Aanvraagformulier accommodaties
1.
Persoonsgegevens
Wij verzoeken u om onderstaande tabel volledig in te vullen. Niet volledig ingevulde formulieren worden niet in behandeling genomen. Naam organisatie Naam contactpersoon 1
Telefoonnummer
Naam contactpersoon 2 Functie contactpersoon 2 Telefoonnummer
E-mail
E-mail
Functie contactpersoon 1
Datum (datum waarop u dit aanvraagformulier invult)
Factuurgegevens: Naam Adres Postcode, Woonplaats
KvKnr.: (indien uw organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel dient u dit in te vullen)
(gelieve geen postbus nummer in te vullen)
BSN nr.: (verplicht invullen)
2.
Benodigde locatie en ruimten
Wij verzoeken u om onderstaande tabel in te vullen. U kunt aangeven op welke locatie u welke ruimten wilt reserveren. U vindt onderaan de tabel een lijst met mogelijkheden per locatie. Wij verzoeken u dezelfde benamingen te benoemen.
Locatie
Datum
Van tijd
Tot tijd
Activiteit*
Benodigde ruimte
Aantal deelnemers
Prinses Margrietstraat
22-2-10
10.00
12.00
Vergadering
Grote zaal
20
(voorbeeld) * Omschrijving van de activiteit: < vermeld hier reden/ doel van de bijeenkomst >
Pagina 1 van 5
Prinses Margrietstraat: Ruimtenaam Grote zaal
Soort activiteit Bijeenkomst
Aantal personen 100 personen
Bijzonderheden Incl. bar, keuken en podium
Kleine zaal Vergaderzaal boven
Vergadering Vergadering
30 personen 10-15 personen
Incl. keuken
Kantoorruimte 1
Vergadering, flexruimte
3 personen
Ruimtenaam Sportzaal
Soort activiteit Bijeenkomst
Soos
Bijeenkomst
Aantal personen 150 – 250 personen 40 – 50 personen
Vergaderzaal 1 (beneden) Kinderopvang ruimte Vergaderzaal 2 (boven) Vergaderzaal 3 (boven)
Vergadering Vergadering Vergadering Vergadering
20 30 20 20
Cartesiusweg (De Oase):
personen personen personen personen
Pagina 2 van 5
Bijzonderheden Incl. podium (is middels scheidingswand te schakelen met kleine zaal Incl. bar (is middels scheidingswand te schakelen met grote zaal Grenzend aan de tuin
Informatie en afspraken: 1. U stuurt uw ingevulde aanvraag naar: Gemeente Utrecht Makelpunt Utrecht Antwoordnummer 3519 3500 SB Utrecht (postzegel is niet nodig)
2. Uw aanvraag wordt in behandeling genomen door het makelpunt, afhankelijk van de aanvraag kunnen wij direct een reservering plaatsen waarna u een reserveringsbevestiging ontvangt óf wij nemen contact met u op om uw aanvraag verder te bespreken. 3. Na ontvangst van de bevestiging van de reservering door het makelpunt gaat u schriftelijk akkoord met de gebruiksvoorwaarden (zie bijlage) en eventueel aanvullende afspraken die zijn gemaakt. Uw reservering wordt omgezet in een definitieve boeking. 4. Wanneer u een bevestiging van reservering ontvangt, kunt u op de Kaatstraat 1, 3500 GD te Utrecht de sleutel van het pand bij het makelpunt ophalen. Met een schriftelijke goedkeuring van de in de aanvraagformulier genoemde contactpersonen is het mogelijk om de sleutel op te komen halen. Hiervoor dient u een legitimatiebewijs mee te nemen. Zonder dit bewijs, kunnen wij de sleutel niet aan u overhandigen. De sleutels kunnen elektronisch worden uitgelezen, waarmee inzichtelijk wordt welke personen wanneer gebruik maken van de accommodatie. 5. Het is niet mogelijk om ruimtes voor een jaar te reserveren. Het makelpunt neemt alleen reserveringen voor maximaal een half jaar in behandeling. 6. Houdt u er rekening mee dat voor alle reserveringen een annuleringstermijn van vier weken geldt. Binnen een termijn van vier weken kunnen reserveringen niet geannuleerd worden. 7. Reserveringen die niet passen binnen de gemeentelijke doelstellingen, dienen contant te worden betaald. De betaling is alleen via de pinautomaat mogelijk.De Tarieven variëren van € 20,00 tot € 100,00 per uur en zijn afhankelijk van welke ruimte u huurt. Prijzen zijn excl. evt. schoonmaakkosten en aanvullende wensen welke in overleg met Beheer kunnen worden afgestemd. Handtekening van de aanvrager
Datum
Pagina 3 van 5
Gebruiksvoorwaarden voor Prinses Margrietstraat 2, Cartesiusweg 11 (De Oase) Deze algemene voorwaarden gelden voor A.01 Boekingen A.01.1 Aanvragen voor het gebruiken van bovengenoemde ruimten dienen te geschieden door middel van het inzenden per (fax)brief of e-mail van een ingevuld en ondertekend reserveringsformulier, zo mogelijk onder vermelding van het bij de afdeling Maatschappelijk Vastgoed geregistreerde debiteurennummer van gebruiker. A.01.2 Aanvragen zijn voor de afdeling Maatschappelijk Vastgoed pas bindend nadat zij door de afdeling Maatschappelijk Vastgoed zijn bevestigd per (fax)brief of e-mail. Aanvragen zijn voor gebruiker bindend na ontvangst van de aanvraag door afdeling Maatschappelijk Vastgoed, tenzij afdeling Maatschappelijk Vastgoed aangeeft dat het gevraagde niet ter beschikking gesteld kan worden op de door gebruiker gevraagde tijden. A.01.3 De persoon die de aanvraag doet, staat in voor zijn vertegenwoordigingbevoegdheid en is persoonlijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit deze overeenkomst voortvloeien. A.02 Betalingen A.02.1 Betaling van de gebruiksvergoeding dient steeds per vooruitbetaling, vóór ingebruikname, te geschieden, óók bij periodieke, gespreide betaling. De boekingsbevestiging vermeldt een schema van vervaldata van de gebruiksvergoeding. Indien de boekingsbevestiging een gespreide periodieke betalingsmogelijkheid vermeldt, kan de afdeling Maatschappelijk Vastgoed gebruiker verplichten de afdeling Maatschappelijk Vastgoed te machtigen tot het automatisch doen afschrijven van de verschuldigde vervallen bedragen van een bankrekening van gebruiker. A.02.2 Onder handhaving van alle overige rechten en plichten, heeft de afdeling Maatschappelijk Vastgoed het recht om bij het niet (tijdig) nakomen van de verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst gebruiker de toegang tot de accommodatie te ontzeggen. A.02.3 Voor de migrantenorganisaties die momenteel gebruik maken van de panden en overige vrijwilligersorganisaties die een subsidie ontvangen van de gemeente Utrecht, worden de ruimten om niet beschikbaar gesteld. De interne verrekening zal binnen de gemeente plaatsvinden. A.03 Gebruik voorzieningen A.03.1 De afdeling Maatschappelijk Vastgoed levert de accommodatie gebruiksgereed op aan de gebruiker, echter zonder het aanbrengen dan wel opstellen van de benodigde materialen. A.03.2 Uitsluitend de door de afdeling Maatschappelijk Vastgoed aangewezen respectievelijk overeengekomen ruimten mogen door de gebruiker worden gebruikt. A.03.3 Gebruiker is gehouden alle maatregelen te treffen om te voorkomen dat schade aan de accommodatie, dan wel hinder aan eventuele medegebruikers van de accommodatie, wordt veroorzaakt. A.03.4 Voor rekening van gebruiker komen de kosten van herstel van schade, toegebracht aan de accommodaties, welke schade is ontstaan door schuld van gebruiker, diens leden en/of bezoekers, hetzij uit nalatigheid, verwaarlozing, onvoldoende toezicht of anderszins, een en ander ter beoordeling van de afdeling Maatschappelijk Vastgoed.
A.04 Annuleringen / niet doorgaan van het gebruik A.04.1 Boekingen kunnen tot 4 weken voor het moment van de eerste ingebruikname van de accommodatie(s)/voorziening(en) worden geannuleerd. A.04.2 Bij het vasthouden van ruimtes, waarbij blijkt dat er (structureel) geen gebruik wordt gemaakt van de ruimtes, worden er maatregelen genomen. A.04.3 Annulering van privé-reservering na afloop van de genoemde termijn verplicht de gebruiker tot het betalen van de volledige overeengekomen gebruiksvergoeding.
Pagina 4 van 5
A.05 Afwijking van de overeenkomst/ontzegging toegang A.05.1 De afdeling Maatschappelijk Vastgoed behoudt zich voorts het recht voor om personen of groepen van personen, die naar haar oordeel gevaar op (kunnen gaan) leveren voor de openbare orde, de goede zeden, de veiligheid van anderen, of de toestand van de accommodatie, zonder nadere verklaring, de toegang tot de accommodatie te ontzeggen of hieruit te (doen) verwijderen. Deze maatregelen kunnen ook worden toegepast op bij gebruiker in dienst zijnde werknemers of leden en bezoekers die zich vanwege gebruiker zich in de accommodatie bevinden. A.6 Entreeheffing A.6.1 Indien gebruiker entree wil heffen tot de accommodatie is hiervoor de voorafgaande toestemming nodig van de afdeling Maatschappelijk Vastgoed, die daaraan nadere voorwaarden kan stellen. Tenzij anders overeengekomen, dient de gebruiker dan zelf voor de organisatie van de controle op de kaartverkoop te zorgen. A.7 Bestemming accommodatie, einde overeenkomst en oplevering A.7.1 De gebruiker kan over de accommodatie beschikken op de overeengekomen data en tijden. A.7.2 De gebruiker is verplicht de accommodatie overeenkomstig haar bestemming te gebruiken. A.7.3 De gebruiker is verplicht om bij het einde van iedere gebruiksperiode de accommodatie c.a. in goede staat, schoon en geheel ontruimd aan de afdeling Maatschappelijk Vastgoed op te leveren op het daartoe door de afdeling Maatschappelijk Vastgoed te bepalen tijdstip.
Huisregels In de accommodaties zijn huisregels van kracht, onderdelen van deze huisregels zijn: - In de panden is het niet toegestaan om te roken en/of hard- of softdrugs te gebruiken en/of overmatig alcohol te nuttigen. - Fiets, brommer of scooter worden in de fietsenstalling geparkeerd, de auto parkeert u op het parkeerterrein. - Reclame en/of aankondigingen van activiteiten in, op of aan de accommodatie mag pas worden aangebracht in overleg met de facilitair coördinator van de afdeling Facilitair van Maatschappelijk Vastgoed, die daaraan nadere voorwaarden kan verbinden.
Pagina 5 van 5
