m2 is verminderd. De Rekenkamercommissie heeft gevraagd naar een notitie maar die is niet opgesteld. In het interview is aangegeven dat drie schoolgebouwen in Zuurland, het gebouw aan de Anna Hoevestraat (waarin onder andere de kinderopvang was gehuisvest), schoolgebouwen in de binnenstad (Nieuwe Poort, Maaslandschool, deel Maerlant College, gymzaal) en het schoolgebouw van de Tiende Penning en dorpshuis de Korstanjerie in Vierpolders zijn gesloopt. De Rekenkamer heeft geen schriftelijke onderbouwing op de mondelinge uitleg ontvangen.

23 24

Positief advies, CDA onthoudt zich van advies, document is op de lijst met ingekomen stukken van de raad geplaatst d.d. 28 juni 2011. Motie d.d. 11 november 2014. Pag. 23

Het Rode Kruis heeft een 50 jarig huurcontract met de gemeente. Naast het Rode Kruis maken enkele paramedici gebruik van het gebouw. Als het om onderhuur gaat, zijn de opbrengsten voor het Rode Kruis. Met het Rode Kruis is overleg gevoerd om het gebouw nog meer te doen gebruiken. In dit verband is afgesproken om als er zich mogelijkheden voordoen of gecreëerd kunnen worden, die te benutten. De Rekenkamercommissie heeft geen 25 aanvullende stukken in het dossier aangetroffen.

Oplossingsrichting 2 MFA Zwartewaal In de collegenota wordt gemeld dat er in deze raadsperiode geen proces tot vervanging van accommodaties in Zwartewaal wordt gestart.

Oplossingsrichting 3 Denksportcentrum In het raadsnota d.d. 26 november 2010 wordt aangegeven dat deze oplossingsrichting primair een zaak is voor de verenigingen, waarbij de gemeente desgewenst een informerende rol speelt. In de collegenota waarin de voortgang wordt beschreven, is aangeven dat naar verwachting in 2011 een voorstel aan de raad wordt aangeboden. 26 Voortgang heeft de Rekenkamercommissie in het dossier niet aangetroffen. In het interview is aangegeven dat de gedachte over een denksportcentrum die destijds bij de verenigingen heerste , is verlaten.

Oplossingsrichting 4 Ruimtegebruik intensiveren In de collegenota wordt aangegeven dat het intensiveren van het ruimtegebruik thans ook plaatsvindt door de ontwikkelingen rond a) Sjoel, Vluchtelingenwerken de Stadsgalerie in Synagoge b) Maarlandschool, streekarchief en bridgevereniging Kleijburg in Waterschapshuis. Verder wordt aangegeven dat, waar andere mogelijkheden zich aandienen of kunnen worden gecreëerd, deze zullen worden benut. Dat geldt evenzo als verenigingen of instellingen 27 op zoek zijn naar ruimte. Tijdens de interviews heeft de Rekenkamercommissie gevraagd naar een evaluatie op deze oplossingsrichting. Uit het betreffende interview komt naar voren dat de gemeente daar consequent aandacht voor heeft maar een evaluatiedocument niet gemaakt is waardoor de Rekenkamercommissie deze stelling niet kan toetsen. Verder wordt in de collegenota aangegeven dat voor november 2011 de vraag en het aanbod van huisvesting digitaal bij elkaar wordt gebracht. De Rekenkamercommissie heeft de aangekondigde dienst op de website van de gemeente Brielle aangetroffen.

Oplossingsrichting 5 Relatie met de omgeving versterken Dit aspect wordt in nieuwbouwsituaties reeds meegenomen. Wat betreft bestaande situaties zal de komende jaren binnen de bestaande budgettaire mogelijkheden worden ingepast. De Rekenkamercommissie heeft hierover geen voortgang in het dossier aangetroffen de geïnterviewde geeft aan dat hier geen actiepunt van is gemaakt maar een aandachtspunt.

25

Collegenota d.d. 26 mei 2011 p. 3 – 4. Collegenota d.d. 26 mei 2011 p. 4. 27 Collegenota d.d. 26 mei 2011 p. 5. 26

Pag. 24

Oplossingsrichting 6 definitie en uitvoering Financiën en Subsidie Met de vaststelling van de algemene subsidieverordening 2011 in de raad van d.d. 28 juni 2011 is voldaan aan deze oplossingsrichting.

Oplossingsrichting 7 Beheer organiseren ICS geeft aan dat er verschillende soorten van beheer zijn en dat het gewenst is daarin duidelijkheid te scheppen. Het college heeft onderzoek gedaan naar de “sociaal-culturele tarieven” in de dorpshuizen Vierpolders en Zwartewaal en het Waterschapshuis. Uit het onderzoek is gebleken dat de tarieven “in elkaars verlengde liggen en thans vanuit perspectief geen aanpassingen behoeven”. Met de betrokken verenigingen van het sportcomplex Geuzenpark is afgesproken te komen tot een model met een beheerstichting. Na een operationele periode zal het model worden geëvalueerd. Het is de Rekenkamercommissie niet bekend of de evaluatie heeft plaatsgevonden. Over het beheer van de sportzalen van het Maerlant College is gevraagd of het beheer door de gemeente kan geschieden. Het college geeft in de notitie aan dat hij momenteel bezig is met een onderzoek en daarover een besluit zal nemen. De status van het onderzoek is bij de Rekenkamercommissie niet bekend. Over het beheer van de brede school Zuurland heeft het college besloten de oorspronkelijke verantwoordelijkheidsverdeling tussen schoolbesturen en de gemeente als uitgangspunt te nemen en de gemeentelijke taak op eenvoudiger manier vorm te geven om tot een kostenbesparing te kunnen komen. De Rekenkamercommissie kan uit documenten niet achterhalen tot welke kostenbesparing deze actie heeft geleid. De voornoemde aspecten neemt het college nadrukkelijk mee in het vormgeven van een beheerorganisatie van de multifunctionele accommodatie in Vierpolders. De collegenota wordt afgesloten met de opmerking dat “voor de langere termijn de optie open is om tot 28 verzelfstandiging van (een deel van) het gemeentelijk vastgoed over te gaan. De Rekenkamercommissie kan uit documenten niet achterhalen of deze actie tot resultaat heeft geleid. In de jaarrekening 2013 is aangegeven dat een rapport is ontvangen van VP Academy en dat het rapport wordt gebruikt voor voorstellen tot een meer efficiënt en effectief beheer. De Rekenkamercommissie leest verder in de jaarrekening 2014 dat voor het beheer van het maatschappelijk vastgoed een onderzoek zal plaatsvinden.

Proces na de voortgangsnotitie De Rekenkamercommissie heeft na de notitie van 31 mei 2011, waarin de voorgang van het accommodatiebeleid wordt beschreven, geen voortgangsdocumenten in het dossier aangetroffen. Ook uit de interviews blijkt dat geen notities zijn opgesteld en door het college zijn vastgesteld. Een uitzondering hierop is de collegenota d.d. 15 juni 2011 waarin besluiten worden genomen om financiële middelen beschikbaar te stellen. De Rekenkamercommissie heeft eveneens geen voortgangsrapportage na 2011 aan de raad aangetroffen en concludeert dat de raad over de voortgang niet is geïnformeerd. Uit de interviews komt naar voren dat de gemeente voor het rapport van ICS de lijn heeft ingezet om het aantal m2 terug te dringen. Deze beleidslijn is niet expliciet vastgelegd. Uit de interviews komt naar voren dat de gemeente wel conform de voorgaande lijn handelt. Op de vraag of in het college notities zijn vastgesteld waaruit blijkt dat het

28

Collegenota d.d. 26 mei 2011 p. 6. Pag. 25

aantal m2 is verminderd en zo kosten zijn bespaard, gaven de geïnterviewden een ontkennend antwoord. De Rekenkamercommissie kan die stelling dan ook niet bevestigen noch ontkennen.

3.3

Jaarverslagen

In het jaarverslag 2013 is te lezen dat de raad met aanvaarding van het “Collegeprogramma 2010-2014” ambities heeft genoemd. De raad heeft ter uitwerking van die ambities onder meer de volgende beleidsdoelstelling als aandachtspunt aangemerkt. Instandhouding c.q. realisatie van een aantal (sport-, sociaal-culturele en culturele) accommodaties waarin activiteiten op basis van gemeentelijke doelstellingen kunnen worden uitgevoerd. De aandachtspunten, doelstellingen en de activiteiten ter realisatie zijn samengevat in onderstaande tabel: Aandachtspunt Accommodatiebeleid

Doelstelling

Activiteiten 2013

Voldoende en adequaat aanbod Uitvoering besluiten raad om in Brielse behoefte te voorzien accommodatiebeleid

In het jaarverslag 2014 is niets opgenomen met betrekking tot accommodatiebeleid en/of beheer. De Rekenkamercommissie treft in de jaarrekeningen geen toetsing aan op de door het college geformuleerde beleidsdoelstelling. De beleidsdoelstelling is wel geformuleerd en is in de praktijk ook waar te nemen omdat de accommodaties Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar in stand worden gehouden.

3.4

Subsidieverantwoording

Algemeen De commissie BZM heeft in haar eerdergenoemde vergadering gevraagd specifiek de accommodaties Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar te onderzoeken. De gemeente heeft aangegeven dat voor de accommodaties ‘t Dijckhuis en Bres geen subsidies over de jaren 2013 29 en 2014 zijn verstrekt. De subsidieverordening van de gemeente Brielle is op d.d. 28 juni 2011 vastgesteld. Zoals eerder in voetnoot 10 aangegeven, is bepaald dat voor subsidie boven de € 50.000 afdeling 4.2.8. AWb van toepassing is. De subsidie van De Gaffelaar bedraagt 52.000 euro per jaar. De subsidie zal, doordat ze de norm van €50.000 overschrijdt, worden getoetst aan de Awb, de subsidieverordening Brielle 2011 ASv (2011) en uitvoeringsregels bij de subsidieverordening Brielle 2011.

De Gaffelaar

Subsidieaanvraag Gesubsidieerde instellingen in de gemeente Brielle moeten voor een structurele subsidie jaarlijks vóór 1 juli van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar een subsidieaanvraag indienen. De indiener maakt daarbij gebruik van het door het college vastgestelde aanvraagformulier en levert alle daarop gevraagde documenten aan. De aanvrager 30 handelt daarbij naar de door het college vastgestelde richtlijnen. 29 30

Per mail d.d. 7 juli 2015 door de sectorcontroller Samenleving aangegeven. ASV 2011, artikel 8. Pag. 26

2013 De aanvraag van de subsidie 2013 is per brief van De Gaffelaar d.d. 24 mei 2012 vergezeld van een aanvraagformulier tijdig voor 1 juli aangevraagd. Bij de aanvraag heeft het bestuur een geactualiseerde notitie bijgevoegd met de doelstellingen en de beleidsuitgangspunten. 2014 De aanvraag van de subsidie 2014 is per brief van De Gaffelaar d.d. 17 mei 2012 vergezeld van een aanvraagformulier tijdig voor 1 juli aangevraagd. Bij de aanvraag heeft het bestuur een geactualiseerde notitie bijgevoegd met de doelstellingen en de beleidsuitgangspunten.

Subsidieverlening In artikel 22, lid 1 ASv wordt de subsidieontvanger opgelegd dat hij binnen zes maanden na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor subsidie is verleend een aanvraag voor subsidievaststelling indient. De aanvrager moet volgens lid 2 gebruik maken van de door het college vastgestelde formulier en levert alle daarop gevraagde documenten aan. 2013 Op 24 mei 2012 heeft de gemeente de subsidieaanvraag voor het jaar 2013 ontvangen voor het in stand houden en exploiteren van het Dorpscentrum De Gaffelaar. Op 10 december 2012 is besloten een subsidie te verlenen van €52.000 voor het tijdvak 1 januari t/m 31 december 2013. In de voorlopige subsidiebeschikking is aangegeven dat op grond van de algemene subsidieverordening Brielle 2011 voor 1 juni 2014 een schriftelijk verzoek tot vaststelling van de subsidie 2013 moet worden ingediend. 2014 De subsidieaanvraag voor het jaar 2014 voor het in stand houden en exploiteren van het Dorpscentrum De Gaffelaar is op 17 mei 2013 door de gemeente ontvangen. Op 6 januari 2014 is besloten een subsidie te verlenen van €52.000 voor het tijdvak 1 januari t/m 31 december 2014. In de voorlopige subsidiebeschikking is aangegeven dat op grond van de algemene subsidie verordening Brielle 2011 voor 1 juni 2015 een schriftelijk verzoek tot vaststelling van de subsidie 2014 moet worden ingediend.

Subsidieverantwoording 2013 In de brief d.d. 8 oktober 2014 is door het college in mandaat de subsidie 2013 vastgesteld. In de brief is aangegeven dat de subsidie conform aanvraag is aangewend. Een onderbouwing heeft de Rekenkamercommissie niet aangetroffen.

2014 In de brief d.d. 25 juni 2015 is door het college in mandaat de subsidie 2014 vastgesteld. In de brief is aangegeven dat de subsidie conform aanvraag is aangewend. Een onderbouwing heeft de Rekenkamercommissie niet aangetroffen. Subsidievaststelling 2013 Bij brief van d.d. 7 oktober 2014 is de definitieve subsidie over 2013 vastgesteld. In de brief is aangegeven dat op basis van de financiële verantwoording is geconstateerd dat de subsidie conform de aanvraag is aangewend en de subsidie definitief op € 52.000 wordt vastgesteld. De Rekenkamercommissie heeft behoudens de brief aan de stichting geen toetsing aangetroffen of de instelling aan haar verplichtingen heeft voldaan. Het stichtingsbestuur heeft in de jaarrekening en het jaarverslag 2013 verantwoording afgelegd over haar doelstellingen. Pag. 27

2014 Op 25 juni 2015 is de subsidie 2014 definitief vastgesteld op €52.000. In de brief wordt aangegeven dat de subsidie conform de aanvraag is aangewend. De Rekenkamercommissie heeft behoudens de brief aan de stichting geen toetsing aangetroffen of de instelling aan haar verplichtingen heeft voldaan. Het stichtingsbestuur heeft in de jaarrekening en het jaarverslag 2014 verantwoording afgelegd over haar doelstellingen.

Evaluatieverslag In de ASv 2011 worden geen specifieke regels opgenomen. De Rekenkamercommissie heeft geen evaluatieverslag in het dossier aangetroffen.

3.5

Resume subsidies

Een van de vragen was hoeveel subsidie aan de accommodaties wordt verstrekt. In tabel 13 is een overzicht weergegeven van de accommodaties en de subsidies die zij over de jaren 2013 en 2014 hebben ontvangen. De tabel geeft aan dat de accommodaties Dijckhuis en Bres geen subsidie ontvangen. De accommodatie De Gaffelaar ontvangt jaarlijks een subsidie van 52.000 euro. ‘t Dijckhuis

Bres

De Gaffelaar

2013

n.v.t.

n.v.t.

52.000

2014 Tabel 13: Verstrekte subsidies in euro’s

n.v.t.

n.v.t.

52.000

3.6

Kosten

In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van de kosten tussen de drie accommodaties. In tabel 14 worden de werkelijk gemaakte kosten weergegeven. De bedragen geven het nadelige saldo weer. Uit het overzicht blijkt dat de Bres de grootste impact heeft op de gemeentelijke begroting, gevolgd door de accommodatie Dijckhuis en De Gaffelaar. De Rekenkamercommissie merkt hierbij op dat De Gaffelaar niet vergelijkbaar is met de andere twee accommodaties. In het kostenoverzicht van De Gaffelaar zitten geen kosten betreffende kapitaallasten, en personeel, zoals een beheerder, maar ook groot onderhoud ontbreekt omdat die via de begroting van de stichting De Gaffelaar loopt. Daarnaast wordt vrijwilligerswerk gedaan door de bestuursleden, die niet in rekening worden gebracht. ‘t Dijckhuis 2013

242.563

2014 240.374 Tabel 14: vergelijking van de werkelijke kosten over de jaren 2013 en 2014 in euro’s

Pag. 28

Bres

De Gaffelaar 445.727

79.018

382.984

75.205

De cijfers in tabel 15 geven in meerjarig perspectief de kosten over 2015 tot en met 2018 weer. De bedragen geven het nadelig saldo weer. Uit het overzicht blijkt dat de geraamde kosten voor de Bres de hoogst zijn, gevolgd door de accommodatie Dijckhuis. Ook uit deze tabel blijkt dat De Gaffelaar de goedkoopste accommodatie is. De opmerking over De Gaffelaar (zie hiervoor) moet ook hier worden betrokken om de vergelijking in perspectief te zetten. ‘t Dijckhuis

Bres

De Gaffelaar

2015

236.472

290.765

92.304

2016

215.814

269.627

91.102

2017

220.200

260.707

79.874

323.137

81.007

2018 230.185 Tabel 15: vergelijking van de geraamde kosten over de jaren 2015 en 2018 in euro’s

Pag. 29

Hoofdstuk 4

Conclusies en aanbevelingen

In dit hoofdstuk worden de conclusies en aanbevelingen gegeven. Eerst volgt een algemene beschrijving van het onderwerp wat in de kop staat, eventueel gevolgd door een aanbeveling.

Beleidsplan Op verzoek van de raad doet ICS een onderzoek naar het accommodatiebeleid. ICS concludeert dat het aantal m2 maatschappelijk vastgoed te groot is en de gemeente daardoor mogelijk op kosten kan besparen. Naar aanleiding van het vastgestelde ICS rapport zet de gemeente het beleid in. Er worden geen concrete doelen geformuleerd aangaande het aantal m2 maatschappelijk vastgoed dat zou moeten verdwijnen. Wel komt er een uitvoeringsnota die daarna echter niet meer wordt geëvalueerd of geactualiseerd. De Rekenkamercommissie concludeert dat door het uitblijven van informatie de raad niet zijn controlerende rol kan vervullen en eventueel kan bijsturen. Aanbeveling: 1. Stel als raad heldere kaders vast en rapporteer periodiek op de kaders. Subsidies Bij de subsidievaststelling heeft de Rekenkamercommissie geen toetsing aangetroffen of het bestuur van de instelling heeft voldaan aan haar verplichtingen. Daarmee voldoet het college op dit onderdeel niet. Aanbeveling: 2. Draag zorg voor een expliciete toets waarbij objectief kan worden vastgesteld of een gesubsidieerde instelling aan haar verplichting heeft voldaan. Subsidiebepalingen moeten periodiek worden geëvalueerd zodat inzicht kan worden verkregen of de subsidie doeltreffend en doelmatig wordt ingezet. De Rekenkamercommissie concludeert dat hieraan niet is voldaan. Aanbeveling: 3. Draag zorg voor een periodieke evaluatie. Kosten Uit het onderzoek komt naar voren dat er qua kosten grote verschillen zijn tussen de drie onderzochte accommodaties. De Rekenkamercommissie heeft eerder beschreven dat De Gaffelaar niet met de accommodaties ’t Dijckhuis en Bres te vergelijken is omdat bepaalde kosten niet in de vergelijking zijn meegenomen. Als het gaat om de kosten in meerjarig perspectief ziet de Rekenkamercommissie schommelingen van de kosten bij ’t Dijckhuis en Bres. Het lijkt de Rekenkamercommissie raadzaam een financiële systematiek te ontwerpen waarbij de kosten in meerjarig perspectief nagenoeg gelijk blijven om schommelingen in de exploitatie te voorkomen. Als het gaat om onderhoud zou kunnen worden gedacht aan een voorziening meerjarig onderhoud. Aanbeveling: 4. Ontwerp een financiële systematiek om schommelingen in de exploitatie te voorkomen. Urentoerekening De personele kosten kunnen voor de accommodaties niet worden bepaald omdat de gemeente Brielle geen tijd schrijft op accommodaties. Een vergelijking van cijfers wordt daardoor discutabel. Uit de interviews blijkt dat tijdschrijven voor het college een prioriteit is bij de begroting 2015.

Klanttevredenheid De klanttevredenheid is alleen uitgevoerd bij de accommodatie ’t Dijckhuis, het betreft hier de vorm van een gebruikersoverleg waar niet expliciet naar de klanttevredenheid wordt gevraagd. Bij de overige accommodaties is geen sprake van een klanttevredenheidsonderzoek. Indien de klanttevredenheid wordt gemeten, kan in relatie tot Pag. 30

de kosten van een accommodatie een uitspraak worden gedaan over de wenselijkheid om een accommodatie in stand te houden of, als dat mocht blijken, te investeren om de klanttevredenheid naar een hoger niveau te brengen. Aanbeveling: 5. Zorg voor een nulmeting inzake klanttevredenheid. 6. Zorg na de nulmeting voor een periodiek klanttevredenheid.

Pag. 31

Hoofdstuk 5

Bestuurlijke reactie

Op 30 november 2016 heeft u, in het kader van het bestuurlijk wederhoor, het vertrouwelijke conceptrapport aan ons aangeboden van het rekenkameronderzoek naar de accommodaties in de gemeente Brielle. U schrijft daarbij dat het rapport zich richt op de vraag of het accommodatiebeleid in de gemeente op een rechtmatige en doelmatige wijze wordt uitgevoerd. Naar aanleiding van uw concept-rapport treft u hierna onze bestuurlijke reactie aan. 1. De gemeenteraad heeft via de commissie BZM het onderwerp “accommodaties” aangedragen. De commissie BZM heeft dit onderwerp in drie hoofdvragen gespecificeerd: a) Hoeveel subsidie geeft de gemeente aan accommodaties uit? b) Wat kosten accommodaties werkelijk? c) Hoe worden de kosten van de accommodaties gefinancierd/gedekt? De leden van de commissie BZM hebben daarbij gevraagd om specifiek onderzoek te doen naar de accommodaties ‘t Dijckhuis, Bres en De Gaffelaar. Deze gebouwen vormen een onderdeel van de vele tientallen (gemeentelijke en niet-gemeentelijke) accommodaties in Brielle, die (mede) door de gemeente in stand worden gehouden. Wij constateren dat in het rapport de vragen worden beantwoord over de drie genoemde accommodaties, maar dat het geen inzicht geeft in de vraag wat de gemeente financieel bijdraagt aan de instandhouding van de overige accommodaties in de gemeente. 2. Van de drie genoemde accommodaties zijn er twee gemeentelijke (’t Dijckhuis en BRES). Die zijn als zodanig dan ook in de gemeentelijke begrotingen en rekeningen opgenomen (de Gaffelaar is in eigendom en beheer van een stichting, waarmee de gemeente een subsidierelatie heeft). Wij constateren dat u in uw overzichten de cijfers uit de gemeentelijke begrotingen en rekeningen heeft gebruikt. Wat betreft de door u onderzochte jaren heeft de gemeenteraad de jaarrekeningen, waaraan een goedkeurend rapport van de accountant was gehecht, vastgesteld waarmee bestuurlijk gezien de rechtmatigheid is vastgesteld. 3. Wij hebben geconstateerd dat u een deel van het ambtelijk wederhoor in uw concept-rapport heeft verwerkt. 4. Wat betreft de in uw concept-rapport opgenomen conclusies en aanbevelingen het volgende. Aanbeveling 1. Stel als raad heldere kaders vast en rapporteer periodiek op de kaders. Reactie: In deze zaak heeft de raad enkele malen, te beginnen in 2000 en laatstelijk in 2010, kaders gesteld. Tevens is de raad -informerend en besluitvormend- betrokken (geweest) bij nieuwbouw van accommodaties, waaronder via de in 2014 opgeheven raadscommissie Bijzondere Projecten. Via een voortgangsrapportage, jaarrekening en –verslag is periodiek verantwoording afgelegd. Wij onderschrijven de aanbeveling voor een op kaders gerichtere periodieke terugkoppeling. Dit kan als onderdeel van het jaarverslag. Aanbeveling 2. Draag zorg voor een expliciete toets waarbij objectief kan worden vastgesteld of een gesubsidieerde instelling aan haar verplichting heeft voldaan. Reactie: Uw aanbeveling betreft De Gaffelaar, in eigendom van en beheerd door een stichting. De stichting verstrekt de gemeente via begroting, jaarrekening en jaarverslag de informatie die nodig is om tot een besluit over de subsidie te komen. Zonodig wordt aanvullende informatie gevraagd en verkregen. Tevens ontvangen wij een rapport van de accountant van de stichting over de Gaffelaar. Bij de vaststelling van een subsidie (ook bij de Gaffelaar) wordt gebruik gemaakt van een checklist, waarbij wordt aangegeven of aan de eisen is voldaan. De algemene voorwaarden zijn benoemd in artikel 5 van de subsidieverordening, maar er kunnen ook specifieke voorwaarden aan een instelling worden opgelegd. Deze toets op doelstellingen en voorwaarden wordt uitgevoerd aan de hand van het jaarverslag van de instelling en is met name bedoeld voor de rechtmatigheid van de subsidieverstrekking. Aanbeveling 3. Draag zorg voor een periodieke evaluatie. Pag. 32

Reactie: Uw aanbeveling betreft het periodiek evalueren van subsidiebepalingen met het oog op het doeltreffend en doelmatig inzetten van subsidies. Wat betreft De Gaffelaar is het bestuurlijk beleid de afgelopen jaren gecontinueerd en hebben ons geen signalen bereikt, noch bestuurlijk, noch vanuit de samenleving, om dat te veranderen. Desalniettemin onderschrijven wij, analoog aan aanbeveling 1, de aanbeveling tot een periodieke evaluatie.

Aanbeveling 4. Ontwerp een financiele systematiek om schommelingen in de exploitatie te voorkomen. Reactie: Uw aanbeveling richt zich op de exploitatie van twee van de gemeentelijke gebouwen (’t Dijckhuis en BRES), met als doel schommelingen in de exploitatie te voorkomen. Een dergelijke systematiek ziet niet zozeer toe op het doelmatig beheren van gelden als wel het voorkomen van schommelingen in het jaarresultaat van de gemeente. Hoewel er substantiële middelen gemoeid zijn met het accommodatiebeleid zijn de schommelingen op het totaal van de gemeenterekening relatief beperkt. Het instellen van een egalisatiereserve heeft als nadeel dat de reservevorming wordt versnipperd over meerdere geoormerkte doelstellingen. Uiteindelijk is hiervoor een hogere reservepositie nodig dan in geval er alleen een algemene reserve is. Derhalve willen wij deze aanbeveling niet overnemen. Aanbeveling 5. Zorg voor een nulmeting inzake klanttevredenheid. Aanbeveling 6. Zorg na de nulmeting voor een periodiek klanttevredenheid. Reactie: Met de vaste gebruikers van ’t Dijckhuis en BRES wordt enkele keren per jaar overleg gevoerd om de zaken die spelen door te spreken en afspraken te maken. Dat heeft als doel een zo groot mogelijke gebruikerstevredenheid te bereiken. Wij zullen met de gebruikers overleggen of zij dit overleg willen aanvullen met een periodiek klanttevredenheidsonderzoek en de uitkomst ervan met de raad delen. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Heeft u vragen over of opmerkingen op deze brief? Neem dan contact op met J.F.J. Knol. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Brielle, de secretaris, loco. de burgemeester,

S.G. Meijer.

G.G.J. Rensen

Par.

Pag. 33

Hoofdstuk 6

Nawoord

De rekenkamercommissie reageert in dit hoofdstuk op de bestuurlijke reactie van het college van de gemeente Brielle en dankt het college voor de reactie. Het onderzoeksrapport is eerder in ambtelijke wederhoor geweest en heeft geleid tot wijzigingen in het onderzoeksrapport. Een aantal wijzigingen is, zoals het college constateert, niet overgenomen omdat de opmerkingen ter zake, door de rekenkamercommissie niet op basis van documenten waren te verifiëren. Met het onderzoek heeft de rekenkamercommissie het oogmerk gehad focus aan te brengen en het onderzoek te beperken tot de drie genoemde accommodaties. De constatering dat geen inzage is gegeven in de omvang van de financiële bijdrage die de gemeente levert aan de instandhouding van de overige accommodaties is juist. Indien het college die informatie relevant acht voor de raad, adviseert de rekenkamercommissie die op basis van de actieve informatieplicht aan de raad te verstrekken. In reactie op de bevindingen van het college betreffende aanbeveling 2 merkt de rekenkamercommissie het volgende op. De rekenkamercommissie heeft enkele malen gevraagd naar een expliciete toets waaruit blijkt dat voldaan is aan de voorwaarden inzake De Gaffelaar. De rekenkamercommissie onderschrijft het gebruik van bijvoorbeeld een checklist waarover het college schrijft in de bestuurlijke reactie. Echter, de rekenkamercommissie heeft de expliciete toets niet in het dossier aangetroffen, noch ontvangen. Het college stelt in zijn bestuurlijke reactie dat enkele keren per jaar overleg wordt gevoerd om een zo groot mogelijke gebruikerstevredenheid te bereiken. De rekenkamercommissie juicht dat toe maar heeft in het dossier slechts één verslag van een gebruikersoverleg aangetroffen en kan uw stelling dan ook niet bevestigen nog ontkennen.

Pag. 34

Bijlage A

Lijst met geïnterviewden

Naam

Functie

De heer W. Borgonjen

Wethouder

De heer J. Knol

Sectorhoofd

Mevrouw M. Ustun-Vegter

Afdelingshoofd

De heren F. van der Lee en H. Rijstenbil

Bestuur De Gaffelaar

Bijlage B

Afkortingen

Afkorting

Betekenis

ASv

Algemene Subsidieverordening

AWb

Algemene Wet bestuursrecht

Bijlage C

Definities en Begrippen

Definitie

Uitleg

Werkelijke kosten

Kosten uit de jaarrekening

Bijlage D

Geraadpleegde documenten

Accommodatiebeleid, 2010 Accommodatiebeleid, Kredietvoorstel 1999 Accommodatiebeleid, Raadsbesluit 2010 Accommodatiebeleid, Raadsvoorstel 2010 Accommodatiebeleid, Standpunt Deloite 2003 Accommodatiebeleid, Voortgang 2002 Accommodatiebeleid, Voortgang 2003 Accommodatiebeleid, Voortgang 2011 Begroting 2013 en jaarrekening 2011 De Gaffelaar Begroting 2014 en jaarrekening 2012 De Gaffelaar Begroting 2015 Bres, ureninzet 2014 Cultuurhuis B&W nota De Gaffelaar, Aanbiedingsbrief begroting 2016 en jaarrekening 2014 De Gaffelaar, Begroting 2016 De Gaffelaar, Jaarrekening 2013 De Gaffelaar, Jaarverslag 2014 De Gaffelaar, Jaarverslag 2014, bijlage Pag. 35

De Gaffelaar, Jaarverslag 2014, samenstellingsverklaring De Gaffelaar, Notulen algemene raad 6 mei 2015 De Gaffelaar, Onderhoudskosten t/m 2030 De Gaffelaar, Statuten De Gaffelaar, Statuten, Voornemen tot wijziging De Gaffelaar, Subsidieaanvraag 2016 De Gaffelaar, Tarieven Dijckhuis, Gebruikersoverleg Dijckhuis, gebruikerstevredenheid Dijckhuis, ureninzet 2014 Inventarisatie beheer vastgoed Inventarisatie Brielle alle gebouwen Jaarverslag 2012 Jaarverslag 2013 Jaarverslag 2014 Productraming 2013 Productraming 2014 Productraming 2015 Productrealisatie 2013 Productrealisatie 2014 Productrealisatie 2014 B en W voorstel Programmabegroting 2013 Programmabegroting 2014 Programmabegroting 2015 Sjoel, vluchtelingen en Stadsgalerie 2011 Subsidie 2013 De Gaffelaar Vaststelling subsidie 2013 Subsidie 2013 De Gaffelaar Voorlopig Subsidie 2014 De Gaffelaar Vaststelling Subsidie 2014 De Gaffelaar Voorlopige subsidieverlening Subsidie 2015 De Gaffelaar Voorlopig Subsidie 2015 Dijckhuis Aanvraag 2015 Subsidie 2015 Dijckhuis Aanvraag inzake kinderactiviteiten Subsidie Dijckhuis Eenmalige verstrekking Subsidieverordening 2011 Subsidieverordening 2011 uitvoeringsregeling Vierpolders, Nieuwsbrief 2010 Vierpolders, Revitalisering 2007, B en W Vierpolders, Revitalisering 2007, Notitie

Pag. 36

Accommodaties. december 2015

Recommend Documents